Buku Panduan Eksa(5s) Ipgkpm 2015
description
Transcript of Buku Panduan Eksa(5s) Ipgkpm 2015
2013
DISEDIAKAN: JAWATANKUASA
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) INSTITUT PENDIDIKAN GURU
KAMPUS PEREMPUAN MELAYU, MELAKA
IPG KAMPUS PEREMPUAN MELAYU,
MELAKA
BUKU PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTOR AWAM (EKSA/5S)
ISI KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT
Prakata Pengarah 3
Pengenalan 4
Rasional 4
Objektif Pelaksanaan Amalan EKSA/5S 5
Polisi Amalan EKSA/5S 5
Logo EKSA/5S 5
Slogan EKSA/5S 5
Faedah Pelaksanaan Amalan EKSA/5S 6
Konsep EKSA/5S 7
Langkah Pelaksanaan Amalan EKSA/5S 9
Jawatankuasa Induk Amalan EKSA/5S 16
Jawatankuasa Pelaksana Amalan EKSA/5S 17
Senarai Tugas Jawatankuasa 18
Standard Amalan EKSA/5S 20
Standard Kawalan Meja Kerja 21
Standard Kabinet 22
Standard Kawalan Fail 22
Standard Point dan Rubber Stamp 23
Standard Alat Bergerak / Guna Sama 24
Standard Kawalan Ruang Pejabat 24
Standard Kawalan Stor 25
Standard Bilik Mesyuarat dan Pantry 25
Penutup 26
Rujukan 27
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 2
PRAKATA PENGARAH INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS PEREMPUAN MELAYU, MELAKA
Salam Sejahtera / Salam 1Malaysia, Pada kesempatan ini saya ingin merakamkan ucapan terima kasih dan tahniah di atas
usaha dan inisiatif Jawatankuasa Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) atau sebelum
ini dikenali sebagai Amalan 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal) membina
buku panduan sebagai rujukan untuk warga IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka.
EKSA merupakan suatu usaha untuk memantapkan pengurusan pejabat, mewujudkan
persekitaran yang ceria dan sihat serta dapat mengurangkan pembaziran melalui
kaedah penyenggaraan pejabat yang lebih baik.
EKSA berupaya membantu memperkukuhkan Sistem Kualiti Jabatan berasaskan
Standard MS ISO 9000 khususnya bagi memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber
berkaitan Persekitaran Kerja untuk mempamerkan imej korporat jabatan secara
keseluruhannya.
Saya amat berharap komitmen dan penglibatan daripada semua warga IPG Kampus
Perempuan Melayu untuk menjayakan pelaksanaan amalan EKSA demi meningkatkan
kualiti serta produktiviti jabatan dan unit masing-masing.
SITI NORKIAH BINTI IDRIS Pengarah Insititut Pendidikan Guru Kampus Perempuan Melayu, Melaka
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 3
AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA/5S)
IPG KAMPUS PEREMPUAN MELAYU, MELAKA
1. PENGENALAN
Seiring dengan langkah-langkah transformasi perkhidmatan awam bagi
meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan, terdapat usaha-usaha
untuk memantapkan pengurusan pejabat melalui pengenalan amalan
EKSA/5S. Amalan EKSA/5S merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori
oleh pihak industri di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang
selesa, kemas dan selamat.
Amalan EKSA/5S merujuk kepada pengurusan persekitaran tempat kerja yang
lebih seragam dan sistematik. Amalan EKSA/5S dapat membantu warga
Jabatan/Agensi bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang kondusif dan
selesa. Amalan EKSA/5S ini merupakan satu kaedah bagi melaksanakan aktiviti
ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun. Jika
amalan EKSA/5S dilaksanakan ianya akan meningkatkan tahap pengurusan
dan penyelenggaraan pejabat ke arah yang lebih baik di samping dapat
mengurangkan pembaziran. Komitmen dan penglibatan warga
Jabatan/Agensi dalam pelaksanaan amalan EKSA/5S merupakan asas kepada
peningkatan kualiti dan produktiviti Jabatan/Agensi. Amalan EKSA/5S akan
membentuk disiplin diri yang baik, semangat kerja berpasukan di samping
mewujudkan rasa selesa terhadap persekitaran tempat kerja.
2. RASIONAL Amalan EKSA/5S bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti
secara sistematik dan praktikal. Pelaksanaan amalan EKSA/5S yang berkesan
dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan
proses kerja. Selain memberi keutamaan kepada aspek kebersihan,
kekemasan dan keselamatan di tempat kerja, amalan EKSA/5S berupaya
memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan/Agensi berasaskan
Standard MS ISO 9000, khususnya dalam memenuhi keperluan klausa
Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. Pelaksanaan amalan EKSA/5S
yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej
korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 4
3. OBJEKTIF PELAKSANAAN AMALAN EKSA/5S
a. Mewujudkan tempat kerja yang bersih, kemas dan sistematik untuk
keselesaan warga IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka.
b. Meningkatkan kerjasama antara warga IPG Kampus Perempuan
Melayu, Melaka dalam melaksanakan tugasan harian.
c. Mewujudkan disiplin yang tinggi dan berhemah dalam kalangan
warga IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka.
d. Memastikan keselamatan di tempat kerja untuk setiap warga IPG
Kampus Perempuan Melayu, Melaka.
e. Meningkatkan mutu perkhidmatan kerja melalui penerapan budaya
kaizen
4. POLISI AMALAN EKSA/5S
Memastikan amalan EKSA/5S dilaksanakan secara berterusan melalui budaya
kerja berpasukan dan berdisiplin dengan mengutamakan kebersihan,
kekemasan, keselesaan dan keselamatan di tempat kerja.
5. LOGO EKSA/5S (CONTOH)
6. SLOGAN EKSA/5S
Amalan EKSA/5S Pemangkin Perkhidmatan Berkualiti
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 5
7. FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN EKSA/5S
Antara faedah pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti amalan EKSA/5S adalah seperti berikut:
a. Peningkatan Produktiviti
Pelaksanaan a m a l a n EKSA/5S membantu meningkatkan produktiviti di
mana dokumen/ bahan dapat dikesan dengan mudah dan cepat. Apabila
masa untuk mengesan dokumen/ bahan dapat dikurangkan, bilangan
dokumen/ bahan yang diproses dapat dipertingkatkan. Hasilnya lebih
banyak tugasan dan urusan dapat dilakukan dalam masa yang sama.
b. Peningkatan Tahap Pengurusan Penyelenggaraan
Dalam pelaksanaan amalan EKSA/5S, semua peralatan/ mesin perlu
diselenggara dengan baik, diletakkan di tempat yang ditetapkan dan
sentiasa memastikan ia bersih daripada habuk dan kekotoran. Justeru itu,
kos penyelenggaraan dan kerosakan dapat dikurangkan. Peralatan/ mesin
yang diselenggara dan disusun dengan baik mampu meningkatkan tahap
keselamatan pekerja.
c. Peningkatan Perkhidmatan Kepada Pelanggan
Pelaksanaan amalan EKSA/5S memastikan urusan di tempat kerja dapat
dilaksanakan dengan lebih terurus, mudah, pantas dan selamat. Pelanggan
akan merasa puas hati apabila diberi layanan yang mesra, cepat dan
dapat serta menyelesaikan urusan dengan lancar. Perkhidmatan yang
disampaikan kepada pelanggan luar khasnya melalui kaunter juga akan
disampaikan dengan lebih cekap dan berkesan. Setiap pelanggan yang
datang berurusan akan merasa gembira dengan perkhidmatan yang
diterima.
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 6
d. Suasana Tempat Kerja
Pelaksanaan amalan EKSA/5S akan dapat mewujudkan suasana persekitaran
tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan selamat. Amalan EKSA/5S
mengharuskan organisasi menyusun dokumen dan peralatan dengan
kemas dan tersusun. Selain itu, ruang tempat kerja dapat digunakan secara
optimum dan memperlihatkan imej korporat. Ini dapat meningkatkan imej
organisasi di mata pelanggan.
e. Penjimatan Kos
Pelaksanaan amalan EKSA/5S menitikberatkan kaedah penyusunan
barangan mengikut kriteria tertentu. Bagi barangan yang mempunyai
tarikh luput, ia disusun mengikut kaedah “Masuk Dahulu, Keluar Dahulu”.
Kaedah ini akan memudahkan pekerja mengenalpasti dan menggunakan
barang yang mempunyai tarikh luput yang lebih awal bagi mengelakkan
pembaziran akibat pelupusan barangan yang tamat tempoh.
f. Peningkatan Kreativiti dan Inovasi
Aktiviti menyusun barangan/ bahan yang digunakan di pejabat akan
menggalakkan kreativiti dan inovasi dalam kalangan pekerja. Cara
menyusun secara kemas, teratur dan mudah diambil dengan cepat apabila
diperlukan akan menggalakkan pekerja berfikir secara kreatif bagi
menghasilkan idea menyusun dan menyimpan secara inovatif.
g. Peningkatan Tahap Keselamatan
Pelaksanaan amalan EKSA/5S akan meningkatkan tahap keselamatan
persekitaran pejabat dan keselamatan dokumen/bahan. Penyusunan
dokumen/bahan ditempatnya dengan teratur dan berlabel dapat
mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja.
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 7
h. Peningkatan Semangat Kerja Sepasukan
Pelaksanaan amalan EKSA/5S akan mewujudkan semangat bekerjasama
sepasukan dalam kalangan pekerja. Pelaksanaan ini hanya akan berjaya
dengan penglibatan semua warga organisasi dalam melaksanakan setiap
aktiviti secara berterusan. Ia akan mewujudkan satu budaya kerja sepasukan
yang mantap dalam organisasi
8. KONSEP EKSA/5S
Amalan EKSA/5S merujuk kepada singkatan perkataan “EKOSISTEM
KONDUSIF SEKTOR AWAM” yang mengandungi pengamalan Sisih, Susun,
Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal. Melalui amalan ini, tempat kerja
menjadi lebih teratur, tersusun dan selesa sepanjang masa. Ini akan
menjadikan pekerja lebih produktif dan cekap dalam menyumbang
kepada kecemerlangan organisasi.
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 8
Aktiviti bagi kitaran amalan EKSA/5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan
Sentiasa Amal seperti dalam Rajah 1
Rajah 1 : Carta Kitaran EKSA/5S
a. SISIH /SEIRI
Mengasingkan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja dan
membuangkannya.
i. Sisih ialah tindakan mengasingkan barang/dokumen yang perlu
daripada sekumpulan barang/dokumen yang tidak diperlukan di
tempat kerja.
ii. Di bawah amalan sisih, barang/dokumen perlu diasingkan kepada
dua kategori seperti berikut :
• barang / dokumen yang tidak diperlukan; dan
• barang /dokumen yang diperlukan.
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 9
iii. Barang / dokumen yang diasingkan mengikut dua kategori di atas
boleh dikenal pasti dengan pelbagai cara seperti label, kad
pengasingan atau cara lain yang sesuai. Contoh kad pengasingan
seperti Rajah 2.
Rajah 2 : Contoh Warna Kad Pelupusan
iv. Barang/dokumen yang telah dikenalpasti perlu diuruskan dengan baik
seperti menyediakan ruang untuk tujuan pelupusan / penyimpanan
seterusnya. Barang/dokumen yang tidak diperlukan hendaklah
diuruskan mengikut peraturan sedia ada seperti Rajah 3.
Rajah 3 : Aktiviti SISIH
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 10
b. SUSUN/ SEITON
Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah
dibangunkan.
i. Susun ialah tindakan menyusun dan melabelkan barang/
dokumen yang diperlukan (kecuali barang/ dokumen terperingkat).
Dengan amalan susun, barang/ dokumen akan nampak kemas
dan teratur, proses pencarian akan dipermudahkan dan
penggunaan ruang tempat kerja akan dapat dioptimumkan.
ii. Dibawah amalan susun, barang/ dokumen yang sama
dikelompokkan mengikut jenis atau kategori dan mengikut keperluan
seperti berikut :
• Barang/ dokumen yang sering digunakan hendaklah
disimpan dekat dengan ruang kerja dan cepat dicapai.
Sebagai contoh, buku panduan telefon dan kertas catatan
diletakkan berhampiran dengan telefon;
• Dari segi pengurusan ruang meja, alat tulis dan barang
peribadi perlu disusun dengan kemas;
• Bagi meja yang mempunyai tiga laci, laci pertama
dikhaskan untuk alat tulis dan laci kedua untuk dokumen rasmi
manakala laci ketiga untuk barang peribadi;
• Barang/ dokumen yang jarang digunakan seperti fail yang
kurang aktif dan stok simpanan peralatan perlu disimpan di
tempat yang dikhaskan dan boleh dicapai dengan cepat
apabila diperlukan; dan
• Barang/ dokumen yang tidak digunakan semasa urusan
harian tetapi perlu dirujuk harus disimpan di tempat yang
dikhususkan. Sebagai contoh fail yang telah ditutup, salinan
perjanjian, salinan kontrak dan sebagainya.
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 11
Penyusunan barang/ dokumen boleh dilaksanakan seperti pada Rajah 4.
Rajah 4 : Aktiviti SUSUN
Petua untuk amalan susun ialah seperti dalam Rajah 5.
Rajah 5 : Petua / Tips / Amalan Baik untuk SUSUN
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 12
c. SAPU / SEISO
Mencuci tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di
lantai, mesin dan peralatan.
i. Sapu ialah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau
peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan
fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan pelanggan serta
pekerja.
ii. Amalan sapu melibatkan aktiviti-aktiviti seperti berikut :
• Kenal pasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan
termasuk ruang atau bahagian yang tersorok seperti belakang
almari ataupun di atas rak yang tinggi;
• Kenal pasti pihak atau individu yanag bertanggungjawab
untuk membersihkan ruang dan peralatan tersebut;
• Laksanakan aktiviti bersih secara berkala; dan
• Sediakan senarai semak untuk sapu dan letakkan di tempat
yang sesuai
iii. Tindakan Sapu boleh dilaksanakan seperti di Rajah 6.
Rajah 6 : Aktiviti SAPU
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 13
d. SERAGAM / SEIKETSU
Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang
tinggi pada setiap masa.
i. Seragam ialah aktiviti penting di samping aktiviti Sisih, Susun dan Sapu.
Amalan Seragam melibatkan aktiviti seperti menyusun barang/
dokumen, memberi nombor rujukan dokumen, memfail, melabel dan
sebagainya. Ini akan memudahkan proses mengesan barang/
dokumen apabila diperlukan.
ii. Keseragaman dalam persekitaran tempat kerja mambantu
melancarkan pelaksanaan tugas dengan cekap dan berkesan. Salah
satu kaedah amalan seragam ialah penggunaan skema warna untuk
memudahkan carian barang/ dokumen di samping menceriakan
ruangan tempat kerja.
iii. Tindakan seragam melibatkan aktiviti-aktiviti seperti dalam Rajah 7.
Rajah 7 : Tindakan SERAGAM
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 14
e. SENTIASA AMAL / SHITSUKE
Melatih para pekerja mematuhi peraturan-peraturan penjagaan kebersihan
yang baik dengan sendirinya.
i. Amalan Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal hanya akan
berkesan sekiranya semua tindakan yang ditetapkan diamalkan
secara berterusan. Dengan itu, setiap warga organisasi perlu
mematuhi peraturan, standard dan nilai kerja yang telah ditetapkan
bagi semua tindakan Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.
Ini memerlukan disiplin dan penghayatan oleh semua warga
organisasi dalam membudayakan amalan-amalan tersebut dalam
tugas harian.
ii. Organisasi hendaklah menggunakan kemudahan dan sumber sedia
ada yang tidak memerlukan kos yang tinggi. Tingkatkan kreativiti
masing-masing bagi memastikan kejayaan pelaksanaan Amalan
EKSA/5S berjaya.
9. LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN EKSA/5S
Pelaksanaan amalan EKSA/5S di organisasi melibatkan perancangan yang
rapi, pemantauan, penambahbaikan dan sentiasa amal yang berterusan.
Kejayaan amalan ini bergantung kepada penglibatan pihak Pengurusan
Atasan sebagai pendorong serta kerjasama dan komitmen semua warga
organisasi.
Pelaksanaan Amalan EKSA/5S perlu melalui peringkat-peringkat seperti berikut :
i. Peringkat Pertama
Peringkat ini memerlukan organisasi melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut :
• Menubuh Jawatankuasa Pelaksana EKSA/5S
• Menyediakan Pelan Tindakan Amalan EKSA/5S
• Menyenarai peranan dan fungsi jawatankuasa
• Mendapatkan sepenuhnya Komitmen Pengurusan terhadap
pelaksanaan EKSA/5S.
• Menyediakan latihan untuk fasilitator dan warga organisasi.
• Mengadakan lawatan ke agensi yang telah mendapatkan
pensijilan untuk tujuan pendedahan (sekiranya perlu).
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 15
ii. Peringkat Kedua
Peringkat ini memerlukan organisasi melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut :
• Mempromosikan Amalan EKSA/5S melalui poster, banting dan sebagainya.
• Menghebahkan carta pelaksanaan Amalan EKSA/5S, peta
kawasan dan senarai tugas serta tanggungjawab.
• Menerangkan objektif amalan EKSA/5S kepada pegawai dan kakitangan.
• Merasmikan amalan EKSA/5S dan melantik jawatankuasa.
iii. Peringkat Ketiga
Peringkat ini memerlukan organisasi melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut :
• Mewujudkan kumpulan amalan EKSA/5S mengikut zon masing-masing.
• Melaksanakan gotong-royong.
• Mengenalpasti barang/ dokumen yang tidak sesuai untuk
digunakan lagi.
• Menyediakan jadual pembuangan dan pembersihan.
• Memastikan barang/ dokumen yang telah disisih, sapu
kemudiannya disusun dengan kemas dan teratur.
• Melabelkan barang/ dokumen mengikut nombor atau warna
yang bersesuaian.
• Menetapkan susunan barang/ dokumen yang bersesuaian
mengikut cara yang menampakkan kekemasan dan
keseragaman.
iv. Peringkat Keempat
Peringkat ini memerlukan organisasi melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut :
• Menubuhkan pasukan audit dalaman.
• Menyediakan pelan tindakan audit dalaman.
• Mewujudkan kriteria pengauditan dalaman.
• Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan.
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 16
v. Peringkat Kelima
• Memberi pengiktirafan Amalan EKSA/5S secara berkala kepada zon terbaik.
• Mengekalkan pensijilan daripada MPC
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 17
10. JAWATANKUASA INDUK DAN PELAKSANA AMALAN EKSA/5S
CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA INDUK AMALAN EKSA/5S
.
PENASIHAT (PENGARAH
PENGERUSI(Yeow Kek Ong)
PENYELARAS(S. Rudzitha Zainal Abidin)
JKK AUDIT
Catherine Cheah Ming Ming
JKK LATIHAN
Norsiah Bt Bahari
JKK PROMOSI
Noor Sham Bt Sabtu
S/U & FASILITATOR (Hashim B. Khalil)
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 18
JAWATANKUASA PELAKSANA AMALAN EKSA/5S JABATAN DAN UNIT:
PENYELARAS(S. Rudzitha Bt. Zainal
Abidin)
ZON KETUA AHLI (+Swasta)
Asrama Pen Pengurus Penyelia
Anjung Hikmah
Aras bawah-PEK
Staf perkhidmatan, pentadbiran, kewangan,
teknikal cetak,ULDP&UPK .
Aras 1 & 3 - KJA JHEP Staf JHEP, JTP, Khidmat sokongan
Anjung Makmur KJA KS Staf JKS
Anjung Budiman KJA PK Staf JPK
Anjung Jauhari KJA PraSek Staf Pra sek
Anjung Cendekia
Aras 2 -KJA JIP Staf JIP, JPJK, JPM, JB
Aras 1- KJA PIPK Staf PIPK & UPA
Aras 0 - KUPP Staf UPP & UAP
Anjung Ehsan KJA SN Staf SN & MT
Dewan & Kafeteria KPT Staf Khidmat Sokongan
Anjung Ilmu & garaj KUPS Staf PS & Pemandu
Kompleks PGL KUKOKU Staf Koku
Muzium Naib Pengerusi Muzium AJK Muzium
BISA KJA JAPIM Staf JAPIM
STOR PT N17 Staf Stor
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 19
11. SENARAI TUGAS JAWATANKUASA
i. Senarai Tugas Jawatankuasa Induk EKSA/5S
• Menentukan hala tuju pelaksanaan amalan EKSA/5S
• Meluluskan pelan pelaksanaan dan belanjawan
• Meluluskan panduan pelaksanaan amalan EKSA/5S
• Mengenalpasti ahli jawatankuasa dan fasilitator EKSA/5S
• Menetapkan sistem pengiktirafan
• Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan
• Memastikan audit dilaksanakan secara berkala
• Memantau kemajuan pelaksanaan dengan menggubal standard
yang sesuai dengan matlamat amalan EKSA/5S
• Memastikan pencapaian objektif amalan EKSA/5S
ii. Senarai Tugas Jawatankuasa Pelaksana EKSA/5S
• Menyelaras pelaksanaan amalan EKSA/5S
• Menyedia dan mengedar minit kepada semua
• Menyediakan pelan pelaksanaan
• Menyediakan belanjawan
• Membantu fasilitator dalam pelaksanaan amalan EKSA/5S
• Memastikan perjalanan amalan EKSA/5S seperti yang dirancang
• Mendapat sokongan dan pengiktirafan daripada pihak atasan
• Memastikan semua zon mematuhi peraturan dan panduan yang
disediakan
• Membantu menbekalkan keperluan pelaksanaan amalan EKSA/5S
• Menyediakan laporan pelaksanaan amalan EKSA/5S secara berkala
iii. Senarai Tugas Jawatankuasa Promosi
• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA/5S untuk
tempoh 6 - 12 bulan
• Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran
amalan EKSA/5S kepada semua warga
• Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan
• Merancang dan memperuntukkan bajet bagi memastikan aktiviti
promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang
• Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran
EKSA/5S dalam kalangan warga kepada Jawatankuasa Induk
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 20
iv. Senarai Tugas Jawatankuasa Latihan
• Menyediakan pelan latihan bagi memupuk pemahaman mengenai
konsep dan amalan EKSA/5S kepada semua warga
• Mengenalpasti latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi
mengukuh aktiviti amalan EKSA/5S serta amalan peningkatan kualiti
yang lain
• Memastikan setiap warga diberi peluang untuk menghadiri latihan
• Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran
EKSA/5S dalam kalangan warga kepada Jawatankuasa Induk.
v. Senarai Tugas Jawatankuasa Audit
• Menyediakan kriteria audit yang bersesuaian
• Dapatkan input dan maklum balas daripada ketua jabatan/ ketua
unit dan fasilitator
• Dapatkan kelulusan Jawatankuasa Induk EKSA/5S
• Menentukan kekerapan aktiviti audit – pada peringkat awal audit
dilaksanakan lebih kerap
• Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa mengikut keperluan
• Melaporkan status pelaksanaan aktiviti kepada Jawatankuasa Indu
vi. Senarai Tugas Fasilitator
• Menyelaras pelaksanaan amalan EKSA/5S
• Menjadi pemudahcara perjalanan program
• Mengadakan mesyuarat zon
• Membantu mengurus aktiviti-aktiviti promosi
• Menghebahkan maklumat terkini aktiviti pelaksanaan amalan EKSA/5S
• Memberi latihan kepada ahli dalam zon
vii. Senarai Tugas Seluruh Warga
• Bekerjasama dalam kumpulan
• Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif
• Bertanggungjawab untuk mengemas tempat kerja sepanjang masa
• Mempunyai kesedaran mengenai persekitaran kerja
• Memberi cadangan penambahbaikan
• Mewujudkan hubungan harmoni dalam kalangan ahli
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 21
12. STANDARD AMALAN EKSA/5S
1. SUDUT EKSA/5S DI SETIAP SEKTOR
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 22
2. STANDARD KAWALAN MEJA KERJA
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 23
3. STANDARD KABINET
4. STANDARD KAWALAN FAIL
Fail Putih, Fail Keras Dan Fail Dalam Keadaan Baring
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 24
5. STANDARD POINT DAN RUBBER STAMP
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 25
6. STANDARD ALAT BERGERAK / GUNA SAMA
7. STANDARD KAWALAN RUANG PEJABAT
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 24
8. STANDARD KAWALAN STOR
9. STANDARD BILIK MESYUARAT DAN PANTRY
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 25
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 26
13. PENUTUP
Warga IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka haruslah menjadikan
Amalan Persekitaran Berkualiti EKSA/5S sebagai usaha untuk mewujudkan
persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas dan selamat serta
meningkatkan produktiviti kerja. Amalan EKSA/5S hendaklah diterapkan agar
menjadi sebahagian daripada budaya kerja cemerlang dan terus
menyumbang kepada peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan dan
peningkatan imej IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka.
Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 27
RUJUKAN:
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia. 2010. PANDUAN AMALAN 5S SEKTOR AWAM. MAMPU, Putrajaya, Malaysia Kementerian Pengajian Tinggi. Buku Panduan AMALAN 5S “Persekitaran Kondusif Pemacu Transformasi”. Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia, Putrajaya, Malaysia. Kementerian Pertahanan Malaysia. BUKU PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN PROGRAM 5S MinDef. Jalan Padang Tembak, Kuala Lumpur. Institut Aminuddin Baki. 2011. MANUAL AMALAN 5S INSTITUT AMINUDDIN BAKI. Jabatan Penerbitan & Dokumentasi, Pusat Dokumentasi & Sumber Pendidikan, Institut Aminuddin Baki, Kementerian Pelajaran Malaysia. Universiti Malaysia Pahang. BUKU PANDUAN PROMOSI AMALAN 5S. Jawatankuasa Promosi Amalan 5S, Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti, Universiti Malaysia Pahang. Mahkamah Syariah Perak. PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5SJKSPk. Perak Darul Ridzuan.