Panitia Kepala Jurusan T. Geofisika ITS PD FTSP ITS

PR I ITS/ Pembinaan

Kemahasiswaan

ProposalSudah di ACC Sekretaris Umum, Sekretaris Departemen dan Bendahara Umum

Tanda Tangan Ketua Panitia dan Ketua Himpunan

ACC

Proposal dibawa ke Sekertaris

Jurusan

Anggaran Dana difotocopy 2 kali untuk arsip dan diberikan ke TU

Tanda Tangan Ketua Jurusan

Anggaran Dana dapat dicairkan

ALUR BIROKRASI SECARA GARIS BESAR

ALUR PERMOHONAN DANA KE JURUSAN

Proposal + Surat Rekomendasi Kegiatan + Surat Pengajuan dana SPP/DPP. Dekanat dan

Ikoma

Sudah di ACC Sekertaris Umum, Sekertaris Departemen dan Bendahara Umum

Tanda Tangan Ketua Pelaksana → KAHIMA → KAJUR→ PD FTSP

ITS

Kemahasiswaan

PR ITS/Pembinaan Kemahasiswaan

Mendapatkan persetujuan lembar

rekomendasi + lembar disposisi dana dari

SPP/DPP dan IKOMA

Surat disposisi dipergunakan untuk pencairan dana SPP-DPP setelah kegiatan (SPJ)

ALUR PERMOHONAN DANA KE SPP/DPP (REKTORAT), DEKANAT DAN IKOMA

Anggaran Dana di ACC oleh Sekertaris

Jurusan

Print SPJ di Kuitansi

ACC Bendahara Umum

SPJ + Anggaran Dana yang

sudah di ACC SEKJUR +

Nota/Struk/Bon (Dijadikan 1)

Diberikan ke TU Jurusan Dana Cair

Proposal + Lembar

Permohonan Dana + Lembar Rekomendasi

Kegiatan + Lembar

Disposisi Dana

Pembuatan SPJ ACC Bendahara Umum

Tanda Tangan Ketua Panitia →

KAHIMA → KAJUR → PD

FTSP → PR ITS

Ketua IKOMA Dana Cair

ALUR PENGAJUAN SPJ KE JURUSAN

ALUR PENGAJUAN SPJ KE IKOMA

Proposal + Lembar

Permohonan Dana + Lembar Rekomendasi

Kegiatan + Lembar Disposisi

Dana

Pembuatan SPJ ACC Bendahara Umum

Diserahkan ke Bagian

Kemahasiswaan dengan

melampirkan kuitansi dan

nota

SPJ Disetujui Dana Cair

Proposal + Lembar

Permohonan Dana + Lembar Rekomendasi

Kegiatan + Lembar

Disposisi Dana

Pembuatan SPJ

ACC Bendahara

Umum

Diserahkan ke Rektorat dengan

melampirkan kuitansi dan

nota

SPJ Disetujui Dana Cair

ALUR PENGAJUAN SPJ KE SPP/DPP (REKTORAT)

ALUR PENGAJUAN SPJ KE DEKANAT

SURAT PERTANGGUNG JAWABAN (SPJ)

Aturan Membuat SPJ:

1. SPJ dibuat pada kuitansi besar masing-masing ranagkap tiga.

2. Terdapat tanda tangan penjual dan stempel pihak yang bersangkutan pada tiap

rangkapnya dan satu lembar disertai dengan materai.

3. Yang bisa di SPJ kan : konsumsi (warung, Non Catering), Perlengkapan

(Transportasi, Sewa Tempat, Sewa Sound), Publikasi dan Dokumentasi (Spanduk,

Poster, Banner, Pamflet, Dokumentasi) dan ATK (Fotocopy, Inventarisasi, Kertas

Sertifikat, Kertas A4, Folio, dan Print)

4. Untuk nominal :

- 250.000 – 999.999 menggunakan materai Rp 3.000,00.

- 1.000.000-1.999.999 menggunakan materai Rp 6.000,00.

- Pembelian barang 1.000.000,- keatas dilengkapi materai Rp. 6.000,- dilampiri dengan

NPWP dan Faktur Pajak penyedia jasa

- SPJ konsumi maksimal sebesar Rp. 2.000.000 dalam satu SPJ

5. Untuk SPJ Konsumsi disertai dengan absen makan

Dokumen Pencairan Dana Bantuan Kegiatan Mahasiswa :

1. SPJ

2. Surat Rekomendasi Kegiatan/Surat Tugas/Surat Keputusan

3. Persetujuan Permohonan Dana/Lembar Disposisi Dana

4. Kuitansi/Bukti Pembayaran (dibuat rangkap 2) + 1 arsip sendiri

Pengadaan Barang yang Tidak Diperbolehkan :

1. Karangan bunga/bunga meja

2. Cetak kartu nama/kartu ucapan

3. Voucher handphone

4. Materai

5. Souvenir, Hadiah

SPJ diketik diatas kuitansi berukuran jumbo dengan format :

Jurusan/Dekanat

1. Telah diterima dari Kuasa Pengguna Anggaran ITS

2. Nominal Dana

3. Alokasi dana tersebut

4. Tanda tangan dan stempel penjual (diatas materai)

Rektorat (SPP/DPP)

1. Telah diterima dari Kuasa Pengguna Anggaran ITS

2. Nominal Dana

3. Alokasi Dana tersebut

4. Tanda tangan dan stempel penjual (diatas materai)

5. Dibalik kuitansi diberi tanda tangan Ketua HMTG ITS

IKOMA

1. Telah diterima dari Kuasa Pengguna Anggaran ITS

2. Nominal Dana

3. Nama kegiatan sesuai dengan surat permohonan dana

4. Tanda tangan oleh :

a. Ketua Pelaksana (diatas materai)

b. Ketua HMTG ITS (distempel HMTG ITS)

c. Ketua Jurusan

d. PD FTSP ITS

e. Kepala Badan Pembinaan Kemahasiswaan & Hubungan Alumni ITS