DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN - mkm.edu.my · PDF file0603 Garis Panduan Am Tahap Boleh Capai...

DASAR

PENGURUSAN PENGETAHUAN

Untuk

Maktab Kerjasama Malaysia

20 Ogos 2010

Disediakan Oleh

WNA Systems Innovations Sdn. Bhd. Suite 9.17, Tingkat 9, Wisma Zelan, Jalan Tasik Permaisuri 2,

Bandar Tun Razak, 56000, Kuala Lumpur.

http://www.innovations.com.my

TAKSONOMI PENGURUSAN PENGETAHUAN

Maktab Kerjasama Malaysia i

KANDUNGAN

KANDUNGAN i

SENARAI JADUAL v

SENARAI RAJAH v

1.0 PENGENALAN 1

1.1 Pengenalan 1

1.2 Objektif 1

2.0 METODOLOGI 3

2.1 Proses Pembangunan Dasar Taksonomi KM 3

2.2 Kelulusan metodologi yang akan digunakan 4

2.3 Jadual Pelaksanaan 4

3.0 DASAR TAKSONOMI 5

DASAR 1 Pembangunan Dan Penyenggaraan Dasar

Taksonomi

6

0101 Pelaksanaan Dasar 6

0102 Penyebaran Dasar 6

0103 Penyenggaraan Dasar 7

0104 Pengecualian Dasar 7

DASAR 2 Organisasi Km 8

0201 Mandat Pengurusan Taksonomi KM 8

0202 Carta Organisasi KM 8

0203 Pengerusi (JKA /JKP) 9

0204 Timbalan Pengerusi (JKA /JKP) 9

0205 Setiausaha Jawatankuasa Kerja Pengurusan 10


Maktab Kerjasama Malaysia ii

0206 Setiausaha Jawatankuasa Kerja Akademik 11

0207 Pegawai KM 11

0208 Pejuang KM 13

0209 Pengamal KM 13

DASAR 3 Pembinaan Struktur Taksonomi Km 14

0301 Bidang Tanggungjawab 14

0302 Struktur Taksonomi 14

0303 Konvensyen Nama 15

030301 Kod Tahap Taksonomi KM 15

030302 Kod Tahap 1 Pengurusan Akademik 16

030303 Kod Tahap 2 hingga 5 Pengurusan

Akademik

16

030304 Kod Tahap 1 Pengurusan 17

030305 Kod Tahap 2 Pengurusan Atasan 17

030306 Kod Tahap 2 Pengurusan Sokongan 17

030307 Kod Tahap 3 Hingga 6 Pengurusan 18

0304 Struktur Taksonomi Pengurusan Akademik 18

030401 A01-ACTIF - Pengurusan Perakaunan dan

Kewangan

18

030402 A02-ANTARABANGSA:Pengurusan

Antarabangsa dan Pengajian Tinggi

20

030403 A03-BMeC - Pengurusan Perniagaan &

Keusahawanan

24

030404 A04-CALL - Pentadbiran, Perundangan

dan Kepimpinan Koperasi

25

030405 A05-INFOTEC – Teknologi Maklumat &

Komunikasi

27

030406 A06-KONSULTASI – Khidmat Konsultasi

Koperasi

29

030407 A07-ReMAP – Pengurusan Penyelidikan

dan Penerbitan

31


Maktab Kerjasama Malaysia iii

030408 A08-Program Latihan Kampus Cawangan

Sabah

31

030409 A09-Program Latihan Kampus Cawangan

Sarawak

32

030410 A10-Program Latihan Kampus Wilayah

Utara

33


Selatan

34


Timur

35

030413 A13-UKKTA- Khidmat Komunikasi Korporat &

Tadbiran Akademik

36

0305 Struktur Taksonomi Pengurusan Atasan 36

030501 B01: Pejabat Pengarah MKM 36

030502 B02: Pejabat Pendaftar 36

030503 B03: Pejabat Timbalan Pengarah Akademik 36

030504 B04: Pejabat Timbalan Pengarah

Pengurusan

37

0306 Struktur Taksonomi Pengurusan Sokongan 37

030601 B01: UPP – Perkhidmatan Perpustakaan 37

030602 B02: USM – Pengurusan Sumber Manusia 38

030603 B03: UKA – Pengurusan Kewangan dan

Akaun

39

030604 B04: UTA– Pengurusan Tadbiran Am 40

030605 B05: UTD – Pengurusan Perkhidmatan

Domestik

40

030606 B06: UPT – Pengurusan Teknikal 41

030607 B07: UTM : Pengurusan Teknologi Maklumat

dan Komunikasi

41

030608 B08: UAD – Pengurusan Audit Dalam 42

DASAR 4

Pentadbiran Taksonomi

45

0401

Bahasa

45

0402 Penentuan Dokumen 45


Maktab Kerjasama Malaysia iv

0403 Format Dokumen 45

0404 Metadata 45

0405 Kata Kunci (Keywords) 46

0406 Semakan 46

0407 Arkib 47

0408 Penyenggaraan 47

DASAR 5 Penggunaan Sumber Pengetahuan 49

0501 Penjaga Pintu Pengetahuan (Gatekeeper)

49

0502 Bidangkuasa 49

0503 Keselamatan 50

DASAR 6 Penggunaan K-Repositori 50

0601 Definisi 50

0602 K-Repositori 51

0603 Garis Panduan Am Tahap Boleh Capai Sumber

Pengetahuan

51

0604 Garis Panduan Khusus Tahap Boleh Capai Sumber

Pengetahuan

52

0605 Garis Panduan Menetapkan Hierarki Kebenaran 52

0606 Tahap Kebenaran 53

060501 Kebenaran Mengikut ‘Principle Of

Inheritance’

53

060502 Kebenaran Mengikut Tahap Folder 54

4.0 PENGURUSAN TAKSONOMI KM 55

4.1 Proses Pembangunan dan Pelaksanaan 55

4.2 Pengurusan Taksonomi KM 56

4.2.1 Terma Rujukan Jawatankuasa Pemandu KM 56

4.2.2 Terma Rujukan Jawatankuasa Kerja 57

4.2.3 Terma Rujukan Pegawai KM

57


Maktab Kerjasama Malaysia v

5.0 RUMUSAN 58

5.1 Struktur Taksonomi KM 58

5.2 Pembahagian Taksonomi Di Bawah Projek Perintis 58

5.3 Cadangan Taksonomi KM 59

SENARAI JADUAL

Jadual 1 : Jadual Pelaksanaan Pembangunan Dasar Taksonomi KM 4

SENARAI RAJAH

Rajah 1 : Proses Pengurusan Taksonomi KM 55


Maktab Kerjasama Malaysia vi

Bil Kependekan Keterangan

1 KM : Pengurusan Pengetahuan

2 MKM : Maktab Kerjasama Malaysia

3 P : Pengerusi

4 TP(A) : Timbalan Pengerusi (Akademik)

5 TP(P) : Timbalan Pengerusi (Pengurusan)

6 PKM : Pegawai Pengurusan Pengetahuan

7 KPKM (P) : Ketua Pegawai Pengurusan Pengetahuan (Pengurusan)

8 KPKM (T) : Ketua Pegawai Pengurusan Pengetahuan (Teknikal)

9 PKPKM (P) : Penolong Ketua Pegawai Pengurusan Pengetahuan (Pengurusan)

10 PKPKM (T) : Pengolong Ketua Pegawai Pengurusan Pengetahuan (Teknikal)

11 PjKM : Pejuang Pengurusan Pengetahuan

12 PgKM : Pengamal Pengurusan Pengetahuan

13 JPKM : Jawatankuasa Pemandu Pengurusan Pengetahuan

14 JKA : Jawatankuasa Kerja Akademik

15 JKP : Jawatankuasa Kerja Pengurusan

16 CoP : Community of Practice

17 AAR : After –Action Review

18 ICT Teknologi Maklumat dan Komunikasi

19 UKKTA : Unit Komunikasi Korporat dan Tadbiran Akademik

20 USM : Unit Sumber Manusia

SINGKATAN KATA SINGKATAN KATA

DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN

Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 1

Pengenalan Dasar

1.2 PENGENALAN

Dasar Pengurusan Pengetahuan (Dasar KM) ini mengandungi peraturan-

peraturan yang mesti dibaca dan dipatuhi dalam menggunakan aset

pengetahuan yang dimiliki oleh Maktab Kerjasama Malaysia (MKM). Dasar ini

juga menerangkan kepada semua warga kerja MKM yang merupakan

pengamal KM mengenai tanggungjawab dan peranan mereka dalam

melindungi aset pengetahuan.

2.2 OBJEKTIF

Dasar KM bagi MKM diwujudkan untuk menjamin kesinambungan operasi

MKM dalam usahanya mencapai visi untuk menjadi institusi pendidikan

koperasi yang bertaraf dunia melalui kecemerlangan pengurusan

pengetahuan.

2.3 SKOP

Dasar KM meliputi semua sumber atau aset pengetahuan yang dimiliki oleh

MKM, sama ada pengetahuan berbentuk explicit mahu pun pengetahuan

berbentuk tacit. Sumber dan aset pengetahuan ini sedang disimpan, diguna,

dikongsi dan dicipta oleh warga kerja MKM dalam semua aktiviti dan operasi

harian mereka. Dasar ini adalah terpakai untuk semua warga kerja di MKM.

1



Prinsip-prinsip Dasar

MKM beriltizam memberi keutamaan tertinggi kepada pengurusan berasaskan

pengetahuan. Prinsip-prinsip yang menjadi teras kepada Dasar KM dan perlu dipatuhi

adalah seperti berikut:

1. Persekitaran Yang Kondusif

Persekitaran yang kondusif dibangunkan untuk menggalakkan suasana

pembelajaran dan memupuk perasaan saling mempercayai sesama warga kerja

MKM.

2. KM dan Pengurusan Sumber Manusia

• Setiap warga kerja MKM harus menghormati pengetahuan yang dimiliki

individu lain terutamanya pengetahuan khusus tentang sesuatu perkara.

Dalam masa yang sama, mereka bersedia berkongsi pengetahuan yang

dimiliki, sama ada pengetahuan tacit atau pengetahuan implicit.

• Setiap warga kerja harus bersedia mengubah pengetahuan tacit yang ada

dalam diri kepada pengetahuan berbentuk explicit supaya mudah di kongsi

bersama orang lain.

• Setiap warga kerja harus bersedia mempelajari pengetahuan baru,

mengamalkan budaya menganalisis dan merekodkan aktiviti yang dijalankan

sehingga mereka menjadi pekerja berpengetahuan, pakar dalam bidang

masing-masing dan bekerja berlandaskan kepakaran dan kebijaksanaan.

3. Kepentingan ICT dalam Dasar KM

• Kemudahan infrastruktur ICT akan dilengkapkan secukupnya mengikut

keperluan Dasar KM supaya pengendalian komunikasi dan perkongsian

maklumat berjalan lancar.

• Sistem aplikasi bersepadu akan dibangunkan supaya semua proses kerja

dapat di automasi.

2



• Aplikasi sedia ada akan ditambahbaikkan sesuai dengan keperluan

mewujudkan sistem bersepadu berasaskan pangkalan data berpusat;

• MKM memahami tidak semua warga kerjanya selesa dengan penggunaan

ICT. MKM menyokong dan memberi galakan supaya mereka berusaha

memahirkan diri menggunakan teknologi atau mereka boleh memperoleh

pengetahuan mereka dalam apa cara sekali pun.

4. Inisiatif Program-program KM

• MKM akan memperkenalkan dan melaksanakan program KM yang dapat

merangsang proses pembelajaran dan penciptaan pengetahuan baru seperti

Community of Practice (CoP), After –Action Review (AAR), Peer Assist dan Story

Tellin.

• MKM juga akan memperkenalkan dan melaksanakan program-program KM

yang dapat memperturunkan dan mengekalkan pengetahuan tacit seperti

Mentoring, Coaching dan Shadowing.

5. Kerjasama Strategik

• MKM akan bekerja rapat dengan organisasi lain bagi memupuk perkongsian

maklumat melalui mekanisme spesifik yang digunakan iaitu melalui keahlian

“komuniti pengetahuan”. Komuniti ini diberi akses terhad kepada Portal KM

yang digunakan oleh warga MM;

• MKM akan menjadi peneraju utama pembudayaan KM kepada gerakan

koperasi dalam negara; dan

• MKM akan memainkan peranan aktif di dalam pertukaran pengetahuan di

peringkat antarabangsa. Untuk tujuan tersebut, warga MKM digalakkan

menyertai lawatan dan program pertukaran di peringkat kebangsaan dan

antarabangsa.

6. Pengurusan Pengetahuan

• Capaian Pengetahuan Atas Dasar Perlu Mengetahui

Capaian terhadap aset pengetahuan diberikan untuk tujuan spesifik dan

dihadkan kepada warga kerja tertentu atas dasar berkongsi sahaja. Ini

bermakna capaian hanya akan diberikan sekiranya peranan atau fungsi

warga kerja memerlukan sesuatu maklumat itu untuk dikongsi. Pertimbangan

untuk tahap capaian adalah berdasarkan kategori maklumat atau dokumen

(sumber pengetahuan).



• Hak Capaian Minimum

Umumnya, hak capaian oleh seseorang warga kerja terhadap aset

pengetahuan hanya diberi pada tahap capaian yang paling minimum iaitu

untuk membaca dan/atau melihat sahaja. Kelulusan dari Pegawai KM adalah

perlu untuk membolehkan seseorang warga kerja memuat naik, menyimpan,

mengemas kini, mengubah atau membatalkan sesuatu sumber pengetahuan.

Hak capaian adalah dikaji dari semasa ke semasa berdasarkan kepada

peranan dan tanggungjawab seseorang warga kerja serta bidang tugas

masing-masing.

• Akauntabiliti

Setiap warga kerja MKM adalah bertanggungjawab ke atas semua

tindakannya terhadap aset pengetahuan MKM.

• Pengasingan

Tugas memuat naik, menyimpan, mengemas kini, mengubah atau

membatalkan sesuatu sumber pengetahuan perlu diasingkan. Ia bertujuan

untuk mengelakkan capaian yang tidak dibenarkan dan melindungi aset

pengetahuan daripada kesilapan, kebocoran maklumat terperingkat atau di

manipulasi. Pengasingan juga merangkumi tindakan memisahkan antara

kumpulan pengguna sumber pengetahuan dalam pengurusan akademik dan

pengurusan sokongan.

7. Pengauditan

Pengauditan adalah tindakan yang perlu dilakukan secara berkala untuk

mengenal pasti jurang dan keperluan berkaitan pengurusan pengetahuan.

Pengauditan juga bertujuan untuk mengenal pasti keadaan yang mengganggu

atau menghalang kelancaran pelaksanaan Dasar KM. Ia membabitkan

pemerhatian, kajian dan cadangan bagaimana jurang pengetahuan diatasi

secara strategik.

8. Pematuhan

Dasar KM ini hendaklah dibaca, difahami dan dipatuhi bagi mengelakkan

sebarang bentuk pelanggaran ke atasnya yang boleh membawa kepada

kegagalan menjayakan inisiatif KM.



9. Saling Bergantungan

Setiap prinsip di atas adalah saling lengkap-melengkapi dan bergantung antara

satu sama lain. Dengan itu, tindakan mempelbagaikan pendekatan dalam

menyusun dan mencorakkan sebanyak mungkin mekanisme KM adalah perlu

bagi menjamin kejayaan inisiatif KM.



Dasar-dasar KM

Dasar KM merangkumi perkara-perkara seperti berikut:

DASAR : PERKARA

Dasar 01 : Pembangunan Dan Penyenggaraan Dasar

Dasar 02 : Organisasi KM

Dasar 03 : Ruang Kondusif Percambahan Pengetahuan

Dasar 04 : Kepimpinan Pengurusan Pengetahuan

Dasar 05 : Pengurusan Pengetahuan Sumber Manusia

Dasar 06 : Pengurusan Pengetahuan Tacit

Dasar 07 : Pengurusan Proses Kerja

Dasar 08 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

Dasar 09 : Pengurusan Penyelidikan, Penerbitan Dan Konsultasi

Dasar 10 : Pengurusan Aplikasi KMS

3



DASAR 01: PEMBANGUNAN DAN PENYENGGARAAN DASAR

0101 Pelaksanaan Dasar Tanggungjawab

Pelaksanaan dasar ini akan dijalankan oleh Pengarah MKM dibantu

oleh pegawai-pegawai berikut:

a. Pengarah MKM : Pengerusi - P

b. Tim. Pengarah (A) : Tim. Pengerusi - TP (A)

c. Tim. Pengarah (P) : Tim. Pengerusi - TP (P)

d. Pendaftar : Pegawai KM - PKM

e. Ketua Unit UPP : Ketua Pegawai KM (Pengurusan)

- KPKM (P)

f. Pen.Pegawai

Perpustakaan

: Pen.Ketua Pegawai

KM (Pengurusan)

- PKPKM (P)

g. Ketua Unit UTM

: Ketua Pegawai KM (Teknikal)

- KPKM (T)

h. Pen.Pegawai Teknologi Maklumat

: Pen.Ketua Pegawai KM (Teknikal)

- PKPKM (T)

i. Ketua-ketua

Pusat/ Cawangan/ Wilayah/ Unit

:

Pegawai KM - PKM

j. Dua orang Pegawai setiap Pusat/ Cawangan/ Wilayah/ Unit

: Pejuang KM - PjKM

KPKM

0102 Penyebaran Dasar Tanggungjawab

Dasar ini perlu disebarkan kepada semua warga kerja MKM yang juga

merupakan pengamal KM (PgKM).

PKPKM (1)

0103 Penyenggaraan Dasar Tanggungjawab

Dasar KM ini adalah tertakluk kepada semakan dan pindaan dari

semasa ke semasa selaras dengan perubahan dalam proses kerja,

teknologi, aplikasi, prosedur, perundangan dan kepentingan sosial di

MKM. Berikut adalah prosedur yang berhubung dengan

penyenggaraan Dasar KM:

a. Kemukakan cadangan pindaan secara bertulis kepada PKPKM

(1) dan PKPKM (2);

b. Kenal pasti dan tentukan perubahan yang diperlukan;

c. Bentangkan kepada Mesyuarat JPKM untuk persetujuan;

PgKM

PKPKM (1) PKPKM (2)



d. Dokumen yang telah dipersetujui oleh JPKM dimaklumkan

kepada semua PgKM ; dan

e. Dasar ini hendaklah dikaji semula sekurang-kurangnya sekali

setahun.

PKPKM (1)

KPKM

0104 Pengecualian Dasar Tanggungjawab

Dasar KM untuk MKM adalah terpakai kepada semua PgKM dan tiada

pengecualian diberikan.

Semua PgKM



DASAR 02: ORGANISASI KM

Objektif

Menerangkan Peranan Dan Tanggungjawab Pegawai-pegawai MKM Yang Terlibat Dengan Lebih Jelas Dan Teratur Dalam Mencapai Objektif KM

0201 CARTA ORGANISASI KM Tanggungjawab

Bagi menjayakan Dasar KM, MKM hendaklah menubuhkan satu

struktur organisasi KM yang formal seperti berikut:

Jawatankuasa Pemandu KM (JPKM)

• Pengarah MKM

• TKP (A)

• TKP (P)

• Pendaftar

• PKPKM (1)

• PKPKM (2)

Struktur Organisasi

Pengurusan Pengetahuan

Jawatankuasa Kerja Akademik (JKA)

• TKP (A)

• Semua Ketua Pusat/Cawangan/Wilayah

• Ketua Unit UKKTA (Setiausaha)

KPKM (P)

KPKM (T)

KUUKKTA



Jawatankuasa Kerja Pengurusan (JKP)

• TKP (P)

• Pendaftar

• Semua Ketua Unit

• Ketua Unit USM (Setiausaha)

Mesyuarat Pusat/Cawangan/Wilayah/Unit

• Ketua Pusat/Cawangan/Wilayah/Unit

• Pegawai yang dilantik (Pejuang KM)

• Pengamal KM

0202 Pengerusi Tanggungjawab

Pengarah MKM adalah merupakan Pengerusi Jawatankuasa

Pemandu KM. Peranan dan tanggungjawab Pengerusi adalah

seperti berikut:

a. Memastikan semua warga kerja MKM yang merupakan

pengamal KM (PgKM) memahami peruntukan-peruntukan

di bawah Dasar KM;

b. Memastikan semua PgKM mematuhi dan menguatkuasa

Dasar KM;

c. Memastikan semua keperluan organisasi KM seperti

sumber kewangan, sumber kakitangan dan logistik adalah

P



mencukupi; dan

d. Memastikan penilaian risiko dan program KM dilaksanakan

seperti yang ditetapkan di dalam Dasar KM.

0203 Timbalan Pengerusi (Akademik/Pengurusan) Tanggungjawab

Timbalan Pengarah(A/P) adalah merupakan Timbalan Pengerusi

Jawatankuasa Pemandu KM. Peranan dan tanggungjawab

kedua-dua mereka ialah:

a. TP(A) adalah merupakan Pengerusi Jawatankuasa Kerja

KM (JKKM) yang berkaitan dengan hal-ehwal akademik.

b. TP(P) adalah merupakan Pengerusi Jawatankuasa Kerja

KM (JKKM) berkaitan dengan pengurusan dan khidmat

sokongan.

c. TP(A/P) membantu Pengerusi dalam melaksanakan tugas-

tugas yang melibatkan Dasar KM;

d. TP(A/P) menasihati Pengerusi tentang keperluan Dasar KM;

dan;

e. TP(A/P) membangun dan menyelaras pelaksanaan pelan

latihan, program kesedaran dan program pengukuhan

berkaitan dengan dasar KM serta menyelaras ukuran

pencapaian program-program KM.

TP(A)

TP(P)

0204 Ketua Pegawai KM (Pengurusan) Tanggungjawab

Ketua Unit Perkhidmatan Perpustakaan adalah merupakan Ketua

Pegawai KM (Pengurusan). Peranan dan tanggung jawab

KPKM(P) adalah seperti berikut:

a. Mengurus keseluruhan Dasar KM;

b. Memberi penerangan dan pendedahan berkenaan Dasar

KM kepada semua PgKM;

c. Mewujudkan garis panduan, prosedur dan tatacara

selaras dengan keperluan Dasar KM;

d. Menjalankan audit, mengkaji semula, merumus tindak

balas PgKM terhadap program KM yang dijalankan;

e. Mengkaji hasil penemuan dan menyediakan laporan

mengenainya;

KPKM(P)



f. Mengenal pasti kekangan dan peluang penambahbaikan

program KM yang sedang berjalan dan memperakukan

langkah-langkah penambahbaikan;

g. Menjalankan penilaian untuk mengukur tahap

pencapaian program KM sekurang-kurangnya setiap 6

bulan;

h. Menjalankan proses pengiktirafan sumbangan PgKM

dalam mengimarahkan inisiatif KM;

i. Menjalankan proses penguatkuasaan ke atas PgKM yang

melanggar Dasar KM; dan

j. Menjadi Setiausaha kepada Jawatankuasa Pemandu KM.

0205 Ketua Pegawai KM (Teknikal) Tanggungjawab

Ketua Unit Teknologi Maklumat adalah Ketua Pegawai KM

(Teknikal). Peranan dan tanggungjawab KPKM(T) adalah seperti

berikut:

a. Memastikan keperluan perkakasan, perisian, infrastruktur

dan rangkaian adalah dalam keadaan baik dan

mencukupi bagi memastikan pelaksanaan Sistem

Pengurusan Pengetahuan (KMS) berjalan lancar;

b. Memantau maklumat yang dikongsi di dalam sistem KMS

tidak mengandungi isu-isu sensitif, propaganda atau

lucah;

c. Memasukkan dan mengemas kini nama PgKM ke dalam

sistem KMS;

d. Memberi bantuan teknikal sistem KMS kepada PgKM;

e. menetapkan kawalan keselamatan bahan-bahan yang

telah dimuat naik di dalam sistem KMS contohnya melalui

penentuan tahap capaian;

f. Memastikan kandungan dan informasi di dalam Portal

MyKM dikemas kini;

g. Membantu menetapkan tahap capaian pengguna sistem

KMS;

KPKM (T)



h. Menentukan penyenggaraan berkala sistem KMS;

i. Memastikan sistem-sistem yang dicadangkan di dalam

fasa pelaksanaan KMS dibangunkan;

j. Memastikan tahap keselamatan sistem KMS adalah

terbaik dan tiada pencerobohan dari luar;

k. Memastikan pelaksanaan sistem KMS berjalan dengan

lancar; dan

l. Menjadi Setiausaha kepada Jawatankuasa Pemandu KM.

0206 Penolong Ketua Pegawai KM (Pengurusan) Tanggungjawab

Penolong Pegawai Perpustakaan adalah merupakan Penolong

Ketua Pegawai KM (Pengurusan). Peranan dan tanggung jawab

PKPKM(P) adalah membantu semua tanggungjawab yang

dilaksanakan oleh KPKM(P).

PKPKM(P)

0207 Penolong Ketua Pegawai KM (Teknikal) Tanggungjawab

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat adalah merupakan

Penolong Ketua Pegawai KM (Teknikal). Peranan dan tanggung

jawab PKPKM(T) adalah membantu semua tanggungjawab yang

dilaksanakan oleh KPKM(T).

PKPKM(T)

0208 Pegawai KM Tanggungjawab

Pegawai KM ialah Ketua Pusat/Pengarah Cawangan/Wilayah

dan Ketua Unit. Peranan dan tanggungjawab setiap Pegawai

KM adalah seperti berikut:

a. Menjadi wakil dan pakar rujuk Pusat/Cawangan/Wilayah/Unit

masing-masing dalam pelaksanaan Dasar KM;

b. Menjadi moderator kepada sistem K-Repositori untuk:

• menentukan taksonomi bagi setiap dokumen mengikut

garis panduan yang dipersetujui JPKM;

• menentukan dokumen yang boleh dimuat naik ke dalam

sistem K-Repositori;

• menentukan tahap keselamatan dan capaian sesuatu

dokumen selaras dengan Dasar KM yang telah dipersetujui

Semua

PKM



oleh JPKM mengikut prinsip berikut:

� Menentukan dokumen yang diberikan khusus

kepada seorang PgKM mempunyai nilai keselamatan

yang tinggi;

� Menentukan dokumen yang boleh dicapai oleh satu

kumpulan PgKM lebih tinggi nilai keselamatannya

berbanding dengan sumber yang boleh dikongsi di

antara beberapa kumpulan PgKM;

� Menentukan dokumen yang boleh dicapai dan

dikongsi oleh semua PgKM boleh dianggap

dokumen umum untuk pengetahuan semua.

• Memastikan dokumen diarkib mengikut dasar arkib yang

dipersetujui oleh JPKM;

c. Memberi maklum balas tentang pelaksanaan Dasar KM

kepada Jawatankuasa Kerja;

d. Mencadangkan tindakan pembetulan atau penyelesaian

kepada Jawatankuasa Kerja bagi sebarang permasalahan

semasa yang timbul dalam pelaksanaan Dasar KM; dan

e. Melantik sekurang-kurangnya dua orang Pejuang KM (PjKM).

0209 Pejuang KM Tanggungjawab

Pejuang KM merupakan wakil yang dilantik oleh PKM di Pusat/

Cawangan/ Wilayah dan Unit masing-masing. Peranan dan

tanggungjawab setiap pejuang KM adalah seperti berikut:

a. Menyelaraskan program-program KM di peringkat Pusat/

Cawangan/Wilayah/Unit;

b. Melaksanakan program pembudayaan KM;

c. Mengurus dokumen untuk diarkib mengikut dasar arkib yang

dipersetujui oleh JPKM;

d. Menjalankan tugas-tugas moderator di dalam KMS;

e. Memastikan ketepatan metadata dan kata kunci di dalam

sistem K-Repositori; dan

f. Memuat naik dokumen di dalam sistem K-Repositori.

PjKM



0210 Pengamal KM Tanggungjawab

Semua warga kerja MKM adalah merupakan pengamal KM

(PgKM). Tugas dan tanggungjawab mereka ialah menjadi peserta

dan pelaksana yang aktif bagi semua inisiatif yang dinyatakan di

dalam Dasar KM ini.

Semua PgKM



DASAR 03: RUANG KONDUSIF PERCAMBAHAN PENGETAHUAN

Objektif

Menerangkan Penyediaan Ruang Khusus Yang Kondusif

Untuk PgKM Berbincang Secara Informal

Untuk Proses Percambahan Pengetahuan.

0301 Knowledge Café Tanggungjawab

Knowledge Café adalah satu ruangan yang kondusif untuk

perbincangan bertukar maklumat dan berkongsi pengetahuan.

Ia dapat membantu merangsang perbincangan dan

perkongsian ilmu dan membolehkan perpindahan pengetahuan

berlaku. Ia memberi impak yang positif kepada PgKM dan MKM.

PgKM

0302 Keperluan Knowledge Café Tanggungjawab

Untuk membolehkan Knowledge Café beroperasi, perkara-

perkara berikut hendaklah dilaksanakan:

a. Mengubahsuai ruang kantin atau perpustakaan sedia ada

atau ruang lain yang difikirkan sesuai untuk menjadi

Knowledge Café;

b. Menyediakan tempat untuk perbincangan ‘informal’ dan

papan untuk menulis atau mencatat nota-nota dan

lakaran-lakaran penting perbincangan;

c. Menyediakan kod etika penggunaan Knowledge Café;

d. Menyediakan hidangan air minuman seperti kopi

percuma bagi menarik PgKM untuk mengadakan

perbincangan.

JPKM



DASAR 04: KEPIMPINAN PENGURUSAN PENGETAHUAN

Objektif

Mencadangkan Gaya Kepimpinan Terbaik Untuk Kejayaan Dasar KM

0401 Gaya Kepimpinan Tanggungjawab

Semua ahli JPKM, JKA dan JKP adalah kepimpinan KM. Barisan

kepimpinan KM adalah pemacu kejayaan KM. Kepadanya

terletak harapan dan tumpuan rujukan. Oleh itu, kepimpinan KM

hendaklah:

a. Memimpin dengan cara hormat-menghormati di antara

satu sama lain;

b. Bertindak lebih sebagai pemudah cara dan pembimbing.

Dengan cara ini pasukan kerja yang kuat dan dinamik

dapat dibentuk dan dikekalkan;

c. Mengiktiraf dan memberi ganjaran kepada inisiatif

perkongsian pengetahuan samada pasukan atau individu;

d. Menggalakkan PgKM bekerja sebagai satu pasukan; dan

e. Memberi masa yang cukup untuk mesyuarat pasukan serta

latihan berkaitan pembangunan pasukan.

Semua Ahli-ahli JPKM, JKA dan JKP



DASAR 05: PENGURUSAN PENGETAHUAN SUMBER MANUSIA

Objektif

Menekankan Kepentingan KM Dalam Pengurusan Sumber Manusia

0501 Pengambilan Warga Kerja Baru Tanggungjawab

Semasa pengambilan warga kerja baru, kriteria pemilihan berikut

hendaklah diambil kira :

a. Pertimbangan berdasarkan keperluan membangunkan

pengetahuan organisasi secara menyeluruh;

b. Penilaian bakal warga kerja bukan hanya kepada

kelayakan akademik dan kemahiran bidang kerja

seseorang, tetapi juga dari segi potensi calon sebagai

penyumbang kepada pembangunan pengetahuan;

c. Bakal warga kerja hendaklah mengetahui komitmen

terhadap prinsip dan misi organisasi, kesediaan serta

kecenderungan untuk berkongsi pengetahuan yang

dimiliki serta menyumbang ke arah pembelajaran

berpasukan;

d. Bakal warga kerja hendaklah memiliki kemahiran

berkomunikasi;

e. Bakal warga kerja hendaklah mempunyai kemahiran untuk

menulis dengan baik (ke tahap piawai penerbitan) dalam

bahasa Melayu dan/atau bahasa Inggeris.

P

TP(A)

TP(P)

PKM (USM)

0502 Warga Kerja Yang Bersara atau Melepaskan Jawatan Tanggungjawab

Warga kerja yang telah lama berkhidmat dengan MKM kaya

dengan pengalaman, kemahiran dan kepakaran. Pengetahuan

tacit mereka tidak ternilai dan hendaklah dikongsi dan

dikekalkan. Antara program yang dicadangkan ialah:

a. Coaching, Mentoring dan Shadowing hendaklah

dijalankan sebaik-baiknya 6 bulan sebelum seseorang

warga kerja akan bersara atau meninggalkan MKM;

KPKM (P)

KPKM(T)

PKM (USM)



b. Satu temu bual/syarahan khusus hendaklah diatur bagi

warga kerja yang akan bersara atau meninggalkan MKM.

Ia bertujuan untuk pengekalan pengetahuan tacit yang

dimiliki mereka kepada PgKM yang menjadi pewaris

pengetahuan mereka di MKM. Temu bual/syarahan

tersebut hendaklah direkodkan dalam bentuk video atau

cara lain yang sesuai. Laporan akhir juga perlu dibuat

oleh mereka;

c. Penyerahan atau pelepasan jawatan penjawat lama

kepada yang baru hendaklah dilakukan secara

berhadapan. Nota serahan tugas hendaklah disediakan

dan diserahkan kepada penjawat kerja baru; dan

d. Tempoh masa yang mencukupi hendaklah diatur supaya

proses perkongsian pengetahuan tacit dan explicit dapat

berjalan dengan teratur.

PjKM

PgKM

Objektif

Meningkatkan Kefahaman Dan Kepentingan KM

Untuk Menjayakan Pencapaian Objektif MKM

0503 Tanggungjawab Warga Kerja Tanggungjawab

Peranan dan tanggungjawab warga kerja MKM terhadap Dasar

KM mestilah lengkap, jelas, direkodkan, dipatuhi dan

dilaksanakan serta dinyatakan di dalam fail meja masing-masing.

Dasar KM merangkumi tanggungjawab warga kerja MKM dalam

menyedia dan memastikan pemeliharaan ke atas semua aset

atau sumber pengetahuan yang digunakan di dalam

melaksanakan tugas harian.

Semua PgKM

0504 Terma dan Syarat Perkhidmatan Tanggungjawab

Semua warga kerja MKM yang dilantik hendaklah mematuhi

terma dan syarat Dasar KM.

Semua PgKM



0505 Perakuan Akta Rahsia Rasmi Tanggungjawab

Warga kerja MKM yang menguruskan maklumat terperingkat

hendaklah mematuhi semua peruntukan Akta Rahsia Rasmi 1972.

Semua PgKM

0506 Pelaporan Tanggungjawab

Insiden pelanggaran Dasar KM seperti berikut hendaklah

dilaporkan kepada KPKM (T/P) dengan kadar segera:

a. Maklumat didapati hilang atau disyaki hilang atau

didedahkan kepada pihak-pihak yang tidak diberi kuasa;

b. Portal myKM dan yang berkaitan dengannya digunakan

tanpa kebenaran atau disyaki sedemikian;

c. Kata laluan atau mekanisme kawalan akses hilang, dicuri

atau didedahkan, atau disyaki hilang, dicuri atau

didedahkan;

d. Berlaku kejadian yang luar biasa seperti kehilangan fail,

sistem kerap kali gagal dan dokumen tersalah hantar; dan

e. Berlaku percubaan pencerobohan, penyelewengan dan

insiden-insiden yang tidak diingini.

PgKM



DASAR 06: PENGURUSAN PENGETAHUAN TACIT

Objektif

Menerangkan Peranan Dan Tanggungjawab

PgKM Untuk Mendokumen, Memindah Dan Mengekalkan Pengetahuan Tacit

0601 Pengetahuan Tacit Tanggungjawab

Terdapat 129 jenis kemahiran yang merupakan pengetahuan

tacit yang dimiliki oleh pegawai latihan dan pegawai

pengurusan yang perlu dikongsi, diguna dan dikekalkan.

Pengetahuan tacit ialah pengetahuan yang ada dalam minda

seseorang. Ia terjelma melalui kemahiran dan tindakan. Ia adalah

pengetahuan yang tidak didokumenkan yang masih tersimpan di

dalam pemikiran PgKM seperti kepakaran, kemahiran, bakat dan

pengalaman. Berikut adalah prosedur menguruskan

pengetahuan tacit:

a. Mendokumenkan pengetahuan tacit, kemahiran dan

kepakaran,

b. Berkongsi kemahiran dan kepakaran;

c. Mengekalkan kemahiran dan kepakaran.

Prosedur-prosedur ini hendaklah dijayakan dengan menjalankan

program-program KM seperti Yellow Pages of Expert, Knowledge

Bank dan Idea Bank, Communities of Practice, After-Action

Review dan Peer Assist.

0602 Mendokumenkan Kemahiran Dan Kepakaran Melalui ’Yellow Pages of Expert’

Tanggungjawab

Usaha mengenal pasti kemahiran dan kepakaran yang dimiliki

oleh PgKM telah dijalankan semasa Audit KM. Inventori kemahiran

dan kepakaran ini telah didokumenkan menggunakan aplikasi

’Yellow Pages of Expert’ yang terdapat di dalam Portal MyKM.

Maklumat di dalam ’Yellow Pages of Expert’ hendaklah dikemas

kini oleh setiap PgKM secara berterusan sekurang-kurangnya

setahun sekali dan dipantau oleh PKM(USM).

PKM(USM)

PgKM



0603 Mendokumenkan Pengetahuan Tacit Melalui ’Knowledge Bank’ Tanggungjawab

PgKM mempunyai banyak pengetahuan yang mahu dikongsi

dengan orang lain. Pengetahuan tersebut diperoleh dari

berbagai cara seperti hasil dari menghadiri seminar, kursus,

latihan; atau melalui perbincangan, perbualan dan pemerhatian.

PgKM digalakkan berkongsi pengetahuan tersebut dengan PgKM

yang lain. Ia boleh dilakukan dengan cara mendokumenkan

pengetahuan tersebut dalam bentuk ringkasan eksekutif, ’lesson

learnt’,’observation report’ dan seumpamanya ke dalam

’Knowledge Bank’ yang merupakan salah satu aplikasi yang

terdapat di dalam MyKM serta dipantau oleh semua PKM.

PKM

PgKM

0604 Mendokumenkan Pengetahuan Tacit Melalui ’Idea Bank’ Tanggungjawab

Pengetahuan tercipta melalui idea-idea yang dilahirkan melalui

berbagai cara. Apabila idea-idea tersebut dibincangkan secara

’face-to-face’ ia menghasilkan pengetahuan tacit. Perkongsian

pengetahuan cara ini hanya terhad kepada beberapa

pendengar sahaja.

Tetapi apabila idea tersebut dirakamkan atau ditulis, ia menjadi

pengetahuan tacit yang telah didokumenkan. Ia dapat simpan,

diguna dan dikongsi bersama. Ia dapat juga dikekalkan. Malah

melalui perbincangan berterusan mengenai idea tersebut,

memungkinkan penciptaan pengetahuan baru. Oleh itu:

a. Perkongsian idea digalakkan melalui Idea Bank;

b. KPKM (P/T) mengumpul, menganalisis dan melaporkan

idea-idea yang bernas kepada JPKM untuk dilaksanakan

jika idea-idea tersebut dapat memajukan proses kerja

harian di MKM; dan

c. Jawatankuasa Kerja Akademik atau Jawatankuasa Kerja

Pengurusan pula dikehendaki menilai idea-idea bernilai

untuk dikembangkan.

PKM

Semua PgKM

KPKM(P)

KPKM(T)

JKA

JKP



0605 Mendokumenkan Pengetahuan Tacit oleh Pegawai Pengurusan Tanggungjawab

Secara umumnya, kebanyakan kepakaran dan pengalaman

pegawai pengurusan hanya dikongsi secara tidak rasmi seperti:

• ucapan

• taklimat

• mesyuarat

• perbincangan

Usaha mendokumenkan aktiviti-aktiviti tersebut telah dibuat

melalui teks ucapan, bahan taklimat, dan minit mesyuarat.

Penghasilan kertas-kerja untuk mendapat kelulusan sesuatu

perkara adalah juga usaha mendokumenkan pengetahuan tacit.

Bagi memastikan dokumen-dokumen tersebut dikongsi dengan

meluas, perkara berikut perlu dilaksanakan:

• memuat naik dokumen ke dalam sistem K-Repositori mengikut

pengelasan taksonomi dalam tempoh 7 hari;

• memantau proses memuat naik dokumen.

PjKM

PKM

0606 Berkongsi Kemahiran Dan Kepakaran Melalui Communities of Practice (CoP)

Tanggungjawab

CoP ialah satu program bagi menyokong pertukaran dan

perkongsian pengetahuan dalam kalangan sekumpulan individu

yang mempunyai bidang tugas, masalah atau minat yang sama.

Bagi memastikan pelaksanaan CoP yang berjaya, perkara berikut

perlu dilaksanakan:

• Penubuhan Communities of Practice (CoP);

• CoP digalakkan mengadakan pertemuan ’face-to-face’

sekurang-kurangnya setiap 6 bulan;

• Ahli CoP hendaklah berkomunikasi melalui K-Forum di dalam

Portal myKM sekurang-kurangnya dua minggu sekali dan

dipantau oleh TP(A/P).

TP(A) dan TP(P)

Ketua CoP

PgKM

TP(A) dan TP(P)



0607 Berkongsi Kemahiran Dan Kepakaran Melalui After-Action-Review (AAR)

Tanggungjawab

AAR ialah program membolehkan pengajaran atau ’post-

mortem’ kepada sesuatu program untuk dianalisis,

didokumenkan dan dikongsi serta digunakan pada masa akan

datang.

Bagi memastikan pelaksanaan AAR yang berjaya, perkara berikut

perlu dilaksanakan:

• Mengadakan pertemuan AAR secara ’face-to-face’ selewat-

lewatnya tujuh hari selepas sesuatu program diadakan;

• Keputusan pertemuan AAR perlu dikongsi melalui K-Forum;

• PgKM boleh berkomunikasi melalui K-Forum di dalam Portal

myKM dan dipantau oleh TP(A/P).

TP(A) dan TP(P)

Setiausaha AAR/Urus setia

Program

PgKM

0608 Berkongsi Kemahiran Dan Kepakaran Melalui ’Peer Assist’ Tanggungjawab

’Peer Assist’ ialah satu program bantu-membantu antara individu

dengan individu atau kumpulan individu yang sedang

menjalankan sesuatu projek atau program.

Bagi memastikan pelaksanaan ’Peer Assist’ yang berjaya, perkara

berikut perlu dilaksanakan:

• Menggalakkan aktiviti ’Peer Assist’ di kalangan PgKM di Pusat/

Unit/Cawangan/Wilayah masing-masing;

• Mengadakan pertemuan ’face-to-face’ dari masa ke semasa

untuk mendapat bantuan rakan;

• Berkomunikasi melalui K-Forum di dalam Portal myKM.

PKM

PgKM

PgKM



DASAR 07: PENGURUSAN PROSES KERJA

Objektif


Pengamal KM Meningkatkan Kualiti Proses Kerja Masing-masing.

0701 Mendokumenkan Proses Kerja Melalui ISO Tanggungjawab

KM mudah dilaksanakan melalui proses-proses kerja yang

didokumenkan secara sistematik seperti ISO. Kajian Audit KM setakat

Mei 2009 mendapati 22 proses kerja utama telah di ISO kan. Bagi

melengkapkan proses ISO, perkara yang perlu dilaksanakan seperti

berikut:

i. Memperluaskan skop sijil ISO 9001:2008 bagi prosedur kerja di

bawah selewat-lewatnya sebelum 2012:

• Prosedur Kerja Perkhidmatan Perpustakaan

• Prosedur Kerja Pengurusan Sijil Pengurusan Koperasi

TP(A)

PKM (Sabah dan Sarawak)

PKM (UPP)

PKM (UTA)

0702 Mendokumenkan Proses Kerja Fail Meja Tanggungjawab

Selain ISO, KM mudah dilaksanakan melalui proses-proses kerja yang

didokumenkan di dalam Fail Meja. Bagi melengkapkan proses kerja

Fail Meja, perkara yang perlu dilaksanakan seperti berikut:

• Menyediakan fail meja bagi setiap PgKM dengan mengambil

kira aliran pengetahuan dalam masa sebulan selepas

melaporkan diri;

• Mengemas kini fail meja pada bulan Disember setiap tahun;

• Memuat naik semua dokumen fail meja ke dalam K-Repositori

mengikut pengelasan taksonomi dan dikemas kini sekurang-

kurangnya 1 kali setiap tahun.

• Memantau pelaksanaan, pengemaskinian dan proses memuat

naik setiap fail meja perlu dilaksanakan sekurang-kurangnya

sekali setahun;

PKM (USM)

PgKM

PjKM

PKM



0703 Polisi dan Prosedur Tentang Proses Kerja Tanggungjawab

Bagi menguatkuasakan polisi dan prosedur proses kerja, perkara yang

perlu dilaksanakan seperti berikut:

• mengeluarkan pekeliling rasmi berkaitan sesuatu polisi apabila

sesuatu polisi telah diputuskan;

• menyebarkan pekeliling tersebut melalui Portal myKM; dan

• memuat naik pekeliling ke dalam K-Repositori.

P

PKM

PjKM

0704 Mendokumenkan Manual Prosedur Kerja Tanggungjawab

Bagi mendokumenkan amalan prosedur kerja, perkara yang perlu

dilaksanakan seperti berikut:

• Menyediakan dokumen prosedur kerja dengan mengambil kira

aliran pengetahuan bagi setiap bidang tugas;

• Mengemas kini dokumen prosedur kerja pada bulan Disember

setiap tahun;

• Memuat naik semua dokumen prosedur kerja dalam K-

Repositori mengikut pengelasan taksonomi dan dikemas kini

sekurang-kurangnya 1 kali setiap tahun; dan

• Memantau pelaksanaan, pengemaskinian dan proses memuat

naik setiap dokumen prosedur kerja perlu dilaksanakan

sekurang-kurangnya sekali setahun.

PKM

TP(A)

TP(P)



DASAR 08: PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN

Objektif


Pengamal KM Yang Terlibat Dengan Pengurusan Akademik

0801 Pengurusan Bahan Pengajaran dan Pembelajaran (P&P) Tanggungjawab

Bagi memastikan dokumen berkaitan dengan P&P diurus dengan

berkesan, perkara yang perlu dilaksanakan seperti berikut:

• Memuat naik dokumen P&P (kurikulum, brosur, kalendar,

jadual latihan) ke dalam Sistem K-Repositori mengikut

pengelasan taksonomi dan dikemaskini mengikut keperluan

kursus;

• Memuat naik nota, pelan pengajaran serta lain-lain bahan

pengajaran dan penilaian ke dalam Sistem K-Repositori

mengikut pengelasan taksonomi dan dikemaskini mengikut

keperluan kursus; dan

• Memantau pelaksanaan, pengemaskinian dan proses

memuatnaik setiap dokumen P&P perlu dilaksanakan

mengikut keperluan kursus.

PKM (UKKTA)

PgKM

PKM

0802 Keberkesanan Pembelajaran Tanggungjawab

Bagi meningkatkan keberkesanan pembelajaran, perkara yang


• Berkongsi pengetahuan dan pengalaman berkaitan dengan

strategi keberkesanan pembelajaran seperti ‘Lesson Learn’,

‘Best Practice’, ‘Teaching Approach’, ‘Student Activities’ dan

seumpamanya melalui ‘Knowledge Bank’;

• Memuatnaik laporan penilaian peserta ke dalam Sistem K-

Repositori;

• Menggalakkan perbincangan berkaitan P&P melalui

pelaksanaan CoP; dan

• Memantau perkongsian pengetahuan berkaitan P&P.

PgKM

PKM (UTM)

PgKM

PKM



0803 Keberkesanan Kurikulum dan Penyampaian Tanggungjawab

Bagi meningkatkan kurikulum dan penyampaian, perkara yang


• Berkongsi pengetahuan dan pengalaman berkaitan dengan

kurikulum dan penyampaian ‘Knowledge Bank’.

PgKM

0804 Pengurusan Seminar/Bicara Eksekutif/Luncheon Talk/Bicara Tokoh /MTCP/MoU/MOA/Program Sangkutan/Kolokium

Tanggungjawab

Bagi memastikan dokumen berkaitan dengan aktiviti di atas

diurus dengan berkesan, perkara yang perlu dilaksanakan seperti

berikut:

• Memuat naik dokumen aktiviti ke dalam Sistem K-Repositori

mengikut pengelasan taksonomi ;

• Berkongsi pengetahuan dan pengalaman berkaitan aktiviti

melalui ‘Knowledge Bank’; dan


memuatnaik setiap dokumen aktiviti perlu dilaksanakan

mengikut keperluan.

PjKM

PgKM

PKM



DASAR 09: PENGURUSAN PENYELIDIKAN, PENERBITAN DAN KONSULTASI

Objektif


Pengamal KM Yang Terlibat Dengan Pengurusan Penyelidikan, Penerbitan dan Konsultasi.

0901 Penyelidikan dan Kajian Kes Tanggungjawab

Bagi memastikan dokumen berkaitan dengan penyelidikan dan

kajian kes diurus dengan berkesan, perkara yang perlu


• Memuat naik dokumen penyelidikan dan kajian kes ke dalam

Sistem K-Repositori mengikut pengelasan taksonomi ;

• Berkongsi pengetahuan dan pengalaman berkaitan

penyelidikan dan kajian kes melalui ‘Knowledge Bank’ dan

kolokium; dan


memuatnaik setiap dokumen penyelidikan dan kajian kes

perlu dilaksanakan mengikut keperluan.

PKM (ReMAP)

PgKM

PKM (ReMAP)

0902 Penerbitan Tanggungjawab

Bagi memastikan dokumen berkaitan dengan penerbitan diurus

dengan berkesan, perkara yang perlu dilaksanakan seperti

berikut:

• Memuat naik dokumen penerbitan ke dalam Sistem K-

Repositori mengikut pengelasan taksonomi ;

• Berkongsi pengetahuan dan pengalaman berkaitan

penerbitan melalui ‘Knowledge Bank’; dan


memuatnaik setiap dokumen penerbitan perlu dilaksanakan

mengikut keperluan.

PKM (ReMAP)

PgKM

PKM (ReMAP)



0903 Konsultasi dan Khidmat Nasihat Tanggungjawab

Bagi memastikan dokumen berkaitan dengan konsultasi dan

khidmat nasihat diurus dengan berkesan, perkara yang perlu


• Memuat naik dokumen konsultasi dan khidmat nasihat ke

dalam Sistem K-Repositori mengikut pengelasan taksonomi ;

• Berkongsi pengetahuan dan pengalaman berkaitan konsultasi

dan khidmat nasihat melalui ‘Knowledge Bank’; dan


memuatnaik setiap dokumen konsultasi dan khidmat nasihat

perlu dilaksanakan mengikut keperluan.

PKM (KONSULTASI)

PgKM

PKM (KONSULTASI)



DASAR 10: PENGURUSAN APLIKASI KMS

Objektif

Menerangkan Peraturan dan Tanggungjawab Menggunakan Portal myKM

1001 Portal myKM Tanggungjawab

Bagi memastikan Portal myKM digunakan dengan berkesan,

perkara yang perlu dilaksanakan seperti berikut:

• Mendaftarkan setiap PgKM sebagai pengguna Portal myKM;

• Menentukan tahap capaian setiap pengguna Portal myKM

mengikut jawatan dan bidang tugas; dan

• Melantik Pentadbir Sistem;

• Melantik moderator bagi setiap modul;

• Memastikan kelancaran perjalanan sistem;

• Melaksanakan penyenggaraan sistem termasuk ‘backup’,

‘housekeeping’,’tuning’ dan seumpamanya;

• Memastikan hanya maklumat dan pengetahuan rasmi sahaja

yang dibenarkan dimasukkan ke dalam Portal myKM;

• Memantau penggunaan Portal myKM.

Pengguna & Pentadbir myKM

PKPKM (T)

KPKM (T)

1001 Etika Penggunaan Portal myKM Tanggungjawab

Bagi memastikan pengguna Portal myKM mengikut etika yang

telah ditetapkan, perkara yang perlu dilaksanakan seperti berikut:

• Tidak dibenarkan berkongsi isu yang sensitif, maklumat sulit

dan rahsia, unsur-unsur lucah, unsur-unsur propaganda, isu-isu

yang bersifat menghasut dan isu-isu yang bersifat perkauman;

dan

• Memantau dan memberi teguran kepada pengguna K-

Perkongsian yang melanggar polisi yang ditetapkan.

PgKM

KPKM(P)

KPKM(T)

1002 Keselamatan Sistem Tanggungjawab

Bagi memastikan sistem berada di dalam keadaan selamat,

perkara yang perlu dilaksanakan seperti berikut:

• Merujuk kepada Dasar Keselamatan ICT MKM seperti di

lampiran

KPKM(P)

KPKM(T)



1003 Menghormati Harta Intelek Tanggungjawab

Bagi memastikan setiap harta intelek dihormati, perkara yang


• Menyatakan sumber rujukan di dalam setiap penulisan;

• Tidak menyebarkan bahan-bahan yang mempunyai

hakcipta terpelihara;

• Mendapatkan kebenaran bertulis bagi menggunakan

bahan-bahan rujukan yang terhad penggunaannya.

Pengguna myKM

1004 Hiperangkaian Tanggungjawab

K-Pautan membolehkan Pentadbir myKM memasukkan

hiperangkai laman web yang berkaitan dengan KM di dalam dan

di luar negara. K-Atas Talian pula membolehkan Pentadbir myKM

memasukkan hiperangkai sistem sedia ada di MKM seperti Sistem

Perpustakaan EQUIP, Sistem e-Surat, Sistem e-Learning dan Sistem

CRM.

Pentadbir myKM hendaklah mengemas kini modul K-Pautan dan

K-Atas Talian sekurang-kurangnya 6 bulan sekali, jika berkenaan.

Pentadbir myKM

1006 Spesifikasi Bahan Multimedia Tanggungjawab

Spesifikasi imej yang boleh dimuatnaik adalah:

a. Memastikan nama kategori dan imej tidak mengandungi

jarak di antara perkataan atau aksara seperti (', ", #, ...).

b. Memastikan maksimum saiz imej adalah 3MB dan resolusi

adalah 3072 x 2304px.

Pengguna myKM tidak dibenarkan memuat naik sendiri video

kerana proses memuat naik video ini bersifat teknikal. Mereka

boleh serahkan video kepada Pentadbir myKM untuk urusan

muat naik.

Spesifikasi format video yang boleh dimuatnaik adalah:

• WMV (Windows Media Video)

• FLV

• SWF (flash)

• MOV (Quicktime Video)

Pengguna myKM



• 3GP Video

Untuk memainkan video, setiap PC pengguna myKM perlu install

perisian Microsoft Silverlight yang boleh dimuat turun dari

http://www.microsoft.com/silverlight/.

DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN - mkm.edu.my · PDF file0603 Garis Panduan Am Tahap Boleh Capai...

Documents

Transcript of DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN - mkm.edu.my · PDF file0603 Garis Panduan Am Tahap Boleh Capai...