FOLIO PRINSIP PERAKAUNAN

(DOKUMEN SUMBER PERTAMA)

DOKUMEN 1

PESANAN BELIAN

Pesanan belian merupakan dokumen sumber yang disediakan oleh pembeli kepada pembekal untuk memesan barang niaga atau menyediakan perkhidmatan. Harga adalah berdasarkan kepada sebut harga atau senarai harga yang dibekalkan oleh pembekal. Pesanan belian biasanya disediakan dalam beberapa salinan untuk diagihkan kepada pembekal dan untuk disimpan oleh pembeli.

2

DOKUMEN 2

NOTA SERAHAN

Nota serahan adalah dokumen yang dihantar bersama barang kepada pembeli. Fungsi nota serahan adalah sebagai dokumen pengesahan penerimaan barang untuk memastikan barang yang dihantar betul, cukup kuantitinya dan dalam keadaan baik. Pembeli barang dikehendaki menandatangani nota serahan sebagai akuan penerimaan barang tersebut.

3

DOKUMEN 3

INVOIS

Invois dikeluarkan oleh pembekal kepada pembeli atau penghutang bagi jualan barang secara kredit. Fungsi dokumen ini adalah untuk menunjukkan jumlah hutang yang perlu dibayar. Invois mengandungi maklumat lengkap mengenai barang-barang dibeli dan syarat-syarat pembayaran. Dokumen ini lazimnya disediakan dalam dua salinan. Dokumen asal dihantar kepada pembeli, manakala dokumen salinan disimpan oleh pembekal sebagai rujukan

4

DOKUMEN 4

NOTA KREDIT

Nota kredit merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh pembekal bagi mengurangkan jumlah pada invois yang dihantar kepada pembeli. Pengurangan ini biasanya terjadi jika terdapat pulangan barang atau invois yang dikeluarkan telah terlebih caj.

5

DOKUMEN 5

NOTA DEBIT(Invois Tambahan)

Nota debit dikeluarkan kepada pembeli bagi menambahkan jumlah pada invois atau mengenakan caj tambahan seperti caj pengangkutan.

6

DOKUMEN 6

BIL TUNAI

Bil tunai merupakan dokumen yang dikeluarkan kepada pembeli bagi urus niaga jualan tunai. Jika menggunakan cek, biasanya nombor cek akan ditulis pada bil tunai tersebut.

7

DOKUMEN 7

SLIP DAFTAR TUNAI

Slip daftar tunai juga dikeluarkan kepada pembeli bagi urus niaga jualan tunai. Pembekal akan menggunakan mesin daftar tunai untuk urus niaga hariannya. Slip daftar tunai asal akan diberikan kepada pembeli, manakala salinannya disimpan oleh pembekal untuk rekod perakaunan.

8

DOKUMEN 8

RESIT

Resit dikeluarkan oleh pembekal kepada pembeli sebagai pengakuan penerimaan tunai atau cek. Lazimnya, resit disediakan dalam dua salinan. Resit asal diberi kepada pembeli,manakala resit salinan pula disimpan oleh pembekal.

9

DOKUMEN 9

CEK

Cek ialah dokumen yang sangat penting dalam dunia perniagaan pada masa kini. Cek ialah bil perintah bertulis yang mengarahkan bank untuk membayar sejumlah wang yang dinyatakan kepada penama yang tertulis pada cek. Penggunaan cek boleh memudahkan pembayaran dalam sesuatu urus niaga. Ini kerana peniaga tidak perlu membawa wang tunai yang banyak semasa membuat bayaran. Oleh itu, cara pembayaran begini menjimatkan masa dan lebih selamat.

10

DOKUMEN 10

KERATAN CEK

Keratan cek disimpan oleh sesebuah organisasi perniagaan sebagai pengesahan pembayaran cek seperti membeli barang, membeli aset, membayar pemiutang, membayar belanja, dan pengeluaran tunai dari bank.

11

DOKUMEN 11

BAUCAR

Baucar merupakan dokumen yang mengesahkan sesuatu pembayaran sama ada secara tunai atau cek. Baucar asal akan disimpan oleh penerima bayaran, manakala salinannya akan disimpan oleh pemberi.

12

DOKUMEN 12

MAKLUMAN DEBIT

Makluman debit merupakan dokumen yang diterima daripada bank untuk memaklumkan bahawa akaun pembekal telah didebitkan. Ini kerana pihak bank telah membuat pembayaran bagi pihak peniaga untuk urus niaga seperti pembayaran insurans dan sewa bangunan.

13

DOKUMEN 13

MAKLUMAN KREDIT

Makluman kredit merupakan dokumen yang diterima daripada bank untuk memaklukan bahawa akaun pembekal telah dikreditkan. Ini kerana pihak bank telah menrima bayarn daripada pihak ketiga bagi pihak peniaga.

14

DOKUMEN 14

SLIP SIMPANAN BANK

Slip simpanan bank merupakan dokumen yang perlu digunakan apabila pembekal membuat deposit tunai atau cek akan diserahkan kepada pihak bank. Setelah pengesahan penerimaan deposit oleh bank, salinan simpanan bank akan diberikan kepada pemegang akaun.

15

DOKUMEN 15

MEMO

Memo biasanya digunakan untuk merekod urus niaga yang berlaku antara pemilik perniagaan dengan perniagaan. Ini selaras dengan konsep entiti berasingan. Memo berfungsi sebagai dokumen dalaman. Contohnya rekod permulaan perniagaan, ambilan barang atau aset dan tambahn modal ke dalam perniagaan.

16

DOKUMEN 16

BIL BAYARAN

Bil bayaran adalah bil yang perlu oleh peniaga setelah menggunakan perkhidmatan seperti elektrik,air, dan telefon. Bil-bil ini dibayar kepada Jabatan Bekalan Air (JBA), Tenaga Nasional Berhad (TNB) dan Syarikat Telekom Malaysia (TELEKOM). Setelah pembayaran dibuat, peniaga akan diberi keratan bil sebagai bukti pembayaran.

17

DOKUMEN 17

PENYATA AKAUN

Penyata akaun adalah satu dokumen yang menunjukkan butir-butir uru niaga yang berlaku antara pembeli dan pembekal. Penyata lazimnya disediakan pada setiap akhir bulan dan dihantar kepada pembeli. Dengan merujuk kepada penyata akaun , pembeli boleh mengetahui baki hutang yang belum dibayar. Penyata ini juga bertujuan mengingatkan pembeli agar menjelaskan hutangnya kepada pembekal.

18