DASAR DAN GARIS PANDUAN SURAT PEKELILING IKHTISAS KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA  1.         PENYATAAN DASAR 

1.1       Bahagian Sekolah-Sekolah telah mengeluarkan Surat Pekeliling Ikhtisas seawal tahun 1968.

 1.2        Telah menjadi amalan Surat Pekeliling Ikhtisas untuk makluman semua sekolah kerajaan

dan bantuan kerajaan dikeluarkan oleh Bahagian Sekolah-Sekolah. 1.3       Di bawah penstrukturan semula Kementerian Pelajaran Malaysia pada tahun 2008, telah

ditetapkan bahawa Bahagian Pengurusan Sekolah Harian selaku bahagian yang menjadi agensi penyelaras bagi semua Surat Pekeliling Ikhtisas yang hendak dimaklumkan kepada semua sekolah kerajaan dan bantuan kerajaan serta semua Jabatan Pelajaran Negeri dan Pejabat Pelajaran Daerah.

  2.         TUJUAN 

2.1       Surat Pekeliling Ikhtisas Kementerian Pelajaran Malaysia merupakan satu bentuk dokumen rasmi yang memperincikan perkara-perkara yang diwartakan di dalam Akta Pendidikan dan dikeluarkan oleh mana-mana Bahagian di bawah Kementerian Pelajaran untuk edaran kepada Bahagaian-Bahagian dan Jabatan-Jabatan Pelajaran Negeri di Malaysia. Surat Pekeliling Ikhtisas yang dikeluarkan adalah dalam bentuk arahan pentadbiran yang mengandungi peraturan, garis panduan, tatacara dan kaedah bagi melaksanakan sesuatu program, aktiviti sama ada dalam bentuk kurikulum atau bukan kurikulum mengikut seksyen yang termaktub di dalam Akta Pendidikan dan Peraturan-Peraturan  Pendidikan.

 2.2         Surat Pekeliling Ikhtisas merupakan punca kuasa dan sumber rujukan yang harus

digunapakai dalam menentukan kewajaran dan kesesuaian pelaksanaan setiap program atau aktiviti yang hendak dilaksanakan khususnya yang melibatkan institusi pendidikan di bawah Kementerian Pelajaran.

 2.3       Status  atau taraf Surat Pekeliling Ikhtisas ini adalah sama  seperti  Surat Pekeliling

Perkhidmatan Awam yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam dan pelanggaran atau ketidakakuran kepada Surat Pekeliling Ikhtisas boleh dikenakan tindakan tatatertib.

  3.         PENYEDIAAN SURAT PEKELILING IKHTISAS 

3.1        Sebelum sesuatu Surat Pekeliling Ikhtisas diedarkan untuk digunapakai oleh semua institusi pendidikan, Bahagian-Bahagian yang berkenaan hendaklah mengemukakan draf awal Surat Pekeliling Ikhtisas tersebut ke Sektor Pengoperasian Dasar dan Keurusetiaan, Bahagian Pengurusan Sekolah Harian yang bertindak sebagai penyelaras kepada semua Surat Pekeliling Ikhtisas. Sektor ini akan membuat semakan secara terperinci berdasarkan kepada faktor kewajaran dan kesesuaian dalam pelbagai aspek bersama-sama dengan Jawatankuasa Teknikal Surat Pekeliling Ikhtisas.

 3.2         Setelah dipersetujui oleh Ahli Jawatankuasa Teknikal Surat Pekeliling ini, draf tersebut

akan diajukan kepada Penasihat Undang-Undang Kementerian Pelajaran Malaysia bagi tujuan menyelaraskan aspek-aspek perundangan jika berkaitan, seterusnya dibentangkan di dalam Mesyuarat Profesional, Kementerian Pelajaran Malaysia untuk

mendapat kelulusan. Setelah diluluskan, Sektor Pengoperasian Dasar dan Keurusetiaan, Bahagian Pengurusan sekolah Harian akan menyediakan Surat Pekeliling Ikhtisas tersebut untuk ditandatangani oleh Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia dan diedarkan kepada Bahagian-Bahagian dan Jabatan-Jabatan Pelajaran negeri untuk diimplementasikan dan seterusnya didokumenkan.

  4.         PENGOPERASIAN DAN PELAKSANAAN DI PERINGKAT JABATAN

PELAJARAN NEGERI, PEJABAT PELAJARAN DAERAH DAN SEKOLAH 

4.1       Bagi tujuan pengoperasian dan pelaksanaan di peringkat negeri, Sektor Pengoperasian Dasar dan Keurusetiaan, Bahagian Pengurusan Sekolah Harian merupakan sektor yang bertanggungjawab sepenuhnya memastikan semua Jabatan Pelajaran Negeri mematuhi dan akur kepada Surat Pekeliling Ikhtisas yang dikeluarkan dalam menangani apa juga perkara yang berkaitan peraturan dan penguatkuasaan. Jabatan Pelajaran Negeri pula akan bertindak memastikan semua Pejabat Pelajaran Daerah dan sekolah yang berada di bawah kawalan pentadbiran negeri berkenaan sentiasa merujuk, melaksana dan akur kepada Surat Pekeliling Ikhtisas yang dikeluarkan dalam mengambil sebarang tindakan.

  5.         DASAR TERKINI PENGEMASKINIAN SURAT PEKELILING IKHTISAS 

5.1        Dalam memastikan keberkesanan pelaksanaan dasar-dasar pendidikan oleh semua institusi pendidikan di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia, Sektor Pengoperasian Dasar dan Keurusetiaan bertanggungjawab sepenuhnya memastikan semua Surat Pekeliling Ikhtisas sentiasa dikemaskinikan. Sektor ini bertanggungjawab untuk mengenalpasti, menyemak, menyelaras dan mengemaskini Surat Pekeliling Ikhtisas bersama wakil-wakil daripada semua Jabatan Pelajaran Negeri di dalam beberapa siri Mesyuarat Penyelarasan Surat Pekeliling Ikhtisas agar dapat digunapakai mengikut perubahan, kehendak  semasa dan tidak terpesong daripada apa yang termaktub di dalam Akta Pendidikan.

 5.2          Pembatalan dan pemansuhan Surat Pekeliling Ikhtisas adalah berasaskan kepada kehendak semasa atau sekiranya surat Pekeliling Ikhtisas itu tidak lagi relevan atau berlaku pertindihan mengenai sesesuatu perkara yang sama, ia dilakukan dengan kelulusan daripada pejabat KPPM

SISTEM FAIL

DEFINISI:

• PROSES MENGKLASIFIKASI,

MENYUSUSN, MENYIMPAN

DAN MENYELENGGARA

FAIL-FAIL BAGI

MEMUDAHKAN

PENGURUSANNYA APABILA

DIPERLUKAN.

• TUJUANNYA ADALAH

UNTUK KECEKAPAN

SESUATU JABATAN

JENIS KUMPULAN FAIL

• ‘Housekeeping’

Meliputi perkara-perkara

seperti pentadbiran, perjawatan

dan senarai kakitangan

• ‘Operational’

Meliputi fail-fail tentang fungsi

asas sesuatu organisasi seperti

rekod tanah untuk Pejabat Tanah,

rekod pendapatan untuk Jabatan

Hasil Dalam Negeri dsb

TARAF

KESELAMATAN FAIL

TERBUKA

TERHAD

SULIT

RAHSIA

RAHSIA

BESAR

WARNA KULIT FAIL

• Terbuka – Putih

• Terhad – Putih dan tercatit

perkataan TERHAD

• Sulit – Hijau dan tercatit

perkataan SULIT

• Rahsia – Merah jambu

berpalang dan tercatit perkataan

RAHSIA

• Rahsia Besar – Kuning dan

berpalang merah dan tercatit

perkataan RAHSIA BESAR

KAEDAH PENDAFTARAN

MENGIKUT SIRI

MENGIKUT TAHUN

MENGIKUT

PENGKELASAN PERKARA

MENGIKUT BAHAGIAN

ATAU UNIT

PERGERAKAN FAIL

FAIL KELUAR MASUK

MELALUI KERANI

PENDAFTARAN

PENGHANTARAN ANTARA

PEGAWAI PERLU ADA SLIP

TRANSAKSI

PERLU ADA SISTEM SIMPAN

DALAM PERHATIAN

KEPERLUAN TERHADAP

SISTEM FAIL YANG BAIK

Kepadatan - Seboleh-bolehnya

menggunakan ruang yang minima

Asesibiliti - Mudah untuk

dirujuk

Ekonomi - Menentukan sistem

penyimpanan fail adalah dengan

kos yang minima

Keanjalan - Bagi maksud

pembesaran ruang di masa hadapan

KEPERLUAN TERHADAP

SISTEM FAIL YANG BAIK

Rujukan Silang - Supaya

memberi kemudahan dalam

mengesan lain-lain dokumen yang

bersangkutan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk

‘Retention’ - Bagi

membolehkan fail-fail yang tidak

lagi aktif dipindahkan

Kelasifikasi - Untuk memberi

kemudahan di dalam membuat

rujukan

Keperluan Sistem Fail Yang

Baik

Lokasi - diletakkan di

tempat yang mudah dan

segera diperolehi tanpa

berlengah

PUSAT PENDAFTARAN

Fungsinya adalah seperti berikut:-

(i) Menerima mel/surat masuk

dan memasu annya dalam

fail-fail yang berkaitan

(ii) Membahagikan fail-fail

kepada pegawai berkenaan

untuk tindakan

(iii) Mengawal pergerakan semua

fail

(iv) Mendaftar semua fail dengan

memberi siri-siri nombor dan

mengadakan indeks bagi

setiap fail.PUSAT PENDAFTARAN

(vi) Simpan dalam perhatian untuk

dikemukan kepada

pegawai berkenaan bagi

tindakan di masa akan

datang

(vii) Menghantar mel/surat keluar

(viii) Mengesan fail-fail apabila

dikehendaki oleh

pegawai-pegawai yang

mengambil tindakan

(ix) Memindahkan fail-fail lama

dan tidak digunakan

lagi ke Arkib Negara

ORGANISASI PUSAPENDAFTARAN

KEBAIKAN PUSAT

PENDAFTARAN

o Memudahkan kawalan yang

berkesan

o Penggunaan peraturan dan

kaedah yang standard

o Tanggungjawab dapat dipastikan

o Mengelakkan dokumen-dokumen

bertindih

ORGANISASI PUSAT

PENDAFTARAN

KEBURUKAN

• Fail sukar dikesan dengan cepat

• Kemungkinan fail hilang kerana

ramai menggunakannya

• Kelewatan mungkin berlaku

kerana bilangan fail dikendalikan

terlalu banyak

ORGANISASI PUSAT

PENDAFTARAN

KEBAIKAN PUSAT

PENDAFTARAN

DIPECAHKAN

o Perkhidmatan yang lebih licin

dan cepat

o Bilangan fail yang

dikehendaki adalah kecil dan

kawalan adalah lebih kemas

o Mudah dikesan