Chapter 2 global e business and collaboration MIS

DDC3013/3473 TOPIK 2

HSH

CHAPTER 2: GLOBAL E-BUSINESS AND COLLABORATION

2.1. PROSES PERNIAGAAN DAN SISTEM MAKLUMAT

• Semasa pengoperasian, organisasi peniagaan perlu berurusan dengan pelbagai maklumat

berkaitan pembekal, pelanggan, pekerja, invois dan pembayaran serta produk dan

perkhidmatan.

2.1.1. Proses Perniagaan @ Business Process

• Proses perniagaan merujuk kepada cara bagaimana kerja di susun, diselaras yang

menekankan kepada penghasilan produk dan perkhidmatan yang berharga.

• Kumpulan aktiviti yang diperlukan bagi menghasilkan produk atau perkhidmatan.

• Cara yang unik di mana organisasi memilih untuk menyelaras kerja, maklumat

dan pengetahuan.

• Pencapaian organisasi perniagaan bergantung kepada bagaimana proses

perniagaandirekabentuk dan diselaraskan.

• Banyak proses perniagaan terikat dengan bahagian fungsian yang tertentu.

• Contoh :

• Pemasaran bertanggungjawab mengenali pelanggan.

• Sumber manusia bertanggungjawab dalam melantik pekerja.

• Sesetengah proses perniagaan merentasi pelbagai bahagian fungsian dan perlu

diselaraskan di bahagian yang terlibat.

• Contoh : Memenuhi tempahan pelanggan (sales & finance/accounting)

2.1.2. BagaimanaTeknologiMaklumatMeningkatkan Business Proses


HSH

• Teknologi baru boleh mengubah aliran maklumat, membolehkan pengguna

untuk memproses dan berkongsi maklumat, menggantikan langkah berturutan

dengan tugas yang boleh dilakukan secara serentak, memansuhkan

penangguhan dalam pembuatan keputusan.

2.2. JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT

• Organisasi perniagaan mempunyai sistem yang dapat menyokong setiap fungsi

utama fungsi perniagaan-sistem untuk jualan dan pemasaran, pembuatan dan

pengeluaran, kewangan dan akaun serta sumber manusia.

• large-scale cross-functional systems – menyatukan aktiviti-aktiviti perniagaan

yang berkaitan dan unit organisasi.

• Organisasi juga mempunyai sistem pembuatan keputusan yang berbeza yang

diperlukan oleh setiap kumpulan pengurusan; operasi, pertengahan dan

pengurusan senior.

2.2.1. SistemBagi Kumpulan Pengurusan Yang Berbeza.

A. Transaction Processing Systems (TPS)

B. Management Information Systems (MIS)

C. Decision-Support Systems (DSS)

D. System for Business Intelligence

E. Executive Support Systems (ESS)

A. Transaction Processing System (TPS)

TPS adalahsistemberkomputer yang merekodkantransaksiharian yang

diperlukanuntukmenguruskanperniagaansepertijualan, resitpembayaran,

deposit wang, penempahan hotel, pembayarangaji,

keputusankreditdanaliranbahan-bahan di kilang.

• Bagi menjawab soalan rutin dan untuk mengesan aliran transaksi

organisasi.

• Maklumat mestilah mudah untuk diperlolehi, terkini dan tepat.

• TPS digunakan untuk mengawasi status operasi dalaman dan hubungan

organisasi dengan persekiataran luar.

• TPS juga merupakan sumber utama maklumat bagi sistem lain serta

fungsian perniagaan.

• Contoh : Sistem gaji


HSH

• A TPS for payroll processing captures employee payment transaction data

(such as a time card). System outputs include online and hard-copy reports for

management and employee paychecks

B. MIS

• Menyediakan pengurusan pertengahan dengan laporan prestasi terkini

organisasi.

• Untuk mengawal dan memantau perniagaan dan meramal prestasi.

• In the system illustrated by this diagram, three TPS supply summarized

transaction data to the MIS reporting system at the end of the time period.

Managers gain access to the organizational data through the MIS, which

provides them with the appropriate reports.


HSH

C. DSS-Decision Support Systems

• Menyokong membuat lebih banyak keputusan yang bukan rutin

• Fokus kepada masalah yang lebih unik dan sentiasa berubah

• Menggunakan maklumat dalaman dari TPS dan MIS serta sumber luaran

seperti harga terkini stok atau harga dari pesaing.

D. Business Intelligence

• Perisian yang digunakan oleh organisasi untuk menganalisa dan

menyediakan capaian terhadap data bagi membantu pengurusan serta

pengguna lain untuk melakukan keputusan bagi organisasi.

• Tidak hanya terhad kepada pengurus pertengahan, boleh juga digunakan

oleh semua tahap pengurusan di organisasi termasuk system bagi

pengurusan senior.

E. Executive Support Systems (ESS)

• Melakukan pembuatan keputusan bukan rutin yang memerlukan

penghakiman, penilaian dan kefahaman

• Mempersembahkan graf dan data dari banyak sumber melalui

antarmuka yang mudah digunakan oleh pengurusan senior.

• Maklumat selalunya dihantar kepada pengurusan atasan eksekutif

melalui portal

• Menggabungkan data dari peristiwa luaran, seperti berita cukai terbaru

atau dari maklumat pesaing serta data dalaman dari MIS dan DDS.

2.2.2. SistemBagiMenghubungkanInterprise

2.2.2.1. AplikasiInterprise

• Aplikasi interpise adalah sistem yang:-

o Mengembangkan fungsi sistem

o Fokus untuk menjalankan proses perniagaan di keseluruhan

organisasi

o Melibatkan kesemua tahap pengurusan

• Membantu perniagaan menjadi lebih fleksible dan produktif dengan

menyelaraskan proses perniagaan serta menyatukan dan mengumpulkan

proses supaya lebih focus kepada pengurusan sumber dan perkhidmatan

pelanggan yang lebih efisyen.

• Empat aplikasi utama Interprise

A. Enterprise Systems

B. Supply Chain Management Systems (SCM)

C. Customer Relation Management Systems (CRM)

D. Knowledge Management Systems (KMS)


HSH

A. Enterprise Systems

• Juga dikenali sebagaiEnterprise Resources Planning (ERP) Systems

• Bagi menyatukan proses perniagaan dalam

• Pembuatan dan Pengeluaran

• Kewangan dan Akaun

• Jualan dan Pemasaran

• Sumber Manusia

Maklumat yang sebelumini di simpan di tempat berbeza,

dikumpulkan dalam satu pangkalan data yang komprehensif yang

mana ia boleh digunakan oleh pelbagai bahagian didalam

organisasi tersebut.

• Contoh : Pelanggan membuat tempahan melibatkan bahagian

fungsian Jualan, Kewangan dan Pengeluaran

B. Supply Chain Management System (SCM)

• Untuk menguruskan hubungan dengan pembekal

• Untuk mendapatkan produk dengan bilangan yang tepat dari

sumber , pada masa dan kos yang rendah.

• Salah satu Sistem inter-organisasi kerana sistem ini

mengautomasikan aliran maklumat merentasi sempadan

organisasi.

C. Customer Relationship Management Systems (CRM)

Menyediakanmaklumatdenganmenyelaraskankesemua proses

perniagaan yang

berurusandenganpelangganterutamanyadalamjualan,

pemasarandanperkhidmatan.

Selainitu, CRMjugadigunakanbagimengoptimakanpendapatan,

meningkatkankepuasanpelanggandanmengekalkanpelanggan.

Menggabungkan proses yang

berkaitandenganpelanggansertamenyatukanmaklumatpelanggan

daripelbagairangkaiankomunikasi.

D. Knowledge Management System (KMS)

• KMS membolehkan organisasi untuk menguruskan proses-

proses perniagaan dan mengaplikasikan pengetahuan serta

kepakaran.

• Sistem ini mengumpul kesemua maklumat dan pengetahuan

yang berkaitan dalam organisasi dan membolehkan ia dicapai

dimana-mana sahaja pada bila-bila sahaja bagi meningkatkan

kebolehupayaan proses-proses perniagaan dan pembuatan

keputusan.

• Sistem ini juga menghubungkan organisasi kepada sumber

pengetahuan luar.


HSH

INTRANET AND EXTRANET

• Sebagai alat alternatif untuk meningkatkan integrasi dan mempercepatkan aliran

maklumat di dalam organisasi, kepada pelanggan serta pembekal.

• Intranets

• Laman web dalaman syarikat yang hanya boleh dicapai oleh pekerja syarikat itu

sahaja.

• Extranet

• Laman web syarikat yang boleh dicapai oleh pembekal dan vendor.

2.2.3. E-BUSINESS, E-CCOMMERCE & E-GOVERMENT

• Electronic Business @ e-businessmerujuk kepadapenggunaan teknologi digital

dan internet untuk mengasingkan proses perniagaan yang utama dalam

enterprise.

• E-commerce @ electronic commerce adalah salah satu bahagian dalam e-

business menawarkan pembelian dan penjualan barangan serta perkhidmatan

melalui internet.

• Merangkumi aktiviti sokongan yang menyokong transaksi pemasaran seperti

pengiklanan, pemasaran, khidmat pelanggan dan keselamatan.

• E-government merujuk kepada aplikasi internet dan teknologi rangkaian untuk

membolehkan kerajaan dan agensi-agensi sektor awam berhubung dengan

rakyat, agensi-agensi swasta dan agensi perniagaan lain yang berkaitan secara

digital.

2.3. SISTEM KOLABORASI DAN KERJA-BERPASUKAN ( SYSTEMS COLLABORATION AND

TEAMWORK)

2.3.1. ApaItuKolaborasi?

• Kolaborasi adalah bekerja dengan pihak lain untuk mencapai matlamat yang jelas

bersama.

• Fokus kepada tugas atau pencapaian misi dan selalunya berlaku pada

perniagaan atau organisasi lain serta diantara perniagaan.

• Boleh dijalankan dalam tempoh yang pendek, beberapa minit atau jangka

panjang, bergantung kepada kehendak tugasan dan hubungan antara pihak yang

terlibat.

• Boleh jadi hubungan satu-ke-satu atau banyak-ke-banyak

• Kumpulan/team

o Adalahantarabahagian di dalamstrukturorganisasiperniagaan yang

melaksanakantugas

o Mempunyaimisikhusus yang ditugaskanolehseseorang di

dalamorganisasiperniagaantersebut

o Mempunyaitugasuntukdilengkapkan


HSH

o Perlubekerjasamamenyiapkantugasdanmencapaimisikumpulan

o Selalunyadalamtempoh yang pendek, bergantungkepadamasalah yang

dihadapidanjangka-masa yang

diperlukanbagimencaripenyelesaiansertamencapaimisi.

• Alasan untuk berubah

A. Cara KerjaBertukar (Changing Nature Of Work)

Sifatkerjatelahberubahdaripadasektorpembuatankilangdanpejab

atpra-komputer

Hari ini memerlukan lebih banyak penyelarasan dan interaksi

antara parti yang terlibat.

B. PerkembanganPekerja Professional (Growth Of Professional Work)

• Memerlukan tahap pendidikan yang tinggi dan perkongsian

maklumat serta pendapat bagi melengkapkan kerja

• Setiap pekerja mempunyai kepakaran tersendiri bagi proses

penyelesaian masalah.

C. Changing Organization Of The Firm

• Semasa era industri, pengurus menguruskan kerja dalam struktur

hierarki. Arahan datang dari pihak atasan kepada pekerja bawahan

dan pekerja bawahan memberi laporan perkembangan kepada pihak

atasan.

• Hari ini, kerja diuruskan dalam kumpulan dan pasukan, yang

bertanggungjawab melaksanakan tugasan mereka menggunakan

kaedah mereka sendiri.

D. Changing Scope Of The Firm

• Tugas dan kerja organisasi telah berubah dari lokasi tungal kepada

pelbagai lokasi pejabat dan kilang di seluruh rantau, negara atau di

seluruh dunia.

E. Emphasis On Innovation

• Sistem maklumat adalah satu kumpulan sosial yang berinovasi yang

wujud dari kerjasama antara individu-individu di dalam makmal,

perniagaan atau agensi kerajaan.

• Kerjasama antara individu-individu hebat dan bijak yang hasilkan

idea-idea hebat.

F. Changing Culture of work and business

Kerjasamamenyokongpasukan yang pelbagaimenghasilkanhasil yang

kebihbaik, danlebihcepatdaripadaindividu yang bekerjasendirian.

2.3.2. FAEDAH KOLABORASI DAN KERJA-BERPASUKAN


HSH

• Pelaburan dalam penyatuan teknologi menghasilkan peningkatan kepada

organisasi yang mana hasilnya adalah 4 kali ganda daripada jumlah pelaburan,

dengan faedah jualan, fungsi pemasaran serta fungsi penyelidikan dan

pembangunan yang lebih baik.

• Lebih banyak organisasi perniagaan bekerjasama, ia akan menjadi lebih berjaya.

2.3.3. MEMBANGUNKAN BUDAYA KOLABORASI, PROSES PERNIAGAAN (BUILDING A

COLLBORATIVE CULTURE, BUSINESS PROCESS)

Dahulu, kita menggunakan kaedah "command and control" yang mana pengurusan

atasan memikirkan kesemua perkara-perkara yang benar-benar penting untuk

organisasi dan kemudiannya mengarahkan pekerja-pekerja bawahan untuk

merialisasikan perancangan yang dilakukan oleh pengurusan senior.

• Kerja pengurus pertengahan adalah untuk menyampaikan pesanan kepada pihak

atasan dan kembali semula kepada dan pihak bawahan.

• Kerjasama budaya perniagaan, dan proses perniagaan adalah sangat berbeza.

• pengurusan atasan bertanggungjawab bagi mencapai keputusan yang

membanggakan. Merekajuga bergantung kepada pasukan pekerja bagi mencapai

dan mengimplikasikan keputusan yang telah dilakukan.

• Polisi, produk, rekabentuk, proses dan sistem lebih dependent kepada pasukan di

semua peringkat organisasi.

• Kumpulan dan individu di berikan ganjaaran atas prestasi mereka.

• Pengurus pertengahan-membangunkan pasukan, menyelaraskan kerja dan

memerhati prestasi mereka.

2.3.4. TOOLS AND TECHNOLOGIES FOR COLLABORATION AND TEAMWORK


HSH

A. E-mail and Instant Messaging (IM)

• Major communications and collaboration tool supporting interactive jobs

• Instant Messaging – Real time conversations

• Software operates on computers, cell phones and other wireless

handheld and devices.

B. Social networking

• Social networking sites such as Linkedin.com provide networking

services to business professionals.

• To share ideas and collaborative among interaction-based job in the firm.

C. WikiS

• Website that makes it easy for users to contribute and edit text content

and graphics without any knowledge of web page development or

programming techniques

• Example : Wikipedia

• Tools for sharing and storing knowledge and insights

• Example : Intel ada Wiki, been edited over 100,000 times viewed more

than 27million times by Intel employees.

D. Virtual Worlds

• Online 3D environments populated by residents who represent

themselves by using avatars.

• Example : IBM and INSEA using VW to house online meetings, training

session and lounges.

E. Intel based Collaboration Environments

• Virtual Meeting Systems

• Reduce travelling and transportation costs.

• Companies, both large and small are adopting video conferencing and

web conferencing technologies.

• Telepresence technology, and integrated audio and visual environment

that allows a person to give the appearance of being present other than

his or her true physical location.

F. Google Apps

• Widely used free online services for collaboration

• Allows user to quickly create online, group-editable Web Site.

• Google wave- real-time-collaboration and communication.

G. Microsoft Share Point

• The most widely adopted collaboration system for small and medium

sizes firm.


HSH

• Capabilities –

• to coordinate schedules, organized documents and participate in

discussion.

• Create and manage document

• Provide announcements and alerts

H. Lotus Notes

• For very large firms

• Enhancement for social networking

2.4. THE INFORMATION SYSTEM FUNCTION IN BUSINESS

2.4.1. THE INFORMATION SYSTEMS DEPARTMENT

A. Programmers

• are highly trained technical specialists who write the software instructions for

computers.

B. System Analysts

• constitute the principal liaisons between the information systems group and the

rest of the organization. Translate business problems and requirements into

information requirements and systems

C. Information System Managers

• leaders of teams of programmers and analysts, project managers, physical facility

managers, telecommunications managers or database specialists. They are also

managers of computer operations and data entry staff.

D. Chief Information Officer (CIO)

• Overseas the use of information technology in the firm. Play a leadership role in

integrating technology into the firm's business strategy.

E. Chief Security Officer (CSO)

• in charge of information systems security for the firm and is responsible for

enforcing the firm's information security policy.

F. Chief Privacy Officer (CPO)

G. Chief Knowledge Officer (CKO)

• responsible for th e firm's knowledge management program. CKO helps design

programs and systems to find new sources of knowledge or to make better use of

existing knowledge in organizational and management processes.

H. End Users

• representatives of departments outside the information systems group for whom

applications are developed. These users are playing an increasingly large role in

the design and development of information systems.


HSH

2.4.2 FUNGSI SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

a. SistemMaklumatPengurusanKewangan (Financial Management Systems)

Sistemmaklumatpengurusankewanganmembekalkanmaklumatkewangan

yang sesuaiuntukpengurusdalamsesebuah firma.

Sistemmaklumatpengurusnakewanganterdiridaripadabeberapasubsitemter

masukramalankewangan, keuntungan/kehilangandansistemkos,

penggunaandanpengurusandanadan audit.

b. SistemMaklumatPengurusanPembuatan (Manufacturing Management

Information Systems).

Sisteminimenyokongoperasidalamsesebuahorganisasidanbiasanyaterdirisu

bsistemrekabentukdankejuruteraan, jadualpenghasilanutama,

kawalaninventori, penghasilanadil-di-dalam-masa, kawalan proses,

dankawalanbermutu.

c. SistemMaklumatPengurusanPemasaran (Marketing Management Information)

Sisteminimenyokongpengurusan di dalamusahamerekauntukmemajukan,

promosidanmenjualkeluaranbaru.

Termasuklahdiantarasubsistemnyaialahpembagunanproduk,

promosidanpengiklanan, keluaran yang diletakkanharga,

danpenyelidikanpemasaran.

d. SistemMaklumatPengurusanSumberManusia (Human Resource Management

Information System)

Sisteminiberkenaandenganaktivitpekerja. Ianyaadalahsumbermanusia yang

dirancang, pilihankakitangandanperekrutan,

melatihdankemahiraninventori, jadualdanpenempatanpekerja,

gajidanpentadbirangaji.

e. SistemMaklumatPengurusanAkaun (Accounting Management Information

Systems)

Membekalkanmaklumatagregattentangakauanpembayaran,

akauanpenerimaan, senaraigajidanpenggunaan lain.

f. SistemMakluatGeografi (Geographic Information Systems)

Membekalkan data serantau di dalamgrafikdanmelaporkanbentuk.

Chapter 2 global e business and collaboration MIS

Education

Transcript of Chapter 2 global e business and collaboration MIS