FORUM TATACARA PEROLEHAN KERAJAAN - …pmsabah.treasury.gov.my/images/ISU-ISU... · Tindakan...
Transcript of FORUM TATACARA PEROLEHAN KERAJAAN - …pmsabah.treasury.gov.my/images/ISU-ISU... · Tindakan...
ISU KETIDAKPATUHAN
TERHADAP PEROLEHAN
KERAJAAN
FORUM
TATACARA PEROLEHAN KERAJAAN 8 NOVEMBER 2017
OLEH:
RAMLEE BIN HJ. KARIAH
KETUA PENOLONG PENGARAH AUDIT (KEWANGAN)
JABATAN AUDIT NEGARA, NEGERI SABAH.
1
2
1. Diperuntukkan Dalam Perkara 106 dan
107 Perlembagaan Persekutuan
2. Diperincikan Melalui Akta Audit 1957
(Akta 62)
3
KUASA DAN TUGAS KETUA AUDIT NEGARA
1) Akaun bagi Persekutuan dan bagi Negeri-Negeri hendaklah
diaudit dan dibuat laporan mengenainya oleh Ketua Audit Negara.
2) Ketua Audit Negara hendaklah melaksanakan apa-apa tugas lain
dan menjalankan apa-apa kuasa sebagaimana yang
diperuntukkan oleh undang-undang persekutuan berhubung
dengan akaun bagi Persekutuan dan akaun bagi Negeri-Negeri
dan berhubung dengan akaun bagi pihak-pihak berkuasa awam
lain dan akaun bagi badan yang dinyatakan melalui perintah yang
dibuat oleh Yang di-Pertuan Agong.
4
LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA
1) Ketua Audit Negara hendaklah mengemukakan laporan-laporannya
kepada Yang di-Pertuan Agong yang hendaklah menyebabkan
laporan itu dibentangkan di hadapan Dewan Rakyat.
2) Satu naskhah mana-mana laporan itu yang berhubungan dengan
akaun bagi sesuatu Negeri, atau berhubungan dengan akaun-akaun
bagi mana-mana pihak berkuasa awam yang menjalankan kuasa
yang diberikan oleh undang-undang Negeri, hendaklah dikemukakan
kepada Raja atau Yang di-Pertua Negeri bagi Negeri itu yang
hendaklah menyebabkan laporan itu dibentangkan di hadapan
Dewan Undangan.
5
1) Akta Audit 1957
2) Akta Acara Kewangan
3) Arahan Perbendaharaan
4) Enakmen, Ordinan, Undang-undang
tubuh.
5) 1PP
MANDAT DAN PERATURAN
1. Akauntabiliti awam (public accountability)
2. Diuruskan secara telus (transparent)
3. Nilai faedah yang terbaik (best value for money)
4. Saingan terbuka (open competition)
5. Adil dan saksama (fair dealing)
6
PRINSIP PEROLEHAN KERAJAAN
TAHUN SAMPEL BAUCAR BAYARAN BAUCAR BAYARAN
YANG MEMPUNYAI ISU
BILANGAN KES
KELEMAHAN
PERATUS
KELEMAHAN
BERBANDING
SAMPEL
BIL. RM BIL. RM %
BIL.
%
RM
2015
6304
822,503,028.30
575
35,254,275.44
668
9.12
4.29
2016
3818
908,939,959.21
196
32,165,721.81
221
5.13
3.54
7
Isu Perolehan –Pengauditan Kewangan
KETIDAKPATUHAN BERDASARKAN PENGAUDITAN INTERIM (TRANSAKSI)
BAUCAR BAYARAN BAGI TAHUN 2015 - 2016
ISU PEROLEHAN 2015 2016
1. Baucar Bayaran Tidak Disokong Dengan Dokumen Yang Lengkap Dan Sempurna 376 53
2. Peraturan Kewangan Tidak Dipatuhi 163 119
3. Pembayaran Tidak Wajar (Justify) 11 5
4. Pembayaran Tidak Dibuat Dengan Betul dan Tepat 57 16
5. Penjenisan Pembayaran Tidak Direkod Dengan Betul 7 -
6. Pembayaran Tidak Dibuat Tepat Pada Masanya 52 28
7. Bayaran Tidak Dibuat Kepada Penerima Yang Sah 1 -
8. Baucar Bayaran Dan Dokumen Sokongan Tidak Ditebuk/Dicop 1 -
JUMLAH 668 221
8
Isu Perolehan
PENEMUAN AUDIT
A). ISU PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
1) Kajian pasaran tidak dilaksanakan;
2) Pegawai yang meluluskan Pesanan Kerajaan tidak diberi kuasa secara
bertulis oleh Ketua Jabatan;
3) Bayaran dibuat sebelum bekalan dan perkhidmatan diterima;
4) Kos perolehan tidak munasabah. Contohnya; Kos penyewaan peralatan ICT
lebih mahal berbanding harga aset tersebut;
5) Bayaran lewat melebihi 14 hari;
9
ISU PEROLEHAN
PENGAUDITAN KEWANGAN
A). ISU PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN ………….. (sambungan)
6) Jumlah bayaran tidak tepat;
7) Pembekalan lewat diterima;
8) Pembekal dan kontraktor yang berulangan;
10
ISU PEROLEHAN
B). ISU PEROLEHAN KERJA
1) Memecah kecil nilai perolehan untuk mengelak pelawaan secara sebut harga
dan tender;
2) Surat Setuju Terima tidak ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa;
3) Perjanjian kontrak tidak ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa ;
4) Syarat perjanjian kontrak tidak dirujuk kepada Peguam Negara atau Penasihat
Undang-Undang sebelum kontrak ditandatangani;
5) Terma kontrak tidak jelas;
6) Kontrak ditandatangani sebelum bon pelaksanaan dikemukakan;
11
ISU PEROLEHAN
B). ISU PEROLEHAN KERJA ………….. (sambungan)
7) Kesilapan pengiraan bon pelaksanaan;
8) Tiada pemotongan Wang Jaminan Pelaksanaan;
9) Pelanggaran syarat kontrak tetapi tindakan penalti/denda tidak
dikuatkuasakan; cth. Watcmanclock, bekalan makanan, wjp..
10) Kontrak lewat siap tetapi tiada kelulusan lanjutan masa (EOT);
11) EOT diluluskan secara lisan;
12) Tempoh liputan bon pelaksanaan tidak meliputi tempoh
tanggungan kecacatan terutamanya bagi projek yang lewat
disiapkan;
12
ISU PEROLEHAN
B). ISU PEROLEHAN KERJA ………….. (sambungan)
13) Kerosakan tidak dibaiki dalam tempoh tanggungan kecacatan;
14) Baki wang pendahuluan projek tidak dapat dituntut khususnya
bagi projek terbengkalai; dan
15) Kos pembinaan meningkat (khusus bagi projek lewat /
terbengkalai / retender)
13
ISU PEROLEHAN
• Tiada pemantauan oleh Ketua Jabatan;
• Tidak mahu patuh/ tidak tahu mengenai prosedur kewangan
berkaitan perolehan yang berkuatkuasa;
• Terlepas pandang / tak pandang langsung;
• Tidak peka terhadap perubahan pekeliling dari semasa ke
semasa;
• Tiada perancangan perolehan tahunan;
• Keperluan mendesak dan mengelakkan daripada mengikut
kaedah perolehan yang sepatutnya kerana mengambil masa
yang panjang;
14
PUNCA KETIDAKPATUHAN
• Tiada atau peruntukan kewangan tidak mencukupi;
Contohnya, perolehan dibuat secara bulanan berdasarkan
peruntukan yang ada kerana sekiranya perolehan dibuat
secara sebut harga untuk tempoh setahun, peruntukan sedia
ada tidak mencukupi;
• Kecuaian pegawai; dan
• Pertukaran pegawai/ kadar pusingan pegawai yang tinggi
15
PUNCA KETIDAKPATUHAN
16
ISU BERKAITAN PEROLEHAN
PENGAUDITAN PRESTASI
SKOP
PROGRAM
PROJEK PEMBINAAN
KESELAMATAN
KUTIPAN HASIL
PEROLEHAN
SYARIKAT KERAJAAN
16
ISU-ISU AUDIT
17
ISU-ISU
AUDIT
IMPROPER PAYMENT
KETIDAKPATUHAN
TERHADAP
UNDANG-UNDANG /
PERATURAN
KEWANGAN
KERJA/BEKALAN /
PERKHIDMATAN TIDAK
MENGIKUT SPESIFIKASI
/ TIDAK BERKUALITI /
TIDAK SESUAI
KELEWATAN TIDAK
MUNASABAH
KELEMAHAN
PENGURUSAN HASIL
PEMBAZIRAN
HARGA TIDAK
MUNASABAH
KELEMAHAN
PENGURUSAN &
PENYENGGARAAN
ASET KERAJAAN
1
2 8
7
6
5
4
3
KETIDAKAKURAN KETIDAKCEKAPAN KETIRISAN
18
PENGAUDITAN PRESTASI
Value for money
(3 Es)
Economi
Cekap (Efisien)
Berkesan (Efektif)
Penemuan
(3Ps)
Pemborosan
Pembaziran
Penyelewengan
18
Sistem dan peralatan biometrik bernilai RM10.30 juta tidak
dipasang dan tidak digunakan tetapi bayaran penuh telah
dibuat.
Agensi link-up tidak dipasang sepenuhnya tetapi bayaran penuh
telah dibuat.
Sistem Imigresen Malaysia (myIMMs)
19
Kelewatan Yang Tidak Munasabah
Harga Tidak Munasabah
1
2
4
Kelemahan Dalam
Pengurusan Kontrak
(pecah kecil/ direct nego)
5
ISU-ISU DALAM PEROLEHAN
LAPORAN KETUA AUDIT
NEGARA
Improper Payments
Kajian Pasaran Tidak
Dilaksanakan/
Due Diligence
3
Pembaziran/Projek
Gajah Putih
6
20
KEGAGALAN
STRUKTUR
BUMBUNG
KERANGKA BUMBUNG RUNTUH
Kerja Pembinaan Tidak Berkualiti
21
22
23
Penggunaan Curtain Walling Di Tandas
Menyebabkan Bahagian Dalam Tandas
Dapat Dilihat Dari Luar
Rekabentuk Tidak Sesuai
Bilik Air Sempit
24
Bumbung pejalan kaki tidak
bersambung dengan bangunan surau
itu kira-kira 1 meter
Tiada cermin kerana tidak termasuk
dalam reka bentuk asal tandas
Sump dibina telah retak dan tidak
ditampal dengan betul
Tiada balustrades direka dan dipasang
di paras lantai. Membahayakan
pengguna
Parit dibina tidak bersambung dengan
Pembetung Sedia Ada
Longkang baru tidak bersambung
dengan parit sedia ada
Kerja Tidak Mengikut Spesifikasi / Tidak
Berkualiti
Peralatan PA
Sistem Yang
Tidak Praktikal
Dengan
Keluasan Bilik
Dan Meja
(Bil. mikrofon
setiap bilik –
20)
KAPASITI KERUSI 14
KAPASITI KERUSI 12
KAPASITI KERUSI 12
KAPASITI KERUSI 16
Pemasangan Public Address (PA) System Melebihi
Keperluan
25
26
Pintu tandas dihalang oleh mangkuk tandas
Pintu tandas tidak dapat dibuka sepenuhnya kerana dihalang oleh sinki
Tingkap tidak dapat dibuka sepenuhnya
Kerja Tidak Berkualiti/ Tidak Sesuai
26
PROJEK LEWAT DISIAPKAN
Projek Membina Jalan Baru Dari Lebuh Raya Seremban-PD-FR5 Di Pasir Panjang Dan
Menaik Taraf FR5 Dari Pasir Panjang Ke Linggi, Negeri Sembilan (Seksyen 1)
Kelewatan sehingga 10 tahun 10 bulan dalam penyediaan Perakuan
Muktamad Kontrak Yang Ditamatkan Pengambilan Kerja Kontraktor bagi
kontrak pertama dan kontrak kedua
Tarikh
Mula:
Feb 2005
Tarikh Patut
Siap: Ogos
2007
Tarikh Sebenar
Siap: 28 Dis
2015
2 Tahun 6 Bulan 8 Tahun 4 Bulan
10 Tahun 10
Bulan
27
Gambar 1
Pole Platform
Harga Kontrak : RM30,510
Harga Pasaran : RM990
Gambar 4
Thumbdrive 1GB
Harga Kontrak : RM480
Harga Pasaran : RM90)
Gambar 2
Cordless Impact Drill
Harga Kontrak : RM2,169 Setiap Unit
Harga Pasaran : RM748 Setiap Unit
Gambar 3
Storage Cabinet
Harga Kontrak :
RM13,500
Harga Pasaran :
RM1,500
Contoh-contoh Laporan Ketua Audit Negara (samb.)
Harga Perolehan Tidak Munasabah
28
Pencakar Plastik
Harga Perolehan : RM 49.00/unit
Harga Pasaran : RM 7.90/unit
Penolak Air
Harga Perolehan : RM95.00/unit
Harga Pasaran : RM14.00/unit
Jumlah Diperlukan : 15
Jumlah Dibeli : 35
Penyapu Lidi
Harga Perolehan : RM 19.00/btg
Harga Pasaran : RM 1.50/btg
Jumlah diperlukan : 20 btg
Jumlah Dibeli : 60 btg
Penyapu Roman
Harga Perolehan : RM 22.50/btg
Harga Pasaran : RM 4.90/btg
Sudip Kayu Panjang
Harga Perolehan : RM 115.00/unit
Harga Pasaran : RM 25.00/unit 29
Harga Perolehan Tidak Munasabah
30
Jeti Yang Tidak Sesuai Digunakan
Kerana Air Cetek/Kering. Kapal
Tidak Dapat Rapat.
Siap Dibina Pada 15.08.2003 Dan
Siap Dibaiki Pada 07.05.2008 Tetapi
Masih Belum Beroperasi
Pembaziran
31
Contoh-contoh Laporan Ketua Audit Negara (samb.)
Bangunan di Taman
Ekologi bernilai RM2.89
juta, siap pada 2010
masih tidak digunakan
Peralatan kilang yang tidak
digunakan dalam tempoh 1
hingga 15 tahun dari tarikh
pembelian
Batch of Machine
RRIM Rapid DRC – RM0.80 Juta
Internal Mixer Farrel F-50 – RM6.30
Juta
Pembaziran
ASET DIBELI TIDAK DIGUNAKAN
Gambar 5
Inflatable Boat 12’ Berharga RM30,000 Seunit
Gambar 6
Generator Set 5 KVA Berharga RM3,650 Seunit
Gambar 7
Surf Board Berharga RM5,800 Seunit
Gambar 8
Pakaian Kalis Api Berharga RM5,650 Seunit 32
Bayaran penuh kepada pembekal peralatan di 5 institusi berjumlah RM1.16 juta telah
dibuat walaupun pemasangan dan pengujian belum dilaksana seperti dalam perjanjian. 33
Revolving Oven Flour Mixer
Fully Reconditioned Automatic
Bun Divider
Continuous Automatic Bun Divider &
Rounder Yang Tidak Digunakan
Antara peralatan
yang dibekalkan
Sistem dan peralatan biometrik bernilai RM10.30 juta tidak
dipasang dan tidak digunakan tetapi bayaran penuh telah
dibuat.
Agensi link-up tidak dipasang sepenuhnya tetapi bayaran penuh
telah dibuat.
Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan (BCP) tidak
memuaskan walaupun bayaran penuh dibuat.
Sistem Imigresen Malaysia (myIMMs)
34
KETIDAKPATUHAN TERHADAP
UNDANG-UNDANG / PERATURAN KEWANGAN
PERKARA
TARIKH
PERMOHONAN
PEROLEHAN
BAUCAR JUMLAH
(RM)
NO. TARIKH AMAUN
(RM)
Bekalan Bantal Dan Tilam 22.02.2013 B0601 20.03.2013 39,560
62,800 Bekalan Selimut, Cadar, Tilam
Dan Sarung Bantal
22.02.2013 B0597 20.03.2013 23,240
PECAH KECIL PEROLEHAN MELALUI PEMBELIAN TERUS
35
PEMBEKAL NO. SEBUT HARGA
/ PERKARA
AMAUN ASAL
(RM)
AMAUN
TAMBAHAN
(RM)
JUMLAH
(RM)
SMSR
Resources
X140033/
Membekal Jaket
Keselamatan
265,050 67,500
X140037/ Membekal
Jet Ski
300,000 100,000 977,550
X140038/
Membekal All Terrain
Multipurpose Vehicle
210,000 35,000
Simfoni Kreatif
Enterprise
X140027/
Pembekalan Set Baju
Lebah
174,500 TB
X140026/ Membekal
Peralatan Melawan
Kebakaran
113,000
TB 888,900
X140024/
Membekal Topi
Keselamatan
485,000 116,400
JUMLAH 1,866,450
PECAH KECIL PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA
CONTOH KETIDAKPATUHAN TERHADAP
PERATURAN KEWANGAN
36
Menyediakan perancangan perolehan tahun berikutnya pada bulan Disember tahun
sebelumnya;
Memastikan perolehan dilaksanakan mengikut peraturan yang berkuatkuasa bagi
mengelak pembayaran di bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 59;
Memasti pentadbir kontrak / pegawai yang menguruskan perolehan memahami isi
kandungan kontrak dan tindakan yang perlu diambil;
Penyediaan Standard Operating Procedures (SOP) berkaitan proses perolehan
berpandukan peraturan yang berkuatkuasa. Langkah tersebut dapat membentuk
ownership oleh pegawai mengenai proses kerja perolehan seperti sebut harga dan
tender yang perlu dilaksana;
Memantau kontrak-kontrak yang telah ditandatangani dengan mengadakan checklist
pemantauan kontrak;
Membuat penilaian prestasi terhadap pembekal/kontraktor setiap bulan;
37
38
Latihan dan hands-on yang berterusan:
- Program latihan yang mencukupi dan berterusan bagi meningkatkan
pengetahuan dan kemahiran pegawai/kakitangan berkaitan peraturan
perolehan dan kewangan;
- Pegawai/kakitangan yang menguruskan perolehan juga perlu mengambil
inisiatif untuk memahami peraturan perolehan yang berkuatkuasa bagi
membantu mereka menguruskan perolehan dengan telus, teratur dan
cekap;
BACK TO
SYOR AUDIT
39
Sumber tenaga yang mencukupi bagi Kementerian/Jabatan/Agensi yang
kritikal;
- Menyusun struktur tugas agar seimbang dengan beban kerja yang sebenar
dan melibatkan lebih ramai pegawai dalam proses perolehan dengan
mengurangkan kebergantungan kepada pegawai tertentu;
Memperkukuh networking sedia ada dengan agensi-agensi lain dalam urusan
perolehan supaya dapat berkongsi pandangan dan amalan terbaik bagi tujuan
penambahbaikan ke atas proses sedia ada; dan
Memperkasa Peranan Unit Audit Dalam
Tindakan Korektif
Tindakan Punitif (Seksyen 18 Akta Acara Kewangan) AG DASHBOARD
39 BACK TO
SYOR AUDIT
SIKAP
Penyeliaan yang rapi kepada kerja yang diserahkan kepada pegawai bawahan
Setiap penjawat awam perlu melaksanakan tugas mereka dengan penuh minat, dedikasi dan tidak ada sikap sambil lewa.
Mempunyai pengetahuan yang cukup dalam bidang tugas.
Melaksanakan tugas dengan penuh tanggungjawab, jujur dan amanah.
Prosedur kerja yang lengkap dan jelas difahami, diwujudkan serta dipatuhi.
SUPERVISION
INTEREST
Knowledge
Attitude
Procedure
40