DASAR PEMBELIAN BAHAN MONOGRAF, BAHAN-BAHAN …pustaka.upsi.edu.my/Document/DASAR_BPO.pdf · 5.6.1...
Transcript of DASAR PEMBELIAN BAHAN MONOGRAF, BAHAN-BAHAN …pustaka.upsi.edu.my/Document/DASAR_BPO.pdf · 5.6.1...
DASAR PEMBELIAN BAHAN MONOGRAF, BAHAN-BAHAN BERCETAK
DAN BUKAN BERCETAK
1. LATARBELAKANG
1.1 Dasar pembelian bahan-bahan bercetak dan bukan bercetak disediakan bagi
memenuhi keperluan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan Universiti
Pendidikan Sultan Idris pada masa kini dan juga keperluan fakulti dan
program baru yang bakal diadakan di masa-masa akan datang.
2. SKOP
Dasar ini merangkumi semua aktiviti yang berkaitan dengan perolehan monograf,
bahan-bahan bercetak lain dan bukan bercetak secara pembelian termasuk
Malaysiana dan bukan Malaysiana.
3. OBJEKTIF
Objektif utama dasar ini ialah memastikan :-
3.1 pengesanan dan pembelian semua bahan monograf, bercetak dan bukan
bercetak yang berkaitan dengan program akademik dan aktiviti yang
dijalankan oleh UPSI.
3.2 pengesanan dan pembelian secara terpilih bahan monograf, bahan becetak
dan bukan bercetak sebagai wahana ilmu pengetahuan yang merangkumi
segala khazanah pemikiran, keintelektualan, keilmuan dan penulisan bagi
peningkatan minda.
3.3 pengesanan dan pembelian secara terpilih segala bahan monograf, bahan-
bahan bercetak dan bukan bercetak bagi memenuhi keperluan maklumat bagi
menyokong program pembelajaran, pengajaran dan aktiviti penyelidikan
Universiti Pendidikan Sultan Idris.
2
4. STRATEGI
4.1 Memperkukuhkan koleksi dalam pelbagai format bercetak dan bukan
bercetak melalui pengesanan dan pembelian.
4.2 Mengemaskini dan memperkukuhkan koleksi dalam pelbagai bidang perkara
yang bercorak keilmuan dan penyelidikan terutama dalam bidang pendidikan
yang berkaitan dengan bahasa, kesusasteraan, sains sosial, kesenian, muzik,
sukan, sains kognitif dan pembangunan manusia, sains dan teknologi
maklumat secara pengesanan, pemilihan dan pembelian.
4.3 Menjalin perikatan strategik di kalangan pusat penyelidikan Universiti di
dalam dan luar negara, penerbitan dan pengedar serta orang perseorangan
bagi tujuan pengesanan dan perolehan bahan dalam bidang pendidikan.
4.4 Mengadakan perkongsian sumber maklumat di kalangan perpustakaan
akademik untuk mengurangkan pertindihan pembelian.
4.5 Melaksanakan pasaran bahan perpustakaan secara elektronik di mana sesuai.
5. DEFINASI
5.1 Monograf
Monograf adalah terdiri daripada buku atau terbitan yang khusus tentang
sesuatu perkara atau beberapa kelas perkara, kadangkala dikeluarkan dalam
beberapa jilid khas, terbitan tidak berkala termasuk siri monograf.
3
5.2 Bahan bercetak
Semua bahan bercetak termasuk peta, poster, carta, risalah, gambar (lukisan,
lakaran, foto), kad imbasan dan skor muzik.
(i) Peta
Gambaran berlakar tentang permukaan bumi atau sebahagiannya
yang menggambarkan ciri-ciri sesuatu kawasan itu seperti sempadan
geografi, sejarah, politik, ekonomi, budaya dan sebagainya.
(ii) Poster
“Sekeping kertas yang tertera dengan gambar dan lain-lain keterangan tentang
sesuatu.” 1
(iii) Carta
“Paparan yang mengandungi atau yang memberikan keterangan tentang hal
atau kedudukan tertentu (misalnya mengenai iklim, kedudukan dan
perkembangan perniagaan, struktur organisasi, prestasi kerja, dan lain-lain)
dalam bentuk gambarajah (graf, jadual, dan lain-lain).2
(iv) Risalah
Bahan dalam bentuk beberapa lembaran kertas sama ada diketip,
dijahit atau dijilid ringkas yang mempunyai keterangan tentang
sesuatu perkara.
1 Ensaiklopedia Malaysiana, 1994 “Kamus Malaysiana” Jld. 14. Ms. 363 2 Ensaiklopedia Malaysiana, 1994. “Kamus Malaysiana” Jil. 3. Ms. 205
4
(v) Pamphlet
“A non/periodical publication of at least five but not more than 48 pages
exclusive of the cover pages. It usually has an independent entity, not being a
serial, but it may be one of a series of publication having a similarity of format or
subject matter.”3
(vi) Gambar (lukisan, lakaran, foto)
Bahan berita bergambar yang memberi pengesahan sebagai bukit
kepada kejadian, kenyataan atau acara yang telah dikendalikan dalam
bentuk gambar foto atau lukisan.
(vii) Skor Muzik
Kertas yang mengandungi manuskrip muzik.
(viii) Kad imbasan
Kepingan kertas yang agak tebal dan keras (biasanya berbentuk empat
persegi) yang menunjukkan elemen melihat kembali dalam fikiran
atau membayangkan sesuatu.
5.3 Bahan Malaysiana
Bahan Malaysiana adalah semua sumber perpustakaan yang diterbitkan di
Malaysia dan/atau semua sumber perpustakaan mengenai Malaysia yang
diterbitkan di luar Malaysia dan/atau yang dihasilkan oleh warganegara
Malaysia tidak mengira bentuk, bahasa, skrip atau tarikh dihasilkan.
________________________________________________________________________ 3 Prytherch, Ray. Harrod’s Librarian Glossary and Reference Work. 8th. Ed. Enbland: Gower, 1995
5
5.4 Nadir Malaysiana
Buku yang berharga jarang ditemui dan amat bernilai dan sukar diperolehi di
pasaran. Biasanya bila didapati, diperolehi dengan harga yang tinggi.
Termasuk dalam kategori nadir Malaysiana adalah salah satu atau kesemua
perkara yang berikut :-
(i) bahan yang diterbitkan sebelum tahun 1930 dan/atau yang sukar
diperolehi di dalam negara.
(ii) terbitan-terbitan cetakan lama yang berkaitan dengan Malaysia (ini
termasuk Malaya, Persekutuan Tanah Melayu, Kepulauan Melayu dan
Straits Settlements dan Alam Melayu).
(iii) Terbitan lama karangan penulis dan penyelidik Melayu/Malaysia.
(iv) Terbitan lama karangan penulis dan penyelidik yang berada di luar
negara dalam pelbagai bahasa yang berkaitan dengan Malaysiana.
5.5 Bukan Malaysiana
Bukan Malaysiana ialah sumber perpustakaan yang diterbitkan di luar
Malaysia yang tiada kaitan dengan Malaysia atau bukan dihasilkan oleh
Warganegara Malaysia tetapi memenuhi keperluan pembaca.
5.6 Nadir Umum
“A book so old, scare or difficult to find that it seldom appears in the book markets.
Among rare books may be included, incunabula, sixteenth to eighteenth century imprints,
first edition, limited and deluxe editions, specially illustrated editions, books in fine
bindings, unique copies, book of interest for their associations (local, regional, subject etc).”4
4 Prytherch, Ray. Librarian’s Glossary and Reference Work. 8th ed. England: Gowen 1995 5 Brownstone, David M. Dictionary of Publishing. New York: Van Nostrand Reinhold, 1982
6
“Scare, prized and valuable books that are seldom available for acquisiiton and then when
available sell for high prices.”5
Termasuk dalam kategori nadir umum adalah salah satu atau kesemua yang
berikut :-
5.6.1 Bahan terbitan sebelum tahun 1950 dan/atau yang sukar diperolehi
ataupun sudah habis cetakan.
5.7 Bahan bukan bercetak/Sumber Media
Bahan sumber media adalah meliputi :-
(i) mikrofom
(ii) filem sinematograf
(iii) piring hitam
(iv) rakaman video & audio
(v) media elektronik yang lain
(vi) slaid
(vii) lutsinar
(viii) filmstrip
(ix) disket
(x) cakera padat
(xi) multimedia CD-ROM
(xii) pita red
(xiii) filem gulung
(xiv) cakera video/laser
(xv) multimedia kit
7
5.8 Peringkat Pemilihan Bahan Monograf, bahan bercetak dan bahan
bukan bercetak
(i) komprehensif - menyeluruh dalam bidang berkenaan
(ii) terpilih - meliputi keseluruhan bidang untuk
membolehkan penyelidikan terhad
(iii) representatif - beberapa bahan untuk mewakili setiap
bidang dan peringkat perkara
berkenaan
6. GUNAPAKAI DASAR
6.1 Bagi perolehan bahan bacaan melalui pembelian bahan bacaan perpustakaan.
7. PEMBINAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN
7.1 Perpustakaan akan menggunapakai piawaian yang telah disediakan oleh
Persatuan Perpustakaan Malaysia dan American Library Association (ALA)
seperti berikut di dalam pembinaan koleksi :-
7.1.1 Standards for private university libraries (recommended for 5 years,
1997 – 2001; to be reviewed in 2002) prepared by PERPUN
(Persidangan Perpustakaan – perpustakaan Universiti dan Negara)
Sub-Committee on standards for Private University and college
Libraries published by Persatuan Perpustakaan Malaysia, 1999.
7.1.2 American Library Association (ALA) Collection Level Codes (1979).
8
8. PENGESANAN/PEMILIHAN
Pengesanan/pemilihan monograf, bahan bercetak dan bukan bercetak :-
(i) Memastikan semua monograf, bahan bercetak dan bukan bercetak terbitan
dalam dan luar negara dalam bidang yang berkaitan dengan program
akademik serta pengajaran, pembelajaran serta penyelidikan anjuran UPSI
diperolehi secara komprehensif.
(ii) Memastikan semua karya rujukan umum diperolehi bagi menyokong
keperluan rujukan dan perujukan negara.
(iii) Memantapkan koleksi perpustakaan dalam pelbagai bidang perkara
berdasarkan nilai kesarjanaan, penyelidikan, keperluan maklumat dan rujukan
semasa.
(iv) Memperkaya dan menyokong pembinaan minda serta proses pendidikan
sepanjang hayat.
9. KRITERIA PEMILIHAN
9.1 Terdapat kriteria-kriteria yang perlu diambil perhatian dalam
membuat pemilihan dan di antaranya ialah :-
(i) terbitan dalam dan luar negara yang berkaitan dengan
program/kursus akademik Universiti.
(ii) mengutamakan bahasa Melayu dan bahasa Inggeris daripada bahasa-
bahasa lain sekiranya terdapat pelbagai bahasa.
(iii) sesuai untuk kegunaan para pelajar, pensyarah dan kakitangan
Universiti.
(iv) kredibiliti pengarang dalam bidang berkenaan.
(v) sesuai dengan keperluan penyelidikan para pelajar, pensyarah dan
kakitangan Universiti.
9
(vi) berpotensi dan sesuai untuk kegunaan satu atau lebih program yang
terdapat di Universiti.
(vii) koleksi bagi bidang perkara yang masih lemah/kurang.
(viii) Bahan yang mempunyai nilai yang tinggi, tahan lama dan sesuai serta
bertepatan dengan aliran masa.
(ix) Penerbitan yang berwibawa dan profesional.
(x) Persembahan, gaya dan kejelasan (clarity).
(xi) Mempunyai kualiti yang baik dan mencapai standard seperti bahan
yang ditulis dengan terperinci, logik, indeks yang tepat, mempunyai
bibliografi, nota kaki, nota hujungan serta ilustasi yang sesuai dengan
kehendak perkara.
(xii) Kualiti teknikal dan fizikal – kertas, tipografi, rekaan, saiz, jilidan,
bersifat tahan lama.
(xiii) Harga dan kualiti penerbitan yang berpatutan.
(xiv) Karya besar terjemahan terutama yang terdapat di Asean.
(xv) Kandungan yang bernas, bernilai penyelidikan dan keilmuan.
(xvi) Karya-karya agong dalam peradaban manusia.
(xvii) Terbitan terkini dalam pelbagai disiplin ilmu persefahaman.
(xviii) Karya yang menerima anugerah dalam pelbagai bidang.
9.2 Pemilihan Karya Rujukan
(i) Kamus
Bagi keperluan rujukan, perpustakaan perlu memiliki kamus
representatif dalam pelbagai bahasa Melayu dan Inggeris yang
lengkap. Termasuk dalam kategori kamus ialah tesauri, kosa kata,
kamus sinonim dan kamus kanak-kanak.
10
(ii) Kamus Bahasa
Kamus yang berkaitan dengan segala hal kebahasaan khususnya yang
berkaitan dengan bahasa-bahasa utama di Malaysia termasuk juga
dalam kategori ini ialah Dwi-Bahasa dan kamus Tri-Bahasa.
(iii) Direktori/Buku Panduan
Bahan ini perlu diperolehi secara terpilih berdasarkan kepentingan
semasa dalam pelbagai bidang seperti direktori persatuan, syarikat dan
direktori profesional dan komersil termasuk buku panduan
(handbooks/manuals).
(iv) Ensiklopedia
Koleksi ensiklopedia utama yang popular dan lengkap dalam pelbagai
bidang perkara bagi keperluan rujukan perlu diperolehi. Ensiklopedia
perlu dikemaskini selepas lima tahun sekiranya terdapat edisi
pembaharuan atau sekiranya terdapat banyak perubahan isi
kandungan.
(v) Biografi
Biografi kebangsaan dan antarabangsa yang menyeluruh sebagai
sumber maklumat rujukan penting terhadap peranan dan pengaruh
individu dalam sesuatu bidang dan sesebuah negara bagi memenuhi
keperluan rujukan.
11
9.3 Pemilihan Berdasarkan Format
(i) Kulit keras (hardback)
Pemilihan monograf haruslah mengutamakan buku yang
berkulit keras (hardback) sekiranya terdapat dalam dua jenis
kulit khususnya bagi bahan ilmiah dan penyelidikan, koleksi
kekal dan berpanjangan. Walau bagaimanapun, buku rujukan
yang hanya terdapat dalam kulit nipis sahaja juga dibeli
sekiranya judulnya sesuai untuk perolehan. Walau
bagaimanapun, jika pembelian melibatkan lebih daripada 1
naskah, pembelian kulit keras hanya terhad kepada 1 naskah
manakala naskah selebihnya dalam kulit nipis.
(ii) Kulit nipis (paperback)
Buku kulit kertas seperti novel perlu dibeli bagi keperluan
pembacaan ringan dan tidak bersifat kekal. Buku-buku ini
sentiasa berganti dengan judul-judul baru, semasa dan
popular.
(iii) Buku teks
Buku teks pengajian tinggi akan diperolehi dalam semua
bidang yang berkaitan dengan program akademik anjuran
UPSI, program penyelidikan, pembelajaran dan pengajaran
serta aktiviti Universiti.
12
(iv) Risalah, pamplet, brosur, peta, poster dan sebagainya
Risalah, pamplet atau brosur dan sebagainya yang terkini
dalam semua bidang perkara terutama yang diterbitkan oleh
Kementerian Pendidikan, UPSI, universiti-universiti tempatan
dan luar negeri serta badan-badan lain yang ada hubungan
dengan UPSI secara langsung atau tidak langsung.
(v) Tesis & Disertasi
Semua tesis dan disertasi pelajar dan pegawai akademik UPSI
akan diperolehi secara pembelian atau sumbangan. Tesis dan
disertasi yang dijual sama ada dalam bentuk buku atau
mikroform/mikrofilem terbitan luar negara turut dibeli jika
berkaitan dengan bidang akademik.
(vi) Skor muzik
Skor muzik akan dibeli sekiranya ia mengandungi nilai
keilmuan serta yang dicadangkan oleh Fakulti Muzik.
(vii) Bahan-bahan dalam bentuk sumber elektronik
Mana-mana bahan bercetak dan berjilid termasuk
ensaiklopedia dan direktori akan diberi keutamaan perolehan
dalam bentuk CD-ROM atau media elektronik.
13
(viii) Terbitan Bersiri
Terbitan secara berkala iaitu jurnal, majalah, akhbar, memoir,
proceedings, laporan, akta dan warta kerajaan di dalam bidang
yang berkaitan dengan program akademik Fakulti Universiti
akan diperolehi dalam bentuk “hard copy” dan jika ada yang
diterbitkan dalam bentuk elektronik, keutamaan akan diberi
dalam bentuk elektronik.
(ix) Bahan bukan bercetak/media
Bahan bukan bercetak atau media seperti pita video, kaset
audio, filem, slaid, filmstrip, piring hitam, cakera padat,
mikrofilem, mikrofis dan sebagainya akan diperolehi
mengikut program akademik fakulti.
9.4 Jenis koleksi dan bilangan naskah
Jenis koleksi serta jumlah bilangan naskah yang dibeli bergantung
kepada peruntukan tahunan yang diperolehi. Secara umum, berikut
adalah jenis koleksi dan bilangan jumlah naskah yang akan dibeli :-
9.4.1 Buku Teks/Monograf
(a) Buku biasa/umum
1 – 3 naskah bagi buku biasa/umum.
14
(b) Buku dalan senarai bacaan pensyarah
3 - 10 naskah bagi buku yang disenaraikan dalam
senarai pensyarah bacaan terutama buku dalam
Bahasa Malaysia. Jumlah ini bergantung kepada
cadangan dari pensyarah dan peruntukan yang diberi
pada tahun kewangan. Jumlah saiz akan berubah
mengikut perubahan dan saiz Universiti. 3 naskah
akan diletakkan di koleksi tanda merah.
9.4.2 Koleksi Rujukan
1 naskah bagi koleksi rujukan seperti ensaiklopedia, kamus,
handbook, indeks, abstrak, direktori dan sebagainya.
9.4.3 Fiksyen
(i) 1 naskah bagi koleksi asas novel, karya klasik dan
separa klasik berkaitan dengan Kesusasteraan Melayu
yang tidak termasuk dalam program/subjek yang
ditawarkan.
(ii) Karya-karya penulis anugerah kesusasteraan seperti
Anugerah Sastera Negara dan SEA Writers Award
akan turut diperolehi.
9.4.4 Terbitan Bersiri
(i) Judul jurnal yang akan dilanggan serta jumlah judul
berdasarkan kepada cadangan oleh Dekan Fakulti
untuk tujuan pengajaran, pembelajaran dan
penyelidikan.
15
(ii) Jurnal secara “online” akan turut dilanggan jika ada
peruntukan yang cukup serta diperlukan oleh Fakulti.
(iii) Judul jurnal yang terdapat dalam pangkalan data
komersil yang dilanggan tidak akan dilanggan dalam
bentuk “hard copy”.
9.4.5 Tesis/Disertasi/Laporan Projek
(i) 1 naskah Tesis/Disertasi/Laporan Projek pelajar
UPSI akan turut diperolehi secara sumbangan.
(ii) 1 naskah tesis/disertasi dalam bentuk buku atau
dalam mikrofilem turut dibeli jika berkaitan dengan
bidang program Universiti.
9.4.6 Koleksi Karya Anak Kandung dan Terbitan SITC
Bahan penulisan anak kandung dan penerbitan SITC seperti
laporan, artikel projek, cenderamata, Bayu dan lain-lain akan
turut diperolehi secara sumbangan atau pembelian dari orang
perseorangan.
9.4.7 Koleksi Arkib Universiti
Semua penerbitan UPSI seperti buku cenderamata, buku
panduan, buku teks, laporan, terbitan ilmiah, brosur, gambar
foto, kertas persidangan, seminar dan sebagainya sekurang-
kurangnya 1 naskah setiap penerbitan diperolehi secara
sumbangan atau pembelian terutama bagi buku teks karangan
pensyarah atau bakal pensyarah UPSI.
16
9.4.8 Koleksi Suratkhabar
Suratkhabar yang dilanggan adalah seperti berikut :-
(i) NST
(ii) Star
(iii) Berita Harian
(iv) Utusan Malaysia
(v) Mingguan Malaysia
(vi) Harian Metro
(vii) Tamil Nesan
(viii) Sit Chew Jit Poh
(ix) Kosmo
2 naskah setiap judul suratkhabar akan dibeli di mana 1
naskah untuk bahan bacaan umum sementara 1 naskah lagi
untuk keratan akhbar.
9.4.9 Koleksi Media/Bahan Pandang-Dengar
1 naskah bahan pandang-dengar/koleksi media dalam bidang perkara
yang dicadangkan oleh Fakulti akan dibeli. Tajuk dalam bidang
umum atau lain yang dianggap perlu akan juga diperolehi jika
dianggap penting sebagai bahan rujukan.
9.4.10 Koleksi Peta
Peta topografi serta yang berkaitan dengan Malaysia akan dibeli
sekurang-kurangnya sebanyak 1 naskah bergantung kepada keperluan
fakulti.
17
9.4.11 Koleksi Dokumen
Koleksi dokumen dalam bentuk laporan, terbitan bersiri (termasuk
laporan tahunan, surat berita jabatan/agensi), risalah, laporan
kajian/penyiasatan dan laporan perangkaan akan turut diperolehi
sekurang-kurangnya 1 naskah bagi setiap judul. Bahan yang akan
dibina adalah seperti berikut :-
(i) Terbitan Kerajaan Malaysia
(peringkat Kementerian/Jabatan)
(ii) Terbitan Kerajaan Negeri
(iii) Terbitan Badan berkanun di Malaysia
(iv) Terbitan Bangsa-Bangsa Bersatu dan agensinya
(v) Terbitan Kerajaan Negara ASEAN
(vi) Terbitan Kerajaan Asing (tertentu)
(vii) Terbitan OECD (Organization for Economic Co-operation
and Development)
(viii) Terbitan Perbadanan Antarabangsa (Intergovernmental
bodies)
(ix) Terbitan Rand Corporation, sebuah institusi swasta yang
menerbitkan laporan, kertas kerja, nota dan lain-lain untuk
penyelidikan.
9.4.12 Koleksi Nadir & Manuskrip Melayu
Bahan-bahan nadir terutama Nadir Malaysiana dan Manuskrip
Melayu dalam bidang Sains Sosial dan Pembangunan Manusia akan
diperolehi untuk menyokong penyelidikan dan kajian pembelian
bahan nadir perlu mendapatkan kelulusan dari Jawatankuasa
Perpustakaan yang kemudian dibawa ke Jawatankuasa Kewangan
untuk kelulusan pembaca.
18
9.4.13 Kertas Persidangan, Seminar, bengkel dan sebagainya
(i) 1 set kertas Kerja Persidangan/Seminar/Bengkel anjuran
UPSI perlu diperolehi secara pembelian/ sumbangan.
(ii) 1 naskah bagi setiap judul kertas kerja persidangan, seminar
bengkel yang ada kaitan dengan program akademik anjuran
Fakulti akan terus diperolehi.
9.4.14 Kertas Peperiksaan
Sebanyak 1 naskah bagi setiap judul kertas peperiksaan semua
program/mata pelajaran yang lepas akan diperolehi untuk rujukan
pelajar.
9.4.15 Pemilihan judul mengikut program
Pemilihan judul bahan adalah mengikut program seperti berikut yang
ditawarkan oleh setiap Fakulti di Universiti. Pemilihan jurnal
bagaimanapun bergantung kepada program yang bakal ditawarkan
oleh Universiti di masa-masa akan datang.
9.4.16 Pemilihan Jadual Mengikut Perkara
Pemilihan jadual mengikut perkara adalah berdasarkan Library of
Congres Clasifiction (LCC). Sistem ini digunakan oleh semua
perpustakaan akademik.
A - General Works
B - Philosopy, Psycology, Religion
C - Auxiliary Sceiences of History
D - History: General and Old World
E - History: America
F - History: America
19
G - Geography, Antropology, Recreation
H - Social Science
J - Political Sciene
K - Law
L - Education
M - Music and Books on Music
N - Fine Arts
P - Language and Literature
Q - Science
R - Medicine
S - Agriculture
T - Technology
U - Military Science
V - Naval Science
Z - Bibliograpy, library science, information resources
(general)
10. TANGGUNGJAWAB PEMILIHAN DAN PEMBELIAN
(i) Semua Pegawai Ikhtisas perlu melaksanakan pemilihan dan pembelian bahan
perpustakaan mengikut dasar yang ditetapkan.
(ii) Pandangan dan cadangan perolehan dari Dekan, Pensyarah, pelajar dan
kakitangan akademik dan bukan akademik dalam pelbagai bidang perkara
perlu diambilkira.
(iii) Pustakawan Bahagian Perolehan dipertanggungjawabkan untuk menyelaras
dan melaksanakan perolehan cadangan judul-judul yang dipilih.
20
(iv) Pustakawan Bahagian Perolehan perlu memastikan proses perolehan
dilakukan secara berterusan supaya bahan yang diperlukan sentiasa
mencukupi dan terkini untuk memenuhi keperluan maklumat, rujukan dan
penyelidikan mengikut peruntukan kewangan yang disediakan.
(v) Jika jurnal yang dicadangkan dianggap terlalu mahal dan hanya menjurus
kepada keperluan seorang pengguna sahaja, perpustakaan mungkin akan
meminjam bahan tersebut dari perpustakaan lain untuk rujukan pengguna
berkenaan.
(vi) Jumlah naskah yang akan dibeli berdasarkan cadangan dari kakitangan
akademik bergantung kepada jumlah peruntukan tahunan yang diperolehi
oleh perpustakaan dan keputusan Jawatankuasa Perpustakaan.
11. BAHASA
(i) Bahan bacaan dalam Bahasa Malaysia dan diberi keutamaan terutama bahan
terbitan tempatan.
(ii) Bahan bacaan dalan Bahasa Inggeris akan turut dibeli terutama dalam bidang
perkara di mana terbitan bahan kebanyakannya adalah dalam Bahasa Inggeris.
(iii) Bahan bacaan dalam bahasa asing akan dibeli bergantung kepada keperluan
Fakulti dan program yang dianjurkan memerlukan bahasa tersebut.
21
12. PESANAN
(i) Bagi terbitan monograf luar negara pesanan dihantar kepada pembekal –
pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan dalam bidang 010100 (Bahan Bacaan) selaras dengan
Pekeliling Kontrak Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2005-
Pembekalan, Penghantaran dan Penyerahan Buku- Buku Cetakan
dan Terbitan Luar Negara kepada semua Agensi Kerajaan di
Seluruh Semenanjung Malaysia.
(ii) Terbitan dalam negara boleh dipesan melalui mana-mana pembekal yang
memberi perkhidmatan yang baik serta berdaftar dengan Kementerian
Kewangan.
(iii) Pesanan secara elektronik perlu dilakukan mengikut keadaan.
13. PROSES PEMBELIAN
Segala pembelian bahan bercetak dan bukan bercetak perlu mengikut Pekeliling
Kontrak Perbendaharaan.
Berpandukan kepada prosedur pembelian yang dipraktikkan oleh kebanyakan
perpustakaan universiti tempatan, berikut adalah proses pembelian bahan yang
dilakukan oleh Perpustakaan UPSI.
(i) Pustakawan menghubungi penerbit dan pembekal buku untuk mendapatkan
katalog penerbit yang terkini dalam bidang perkara yang berkaitan dengan
program Universiti.
(ii) Katalog penerbit diedarkan kepada pensyarah untuk pilihan/cadangan.
22
(iii) Katalog penerbit yang diterima semula dari pensyarah disemak dengan
katalog induk untuk mengelakkan “duplicate”.
(iv) Setelah sebutharga diterima, borang pesanan disediakan bersama Purschase
Order (PO) untuk diberi kepada pembekal buku.
(v) Pembekal hantar invois beserta bahan yang telah dibuat pesanan.
(vi) Invois disemak dengan buku dan pesanan belian.
(vii) Pembayaran invois bagi jurnal perlu dibuat terlebih dahulu sebelum bahan
tersebut diterima.
(viii) Invois akan dihantar ke Bahagian Bendahari untuk tindakan pembayaran.
(ix) Pembayaran perlu dibuat mengikut peraturan kewangan yang ditetapkan dan
diproses dalam masa sebulan selepas bahan diterima.
14. POLISI PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL BAHAN PERPUSTAKAAN
14.1 Penilaian terhadap prestasi pembekal buku dari aspek seperti jumlah
penerimaan buku yang dipesan serta tempoh pembekalan yang diambil, dapat
membantu perpustakaan memilih pembekal yang “efficient” untuk membekal
buku-buku terbitan luar negara yang memerlukan komitment yang serius.
Selain dari itu, penilaian juga dibuat berdasarkan :-
1. Memberi perkhidmatan yang baik
(i) Sebut harga berpatutan.
(ii) Penghantaran bahan menepati sasaran masa.
(iii) Kerap menghantar status pesanan dan maklumbalas
mengenai masalah yang timbul.
23
(iv) Kekerapan membawa katalog untuk pilihan Pustakawan.
(v) Kekerapan bertemu dengan pensyarah UPSI mengenai
bidang perkara yang diperlukan.
2. Mempunyai reputasi yang baik dengan penerbit.
3. Berkemampuan dan mantap dari aspek kapital/model kewangan.
Penerbit hanya akan membekal buku kepada pembekal yang
mempunyai akaun dengan mereka sahaja.
4. Kekerapan wakil pemasar pembekal berjumpa dengan Pustakawan
Bahagian Perolehan untuk membincangkan sebarang masalah yang
timbul dari pembekalan buku dan lain-lain.
5. Sentiasa memenuhi sebarang syarat yang ditetapkan oleh UPSI dan
bersedia bertolak ansur dengan sebarang perubahan sekiranya perlu.
16. TEMPOH PENGESAHAN PEMBEKALAN DAN TEMPOH
PENYERAHAN
16.1 Kontraktor buku perlu memberi pengesahan tentang kesanggupan
membekal buku dalam tempoh 6 minggu dari tarikh terima pesanan.
24
16.2 Bagi keadaan biasa, buku hendaklah diserahkan/dibekalkan dalam tempoh 3
bulan dari tarikh pesanan.
16.2.1 Surat peringatan untuk bahan yang gagal dibekalkan dalam tempoh
yang telah ditetapkan.
16.2.1.1Tempoh surat peringatan pertama – sebulan dari
tarikh sebenar.
16.2.1.2Tempoh surat peringatan kedua – dua minggu dari
tarikh surat peringatan pertama.
16.2.1.3Tempoh surat peringatan ketiga – dua minggu dari
tarikh surat peringatan kedua.
16.2.1.4Surat pembatalan pesanan akan dikeluarkan secara
rasmi sekiranya masih tiada tindakan yang diambil
oleh pembekal.
16.3 Bagi keadaan luar biasa, tempoh penyerahan adalah mengikut persetujuan
bersama kontraktor dan UPSI.
17. KEADAAN PERTUMBUHAN SAIZ KOLEKSI
17.1 Memastikan saiz koleksi adalah bersesuaian dengan program/kursus yang
ditawarkan serta jumlah pelajar. Standard yang disyorkan oleh PERPUN:-
Jumlah Pelajar Naskah Koleksi
< 500 20,000
501 – 1000 20,000 – 40,000
1001 40,001
25
Formula
n x v x t
n = jumlah pelajar
v = jumlah vol/student = 12
t = jumlah minima tempoh tahun pengajian bagi 1 kursus
17.2 Kadar Pertumbuhan Tahunan
17.2.1 Berusaha mencapai pertumbuhan tahunan sebanyak 5% dari jumlah
koleksi jika jumlah tersebut kurang dari 20,000 koleksi asas.
17.2.2 Kadar pertumbuhan harus mengambil kira kursus baru yang
diperkenalkan, penerbitan edisi terbaru, penerbitan buku baru dan
penambahan bilangan pelajar.
26
18. KEMASKINIAN DASAR
Dasar ini perlu dikemaskini dari masa ke semasa mengikut perubahan objektif
Universiti, keperluan maklumat dan ketersediaan bahan serta kekukuhan
pengkhususan koleksi perpustakaan akademik tempatan.
19. TARIKH KUATKUASA
Dasar Pembelian bahan bercetak dan Bukan Bercetak akan berkuatkuasa mulai 01hb.
Januari 2008.
Diluluskan oleh :-
…………………………………………………
(ZAHARIAH MOHAMED SHAHAROON)
Ketua Pustakawan
Universiti Pendidikan Sultan Idris
Tarikh kemaskini: 28 Disember 2008