commit to user - digilib.uns.ac.id...administrasi operasional gudang dan peralatan penanganan bahan...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DAN PERALATAN

PENANGANAN BAHAN DALAM RANGKA PENINGKATAN

EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI GUDANG HASIL PRODUKSI PADA

PG. TASIKMADU KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

Disusun untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Mencapai Sebutan Gelar Ahli Madya Program Studi D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta

Disusun Oleh :

Yudi Fajar Kristiawan F3508100

PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INDUSTRI

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

ii

HALAMAN PERSETUJUAN

Judul Tugas Akhir : Administrasi Operasional Gudang dan Peralatan

Penanganan Bahan dalam Rangka Peningkatan

Efektivitas dan Efisiensi Gudang Hasil Produksi

pada PG. Tasikmadu Karanganyar

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing Tugas Akhir untuk dijadikan topik

dalam penulisan Tugas Akhir mahasiswa Program Studi D3 Manajemen

Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Surakarta, Juni 2011

Dosen Pembimbing

Bambang Hadinugroho Drs., M.Si. NIP 19590508 198601 1 001


commit to user

iii

HALAMAN PENGESAHAN

Tugas Akhir dengan Judul :

ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DAN PERALATAN PENANGANAN BAHAN DALAM RANGKA PENINGKATAN

EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI GUDANG HASIL PRODUKSI PADA PG. TASIKMADU KARANGANYAR

Telah disahkan oleh Tim Penguji Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Industri, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Sebelas Maret,

Surakarta.

Surakarta, Juli 2011

Tim Penguji Tugas Akhir

1. Suryandari Istiqomah, SE. NRP.350700002

(…………………………...)

Penguji

2. Bambang Hadinugroho. Drs., M.Si NIP 19590508 198601 1 001

(…………………………..)

Pembimbing


commit to user

iv


commit to user

v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

MOTTO :

− Hidup untuk menyenangkanNya

− Miliki keyakinan, pegang dengan kepercayaan dan lakukan untuk

mempertahankannya. Dengan demikian kita memiliki integritas.

Karena integritas penting dalam segala hal.

Penulis persembahkan untuk :

1. Tuhan Allah yang Maha Penyayang

2. Ayahanda dan Alm. Ibunda tercinta

3. Kakak-kakakku tersayang

4. Semua orang yang mengenalku

5. Teman-teman MI 2008

6. Almamaterku


commit to user

vi

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur yang tak terhingga penulis panjatkan kehadirat

Allah SWT, atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis

dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

Tugas akhir dengan judul “Administrasi Operasional Gudang dan

Peralatan Penanganan Bahan dalam Rangka Peningkatan Efektivitas dan

Efisiensi Gudang Hasil Produksi pada PG. Tasikmadu Karanganyar” ini

disusun dengan maksud untuk melengkapi syarat-syarat guna

memperoleh gelar Ahli Madya (A.md) dengan lancar

Penulis menyadari sepenuhnya akan keterbatasan penulis dalam

menyusun tugas akhir ini, maka tidak mudah bagi penulis untuk

menyelesaikan tugas akhir ini tanpa bantuan dari banyak pihak. Akhirnya

penulis menyampaikan ungkapan dan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Wisnu Untoro, MS. selaku Dekan Fakultas Ekonomi,

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Ibu. Sinto Sunaryo, SE, M.Si. selaku Ketua Program Studi

Manajemen Industri, Diploma III, Fakultas Ekonomi , Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

3. Adnan Efendi, SE. selaku pembimbing akademik, yang telah

menyediakan waktu untuk membimbing penulis sehingga tugas

akhir ini selesai sesuai rencana dan arahanya.


commit to user

vii

4. Bapak Bambang Hadinugroho. Drs., Msi. selaku pembimbing

tugas akhir. Sebagai ungkapan terima kasih atas pengetahuan,

kebaikan, ketenangan dan kesabaran yang beliau berikan selama

memberikan bimbingan, sehingga tugas akhir ini dapat

terselesaikan sesuai rencana penulis.

5. Bapak Hari Fitrianto, SH selaku Manager SDM PG. Tasikmadu

Karanganyar, yang telah berkenan memberikan izin kepada penulis

untuk melakukan magang kerja di PG. Tasimadu Karanganyar.

6. Bapak Hari Purnomo selaku staf SDM PG. Tasikmadu

Karanganyar, yang menjadi karyawan pemdamping penulis selama

melaksanakan magang kerja di PG. Tasikmadu Karanganyar.

7. Bapak Iman Sulis selaku kepala gudang PG. Tasikmadu

Karanganyar atas bimbingan dan bantuannya dalam menbarikan

data.

8. Ibu Novita Anggraini PW. SE selaku petugas A.K.U PG. Tasikmadu

Karanganyar, yang memberikan kelengkapan data administrasi.

9. Bapak-bapak selaku mandor dan karyawan di bagian gudang PG.

Tasikmadu Karanganyar yang telah membantu penulis dalam

pencarian data.

10. Ayahanda tercinta yang telah memberikan dorongan moral,

semangat dan materi yang sangat berarti, Alm ibunda terimakasih

atas pengorbanan jiwa anda dan setiap kenangan yang indah yang

tak terlupakan selama hidup penulis.


commit to user

viii

11. Kakak-kakak tersayang (Mbak Nita, Mas Anto, Mas Endro, Mbak

Yuli, Mas Adi, Mas Guntur dan kakak-kakak lainnya yang belum

disebutkan satu per satu) dan keponakan yang senantiasa

memberikan tawa dan bahagia (Geovana).

12. Sahabat-sahabat yang membantu penulis menyelesaikan tugas

akhir: Andreas, Azis, Galih, Hafit, Jeksen, Soleh, Puput, Tatas.

Terima kasih atas bimbingan dan suntikan semangatnya.

13. Rekan-rekan MI 2008 dan sahabat-sahabat yang selalu ada saat

untuk mengisi hari-hari penulis.

14. Dan semua pihak yang tidak sempat penulis sebutkan satu

persatu.

Semoga segala bentuk bantuan dan amal baik dari seluruh pihak

diatas mendapatkan balasan pahala yang lebih besar dari Tuhan Allah.

Penulis menyadari bahwa masih banyaknya kekurangan dalam

kemampuan menyusun tugas akhir berikut ini.

Maka penulis berharap adanya sumbang, saran maupun kritik

yang bersifat membangun dari semua pihak untuk perbaikan tugas akhir

ini. Semoga Tuhan Allah senantiasa memberikan petunjuk kepada

hambaNya yang sedang menuntut ilmu.

Surakarta, Juni 2011

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL . ........................................................................... i

ABSTRAK ......................................................................................... ii

HALAMAN PERSETUJUAN . ........................................................... iv

HALAMAN PENGESAHAN .............................................................. v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ......................................................... vi

KATA PENGANTAR ......................................................................... vii

DAFTAR ISI ...................................................................................... x

DAFTAR TABEL .............................................................................. xiv

DAFTAR GAMBAR ........................................................................... xv

DAFTAR LAMPIRAN . ....................................................................... xvi

BAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah .............................................. 1

B. Rumusan Masalah ........................................................ 3

C. Tujuan Penelitian .......................................................... 4

D. Manfaat Penelitian ........................................................ 5

E. Kerangka Pemikiran ..................................................... 6

F. Metode Penelitian ......................................................... 7


commit to user

x

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Pergudang ................................................. 10

B. Pengertian Macam-macam Gudang ........................... 11

C. Pengartian Jenis-jenis Gudang ................................... 14

D. Tugas-tugas Pergudangan ........................................... 15

E. Fungsi Pergudangan .................................................... 16

F. Pengertian Peralatan Penanganan Bahan................... 19

G. Pengertian Efektifitas dan Efisiensi.............................. 22

H. Pengertian Efektifitas dan Efisiensi Gudang………… 23

BAB III. DESKRIPSI OBJEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Objek Penelitian ......................................... 26

1. Sejarah PG. Tasikmadu Karanganyar ...................... 26

2. Lokasi PG. Tasikmadu Karanganyar ........................ 31

3. Struktur Organisasi dan Job Description .................. 33

4. Aspek Personalia ....................................................... 38

5. Aspek Produksi ......................................................... 44

6. Aspek Pemasaran………………………………………. 47

B. Laporan Magang Kerja ................................................. 50

1. Pengertian Magang Kerja ....................................... 50

2. Tujuan Magang Kerja ............................................. 50

3. Kegiatan Magang Kerja …………………………….. 51


commit to user

xi

C. Pembahasan Masalah .................................................. 53

1. Tugas dan Fungsi Gudang

PG. Tasikmadu Karanganyar .................................... 53

a. Pelaksanaan Tugas Gudang pada

PG. Tasikmadu Karanganyar ............................... 53

b. Peranan Fungsi Gudang pada

PG. Tasikmadu Karanganyar…………………....... 60

2. Administrasi Operasional Gudang pada

PG. Tasikmadu Karanganyar .................................... 61

a. Proses Penyimpanan Barang ……………………. 61

b. Proses Pengeluaran Barang …………………….. 62

c. Proses Stok Opname ……………………………… 70

3. Peralatan penanganan Bahan atau material

handling equipment pada PG. Tasikmadu

Karanganyar berhubungan dengan tata letaknya…. . 80

a. Peralatan Penanganan Bahan …………… ............ 80

b. Tata Letak …………………………………………… 85

4. Keterkaitan Administrasi Operasional Gudang

dan Peralatan Penanganan Bahan Gudang Hasil

Produksi dengan Efektifitas dan

efisiensi Gudang……………. ..................................... 89


commit to user

xii

BAB IV. PENUTUP

A. Kesimpulan ................................................................... 94

B. Saran .............................................................................. 97

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Batas Waktu Pengambilan Gula Berdasarkan Kuantal

Pembelian ………………………………………………… 65

Tabel 3.2. Batas Waktu Pengambilan Tetes Berdasarkan Kuantal

Pembelian ………………………………………………… 67


commit to user

xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Kerangka pemikiran……………………………………. 6

Gambar 3.1. Struktur Organisasi PG. Tasikmadu Karangayar.….. 33

Gambar 3.2. Strutur Organisasi Gudang Hasil Produksi…………. 53

Gambar 3.3. Kartu gudang ………………….………………………. 73

Gambar 3.4. Surat Jalan……………………..………………………. 74

Gambar 3.5. Bon Pengeluaran Gula……….………………………. 75

Gambar 3.6. Bon Pengeluaran Tetes………………………………. 76

Gambar 3.7. Adfis Gula………………………………………………. 77

Gambar 3.8. Laporan Harian Persediaan Gula……………………. 78

Gambar 3.9. Laporan Harian Persediaan Tetes……………………. 79

Gambar 3.10. Peralatan Penanganan Bahan………………………. 84

Gambar 3.11. Denah Lokasi Gudang Gula…………………………. 87

Gambar 3.12. Denah Lokssi Tengki Tetes…..………………………. 88


commit to user

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Keterangan Magang Kerja PG. Tasikmadu

Karanganyar

Lampiran 2. Blanko nilai dari PG. Tasikmadu Karanganyar

Lampiran 3. Surat Keaslian Tugas Akhir


commit to user

ABSTRAK

ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DAN PERALATAN PENANGANAN BAHAN DALAM RANGKA PENINGKATAN

EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI GUDANG HASIL PRODUKSI PADA PG. TASIKMADU KARANGANYAR

YUDI FAJAR KRISTIAWAN

F3508100

Penelitian tugas ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui secara langsung proses pergudangan pada gudang hasil produksi PG. Taikmadu Karanganyar, untuk mengetahui segala administrasi yang dilaksanakan pada setiap kegiatan gudang dan implementasi peralatan penunjang untuk mengetahui bagaimana penerapannya dalam kegitan nyatanya, serta mencapai efektifitas dan efisiensi gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar.

Penelitian dilakukan di PG. Tasikmadu Karanganyar dengan alamat di Desa Ngijo, Kecamatan Tasikmadu, Kabupaten Karanganyar, Jawa Tengah. Data yang digunakan sebagai bahan analisis diperoleh melalui wawancara, observasi langsung di lapangan dan pemeriksaan terhadap dokumen perusahaan. Jenis data yang digunakan data sekunder yaitu data yang diperoleh secara tertulis dari perusahaaan yang bersangkutan dengan metode pembahasan diskriptif. Hasil pengamatan mengenai pelaksanaan administrasi operasional gudang dan peralatan yang mendukung untuk terciptanya efisiensi dan efektifitas gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar dituangkan dalam pembahasan. Hasil pembahasan mengenai pelaksanaan operasional gudang dan penanganan peralatan barang jadi pada PG. Tasikmadu Karanganyar umumnya telah dilakukan dengan baik, dengan melibatkan pelaksanaan tugas yang dilakukan personil gudang, fungsi keberadaan gudang, pelaksanaan administrasi yang dilakukan sesuai wewenang juga bisa dipertanggung jawabkan dan pemakaian teknologi peralatan penanganan bahan yang tepat guna dan tempat. Walaupun masih perlunya penekanan pada beberapa hal yang dirasakan penting guna mencapai efektifitas dan efesiensi gudang hasil produksi yang ingin dicapai. Hal itu adalah pelaksanaan administrasi operasional gudang supaya bisa lakukan dengan tepat, aman dan cepat sehingga mampu menambah pelayanan dan kurangnya teknologi peralatan penanganan bahan yang tepat dalam penataan barang jadi gula yaitu konveyor yang dilihat mampu mengkombinasikan antara teknologi material handling dengan manual


commit to user

handling berupa tenaga panggul berjalan baik pada gudang hasil produksi milik PG. Tasikmadu Karanganyar.

Berdasarkan pembahasan yang dilakukan, peneliti memberikan usulan kepada perusahaan membuat pelaksanaan administrasi dapat dilakukan dengan tepat, aman dan cepat dengan menambah pelayanan kepada pihak yang berwenang sebagai pengambil barang jadi. Dan penambahan teknologi peralatan penanganan bahan dalam penataan barang jadi hasil produksi yaitu gula, guna sebagai penanganan barang dan memaksimalkan kapasitas gudang.

Kata kunci : administrasi operasional gudang, peralatan penanganan bahan, dan efektifitas dan efisiensi gudang.


commit to user 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pergudangan memegang peran sangat penting dalam kehidupan

sebuah perusahaan manufaktur. Sehubungan gudang merupakan asset

penting bagi perusahaan maka keberadaannya perlu pengawasan dan

pengendalian. Hal ini bertujuan untuk bisa meminimalkan biaya pelayanan

dalam waktu pengoperasian, ketepatan jumlah barang, memaksimalkan

kapasitas gudang dan memberikan keamanan terhadap barang jadi

perusahaan.

Di dalam menyelenggarakan kegiatan proses pergudangan

dalam perusahaan yang bersangkutan harus memiliki administrasi

operasional gudang yang terstandarisasi. Apabila administrasi operasional

gudang dalam perusahaan kurang begitu diperhatikan dan dilakukan

dengan terstandarisasi atau tersistem dapat mengakibatkan timbulnya

beberapa kerugian-kerugian dikarenakan kurangnya pengendalian dan

pengawasan akan bahan atau barang yang keluar dan masuk di gudang.

Maka akan sulit memastikan ketepatan berapa bahan atau barang yang

dimiliki sekarang dan akan memudahkan kehilangan barang hasil karena

kurangnya pengawasan.


commit to user 2

Selain itu, peralatan penanganan bahan juga asset perusahaan

yang digunakan untuk merepresentasikan penanganan material dengan

memakai peralatan dan metode yang benar. Dengan jenis materialnya

yang berbeda-beda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain

atau dengan kata lain tidak persis sama tentu peralatan penanganan

bahan juga berbeda-beda. Peralatan penanganan bahan pada banyak

perusahaan, terkhusus bagian penanganan gudang atau teknologi

asesoris gudang menjadikan hal yang harus diperhatikan dalam seleksi

lokasi atau tata letak. Sehingga perlu memperhatikan dalam pembuatan

banyak keputusan yang saling terkait mengenai rancangan suatu fasilitas

sebelumnya. Tata letak suatu lokasi menentukan aliran umum gerakan

orang dan bahan didalam fasilitas yang bersangkutan dan memiliki

dampak yang penting pada efisiensi pengoperasiannya.

Hal yang sama terjadi pada gudang bahan hasil produksi pada

PG. Tasikmadu Karanganyar yang mengelola harta kekayaan pabrik gula

berupa produk jadinya yaitu gula dan tetes. Gudang yang memiliki guna

menyimpan hasil produksi. PG. Tasikmadu Karanganyar sudah

melakukan administrasi terhadap semua operasional gudang, meskipun

demikian, masih diperlukan peningkatan akan pelayanan pada pihak yang

berkepantingan mendapat pelayanan untuk pengeluaran barang jadi

produksi. Selain pelaksanaan administrasi dijumpai adanya permasalahan

pada bagian penanganan bahan hasil produksi. Peralatan penanganan

bahan yang muncul pada bagian gudang hasil produksi di PG. Tasikmadu


commit to user 3

Karanganyar disebabkan karena masalah teknis maupun non teknis

dalam penanganan bahan hasil produksi dan tata letak, masih perlunya

penambahan pengadaan alat dan perawatan peralatan penaganan bahan

yang sudah ada. Kedua hal ini akan berpengaruh pada dampak akan

efektifitas dan efisiensi gudang dalam pengelolaan dan pengawasan

bahan hasil produksi pada gudang hasil produksi PG. Tasikmadu

Karanganyar supaya mudah tercapai.

Untuk membahas mengenai masalah di atas agar dapat

menghasilkan komitmen terhadap administrasi operasional dan peralatan

penanganan bahan gudang maka penulis mencoba melakukan penelitian

dan menuliskan hasilnya dalam tugas akhir dengan judul ”Administrasi

Operasional Gudang dan Peralatan Penanganan Bahan dalam

Rangka Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi Gudang Hasil Produksi

Gula dan Tetes pada PG. Tasikmadu Karanganyar”.

B. Rumusan Masalah

Sesuai dengan uraian latar belakang diatas, maka rumusan

masalah penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana pelaksanaan tugas dan penerapan fungsi gudang pada

PG. Tasikmadu Karanganyar?


commit to user 4

2. Bagaimana administrasi operasional Gudang pada PG. Tasikmadu

Karanganyar?

3. Bagaimana penggunaan peralatan penanganan bahan atau

material handling equipment berhubungan dengan bahan dan

tata letak pada gudang hasil produksi PG. Tasikmadu

Karanganyar?

4. Apakah administrasi operasional gudang dan peralatan

penanganan bahan pada gudang dapat meningkatkan efektivitas

dan efisiensi gudang hasil produsi pada PG. Tasikmadu

Karanganyar?

C. Tujuan Penelitian

Dari rumusan masalah di atas, tujuan penelitian ini adalah

sebagai berikut :

1. Mengetahui penerapan tugas dan fungsi gudang pada PG.

Tasikmadu Karanganyar.

2. Mengetahui administrasi operasional gudang pada PG. Tasikmadu

Karanganyar.

3. Mengetahui penggunaan peralatan penanganan bahan atau

marterial handling equiepment yang berhubungan dengan bahan

dan tata letak pada Gudang hasil PG. Tasikmadu Karanganyar.


commit to user 5

4. Mengetahui peranan administrasi operasional gudang dan

peralatan penanganan gudang dalam meningkatkan efektivitas dan

efisiensi gudang hasil produksi pada PG. Tasikmadu Karanganyar.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat yang dapat diambil dari hasil penelitian ini adalah:

1. Bagi Perusahaan

Hasil pembahasan dalam tugas akhir dapat menjadi bahan bagi

perusahaan dalam rangka penentuan kebijakan mengenai

pengelolaan gudang dalam perusahaan.

2. Bagi Peneliti

a. Memperoleh gambaran secara langsung tentang dunia kerja

dari perusahaan yang diamati.

b. Sebagai media dalam membandingkan antara pengetahuan dan

keterampilan mengenai manajemen pergudangan yang telah

dipelajari selama di bangku kuliah dengan penerapan

manajemen pergudangan di perusahaan.

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

Diharapkan hasil pengamatan ini dapat memberikan manfaat bagi

pembaca yang akan mengamati tentang manajemen pergudangan

pada masa yang akan datang.


commit to user 6

E. Kerangka Pemikiran

Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran

Sumber : Usulan Peneliti

Masalah yang terjadi di PG. Tasikmadu Karanganyar adalah

pengelolaan akan barang hasil produksi pada bagian gudang hasil

produksi. Mengenai pelaksanaan administrasi operasional gudang

yang diharapkan dapat terlaksana dengan baik guna dapat

mengantisipasi akan ketepatan barang yang dimiliki dan melakukan

pengelolaan gudang dalam pengawasan pada barang hasil produksi

akan ancaman kahilangan, sehingga tercapai ketepatan dan

keamanan hasil produksi dapat tercapai secara efektif. Dan,

keberadan peralatan penanganan bahan perlu diperhatikan lagi, juga

hubungannya dengan tata letak pabrik yang dapat diharapkan untuk

memaksimalkan kapasitas penggunaan bangunan gudang,

peningkatan kinerja personil gudang mengenai pengelolaan biaya

Pelaksanaan Administrasi Operasional Gudang

Efektivitas dan Efisiensi Gudang

Penambahan Penggunaan Peralatan Penanganan


commit to user 7

pengoperasian gudang dan memperketat pengawasan. Akan

penambahan peralatan penanganan bahan akan memberikan dampak

positif terhadap efektivitas dan efisiensi gudang hasil produksi PG.

Tasikmadu Karanganyar. Apabila kedua hal ini terwujud, maka

masalah pengelolan barang jadi dan penanganan bahan pada gudang

hasil produksi mengenai harapan gudang menjadi efektif dan efisien

dapat tercapiakan.

F. Metode Penelitian

1. Desain Penelitian

Desain penelitian ini dilakukan dengan cara pengamatan

langsung di lapangan, kemudian membandingkan dengan teori

yang diuraikan dalam kajian pustaka dan melakukan pembahasan

terhadap rumusan masalah yang telah ditentukan.

2. Obyek Penelitian

Magang kerja dilaksanakan di Pabrik Gula Tasikmadu

Karanganyar yang tepatnya di Desa Ngijo, Kecamatan Tasikmadu,

Kabupaten Karanyar. Peneliti melakukan penelitian di perusahaan

tersebut dengan ditempatkan di bagian A.K.U, bagian SDM dan

bagian Gudang bahan baku atau Magasin serta Gudang hasil

produksi selama satu bulan yang dimulai pada tanggal 7 Februari

sampai dengan tanggal 7 Maret 2011.


commit to user 8

3. Jenis dan Sumber Data

Data yang digunakan merupakan data yang diperoleh dari

sumber data secara tidak langsung oleh peneliti. Dalam penelitian

ini, peneliti tidak menggunakan data primer karena data yang akan

digunakan sudah tersedia di perusahaan. Maka dari itu, data yang

digunakan adalah data sekunder. Data sekunder yang digunakan

adalah:

1) Dokumen administrasi operasional gudang perusahaan.

2) Studi Kepustakaan yaitu dengan mempelajari buku-buku yang

berkaitan dengan manajemen pergudangan.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Mengambil data dengan bertanya secara langsung

kepada pihak perusahaan agar data yang diperoleh lebih

lengkap. Wawancara yaitu peneliti melakukan tanya jawab

secara langsung dengan narasumber. Narasumber tersebut

ialah pembimbing magang di perusahaan, staf SDM, petugas

atau staf A.K.U (Administrasi, Keuangan dan Umum), kepala

bagian gudang dan karyawan lainnya.


commit to user 9

b. Observasi

Teknik pengumpulan data dengan mengamati obyek

secara langsung di lokasi pengamatan sehingga dapat

mengetahui secara langsung obyek yang diamati.

c. Studi Pustaka

Pengumpulan data yang diperoleh dari catatan,

laporan, dokumen, serta tulisan ilmiah dan sumber-sumber lain

yang sekiranya dapat dipergunakan.

5. Metode Pembahasan

Metode pembahasan yang digunakan adalah

pembahasan desktriptif yaitu teknik untuk membuat gambaran atau

deskripsi secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai suatu

obyek yang diteliti. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan

pembahasan atas sistem administrasi operasional gudang pada PG

Tasikmadu Karanganyar kemudian melakukan pengamatan

mengenai implementasi sistem tersebut pada perusahaan dan

diakhiri dengan menyimpulkan hasil pembahasan perusahaan

mengenai administrasi operasional gudang dan implementasi

peralatan penanganan bahan pada gudang.


commit to user 10

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pergudangan

Gudang adalah lokasi untuk penyimpanan produk sampai

permintaan (demand) cukup besar untuk melaksanakan distribusinya

(Bowersox, 2006: 293).

Pergudangan merupakan bagian integral dari sistem logistik

yang berperan penting dalam melayani pelanggan dengan biaya

seminimal mungkin. Selain itu juga merupakan jaringan primer diantara

produsen dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan

persediaan selama seluruh bagian proses logistik berjalan.

Pergudangan diperlukan dalam rangka :

1. Mencapai transportasi yang ekonomis

2. Mencapai produksi yang ekonomis

3. Mendapat keuntungan dari diskon pembelian dengan kuantitas

banyak dan pembelian duluan.

4. Memelihara sumber persediaan.

5. Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan.

6. Mengantisipasi kondisi perubahan pasar (musiman, fluktuasi

permintaan, kompetisi).


commit to user 11

7. Mengatasi perbedaan ruang dan waktu yang berada diantara

produsen dan konsumen.

8. Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistik seimbang dengan

tingkat pelayanan pelanggan yang diinginkan.

9. Mendukung program just in time dari supplier dan pelanggan.

B. Macam-macam Gudang

Seiring dengan perkembangan dunia usaha yang menuntut

adanya optimalisasi penggunaan gudang, maka macam-macam

gudang yang sering dijumpai di dunia kerja nyata adalah sebagai

berikut (Widjaja Tunggal. 2009: 49 – 50) :

1. Gudang Campuran (mixing warehouse)

Produk campuran melibatkan banyak lokasi pabrik (pabrik

A, B, dan C) yang mengirimkan produk (produk A, B, dan C) ke

gudang pusat dengan jumlah yang banyak, dimana pesanan

pelanggan sifatnya bervariasi dan digabungkan saat dikirim.

2. Gudang Breakbulk (breakbulk warehouse)

Gudang Breakbulk adalah fasilitas yang menerima

pengiriman produk dengan jumlah banyak dari pabrik. Beberapa

pesanan pelanggan digabungkan ke dalam pengiriman tunggal dari

pabrik menuju gudang breakbulk kemudian pesanan akan dibagi /


commit to user 12

dibuat menjadi pengiriman LTL (Least-than-truckload/kurang dari

muatan gudang) yang lebih kecil jumlahnya, dan dikirim ke

pelanggan yang letaknya dekat dengan gudang.

3. Gudang Konsolidasi (consolidation warehouse)

Pesanan skala kecil dari sejumlah supplier dikirimkan ke

gudang konsolidasi yang dekat dengan supplier sehingga LTL

(Least-thantruckload) dapat digunakan bila perlu dalam jumlah

sedikit dan sisanya digunakan untuk waktu jangka panjang dari

gudang ke perusahaan.

Menyimpan persediaan di dalam gudang diperlukan untuk

memelihara sumber persediaan. Sebagai contoh, pemilihan waktu dan

kuantitas pembelian penting untuk dipertahankan supplier terutama

selama periode kritis. Diperlukan juga penanganan persediaan jangka

pendek sebagai akibat kerusakan dalam pengangkutan, stockout

penjual, ataupun pemogokan pada salah satu supplier perusahaan.

Mayoritas perusahaan menggunakan pergudangan dengan

tujuan untuk mencapai total biaya logistik seminimal mungkin dalam

melayani pelanggan karena pergudangan memungkinkan manajemen

untuk menyeleksi model transport dan tingkat persediaan sehingga bila

digabungkan dengan komunikasi dan sistem proses pesanan serta

alternatif produksi, dapat meminimalkan total biaya pelayanan

pelanggan.


commit to user 13

Faktor-faktor utama yang mempengaruhi sifat dasar dan

pentingnya pergudangan, yaitu:

1. Waktu

Waktu merupakan salah satu unsur terpenting dalam

keefektifan pergudangan. Maka dari itu, operasi gudang terbaik

adalah gudang yang dirancang untuk mengurangi setiap aspek

waktu siklus pesanan.

2. Kualitas

Kualitas sama pentingnya dengan ketepatan waktu, dan

user saat ini selalu mengharapkan hasil yang mendekati

kesempurnaan.

3. Perhatian

Perhatian pada gudang merupakan perbaikan produktivitas

aset. Tiga fungsi kritis adalah mengurangi biaya total, penggunaan

kembali dan daur ulang.

4. Perkembangan jaman

Di abad 21, Manajer gudang harus mengembangkan jenis

tenaga kerja baru serta perlu bagi manajemen dan tenaga kerja

untuk berubah secara signifikan.


commit to user 14

C. Jenis-jenis Gudang

Konsep gudang dalam dunia industri sangatlah berbeda

dengan konsep gudang pada keseharian dalam rumah tangga yang

sering kita ketahui. Seringkali kita mengasumsikan bahwa gudang

adalah merupakan ruangan, dimana ruangan itu digunakan untuk

menyimpan barang. Asumsi ini tidak selamanya benar, berikut kita

akan ditunjukkan mengenai jenis-jenis gudang dalam dunia industri.

Terdapat 6 (enam) jenis gudang yang biasa digunakan, yaitu :

1. Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik

(General merchandise warehouses for manufactured goods).

2. Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin (Refrigerated or

cold storage warehouse).

3. Gudang dengan bea/pajak (bonded warehouses).

4. Gudang barang-barang rumah tangga (household goods

warehouses). Dalam kategori pergudangan ini terdapat beberapa

alternatif penyimpanan :

a. Konsep penyimpanan terbuka.

b. Ruang pribadi atau kubah penyimpanan.

c. Penyimpanan dalam wadah.

d. Gudang komoditas khusus (special commodity warehouses).


commit to user 15

e. Gudang penyimpanan barang penting (bulk storage

warehouses).

D. Tugas-tugas pergudangan

Pergudangan dalam perusahaan bukan hanya sekedar

sebagaitempat penyimpanan saja. Secara garis besar, pergudangan

memiliki tugas sebagai berikut:

1. Menerima, menyimpan

2. Masukan pesanan

3. Pengambilan, penyelenggaraan, pemuatan

4. Cross Docking

5. Proses pengembalian, penggantian

6. Packing, labeling

7. Pengumpulan, perpaduan, pengisian

8. Promosi

9. Breadbulk dan konsolidasi

10. Transportasi

11. Pelayanan ekspor/impor

12. Bukti pengiriman

13. Peniruan/pelayanan pelanggan


commit to user 16

14. Laporan pelayanan/pengawasan pengangkutan

15. Lokasi

16. Manajemen real estate

17. Jaringan analisis

18. Perkembangan sistem

E. Fungsi pergudangan

Terdapat 3 (tiga) fungsi dasar pergudangan, yakni:

perpindahan, penyimpanan, dan transfer informasi (Widjaja Tunggal:

55)

1. Perpindahan (movement)

Fungsi ini dibagi menjadi beberapa aktivitas, yakni :

a. Penerimaan (receiving)

b. Transfer atau penyimpanan (transfer or put away)

c. Pengambilan pesanan pelanggan atau penyeleksian pesanan

(customer order picking or order selection)

d. Cross Docking

e. Pengiriman (shipping)


commit to user 17

2. Penyimpanan (storage)

Berfungsi sebagai penyimpanan terbagi atas penyimpanan

sementara dan semi permanen.

3. Transfer Informasi (information transfer)

Transfer informasi terjadi secara serempak dengan

pergerakan dan fungsi penyimpanan. Gudang adalah hal yang

penting bagi perusahaan dalam rangka menjaga konsistensi

ketersediaan bahan/barang ketika bahan/barang terebut

dibutuhkan untuk dikonsumsi. Namun keberadaanya tidak

merupakan harga mati bagi sebagian perusahaan karena

keberadaan gudang hanya akan menambah adanya tambahan

biaya yang nantinya akan menjadi beban biaya tambahan pada

produk yang dijual ke konsumen.

Maka dari itu gudang yang dimiliki perusahaan, harus

memperhitungan tingkat efektivitas dan efisiensi penggunaannya.

Hal ini yang menjadi pekerjaan besar bagi Manajemen perusahaan

sebelum memutuskan bahwa perlu membuat gudang baru atau

cukup sewa gudang dengan cara sub kontrak.


commit to user 18

Sedangkan, menurut Hadiguna dan Setiawan (2008: 155),

Macam–macam gudang menurut karakteristik yang akan disimpan

yaitu :

1. Penyimpanan Bahan Baku

Gudang akan menyimpan setiap material yang dibutuhkan

atau digunakan untuk proses produksi. Lokasi gudang umumnya di

dalam bangunan pabrik. Beberapa jenis barang tertentu bisa pula

diletakan di luar bangunan pabrik, sehingga perusahaan dapat

menghemat biaya gudang karena tidak memerlukan bangunan

khusus untuk itu. Gudang demikian disebut stockroom karena

fungsinya memang menyimpan stok untuk kebutuhan tertentu.

2. Penyimpanan Barang Setengah Jadi

Dalam perusahaan manufaktur, kita sering menemui

bahwa benda kerja harus melalui beberapa macam operasi dalam

pengerjaannya. Prosedur demikian sering pula harus terhenti

karena dari satu operasi ke operasi berikutnya waktu pengerjaan

yang dibutuhkan tidaklah sama. Akibatnya, barang atau material

harus menunggu sampai mesin atau operator berikutnya siap

mengerjakan. Ada dua macam barang setengah jadi (work in

process storage), yaitu bahan berjumlah kecil dan barang

berjumlah banyak.


commit to user 19

3. Penyimpanan Produk Jadi

Gudang demikian kadang–kadang disebut pula gudang

dengan fungsi menyimpan produk–produk yang telah selesai

dikerjakan.

F. Peralatan Penganan Bahan (Material Handling Equipment)

Peralatan penanganan bahan adalah semua peralatan yang

berhubungan dengan, penyimpanan mengendalikan gerakan, dan

perlindungan bahan, barang dan produk selama proses manufaktur,

distribusi konsumsi, dan pembuangan. Peralatan penanganan Material

adalah peralatan mekanik yang terlibat dalam sistem lengkap.

Peralatan penanganan material umumnya dipisahkan ke dalam empat

kategori utama: penyimpanan dan penanganan peralatan, sistem

rekayasa, truk industri, dan bulk peralatan penanganan bahan.

(en.wikipedia.org 2011).

Jadi dapat disimpulkan bahwa peralatan penanganan bahan

adalah peralatan yang digunakan untuk memindahkan muatan yang

berat dari satu tempat ketempat lain dalam jarak yang tidak jauh,

misalnya pada bagian-bagian atau departemen pabrik, pada tempat-

tempat penumpukan bahan, lokasi konstruksi, tempat penyimpanan

dan pembongkaran muatan dan sebagainya. Mesin pemindah bahan

hanya memindahkan muatan dalam jumlah dan besar tertentu serta


commit to user 20

jarak tertentu dengan perpindahan bahan kearah vertikal, horizontal,

dan atau kombinasi keduanya.

Seni dan ilmu pengetahuan dari perpindahan, penyimpanan,

perlindungan dan pengawasan material.

Tujuan :

1. Menjaga atau mengembangkan kualitas produk, mengurangi

kerusakan dan memberikan perlindungan terhdap material.

2. Meningkatkan keamanan dan mengembangkan kondisi kerja

3. meningkatkan produktivitas

4. Meningkatkan tingkat penggunaan fasilitas

5. mengurangi bobot mati

6. sebagai pengawasan persediaan

Peralatan penangan bahan atau material handling equipment

dapat menjadi sumber pembiayaan modal utama bagi perusahaan.

Tiga katagori peralatan terkait kegiatan :

1. Penyimpanan dan pengambilan order

2. Tranportasi (perpindahan bahan) dan pengurutan

3. Peralatan untuk pengiriman

Secara umum mesin pemindah bahan (material handling

equipment) dapat dibagi dalam tiga kelompok, yaitu:


commit to user 21

a. Peralatan pengangkat, yaitu peralatan yang ditujukan untuk

memindahkan muatan satuan dalam satu batch, misal:

1) Mesin pengangkat: kerek, dongkrak.

2) Crane: mobile crane, tower crane.

3) Elevator.

b. Peralatan pemindah (konveyor), yaitu peralatan yang ditujukan

untuk memindahkan muatan curah (banyak partikel, homogen)

maupun muatan satuan secara kontinu. Misal: screw conveyor,

belt conveyor, pneumatic conveyor, vibratory conveyor, dan

sebagainnya.

c. Peralatan permukaan dan overhead, yaitu peralatan yang ditujukan

untuk memindahkan muatan curah dan satuan, baik batch maupun

berlanjutan, misal : scrapper, excavator, bulldozer, dan lain-lain.

Tata letak gudang dan penyimpananya juga mempengaruhi

penanganan bahan. Tujuan tata letak gudang adalah menemukan titik

optimal di antara biaya penanganan bahan dan biaya-biaya yang

berkaitan dengan luas ruangan dalam gudang (Haizer, Render. 2006,

468).


commit to user 22

G. Efektivitas dan Efisiensi

Griffin (2004: 8) mengemukakan bahwa efektif yaitu membuat

keputusan yang tepat dan mengimplementasikannya dengan sukses.

Sedangkan efisien adalah menggunakan berbagai sumber daya

secara bijaksana dan dengan cara yang hemat biaya.

Menurut Heizer dan Render (2006), efektif adalah

mengerjakan pekerjaan yang benar. Sedangkan efisien adalah

mengerjakan pekerjaan dengan baik, dengan sumber daya dan limbah

yang minimum.

Pendefinisian mengenai efektitivitas maupun efisiensi, oleh

para pakar memang beraneka ragam, tetapi secara substansi memiliki

persamaan. Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan

yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang

telah ditetapkan. Sedangkan efisiensi adalah kemampuan untuk

menyelesaikan sesuatu pekerjaan dengan lancar. Hal ini merupakan

konsep matematik atau merupakan perhitungan rasio antara keluaran

(output) dengan masukan (input).


commit to user 23

H. Efektivitas dan Efisiensi Gudang

Gudang seringkali dikonotasikan sebagai tempat yang kotor,

dan tempat menyimpan barang yang sudah tidak digunakan.

Pemahaman seperti itu harus kita hilangkan ketika kita mendefinisikan

gudang dalam perusahaan. Gudang dalam perusahaan, khususnya

perusahaan manufaktur. Gudang dalam perusahaan manufaktur

merupakan terminal (peranta) untuk bahan yang akan diproses

maupun terminal untuk produk yang sudah jadi sebelum dikirimkan ke

tangan konsumen. Hal inilah yang menjadi latar belakang bahwa

gudang harus efektif dan efisien.

Makna dari gudang yang efektif adalah gudang yang ada

harus dapat meminimalkan kerusakan bahan maupun kerusakan

barang akibat dari adanya penanganan bahan/barang. Jadi

keberadaan gudang merupakan media pendukung dalam menjaga

konsistensi kualitas bahan/barang yang dihasilkan bukan media atau

tempat yang dapat menurunkan kualitas bahan/barang yang dihasilkan

dari proses produksi.

Sedangkan gudang yang efisien adalah selalu dikaitkan

dengan penataan bahan/barang dalam gudang. Gudang dapat

dikatakan efisien apabila, karyawan bagian gudang dapat dengan

mudah menyimpan bahan/barang maupun mengeluarkan

bahan/barang. Gudang yang efisien bukanlah gudang harus berarti

rapi, tetapi harus memperhatikan aspek kemudahan dalam pencarian


commit to user 24

bahan/barang dalam rangka pengecekan, maupun pengambilan

bahan/barang.

Setiap organisasi atau perusahaan mempunyai keterbatasan

akan sumber daya manusia, uang dan fisik untuk mencapai tujuan

organisasi. Keberhasilan mencapai tujuan tergantung pada pemilihan

tujuan yang akan dicapai dan cara menggunaan sumber daya untuk

mencapai tujuan tersebut. Manajemen menentukan keefektivitasan

dan efisiensi kegiatan-kegiatan organisasi.

Efektif mengacu pada pencapaian tujuan sedangkan efisien

mengacu pada penggunaan sumber daya minimum untuk

menghasilkan keluaran (output) yang telah ditentukan. Bagi

manajemen yang diutamakan efektif dahulu baru efisien. Jadi,

organisasi membutuhkan manajemen terutama untuk :

1. Pencapaian tujuan secara efektif dan efisien.

2. Menyeimbangkan tujuan – tujuan yang saling bertentangan dan

menentukan skala prioritas.

3. Mempunyai keunggulan daya saing (competitive advantage) dalam

menghadapi persaingan global.

Selain itu, dengan adanya manajemen gudang yang baik tentu

akan menjamin ketersediaan bahan ketika dibutuhkan oleh bagian

produksi. Sehingga kesesuaian bahan yang diberikan oleh bagian


commit to user 25

gudang dengan bahan yang diminta bagian produksi terwujud dalam

rangka mendukung proses produksi agar berjalan lancar.

Dalam rangka mendukung fungsi gudang menjadi support

system bagi bagian produksi, maka perlu diadakannya administrasi

operasional gudang yang sistematis dan terstandar, sehingga

pengawasan terhadap aktivitas operasional gudang serta keadaan

bahan/barang dalam gudang dapat dilakukan dengan mudah dan

akurat.


commit to user 26

BAB III

PEMBAHASAN

A. Gambaran Obyek Penelitian

1. Sejarah Perusahaan

PG. Tasikmadu Karanganyar didirikan oleh Kanjeng Gusti

Pangeran Adipati Arya Mangkunegara IV pada tahun 1871 yang

sebelumya telah banyak membangun pabrikpabrik gula disekitar

Solo. Pesan yang disampaikan Mangkoenegoro saat membangun

PG. Tasikmadu Karanganyar: “Pabrik iki openono, senajan ora

nyugihi, nanging nguripi, kinaryo papan pangupo jiwone kawulo

dasih. (Pabrik ini peliharalah, meskipun tidak membuat kaya, tapi

menghidupi, memberikan perlindungan, menjadi jiwa rakyat kecil)

Secara garis besar, sejarah PG. Tasikmadu Karanganyar sebagai

berikut:

a. Pada tahun 1871

Pada tahun 1871 Kanjeng Gusti Pangeran Adipati Arya

Mangkunegara IV bekerjasama dengan pemerintah Hindia

Belanda (Superintendents M.E. Zeken) mendirikan PG.

Tasikmadu Karanganyar. Pembangunan PG. Tasikmadu

Karanganyar dengan arsitek berkebangsaan Jerman yang

bernama Het Founds Eigendommen Mangkoenegaranse Rijk


commit to user 27

b. Pada tahun 1926-1937

Pada tahun 1926 dilakukan perbaikan untuk

meningkatkan kapasitas dan mulai beroperasi normal kembali

pada tahun 1937 sampai dengan kedudukan Jepang.

c. Pada tahun 1942-1946

Pengelolaan perusahaan berada di bawah kantor

pimpinan Oemoem Peroesahaan Mangkoenegaran (POPMN)

yang pada awal mulanya bernama “Soepritendas”.

d. Pada tahun 1946-1947

Pada tahun 1946 perusahaan Mangkoenegaran

bergabung dengan Perusahaan Kasunanan menjadi

Perusahaan Nasional Surakarta (PNS).

e. Pada tahun 1947-1960

Pada tahun 1947 lahir Peraturan Pemerintah (PP) No.

9/PP/1947 yang merubah Perusahaan Nasional Surakarta

(PNS) menjadi Perusahaan Perkebunan Pepublik Indonesia

(PPRI) sampai dengan tahun 1960.

f. Pada tahun 1960-1963


47/PP/1960 tentang penyerahan Perusahaan Perkebunan

Republik Indonesia (PPRI) kepada Perusahaan Perkebunan


commit to user 28

Negara (PPN) dan pada tahun 1961 lahir PP No. 164/PP/1961

yang memasukkan PG. Tasikmadu Karanganyar ke dalam PPN

Jawa Tengah dan memiliki status Badan Usaha Milik Negara

(BUMN) sampai dengan tahun 1963.

g. Pada tahun 1963-1965


1/PP/1963 yang mengubah PPN menjadi Badan Pimpinan

Umum Perusahaan Perkebunan Negara (BPUPPN) sampai

dengan tahun 1965.

h. Pada tahun 1965-1968

Pada tahun 1965 tepetnya tanggal 15 Mei keluar

Keputusan Menteri Koordinator Departemen Pertanian dan

Agraria No. 179/SK/Kompag/1965 yang mengubah BPUPPN

menjadi Badan Pimpinan Umum Perusahaan Perkebunan

Negara Gula (BPUPPN Gula) sampai dengan tahun 1968.

i. Pada tahun 1968-1973

Pada tahun 1968 berdasarkan PP No. 14/PP/1968

didirikan Perusahaan Negara Perkebunan XVI (PNP XVI) dan

BPUPPN Gula dimasukkan ke dalam PNP XVI dan PG

Tasikmadu masuk dalam unit kerja PNP XVI sampai tahun

1973.


commit to user 29

j. Pada tahun 1973-1981

Pada tahun 1973 lahir PP No. 32/PP/1973 yang

mengubah status PNP menjadi Persero yaitu PT. Perkebunan

XVI (PTP XVI) sampai dengan tahun 1981.

k. Pada tahun 1981-1996

Pada tahun 1981 tepatnya tanggal 28 April keluar Surat

Keputusan Menteri Keuangan No. 236/KMK.011/1981 yang

menggabungkan PTP XV dengan PTP XVI menjadi PTP XVXVI

(Persero) yang berkedudukan di Jl. Ronggowarsito No. 164

Surakarta sampai dengan tahun 1996. Pada rentang waktu

tersebut tepatnya tahun 1989 diadakan rehabilitasi PG.

Tasikmadu Karanganyar dengan menaikkan kapasitas dari

2500 TCD menjadi 4000 TCD.

l. Pada tahun 1996

Pada tahun 1996 berdasarkan PP No. 17/PP/1996

tanggal 14 Februari 1996, Surat Keputusan Menteri Keuangan

No. 168/KMK.016/1996 tanggal 16 Maret 1996 dan No.

256/KMK.016/1996 tanggal 8April, PTPXVXVI (Persero)

digabung dengan PTPXVIII (Persero) menjadi PT Perkebunan

Nusantara IX (Persero) dan PG. Tasikmadu Karanganyar

menjadi salah satu unit kerja dari PT Perkebunan Nusantara IX

(Persero).


commit to user 30

m. Pada tahun 1997

Pada tahun 1997 PG Colomadu ditidurkan dan tahun

1998 digabung dengan PG Tasikmadu Afdeling Colomadu.

n. Pada tahun 2005

Pada tanggal 18 Desember 2005 diresmikan berdirinya

Agro Wisata Sondokoro yang merupakan salah satu

diversifikasi usaha dari PG Tasikmadu.

o. Pada tahun 2007

Pada tahun 2007 yang tepatnya tanggal 11 Mei

diresmikan alih proses PG. Tasikmadu Karanganyar dari

Karbonatasi menjadi Sulfitasi. PG. Tasikmadu Karanganyar

merupakan salah satu di antara delapan pabrik gula yang

pengelolaannya di bawah PT. Perkebunan Nusantara IX

(Persero) yang berkedudukan di Jl. Ronggowarsito No. 164

Surakarta. Delapan pabrik gula tersebut yaitu:

1) PG. Jati Barang yang berada di Brebes

2) PG. Pangka yang berada di Tegal

3) PG. Sumberharjo yang berada di Pemalang

4) PG. Sragi yang berada di Pekalongan

5) PG. Rendeng yang berada di Kudus

6) PG. Gondang Baru yang berada di Klaten


commit to user 31

7) PG. Tasikmadu Karanganyar yang berada di Karanganyar

8) PG. Mojo yang berada di Sragen

2. Lokasi Perusahaan

Lokasi PG. Tasikmadu Karanganyar terletak di Desa Ngijo,

Kecamatan Tasikmadu, Kabupaten Karanganyar, Jawa Tengah.

Lokasi PG. Tasikmadu Karanganyar cukup strategis, karena danya

faktor-faktor sebagai berikut:

a. Bahan Baku

Di PG. Tasikmadu Karanganyar adalah daerah yang

dekat dengan bahan baku yaitu tebu. Tebu adalah bahan baku

utama di PG. Tasikmadu Karanganyar untukkegiatan produksi.

Selain di Karanganyar, bahan baku tebu juga di dapatdari

Sukoharjo, Wonogiri, Sragen, Grobogan, Boyolali, dan di

daerahdaerah lainnya.

b. Sumber Air

Untuk proses produksi dan kegiatan lainnya PG.

Tasikmadu Karanganyar kebutuhan akan air dapat dipenuhi

karena lokasi pabrik dekat dengan Waduk Delingan,

Karanganyar.


commit to user 32

c. Tenaga Kerja

Tenaga kerja PG. Tasikmadu Karanganyar sebagian

besar berasal dari daerah sekitar tetapi untuk karyawan stafnya

berasal dari luar daerah pabrik, karena pengangkatan stafnya

ditentukan oleh Direksi PT. Perkebunan Nuisantara IX (Persero)

yang terletak di Jl. Ronggowarsito No. 164 Surakarta.

d. Sarana Transportasi

PG. Tasikmadu Karanganyar terletak di sebelah utara

jalan raya SoloTawangmangu, sehingga dapat mempermudah

transportasi pengangkutan bahan baku, bahan baku,dan

transportasi karyawan.


commit to user 33

Gambar 3.1

Struktur Organisasi PG. Tasikmadu Karananyar

Sumber: bagian SDM PG. Tasikmadu Karangayar

3. Struktur Organisasi dan Job Description

Struktur Organisasi di PG. Tasikamadu tidak jauh berbeda

dengan perusahaan perkebunan lainnya, dimana selaku pimpinan

perusahaan adalah Administratur yang bertanggung jawab

langsung kepada Direksi. Didalam tugasnya, Administratur dibantu

oleh Kepala Bagian yang meliputi bagian tanaman, bagian instalasi,

ADMINISTRATUR

KEPALA TANAMAN

KEPALA A.K.U KEPALA INSTALASI

KEPALA PENGOLAHAN

SKK Libang

SKW

4 sub bagian Ka. Sub Teb/Angk Masinis Stasiun chemiker

KARYAWAN PELAKSANA TETAP

PEKERJA PKWT


commit to user 34

bagian pengolahan, bagian A.K.U (Administratur Keuangan dan

Umum)

Adapun beberapa tugas dan tanggung jawab seorang

Administratur dan kepala bagian tersebut adalah :

a. Administratur

Administratur mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai

berikut :

1) Melakukan keputusan dan kebijakan semua pengolahan di

PG. Tasikmadu Karanganyar yang ditetapkan oleh Direksi

Utama.

2) Memimpin dan mengelola semua kegiatan usaha yang

meliputi perencanaan dan pelaksanaan seluruh operasional

produksi, finansial dan administratur dengan efektif dan

efisien

3) Administratur bertanggung jawab atas semua bidang

kegiatan pabrik gula dan langsung membawahi kepala

bagian.

b. Kepala Bagian Tanaman

Kepala bagian tanaman yang membawahi :

1) Sinder Kebun Kepala (SKK)

2) Sinder Kebun Wilayah (SKW)


commit to user 35

3) Sinder Kebun Percobaan / Litbang

4) Kepala Tebang dan Angkut

Kepala Bagian Tanaman mempunyai tugas dan

tanggung jawab sebagai berikut :

1) Merumuskan kebijakan dakam masalah areal, baik bibit

maupun tebu giling, pengolahan tanah/lahan, penanaman

dan pemeliharaan, penebangan dan pengangkutan.

2) Memberi bimbingan teknis dalam penanaman tebu kepada

petani tebu rakyat.

3) Menjamin kebutuhan pasokan akan bahan baku tebu ke PG.

Tasikmadu Karanganyar secara kualitas maupun kuantitas.

4) Menyelenggarakan administrasi, arsip dokumen, dan

statistic

dalam bagiannya.

c. Kepala Bagian Instalasi

Kepala Instalasi yang membawahi :

1) Masinis Stasiun Gilingan

2) Masinis Stasiun Ketekan

3) Masinis Pabrik Tengah

4) Masinis Pabrik Belakang


commit to user 36

5) Masinis Stasiun Listrik

6) Masinis Bangunan

7) Masinis Basali

8) Masinis Remisse

9) Masinis Kendaraan

Kepala Bagian Instalasi mempunyai tugas dan

tanggung jawab sebagai berikut :

1) Bertanggung jawab atas kelancaran fungsi stasiunstasiun

secara optimal terutama saat musim giling.

2) Menyusun daftar kebutuhan semua barang perlengkapan,

bahan dan alat lengkap dengan spesifikasi teknisnya serta

melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap

penggunaannya.

3) Merencanakan investasi, rehabilitasi dan eksploitasi beserta

perhitungan ekonomi tekniknya.

4) Melakukan koordinasi pemeliharaan terhadap peralatan atau

mesinmesin sehingga dapat digunakan secara optimal dan

ekonomis.

5) Bertanggung jawab atas keselamatan dan kesehatan kerja

para karyawan dan menciptakan suasana kerja yang tenang

dan kerjasama yang baik dengan karyawan


commit to user 37

d. Kepala Bagian Pengolahan

Kepala pengolahan yang membawahi Kepala Bagian

Pengolahan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai

berikut :

1) Bertanggung jawab atas seluruh proses pengolahan tebu

menjadi gula.

2) Merumuskan kebijakan dan memberikan bimbingan teknis

dalam bidang pabrikasi termasuk pemecahan

masalahmasalah yang timbul.

3) Menyusun daftar kebutuhan semua perlengkapan, bahan,

saran prasarana lengkap dengan spesifikasi teknis.

4) Menetapkan standard produksi, metode dan rendemen yang

wajar, optimal dan ekonomis.

e. Kepala Bagian A.K.U (Administrasi, Keuangan dan Umum)

Kepala A.K.U yang membawahi :

1) Keuangan

2) Pembukuan

3) Hubungan Antar Kerja (H.A.K) dan Umum

4) Gudang


commit to user 38

Kepala Bagian A.K.U mempunyai tugas dan tanggung

jawab sebagi berikut :

1) Mengatur dan melakukan pengawasan terhadap keuangan

PG yang meliputi penerimaan, penyimpanan, dan

pengeluaran atau penggunaan dana secara efektif dan

efisien.

2) Menyelenggarakan pembukuan dan perhitungan rugi laba.

3) Mengkoordinir dan melakukan pengawasan terhadap tenaga

kerja secara keseluruhan baik kuantitas maupun kualitas.

4) Menyelenggarakan administrasi, dokumentasi dan tanggung

jawab atas kelancaran suratmenyurat serta menyimpan

dokumen – dokumen dan surat – surat yang bersifat rahasia.

5) Melakukan pembinaan, bimbingan teknis dan memberikan

penilaian kepada karyawan bagian A.K.U.

4. Aspek Personalia

a. Di PG. Tasikmadu Karanganyar terdiri dari tiga golongan

karyawan yaitu karyawan tetap, karyawan kampanye, dan

karyawan PKWT (Perjanjian kerja Waktu Tertentu).

1) Karyawan Tetap

Karyawan tetap adalah karyawan yang bekerja

sesuai dengan jam kerja perusahaan baik pada musim giling


commit to user 39

maupun diluar musim giling.Perekrutan karyawan tetap

langsung dilakukan oleh pihak PTP Nusantara IX, melalui

seleksi penerimaan pegawai dan dinyatakan sebagai

pegawai tetap dari PG. Tasikmadu Karanganyar dan

menerima gaji setiap bulannya.

2) Karyawan Kampanye

Karyawan kampanya adalah para pekerja yang

melakukan pekerjaannya hanya pada saat pabrik melakukan

proses produksi dalam hal ini adalah pada saat musim giling.

Ketika pada waktu giling dimulai para pekerja yang tahun

lalu sudah bekerja dipanggil untuk melekukan tes kesehatan

dan setelah lolos tes kesehatan para pekerja

menandatangani kintrak kerja.Karyawan mempunyai hak

yang sama seperti karyawan tetap dan kontrak kerja akan

berakhir ketika masa giling juga berakhir.

3) Karyawan PKWT

Karyawan PKWT hampir sama dengan karyawan

kampanye, namun hal yang membedakannya adalah pada

hakhak yang diterimanya yaitu :

a) Jika karyawan kampanye, ketika masa giling berakhir

maka setiap pegawai mendapatkan pesangon tetapi

karyawan PKWT tidak mendapatkan pesangon.


commit to user 40

b) Ketika kaeryawan kampanye telah pension maka setiap

karyawan mendapatkan hak jaminan di hari tua berupa

hak jamsostek tetapi karyawan PKWT tidak

mendapatkan jamsosotek.

Untuk semua karyawan memiliki batas kerja atau

pension pada umur 55 tahun, terkecuali pada karyawan

kampanye dan karyawan PKWT. Jika kedua golongan ini tidak

memenuhi atau lulus dalam seleksi penerimaan karyawan lagi

meskipun tahun sebelumnya bisa bekerja di PG. Tasikmadu

Karanganyar dinyatakan tidak lolos dan tidak dapat bekerja di

PG. Tasikmadu Karanganyar.

Di PG. Tasikmadu Karanganyar untuk merekrut calon

karyawan baru dapat dilakukan dengan dua cara yaitu, dengan

cara intern dan ekstern. Cara intern adalah merekrut calon

karyawan baru dimana pihak PG. Tasikmadu Karanganyar

mengusulkan atau merekomendasikan dari karyawan harian

lepas tetap untuk dijadikan sebagai karyawan tetap dan

kemudian usulan tersebut disampaikan kepada pihak direksi

untuk mendapatkan persetujuan diterima atau tidaknya usukan

tersebut. Cara ekstern adalah merekrut calon karyawan baru

dimana pihak PG. Tasikmadu Karanganyar melakukan seleksi

penerimaan calon karyawan untuk seluruh pelamar dengan

ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat yang harus dipenuhi


commit to user 41

pelamar sesuai dengan aturan yang telah ditentukan oleh pihak

PG. Tasikmadu Karanganyar.

b. Pengaturan Jam Kerja

Pengaturan jam kerja di PG. Tasikmadu Karanganyar

dibagi dalam dua bagian, yaitu :

1) Pengaturan jam kerja karyawan diluar masa giling

Senin sampai Kamis dan Sabtu : pukul 07.00–14.00

Istirahat : pukul 11.30–12.00

Jumat : pukul 07.00–11.30

2) Pengaturan jam kerja di dalam masa giling

Shift I : pukul 07.00–15.00

Shift II : pukul 15.00–23.00

Shift III : pukul 23.00–07.00

c. Penggajian Karyawan

Sistem penggajian karyawan tetap didasarkan pada

golongan seperti yang diatur dalam Perjanjian Kerja Bersama

antara PTPN IX (Persero) dengan SP BUN Nusantara IX,

sedangkan untuk karyawan musiman didasarkan pada

pengaturan hubungan dan syaratsyarat kerja dalam Perjanjian

Kerja Waktu Tertentu (PKWT).


commit to user 42

PG. Tasikmadu Karanganyar penggajiannya dengan

sistem gaji bulanan yaitu Karyawan tetap pemberian gaji pada

tanggal 25, karyawan kampanye pemberian gajinya pada

tanggal 27, dan karyawan harian lepas pemberian gajinya pada

tanggal 5 bulan berikutnya.

d. Kesejahteraan Karyawan

1) Perusahaan menanggung perawatan kesehatan seluruh

karyawan, istri dan anak melalui poliklinik perusahaan dan

dokter perusahaan.

2) Seluruh karyawan diikutsertakan dalam program

JAMSOSTEK.

3) Seluruh karyawan tetap diikutsertakan dalam Program Dana

Pensiun Perkebunan (DAPENBUN)

4) Seluruh karyawan kampanye diikutsertakan dalam program

asuransi pensiun JIWASRAYA.

5) Perusahaan menyediakan perumahan yang layak untuk

tempat tinggal karyawan beserta keluarganya.

6) Perusahaan memberikan bantuan kepada karyawan yang

meninggal dunia yang akan diberikan kepada ahli warisnya.

7) Perusahaan memberikan tunjangan pemondokan kepada

anak karyawan yang kuliah di luar kota.


commit to user 43

e. Keselamatan Kerja

Untuk menunjang dan mewujudkan program kerja yang

ditetapkan, serta untuk memperlancar proses produksi maka

perusahaan memberikan saran keselamatan kerja diantaranya

adalah sebagai berikut :

1) Memperbaiki keselamatan tenaga kerja dan lingkungan

perusahaan.

2) Meningkatkan efisiensi dan produktifitas kerja, sehingga

dapat meningkatkan taraf hidup pekerja dan meningkatkan

pendapatan bagi perusahaan.

3) Melindungi tenaga kerja dan masyarakat sekitar dari hal - hal

yang tidak diinginkan.

4) Memperbaiki lingkungan kerja, sarana kerja dan ketrampilan

kerja dalam menggunakan alatalat dan mesin.

Keselamatan kerja harus dilaksanakan oleh

perusahaan, karena dapat menekan dan bahkan dapat

mencegah terjadinya kecelakaan dalam bekerja.


commit to user 44

5. Aspek Produksi

a. Bahan Baku

Bahan baku yang digunakan untuk membuat gula

adalah tebu. Tebu yang di giling di PG. Tasikmadu Karanganyar

sebagian adalah tebu milik petani non kredit dan tebu milik

petani yang penggarapannya dibiayai oleh program Kredit

Ketahanan Pangan (KKP) yang dirancang oleh pemerintah.

KKP adalah kredit kepada petani dengan bunga yang disubsidi

oleh pemerintah yang disalurkan melalui bank yang telah

ditentukan. Kredit tersebut dipergunakan untuk membeli segala

kebutuhan, misalnya pembelian bibit, biaya garap, pupuk, dan

biaya tebang dan angkut. Dana KKP digunakan untuk biaya

penggarapan kebun tebu dengan ketentuan tebu yang

dihasilkan harus digilingkan kepada Pabrik Gula yang

menyalurkan kredit dana. Pengembalian kredit dipotong dari

hasil gula mereka sesuai dengan ketentuan bagi hasil.

b. Bahan Pembantu

Selain bahan baku yang berupa tebu untuk

menghasilkan gula, dalam pembuatan gula juga dibutuhkan

beberapa bahan pembantu, yaitu :

1) Kapur tohor

2) Belerang


commit to user 45

3) Floculant

4) Tri sodium phosphat

c. Proses Produksi

Proses produksi di PG. Tasikmadu Karanganyar pada

dasarnya adalah mengambil sukrosa dari nira tebu menjadi

kristal gula yang memenuhi syarat pasar. Dalam pembuatan

gula dimulai dari stasiun pemerahan, yaitu untuk memerah atau

memeras nira dari batang tebu sebanyak-banyaknya dan

dengan kerusakan atau kehilangan gula sekecil-kecilnya.

Kemudian proses dilanjutkan ke stasiun pemurnian, yaitu untuk

menghilangkan bukan gula dari dalam nira sebanyak-

banyaknya. Proses berikutnya adalah ke stasiun penguapan,

tujuannya untuk menguapkan air yang terkandung dalam nira

dan dalam waktu yang sesingkat mungkin dan dengan

pemakaian kalori sehemat mungkin. Dari stasiun penguapan

dilanjutkan ke stasiun kristalisasi, yaitu menguapkan air dalam

nira sampai menjadi kristal sukrosa yang memenuhi syarat

permintaan pasar. Tahap berikutnya adalah ke stasiun putaran,

tujuannya untuk memisahkan kristal gula dengan larutan yang

melapisinya dengan gaya sentrifugal. Tahap yang paling akhir

adalah di stasiun penyelesaian, yaitu mengemas gula SHS

(Superior High Sugar) hasil dari pengeringan dan pemisahan

antara gula Kristal normal, halus, dan kasar. Kristal gula normal


commit to user 46

dikemas dalam sak, sedangkan kristal gula kasar dilebur

kembali untuk bahan masakan utama.

d. Penyimpanan dan Pengeluaran Gula Hasil Produksi

Penyimpanan gula hasil produksi dikemas dalam

karung atau zak dengan masing-masing berat karung netto 50

kg. Setiap pagi petugas gudang mencatat laporan dari bagian

pengolahan mengenai gula hasil proses produksi, kemudian

mencocokkan dengan kondisi fisik yang ada di stanfloor

kemudian diangkut ke gudang menggunakan lori yang ditarik

sapi untuk disimpan dan dicatat pada agenda harian produksi

gula. Setiap periode (15 harian) dibuat laporan hasil pasti

produksi gula.

Pengeluaran gula hasil produksi harus menggunakan

Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) atau delivery order

DO. Untuk gula bagian PG. Tasikmadu Karanganyar

menggunakan SPPB yang dikeluarkan oleh Direksi dan untuk

gula bagian petani menggunakan SPPB yang dikeluarkan oleh

Assosiasi Petani Tebu untuk kemudian diserahkan kepada

pihak ketiga pemenang tender lelang gula. Laporan tersebut

dibuat secara harian untuk mengetahui jumlah gula yang telah

dikeluarkan berdasarkan SPPB atau DO yang ada.


commit to user 47

6. Aspek Pemasaran

a. Produk

PG. Tasikmadu Karanganyar merupakan suatu unit

produksi dari PTPN IX (Persero), yang melakukan kegiatan

proses produksi mengolah tebu menjadi gula. Proses produksi

gula menghasilkan produk sampingan yang berupa tetes,

ampas, blotong, dan limbah. Gula yang dihasilkan oleh PG

Tasikmadu Karanganyar digunakan untuk memenuhi kebutuhan

masyarakat seharihari, seperti pemanis minuman, makanan dan

bumbu masak. Tetes digunakan untuk pembuat alkohol dan

bahan untuk pembuat bumbu masak seperti moto atau mecin

dan kecap. Ampas digunakan untuk bahan bakar produksi,

bahan untuk membuat kertas dan sebagai media jamur merang.

Blotong digunakanuntuk media penimbunan. Limbah digunakan

untuk pupuk, minyak pelumas dan bahan bakar produksi. Dalam

memasarkan gula dan tetes dengan sistem lelang, sedangkan

produk sampingan lainnya masih digunakan keperluan PG

Tasikmadu.


commit to user 48

b. Harga

Penetapan harga langsung oleh Kantor Direksi. Melalui

sistem lelang. Direksi menetapkan harga terendah dan

kemudian para peserta lelang menawar dengan harga yang

lebih tinggi dari harga yang telah ditetapkan oleh Direksi. Dalam

penetapan harga dipengaruhi oleh kualitas gula. PG Tasikmadu

Karanganyar tidak turut campur masalah penetapan harga, PG

Tasikamadu Karanganyar hanya melaksanakan perintah dari

Direksi.

c. Promosi

PG Tasikmadu Karanganyar selama ini tidak

melakukan promosi, PG Tasikmadu Karanganyar hanya

memproduksi gula dengan kualitas yang baik dan hasilnya

dilaporkan kepada Kantor Direksi. Penjualan gula semuanya

diatur oleh Direksi secara langsung melalui system lelang

dengan menggunakan media massa dan surat langsung ke

peserta lelang.

d. Distribusi

Distribusi adalah kegiatan yang harus dilakukan oleh

pengusaha untuk menyalurkan, menyebarkan, mengirim serta

menyampaikan barang yang dipasarkan itu kapada konsumen.

Dalam menentukan saluran distribusi yang digunakan


commit to user 49

sebaiknya perusahaan harus berhatihati dan selektif , karena

dengan menggunakan saluran distribusi yang tepat dan efektif

dapat menunjang keberhasilan perusahaan di dalam mencapai

tujuan yaitu meningkatkan penjualan yang tinggi.

Semua transaksi penjualan gula dilakukan di Kantor

Direksi yang berada di Jln. Ronggowarsito No. 164 Surakarta.

Awalnya PG hanya melaporkan hasil produksi gula ke Direksi,

kemudian diadakan pelelangan. Tetapi sebelumnya Direksi

mengundang dahulu semua peserta lelang dari wilayah Jateng

melalui media massa dan mengirimkan surat langsung ke

peserta lelang. Pelaksanaan lelang sesuai dengan jadwal yang

telah ditentukan. Di dalam pelelangan Direksi menentapkan

harga terendah dan para pelelang menawar dengan harga yang

paling tinggi.Pemenang lelang adalah peserta yang berani

menawar harga paling tinggi diantara para pelelang lainnya.

Pemenang lelang mengambil gula dari PG Tasikmadu

Karanganyar dengan menggunakan Surat Perintah

Pengeluaran Barang (SPPB).

Distributor pemenang lelang melayani penjualan dalam

jumlah besar kepada para pedagang besar seperi grosir,

pengumpul, tengkulak dan pengusaha. Pedagang besar

melayani pengecer seperti kios-kios, toko kecil dan ritel lainnya.

Setelah pengecer baru ke konsumen akhir.


commit to user 50

B. Laporan Magang Kerja

1. Pengertian Magang Kerja

Magang kerja adalah suatu praktek kerja nyata sebagai

persyaratan menyusun tugas akhir yang merupakan salah satu

syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program studi D3

Manajemen Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Pelaksanaan magang kerja dimaksudkan untuk memberian

kesempatan kepada mahasiswa dalam pengamatan dilapangan

terhadap materi – materi yang didapat selama masa kuliah.

Dengan adanya magang mahasiswa diharapkan dapat

memperoleh media untuk mendapatkan pengalaman sejak dini

untuk melatih kemampuan atau keterampilan yang nantinya banyak

digunakan dibidang usaha industri.

Pada waktu pelaksanaan magang kerja mahasiswa selain

menerapkan ilmu yang didapat pada waktu berada di bangku

perkuliahan, juga melakukan penelitian untuk mendapatkan data

yang diperlukan untuk menyusun tugas akhir. Data yang diperoleh

akan diolah dan kemudian akan dicari solusi atau penyelesaiannya.

2. Tujuan Magang Kerja

Pelaksanaan program magang kerja bagi mahasiswa

Program Studi D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi

Universitas Sebelas Maret dilaksanakan untuk mencapai tujuan :


commit to user 51

a. Mencoba untuk belajar menerapkan ilmu dari bangku

perkuliahan dengan realita yang ada di lapangan.

b. Untuk lebih mengenal dan mengetahui lokasi kerja praktik

secara umum dalam hal ini Semar Mas Garment milik PT Batik

Semar Surakarta.

c. Agar mahasiswa mengetahui permasalahan–permasalahan

yang dihadapi oleh perusahaan industri dan juga cara

pemecahannya.

d. Agar mengenal dan merasakan sendiri situasi dan kondisi kerja

sebenarnya

3. Kegiatan Magang Kerja

Magang kerja adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh

mahasiswa baik secara kelompok maupun individu yang terjun

langsung di dunia kerja. Proses pelaksanaan dan waktu magang

kerja:

1. Tempat dan waktu pelaksanaan magang kerja

Magang kerja dilaksamakan di PG. Tasikmadu

Karanganyar yang tepatnya di Desa Ngijo, Kecamatan

Tasikmadu, Kabupaten Karanganyar.


commit to user 52

Peneliti melakukan penelitian di perusahaan tersebut

dengan ditempatkan di bagian A.K.U (tepatnya bagian gudang)

dan bagian SDM selama satu bulan yang dimulai pada tanggal

7 Februari Sampai dengan tanggal 7 Maret 2011.

2. Kegiatan yang dilakukan mahasiswa selama magang kerja

a. Minggu pertama : Pengenalan pada staf Karyawan PG.

Tasikmadu Karanganyar dan pengenalan lokasi dan

Tempat-tempat yang ada di PG. Tasikmadu Karanganyar

dan dilanjutkan dengan pemberian dokumen sejarah

perusahaan dan struktur organisasi.

b. Minggu kedua : Peneliti di tempatkan di bagian SDM dan

diberikan penjelasan mengenai struktur organisasi dan cara

kerja di bagian SDM

c. Minggu ketiga : Peneliti ditempatkan di bagian gudang

magasin dan gudang hasil produkasi untuk mengetahui

tahap-tahap proses pergudangan dan administrasi

operasional gudang yang dilakukan oleh PG. Tasikmadu

Karanganyar.

d. Minggu keempat : Peneliti ditempatkan di bagian

administrasi untuk pencarian datadata untuk kelengkapan

menyelesaikan tugas akhir.


commit to user 53

C. Pembahasan Masalah

1. Tugas dan fungsi Gudang PG. Tasikmadu Karanganyar

a. Pelaksanaan tugas gudang PG. Tasikmadu

Gudang PG. Tasikmadu Karanganyar dibagi menjadi

tiga bagian kepengurusan gudang dengan satu kepala mandor

dimasing-masing gudang. Gudang tersebut diantaranya :

1). Gudang Magasin (gudang material, pupuk, bahan bakar,

gudang oli, ampas)

2). Gudang Hasil Produksi (gudang gula, tengki tetes)

3). Gudang Gula Catu (gudang hasil produksi gula untuk

karyawan)

Tugas gudang seluruhnya dilakukan oleh pengurus dan

pegawai yang ada pada setiap gudang yang berkoordinator

dengan setiap lininya.


commit to user 54

Struktur keorganisasian gudang hasil produksi sebagai

berikut :

Gambar 3. 2

Strutur Organisasi Gudang Hasil Produksi

Sumber : bagian gudang hasil PG. Tasikmadu Karanganyar

Pelaksanaan tugas yang dilakukan personil gudang

pada bagian gudang hasil produksi PG. Tasikmadu

Karanganyar :

1) Kepala gudang PG. Tasikmadu Karanganyar

Merupakan bagian dibawah A.K.U (Administratur,

Keuangan dan Umum) dari PG. Tasikmadu Karanganyar.

Koordinasi tenaga panggul

Kepala mandor gudang hasil produksi

Kepala gudang PG. Tasikmadu Karanganyar

Mandor Pengeluaran barang

Mandor penimbunan


commit to user 55

Kepala gudang bertanggung jawab atas segala hal sesuatu

yang berada di gudang.

2) Kepala mandor gudang hasil produksi

Kepala mandor disini adalah pegawai gudang yang

berwewenang memberi pengesahan pada surat SPPB

(Surat Perintah Pengeluaran Barang) maupun DO (Delivery

Order) yang dikeluarkan dari kantor direksi maupun APTRI

yaitu pengeluaran baik untuk petani. Surat SPPB maupun

DO tersebut berupa Bon pengeluaran Gula / Tees maupun

Surat Angkutan Gula Pasir atu Tetes yang dibawa oleh para

sopir pengambil hasil produksi berupa gula maupun tetes.

3) Koordinator tenaga panggul

Koordinator tenaga panggul disini merupakan

pegawai yang membantu kepala mandor dalam pengesahan

surat SPPB atau DO dan mencatat setiap banyak barang

jadi yang telah disimpan digudang hasil produksi, karena

setiap barang yang masuk gudang telah dikenakan biaya

bongkar dan muat dan biaya sewa gudang.

Setiap barang jadi produksi baik gula dan tetes

terlebih dahulu disimpan dalam gudang hasil maupun tetes,

dengan demikian barang jadi tersebut baru bisa

dokumentasikan dan dikeluarkan kepada petani maupun

lelang yang dilakukan APTRI.


commit to user 56

4) Mandor penimbunan

Mandor penimbunan adalah pegawai yang

melakukan stok opname. Stock opname bertujuan

membandingkan kodisi persediaan barang hasil produksi

dengan keadaan nyata. Dalam pengertian untuk mengetahui

persediaan dan melakukan pengawasan terhadap

persediaan barang hasil produksi PG. Tasikmadu

Karanganyar. Maka mandor juga yang nantinya melakukan

koordinasi untuk melakukan penimbunan hasil produksi milik

PG. Tasikmadu Karanganyar sendiri.

5) Mandor pengeluaran barang

Mandor pengeluaran barang merupakan pegawai

yang mencatat setiap barang yang masuk dan keluar dari

gudang mengecek dan mengawasi setiap pengeluaran

barang hasil jadi saat pengambil barang jadi hasil produksi

PG. Tasikmadu Karanganyar oleh truk atau armada lainnya.

Mandor pengeluaran barang juga merupakan pegawai yang

melakukan monitoring gudang yang dalam pekerjaannya

ditemani pekerja security atau satpam.

Pada gudang hasil produksi PG. Tasikmadu

Karanganyar juga memiliki ketentuan melaksanakan pokok-

pokok tugas seksi gudang yang telah ditetapakan direksi PTPN

sebagai berikut :


commit to user 57

1) Melaksanakan perkembangan organisasi dalam bidangnya

sesuai dengan garis kebijaksanaan Administratur cq. Kepala

AKU sehingga dapat dicapai koordinasi untuk kemajuaan

dan perkembangan usaha perusahaan.

2) Melaksanaakan rencana kerja, rincian kerja dan pedoman

pelaksanaan kerja dalam bidangnya menyarah kepada

tercapainya sasaran perusahaan secara efektif dan efisien.

3) Memberikan pengarahan atau bimbingan dan pengawasan

atas terlaksananya prosedur, kebijaksanaan, rencana kerja

dalam bidangnya serta memberikan pertanggung-jawaban

bila terjadi penyimpangan – penyimpangan.

4) Merencanakan tata ruang atau tata letak barang-barang jadi

dan memberikan label pada setiap jenis barang demi

kelancaran dan ketertiban penerimaan dan pengeluaran

barang.

5) Menangani penerimaan barang hasil produksi, meliputi :

a) Melaksanakan permintaan barang baik atas SP Direksi ,

SP Lokal maupun pembelian tunai dengan menilai atau

meneliti kebenaran kualitas dan kuantitasnya sesuai SP

tersebut atau ketentuan lainnya, serta mendukung kerja

sama dengan bagian teknis yang bersangkutan untuk

diminta pertimbangannya dalam hal kualitas atau

spesifikasi teknis.


commit to user 58

b) Membuat berita acara penerimaan barang (BPB) atas

barang – barang telah sesuai dengan SP menurut

ketentuan dan prosedur yang berlaku.

6) Melakukan aktifitas penyimpanan barang hasil produksi:

a) Melakukan penyimpanan - penyimpanan barang hasil

jadi dengan usaha menekan seminimal mungkin resiko

yang dihadapi seperti penyusutan jumlah, kemerosotan

kualitas dan kemungkinan adanya kehilangan dan

kebakaran dan sebagainya.

b) Mencatat dengan seksama semua barang di gudang dan

mutasinya terhadap barang – barang tertentu yang telah

tersedia, dan untuk segera melapor apabila persediaan

telah menipis.

7) Melakukan pengeluaran barang – barang sesuai dengan

jenis dan jumlah yang ada pada bon gudang yang telah di

fiat oleh pejabat - pejabat yang berwenang sesuai ketentuan

yang berlaku.

8) Menangani secara khusus hal – hal yang berhubungan

dengan ketertiban inventory, yakni antara lain:

a) Menjaga agar semua barang – barang gudang yang

menjadi tanggung-jawabnya berada dalam daerah

gudang (gudang gula, tengki tetes dan lain – lain.


commit to user 59

b) Barang – barang berharga hendaknya dapat diusahakan

dalam ruangan yang dapat dikunci.

c) Secara periodik melakukan pencocokan keadaan barang

menurut kartu gudang.

d) Melakukan administrasi dengan tertib dan teratur semua

barang bekas atau barang – barang tak terpakai (non

moving materials)

9) Membantu dalam melaksanakan stock opname barang oleh

petugas – petugas yang berwenang atau ditunjuk sesuai

kebijakan Direksi cq. Administratur.

10) Mengkoordinir, menimbang dan menentukan tugas jabatan

bagi karyawannya serta memberikan penilaian guna bahan

pertimbangan kepegawaian bagi Administrator cq. Kepala

AKU.

11) Memberikan laporan secara periodik atau tahunan

(managerial report) dan atau loporan – laporan lain sesuai

kebijaksanaan Administrutur cq. Kepala AKU.

12) Melaksanakan tugas lain atau diluar bidangnya atas perintah

Kepala AKU dan memberikan laporan insidentil

berhubungan dengan tugas-tugas yang diberikan tersebut

mengikuti perkembangan-perkembangan sistem

pergudangan yang ditetapkan oleh Direksi maupun

Pembinaan Administrasi dan perkembangan-perkembangan


commit to user 60

ilmiah dalam bidang pergudangan atau penyimpanan barang

atau inventory serta kemungkinan penerapannya demi

ketertiban dan kelancaran tugas – tugas pergudangan.

Dari penjabaran dari keseluruhan ketentuan tugas

pokok gudang yang telah ditentukan oleh PG. Tasikamadu

Karanganyar maka dapat disimpulkan bahwa tugas gudang

hasil produksi adalah penyimpanan gula hasil produksi,

pengeluaran gula hasil produksi dan pelaksana dalam

melakukan administrasi operasional gudang hasil produsi, baik

secara material dan fisik.

b. Peranan fungsi gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar

Gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar

merupakan gudang barang jadi. Gudang ini berfungsi untuk

menampung hasil produksi (output) dari pabrik. Jenis gudang ini

adalah gudang barang dagangan umum untuk barang hasil

pabrik (general merchandise warehouses for manufactured

goods).

Gudang di lingkungan PG. Tasikmadu Karanganyar

dalam berfungsi sebagai tempat penyimpanan sementara dari

(keluar masuknya) barang-barang hasil produksi PG.

Tasikmadu Karanganyar berupa gula dalam karung zak dan air

tetes. Diantaranya adalah gudang gula produksi (Gudang A, C,

D, E, F) Gudang gula PG. Tasikmadu Karanganyar


commit to user 61

menggunakan sistem penataan stafle 6 x 4 zak dalam

melakukan penyimpanan gula dengan tinggi maksimal 40 zak.

Untuk hasil air tetes disimpan di gudang tetes (Tangki 1, 2, 3, 4)

2. Administrasi Operasional Gudang PG. Tasikmadu

Karanganyar

Proses administrasi pada PG. Tasikmadu Karanganyar

telah ditetapkan menurut ketentuan yang telah dibuat oleh kantor

Direksi PTPN Pabrik Gula seluruh pulau jawa. Proses administrasi

operasional gudang hasil produksi pada PG. Tasikmadu

Karanganyar telah dikenakan pada kegitan-kegitan atau proses

penyimpanan, pengeluaran dan stock opname. Menurut

keterangan didapat keterangan sebagai berikut :

a. Proses Penyimpanan Barang

Pada saat masa giling, proses penyimpanan gula

dilakukan setiap hari pada pagi hari. Petugas gudang akan

melakukan pencatatan gula hasil produksi atas dasar berita

acara penyerahan produksi dari bagian pengolahan yang

dinamakan dengan advise gula dan akan ditanda tangani oleh

Kepala AKU dan Administratur. Proses stock opname gula

dilakukan satu kali setiap minggu. Petugas gudang akan

melakukan pencatatan gula hasil produksi atas dasar Berita

Acara Penyerahan Produksi (BAPP) dari bagian pengolahan


commit to user 62

yang telah ditanda tangani oleh Kepala Pengolahan dan Kepala

AKU.

Proses perhitungan tetes dilakukan dengan cara

mengukur atau menghitung volume tangki tetes yang ada,

Penghitungan Stock opname tetes juga dilakukan selama satu

kali dalam satu minggu selama masa giling, sedangkan di luar

masa giling dilakukan satu kali setiap akhir bulan.

Setelah dilakukan stock opname dibuat laporan berita

acara Stock opname tetes yang ditandatangani oleh Staf

Gudang, Staf TU Hasil, Staf Pengolahan dan diketahui oleh

Kepala Bagian pengolahan, Kepala Bagian AKU dan

Administratur.

b. Proses Pengeluaran Barang Hasil Produsi Gula dan Tetes

Untuk pengeluaran hasil produksi PG. Tasikmadu

Karanganyar, yaitu gula dan tetes, dilakukan berdasarkan Surat

Perintah Pengeluran Barang (SPPB) maupun Delivery Order

(DO) yang diterbitkaan oleh Kantor Direksi PTPN yang telah

dicek oleh bagian TU hasil terlebih dahulu kemudian diparaf

oleh kepala gudang kemudian baru diserahkan ke bagian

gudang gula untuk selanjutnya bisa mengeluarkan gula atau

tetes. Surat Perintah Pengeluran Barang (SPPB) ini disertai

dengan Bukti Penyerahan Tetes atau Gula yang ditanda tangani


commit to user 63

oleh petugas timbang, pengemudi dan kepala gudang serta

kepala bagian AKU yang mana didasarkan pada kuanta

pengambilan dan batas waktu pengambilannya. Surat Perintah

Pengeluaran Barang (SPPB) tersebut berwujud formulir yang

bernama Bon Pengeluaran Gula /Tetes. Kemudian setelah

selesai disusunlah berita acara penyerahan tetes berdasarkan

bukti yang ada sebagai arsip dan pertanggung jawaban ke

direksi. Bukti penyerahan tetes ini dibuat rangkap 4 (empat)

yang mana nantinya ditujukan ke transportir, pembeli, bagian

gudang dan bagian TU Hasil.

Berikut adalah proses administrasi pengeluaran barang

hasil produksi melalui gudang:

1) Pengeluaran Gula

Agar terlaksananya sistem adrninistrasi yang tertib

dan menghindari terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan

terhadap sistem pengambilan gula dari tempat gudang gula,

maka berdasar Surat Edaran Nomor PTPN IX

0/SE/314/2010.SL menetapkan hal-hal sebagai berikut:

a) Pada prinsipnya pelayanan pengeluaran gula diambilkan

dari gudang gula dengan sistem FIFO (First In First Out)

b) Tidak dibenarkan pelayanan atau pengambilan langsung

dari stanfloor.


commit to user 64

c) Tidak dibenarkan truk pihak ke III atau pengambil atau

penyalur, masuk ke stanfloor

d) Bilamana karena situasi dan kondisi terpaksa

pengambilan dilakukan dari stanfloor, harus ada

pengawasan yang ekstra yang dilakukan oleh bagian

AKU dan Pengolahan.

e) Atas pengambilan langsung dari stanfloor tersebut,

apabila terjadi sesuatu akan menjadi tanggung jawab

sepenuhnya Kepala AKU bersama Kepala Pengolahan.

Gula PTR, merupakan gula milik pihak ke III maka

biaya muat dan angkut dari gudang Pabrik Gula ke atas alat

angkut menjadi beban pembeli yang besarnya didasarkan

atas persetujuan dari APTRI, Gudang, Investor dan Pabrik

Gula.

Batas waktu pengambilan gula berdasarkan kuanta

pembelian terhitung sejak tanggal penerbitaaan SPPB / DO

sebagai berikut:


commit to user 65

Tabel 3.1 Batas Waktu Pengambilan Gula Berdasarkan Kuantal

Pembelian

kuanta – Ton Batas Waktu

s.d 500 12 hari kerja

501 s.d 1.000 24 hari kerja

1,001 s.d 2,000 36 hari kerja

2,001 s.d 5.000 48 hari kerja

> 5,000 60 hari kerja

Sumber: bagian gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar

Tetapi dalam keadaan tertentu dapat diberikan juga

perpanjangan batas waklu pengambilan gula. Misalnya

sedang adanya libur panjang resmi atau keadaan dimana

pasar sedang jenuh sehingga perpanjangan waktu ini pun

juga diharapkan dapat memancing pasar agar bisa berjalan

lebih baik. Hal yang sama berlaku begi gula PG Tasikmadu

Karanganyar, pengeluaran dilakukan berdasarkan Surat

Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) atau Delivery Order

(DO) yang dikeluarkan oleh Kantor Direksi.


commit to user 66

2) Pengeluaran Tetes

Hal yang sama juga berlaku untuk tetes PTR, Surat

Perintah Pengeluran Barang (SPPB) ini disertai dengan

Bukti Penyerahan Tetes yang ditanda tangani oleh petugas

timbang, pengemudi dan Staf Gudang serta Kepala Bagian

AKU yang mana didasarkan pada kuanta pengambilan dan

batas waktu pengambilannya. Kemudian setelah selesai

disusunlah berita acara penyerahan tetes berdasarkan bukti

yang ada sebagai arsip dan pertanggung jawaban ke direksi.

Bukti penyerahan tetes ini dibuat rangkap 4 (empat) yang

mana nantinya ditujukan ke Transportir, Pembeli, Bagian

Gudang dan Bagian TU Hasil. Apabila realisasi pengambilan

kuanta penyerahan tetes kurang atau melebihi ketentuan

kuota yang tercantum di Surat Perintah Pengeluaran Barang

(SPPB) rnaka akan diadakan perhitungan kembali

sebagaimana mestinya. Dimana untuk Tetes PG

perhitungan kembali kelebihan ataupun kekuranganya

dilakukan oleh Kantor Direksi PTP Nusantara IX, Persero

sedangkan untuk tetes PTR akan dilakukan perhitungan

pada akhir masa giling melalui APTRI. Asosiasi Petani Tebu

Indonesia (APTRI) merupakan pelaksana pelelangan produk

hasil jadi dari pabrik gula, baik gula maupun tetes.


commit to user 67

Pengambilan tetes yang telah melewati batas waktu

yang ditentukan akan dikenakan biaya administrasi tangki

tetes sebesar Rp. 2O/ku/minggu. Batas waktu pengambilan

tetes dihitung dari tanggal penerbitan SPPB atau DO dengan

rincian sebagai berikut :

Tabel 3.1 Batas Waktu Pengambilan Tetes Berdasarkan Kuantal

Pembelian

Kuanta – Ton Batas Waktu

s.d. 500 7 hari keria

501 s.d. 750 10 hari keria

> 1,000 15 hari keria

Sumber: bagian gudang pada PG. Tasikmadu Karanganyar

3) Pengeluaran Gula Catu

Gula catu merupakan gula yang diperuntukan bagi

karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana. Pengeluaran

gula catu didasarkan oleh permohonan masing-masing

pabrik Gula kepada Kantor Direksi, selanjutnya Kantor

Direksi akan mengeluarkan Surat Perintah Pengeluaran

Gula untuk kalangan sendiri atau Delivery Order (DO) yang

didalamnya terdiri dari:


commit to user 68

a) Jenis Gula

b) Kuanta, baik dengan angka maupun huruf

c) Dasar perhitungan gula

d) Keterangan

e) Tanda tangan peminta, dalam hal ini Administratur Pabrik

Gula

f) Disetujui dan ditanda tangan oleh Direktur Pemasaran

dan Renbang PTPN IX

Setelah disetujui, TU Hasil akan melakukan

administrasi pengeluaran gula dengan mengeluarkan PB 36.

Pengambilan gula dikeluarkan berdasarkan bon pengeluaran

barang.

PG. Tasikmadu Karanganyar telah mengusahakan

membantu para petani tebu untuk membiayai kegiatan

pertanian tebu dengan bekerja sama dengan KKP. Bagi petani

yang dibiayai KKP “Kredit Ketahanan Pangan” yang dirancang

oleh pemerintah. KKP adalah kredit kepada petani dengan

bunga yang disubsidi oleh pemerintah yang disalurkan melalui

bank yang telah ditentukan. Dana tersebut digunakan petani

untuk biaya garap, pupuk dan biaya penebangan tebu atau

panen. Maka petani wajib mengembalikan pinjaman atau

piutang kepada pihak KKP. Maka untuk pengambilan produk

jadi hasil produksi di atur sedemikaan rupa untuk tidak


commit to user 69

merugikan pihak satu dengan yang lainnya. Pembagian hasil

produksi tebu yang dilakuakan oleh oleh PG. Tasikmadu

Karanganyar dilakukan menurut rendemen yang dilakukan oleh

kantor direksi. Hasil rendemen bisa saja berbeda dari tahun

sebelumnya. Pembagian hasil produksi untuk tahun ini adalah

33% untuk Pabrik gula dan 66% untuk petani. Petani bisa

mengambil dau kali yaitu 90% dan 10%. Untuk pengambilan

hasil 90% diatur oleh APTRI dan yang 10% bisa langsung

diambil oleh petani.

Sedangkan sebelum barang dikeluarkan untuk

pelelangan dilakukan perhitungan terlebih dahulu pada akhir

masa giling melalui APTRI. Asosiasi Petani Tebu Indonesia

(APTRI) merupakan pelaksana pelelangan produk hasil jadi dari

pabrik gula, baik gula maupun tetes.

Untuk menambah keamanan akan barang yang akan

didistribusikan keluar dari gudang hasil produksi tepatnya

gudang gula PG. Tasikmadu Karanganyar, setiap kendaraan

yang dipakai untuk pengambil barang akan terlebih dahulu

dihadang para petugas keamanan atau satpam untuk dilakukan

pengecekan surat dengan ketepatan jumlah barang yang

dibawa keluar.


commit to user 70

c. Proses Stock Opname

Proses stock opname yang berhubungan dengan hasil

produksi di gudang ada 3 (tiga) yaitu :

1) Stock opname Gula dan Tetes

Berdasarkan dari Surat Direksi No. PTPN

IX.0/SE/085/2008 tanggal 9 Mei 2008 dan diberlakukannya

pembuatan Laporan stok opname (BA STO) yang bertujuan

menghindari terjadinya selisih antara administrasi dengan

fisik yang ada, yaitu:

a) Pada waktu Luar Masa Giling (LMG) dilaksanakan setiap

1(satu) bulan sekali pada akhir bulan.

b) Pada waktu Dalarn Masa Giling (DMG) dilaksanakan

1(satu) minggu sekali.

Secara khusus untuk persediaan gula harus pula

dinyatakan lokasi tempat timbunannya, sedangkan untuk

tetes diperlukan pengambilan sample dari masing - masing

tangki tetes. Selain itu diperlukan juga data lain seperti ruang

kosong dan tingkat buih tetes. Setelah diambil sample, tetes

akan dirinci per tengki timbunan dan disertai data analisa

seperti keterangan brix (tingkat kepekatan kadar gula), berat

jenis, kuanta dan perkiraan batas aman keluberan tangki

tetes. Setelah dilakukan stock opname maka akan


commit to user 71

dibukukan ke dalam Laporan Harian Gula dan Tetes pada

hari yang bersangkutan.

Berita Acara Stock opname dikirim ke Kantor Direksi

untuk bagian pemasaran & pengadaan dan bagian

pembiayaan serta telah dapat diterima selambat-lambatnya

2 (dua) hari setelah tanggal laporan.

2) Stock opname Akhir Giling

Pada setiap akhir giling, akan dilakukan

penghitungan stock opname yang akan dilakukan oleh tim

yang telah ditetapkan melalui Surat Keputusan (SK) Tujuan

dari dilakukan stock opname ini adalah membandingkan

persediaan yang ada pada kartu gudang dengan persediaan

riil, baik itu barang persediaan bahan atau barang, barang in

courant, dan persediaan hasil baik gula dan tetes. Tugas

dari Tirn Stock opname adalah sebagai berikut:

a) Melaksanakan Stock opname Persediaan Bahan atau

Barang Perlengkapan Barang In Courant dan Persediaan

Hasil meliputi Gula, Tetes dan Gula Sisa.

b) Melaporkan hasil Stock opname tersebut kepada

Administratur.

c) Mengirimkan hasil Stock opname kepada Kapala bagian

Pembiayaan Kantor Direksi, Kapala bagian Pemasaran


commit to user 72

dan Pengadaan Kantor Direksi dan Kepala Biro SPI

Kantor Direksi.

3) Stock opname Akhir Tahun

Pada setiap akhir tahun dilakuakan stock opname

akhir tahun tetapi untuk stock opname akhir tahun hanya

melakukan srock terhadap barang hasil produksi seperti gula

dan tetes.

Melihat dari pendokumentasian akan administrasi

operasional gudang yang telah dijabarkan diatas. Didapat

kesimpulan bahwa seluruh operasi kegiatan kerja yang terjadi di

gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar telah

dikenakan administrasi mulai dari barang jadi hasil produksi masuk

ke gudang hasil produksi sampai pengeluaran dari gudang hasil

produksi. Hal demikian dilakukan untuk melakukan mendapatkan

ketepatan, pengendalian persedian dan keamanan barang jadi

produksi dari PG. Tasikmadu Karanganyar yang berupa gula dan

tetes. Pendokumentasian yang terimplementasikan dengan baik

dan penuh perhatian juga pengawasan dari setiap birokrasi yang

berhubungan dengan formolir pengesahan surat administrasi

tersebut akan membawa efektivitas dan efisiensi administrasi

operasional gudang terlaksana secara maksimal. Namun dalam

pelaksanaanya administrasi operasional gudang masih terlihat

bahwa proses berlangsung memakan waktu, seperti pada saat


commit to user 73

pengeluaran barang para pengemudi harus menunggu pengesahan

dari karena birokrasi atau petugas yang mengesahkan surat SPPB

atau DO tersebut tidak berada dalam satu wilyah kantor. Hal

demikian memungkinkan adanya cela adanya pihak calo

mencarikan pengesahan.

Gambar 3.3

Kartu Gudang Sumber : bagian gudang PG. Tasikmadu Karanganyar


commit to user 74

Gambar 3.4 Surat Jalan

Sumber : bagian gudang PG. Tasikmadu Karanganyar


commit to user 75

Gambar 3.5

Bon Pengeluaran Gula Sumber : Petugas A.K.U


commit to user 76

Gambar 3.6 Bon Pengeluaran Tetes Sumber : Petugas A.K.U


commit to user 77

Gambar 3.7 ADPIS Gula

Sumber : bagian gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar


commit to user 78

Gambar 3.8 Laporan Harian Persediaan Gula

Sumber : Petugas A.K.U


commit to user 79

Gambar 3.9 Laporan Harian Persediaan Tetes

Sumber : Petugas A.K.U


commit to user 80

3. Peralatan Penanganan Bahan atau material handling

equipment pada gudang hasil produksi berhubungan dengan

bahan dan tata letak di PG. Tasikmadu Karanganyar

a. Proses penanganan bahan atau material handling di PG.

Tasikmadu Karanganyar sebagai berikut :

1) Gula yang sudah dipacking dari stanfloor , siap untuk

dinaikkan diatas kereta pengangkut dilakukan oleh kuli

panggul

2) Jika kereta pengangkut sudah penuh ,maka kereta akan

ditarik oleh sapi menuju gudang distribusi

3) Setelah gula sampai di gudang distribusi,gula diturunkan dari

kereta oleh kuli panggul

4) Lantai dalam gudang hasil produksi tepatnya gudang gula

dialasi dengan tumpukan dari pasir,bambu,anyaman bambu,

agar gula tahan lama (tidak ninis)

5) Proses penataan gula menggunakan alat konveyor untuk

memudahkan penataan dibagian yang lebih tinggi

6) Proses pendistribusian gula menggunakan truck


commit to user 81

Peralatan teknologi penanganan bahan yang digunakan

dalam gudang adalah:

1. Kereta pengangkut gula yang ditarik oleh sapi

Berupa sapi yang digunakan untuk menarik beban rel-

rel besi diatas lintasannya atau lori yang diatas masing-masing

rel berisikan gula yang telah dipacking dalam sak. Pemilihan

alat ini secara analisis memang dirasakan bisa menghemat

pembiayaan dalam operasionalnya. Kereta sapi ini dipilih

karena dalam penggunaan penanganan bahan yaitu dalam

membawa zak gula tidak menyebabkan kerusakan dalam

operasionalnya. Karena logika yang diambil, sapi hewan yang

bertenaga besar namun bergerak cukup pelan hal ini tidak

menimbulkan banyak gunjangan. Dalam setiap membawa

barang jadi yaitu gula ke gudang hasil produksi selalu dilakukan

pengawalan oleh petugas dari bagian pengolahan.

2. Teknologi peralatan penanganan bahan yang digunakan

dinamakan Konyevor

Konveyor (peralatan pemindah), yaitu peralatan yang

ditujukan untuk memindahkan muatan curah (banyak partikel,

homogen) maupun muatan satuan secara berkelanjutan sesuai

perintah operator. Peralatan penangnan bahan digunakan untuk

penyimpanan dan pembongkaran produk jadi yaitu untuk

gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar.


commit to user 82

Konveyor ini membawa produk jadi (finish product)

untuk ditata sesuai arahan tata letak yang dibuat gudang untuk

memaksimalkan kapasitas gudang. Peralatan pemindah yang

digunakan pada PG. Tasikmadu Karanganyar menurut

gerakannya adalah gerak lurus (vertical (naik-turun)) dan

horisontal (mendatar). Teknologi peralatan penanganan bahan

ini sangat membantu tenaga gudang (kuli gudang) dalam

menata tumbukan gula keatas alat itu. Jadi gudang hasil

produksi PG. Tasikmadu Karanganyar mencoba

mengkombinasikan antara teknologi peralatan penanganan

bahan dengan manual handling atau tenaga panggul guna

mencapai efektif dan efisiensi dalam gudang.

Di dalam pengamatan atau survai langsung dan

wawancara di lingkungan PG. Tasikmadu Karanganyar yang

dilakukan selama magang. Mendapatkan banyak informasi

langsung dari mandor pengeluaran barang jadi gudang. Penulis

mendapat informasi yaitu pada gudang memiliki tenaga kuli

sebanyak 50 orang ( diluar masa giling) dan dalam pekerjaannya

semua murni menggunakan tenaga manusia. Hanya saja dibantu

dengan menggunakan teknologi peralatan penanganan bahan

untuk penataan dalam gudang hasil produksi gula. Teknologi

peralatan penanganan yang menjadi asesoris dalam gudang hasil

produksi ini disebut konyevor. Alat tersebut untuk menaikkan zak


commit to user 83

karung gula keatas atau menurunkannya. Tidak jauh fungsi dan

tugas gudang saat masa giling hanya saja berbeda pada jumlah

tenaga lebih banyak. Dalam tugasnya kegitan pada masa giling

lebih banyak seperti penyimpanan, penimbunan, dan pengeluaran.

Namun gudang hasil produksi dalam hal mengoperasikan

fungsinya sebagai tempat penyimpanan tetap berlangsung meski

dalam masa giling maupun diluar masa giling. Kegiatan diluar masa

giling yaitu penyimpanan untuk barang hasil produksi dari proses

stok opname atau persediaan masih ada dan sisa gula dan tetes

petani yang belum diambil.

Menurut mandor pengeluaran barang tersebut gudang

hasil produksi yang memiliki sebanyak lima bangunan yang terdiri

dari gudang A, C, D, E, F hanya memiliki dua alat yang dirasakan

tepat guna dan tempat tersebut yaitu konveyor, akan tetapi satu

dari dua alat tersebut mengalami kerusakan. Melalui pengamatan

tersebut maka peneliti menyarankan melakukan pengadaan lagi

untuk konveyor karena membuat keuntungan mekanis. Konveyor

merupakan alat yang tepat karena tidak menyebabkan terjadinya

broken handling atau kerusakan barang jadi yaitu gula dalam zak.

Dalam penanganan bahannya peralatan otomatis berupa konyevor

dan manual handling berupa tenaga panggul mampu

terkombinasikan sehingga dapat menghemat biaya dalam

penyimpanan bahan. Selain itu dalam hal memaksimalkan


commit to user 84

kapasitas gudang karena alat ini membantu dalam penataan pada

saat proses penyimpanan atau bongkar, alat ini bisa membantu

meringankan beban tenaga panggul dalam menata keatas. Melihat

kegunaan fasilitas peralatan alat tersebut maka dapat diambil

kesimpulan bahwa konveyor ini sangat dibutuhkan untuk

membantu pencapaian afektifitas dan efisiensi gudang hasil

produksi milik PG. Tasikmadu Karanganyar.

Gambar 3.10 Peralatan Penanganan Bahan

Sumber : hasil peneliti


commit to user 85

b. Tata letak

Rincian mengenai tata letak suatu fasilitas baru bergantung

pada seleksi akhir dari peralatan pemrosesan yang digunakan yang

spesifik. Sehingga tata letak suatu fasilitas yang sudah ada dapat

dimodifikasi sementara peralatan penanganan bahan dan teknologi

pemrosesan dapat ditingkatkan. Hal tersebut dapat dijadikan

rumusan singkat bagi pengambil keputusan dalam memilih atau

mengseleksi peralatan penanganan bahan atua teknologi proses

tanpa masuk kedalam rincian teknis yang luas.

Gudang hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar sudah

tepat penempatannya berada didekat tempat bagian pemrosesan

gula. Keberadaan gudang juga mudah diakses oleh truk atau

armada pengangkut gula yang lain dan pengawasannya mudah.

Pemilihan konveyor untuk membantu pekerjaan digudang

dirasakan tepat, karena peralatan yang dipakai adalah jenis

konveyor sabuk (dengan paket satuan) yang dapat dipindah

tempatkankan atau fleksibel. Ini merupakan konveyor jenis incline

conveyors dengan fasilitas lengkap dengan motor, peredam, rem,

mendukung, dan bagian pengumpan bawah horizontal, mempunyai

roda bawah. Alat ini digerakan oleh sumber tenaga listrik.


commit to user 86

Melihat tata letak dan teknologi peralatan penanganan

bahan yang membantu pekerja tersebut. Maka penulis mencoba

menekankan kembali akan modifikasi yang mungkin bisa dilakukan

di dalam gudang hasil produksi tepatnya gudang gula PG.

Tasikmadu Karanganyar. Penulis ingin memberi pandangan bahwa

perlunya dibuatkan tempat khusus untuk akses keluar masuk

konveyor mengingat bahwa alas gudang gula tidak datar karena

terbuat dari tumpukan pasir,bambu,anyaman bamboo. Pemberian

sedikit jarak antara tumpukan zak gula satu dengan yang lain dan

peberian gambar layout sederhana yang bisa membantu dalam

metode pengambilan hasil produksi secara FIFO. Untuk mencegah

terjadinya hal tidak diinginkan gudang seperti kebakaran gudang

seharusnya juga mengediakan gudang alat safety pemadam

kebakaran.

Untuk lebih jelasnya kita lihat denah lokasi gudang hasil

produksi milik PG. Tasikmadu Karanganyar


commit to user 87

Gambar 3.11 Denah lokasi gudang gula PG. Tasikmadu Karanganyar Sumber : bagian gudang PG. Tasikmadu Karanganyar

Gudang gula PG. Tasikmadu Karanganyar memiliki Kapastas:

a) Kapasitas gudang A = 30.300 ku

b) Kapasitas gudang C = 44.400 ku (rusak)

c) Kapasitas gudang C = 44.400 ku

d) Kapasitas gudang D = 54.100 ku

e) Kapasitas gudang E = 54.100 ku

f) Kapasitas gudang F = 86. 200 ku


commit to user 88

Gambar 3.12 Denah lokasi tengki tetes PG. Tasikmadu Karanganyar Sumber bagian gudang PG. Tasikmadu Karanganyar

Untuk gudang tetes (Tangki 1, 2, 3, 4) memiliki kapasitas:

a) Kapasitas tangki 1 = 15.315 ku

b) Kapasitas tangki 2 = 15315 ku

c) Kapasitas tangki 3 = 15315 ku

d) Kapasitas tangki 4 = 22.055 ku

Perhitungan tengki dengan menggunakan rumus volume tabung

yaitu:


commit to user 89

V tabung =

: phy: atau 3,I4

r : jari -jari (jari tangki tetes)

t: tinggi tabung (tinggi tangki tetes)

Dalam hal ini tinggi tetes diukur dari selang level tetes

masing - masing tangki Apabila dikalikan dengan berat jenis

tetes (ton/m3) maka akan diperoleh kuanta tetes.

4. Keterkaitan antara Administrasi Operasional Gudang Hasil

Produksi PG. Tasikmadu Karanganyar dan Alat Penanganan

Bahan pada gudang hasil produksi dengan Efektivitas dan

Efisiensi Gudang

Berdasarkan pengamatan selama pelaksanaan magang

kerja, telah dijumpai beberapa kegiatan kerja di gudang mengenai

pendokumentasian informasi kegiatan yang dilakukan antar unit

kerja yang berhubungan dalam gudang. Selain itu, petugas bagian

gudang juga seringkali melakukan secara rutin administrasi dalam

gudang untuk melakukan pengelolaan barang jadi berhubungan

dengan ketepatan data, mempermudah pengawasan dalam

menjamin keamanan dari kehilangan. Hal ini menyebabkan saling

terkoordinirnya unit-unit kerja yang berkaitan, sehingga mampu

saling mengontrol. Karena pendokumentasian informasi di gudang


commit to user 90

telah diketahui dan diparaf oleh beberapa pejabat yang berwenang

di perusahaan, sehingga dengan administrasi operasional gudang

semua sarana pengawasan dan alat manajemen dalam mengelola

persediaan guna menunjang kelancaran proses lainnya yang

berkaitan. Maka dapat disimpulkan bahwa PG. Tasikmadu

Karanganyar sudah mampu melakukan sistem administrasi

operasional gudang yang telah dibuat dan disepakati oleh kantor

direksi. Sehingga diharapkan mampu melakukan sumbang saran

dalam pertemuan direksi yang membahas tentang pencapai

efektifitas dan efisiensi untuk PG. Tasikmadu Karanganyar sendiri

maupun untuk pabrik gula ditempat lainya.

Keadaan diatas dibantu dengan peralatan penanganan

bahan yang tepat yang telah dimiliki perusahaan untuk menunjang

kinerja dibagian gudang yang merupakan aset penting bagi

perusahaan dan tata letak keberadaan gudang yang ada pada

perusahaan. Peralatan penanganan bahan bukan alat yang dalam

pengadaannya harus memerlukan pembiayaan dana investasi dan

sumber pembiayaan dalam pengadaannya dan operasionalnya.

Namun, peralatan penanganan sebagai sumber inventasi yang

dimiliki PG. Tasikmadu Karanganyar untuk kegiatan pergudangan

berlangsung secara berkelanjutan baik saat masa giling maupun

diluar masa giling. Fasilitas peralatan ini juga dapat mengurangi

jumlah biaya untuk pemakaian dan pembiayaan upah tenaga


commit to user 91

panggung yang dirasakan kurang begitu maksimal dengan jumlah

pekerja yang terlalu banyak. Jadi pada gudang hasil produksi PG.

Tasikmadu Karanganyar keberadaan gudang dan peralatan

penanganan barang jadi hasil produksi mengupayakan terjadinya

kombinasi antara penggunaan teknologi peralatan penaganan

bahan otomatis dengan manual handling berupa tenaga panggul

mempu untuk menghemat waktu dan biaya dalam proses bongkar

atau penyimpanan dan muat barang keluar dan memaksimalkan

kapasitas gudang hasil produksi yang dimiliki. Sehingga dapat

menciptakan tercapainya efektifitas dan efisiensi dalam gudang

hasil produksi khususnya gudang gula. Maka disimpulkan peralatan

penanganan bahan konveyor dengan pertimbangan perencanaan

peralatan penanganan bahan pada gudang dengan tipe tata letak

pada produk yang sudah ditetapakan dirasa masih kurang dan

perlu ditambahkan.

Kondisi seperti ini menjadi bahan untuk melakukan kajian

agar dapat menemukan solusi dari permasalahan ini. Meskipun

perusahaan telah melakukan administrasi operasional gudang pada

semua lini yang terkait mulai dari penerimaan bahan sampai

dengan pengeluaran bahan dari dalam gudang sudah cukup efisien

dan efektif. Namun masih harus ditingkatkan akan beberapa unsur

yang penting dalam pencapaian efektifitas dan efisiensi gudang

barang jadi atau disini gudang hasil produksi milik PG. Tasikmadu


commit to user 92

Karanganyar. Unsur-unsur yang perlu diperhatikan dalam

pencapaian efektifitas dan efisiensi gudang yaitu ketepatan, waktu,

keamanan dan memaksimalkan kapasitas gudang yang merupakan

tujuan dari efektifitas dan efisiensi gudang.

Secara umum, hal yang ini menyebabkan saling terkait

antara operasional pengawasan bahan dalam gudang dengan alat

operasional penanganan bahan gudang. Sehingga terlihat jelas

bahwa administrasi dan hal diluar administrasi saling keterkaitan

mengangkut pada pengelolaan barang jadi pada gudang hasil

produksi PG. Tasikmadu Karanganyar.

Solusi untuk masalah ini adalah perusahaan hendaknya

melakukan mampu melaksanakan administrasi operasional gudang

dengan ketentuan yang telah ditetapkan direksi PTPN, juga

mengupayakan mempersingkat pelayanan kepada barang keluar

mengenai waktu untuk mengusahakan pelayanan terpusat di kantor

bagian gudang guna mempermudah pengawasan administrasi,

sehingga bagian gudang perlu menambah pegawai atau

memberikan penambahan tugas kepada pegawai yang sudah ada

sebagai kurir untuk mencarikan dan memperoleh pengesahan surat

untuk pihak yang sah dalam pengambilan hasil barang jadi untuk

didistribusikan. Dan dalam penambahan peralatan penanganan

bahan gudang untuk membantu memudahkan pera tenaga gudang

dalam penanganan barang jadi untuk perlu diadakan penambahan.


commit to user 93

Dengan demikian upaya melakukan pencapaian efektifitas dan

efisiensi gudang dapat tercapai.


commit to user 94

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada Bab III,

maka peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Tugas dari gudang milik PG. Tasikmadu sudah cukup terlaksana

dengan baik oleh para pegawai di gudang yaitu mulai dari

penerimaan, penyimpanan, penanganan, hingga sampai pada

pengeluaran. Para personil gudang yaitu dari kepala gudang dan

kepala mandor dan pegawai lainnya juga mampu berkoordinasi

dengan baik kepada setiap bagian diluar gudang mulai dari bagian

produksi sampai pemasaran.

Gudang hasil produksi milik PG. Tasikmadu Karanganyar

dalam keberadaannya berfungsi sebagai tempat singgah

sementara (movement) untuk produk barang jadi yang berupa gula

dan tetes. Dan juga merupakan gudang jenis gudang barang

dagangan umum untuk barang hasil pabrik (general merchandise

warehouses for manufactured goods).

2. Semua aktivitas operasional dalam gudang bahan pada gudang

hasil produksi milik PG. Tasikmadu telah mampu melaksanakan

administrasi terhadap semua aktivitas yang dilakukan.


commit to user 95

Dokumentasi terhadap aktivitas operasional gudang sebagian

besar sudah terstandar menurut ketetapan dengan format surat-

surat formulir yang terkomputerisasi yang diperoleh dari ketetapan

direksi PTPN.

3. Peralatan Penanganan Bahan atau material handling equipment

pada gudang sudah tepat dalam pertimbangkan memilih teknologi

peralatan penaganan bahan dengan memperhatikan karakteristik,

tingkat aliran, dan tipe tata letak. Pemilihan alat yang telah tepat itu

adalah konveyor. Alat tersebut menjadi sangat membantu para

tenaga panggung dalam penataan bahan hasil produksi yaitu gula

dan mengurangi biaya dan meningkatkan kemampuan lini gudang

hasil produksi PG. Tasikmadu Karanganyar yaitu gudang gula.

Teknologi peralatan penanganan bahan ini mampu mengupayakan

dalam memaksimalkan penggunaan kapasitas gudang tentunya

dengan kombinasi dengan manual handling berupa tenaga panggul

yang dimiliki PG. Tasikmadu Karanganyar.

Peralatan penanganan bahan dan pengaturan tata letak

pabrik dengan tata letak gudang sudah saling serasi satu sama

lain. Melihat keberadaan geografis bangunan gudang hasil produksi

milik pabrik PG. Tasikmadu Karanganyar yang sudah dekat dengan

tempat bagian pengolahan. Dan kondisi bangunan yang memadai

dan cukup luas. Meskipun ada satu gudang hasil produksi gula

yang rusak, tapi pihak pabrik sedang melakukan perbaikan pada


commit to user 96

saat ini dan terjadwal akan selesai sebelum masa giling tiba. Hal ini

menerangkan bahwa pengadaan peralatan penanganan bahan

bukan merupakan beban biaya yang besar mengingat

kegunaannya yang membantu dalam mencapai efektifitas dan

efisiensi gudang.

4. Kedua hal yang saling keterkaitan antara administrasi operasional

gudang yang terstandar dan peralatan penanganan bahan yang

bertujuan untuk melaksanakan pengelolaan gudang hasil produksi

PG. Tasikmadu Karanganyar. Pengelolaan tersebut diharapkan

mampu berjalan efektif dan efisien dengan mampu tercapainya

pengawasan persediaan barang jadi tepat jumlah, pengurangan

biaya dan waktu dalam gudang hasil produksi PG. Tasikmadu

Karanganyar dari biaya simpan yaitu bongkar dan muat, dapat

meningkatkan keamanan barang dan memaksimalkan kapasitas

gudang. Sehingga diharapkan pencapaian efektivitas dan efisiensi

gudang dapat tercapai.


commit to user 97

B. Saran

Saran yang disampaikan peneliti kepada perusahaan untuk

perbaikan di masa yang akan datang adalah sebagai berikut :

1. Pabrik berusaha mempertahankan kinerja pegawai yang telah

melakasanakan semua aktivitas pendokumentasian operasional

secara terstandar dan konsisten sesui ketetapan direksi. Sehingga

nantinya pegawai dituntut untuk mampu turut serta dalam inovasi

melakukan sumbang saran bagi pencapaian efektifitas dan efisiensi

dalam pergudangan di PG. Tasikmadu Karanganyar.

2. Gudang Hasil Produksi milik PG. Tasikmadu Karanganyar dalam

meningkatkan pelayanan administrasi pengeluaran barang kepada

pihak yang berwenang mengambil barang dilakukan secara

terpusat di kantor kepala mandor gudang hasil yang

keberadaannya dekat dengan gudang hasil produksi. Dengan cara

demikian pihak yang berwenang mengambil barang hasil produksi

atau sopir bisa langsung dilayani petugas gudang ketika

menyerahkan surat atau DO yang dibawa. Sehingga gudang harus

menambah pegawai kurir atau memberikan penambahan tugas

kepada pegawai gudang yang lain, supaya mengurus surat pihak

berwenang mengambil barang untuk memperoleh pengesehan oleh

petugas A.K.U dan birokrasi yang berwenang sebagai pengesah

surat.


commit to user 98

3. Perusahaan perlu mempertimbangkan penambahan peralatan

penanganan bahan yang telah dibahas dalam pembahasan diatas,

yaitu penambahan konveyor. Untuk kondisi bangunan gudang gula

Memungkinkan melakukan modifikasi dengan memperhatikan

kondisi dalam gudang hasil produksi tepatnya disinigudang gula.

Modifikasi tersebut dengan pembuatan permanen tempat konveyor,

memberi jarak dalam penataan gula dan member gambaran layout

sederhana untuk memudahkan pengeluaran barang dengan

metode FIFO, hal ini tidak akan mengurangi pemakaian kapasitas

gudang. Dan memperalati gudang dengan safety tool atau alat

keamanan berupa pemadam kebakaran.

commit to user - digilib.uns.ac.id...administrasi operasional gudang dan peralatan penanganan bahan...

Documents

Transcript of commit to user - digilib.uns.ac.id...administrasi operasional gudang dan peralatan penanganan bahan...