TAJUK

FAKTOR UTAMA KETIDAKHADIRAN KAKITANGAN DAN

STRATEGI KREATIF UNTUK MENGURANGKAN MASALAH

PENULIS

FARAH HANANI BT MEGAT GHAZALI

TARIKH

7 DISEMBER 2014

FAKULTI

OUM BUSINESS SCHOOL

ISI KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN ......................................................................................................... 1

1.1 Konsep Kemahiran Berfikir ............................................................................. 1

1.2 Alat-Alat Berfikir ............................................................................................ 2

1.2.1 PMI: Plus, Minus, Interesting .............................................................. 2

1.2.2 CAF: Consider All Factors .................................................................. 2

1.2.3 C&S: Consequence and Sequel ............................................................ 2

1.2.4 AGO: Aims, Goals, Objectives ............................................................. 2

1.2.5 FIP: First Important Priorities ............................................................. 2

1.2.6 APC: Alternatives, Possibilities, Choices ............................................. 3

1.2.7 OPV: Other People’s Views .................................................................. 3

1.3 Penyelesaian Masalah ...................................................................................... 3

1.4 Alat-Alat Penyelesaian Masalah ....................................................................... 4

1.4.1 Percambahan Minda ............................................................................. 4

1.4.2 Penanda Aras ........................................................................................ 4

1.4.3 Gambar Rajah Sebab dan Akibat .......................................................... 4

1.4.4 Carta Alir ............................................................................................. 5

1.4.5 Analisis SWOT .................................................................................... 5

1.4.6 Matriks Keutamaan .............................................................................. 5

2.0 MASALAH KETIDAKHADIRAN KAKITANGAN DALAM ORGANISASI ...... 5

2.1 Faktor-Faktor Ketidakhadiran .......................................................................... 6

2.1.1 Masalah Peribadi .................................................................................. 6

2.1.2 Tekanan ................................................................................................ 7

2.1.3 Kepuasan Kerja .................................................................................... 7

2.1.4 Hubungan dan Pengurusan dalam Organisasi ........................................ 8

2.1.5 Persekitaran Kerja ................................................................................ 9

2.2 Strategi-Strategi Kreatif Mengurangkan Masalah Ketidakhadiran .................. 11

2.2.1 Mencipta atau Mengubah Proses atau Sistem ...................................... 11

2.2.2 Menambahbaik Perkara-Perkara Sedia Ada ........................................ 12

2.2.3 Menemui atau Mendefinisi Semula Konsep ........................................ 13

3.0 KESIMPULAN ....................................................................................................... 14

Rujukan .............................................................................................................................. 15

1

1.0 PENGENALAN

Berfikir adalah satu kemahiran asas yang mesti dipelajari dan dipertajamkan oleh setiap

manusia. Ia juga merupakan proses semula jadi yang berlaku secara berterusan tanpa

disengajakan dan tanpa paksaan. Fraenkel (1980) menakrifkan berfikir sebagai pembentukan

idea, pembentukan semula pengalaman dan penyusunan maklumat dalam bentuk tertentu.

Manakala Beyer (1984) mendefinisikan berfikir sebagai kebolehan manusia untuk

membentuk konsep, memberi sebab atau membuat penentuan.

1.1 Konsep Kemahiran Berfikir

Kemahiran berfikir manusia adalah berbeza-beza. Hal ini kerana manusia

mempunyai persepsi dan gaya pemikiran mereka yang tersendiri. Menurut

Ainon dan Abdullah (1996), persepsi ialah tafsiran apa yang dilihat oleh mata

manusia. Walaupun dua individu melihat dan dibekalkan dengan maklumat dan

fakta yang sama, mereka mungkin memberi tafsiran yang berbeza dan logik

pemikiran berkaitan perkara yang dilihat juga berlainan. Hal ini seterusnya

membawa kepada tindakan yang berlainan.

Kemahiran berfikir adalah aset penting kepada manusia dalam

menyelesaikan masalah, membuat keputusan ataupun memahami kehendak

pemahaman, dengan melibatkan proses pengolahan operasi mental seperti

membanding dan membezakan, menaakul, merumus, mereka cipta,

mengeluarkan idea-idea dan sebagainya.

Terdapat dua kemahiran asas dalam pemikiran iaitu pemikiran kritikal

dan pemikiran kreatif. Pemikiran kritikal menjurus kepada penelitian dan

pengamatan yang tajam dalam menganalisis masalah. Pemikiran ini juga

bersikap terbuka dan objektif serta cekap menganalisis dan membuat

kesimpulan. Manakala, pemikiran kreatif menjurus kepada kebolehan menjana

penyelesaian dari pelbagai sudut tanpa mengikut peraturan dan prosedur serta

membangunkan pendapat yang membawa kepada penghuraian. Kedua-dua

pemikiran ini penting untuk menyelesaikan masalah.

2

1.2 Alat-Alat Berfikir

Manusia tidak dapat berfikir banyak perkara serentak dalam satu masa kerana

ia boleh menyebabkan kecelaruan dan kekeliruan pada otak. Oleh itu, manusia

memerlukan alat-alat yang boleh memandu mereka dalam proses pemikiran.

Alat-alat yang boleh digunakan untuk berfikir adalah:

1.2.1 PMI (Kebaikan, keburukan, menarik)

PMI ialah alat pemikiran yang mengambil kira apa yang baik, yang

buruk dan yang menarik pada sesuatu perkara. Alat berfikir ini

digunakan supaya manusia tidak berfikir pada satu hala sahaja

sebaliknya meluaskan persepsi pemikiran dengan memikirkan dahulu

sesuatu situasi sebelum membuat sebarang keputusan atau pendapat.

1.2.2 CAF (Pertimbangan semua faktor)

Alat berfikir ini mengambil kira semua faktor penting sebelum

membuat sebarang keputusan bagi mengelak faktor-faktor lain yang

sama pentingnya terlepas pandang.

1.2.3 C&S (Kesan dan akibat kesan)

C&S digunakan untuk meramalkan kesan dan akibat sesuatu keputusan,

perancangan atau ciptaan yang dibuat dan kemungkinan keputusan

yang dibuat adalah berpandukan kesan serta-merta, kesan jangka

pendek, kesan jangka panjang atau kesan jangka sederhana.

1.2.4 AGO (Tujuan, matlamat, objektif)

AGO membantu manusia berfikir secara terfokus supaya ia bertujuan,

bermatlamat dan berobjektif. Ini bertujuan untuk mengelakkan manusia

berfikir tentang perkara-perkara yang tidak berkaitan dengan tujuan

asal.

1.2.5 FIP (Perkara-perkara yang diberi keutamaan)

Alat berfikir ini mengambil kira prioriti. Perkara-perkara penting diberi

keutamaan ataupun dipertimbangkan manakala perkara-perkara yang

tidak penting diketepikan.

1.2.6 APC (Alternatif, kemungkinan, pilihan)

APC menggalakkan manusia berfikir secara kreatif. Alat ini digunakan

untuk mencari penyelesaian, idea atau cara baru dalam melakukan

sesuatu perkara dengan memikirkan beberapa perkara secara serentak

dan melihat perkara yang sama dari sudut pandangan yang berbeza.

1.2.7 OPV (Pandangan orang lain)

OPV digunakan untuk meluaskan pandangan manusia dengan

mengambil kira sudut pandangan atau pendapat orang lain yang terlibat

dengan sesuatu perkara itu secara tepat, bukan secara umum ataupun

samar-samar.

1.3 Penyelesaian Masalah

Masalah berlaku apabila terdapat jurang antara jangkaan dan realiti, iaitu

perbezaan antara keadaan yang sebenar dengan keadaan yang diingini

berkaitan sesuatu benda, perkara, hal atau keadaan (Jauharah, 1995). Masalah

sering dianggap sebagai sesuatu yang negatif walaupun hakikatnya ia

merupakan sumber input yang penting untuk kesihatan otak dan berperanan

untuk meluaskan daya imaginasi manusia.

Konsep penyelesaian masalah termasuk dalam komponen berfikir

secara kritis dan kreatif. Individu yang boleh berfikir secara kreatif dan kritis

berkeupayaan menggunakan minda mereka untuk mencari idea dan langkah-

langkah alternatif bagi mengatasi halangan dan seterusnya mencari jalan

penyelesaian yang terbaik untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Terdapat enam langkah dalam penyelesaian masalah iaitu mengenal

pasti dan memahami masalah, menganalisis masalah, menghasilkan jalan

penyelesaian, menilai dan memilih jalan penyelesaian, melaksanakan jalan

penyelesaian serta menilai semula dan memiawaikan jalan penyelesaian.

3

1.4 Alat-Alat Penyelesaian Masalah

Setiap masalah mempunyai jalan penyelesaiannya. Jalan penyelesaian yang

terbaik adalah dengan memikirkan dan mengambil kira kesemua kesan

akibatnya serta memilih langkah yang bijak bagi mengatasi masalah tersebut.

Dalam hal masalah yang rumit dan kompleks, alat-alat penyelesaian boleh

digunakan untuk membantu mengatasi halangan yang dihadapi. Terdapat enam

jenis alat penyelesaian masalah iaitu:

1.4.1 Percambahan Minda

Percambahan minda adalah satu kaedah yang digunakan untuk

menggalakkan setiap individu dalam kumpulan mengeluarkan idea atau

pendapat masing-masing tanpa sebarang kritikan atau bantahan. Kaedah

ini bertujuan untuk menjana sebanyak mungkin jalan penyelesaian bagi

sesuatu masalah. Penjanaan idea yang kreatif dan inovatif dapat dijana

apabila melibatkan individu yang mempunyai perspektif berbeza kerana

perbezaan latar belakang, bidang pekerjaan dan pengalaman.

1.4.2 Penanda Aras

Penanda aras merupakan proses mengukur dan membanding proses

sendiri dengan metrik prestasi yang terbaik. Teknik ini digunakan untuk

mengenal pasti, mempelajari, mengubahsuai dan melaksanakan amalan-

amalan terbaik daripada sesuatu organisasi supaya dapat membina idea-

idea baru bagi penambahbaikan.

1.4.3 Gambar Rajah Sebab dan Akibat

Gambar rajah ini digunakan bagi mengenal pasti punca masalah dengan

lebih mendalam melalui penggabungan percambahan minda dengan

menggunakan satu peta konsep yang dipanggil gambar rajah tulang

ikan atau gambar rajah Ishikawa.

Alat ini menunjukkan hubungan antara masalah dengan sebab-

sebabnya dengan menganggap kepala ikan adalah masalah, tulang ikan

sebagai punca masalah utama dan tulang kecil sebagai sebab-sebab

daripada punca utama.

4

1.4.4 Carta Alir

Carta alir ialah gambar rajah yang menunjukkan hubungan langkah-

langkah dalam satu proses dalam bentuk simbol grafik. Teknik ini

membantu dalam mendefinisi dan menganalisis masalah dengan

menerangkan susunan pemprosesan sesuatu masalah secara jelas. Carta

alir sesuai digunakan untuk penyelesaian masalah yang memerlukan

penambahbaikan.

1.4.5 Analisis SWOT

Analisis SWOT merupakan satu kaedah yang efektif untuk mengenal

pasti Kekuatan (Strength), Kelemahan (Weaknesses), Peluang

(Opportunities) dan Ancaman (Treats) sesuatu masalah pada peringkat

permulaan ke arah perancangan yang strategik. Teknik ini sering

digunakan dalam konteks perniagaan sama ada dilaksanakan secara

individu mahupun secara kumpulan.

1.4.6 Matriks Keutamaan

Matriks keutamaan adalah satu teknik yang boleh digunakan untuk

mencapai persetujuan dalam kumpulan tentang sesuatu isu. Matriks

membantu menyusun isu-isu atau masalah-masalah penting berdasarkan

skor dalam kriteria tertentu.

Penulisan ini ditulis bagi membincangkan faktor-faktor utama masalah ketidakhadiran

kakitangan dalam organisasi dan strategi-strategi kreatif yang boleh dilaksanakan untuk

mengurangkan masalah ini.

2.0 MASALAH KETIDAKHADIRAN KAKITANGAN DALAM ORGANISASI

Ketidakhadiran merujuk kepada kegagalan seseorang pekerja menghadirkan diri di tempat

kerja dalam tempoh masa yang ditetapkan. Masalah ini adalah masalah asas yang kerap

berlaku dalam organisasi. Ketidakhadiran merupakan satu masalah yang serius kerana ia

boleh memberi kesan yang buruk kepada pihak pengurusan seperti pengurus, majikan,

pekerja, kerajaan dan pelbagai institusi sosial lain, mengganggu kelancaran kerja, kesukaran

5

merancang penggunaan tenaga manusia secara efektif serta boleh membawa kerugian kepada

organisasi kerana terpaksa menanggung kos pekerja yang tidak hadir.

2.1 Faktor-Faktor Ketidakhadiran

Setiap organisasi perlu mengenal pasti faktor-faktor yang menyumbang kepada

masalah ketidakhadiran dan mengambil tindakan yang segera untuk

mengurangkan masalah ini kerana ia boleh menjejaskan produktiviti dan

ekonomi organisasi. Antara faktor-faktor ketidakhadiran kakitangan ialah:

2.1.1 Masalah Peribadi

Sebab-sebab ketidakhadiran yang terangkum dalam masalah peribadi

ialah cuti kecemasan, cuti rehat, cuti bersalin, menyambung pelajaran,

menghantar anak ke institusi pengajian tinggi dan menunaikan haji.

Selain itu, pekerja yang mempunyai masalah kesihatan yang

kronik seperti jantung, leukemia, lumpuh, batuk kering atau penyakit-

penyakit lain perlu memohon cuti yang panjang bagi mendapatkan

rawatan dan rehat yang secukupnya. Tahap kesihatan mereka akan

menjadi lebih teruk sekiranya mereka terus bekerja.

Masalah peribadi lain berpunca daripada sikap pekerja itu

sendiri. Sikap malas untuk bekerja mendorong mereka untuk ponteng.

Apabila sikap negatif wujud dalam diri, pekerja cenderung

menunjukkan potensi dan prestasi kerja yang kurang

memberangsangkan. Mereka menjadi tidak bermotivasi dan tidak

bersungguh-sungguh dalam melaksanakan tugas. Pekerja sebegini

biasanya terpaksa memilih kerja yang ada untuk menyara hidup

disebabkan oleh kesukaran mendapat kerja yang diidamkan serta bagi

mengelak daripada menganggur. Selain itu, gaji yang rendah juga

menyumbang kepada masalah ini. Mereka berpendapat gaji yang

diperoleh adalah cukup untuk makan dan perbelanjaan harian dan tidak

dapat memberi kemewahan kepada mereka.

6

2.1.2 Tekanan

Tekanan kerja berlaku apabila pekerja terpaksa memenuhi kehendak

dua atau lebih peranan yang bercanggah. Contohnya, terpaksa

melakukan tugasan dengan cara berlainan, tidak cukup kakitangan,

menghadapi pelbagai permintaan, kekurangan sumber dan

melaksanakan perkara yang tidak diperlukan (Robbins, 2000). Tekanan

kerja juga berlaku apabila pekerja terpaksa bekerja lebih masa kerana

perlu mengejar tarikh akhir tugasan serta melakukan tugasan orang lain.

Selain daripada itu, masalah keluarga seperti perselisihan faham

antara suami isteri, penjagaan anak-anak, perbelanjaan rumah dan

perceraian turut menyumbang kepada tekanan. Pekerja terpaksa

memikirkan jalan penyelesaian berkaitan hal rumah tangga walaupun

mereka sudah dibebani dengan masalah di tempat kerja. Hal ini bukan

sahaja boleh mengganggu emosi malah mereka mungkin mengalami

gangguan mental.

Di samping itu juga, kelewatan ke tempat kerja akibat

terperangkap dalam lalu lintas mendorong pekerja untuk tidak hadir ke

pejabat. Ini kerana mereka tetap dikenakan tindakan disiplin walaupun

memberi alasan yang jujur.

Disebabkan oleh punca-punca inilah yang membuatkan mereka

tidak hadir bekerja dan cuba lari daripada masalah. Tambahan pula,

tekanan kerja yang berterusan boleh mendatangkan kesan-kesan negatif

kepada kesihatan, psikologi dan tingkah laku pekerja yang seterusnya

memberi kesan kepada prestasi kerja mereka.

.

2.1.3 Kepuasan Kerja

Faktor lain yang menyumbang kepada ketidakhadiran ialah kepuasan

kerja. Kepuasan kerja merujuk kepada jangkaan individu terhadap

tindakan yang dibuat sama ada mencapai hasil yang diingini atau tidak

(Vroom, 1964).

7

Kepuasan kerja adalah elemen penting setiap pekerja. Hal ini ini

kerana pekerja yang mempunyai tahap kepuasan kerja yang tinggi akan

lebih produktif dan menghasilkan kerja yang bermutu (Smith 1980;

Schultz, 1982, Nash, 1985; Mullins, 1989) manakala pekerja dengan

tahap kepuasan kerja yang rendah pula cenderung untuk menimbulkan

masalah seperti datang lambat, ponteng kerja dan masalah disiplin

(Lussier, 1990).

Kurangnya minat terhadap kerja yang dilakukan juga

mempengaruhi tahap kepuasan kerja kakitangan. Hal ini berlaku apabila

kerja yang dipertanggungjawabkan kepadanya dirasakan tidak sesuai,

remeh atau berada di luar bidangnya. Akibatnya, mereka tidak

bersungguh-sungguh melaksanakan kerja atau tidak melakukan tugas

tersebut, seterusnya meletakkan beban kerja ke atas pekerja lain.

Perkara ini boleh menyumbang kepada masalah disiplin dan konflik

kerja.

Selain itu, kesamaran peranan juga mempengaruhi tahap

kepuasan kerja. Kesamaran peranan berlaku apabila pekerja kurang

faham atau tidak pasti dengan tugas dan tanggungjawab mereka.

Perkara ini wujud apabila pekerja tidak mendapat diskripsi dan

penerangan yang jelas tentang kerja yang perlu dilakukan.

Ketidakpastian tentang aspek pekerjaan ini juga boleh menyebabkan

kesukaran untuk mengatur masa bagi melakukan tugas-tugas yang lain

(Sutton, 1984). Masalah ini memberi kesan kepada tahap kepuasan

kerja dan penglibatan kerja yang rendah dan ketidakhadiran yang tinggi.

2.1.4 Hubungan dan Pengurusan dalam Organisasi

Hubungan dalam organisasi terbahagi kepada hubungan antara

kakitangan dan hubungan antara majikan. Masalah yang berlaku

daripada hubungan antara kakitangan berpunca daripada sikap pekerja

itu sendiri. Ada di antara mereka yang sombong, berlagak pandai,

merendahkan pekerja lain, menjadi batu api dan meletakkan tugasan

sendiri kepada pekerja lain. Manakala masalah hubungan antara

8

individu dengan majikan pula berpunca daripada sikap berat sebelah

majikan dengan kakitangan lain akibat daripada bodekan, diskriminasi

jantina ataupun perbezaan taraf pendidikan. Tambahan pula, ada

kakitangan yang dinaikkan pangkat secara tidak adil dan ini

menimbulkan perasaan cemburu dan tidak puas dalam kalangan

pekerja.

Apabila berlakunya konflik antara kakitangan, secara

automatiknya komunikasi dalam organisasi menjadi lemah. Pelbagai

masalah lain yang timbul seperti percanggahan arahan, pertelingkahan

pendapat dan konflik keperluan tugas, menyukarkan lagi perjalanan

operasi organisasi. Hal ini boleh mengakibatkan prestasi pekerja

semakin merosot.

Perubahan struktur organisasi dilakukan bertujuan untuk

memperbaiki kelicinan kerja melalui pelaksanaan sistem atau prosedur

baru. Perubahan yang berlaku menyebabkan ada di antara pekerja

ditempatkan di jabatan lain, diturunkan atau dinaikkan pangkat,

dipindahkan ke cawangan lain atau memegang jawatan lain. Perubahan

ini sedikit sebanyak memberi kesan kepada pekerja kerana ada di antara

mereka yang tidak suka bekerja di bawah majikan baru, melaksanakan

tugas di luar bidang mereka, berpisah dengan rakan setugas dan

bertukar lokasi tempat kerja. Situasi ini boleh mengakibatkan

kemurungan, tekanan, penurunan prestasi dan produktiviti kerja serta

peningkatan ketidakhadiran.

2.1.5 Persekitaran Kerja

Pekerja memperuntukkan masa sekitar lapan jam sehari di tempat kerja.

Oleh itu, sudah pasti ruang kerja yang selesa dan teratur diperlukan

supaya mereka dapat menumpukan sepenuh perhatian ke atas pekerjaan

mereka. Faktor-faktor fizikal seperti tahap kecerahan, keadaan suhu,

tahap kebisingan serta ciri-ciri aesthetik seperti warna dinding,

bangunan dan susun atur pejabat turut mempengaruhi prestasi dan

tingkah laku pekerja. Contohnya, suasana bising boleh mengganggu

9

konsentrasi pekerja kerana ia akan menyukarkan penyelarasan aktiviti

kerja, perbincangan penting, mengurangkan interaksi sosial serta boleh

menyebabkan berlakunya kesilapan dalam sesuatu pekerjaan.

Manakala, suasana tempat kerja yang suram, berselerak, kotor dan tidak

terurus bukan sahaja boleh menurunkan produktiviti kerja malah

membuat mereka hilang semangat untuk bekerja.

Keselamatan di tempat kerja juga mempengaruhi masalah

ketidakhadiran. Sebagai contoh, pekerja yang mengendalikan peralatan-

peralatan dan bahan-bahan kimia terdedah kepada bahaya sekiranya

mereka tersilap langkah. Ini kerana bahan-bahan kimia yang kuat boleh

menyebabkan kecederaan teruk dan boleh mengancam nyawa. Selain

itu juga, terdapat sesetengah bahan yang berbahaya digunakan di

kawasan tertutup seperti cecair pembersih serta bahan yang boleh

mencemarkan persekitaran kerja seperti pelekat, bahan binaan dan

plastik tiruan.

Pekerja yang bertugas di lapangan atau kawasan projek juga

terdedah kepada bahaya. Kesilapan dan kecuaian pekerja boleh

menyebabkan kemalangan. Tambahan pula, penggunaan mesin dan

peralatan yang berat dan menyebabkan getaran boleh mengundang

masalah kesihatan seperti sakit belakang dan sendi-sendi anggota badan

mereka. Tambahan lagi, pendedahan kepada habuk, cuaca, pencahayaan

dan suhu sekitar boleh menyebabkan batuk, pening kepala, demam,

dehidrasi serta radang paru-paru dan ini boleh menjejaskan konsentrasi

kepada pekerjaan mereka.

Sementara itu, peralatan yang rosak dan tidak diservis seperti

komputer, telefon, mesin fotostat dan mesin faks menambahkan lagi

permasalahan pekerja. Keadaan ini membuatkan pekerjaan mereka

tergendala dan perlu dilakukan secara manual. Jika kerosakan besar

berlaku, kerja harian mereka terpaksa dilakukan keesokan hari dalam

keadaan tergesa-gesa, lebih-lebih lagi jika ia melibatkan urusan penting.

10

Situasi sebegini boleh menyebabkan tekanan emosi dan hilang

semangat kerja kepada mereka.

2.2 Strategi-Strategi Kreatif Mengurangkan Masalah Ketidakhadiran

Sebarang masalah boleh diselesaikan dengan menggunakan strategi, kaedah

atau cara yang betul. Manusia hanya perlu bijak memilih langkah yang sesuai

dan berkesan bagi mengatasinya. Terdapat enam metode kreatif yang boleh

digunakan untuk menyelesaikan masalah iaitu;

i. Mengambil pendekatan inovatif dan baru.

ii. Mencipta atau mengubah suatu proses atau sistem.

iii. Menghasilkan produk atau servis baru.

iv. Mencari kegunaan baru untuk perkara-perkara sedia ada.

v. Menambahbaik perkara-perkara sedia ada.

vi. Menemui atau mendefinisi semula konsep.

Bagi mengurangkan masalah ketidakhadiran dalam organisasi, penulis

mencadangkan tiga strategi berdasarkan metode kreatif di atas. Tiga metode

tersebut adalah:

2.2.1 Mencipta atau Mengubah Proses atau Sistem

Memperkemaskan Sistem Kehadiran Organisasi.

Masih banyak organisasi yang masih menggunakan sistem buku atau

kad perakam waktu untuk mencatat rekod kehadiran pekerja. Sudah tiba

masanya sistem ini dihentikan penggunaannya kerana ia tidak dapat

merekodkan kehadiran pekerja dengan tepat. Buktinya, pekerja lain

boleh menggunakan sistem ini untuk merekod keluar masuk pejabat

bagi pihak rakannya. Hal ini menunjukkan sikap tidak jujur pekerja

dalam melaksanakan tugas.

Selaras dengan teknologi masa kini, setiap organisasi sepatutnya

membangunkan sistem yang boleh merekod dan menyimpan maklumat

kehadiran kakitangan dengan tepat. Contohnya, memasang pengesahan

11

cap jari di pintu masuk pejabat. Pekerja perlu membuat dua kali

pengesahan iaitu pada waktu masuk kerja dan waktu tamat kerja. Cara

ini membolehkan sistem mengira jumlah jam bekerja dan mengelakkan

penipuan kerana setiap manusia mempunyai corak cap jari yang

berbeza.

Selain itu, pihak pengurusan perlu menyimpan rekod-rekod lain

seperti cuti, kesihatan, prestasi kerja, bilangan jam bekerja dan

sebagainya supaya penilaian boleh dibuat sama ada perkhidmatan

pekerja tertentu diperlukan atau tidak.

2.2.2 Menambahbaik Perkara-Perkara Sedia Ada

Mempertingkatkan dan Membaikpulih Kelemahan Organisasi.

Pihak pengurusan harus memandang serius dengan persekitaran kerja

kakitangan bagi mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja.

Sebarang peralatan kerja atau mesin, ruang kerja, bangunan atau alat-

alat kecemasan yang rosak, tidak sesuai digunakan atau boleh

mendatangkan bahaya kepada keselamatan dan kesihatan pekerja perlu

dibuang, dibaiki, diganti serta dibaikpulih supaya pekerja tidak lagi

berasa bimbang dan takut akan keselamatan pekerjaannya. Penurunan

kadar kemalangan dapat mengurangkan kerosakan dan risiko

menanggung kerugian.

Suasana dan budaya tempat kerja yang kurang mesra dan suram

perlu diubah. Majikan seharusnya peka dan mengambil inisiatif bagi

menjernihkan hubungan sesama kakitangan. Langkah utama yang perlu

dilakukan ialah mengubah gaya pengurusan yang tidak adil dan kurang

cekap. Situasi ini berlaku kerana kepimpinan majikan yang lemah.

Kurangnya komunikasi dengan pekerja bawahan, tidak mempedulikan

permasalahan pekerja, tidak berupaya mengawal pekerja dan kurang

mengambil bahagian dalam membuat keputusan adalah antara contoh

kepimpinan yang lemah. Sebagai pemimpin, majikan perlu

menunjukkan contoh dan sikap-sikap yang baik kepada kakitangannya.

12

Pemimpin yang boleh memberi nasihat, pandangan dan tunjuk ajar serta

tidak bersikap berat sebelah dapat mendorong pekerja untuk bekerja

bersungguh-sungguh.

Selain itu, masalah di tempat kerja boleh diatasi dengan tiga

elemen penting iaitu penerangan dan perbincangan berkaitan perkara

yang sering berlaku, mengenal pasti punca yang menyebabkan perkara

itu kerap berlaku dan mengawal gelagat yang berlaku dalam organisasi.

Cara ini boleh mengelakkan pertelingkahan dan perselisihan faham di

antara mereka, mengurangkan tekanan masalah, meningkatkan prestasi

dan produktiviti kerja dan seterusnya mewujudkan suasana yang

harmoni di tempat kerja.

2.2.3 Menemui atau Mendefinisi Semula Konsep

Pendekatan Pencegahan.

Pencegahan adalah langkah yang terbaik dalam setiap masalah.

Masalah ketidakhadiran boleh dicegah pada peringkat awal pemilihan

kerja dibuat di sesebuah organisasi itu. Pihak pengurusan perlu

memastikan rekod perkhidmatan pekerja yang ingin diambil bersih

daripada sebarang masalah disiplin dan salah laku, berpengalaman

dalam bidang-bidang tertentu, boleh bekerja secara berkumpulan dan

berkemampuan melaksanakan kerja tanpa pengawasan.

Selain itu juga, setiap kakitangan perlu diberi taklimat dan

penerangan yang jelas berkaitan keburukan masalah ketidakhadiran.

Mereka perlu didedahkan dengan peraturan dan polisi syarikat serta

tindakan yang akan diambil sekiranya masalah ini berlaku kepada

mereka.

Di samping itu juga, pihak pengurusan perlu menjalankan

seminar, kursus dan ceramah berkaitan cara mempertingkatkan prestasi

dan produktiviti kakitangan. Pekerja yang kurang mahir dan tidak

mempunyai pengalaman berkaitan kerja pula perlu dihantar menjalani

13

latihan bagi mempertingkatkan kemahiran mereka. Secara tidak

langsung, pekerja akan berkhidmat dengan lebih efektif apabila

organisasi sedar dan mengambil berat tentang keperluan mereka di

tempat kerja.

3.0 KESIMPULAN

Berdasarkan penulisan di atas, jelas menunjukkan masalah ketidakhadiran adalah masalah

yang perlu ditangani dengan segera supaya tidak memberi kesan buruk kepada individu dan

organisasi. Disebabkan faktor-faktor seperti masalah peribadi, tekanan, kepuasan kerja,

hubungan dan pengurusan dalam organisasi serta persekitaran kerja inilah yang

mempengaruhi kehadiran setiap kakitangan dalam organisasi. Strategi kreatif yang boleh

diambil bagi mengatasi masalah ini ialah memperkemaskan sistem kehadiran organisasi,

mempertingkatkan dan membaikpulih kelemahan organisasi dan pendekatan pencegahan.

Penulis berharap perbincangan ini sedikit sebanyak boleh mengurangkan masalah

ketidakhadiran kakitangan di tempat kerja.

(2998 patah perkataan)

14

RUJUKAN

Azlena Zainal, & Munir Shuib. (2007). Meningkatkan Potensi Minda. Kuala Lumpur: PTS

Professional.

Fong, W. P. (n.d). Faktor-Faktor Mempengaruhi Ketidakhadiran Pekerja Eksekutif di Kilang

Proton, Shah Alam. UNIMAS: Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia.

Ghazali Hasan, & Turiman Suandi. (1995). Kepuasan Kerja di Kalangan Pengawal

Keselamatan Universiti Pertanian Malaysia. Selangor: UPM.

Mardzelah Makhsin. (2006). Sains Pemikiran & Etika. Kuala Lumpur: PTS Professional.

Mohd. Azhar Abdul Hamid. (2004). Meningkatkan Daya Fikir (2nd ed). Pahang: PTS

Publications & Distributors.

Mohd Fauzwadi Mat Ali, Abu Bakar Hamed, & Hishamuddin Fitri Abu Hasan. (2008).

Hubungan Antara Stres Peranan, Ganjaran, Etika Kerja dan Kepuasan Kerja. Jurnal

Pengurusan Awam.

Mohd Sapuan Salit et al. (2003). Pengurusan, Gelagat dan Keselamatan Pekerja dalam

Industri. Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors.

Nasaruddin Yunos, Abdul Salam Yussof, & Mohamad Mohsin. (2012). Menjana Pemikiran

Kreatif & Kritis. Selangor: Utusan Publications & Distributors.

Analisis SWOT (n.d). [Online]. Available: http://cheabdrani.tripod.com/swot.html. [2014,

November 28].

Penanda Aras (2013, Mac 9). [Online]. Available: http://ms.wikipedia.org/wiki/Penanda_aras

[2014, November 28].

Persekitaran Kerja (2000, Mei 10). [Online]. Available: http://ekonomy.tripod.com/u2/

sekitar.htm. [2014, November 30].

15