1 Jun 2003

FAKULTI PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik Nombor Rujukan : PA(LP)/FPPSM – 05 Edisi : 1 Tarikh Keluaran : 01 Jun 2003

Disediakan Oleh : Timbalan Dekan : PROF. MADYA KHAIRI (Akademik) IZWAN ABDULLAH

Tandatangan : Tarikh :

Diluluskan Oleh : Dekan : PROF. MADYA DR. HJ. MOHD. TAIB BIN HJ. DORA

Tandatangan : Tarikh :

1 Jun 2003

FAKULTI PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik No.Rujukan : PA(LP)/FPPSM-05

Mukasurat : 2 daripada 7 Semakan : 0 Tarikh keluaran : 01.06.2003 Pindaan terakhir :

1.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan urusan pengelolaan latihan praktik pelajar FPPSM.

2.0 SKOP

Prosedur ini meliputi pengendalian latihan praktik pelajar tahun 3 yang dikehendaki menjalani latihan praktik sebagaimana yang ditetapkan dalam kurikulum kursus. Pelajar SHA dikehendaki menjalani latihan praktik selama 24 minggu, manakala pelajar SHP selama 10 minggu.

3.0 TERMINOLOGI

Latihan Praktik i Latihan yang dijalani oleh pelajar di organisasi untuk mendapatkan pengalaman bekerja dalam tempoh tertentu bagi memenuhi syarat penganugerahan Ijazah Sarjana Muda. Organisasi i Sektor awam dan swasta.

AJK LP i Ahli Jawatankuasa Latihan Praktik terdiri daripada pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan sebagai penyelaras dan penyelia latihan praktik. Borang B-LP1 i Borang pemilihan firma. Borang B-LP2 i Borang penilaian penyelia organisasi. Buku Log i Buku catatan aktiviti harian pelajar latihan praktik. Penyelaras LP i Pensyarah yang dilantik oleh Jabatan untuk menyelaras latihan praktik Penyelia LP i Pensyarah yang dilantik oleh Jabatan untuk menyelia latihan praktik pelajar. Lampiran L-LP2 i Format laporan latihan industri dalam organisasi. Lampiran L-LP4 i Sampel surat transmittal.

1 Jun 2003

FAKULTI PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik No.Rujukan : PA(LP)/FPPSM-05

Mukasurat : 3 daripada 7 Semakan : 0 Tarikh keluaran : 01.06.2003 Pindaan terakhir :

4.0 SINGKATAN

LP i Latihan Praktik AJK LP i Ahli Jawatankuasa Latihan Praktik PTA i Pembantu Tadbir Akademik PTK i Pembantu Tadbir Kanan 5.0 DOKUMEN RUJUKAN

• Buku Panduan Akademik FPPSM • Buku Panduan Latihan Praktik • Prosedur Kawalan Proses Pengajaran dan

Pembelajaran • Prosedur Penilaian Kerja Kursus dan Peperiksaan

Akhir • Senarai Organisasi • Contoh Resume

6.0 KETERANGAN PROSEDUR TINDAKAN

6.1 Sediakan senarai nama pelajar yang akan mengikuti latihan praktik yang terdiri daripada pelajar 3 SHA dan 3 SHP.

6.2 Kemukakan senarai nama pelajar yang akan

mengikuti latihan praktik kepada penyelaras latihan praktik untuk tujuan semakan.

6.3 Tampal senarai organisasi yang boleh dihadiri oleh

pelajar di papan kenyataan pelajar.

TANGGUNGJAWAB

PTA

PTA

Penyelaras

1 Jun 2003

FAKULTI PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik No.Rujukan : PA(LP)/FPPSM-05

Mukasurat : 4 daripada 7 Semakan : 0 Tarikh keluaran : 01.06.2003 Pindaan terakhir :

TINDAKAN

6.4 Beri taklimat pertama kepada pelajar. Pelajar SHA: pada minggu pertama semester satu. Pelajar SHP: pada minggu pertama semester dua.

6.5 Terima resume pelajar 3 hari selepas taklimat

diberikan. Resume hendaklah mengandungi maklumat berikut :

(a) butir peribadi pelajar (b) latar belakang akademik (c) kegiatan ko-kurikulum

6.6 Semak resume. Resume yang lengkap mesti

disiapkan pada akhir minggu kedua semester satu (pelajar SHA) atau akhir minggu kedua semester dua (pelajar SHP).

6.7 Terima resume beserta borang B-LPl pada minggu

ketiga. Bilangan resume bergantung kepada jumlah organisasi yang dipohon dan satu salinan diserahkan untuk simpanan Penyelaras.

6.8 Adakan mesyuarat AJK LP untuk membincangkan

senarai organisasi mengikut pilihan pelajar berdasarkan borang B-LP1 dalam minggu keempat.

6.9 Hantar senarai organisasi kepada PTK bagi urusan

menaip surat permohonan.

6.10 Semak surat permohonan bagi menentukan maklumat yang ditaip lengkap dan tepat.

TANGGUNGJAWAB

Penyelaras

Penyelaras

Penyelaras

Penyelaras

Penyelaras/PTK

Penyelaras/PTK

PTK/Penyelaras

1 Jun 2003

FAKULTI PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik No.Rujukan : PA(LP)/FPPSM-05

Mukasurat : 5 daripada 7 Semakan : 0 Tarikh keluaran : 01.06.2003 Pindaan terakhir :

TINDAKAN

6.11 Serahkan permohonan kepada PTK bagi urusan pengiriman.

6.12 Hantar surat pengesahan penerimaan kepada

organisasi yang bersetuju menerima pelajar bagi tujuan latihan praktik.

Nota: Sekiranya pelajar gagal mendapat tempat untuk latihan praktik di sebarang organisasi yang dipohon, permohonan baru hendaklah dibuat semula mengikut para 6.9 hingga 6.11.

6.13 Adakan taklimat kedua bagi mengedarkan

dokumen yang perlu ada semasa pelajar menjalani latihan praktik. Dokumen berkenaan terdiri daripada

(a) Borang penilaian penyelia organisasi (B-

LP2) (b) Buku Log (c) Sampel surat transmittal (L-LP4) (d) Format laporan latihan industri dalam

organisasi (L-LP2) (e) Buku Panduan Latihan Praktik

6.14 Adakan mesyuarat AJK LP bagi membincangkan

persediaan lawatan dan penyeliaan latihan praktik. Mesyuarat juga akan mengagihkan pelajar mengikut penyelia dan kawasan penyeliaan.

6.15 Urus temu janji dengan organisasi bagi menetapkan

tarikh dan masa lawatan.

TANGGUNGJAWAB

Penyelaras

PTK

Penyelia/Penyelaras

Penyelaras

Penyelia

1 Jun 2003

FAKULTI PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik No.Rujukan : PA(LP)/FPPSM-05

Mukasurat : 6 daripada 7 Semakan : 0 Tarikh keluaran : 01.06.2003 Pindaan terakhir :

TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

6.16 Buat lawatan penyeliaan di organisasi berkaitan. Penyelia Penyeliaan hendaklah dilakukan semasa pelajar menjalankan latihan praktik. Pelajar SHA: antara minggu ke 10 hingga minggu ke 15

selepas latihan praktik dimulakan. Pelajar SHP: antara minggu ke 7 hingga minggu ke 9

semester tiga.

6.17 Ambil tindakan pembetulan yang bersesuaian sekiranya Penyelia pelajar mempunyai masalah dengan organisasi semasa lawatan penyeliaan.

6.18 Terima Buku Log dan Laporan Latihan Praktik Penyelia serta borang B-LP2 selewat-lewatnya pada minggu pertama semester 2 (pelajar SHA) atau minggu ke 10 semester tiga (pelajar SHP).

6.19 Semak item daripada pelajar dan organisasi untuk Penyelia menentukan maklumat berikut diterima dengan lengkap:

(a) Buku Log (b) Laporan Latihan Praktik (c) Borang Penilaian Penyelia Organisasi 6.19.1 Sekiranya item di atas tidak diterima dengan lengkap,

hubungi organisasi atau pelajar untuk tindakan seterusnya.

6.20 Buat penilaian berdasarkan borang penilaian penyelia Penyelia

organisasi (B-LP2) , Buku Log, Laporan Latihan Praktik, dan penilaian penyelia pelajar untuk menentukan gred pelajar.

6.21 Serah gred pelajar kepada penyelaras LP. Penyelia

1 Jun 2003

FAKULTI PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik No.Rujukan : PA(LP)/FPPSM-05

Mukasurat : 7 daripada 7 Semakan : 0 Tarikh keluaran : 01.06.2003 Pindaan terakhir :

TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

6.22 Kemukakan gred pelajar kepada PTA untuk urusan Penyelaras pemprosesan markah (Rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Markah Akhir).

6.23 Lengkapkan borang P1, P2, P3 dan P4 bagi tujuan laporan Penyelaras gred latihan praktik pelajar.

6.24 Serah gred pelajar beserta borang P1, P2, P3 dan P4 kepada Penyelaras

penyelaras markah.

7.0 CARTA ALIR Carta Alir Pengelolaan Latihan Praktik 8.0 DOKUMEN SOKONGAN Borang B-LP1 Borang B-LP2 Lampiran L-LP2 Lampiran L-LP4 9.0 REKOD KUALITI

Rekod No. Rujukan Lokasi

Buku Log Fail Penyelia Bilik Penyelia Laporan Latihan Praktik Fail Penyelia Bilik Penyelia Laporan Penilaian

Penyelia Organisasi Fail Penyelia Bilik Penyelia Resume Fail Penyelia Bilik Penyelia

Surat Permohonan UTM29/14.15/1/3 Bilik Fail

1 Jun 2003

CARTA ALIRAN PROSEDUR PENGELOLAAN LATIHAN PRAKTIK

6.1 Sediakan senarai nama pelajar yang

akan mengikuti Latihan Praktik

6.2 Kemukakan senarai nama pelajar untuk semakan penyelaras LP

6.3 Tampal senarai organisasi yang boleh

dipohon

6.4 Beri taklimat pertama kepada pelajar

6.5 Terima resume pelajar

6.6 Semak resume

Ya

6.7 Terima resume pelajar beserta borang B-LP1

6.8 Adakan mesyuarat AJK LP bagi

pemilihan organisasi

6.9 Hantar senarai organisasi bagi penaipan surat permohonan tempat LP

6.10 Semak surat permohonan yang telah ditaip Ya

MULA

A

Tidak

Tidak

1 Jun 2003

6.11 Serahkan surat permohonan pelajar

bagi urusan pengiriman 6.12 Hantar surat pengesahan penerimaan

kepada organisasi 6.13 Adakan taklimat kedua LP dan edarkan

borang yang berkaitan

6.14 Adakan mesyuarat AJK LP bagi persediaan lawatan dan penyeliaan LP

6.15 Uruskan temu janji dengan organisasi

6.16 Buat lawatan penyeliaan ke organisasi berkaitan

6.17 Ambil tindakan pembetulan sekiranya wujud masalah

B

A

1 Jun 2003

6.18 Terima Buku Log, Laporan LP dan Borang Penilaian Penyelia

6.19.1 Hubungi

organisasi/ pelajar

Tidak 6.19 Semak sama ada bahan di para 6.18 diterima dengan lengkap Ya

6.20 Buat penilaian LP pelajar 6.21 Serah gred kepada penyelaras 6.22 Serah gred pelajar kepada PTA 6.23 Lengkapkan borang P1, P2, P3 dan P4 6.24 Serah gred pelajar beserta borang

P1, P2, P3 dan P4 kepada penyelaras markah

B

SELESAI

1 Jun 2003