AUDIT PRESTASICeramah oleh:Azmin HusinSektor Audit Badan Berkanun PersekutuanJabatan Audit Negara

TERMINOLOGI

AUDIT KOMPREHENSIFAUDIT NILAI BAGI WANG (VALUE FOR MONEY)AUDIT OPERASIAUDIT KECEKAPAN & KEBERKESANANAUDIT PROGRAM/AKTIVITI

KONSEP & OBJEKTIFAUDIT PRESTASI

TAKRIFSatu penilaian terhadap aktiviti-aktiviti organisasi untuk menentukan sumber-sumber diurus dengan baik dari segi ekonomi, kecekapan dan keberkesanan serta keperluan-keperluan akauntabiliti telah dipatuhi.

Definasi (Lima Conference of INTOSAI 1977)Salah satu bidang/jenis audit yang berorientasikan prestasi, keberkesanan, ekonomi dan kecekapan perkhidmatan awam. Bidang audit ini bukan sahaja termasuk aspek-aspek spesifik mengenai pengurusan, tetapi juga aktiviti-aktiviti pengurusan yang komprehensif (termasuk sistem-sistem organisasi dan pentadbiran).

PETIKAN DARIPADA PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 2/1979

Audit Pengurusan adalah berkenaan dengan perkara tanggungjawab pengurusan dalam hal-hal penggunaan wang awam, harta-benda, kakitangan-kakitangan dan sumber-sumber lain. Dalam perkataan lain, Audit Pengurusan merupakan pemeriksaan yang objektif dan analitikal terhadap kecekapan dan kekesanan dalam mana sumber-sumber diurus dan digunakan. Sebagai lanjutankepada Audit Pengurusan, Audit Program melibatkan terutamanya penyiasatan ke atas hasil-hasil atau faedah-faedah yang dicapai oleh sesuatu agensi dan juga penilaian prestasi program-program dalam pencapaian matlamat-matlamat yang ditentukan oleh Parlimen.

PERBANDINGANAUDIT DALAMAN / PENGURUSANAUDIT DALAMANFokus terhadap ekonomi dan kecekapan organisasi;Melapor kepada PengurusanMengaudit fungsi & aktiviti secara berasinganMekanismenya kepada pemantauan terus menerusAUDIT PRESTASIFokus terhadap ekonomi, kecekepan dan keberkesanan;Lapor kpd. Pengurusan/Parlimen;Review organisasi & program secara menyeluruh;Mekanismenya adalah tidak terus menerus

PERBEZAAN AUDIT PENGURUSAN / KEWANGANKEWANGANGuna data kewangan sahaja untuk menggubal pendapat mengenai kedudukan kewangan dan pematuhan undang/peraturanPENGURUSANGuna data kewangan dan bukan kewangan utk. menilai ekonomi & kecekapan dlm. Pengurusan sumber.

Fokus kpd. Kesilapan, ketinggalan, penipuan dalam transaksi;

Tiada komen samada jabatan kerajaan memenuhi kehendak kumpulan sasaran yang diberi khidmat;

Tidak memberi syor untuk menambahbaikan ekonomi, kecekapan & keberkesanan.

Fokus terhadap prestasi keseluruhan organisasi - program/projek/aktiviti;

Menilai sejauh mana jabatan kerajaan memenuhi ekspektasi kump. sasaran.

Membuat syor untuk menambahbaikan ekonomi, kecekapan dan keberkesanan.

AUDIT PRESTASI *EKONOMI*KECEKAPAN *KEBERKESANANAUDITKORPORATAUDITKERAJAAN*PENDAPATKEDUDUKAN KEWANGAN*PEMATUHANSKOP AUDIT PRESTASI

OBJEKTIF AUDITUntuk memberi maklumat kepada Pengurusan/Parlimen samada pengurusan sumber i.e kewangan, tenaga dan fizikal telah dibuat dengan ekonomi, cekap dan berkesan;Kehendak akauntabiliti telah dipatuhi;Menambahbaik kualiti perkhidmatan awam dengan menggalakkan amalan-amalan pengurusan yang cemerlang.

Pek.Perb.2/1979 Perenggan 4. MaksudDengan perkembangan jentera-jentera kerajaan yang begitupesat dan bertambah kompleksnya operasi-operasi kerajaan, telah menyebabkan selalunya berlaku perwakilan fungsi-fungsi pengurusan dan pentadbiran kepada peringkat pengurusan bawahan. Oleh itu terdapatlah satu keperluan yang penting bagi menentukan bahawa "accountability" dan pengurusan kewangan adalah dijalankan dengan berpatutan. Di samping itu, perubahan-perubahan semasa dalam sistem-sistem belanjawan, kewangan dan perakaunan telah mendesak keperluan bagi menubuhkan Unit-unit AuditDalam di agensi-agensi terpilih. Unit-unit tersebut akan menyiasat aktiviti-aktiviti dan operasi-operasi agensi-agensi yang berkenaan secara berterusan serta juga melaporkan pendapat/syornya ke pihak pengurusan atasan dengan sertamerta.

STRATEGI & PENDEKATAN AUDIT1. BERASASKAN PROSEDURAuditan dibuat berdasarkan prosedur-prosedur penting untuk menjayakan sesuatu program atau pengeluaran sesuatu output. Menentukan implikasi/kesan terhadap ketidakpatuhan terhadap output/hasil program/projek.Sumber Kriteria-kriteria:- Arahan, panduan kerja polisi dan peraturan organisasiProsedur-prosedur dan aktiviti di organisasi lain.

STRATEGI & PENDEKATAN AUDIT2. BERASASKAN RESULTAuditan dibuat berdasarkan output (result) sesuatu program/projek dan mengenalpasti punca/sebab kelemahan-kelemahan akibat ketidakpatuhan prosedur.Sumber Kriteria-kriteria:Result yang dijangkakan/dirancangkan.Kos output seunitKualiti dan jangkamasa output

Konsep 3 EsEkonomimeminimumkan kos sumber yang digunakan dengan mengambilkira kualiti yang baik.Juruaudit akan menentukan samada sumber digunakan:-Kuantiti yang betulPada tempat yang betulMasa yang tepatJenis yang betul(Spesifikasi,Kualiti)Kos yang berpatutan

Konsep 3 EsEfficiency (Kecekapan)hubungan antara input dan outputPertambahan output - input tak berubahPenurunan input - output tak berubahcontoh penggunaan katil hospital, bilik bedah dan penggunaan ubat-ubatan

Konsep 3 EsEffectiveness (Keberkesanan)Setakat mana program/projek mencapai objektif yang ditetapkan.Pada praktikalnya, konsep untuk susah untuk ditentukan dan diukur.

Konsep 3 EsEffectiveness (Keberkesanan)Untuk melapor mengenai keberkesanan, attributes berikut boleh dipakai:-1.Penerimaan oleh klien.2.Arahtuju Pengurusan3.Relevance 4.Pencapaian Objektif5.Pencapaian/Hasil Kewangan6.Kos & Produktiviti7.Penjagaan Aset8.Persekitaran Tempat Kerja

Effectiveness (Keberkesanan)Sumber Maklumat Mengenai KeberkesananSumber Dalaman OrganisasiPenyata Kewangan dan akaun, laporan kemajuan fail peribadi, Rancangan Strategik dll.

Survey Pengguna

Standard Industri Yang Sedia Ada

Standard-standard PemeriksaanAudit Prestasi (U.S GAO)

Standard-standard PemeriksaanKerja hendaklah dirancangKakitangan hendaklah dikawal seliaPematuhan kpd. Undang-undang/peraturanPemahaman tentang kawalan-kawalan pengurusanBukti audit yang mencukupi, kompeten dan relevan hendaklah diperolehi untuk menyokong penemuan dan rumusan audit.

KAEDAH DAN TEKNIK

PENGAUDITAN

PROSES AUDIT1.PERANCANGANOverviewSurvey2.PEMERIKSAANDetailed Audit3.PELAPORAN4.TINDAKAN SUSULAN

PROSES AUDIT PRESTASI

November 1996

Jabatan Audit Negara Malaysia

SUSULAN

TINDAKAN

LAPORAN

PEMERIKSAAN

PERANCANGAN

survey

overview

SUSULAN

TINDAKAN

PARLIMEN

MELAPORKAN KEPADA

AUDIT YANG MUKTAMAD

MENYEDIAKAN LAPORAN

SEMULA FAIL AUDIT

MENYIAPKAN DAN MENGKAJI

PROJEK

MENYEDIAKAN LAPORAN

PENGAUDITAN

MENJALANKAN PROGRAM

PENGAUDITAN

MENYEDIAKAN PROGRAM

DAN RANCANGAN AUDIT

MENYEDIAKAN LAPORAN SURVEY

PEMERIKSAAN PENGAUDITAN

MENENTUKAN SKOP

YANG DIAUDIT

MEMAHAMI ENTITI

PROSES PERANCANGANOVERVIEWProses memahami dan mengumpul maklumat awal mengenai:-madat, organisasi, belanjawan, program-program utama, undang-undang dan peraturan berkaitan dan prosedur asas.Memberi panduan kpd. Juruaudit terhadap bidang-bidang yang perlu diaudit (secara kasar) dan juga yang ada kepentingan umum atau negara. Penetuan Lines of Audit Enquiry (LAE)

PROSES PERANCANGAN2.SURVEY AWALAN (Preliminary)Setelah mengenal pasti bidang untuk ditumpukan, jalankan survey terhadap bidang-bidang yang dipilih.Ini dijalankan secara lebih terperinci berbanding proses overview.Maklumat-maklumat yang perlu dalam survey adalah:Latar Belakang dan SejarahPerancangan/Kewangan/Pelaksanaan/Operasi Program/Aktiviti/ProjekKriteria-kriteria AuditIsu-isu yang berpotensi (Matters of Audit Significance)

PROSES PEMERIKSAANProgram AuditObjektif, Skop, Metodologi AuditPemeriksaan & Analisis Entry Conference PersampelanMendapatkan Bukti AuditAnalisis data/maklumatMengenalpasti Kriteria dan KeadaanMengenalpasti Sebab dan KesanMenggubal Penemuan dan SyorKertas KerjaExit Conference

PELAPORANLaporan Audit Pengurusan mengandungi:-1. Fakta-fakta mengenai program/projek/aktiviti:-Latar Belakang, Perancangan, Sumber Kewangan, Pelaksanaan, Operasi, Prosedur2. Penemuan-penemuanPencapaian ObjektifPembaziranKetidakcekapan (Inefficiencies)Kelemahan pengurusanKetidakpatuhan (Non-compliance)

PELAPORAN(samb.)3. Syor-syor AuditSyor-syor penambaikanTepat, jelas, spesifik dan boleh dilaksanakanPenjimatan kos atau faedah-faedah lain

Menggubal Penemuan & SyorElemen-elemen berikut dipakai:-KRITERIA (Apa sepatutnya dipatuhi/ikuti)KEADAAN (Apa yangdiamalkan/diikuti) SEBAB/PUNCA (Mengapa berlaku)KESAN (Akibatnya dan kesan terhadap pengguna, masyarakat, sosio-ekonomi/budaya, negara, etc.)

HUBUNGAN 3ES DGN. MODEL PROGRAMPROJEK TELAGA TIUBOUTPUTPENCAPAIANIMPAKINPUTEkonomi4 MsMen,MoneyMachines,Materials

EfficiencyBil. Telaga Tiub DibinaEffectiveness*Setakat mana paras airmenurun*Luas tanah didapat balik*Tambahan Pendapatan Penduduk

Indikator bagi Ekonomi dan KecekapanIndikator yang utama dalam pengukuran isu-isu ekonomi dan kecekapan ialah:-KOSSUMBER-5 MsPRESTASIKETEPATAN MASA

Bidang-bidang Yang Terlibat(Isu-isu Ekonomi dan Kecekapan)Pengurusan aset/inventoriPerolehan dan KontrakPembayaran dan Kutipan HasilPengurusan geran/pemberianPengurusan logistikBelanjawanKos Pentadbiran dan PerjalananSistem maklumat pengurusan

Elemen-elemen Dalam Pemeriksaan & PelaporanKRITERIAKEADAANCAUSEEFFECTS

KRITERIAStandard yang ditetapkan/diambil oleh Juruaudit untuk membuat pengukuran dan penilaian sesuatu program/projek yang diaudit.Contoh-contoh undang-undang, peraturan, pekeliling, polisi prosedur, rancangan, standard (eg. MS ISO)

Mengenal pasti Kriteria1.Kenal pasti peraturan, undang-undang polisi, prosedur, standard dsb.2.Semak3.Kumpul maklumat awal4.Pilih Kriteria yang relevan5.Tentukan kriteria ini umum atau spesifik berbanding dgn. Keadaan (condition)

Mengenal pasti Kriteria (samb.)Menilai dan menyemak kriteria dari segi:LogikKemungkinan (Fisibiliti)RelevanKetepatan

KEADAAN (Condition)Keadaan yang berlaku dalam sesuatu program/projek/aktiviti yang perlu difahami dan dikenal pasti elemen-elemennya.Supaya dapat membuat penilaianKeadaan boleh dikenalpasti di peringkat berikut:-organisasi-budaya organisasi,kumpulan kerja-aliran kerja, peralatan, komunikasiIndividu/Personel-kelayakan, latihanPersekitaran-Teknologi, pembekal, pelanggan

CAUSE(Sebab/Punca)Causes - Sebab musabab/punca keadaan yang tidak selaras/menepati kriteria, yang wujud dalam program/projek/aktiviti.3 langkah menggubal Causes adalah:- Menghasilkan causes daripada kriteria dan condition yang ditemui;Menentukan causes yang boleh diambil tindakanMengesahkan kesahihan causes

Menghasilkan CausesMaklumat mengenai Causes (sebab musabab) boleh diperolehi daripada soal selidik, carta aliran, carta organisasi dsb.Maklumat juga boleh diperolehi daripada analisis kawalan pengurusan/kawalan dalaman.Salah satu teknik untuk mengenal pasti Causes adalah Rajah Tulang Ikan.

Rajah Tulang IkanKategori CauseUtamaKategori CauseUtama

ISU/MASALAH(CONDITION)

Kategori CauseUtama

Kategori CauseUtama

EFFECTS (Kesan)Setelah selesai mengenal pasti Kriteria, Condition (keadaan), langkah seterusnya adalah mengenal pasti effects daripada kelemahan/kepincangan dalam program/projek/aktiviti yang dikaji.Menggariskan Effects dalam penemuan audit adalah penting kerana:-boleh dijadikan sebagai pemangkin untuk perubahanboleh meyakinkan Pengurusan mengapa tindakan menambahbaikan/perubahan perlu.Berkait dengan pencapaian objektif

Jenis-jenis EffectsTerdapat 2 jenis effects:-Effects kecilTidak ketara, tiada kaitan secara langsung dengan program/projek.

Effects UtamaKos/ekonomiMasa/effectivenessPencapaian matlamat & objektif program/projek.

Ciri-ciri EffectsEffects sebenar - akibat/kesan daripada condition semasa atau lepas di mana tindakan pembetulan perlu untuk mengubah prosedur/proses/amalan yang tidak ekonomi dan cekap.Effects berkemungkinan - kesan yang logik yang akan berlaku.Effects Signifikan - Effects penting yang memberi kesan ketara dan perlu tindakan pembetulan.Effects Boleh Diukur - diukur dengan data-data sejarah atau data-data anggaran.

Fokus Audit Effectiveness(Kecekapan)Tentukan samada objektif adalah sesuai, relevan dan tepat.Tentukan setakat mana program telah mencapai matlamat yang ditetapkan.Tentukan samada Pengurusan telah mengambil kira berbagai alternatif yang menghasilkan pencapaian yang lebih berkesan dan kos yang lebih rendah.Kenal pasti cara lain untuk menambahbaikan program.Tentukan undang-undang/peraturan yang berkaitan dipatuhi.

Sekian, wasallam