Fail Meja Pen PPD Maklumat Dan ICT 2012
-
Upload
niezam045511 -
Category
Documents
-
view
102 -
download
18
description
Transcript of Fail Meja Pen PPD Maklumat Dan ICT 2012
1
FAIL MEJA
PENOLONG PPD TEKNOLOGI DAN MAKLUMAT
UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT
PEJABAT PELAJARAN DAERAH DUNGUN
Disediakan oleh,Disemak dan Disahkan oleh,
..................................................
..................................................
Nama: KAMAROZAMAN BIN SALLEHJawatan:Penyelia Pengurusan Maklumat DG41Tarikh:16 April 2012
Nama: AWANG BIN IBRAHIMJawatan: Pegawai Pelajaran Daerah DungunTarikh:16 April 2012
NAMA SEKTOR:Sektor Pengurusan Maklumat Dan ICT
NAMA FUNGSI:Unit Pengurusan Maklumat Dan ICT
ALAMAT:Pejabat Pelajaran Daerah Dungun,Jalan Sekolah, 23000 Dungun, Terengganu.
F A I L M E J A
PENOLONG PEGAWAI PELAJARAN DAERAH PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT
Unit Pengurusan Maklumat Dan ICTPejabat Pelajaran Daerah Dungun
NAMA AGENSI: PEJABAT PELAJARAN DAERAH DUNGUNALAMAT: PEJABAT PELAJARAN DAERAH DUNGUN, 23000 DUNGUN, TERENGGANU DARUL IMAN.NO. TELEFON: 09-8441355N0. FAKS: 09-8444355E-MAIL: [email protected] WEB: www.moe.goe.my/ppddungun1.0 Maklumat Pegawai
Nama: KAMAROZAMAN BIN SALLEH
Jawatan Hakiki: PENOLONG PEGAWAI PELAJARAN DAERAH TEKNOLOGI & MAKLUMAT
Gred Jawatan: DG41
eMEL: [email protected]
Tarikh Kemaskini: 16 April 2012
Tandatangan Ketua Jabatan
:
KANDUNGAN
KANDUNGANMUKA SURAT
1. Visi, Misi dan Objektif Bahagian/Jabatan/Pejabat2. Carta Organisasi Bahagian/Jabatan/Pejabat3. Objektif Sektor/Unit4. Carta Organisasi Sektor/Unit (Kedudukan Pegawai)5. Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain6. Peraturan-peraturan Pentadbiran7. Satu set bagi setiap proses kerjaProses Kerja8. Carta Aliran Kerja9. Senarai Semak / Checklist10. Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai11. Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling)12. Jawatankuasa Yang Dianggotai (Yang berkaitan dengan tugas sahaja)13. Norma Kerja (Boleh diukur-KPI/masa/peratus/bilangan)14. Format Senarai Tugas Harian
3.0Objektif Unit Pengurusan Maklumat dan ICT
Bertanggungjawab kepada Pegawai Pelajaran Daerah, Penolong Pegawai Pelajaran Daerah (Pengurusan Sekolah) dan Ketua Unit Maklumat di dalam merancang, menyelaras, melaksana dan mengambil tindakan susulan ke atas perkara-perkara berikut:
I.PENGURUSAN DATA EMIS 1.1 Kemasukan dan Kemaskini Data1.2 Verifikasi data
II.MENGURUS PENYENGGARAAN PERALATAN ICT 2.1Memantau dan mengesahkan borang penyenggaraan.
III.MERANCANG / MELAKSANA KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN PENGURUSAN MAKLUMAT 3.1Meningkatkan kualiti pengurusan maklumat.
IV.MENGURUS DAN MELAKSANA SISTEM PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN 4.1Pengumpulan data / mencetak panel4.2Panel Anjakan Gaji
V.MEMBANTU MENGURUS APLIKASI LAIN Menerima permohonan bantuan teknikal.
VI.BIDANG UMUMMelaksana tugas-tugas lain yang diarah dari semasa ke semasa oleh Pegawai Pelajaran Daerah, Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah dan Ketua Unit Maklumat .
4.0Carta Organisasi Unit Pengurusan Maklumat dan ICT
Pegawai Pelajaran Daerah Awang bin Ibrahim
Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah
Penolong Pegawai Pelajaran DaerahTeknologi & maklumatKAMAROZAMAN BIN SALLEH
Penyelia Pengurusan Maklumat Dan ICT IBRAHIM BIN LAH
EIO AMIR ANUA BIN ABDUL GHANI
TSOMOHD SYAZWAN BIN IBRAHIM
5.0Senarai Tugas/ Kuasa dan Hubungan dengan Pegawai-pegawai lainTugas Pegawai AtasanYang Ada HubunganTugas & TanggungjawabKuasa Yang DiberiTugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan
Pegawai Pelajaran Daerah
Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah (Pengurusan Sekolah)
Ketua Sektor Pengurusan Maklumat Dan ICT (JPN)
Mengurus Data EMIS- Pengisian data EMIS online- Verifikasi Data / Semak ralat - Kemaskini Data Online
Mengurus Penyenggaraan Peralatan ICT- Memantau dan mengesahkan borang penyenggaraan
Merancang / Melaksana Kursus Peningkatan Kemahiran Pengurusan Maklumat Meningkatkan kualiti pengurusanmaklumat.
Mengurus dan Melaksana Sistem Penilaian Prestasi Tahunan- Pengumpulan data/ mencetak panel- Panel Anjakan Gaji- Panel APC
Ketua Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Am Pejabat
Tugas Pegawai AtasanYang Ada Hubungan
Tugas & Tanggungjawab
Kuasa Yang Diberi
Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan
Pegawai Pelajaran Daerah
Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah
Ketua Sektor Pengurusan Maklumat Dan ICT (JPN)
Membantu Mengurus Pelaksanaan Sistem Lain. - Menerima permohonan bantuan teknikal.
Bidang UmumMelaksanakan tugas-tugas lain yang diarah dari semasa ke semasa oleh Pegawai Pelajaran Daerah.-Menerima dan melaksana arahan.
Ketua Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Am Pejabat
7.0Proses Kerja
Aktiviti5.1PENGURUSAN DATA EMIS ONLINE
Sub Aktiviti5.1.1PENGISIAN DATA
5.1.1.1PROSES KERJA
Proses KerjaPegawai YangMeluluskan / DirujukSeksyen Undang-Undang / Peraturan
1.Semakan pengisian data
2. Semakan ralat pengisian data
3. Pengesahan dan pembetulan
Ketua Sektor Pengurusan Maklumat Dan ICT(JPNT)
Aktiviti5.1PENGURUSAN DATA EMIS
Sub Aktiviti5.1.1TERIMA DAN GABUNG DATA
5.1.1.2CARTA ALIR
MULA
PENGISIAN DATA EMIS SECARA ATAS TALIAN
SEMAKAN DATA DI PELAYAN KPM
UTILITI EMIS ONLINE
DATA SEMPURNA ?
TIDAK
YA
DATA DIGUNAPAKAI KEMENTERIAN / JABATAN
CUKUP BILANGAN SEKOLAH
TIDAK
YA
TAMAT
Aktiviti5.1PENGURUSAN DATA EMIS
Sub Aktiviti5.1.1DATA EMIS ONLINE
5.1.1.3SENARAI SEMAK
BilAktivitiTindakanCatatan
1
2
3
4
5
6Pemantauan pengisian data online
Muat turun aplikasi Utiliti online
Semak ralat gabung
Semak bilangan sekolah dan ralat
Pengemaskinian data
Tamat data bulanan
Aktiviti5.1PENGURUSAN DATA EMIS
Sub Aktiviti5.1.2VERIFIKASI DATA
5.1.2.1PROSES KERJA
Proses KerjaPegawai YangMeluluskan / DirujukUndang-Undang / Peraturan
1.Run utiliti Emis Online dan Cekemis
2.Mencetak ralat dari proses 1
3. Semak kesahihan data menggunakan sumber dari Emis sebelum, data dari unit lain, data dari sistem lain dan dari sekolah
Pengurus EMIS Sekolah
Pegawai / penyelia unit lain
Aktiviti5.1PENGURUSAN DATA EMIS
Sub Aktiviti5.1.2VERIFIKASI DATA
5.1.2.2CARTA ALIR
MULA
RUN UTILITI EMIS ONLINE
CETAK SENARAI SEMAK
SEMAK DENGAN SEKOLAHYA
SEMAK RALAT
TIADA RALAT?
TIDAK
YA
RALAT / PEMBETULAN?
BAIKI DATA
RUN CEKEMIST
TAMAT
Aktiviti5.1PENGURUSAN DATA EMIS
Sub Aktiviti5.1.2TERIMA DAN GABUNG DATA
5.1.2.3SENARAI SEMAK
BilAktivitiTindakanCatatan
1
2
3
4
5
6Run utiliti emis online / cek Emis
Cetak ralat utiliti / cek Emis
Semak senarai ralat utiliti / cek Emis
Maklum balas ke sekolah
Baiki data
Tamat
Aktiviti5.3MENGURUS PENYENGGARAAN ICT
Sub Aktiviti5.3.1MEMANTAU DAN MENGESAHKAN BORANG PENYENGGARAAN
5.3.1.1PROSES KERJA
Proses KerjaPegawai YangMeluluskan / Dirujuk
Undang-Undang / Peraturan
1. Memantau pelaksanaan penyenggaraan oleh syarikat di lantik
2. Mengesah borang Preventive / Corrective Maintanance.
Pegawai Pelajaran DaerahSurat siaran arahan pemantauan dan dokumen perjanjian kontrak tender
Aktiviti5.3MENGURUS PENYENGGARAAN ICT
Sub Aktiviti5.3.1MEMANTAU DAN MENGESAHKAN BORANG PENYENGGARAAN
5.3.1.2CARTA ALIR
MULAMEMANTAU SECARA RAWAK
MEMENUHI PERJANJIAN? TIDAK
YA
TEGURAN
AKUR PADA TEGURAN?
YA
TIDAK
PELAPORAN BERTULIS?
TIDAK MENGESAHKAN DOKUMEN TUNTUTANPENGESAHAN DOKUMEN TUNTUTAN
TAMAT
Aktiviti5.3MENGURUS PENYENGGARAAN ICT
Sub Aktiviti5.3.1MEMANTAU DAN MENGESAHKAN BORANG PENYENGGARAAN
5.3.1.3SENARAI SEMAK
BilAktivitiTindakanCatatan
1Pilih sekolah
2Memantau dan melapor
3Teguran / pelaporan lisan atau bertulis kepada syarikat
Nama borang PM1, PM2, CM1, CM2
4Menyemak borang tuntutan oleh syarikat
5Tandatangan pengesahan
Aktiviti5.4MERANCANG / MELAKSANA KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN PENGURUSAN MAKLUMAT
Sub Aktiviti5.4.1MENINGKATKAN KUALITI PENGURUSAN MAKLUMAT
5.4.1.1PROSES KERJA
Proses KerjaPegawai YangMeluluskan / Dirujuk
Undang-Undang / Peraturan
1. Kenalpasti kumpulan kemahiran / kumpulan sasaran
2. Mendapatkan peruntukan
3. Pelaksanaan kursus
4. Penilaian kursus
5. Penambahbaikan
Pegawai Pelajaran Daerah
Penolong Pegawai Pelajaran Daerah(Pengurusan Sekolah)
Pengetua / guru Besar
Ketua Unit Maklumat
Penolong Pegawai Maklumat
Pegawai kewangan
Teras PIPP ( modal insan )
Aktiviti5.4MERANCANG / MELAKSANA KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN PENGURUSAN MAKLUMAT
Sub Aktiviti5.4.1MENINGKATKAN KUALITI PENGURUSAN MAKLUMAT
5.4.1.2CARTA ALIR
PENAMBAHBAIKAN PELAKSANAAN KURSUS (KANDUNGAN, KAEDAH,BAHAN / NOTA DLL)TENTUKAN JENIS / SKOP KURSUS YATIDAKMULATAMAT ADA ? LAKSANA KURSUSDAPATKAN PERUNTUKANTENTUKAN PESERTA KURSUSPENILAIAN
Aktiviti5.4MERANCANG / MELAKSANA KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN PENGURUSAN MAKLUMAT
Sub Aktiviti5.4.1MENINGKATKAN KUALITI PENGURUSAN MAKLUMAT
5.4.1.3SENARAI SEMAK
BilAktivitiTindakanCatatan
1Melantik urusetia
2Menentukan jenis kursus
3Menentukan kumpulan sasar
4Pohon peruntukan
5Merangka dan mengedar surat kursus / jadual kursus
6Memperbanyakkan nota edara
7Pohon tempat kursus
8Memastikan dewan dan peralatan sedia diguna
9Memastikan kursus dilaksana mengikut penjadualan
10Memastikan penyediaan makan/minum peserta sempurna
11Mengedar Borang Penilaian Kursus
12Mengesah dan menyerah dokumen Tuntutan Perbelanjaan kepada Unit Kewangan
13Menilai Borang Penilaian Kursus
14Merangka penambahbaikan
Aktiviti5.5MENGURUS DAN MELAKSANA SISTEM PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN
Sub Aktiviti5.5.1PENGUMPULAN DATA / MENCETAK PANEL
5.5.1.1PROSES KERJA
Proses KerjaPegawai YangMeluluskan / Dirujuk
Undang-Undang / Peraturan
1. Menyediakan disket data prestasi dari Emis mengikut sekolah
2. Taklimat kepada Pengetua dan Guru Besar
3. Terima./Gabung Data
4. Verifikasi Data
5. Cetak Panel Pergerakan Gaji
6. Cetak Panel Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC)
Ketua Sektor Pengurusan Sekolah
Pegawai Pelajaran Daerah
Penolong Pegawai Pelajaran Daerah (Pengurusan Sekolah)
Pengetua / Guru Besar
Aktiviti5.5MENGURUS DAN MELAKSANA SISTEM PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN
Sub Aktiviti5.5.1PENGUMPULAN DATA / MENCETAK PANEL
5.5.1.2CARTA ALIR
MULA
MENYEDIA DISKET DATA PRESTASI MENGIKUT SEKOLAH
TAKLIMAT PENGGUNAAN SISTEM APLIKASI
SEKOLAH HANTAR DATA
IMPORT DAN GABUNG DATA
VERIFIKASI DATA
TIDAKSEMPURNA ?
YA
CETAK KUOTA FPSM, SENARAI PPSM UNTUK DISAHKAN
PENGESAHAN TIDAK
YA
CETAK PANEL GAJI / APC
TAMAT
Aktiviti5.5MENGURUS DAN MELAKSANA SISTEM PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN
Sub Aktiviti5.5.1PENGUMPULAN DATA / MENCETAK PANEL
5.5.1.3SENARAI SEMAK
Bil
AktivitiTindakanCatatan
1Menyediakan disket untuk diedarkan ke sekolah.
2Edar disket ke sekolah
3Taklimat penggunaan sistem aplikasi
4Terima disket dari sekolah
5Semak / bilangan disket yang di terima mengikut bilangan sekolah Pekeliling kementerian berkaitan prestasi
6
7
8
9
10
11Import dan gabung data
Verifikasi data
Cetak kuota PPSM
Pengesahan kuota oleh pengerusi PPSM
Cetak panel pergerakan gaji
Edar ke sekolah
Pekeliling kementerian berkaitan prestasi
Aktiviti5.5MENGURUS DAN MELAKSANA SISTEM PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN
Sub Aktiviti5.5.2PANEL ANJAKAN GAJI
5.5.2.1PROSES KERJA
Proses KerjaPegawai YangMeluluskan / Dirujuk
Undang-Undang / Peraturan
1. Terima borang pencalonan yang disahkan oleh PPSM
2. Semak markah prestasi
3. Cetak Panel Anjakan Gaji.
Ketua Sektor Pengurusan Sekolah
Pegawai Pelajaran Daerah
Penolong Pegawai Pelajaran Daerah (Pengurusan Sekolah)
Pengetua / Guru Besar
Aktiviti5.5MENGURUS DAN MELAKSANA SISTEM PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN
Sub Aktiviti5.5.2PANEL ANJAKAN GAJI
5.5.2.2CARTA ALIR
MULA
PENYERAHAN DOKUMEN OLEH PENGERUSI PPSM
SEMAK DOKUMEN DAN MARKAH PRESTASI
LENGKAP ?
TIDAK
YA
CETAK PANEL ANJAKAN GAJI
TAMAT
Aktiviti5.5MENGURUS DAN MELAKSANA SISTEM PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN
Sub Aktiviti5.5.2PANEL ANJAKAN GAJI
5.5.2.3SENARAI SEMAK
BilAktivitiTindakanCatatan
1Terima perakuan anjakan gaji dari pengerusi PPSM
2Semak dokumen
3Semak pengesahan markah prestasi
Pekeliling anjakan gaji kelas PTK
4Cetak anjakan gaji
5Edar ke sekolah
Aktiviti5.6MEMBANTU MENGURUS PELAKSANAAN SISTEM LAIN
Sub Aktiviti5.6.1MENERIMA PERMOHONAN BANTUAN TEKNIKAL
5.6.1.1PROSES KERJA
Proses KerjaPegawai YangMeluluskan / Dirujuk
Undang-Undang / Peraturan
1. Terima laporan masalah aplikasi
Pegawai / Penyelia Unit berkenaan
Merujuk Kepada Buku Panduan / Surat Siaran / Pekeliling bagi aplikasi berkenaan.
2.Membantu menyelesai masaalah penggunaan aplikasi
Aktiviti5.6MEMBANTU MENGURUS PELAKSANAAN SISTEM LAIN
Sub Aktiviti5.6.1MENERIMA PERMOHONAN BANTUAN TEKNIKAL
5.6.1.2CARTA ALIR
MULA
MENERIMA LAPORAN MASALAH
MENGENALPASTI MASALAH
LAPOR PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB
SISTEM APLIKASISOFTWARE
HARDWARE
LAPOR KEPADA SYARIKAT PENYELENGGARAAAN
TAMAT
Aktiviti5.6MEMBANTU MENGURUS PELAKSANAAN SISTEM LAIN(TEKNIKAL)
Sub Aktiviti5.6.1MENERIMA PERMOHONAN BANTUAN TEKNIKAL
5.6.1.3SENARAI SEMAK
BilAktivitiTindakanCatatan
1Menerima laporan daripada Pegawai Penjaga
2Mengenalpasti masalah (Software/hardware/sistem aplikasi)
3Memperbaiki/Lapor kepada syarikat penyelenggaraan
6.0Norma Kerja Penolong Pegawai Pelajaran Teknologi dan Maklumat
Ia merupakan jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.
Bil
Jenis KerjaMasa Yang Diambil (minit/hari/kes)Jumlah Unit yang boleh dijalankan dalam seminggu/ sebulan / setahun
7.0Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
Nama Jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya (6) bulan.
Nama Pegawai:KAMAROZAMAN BIN SALLEH
Jawatan:PENOLONG PEGAWAI PELAJARAN DAERAHTEKNOLOGI & MAKLUMAT
BilNama JawatankuasaKekerapan Mesyuarat SetahunJenis Keanggotaan
1.JAWATANKUASA PEMANDU ICT DAERAH4AHLI
2.JAWATANKUASA KURIKULUM DAERAH4AHLI
3.JAWATANKUASA PENGURUSAN TERTINGGI PPD4AHLI
8.0Senarai Tugasan Harian
Pegawai hendaklah menyenaraikan tugas harian dengan menggunakan borang yang disediakan. Disiapkan setiap hari. Diletak di atas meja mudah dirujuk.
Nama Pegawai:KAMAROZAMAN BIN SALLEH
Jawatan:PENOLONG PEGAWAI PELAJARAN DAERAHTEKNOLOGI & MAKLUMAT
Tarikh:
BilButir-Butir TugasCatatan