BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN

SIMA-Sp (Sistem Informasi Mata Kuliah Spesial)

LEVEL MAHASISWA

Dipersiapkan oleh:

CEP CCIT FTUI

Prepared for Date

Fakultas Teknik Universitas Indonesia 15 03 2019

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp – Level Mahasiswa Halaman 2 dari 21

DAFTARISI

BAGIAN 1.........................................................................................................................................4

PENDAHULUAN.............................................................................................................................4

1.1 DESKRIPSI UMUM SIMA-Sp.................................................................................................4

1.2 KEBUTUHAN SISTEM LEVEL MAHASISWA....................................................................4

1.3 LINGKUP OPERASI..............................................................................................................5

BAGIAN 2.........................................................................................................................................6

PENGGUNAAN SIMA-Sp................................................................................................................6

2.1 CARA MENGAKSES SIMA-Sp..............................................................................................6

2.2 CARA PENGGUNAAN.........................................................................................................7

1. Register.....................................................................................................................................7

2. Dashboard................................................................................................................................7

3. Ubah Data Profil Diri...............................................................................................................8

4. Ubah Data Info Kampus...........................................................................................................9

5. Ubah Data Password.................................................................................................................9

6. Notifikasi................................................................................................................................10

7. Data Pengajuan Kerja Praktek.................................................................................................11

8. Data Jadwal Sidang Kerja Praktek...........................................................................................14

9. Data Pengajuan Bimbingan Mata Kuliah Spesial......................................................................15

10. Data Bimbingan......................................................................................................................18

11. Data Pengajuan Sidang Mata Kuliah Spesial............................................................................19

12. Data Jadwal Sidang.................................................................................................................21

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp – Level Mahasiswa Halaman 3 dari 21

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Halaman Login SIMA-Sp ........................................................................................................................ 6

Gambar 2 Halaman Dashboard Mahasiswa ............................................................................................................ 8

Gambar 3 Halaman Pengelolaan Data Profil .......................................................................................................... 8

Gambar 4 Halaman Ubah Data Kampus ................................................................................................................. 9

Gambar 5 Halaman Ubah Data Password ............................................................................................................... 9

Gambar 4 Halaman Notifikasi ................................................................................................................................. 10

Gambar 7 Halaman Data Pengajuan Kerja Praktek ............................................................................................. 11

Gambar 8 Halaman Data Pengajuan Kerja Praktek ............................................................................................. 14

Gambar 9 Halaman Data Pengajuan Mata Kuliah Spesial .................................................................................. 15

Gambar 10 Halaman Data Bimbingan Mata Kuliah Spesial ............................................................................... 18

Gambar 11 Halaman Data Pengajuan Sidang Mata Kuliah Spesial ................................................................... 19

Gambar 12 Halaman Lihat Data Jadwal Sidang Mata Kuliah Spesial ............................................................... 21

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp – Level Mahasiswa Halaman 4 dari 21

BAGIAN 1

PENDAHULUAN

1.1 DESKRIPSI UMUM SIMA-Sp

SIMA-Sp (Sistem Informasi Mata Kuliah Spesial) merupakan suatu perangkat lunak yang membantu

layanan pengajuan, penjadwalan dan penilaian mata kuliah spesial pada Fakultas Teknik Universitas

Indonesia agar proses layanan dapat berjalan secara mudah, cepat dan efektif. SIMA-Sp yang dikembangkan

ini dapat melakukan hal–hal berikut ini:

1. Modul Data Departemen

2. Modul Data Program Studi

3. Modul Data Pimpinan Departemen

4. Modul Data Ruangan

5. Modul Data Komponen Penilaian

6. Modul Data Sub Komponen Penilaian

7. Modul Data Kategori Penilaian

8. Modul Data Pengajuan Mata Kuliah

Spesial

9. Modul Data Pengajuan Kerja Praktek

10. Modul Data Dokumen Pengajuan Sidang

Mata Kuliah Spesial

11. Modul Data Dokumen Pengajuan Sidang

Kerja Praktek

12. Modul Data Kelompok Kerja Praktek

13. Modul Data Izin Dosen

14. Modul Data Mata Kuliah Spesial

15. Modul Data Staf

16. Modul Data Syarat Pengajuan

17. Modul Data Jadwal Sidang

18. Modul Data Jenjang Pendidikan

19. Modul Data Kalender Akademik

20. Modul Data Mahasiswa

21. Modul Data Jenis Pengajuan

22. Modul Data Nilai

23. Modul Data Notifikasi

24. Modul Data Bimbingan

25. Modul Data Pembimbing

26. Modul Data Dosen

27. Modul Data Kuota Mahasiswa Bimbingan

Dosen

28. Modul Data Kuota Penguji

29. Modul Data Kuota Jumlah Bimbingan

1.2 KEBUTUHAN SISTEM LEVEL MAHASISWA

Adapun kebutuhan sistem level Mahasiswa pada SIMA-Sp adalah sebagai berikut:

1) Register

Fasilitas ini menyediakan fungsi untuk mendaftarkan akun mahasiswa ke SIMA-Sp

2) Lihat Data Notifikasi

Fasilitas ini menyediakan fungsi untuk melihat data notifikasi pada akun mahasiswa.

3) Kelola Data Profil

Fasilitas ini menyediakan fungsi untuk kelola data profil mahasiswa.

4) Kelola Data Pengajuan Kerja Praktek

Fasilitas ini menyediakan fungsi untuk mengelola data pengajuan Kerja Praktek.

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-SP Halaman 5 dari 21

5) Kelola Data Jadwal Sidang Kerja Praktek

Fasilitas ini menyediakan fungsi untuk melihat data jadwal sidang kerja praktek.

6) Kelola Data Pengajuan Mata Kuliah Spesial

Fasilitas ini menyediakan fungsi untuk kelola data pengajuan mata kuliah spesial.

7) Kelola Data Bimbingan

Fasilitas ini menyediakan fungsi untuk kelola data bimbingan mata kuliah spesial.

8) Kelola Data Pengajuan Sidang

Fasilitas ini menyediakan fungsi untuk mengelola data pengajuan sidang mata kuliah spesial.

9) Lihat Data Jadwal Sidang

Fasilitas ini menyediakan fungsi untuk melihat data jadwal sidang.

1.3 LINGKUP OPERASI

Perangkat lunak pada sisi server yang dibutuhkan oleh SIMA-Sp adalah:

1. Sistem operasi: Linux Debian

2. Web server: Nginx

3. Scripting language: PHP 7.0

4. DBMS: MySQL

Perangkat lunak pada sisi client yang dibutuhkan oleh SIMA-Sp adalah:

1. Sistem operasi: Microsoft Windows Versions, Linux, UNIX, MacOS

2. Penjelajah situs (web browser) berbasis grafis atau teks: Microsoft Internet Explorer, Netscape,

Navigator, Opera, Modzilla, Chrome, Konqueror

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-SP Halaman 6 dari 21

BAGIAN 2

PENGGUNAAN SIMA-Sp

2.1 CARA MENGAKSES SIMA-Sp Untuk memulai akses terhadap SIMA-Sp:

1. Bukalah website melalui web browser (IE atau Mozila FireFox atau lainnya) dengan alamat url sebagai

berikut: https://sima-sp.eng.ui.ac.id

2. Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik tombol Go pada browser.

3. Akan muncul tampilan halaman login SIMA-Sp sebagai berikut:

Gambar 1 Halaman Login SIMA-Sp

4. Masukkan Email dan Password ke dalam kolom yang disediakan. Agar bisa masuk ke dalam sistem,

pengguna harus memiliki Email dan Password yang valid.

5. Kemudian tekan tombol Login.

6. Website kemudian akan menampilkan halaman dashboard pengguna.

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-SP Halaman 7 dari 21

2.2 CARA PENGGUNAAN

1. Register

Menu ini untuk mendaftarkan akun mahasiswa ke SIMA-Sp.

Langkah-langkah mengisi data registrasi:

1. Input data profil diri dan data akademik mahasiswa.

2. Tekan tombol untuk menyimpan perubahan data register mahasiswa.

2. Dashboard

Halaman dashboard adalah halaman awal ketika pengguna masuk ke dalam SIMA-Sp. Akun

pengguna akan terlihat di sebelah kanan atas sistem. Halaman ini juga menunjukkan rekapitulasi

data yang masuk ke dalam database.

Halaman dashboard pada level Mahasiswa memiliki 3 konten antara lain:

1. Data Akun

2. Menu Navigasi Sistem

3. Notifikasi

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 8 dari 21

Gambar 2 Halaman Dashboard Mahasiswa

3. Ubah Data Profil Diri

Menu ini untuk mengubah data profil diri.

Gambar 3 Halaman Pengelolaan Data Profil

Langkah-langkah mengubah data profil diri:

1. Input data profil diri.

2. Tekan tombol untuk menyimpan perubahan data profil diri.

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 9 dari 21

4. Ubah Data Info Kampus

Menu ini untuk mengubah data info kampus.

Gambar 4 Halaman Ubah Data Kampus

Langkah-langkah mengubah data info kampus:

1. Input data info kampus.

2. Tekan tombol untuk menyimpan data perubahan data info kampus.

5. Ubah Data Password

Menu ini untuk mengubah data password.

Gambar 5 Halaman Ubah Data Password

Langkah-langkah mengubah data password:

1. Input data password.

2. Tekan tombol untuk menyimpan data perubahan data password.

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 10 dari 21

6. Notifikasi

Menu ini untuk mengelola data notifikasi yang masuk ke Akun mahasiswa yang telah terdaftar di

SIMA Sp.

Gambar 6 Halaman Notifikasi

o Untuk melihat detail dari setiap notifikasi pilih tombol

o Untuk mencari data notifikasi, ketik kata yang dicari dalam kotak

o Untuk menampilkan daftar notifikasi dengan jumlah tertentu pilih tombol

o Untuk menghilangkan tampilan dari kolom yang ada pada data notifikasi pilih tombol

o Untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu pilih tombol yang berada pada

masing-masing kolom di data notifikasi.

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 11 dari 21

7. Data Pengajuan Kerja Praktek

Menu ini untuk mengelola data pengajuan kerja praktek.

Gambar 7 Halaman Data Pengajuan Kerja Praktek

o Untuk mencari data pengajuan sidang mata kuliah spesial, ketik kata yang dicari dalam kotak

o Untuk menampilkan daftar pengajuan sidang mata kuliah spesial dengan jumlah tertentu pilih

tombol

o Untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu pilih tombol yang berada pada

masing-masing kolom di data pengajuan sidang mata kuliah spesial.

o Untuk mengajukan kerja praktek pilih tombol

Langkah-langkah mengajukan kerja praktek adalah:

1. Input data pengajuan kerja praktek.

2. Tekan tombol untuk menyimpan data pengajuan kerja praktek

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 12 dari 21

Data pengajuan kerja praktekk akan di verifikasi oleh Sekretariat Departemen. Jika pengajuan kerja

praktek sudah di verifikasi, maka status sidang menjadi Sudah Disetujui.

o Untuk mengubah data pengajuan kerja praktek pilih tombol

o Untuk mengubah data pengajuan kerja praktek pilih tombol

o Untuk menghapus data pengajuan kerja praktek pilih tombol

o Untuk menambah data kelompok kerja praktek pilih tombol

Langkah-langkah menambah data kelompok kerja praktek adalah:

1. Input data kelompok kerja praktek

2. Tekan tombol untuk menyimpan data kelompok kerja praktek.

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 13 dari 21

o Untuk melihat detail data pengajuan kerja praktek pilih tombol

o Untuk mengubah data kelompok kerja praktek pilih tab lalu pilih tombol

o Untuk mengubah data kelompok kerja praktek pilih tab lalu pilih tombol

o Untuk melihat dan mencetak berka pengajuan kerja praktek pilih tab

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 14 dari 21

o Untuk mengubah data dosen pembimbing dan pembimbing lapangan kerja praktek pilih tab

8. Data Jadwal Sidang Kerja Praktek

Menu ini untuk melihat data jadwal sidang kerja praktek.

Gambar 8 Halaman Data Pengajuan Kerja Praktek

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 15 dari 21

o Untuk mencari data jadwal sidang kerja praktek, ketik kata yang dicari dalam kotak

o Untuk menampilkan daftar data jadwal sidang kerja praktek dengan jumlah tertentu pilih

tombol

o Untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu pilih tombol yang berada pada

masing-masing kolom di data data jadwal sidang kerja praktek.

9. Data Pengajuan Bimbingan Mata Kuliah Spesial

Menu ini untuk menambah data pengajuan bimbingan mata kuliah spesial.

Gambar 9 Halaman Data Pengajuan Mata Kuliah Spesial

o Button akan tampil jika pada kalender akademik sudah masuk ke masa

pengajuan

o Untuk mencari data pengajuan mata kuliah spesial, ketik kata yang dicari dalam kotak

o Untuk menampilkan daftar data pengajuan mata kuliah spesial dengan jumlah tertentu pilih

tombol

o Untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu pilih tombol yang berada pada

masing-masing kolom di data pengajuan mata kuliah spesial.

o Untuk menambahkan data pengajuan mata kuliah spesial pilih tombol

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 16 dari 21

Langkah-langkah menambah data pengajuan mata kuliah spesial:

o Input data pengajuan mata kuliah spesial

o Untuk menambahkan data dosen pembimbing yang diajukan, tekan tombol

o Untuk menambahkan topik dan deskripsi yang diajukan pada setiap pengajuan dosen

pembimbing pada bagian

o Tekan tombol untuk menyimpan perubahan data pengajuan mata kuliah

spesial

Data pengajuan mata kuliah spesial yang diajukan oleh mahasiswa akan diverifikasi oleh Akun

Sekretariat Departemen dan diminta kesediaan dari dosen untuk membimbing, sehingga

tampilannya menjadi di bawah ini:

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 17 dari 21

Jika data pengajuan mata kuliah spesial sudah sudah diverifikasi oleh Sekretariat Departemen,

maka data pengajuan mata kuliah spesial akan berada di halaman Data Bimbingan Mata

Kuliah Spesial

Jika pengajuan dosen pembimbing sudah disetujui oleh semua dosen pembimbing yang

diajukan dan sudah di generate oleh Sekretariat Departemen maka tampilan akan menjadi

seperti dibawah ini:

o Untuk mengubah data pengajuan, misalnya Judul dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris

pilih tombol

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 18 dari 21

10. Data Bimbingan

Gambar 10 Halaman Data Bimbingan Mata Kuliah Spesial

o Untuk menambahkan data bimbingan pilih tombol

o Jika jumlah bimbingan mata kuliah spesial sudah memenuhi batas jumlah untuk pengajuan

sidang, maka tombol pada halaman Pengajuan Sidang akan berganti

menjadi

o Untuk mencari data bimbingan, ketik kata yang dicari dalam kotak

o Untuk menampilkan daftar data bimbingan dengan jumlah tertentu pilih tombol

o Untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu pilih tombol yang berada pada

masing-masing kolom di data bimbingan.

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 19 dari 21

Langkah-langkah menyimpan data bimbingan:

1. Input data bimbingan. Data bimbingan yang di input oleh mahasiswa akan diteruskan ke Akun

dosen pembimbing untuk di setujui materi bimbingannya.

2. Tekan tombol untuk menyimpan data perubahan data bimbingan

3. Tekan tombol untuk mengosongkan data isian pada data bimbingan

4. Tekan tombol untuk kembali ke halaman data bimbingan

11. Data Pengajuan Sidang Mata Kuliah Spesial

Menu ini untuk mengelola data pengajuan sidang mata kuliah spesial. Data pengajuan sidang mata

kuliah spesial akan diteruskan ke akun dosen pembimbing untuk memberikan persetujuan

pengajuan sidang. Jika sudah di setujui oleh dosen pembimbing, jadwal sidang akan di generate oleh

sistem.

Gambar 11 Halaman Data Pengajuan Sidang Mata Kuliah Spesial

o Untuk mencari data pengajuan sidang mata kuliah spesial, ketik kata yang dicari dalam kotak

o Untuk menampilkan daftar pengajuan sidang mata kuliah spesial dengan jumlah tertentu pilih

tombol

o Untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu pilih tombol yang berada pada

masing-masing kolom di data pengajuan sidang mata kuliah spesial.

o Untuk mengajukan sidang mata kuliah spesial pilih tombol

Untuk mengajukan sidang mata kuliah spesial, mahasiswa harus memenuhi jumlah minimal

yang ditetapkan oleh departemen. Jika belum memenuhi jumlah minimal bimbingan, akan

tampil pemberitahuan sperti gambar di bawah ini:

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 20 dari 21

Jika telah memenuhi jumlah minimal bimbingan, akan tampil pemberitahuan sperti gambar di

bawah ini:

Langkah-langkah mengajukan sidang mata kuliah spesial:

1. Unggah berkas pengajuan sidang mata kuliah spesial

2. Tekan tombol untuk menyimpan data pengajuan mata kuliah spesial.

Pengajuan sidang akan diteruskan ke akun dosen pembimbing dan Sekretariat Departemen. Status

dari pengajuan adalah

Buku Petunjuk Penggunaan SIMA-Sp Halaman 21 dari 21

Jika pengajuan sidang sudah disetujui oleh dosen pembimbing dan sudah ditetapkan dosen penguji

maka status sidang menjadi

12. Data Jadwal Sidang

Menu ini untuk melihat data jadwal sidang mata kuliah spesial

Gambar 12 Halaman Lihat Data Jadwal Sidang Mata Kuliah Spesial

o Untuk mencari data Departemen, ketik kata yang dicari dalam kotak

o Untuk menampilkan daftar Departemen dengan jumlah tertentu pilih tombol

o Untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu pilih tombol yang berada pada

masing-masing kolom di data departemen.