FUNGSI UTAMA (UMUM) FUNGSI 2: Pengurusan, Pentadbiran ... · 8. Dapatkan laporan daripada semua...

FUNGSI UTAMA (UMUM)

FUNGSI 2:

Pengurusan, Pentadbiran, Perkhidmatan

dan Kewangan

SENARAI SUB-FUNGSI

BIL SUB-FUNGSI

2.1 Inovasi dan Perancangan Korporat

2.2 Komunikasi Korporat

2.3 Perkhidmatan

2.4 Pengurusan Maklumat Sumber Manusia

2.5 Khidmat Kaunseling kepada Warga Jabatan

2.6 Program Pementoran

2.7 Program AKRAB Jabatan

2.8 Jawatankuasa Content Executive (JKCE)

2.9 Permohonan Latihan Industri daripada Institusi Pendidikan Tinggi

2.10 Keahlian Institusi (JANM) dalam Commonwealth Association for Public

Administration and Management (CAPAM)

2.11 Pentadbiran Am

2.12 Pengurusan Fail

2.13 Pengurusan surat menyurat/dokumen

2.14 Pengurusan Aset Alih Kerajaan

2.15 Pengurusan Stor

2.16 Penyelenggaraan bangunan dan keselamatan pejabat

2.17 Pengurusan kenderaan

2.18 Pengurusan kewangan dan perolehan

SUB-FUNGSI 2.1:

Inovasi dan Perancangan Korporat

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.1.1 Sekretariat Mesyuarat Pengurusan JANM, Jawatankuasa Pemandu

Inovasi JANM dan Jawatankuasa Kerja Inovasi JANM

2.1.2 Mengurus dan memantau maklum balas soalan-soalan dan urusan

parlimen

2.1.3 Melaksanakan program inovasi jabatan

2.1.4 Menyelaras dan memantau KPI Strategik Akauntan Negara Malaysia

dan KPI Strategik JANM secara keseluruhan

AKTIVITI 2.1.1:

Sekretariat Mesyuarat Pengurusan JANM,

Jawatankuasa Pemandu Inovasi JANM dan

Jawatankuasa Kerja Inovasi JANM

PROSES KERJA

Aktiviti 2.1.1:




PROSES KERJA

Aktiviti 2.1.1 : Sekretariat Mesyuarat Pengurusan JANM,

Jawatankuasa Pemandu Inovasi JANM dan Jawatankuasa Kerja

Inovasi JANM.

JAWATAN PROSES KERJA

Pengarah BPPP /

Timbalan Pengarah

1. Terima arahan dari Pengerusi Mesyuarat

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah 2. Tetapkan tarikh, masa, tempat dan agenda

Penolong

Pengarah/Pegawai

Tadbir

3. Buat tempahan bilik mesyuarat

Penolong

Pengarah/Pegawai

Tadbir

4. Sediakan surat / memo jemputan mesyuarat

dan edarkan kepada ahli mesyuarat

Penolong

Pengarah/Pegawai

Tadbir

5. Kumpulkan maklum balas daripada ahli

mesyuarat

Ketua Penolong

Pengarah/Penolong

Pengarah 6. Kemaskini maklum balas mesyuarat


Ketua Penolong

Pengarah/Penolong

Pengarah

1. Adakan mesyuarat dan sediakan minit

mesyuarat

Ketua Penolong

Pengarah/Penolong

Pengarah

2. Kemukakan draf minit mesyuarat untuk

semakan Pengerusi

Pengerusi

Mesyuarat 3. Semak dan luluskan minit mesyuarat

Ketua Penolong

Pengarah/Penolong

Pengarah

4. Buat pindaan pada minit mesyuarat sekiranya ada.

Ketua Penolong

Pengarah/Penolong

Pengarah

5. Edar minit mesyuarat kepada ahli

mesyuarat

Pegawai Tadbir

6. Rekod dan fail.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.1.1:




CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.1.1: Sekretariat Mesyuarat Pengurusan JANM,



Terima arahan dari Pengerusi Mesyuarat

Tetapkan tarikh, masa, tempat dan agenda

Buat tempahan bilik mesyuarat

Sediakan surat / memo jemputan mesyuarat dan edarkan

Kumpul maklum balas

Kemaskini maklum balas

Adakan mesyuarat dan sediakan minit mesyuarat

Kemukakan draf minit mesyuarat untuk semakan Pengerusi

Semak dan luluskan minit mesyuarat

Lulus?

Edarkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat

Rekod dan fail

Tidak

Buat pindaan Ya

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.1.1:




Aktiviti 2.1.1 : Sekretariat Mesyuarat Pengurusan JANM,



BIL. SENARAI BORANG

1.

2.

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang

berkenaan )

TIADA

AKTIVITI 2.1.2:

Mengurus dan memantau maklum balas

soalan-soalan dan urusan parlimen

PROSES KERJA

Aktiviti 2.1.2:


soalan - soalan dan urusan parlimen

PROSES KERJA

Aktiviti 2.1.2 : Mengurus dan memantau maklum balas soalan-

soalan dan urusan parlimen


Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah

1. Sediakan memo kepada Bahagian pada

setiap bulan untuk mendapatkan

maklumbalas pencapaian piagam pelanggan

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah

2. Panjangkan kepada Pegawai/Bahagian

bertanggungjawab

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah

3. Terima jawapan yang telah disemak dan

disahkan oleh ANM daripada pegawai

bertanggungjawab

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah

4. Input Jawapan dalam System Soal Jawab

Parlimen (SSJP)

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.1.2:



CARTA ALIRAN KERJA



Terima soalan Parlimen daripada Kementerian Kewangan

Panjangkan kepada Bahagian/Pegawai bertanggungjawab

Terima jawapan yang telah disemak dan disahkan oleh

ANM daripada pegawai bertanggungjawab

Input jawapan dalam Sistem Soal Jawab Parlimen(SSJP)

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.1.2:





BIL. SENARAI BORANG

1.

2.

TIADA

AKTIVITI 2.1.3:

Melaksanakan program inovasi Jabatan

SENARAI SUB-AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.1.3 (i) Pelan Tindakan Inovasi

2.1.3 (ii) Program dan Aktiviti Inovasi

2.1.3 (iii) Kajian Impak Program dan Aktiviti Inovasi

PROSES KERJA

Sub-Aktiviti 2.1.3 (i) :

Pelan Tindakan Inovasi

PROSES KERJA

Sub-Aktiviti 2.1.3 (i) : Pelan Tindakan Inovasi


Pengarah BPPP /

Timbalan Pengarah

1. Terima arahan daripada Jawatankuasa

Pemandu Inovasi

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

2. Semak Pelan Tindakan Inovasi

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

3. Sediakan cadangan / pindaan Pelan

Tindakan Inovasi dan dapatkan kelulusan

Jawatankuasa Pemandu Inovasi

J/K

Pemandu Inovasi 4. Luluskan cadangan Pelan Tindakan Inovasi

Ketua Penolong

Pengarah /

Penolong Pengarah

5. Buat pindaan kepada Pelan Tindakan

Inovasi sekiranya ada


Ketua Penolong

Pengarah /

Penolong Pengarah

6. Edarkan Pelan Tindakan Inovasi kepada

Jawatankuasa Pemandu Inovasi dan

Jawatankuasa Kerja Inovasi

CARTA ALIRAN KERJA



CARTA ALIRAN KERJA


Terima arahan daripada Jawatankuasa Pemandu Inovasi

Semak Pelan Tindakan Inovasi

Sediakan cadangan / pindaan Pelan Tindakan Inovasi dan

dapatkan kelulusan Jawatankuasa Pemandu Inovasi

Luluskan Cadangan

Lulus ?

Edarkan kepada Jawatankuasa Pemandu Inovasi dan

Jawatankuasa Kerja Inovasi

Tidak

Buat pindaan Ya

SENARAI BORANG




BIL. SENARAI BORANG

1.

2.


berkenaan )

TIADA

PROSES KERJA

Sub-Aktiviti 2.1.3 (ii) :

Program dan Aktiviti Inovasi

PROSES KERJA

Sub-Aktiviti 2.1.3 (ii) : Program dan Aktiviti Inovasi


Pengarah BPPP /

Timbalan Pengarah

1. Terima arahan daripada Pengurusan untuk

melaksanakan program dan aktiviti inovasi

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

2. Sediakan draf perancangan program dan

aktiviti inovasi JANM

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

3. Dapatkan kelulusan perancangan program

daripada Jawatankuasa Pemandu Inovasi

J/K

Pemandu Inovasi 4. Luluskan perancangan program

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

5. Buat pindaan pada perancangan program

sekiranya ada


Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

6. Maklumkan kepada pelaksana program

untuk melaksanakan program yang telah dipersetujui

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

7. Pastikan pelaksanaan program berjalan dengan lancar

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

8. Dapatkan laporan daripada semua pelaksana program

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah 9. Sediakan laporan pelaksanaan program

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

10. Bentang laporan pelaksanaan program kepada Jawatankuasa Kerja Inovasi dan Jawatankuasa Pemandu Inovasi

CARTA ALIRAN KERJA



CARTA ALIRAN KERJA


Terima arahan daripada Pengurusan

Sediakan perancangan program dan aktiviti inovasi / integriti

JANM

Dapatkan kelulusan Jawatankuasa Pemandu Inovasi

Luluskan Cadangan Program

Lulus ?

Maklumkan kepada pelaksana program

Pastikan pelaksanaan program

Dapatkan laporan daripada pelaksana program

Sediakan laporan pelaksanaan program

Laporkan kepada Jawatankuasa Kerja Inovasi dan

Jawatankuasa Pemandu Inovasi

Tidak

Buat pindaan Ya

SENARAI BORANG




BIL. SENARAI BORANG

1.

2.


berkenaan )

TIADA

PROSES KERJA

Sub-Aktiviti 2.1.3 (iii) :

Kajian Impak Program dan Aktiviti Inovasi

PROSES KERJA

Sub-Aktiviti 2.1.3 (iii) : Kajian Impak Program dan Aktiviti Inovasi


Pengarah BPPP /

Timbalan Pengarah

1. Terima arahan daripada Jawatankuasa

Pemandu Inovasi untuk menjalankan kajian

impak program dan aktiviti inovasi

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

2. Rancang pelaksanaan kajian impak Pelan

Tindakan Inovasi

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

3. Dapatkan kelulusan Jawatankuasa

Pemandu Inovasi

J/K

Pemandu Inovasi 4. Luluskan kajian impak

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

5. Laksanakan kajian impak Pelan Tindakan Inovasi

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

6. Sediakan laporan kajian impak Pelan

Tindakan Inovasi


Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

7. Bentang laporan di mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Inovasi

CARTA ALIRAN KERJA



CARTA ALIRAN KERJA


Terima arahan daripada Jawatankuasa Pemandu Inovasi

Rancang pelaksanaan kajian impak Pelan Tindakan Inovasi

Dapatkan kelulusan Jawatankuasa Pemandu Inovasi

Luluskan Kajian Impak

Lulus ?

Laksanakan kajian impak Pelan Tindakan Inovasi

Sediakan laporan kajian impak Pelan Tindakan Inovasi

Laporkan kepada Jawatankuasa Pemandu Inovasi

Tidak

Buat pindaan Ya

SENARAI BORANG




BIL. SENARAI BORANG

1.

2.


berkenaan )

TIADA

AKTIVITI 2.1.4:

Menyelaras dan memantau KPI Strategik

Akauntan Negara Malaysia dan KPI

Strategik JANM secara keseluruhan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.1.4:




PROSES KERJA

Aktiviti 2.1.4 : Menyelaras dan memantau KPI Strategik Akauntan

Negara Malaysia dan KPI Strategik JANM secara

Keseluruhan


Pengarah BPPP /

Timbalan Pengarah

1. Lantik pegawai KPI bagi Akauntan Negara,

Timbalan Akauntan Negara (Korporat) dan

Timbalan Akauntan Negara (Operasi)

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

2. Adakan mesyuarat penetapan KPI oleh

Bahagian dan muktamadkan KPI Jabatan,

ANM, TAN(K) dan TAN(O)

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

3. Hantar laporan penetapan KPI untuk

kelulusan JPA

Pengarah BPPP /

Timbalan Pengarah

4. Selaras laporan KPI berdasarkan format dari

JPA setiap 6 bulan

Ketua Penolong

Pengarah /

Penolong Pengarah

5. Hantar laporan pencapaian KPI ke JPA


Ketua Penolong

Pengarah /

Penolong Pengarah

6. Pantau pencapaian KPI dari semasa ke semasa

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.1.4:




CARTA ALIRAN KERJA



Keseluruhan

Lantik pegawai KPI ANM, TAN (K) dan TAN(O)

Adakan mesyuarat penetapan KPI oleh Bahagian dan

muktamadkan KPI Jabatan, ANM, TAN(K) dan TAN(O)

Hantar laporan penetapan KPI untuk kelulusan JPA

Selaras laporan KPI berdasarkan format dari JPA setiap 6

bulan

Hantar laporan pencapaian KPI ke JPA setiap 6 bulan

Pantau pencapaian KPI

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.1.4:






Keseluruhan

BIL. SENARAI BORANG

1.

2.


berkenaan )

TIADA

SUB-FUNGSI 2.2:

Komunikasi Korporat

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.2.1 Menguruskan dan mewujudkan mekanisme pengurusan aduan

pelanggan serta memantau penyediaan laporan Aduan JANM selaras

dengan PKPA1/2009

2.2.2 Menyediakan Laporan Tahunan JANM dan Buletin eMurni

2.2.3 Mengurus program lawatan bagi pelawat dalam dan luar negara

2.2.4 Melaksanakan pemantauan secara menyamar (Mystery Shopping)

2.2.5 Menjalankan Kajian Kepuasan Pelanggan dan Kajian Kepuasan Bekerja

2.2.6

Sekretariat Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pengurusan Portal JANM

dan Jawatankuasa Kerja Pengurusan Portal JANM

AKTIVITI 2.2.1:

Menguruskan dan mewujudkan mekanisme

pengurusan aduan pelanggan serta memantau

penyediaan laporan Aduan JANM selaras

dengan PKPA1/2009

PROSES KERJA

Aktiviti 2.2.1:




dengan PKPA1/2009

PROSES KERJA

Aktiviti 2.2.1 : Menguruskan dan mewujudkan mekanisme

pengurusan aduan pelanggan serta memantau penyediaan

laporan Aduan JANM selaras dengan PKPA1/2009


Ketua Penolong

Pengarah /

Penolong Pengarah

1. Terima aduan daripada pelanggan

Penolong Pengarah /

Pegawai Tadbir

2. Aku terima aduan dalam tempoh 1 hari

bekerja

Penolong Pengarah /

Pegawai Tadbir

3. Panjangkan edaran kepada

pegawai/Bahagian bertanggungjawab dan

disalin kepada pengadu

Penolong Pengarah /

Pegawai Tadbir

4. Pastikan maklum balas diberi kepada

pengadu dalam tempoh 3 hari

Penolong Pengarah /

Pegawai Tadbir

5. Jika maklumbalas masih belum diberi,

hantar email peringatan mesra kepada

pegawai/Bahagian bertanggungjawab

Penolong Pengarah /

Pegawai Tadbir

6. Kemaskini maklumat aduan / maklum balas

dalam sistem

Penolong Pengarah 7. Sediakan laporan aduan/maklum balas

bulanan


Penolong Pengarah

8. Kemuka laporan kepada:

a) Setiausaha Mesyuarat Pengurusan –

bagi tujuan pelaporan dalam Mesyuarat

Pengurusan JANM

b) Unit Komunikasi Korporat, MOF – bagi

tujuan pelaporan berkala ke Kementerian

Kewangan

c) Unit Aplikasi Gunasama BPTM – bagi

tujuan dikemaskini dalam portal rasmi

JANM

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.2.1:




dengan PKPA1/2009

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.2.1: Menguruskan dan mewujudkan mekanisme


penyediaan laporan Aduan JANM selaras dengan

PKPA1/2009

Terima aduan dari pelanggan

Aku terima aduan dalam tempoh 1 hari bekerja

Panjangkan aduan kepada pegawai/Bahagian berkaitan

Maklum balas diberi kepada pengedar dalam tempoh 3 hari

MAKLUM BALAS DIBERI?

Kemas kini maklumat dalam sistem eAduan

Sediakan Laporan aduan/maklum balas bulanan

Kemukakan Laporan Aduan/Maklum balas kepada

setiausaha Mesyuarat Pengurusan, Kementerian Kewangan

dan BPTM

Tidak

Emel peringatan

mesra

Ya

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.2.1:




dengan PKPA1/2009

Aktiviti 2.2.1 : Menguruskan dan mewujudkan mekanisme pengurusan

aduan pelanggan serta memantau penyediaan laporan

Aduan JANM selaras dengan PKPA1/2009

BIL. SENARAI BORANG

1.

2.


berkenaan )

TIADA

AKTIVITI 2.2.2:

Menyediakan Laporan Tahunan JANM dan

Buletin eMurni

PROSES KERJA

Aktiviti 2.2.2:


Buletin eMurni

PROSES KERJA

Aktiviti 2.2.2 : Menyediakan Laporan Tahunan JANM dan Buletin

eMurni


Pengarah BPPP /

Timbalan Pengarah

1. Adakan mesyuarat bagi membincangkan

penyediaan eMurni atau Laporan Tahunan

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

2. Keluar surat kepada Pengarah Bahagian /

Persatuan untuk sediakan draf laporan

beserta gambar aktiviti

Penolong Pengarah

3. Sediakan draf perutusan ANM

Penolong Pengarah 4. Terima dan semak draf laporan bahagian

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

5. Sediakan kulit eMurni/ Dapatkan rekabentuk

kulit hadapan Laporan Tahunan

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

6. Sediakan kertas cadangan bagi pemilihan kulit hadapan Laporan Tahunan dan perutusan ANM


Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

7. Sediakan draf Laporan Tahunan

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

8. Semak draf Laporan Tahunan. Buat pindaan sekiranya ada.

Penolong Pengarah 9. Serah draf Laporan Tahunan beserta

gambar kepada pembekal yang dilantik untuk percetakan pertama

Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah /

Penolong Pengarah

10. Terima draf Laporan Tahunan dari pembekal, semak dan buat pembetulan (proof read)

Penolong Pengarah 11. Kembalikan draf kepada pembekal untuk dicetak.

Penolong Pengarah /

Pegawai Tadbir 12. Terima laporan yang telah dicetak dan

edarkan kepada pihak berkenaan

Penolong Pengarah 13. Siarkan eMurni dalam laman sesawang JANM

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.2.2:


Buletin eMurni

CARTA ALIRAN KERJA


eMurni

Adakan mesyuarat

Keluar surat kepada Bahagian / Persatuan untuk sediakan

draf beserta gambar

Sedia draf perutusan ANM

Terima draf laporan daripada Bahagian/Laporan

Dapatkan rekabentuk kulit hadapan Laporan Tahunan dan

sebut harga.

Sediakan kertas cadangan bagi pemilihan kulit hadapan

Laporan Tahunan dan perutusan ANM

SETUJU

Sediakan draf Laporan Tahunan

Semak draf Laporan Tahunan

SETUJU

Tidak

Ya

Tidak

Ya

A Buat pindaan

A

Tidak

Ya

Hantar untuk percetakan pertama

Semak draf bercetak (proof read)

SETUJU

Hantar untuk percetakan semula

Terima laporan yang telah dicetak dan edarkan

Siarkan eMurni dalam laman sesawang JANM

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.2.2:


Buletin eMurni


eMurni

BIL. SENARAI BORANG

1.

2.


berkenaan )

TIADA

AKTIVITI 2.2.3:

Mengurus program lawatan bagi pelawat dalam

dan luar negara


BIL AKTIVITI

2.2.3 (i) Persediaan Sebelum Lawatan

2.2.3 (ii) Hari Lawatan

PROSES KERJA


Persediaan Sebelum Lawatan

PROSES KERJA

Sub-Aktiviti 2.2.3 (i) : Persediaan Sebelum Lawatan


Pengarah /

Timbalan Pengarah

SPP

1. Terima surat mengenai lawatan ke JANM

Pengarah/

Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah/

Penolong Pengarah

2. Bincang dengan TP SPP mengenai tarikh

dan masa yang sesuai. Cadangkan tarikh

baru jika tidak sesuai.

Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah/Penolong

Pengarah

3. Sedia dan hantar surat pengesahan

lawatan.

Penolong Pengarah/

Penolong Pegawai

Tadbir

4. Tempah makanan dan Dewan Serbaguna

dengan Unit Pentadbiran Am dan Aset

(UPAA)

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

5. Sediakan cenderamata


Timbalan Pengarah

/Ketua Penolong

Pengarah/Penolong

Pengarah

6. Hubungi Bahagian yang perlu memberi

taklimat

CARTA ALIRAN KERJA



CARTA ALIRAN KERJA


Tidak

Hubungi pelawat

untuk pindaan

Ya

Terima surat permohonan lawatan

Tarikh dan masa sesuai?

Sediakan dan hantar surat pengesahan lawatan

Tempah Dewan/Bilik Mesyuarat dan Makanan

Sediakan cenderamata

Hubungi Bahagian dan Pegawai yang perlu beri taklimat

SENARAI BORANG




BIL. SENARAI BORANG

1.

2.

TIADA

PROSES KERJA


Hari Lawatan

PROSES KERJA

Sub-Aktiviti 2.2.3 (ii) : Hari Lawatan


Timbalan Pengarah

SPP/Ketua Penolong

Pengarah/Penolong

Pengarah

1. Pastikan semua persediaan adalah teratur.

Pengarah BPPP/

Timbalan Pengarah

SPP/Ketua Penolong

Pengarah/

Penolong Pengarah

2. Bawa pelawat berjumpa dengan

ANM/TAN(K)/TAN(O) (jika perlu)

Timbalan Pengarah

SPP/ Ketua Penolong

Pengarah/Penolong

Pengarah

3. Beri Talimat kepada pelawat

Pengarah BPPP/

Timbalan Pengarah

SPP/

4. Sampaikan cenderamata kepada pelawat

Ketua Penolong

Pengarah/Penolong

Pengarah

5. Lawatan ke galeri

CARTA ALIRAN KERJA


Hari Lawatan

CARTA ALIRAN KERJA


Pastikan semua persediaan taklimat teratur

Perjumpaan dengan ANM/TAN(K)/TAN(O)

(jika perlu)

Beri taklimat dan sesi Soal-jawab

Sampaikan cenderamata

Lawatan ke galeri ANM

SENARAI BORANG


Hari Lawatan


BIL. SENARAI BORANG

1.

2.


berkenaan )

TIADA

AKTIVITI 2.2.4:

Melaksanakan pemantauan secara menyamar

(Mystery Shopping)

PROSES KERJA

Aktiviti 2.2.4:

Melaksanakan pemantauan secara menyamar

(Mystery Shopping)

PROSES KERJA

Aktiviti 2.2.4: Melaksanakan pemantauan secara menyamar (Mystery

Shopping)


Timbalan Pengarah

SPP/Ketua Penolong

Pengarah

1. Rancang pelaksanaan Mystery Shopping

secara berkala.

Timbalan Pengarah

SPP/Ketua Penolong

Pengarah/

Penolong Pengarah

2. Sediakan kertas kerja pelaksanaan Mystery

Shopping

Timbalan Pengarah

SPP/ Ketua Penolong

Pengarah

3. Bentangkan kertas kerja dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Integriti dan Tadbir

Urus(JITU)

Ketua Penolong

Pengarah/

Penolong Pengarah

4. Jika kertas kerja tidak dipersetujui,tambah

baik kertas kerja dan dapatkan semula

persetujuan daripada Pengerusi(JITU)

Penolong Pengarah

5. Adakan Mystery Shopping mengikut

peranan agensi. Pastikan pegawai

pelaksana Mystery Shopping adalah sesuai.


Penolong Pengarah 6. Sediakan pelaporan Mystery Shopping

Ketua Penolong

Pengarah/

Penolong Pengarah

7. Laporkan dalam Mesyuarat JITU

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.2.4:

Melaksanakan pemantauan secara

menyamar (Mystery Shopping)

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.2.4: Melaksanakan pemantauan secara menyamar

(Mystery Shopping)

Rancang Pelaksanaan Mystery Shopping secara berkala

Sediakan kertas kerja Pelaksanaan Mystery Shopping

Bentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Integriti dan

Tadbir Urus(JITU)

Setuju?

Adakan Mystery Shopping mengikut perancangan

Sediakan Laporan Mystery Shopping

Laporkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Integriti dan

Tadbir Urus(JITU)

Tidak

Buat pindaan

Ya

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.2.4:

Melaksanakan pemantauan secara

menyamar (Mystery Shopping)

Aktiviti 2.2.4: Melaksanakan pemantauan secara menyamar

(Mystery Shopping)

BIL. SENARAI BORANG

1. Senarai Semak Layanan Urusan Melalui Telefon


berkenaan )

AKTIVITI 2.2.5:

Menjalankan Kajian Kepuasan Pelanggan dan

Kajian Kepuasan Bekerja

PROSES KERJA

Aktiviti 2.2.5:



PROSES KERJA

Aktiviti 2.2.5 : Menjalankan Kajian Kepuasan Pelanggan dan



Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah

1. Terima arahan untuk jalankan kajian

Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah

2. Buat perancangan untuk jalankan kajian

i. Borang soal – selidik

ii. Tarikh pelaksanaan kajian

iii. Kaedah kajian

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

3. Laksanakan kajian mengikut perancangan

seperti yang telah ditetapkan.

Penolong Pengarah

4. Buat hebahan kajian melalui emel dan

hebahan di portal

Penolong Pengarah

5. Hantar peringatan mesra sekiranya bilangan

responden tidak memuaskan


Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

6. Buat analisis data kajian

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah 7. Sediakan laporan penemuan kajian

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

8. Bentang laporan penemuan kajian di

mesyuarat JITU dan muat naik laporan

beserta maklum balas di Portal.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.2.5:



CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.2.5 : Menjalankan Kajian Kepuasan Pelanggan dan Kajian

Kepuasan Bekerja

Terima arahan untuk jalankan kajian

Buat perancangan untuk jalankan kajian

Laksana kajian mengikut perancangan

Buat hebahan mengenai kajian melalui emel dan portal

Bilangan responden memuaskan?

Buat analisa kajian

Sediakan laporan penemuan kajian

Bentang laporan di mesyuarat JITU dan muat naik di Portal

Tidak

Peringatan

mesra

Ya

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.2.5:



Aktiviti 2.2.5 : Menjalankan Kajian Kepuasan Pelanggan dan Kajian

Kepuasan Bekerja

BIL. SENARAI BORANG

1.

2.


berkenaan )

TIADA

AKTIVITI 2.2.6:

Sekretariat Mesyuarat Jawatankuasa Induk

Pengurusan Portal JANM dan

Jawatankuasa Kerja Pengurusan Portal

JANM

PROSES KERJA

Aktiviti 2.2.6:


Pengurusan Portal JANM dan

Jawatankuasa Kerja Pengurusan Portal

JANM

PROSES KERJA

Aktiviti 2.2.6: Sekretariat Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pengurusan

Portal JANM dan Jawatankuasa Kerja Pengurusan Portal

JANM


Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah

1. Terima permohonan untuk memasukkan

maklumat ke portal rasmi JANM

Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah

2. Kenalpasti kategori maklumat

Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah

3. Kemukakan cadangan ke Jawatankuasa

Kerja Pengurusan Laman Web/Portal

JANM

Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah

4. Dapatkan kelulusan Jawatankuasa Kerja

Pengurusan Laman Web/Portal JANM

Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah

5. Kemukakan cadangan ke Jawatankuasa

Induk Pengurusan Portal JANM


Timbalan Pengarah /

Ketua Penolong

Pengarah

6. Dapatkan kelulusan Jawatankuasa Kerja

Induk Pengurusan Portal JANM

Penolong Pengarah /

Pegawai Tadbir

7. Kemukakan maklumat kepada pentadbir

web/ unit aplikasi gunasama untuk

dikemaskini dalam portal

Penolong Pengarah /

Pegawai Tadbir 8. Pastikan maklumat dikemaskini dalam

portal rasmi JANM

Penolong Pengarah 9. Sediakan Laporan Pengemaskinian Portal

Penolong Pengarah

10. Kemukakan laporan pengemaskinian portal

kepada Setiausaha Mesyuarat Pengurusan

JANM dan Lapor kepada Jawatankuasa

Kerja Pengurusan Laman Web/Portal

JANM / Jawatankuasa Induk Pengurusan

Portal JANM

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.2.6:


Pengurusan Portal JANM dan Jawatankuasa

Kerja Pengurusan Portal JANM

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.2.6 : Sekretariat Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pengurusan

Portal JANM dan Jawatankuasa Kerja Pengurusan

Portal JANM

Terima permohonan untuk memasukkan maklumat ke portal rasmi JANM

Kenalpasti kategori maklumat

Kemukakan cadangan ke Jawatankuasa Kerja Pengurusan Laman Web/Portal JANM

Dapatkan kelulusan Jawatankuasa Kerja Pengurusan Laman Web/Portal JANM

SETUJU

Kemukakan cadangan ke Jawatankuasa Induk Pengurusan Portal JANM

Dapatkan kelulusan Jawatankuasa Kerja Induk Pengurusan Portal JANM

SETUJU

Tidak

Buat Pindaan Ya

A

Tidak

Buat Pindaan Ya

Kemukakan maklumat kepada pentadbir web/ unit aplikasi

gunasama untuk dikemaskini dalam portal

Pastikan maklumat dikemaskini dalam portal rasmi JANM

Sediakan Laporan Pengemaskinian Portal

Kemukakan laporan pengemaskinian portal kepada

Setiausaha Mesyuarat Pengurusan JANM dan Lapor

kepada Jawatankuasa Kerja Pengurusan Laman Web/

Portal JANM / Jawatankuasa Induk Pengurusan Portal

JANM

A

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.2.6:


Pengurusan Portal JANM dan Jawatankuasa

Kerja Pengurusan Portal JANM

Aktiviti 2.2.6 : Sekretariat Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pengurusan

Portal JANM dan Jawatankuasa Kerja Pengurusan

Portal JANM

BIL. SENARAI BORANG

1.

2.

TIADA

SUB-FUNGSI 2.3:

Perkhidmatan

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.3.1 Memproses segala permohonan berdasarkan Perkhidmatan / Elaun /

Cuti / Kemudahan yang telah diperuntukan di dalam Perintah Am

2.3.2 Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) semua pegawai di

Ibu Pejabat JANM

2.3.3 Mengurus setia Majlis Persaraan JANM

AKTIVITI 2.3.1:

Memproses segala permohonan berdasarkan

perkhidmatan / elaun / cuti / kemudahan yang

telah diperuntukkan di dalam Perintah Am

PROSES KERJA

Aktiviti 2.3.1:




PROSES KERJA

Aktiviti 2.3.1 : Memproses Segala Permohonan Berdasarkan

Perkhidmatan / Elaun / Cuti / Kemudahan Yang Telah

Diperuntukkan Di Dalam Perintah Am

JAWATAN PROSES

Pengarah / Timbalan

Pengarah / Ketua

Penolong Pengarah

Kanan / Penolong

Pegawai Tadbir

Kanan / Penolong

Pegawai Tadbir /

Pembantu Tadbir

Terima permohonan

Pembantu Tadbir Dapatkan Fail Peribadi pegawai

Semak dokumentasi berdasarkan Senarai Semak yang

telah ditetapkan

- Dokumen lengkap:

a) Ya - Proses permohonan

b) Tidak - Dapatkan dokumen daripada pentadbiran JANM Bahagian / Negeri / Cawangan

Pembantu Tadbir Sedia minit pertimbangan

Pembantu Operasi Kemuka minit pertimbangan kepada Ketua Jabatan (ANM /

TAN / PBPPP)

Pembantu Tadbir Terima minit pertimbangan

Sedia memo / surat kelulusan

Pembantu Operasi Hantar memo / surat kelulusan ke JANM Bahagian /

Negeri / Cawangan

Simpan salinan memo / surat dalam Fail Timbul

Pembantu Tadbir Sedia Kew.8 bagi permohonan dari JANM Bahagian

Catat kelulusan di Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) pegawai

Pembantu Tadbir Fail dokumen

Kembali fail ke Bilik Fail

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.3.1:




CARTA ALIR PROSES KERJA

Aktiviti 2.3.1 : Memproses Segala Permohonan Berdasarkan

Perkhidmatan / Elaun / Cuti / Kemudahan Yang Telah

Diperuntukkan Di Dalam Perintah Am

Terima permohonan Dapatkan Fail Peribadi

Semak dokumentasi

Dokumen lengkap: a) Ya : Proses permohonan

b) Tidak : Dapatkan dokumen

Proses permohonan Sedia minit pertimbangan Kemuka minit pertimbangan kepada Ketua Jabatan Terima minit pertimbangan Sedia memo / surat kelulusan Hantar memo / surat kelulusan kepada JANM Bahagian / Negeri / Cawangan Simpan salinan memo / surat dalam Fail Timbul Sedia Kew. 8 (permohonan dari JANM Bahagian)

Catat kelulusan di BPK pegawai Fail dokumen dan kembalikan fail

a

b

Dapatkan

dokumen

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.3.1:




SENARAI BORANG

BIL SENARAI BORANG

1 Berdasarkan Senarai Semak Pelbagai Urusan Perkhidmatan / Elaun / Cuti / Kemudahan

AKTIVITI 2.3.2:

Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan

(BPK) semua pegawai di Ibu Pejabat JANM

PROSES KERJA

Aktiviti 2.3.2:



PROSES KERJA

Aktiviti 2.3.2 : Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK)

semua pegawai di Ibu Pejabat JANM

JAWATAN PROSES

Pengarah / Timbalan

Pengarah / Ketua

Penolong Pengarah

Kanan / Penolong

Pegawai Tadbir Kanan

/ Penolong Pegawai

Tadbir / Pembantu

Tadbir

Terima Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) pegawai

daripada agensi penghantar


/ Penolong Pegawai

Tadbir

Daftar BPK melalui sistem Master List BPK

Label BPK dengan no. kod BPK mengikut kategori skim

perkhidmatan

Simpan BPK dalam Kabinet Berkunci dan Berpalang

mengikut kategori skim perkhidmatan

Pembantu Tadbir Hantar surat akuan terima BPK kepada agensi penghantar

Pembantu Tadbir Terima dokumen untuk dicatat dalam BPK pegawai

Semak no. kod BPK pegawai

Dapatkan BPK pegawai

Pembantu Tadbir Catat maklumat dengan tulisan tidak berangkai dan pen

dakwat kekal (hitam / biru)

Cop Nama dan Jawatan Pegawai Pengesah pada

ruangan “Tandatangani dan tarikh”

Cop “Telah direkodkan pada ... ” pada dokumen

Pembantu Tadbir Serah BPK dan dokumen kepada Pegawai Pengesah

(PPTK / PPT / KPT)


/ Penolong Pegawai

Tadbir / Ketua

Semak maklumat yang dicatat

- Maklumat betul dan tepat:

Pembantu Tadbir a) Ya - Tandatangan dan catat tarikh

b) Tidak - Kembali kepada PT untuk pindaan

Pembantu Tadbir Batal kesilapan dengan mengaris menggunakan pen

dakwat merah dan tandatangan ringkas (initial) dengan

pen dakwat hitam / biru

Catat maklumat yang betul dengan pen dakwat hitam /

biru

Serah semula BPK kepada Pegawai Pengesah

Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.3.2:




Aktiviti 2.3.2 : Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK)

semua pegawai di Ibu Pejabat JANM

Terima BPK Daftar dan label no. BPK

Simpan BPK

Hantar surat akuan terima BPK

Terima dokumen

Semak no. kod dan dapatkan BPK

Catat maklumat dan cop Nama dan Jawatan Pegawai

Pengesah

Cop “Telah direkodkan pada ...” dan serah BPK kepada Pegawai Pengesah Semak maklumat yang dicatat Maklumat betul dan tepat: a) Ya : Tandatangan dan catat tarikh

b) Tidak : Kembali kepada PT untuk pindaan

c) Batal kesilapan, catat maklumat yang betul dan

serah semula kepada Pegawai Pengesah

Tandatangan dan catat tarikh Fail dokumen Simpan BPK

a

b

Kembali kepada

PT untuk pindaan

c

Batal

kesilapan, catat

maklumat yang

betul dan serah

semula kepada

Pegawai Pengesah

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.3.2:



SENARAI BORANG

BIL SENARAI BORANG

1 Buku Perkhidmatan Kerajaan (AM 274-Pin. 4/84)

2 Borang Akuan Terima BPK

AKTIVITI 2.3.3:

Mengurus setia Majlis Persaraan JANM

PROSES KERJA

Aktiviti 2.3.3:


PROSES KERJA

Aktiviti 2.3.3: Mengurus setia Majlis Persaraan JANM

JAWATAN PROSES

Pengarah / Timbalan

Pengarah / Ketua Penolong

Pengarah Kanan /

Penolong Pegawai Tadbir

Kanan / Penolong Pegawai

Tadbir

Terima arahan



Tadbir

Sebelum Mesyuarat:

Dapatkan fail

Sedia memo panggilan dan agenda mesyuarat

Edar memo

Tempah bilik mesyuarat

Pengesahan kehadiran



Tadbir

Semasa Mesyuarat:

1. Sedia keperluan mesyuarat

2. Catat minit mesyuarat



Tadbir

Selepas Mesyuarat:

Sedia minit mesyuarat

Sedia memo lantikan Ahli Jawatankuasa (AJK) Pelaksana

Edar minit dan memo lantikan



Tadbir

Persediaan Majlis Persaraan:

Surat jemputan kepada Pesara dan Tetamu

Jemputan

Sijil Penghargaan dan Cenderamata

Keperluan penyampaian sijil dan cenderamata

Petugas Sebelum Majlis Persaraan:

(Sesi Pendaftaran dan

Penyampaian Sijil)

Pendaftaran kehadiran pesara

Pengesahan kehadiran dengan Pengacara Majlis

Menyusun atur sijil dan cenderamata



Tadbir

Semasa Majlis Persaraan:

Menyelia perjalanan sesi penyampaian sijil dan

cenderamata



Tadbir

Selepas Majlis Persaraan:

Serah sijil dan cenderamata kepada Pengarah

JANM Bahagian / Negeri / Cawangan bagi pesara

yang tidak hadir

Serah akuan terima sijil dan cenderamata



Tadbir

Fail dokumen

Simpan fail

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.3.3:




Terima arahan

Dapatkan fail

Sedia memo panggilan, agenda mesyuarat dan

edar memo

Tempah Bilik Mesyuarat dan sah kehadiran

Sedia keperluan mesyuarat

Catat minit mesyuarat

Sedia minit mesyuarat

Sedia memo lantikan AJK Pelaksana

Edar minit dan memo lantikan

Sedia surat jemputan kepada Pesara dan Tetamu

Jemputan

Sedia Sijil Penghargaan, Cenderamata dan

keperluan untuk sesi penyampaian sijil dan

cenderamata

Daftar kehadiran pesara dan sah kehadiran

dengan Pengacara Majlis

Susun atur sijil dan cenderamata mengikut

kehadiran

Serah sijil, cenderamata dan borang akuan terima

kepada Pengarah Bahagian / BPOPP bagi pesara

yang tidak hadir

Fail dokumen dan simpan fail

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.3.3:


SENARAI BORANG


BIL SENARAI BORANG

1 Pengesahan Kehadiran Pesara

2 Akuan Terima Sijil dan Cenderamata

SUB-FUNGSI 2.4 :

Pengurusan Maklumat Sumber Manusia

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.4.1 Melaksanakan Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS)

2.4.2 Menyelenggara maklumat personel pegawai perkhidmatan perakaunan

(AGHR)

Aktiviti 2.4.1:

Melaksana Sistem Pengurusan Sumber

Manusia (HRMIS)

PROSES KERJA

Aktiviti 2.4.1: Melaksanakan Sistem Pengurusan Maklumat Sumber

Manusia (HRMIS)

JAWATAN PROSES

Pengarah/

Timbalan Pengarah

1.

Terima makluman / arahan berkaitan

pelaksanaan modul / submodul HRMIS

daripada Kementerian Kewangan / JPA

Ketua Penolong Pengarah /

Penolong Pengarah /

Pembantu Tadbir

2.

Terima latihan modul/submodul HRMIS

daripada Kementerian Kewangan / JPA


Penolong Pengarah

3.

Bincang aliran kerja dan kenalpasti peranan

pengguna HRMIS di JANM


Penolong Pengarah

4.

Dapatkan pengesahan penetapan aliran kerja

dan peranan pengguna HRMIS di JANM bagi

modul berkaitan

Penolong Pengarah /

Pembantu Tadbir

5.

Tetapkan aliran kerja dan peranan pengguna

HRMIS di JANM

Penolong Pengarah /

Pembantu Tadbir

6. Beri latihan secara ‘Training of Trainers’ (TOT)

kepada pengguna terlibat

Pembantu Tadbir

7.

Beri borang penilaian latihan kepenggunaan

sekiranya melibatkan bengkel latihan HRMIS

anjuran JANM

Penolong Pengarah

8.

Sedia laporan pelaksanaan bengkel latihan

anjuran JANM

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong Pengarah

9.

Semak dan sah laporan

Ketua Penolong Pengarah/

Penolong Pengarah

10.

Lapor dalam Mesyuarat Pengurusan dan

Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana HRMIS

JANM

Pembantu Tadbir

11. Simpan fail



Manusia (HRMIS)

Terima makluman/arahan

Terima latihan modul/submodul HRMIS daripada Kementerian

Kewangan/JPA

Bincang aliran kerja dan kenalpasti peranan pengguna HRMIS

Dapat pengesahan penetapan aliran kerja dan peranan

pengguna HRMIS

Buat penetapan aliran kerja dan peranan pengguna HRMIS

Beri latihan secara ’Training of Trainers’ (TOT) kepada

pengguna terlibat

Edar borang penilaian latihan kepenggunaan

Sedia laporan pelaksanaan bengkel latihan anjuran JANM


Lapor dalam Mesyuarat Pengurusan dan Mesyuarat

Jawatankuasa Pelaksana HRMIS JANM

Simpan fail

SENARAI BORANG


Manusia (HRMIS)

BIL SENARAI BORANG

1. TIADA

Aktiviti 2.4.2 :

Menyelenggara Maklumat Personel Pegawai

Perkhidmatan Perakaunan (AGHR)

PROSES KERJA

Aktiviti 2.4.2 : Menyelenggara Maklumat Personel Pegawai


JAWATAN PROSES

Pengarah/

Timbalan Pengarah/


1.

Terima surat siaran penempatan/pertukaran

pegawai

Penolong Pengarah /

Pen.Peg.Teknologi Maklumat

/Pembantu Tadbir

2.

Semak dan kenalpasti elemen pengemaskinian

Penolong Pengarah /


/Pembantu Tadbir

3.

Wujud/Kemaskini rekod sandangan pegawai di

dalam sistem

Penolong Pengarah /


/Pembantu Tadbir

4.

Jana laporan pengemaskinian mengikut elemen

pengemaskinian maklumat yang diperlukan

Penolong Pengarah /


/Pembantu Tadbir

5.

Sedia laporan status pengemaskinian kepada

mesyuarat pengurusan dan penyelaras

bahagian/pejabat JANM/Bahagian Akaun

Kementerian

Timbalan Pengarah/


6. Semak dan sah laporan

Penolong Pengarah

7.

Edar laporan pengemaskinian

Pembantu Tadbir

8. Simpan fail




Terima surat siaran penempatan/pertukaran pegawai

Semak dan kenalpasti elemen pengemaskinian

Wujud/Kemaskini rekod sandangan pegawai di dalam sistem

Jana laporan pengemaskinian mengikut elemen

pengemaskinian maklumat yang diperlukan

Sedia laporan status pengemaskinian kepada mesyuarat

pengurusan dan penyelaras bahagian/pejabat JANM/Bahagian

Akaun Kementerian


Edar laporan pengemaskinian

Simpan fail

SENARAI BORANG



BIL SENARAI BORANG

1. TIADA

SUB-FUNGSI 2.5 :

Khidmat Kaunseling kepada Warga Jabatan

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.5.1 Merancang, menyelaras dan memberi perkhidmatan kaunseling kepada

warga jabatan yang berkaitan

2.5.2 Melaksanakan intervensi pegawai berprestasi rendah

2.5.3 Mengadakan aktiviti kaunseling selaras dengan aktiviti unit

2.5.4 Membantu menjalankan ujian/inventori psikologi, analisis dan kaji selidik

2.5.5 Menyimpan semua rekod kaunseling dan melaporkan kepada pihak

berkaitan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.5.1 : Merancang, Menyelaras Dan Memberi Perkhidmatan

Kaunseling Kepada Warga Jabatan Yang Berkaitan

JAWATAN PROSES Pengarah/ Timbalan Pengarah

1. Arah/ kenalpasti pegawai yang perlu mendapat khidmat kaunseling.

Ketua Penolong Pengarah / Penolong Pengarah

2. Terima pegawai yang dirujuk ke Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan (Sub-unit Kaunseling) berserta fail/ laporan rujukan kes dan Kronologi kes/ salinan kad perakam waktu/ laporan kesihatan/ laporan nilaian prestasi tahunan/ lain-lain yang berkaitan.

Penolong Pengarah 3. Jalankan sesi rundingcara/ kaunseling.

Penolong Pengarah 4. Buat penutupan sesi dan catat semua penilaian sesi rundingcara/ kaunseling.

Penolong Pengarah 5. Tentukan tarikh sesi sambungan jika perlu.

Penolong Pengarah 6. Beri surat perakuan kepada klien tentang kehadirannya di sesi kaunseling.

Penolong Pengarah 7. Kemuka laporan sesi kaunseling kepada pihak yang merujuk dan pihak lain yang berkaitan.

Penolong Pengarah 8. Dapatkan maklum balas dari pihak yang merujuk dan sedia laporan pemantauan.

Penolong Pengarah 9. Sedia laporan akhir kaunseling.

Pembantu Tadbir 10. Simpan fail.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.5.1: Merancang, Menyelaras Dan Memberi Perkhidmatan Kaunseling

Kepada Warga Jabatan Yang Berkaitan

Arah / kenalpasti pegawai yang bermasalah

Terima pegawai yang dirujuk ke Sub-unit Kaunseling, BPPP

Jalankan sesi kaunseling

Tutup sesi dan catat penilaian semasa sesi

Tentukan tarikh sesi sambungan (jika perlu)

Beri surat perakuan kepada klien

Sedia laporan kaunseling

Dapatkan maklum balas dari pihak yang merujuk

Sedia laporan pemantauan/ laporan akhir

Simpan fail

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.5.1: Merancang, Menyelaras Dan Memberi Perkhidmatan Kaunseling

Kepada Warga Jabatan Yang Berkaitan

BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Kes Rujukan

2. Borang Biodata Klien

3. Borang Akuan Persetujuan mengikuti sesi Kaunseling

4. Borang Penyataan Masalah

5. Senarai Semak SOLER

6. Borang Laporan Kaunseling

7. Borang Maklum Balas Penyelia

8. Borang Laporan Kemajuan Kaunseling

PROSES KERJA

Aktiviti 2.5.2 : Melaksanakan Intervensi Pegawai Berprestasi Rendah

JAWATAN PROSES

Pengarah/ Timbalan Pengarah

1. Arah laksana Intervensi


2. Terima permohonan dari bahagian/ negeri/ cawangan yang memerlukan khidmat runding.

Penolong Pengarah 3. Kenalpasti bentuk khidmat runding/ konsultasi, peningkatan motivasi dan kepuasan kerja pegawai yang diperlukan oleh klien.

Penolong Pengarah 4. Tetapkan temujanji bersama klien untuk memberi khidmat runding atau konsultasi.

Penolong Pengarah 5. Rekodkan temujanji klien di dalam buku daftar.

Penolong Pengarah 6. Jalankan khidmat runding/ konsultasi bersama klien berdasarkan tarikh temujanji yang telah dipersetujui.

Penolong Pengarah 7. Rujuk klien untuk hadir program yang sesuai dengan khidmat runding/ konsultasi diberi.

Pembantu Tadbir 8. Rekod dalam fail klien.

CARTA ALIRAN KERJA


Arah laksana Intervensi

Selia dan terima permohonan dari bahagian/ negeri/ cawangan

Kenalpasti bentuk khidmat runding/ konsultasi

Tetapkan temujanji bersama klien

Rekodkan temujanji klien

Jalankan khidmat runding/ konsultansi bersama klien

Rujuk klien untuk hadir program yang sesuai

Rekod dalam fail klien

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

Tiada

PROSES KERJA

Aktiviti 2.5.3 : Mengadakan Aktiviti Kaunseling Selaras Dengan Aktiviti Unit


1. Arah laksanakan aktiviti kaunseling.


2. Rancang program/ aktiviti berdasarkan empat skop aplikasi kepada klien/ kakitangan jabatan.

Penolong Pengarah 3. Sedia kertas kerja kepada pihak pengurusan untuk pelaksanaan program pembangunan personel untuk kelulusan.

Penolong Pengarah / Penolong Pegawai Tadbir

4. Terima kelulusan dan kemuka surat jemputan kepada peserta. Nyatakan tarikh, tempat, masa, penginapan, pengangkutan, makan dan minum disediakan oleh penganjur atau tidak.

Penolong Pengarah / Penolong Pegawai Tadbir/ Pembantu Tadbir

5. Pastikan semua keperluan program seperti kertas kerja/ nota, logistik, makan minum dan lain-lain telah disediakan.


6. Pastikan program berjalan seperti dirancang. Dapatkan invois dari pihak hotel/ pusat latihan untuk proses bayaran.


7. Sedia laporan program dan kemukakan kepada Pengarah untuk perhatian dan maklum balas.

Penolong Pegawai Tadbir/ Pembantu Tadbir

8. Edar borang penilaian kepada penyelia peserta melalui Ketua Jabatan selepas 3 bulan program dilaksanakan.

Penolong Pegawai Tadbir/ Pembantu Tadbir

9. Dapatkan hasil penilaian Ketua Jabatan untuk tentukan klien perlu program susulan atau tidak. Jika perlu, kenal pasti program yang sesuai untuk klien berkenaan.


10. Sedia laporan setiap kali program dijalankan kepada klien untuk penilaian jika perlu.

Pembantu Tadbir 11. Rekod dan simpan maklumat klien di dalam fail.

CARTA ALIRAN KERJA


Arah laksanakan aktiviti kaunseling

Rancang program/ aktiviti.

Sediakan kertas kerja konsep.

Sekiranya lulus, hantar surat jemputan kepada peserta.

Pastikan keperluan semasa program seperti kertas kerja/ nota,

persiapan tempat dan lain-lain.

Pastikan program berjalan seperti dirancang. Dapatkan invois dari pihak hotel/ pusat latihan untuk proses bayaran.

Sedia laporan program dan kemuka kepada Pengarah untuk

perhatian dan maklum balas.

Edar Borang penilaian kepada penyelia peserta melalui Ketua

Jabatan selepas 3 bulan program dilaksanakan.

Dapatkan hasil penilaian Ketua Jabatan untuk tentukan klien perlu

program susulan atau tidak.

Jika perlu, kenal pasti program yang sesuai untuk klien berkenaan.

Sedia laporan setiap kali program dijalankan kepada klien untuk

penilaian,jika perlu.

Rekod dan simpan maklumat klien di dalam fail.

Lulus

Susulan

A Tidak

Ya

Pinda Tidak

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 Borang Penilaian Kursus oleh Peserta

2 Borang Penilaian Keberkesanan Kursus

PROSES KERJA

Aktiviti 2.5.4: Membantu Menjalankan Ujian/ Inventori Psikologi, Analisis Dan

Kaji Selidik


1. Arah/ kenalpasti alat ujian dan inventori psikologi kepada klien/ kakitangan Jabatan.


2. Memberi penerangan penggunaan alat ujian yang akan diambil meliputi perkara seperti tujuan dan bagaimana ujian dijalankan, masa dan arahan-arahan yang perlu dipatuhi.

Penolong Pengarah 3. Mentadbir ujian psikologi kepada klien/ kakitangan Jabatan.

Penolong Pengarah 4. Membuat pemarkahan dan analisis ujian yang telah diberikan kepada klien.

Penolong Pengarah 5. Sediakan laporan penuh kepada pengurusan/ klien.

Pembantu Tadbir 6. Rekod dan simpan maklumat klien di dalam fail.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.5.4: Membantu Menjalankan Ujian/Inventori Psikologi, Analisis Dan

Kaji Selidik

Arah/ kenalpasti alat ujian dan inventori psikologi kepada klien/

Kakitangan Jabatan.

Memberi penerangan penggunaan alat ujian yang akan diambil

meliputi perkara seperti tujuan dan bagaimana ujian dijalankan, masa

dan arahan-arahan yang perlu dipatuhi.

Mentadbir ujian psikologi kepada klien/ kakitangan Jabatan.

Membuat pemarkahan dan analisis ujian yang telah diberikan kepada

klien.

Sediakan laporan penuh kepada ketua jabatan/ klien.

Rekod dan simpan maklumat klien di dalam fail.

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.5.4: Membantu Menjalankan Ujian/Inventori Psikologi, Analisis Dan

Kaji Selidik

BIL. SENARAI BORANG

1 Tiada

PROSES KERJA

Aktiviti 2.5.5: Menyimpan Semua Rekod Kaunseling Dan Melaporkan Kepada

Pihak Berkaitan


1. Arah/ kenalpasti laporan aktiviti kaunseling yang diperlukan.


2. Sedia laporan aktiviti kaunseling berdasarkan rekod kaunseling klien dan keperluan pihak berkaitan.

Penolong Pengarah 3. Kemuka laporan kaunseling kepada Pengarah untuk kelulusan.

Penolong Pengarah Pembantu Tadbir

4. Kemuka laporan kepada pihak berkaitan.

5. Fail semua rekod dan laporan di dalam fail klien.

CARTA ALIRAN KERJA


Pihak Berkaitan

Arah/kenalpasti laporan aktiviti kaunseling.

Sedia laporan aktiviti kaunseling.

Kemuka laporan kaunseling untuk kelulusan.

Kemuka laporan kepada pihak berkaitan

Fail semua rekod dan laporan di dalam fail klien

SENARAI BORANG


Pihak Berkaitan

BIL. SENARAI BORANG

1 Tiada

SUB-FUNGSI 2.6 :

Program Pementoran

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.6.1 Merancang Dan Melaksana Program Pementoran Jabatan

2.6.2 Urus Setia Mesyuarat Penyelarasan Program Pementoran

2.6.3 Menyedia Laporan Kajian Impak Keberkesanan Dan Laporan Tahunan

Program Pementoran

PROSES KERJA

Aktiviti 2.6.1: Merancang Dan Melaksana Program Pementoran Jabatan

JAWATAN PROSES

Pengarah/Timbalan

Pengarah

1. Arah laksanakan Program Pementoran.

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

2. Dapatkan senarai nama pegawai sasaran (lantikan baru) yang sedang bertugas di jabatan.

Ketua Penolong Pengarah/ Penolong Pengarah

3. Sedia cadangan pelaksanaan program dan dapatkan kelulusan daripada pengurusan.

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

4. Terima kelulusan dan sedia surat pelaksanaan program pementoran kepada Pengarah bahagian / negeri/ cawangan yang terlibat.

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

5. Dapatkan pencalonan pegawai sebagai mentor daripada Pengarah bahagian/ negeri/ cawangan yang terlibat.


6. Sedia kertas kerja cadangan mengadakan bengkel Pementoran dan dapatkan kelulusan.

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

7. Sedia memo dan kemuka kepada Seksyen Kewangan untuk kelulusan pakej sekiranya perlu.

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

8. Sedia surat jemputan menghadiri bengkel pementoran kepada semua pegawai yang dicalonkan.

Penolong Pegawai

Tadbir/ Pembantu Tadbir

9. Edar borang Penilaian Kursus selepas tamat bengkel.

JAWATAN PROSES

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

10. Sedia laporan analisis bengkel Pementoran.

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Pembantu Tadbir

11. Proses tuntutan bayaran sekiranya perlu.

12. Fail surat dan dokumen berkaitan.

CARTA ALIRAN KERJA


Arah laksanakan Program Pementoran

Dapatkan senarai nama pegawai sasaran

Sedia cadangan pelaksanaan program dan dapatkan

kelulusan.

Sedia surat pelaksanaan program pementoran kepada

Pengarah bahagian / negeri/ cawangan yang berkaitan.

Dapatkan pencalonan pegawai sebagai mentor daripada

bahagian/ negeri/ cawangan yang berkaitan.

Sedia kertas kerja dan dapatkan kelulusan.

Sedia memo dan kemuka kepada Seksyen Kewangan untuk

kelulusan pakej, jika perlu.

Sedia surat jemputan menghadiri bengkel pementoran

Edar borang Penilaian Kursus

Sedia laporan analisis Bengkel Pemnetoran.

Proses tuntutan bayaran sekiranya perlu.

Fail surat dan dokumen berkaitan.

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Penilaian Perhubungan Permentoran (Borang A) – Mentor menti

2. Borang Penilaian Perkembangan Pementoran (Borang B) - Mentor menti

3. Buku Log - Menti

PROSES KERJA

Aktiviti 2.6.2 : Urus Setia Mesyuarat Penyelarasan Program Pementoran

JAWATAN PROSES

Pengarah/Timbalan

Pengarah

Ketua Penolong Pengarah/ Penolong Pengarah Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Penolong Pegawai

Tadbir

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Pembantu Tadbir

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Arah laksana Mesyuarat Penyelarasan Pementoran.

Atur Mesyuarat Penyelarasan Program Pementoran

mengikut jadual yang telah ditetapkan.

Edar surat jemputan kepada ahli mesyuarat.

Sedia fail mesyuarat.

Catat minit mesyuarat.

Kemuka minit mesyuarat untuk edaran dalam masa 7

hari bekerja daripada tarikh mesyuarat.

Terima borang-borang Pementoran.

Edar Borang Penilaian Keberkesanan Program

Pementoran.

Fail surat, Borang Pementoran, Borang Penilaian

Keberkesanan Program Pementoran dan dokumen

lain yang berkaitan.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.6.2: Urus Setia Mesyuarat Penyelarasan Program Pementoran

Arah laksana Mesyuarat

Atur Mesyuarat Penyelarasan Program Pementoran.

Edar surat jemputan kepada ahli mesyuarat.

Sedia fail mesyuarat.

Catat minit mesyuarat.

Kemuka minit mesyuarat untuk edaran dalam masa 7 hari

berkerja daripada tarikh mesyuarat.

Terima borang-borang Pementoran.

Edar Borang Penilaian Keberkesanan Program Pementoran.

Fail surat, Borang Pementoran, Borang Penilaian

Keberkesanan Program Pementoran dan dokumen lain yang

berkaitan.

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.6.2: Urus Setia Mesyuarat Penyelarasan Program Pementoran

BIL. SENARAI BORANG

1. Tiada

PROSES KERJA

Aktiviti 2.6.3: Menyedia Laporan Kajian Impak Keberkesanan Dan Laporan

Tahunan Program Pementoran

JAWATAN PROSES

Pengarah/Timbalan

Pengarah

Ketuan Penolong

Pengarah / Penolong

Penolong Pengarah

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Pembantu Tadbir

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Arah sedia laporan.

Pastikan Borang Penilaian Keberkesanan Program

Pementoran dan Borang Kajian Impak diedar

kepada peserta mentor dan menti.

Sedia surat dan Laporan Program Pementoran.

Sedia surat bersama borang Kajian Impak.

Kemuka surat dan Laporan Program Pementoran

kepada Unit Psikologi, Kementerian Kewangan

Malaysia.

Kemuka surat bersama Kajian Impak kepada Unit

Psikologi, Jabatan Perkhidmatan Awam.

Fail surat, laporan dan dokumen lain yang

berkaitan.

CARTA ALIRAN KERJA



Arah sedia laporan

Edar Borang Penilaian Keberkesanan Program Pementoran

dan Borang Kajian Impak kepada peserta mentor dan menti.

Sedia surat dan Laporan Program Pementoran

Sedia surat bersama borang Kajian Impak

Kemuka surat dan Laporan Program Pementoran kepada Unit

Psikologi, Kementerian Kewangan Malaysia.

Kemuka surat bersama Kajian Impak kepada Unit Psikologi,

Jabatan Perkhidmatan Awam.

Fail surat, laporan dan dokumen lain yang berkaitan.

SENARAI BORANG



BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Penilaian Keberkesanan Program/Kursus

2. Borang Kajian Impak

SUB-FUNGSI 2.7 :

Program AKRAB Jabatan

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.7.1 Menyelaras Keperluan Bajet AKRAB

2.7.2 Menyelaras Aktiviti Akrab Yang Dirancang Oleh Jawatan Kuasa AKRAB

2.7.3 Memproses Permohonan Pelaksanaan Aktiviti AKRAB

PROSES KERJA

Aktiviti 2.7.1: Menyelaras Keperluan Bajet AKRAB

JAWATAN PROSES

Pengarah/Timbalan

Pengarah



Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Pembantu Tadbir

1.

2.

3.

4.

5.

Arah selaraskan keperluan bajet AKRAB.

Dapatkan perancangan aktiviti tahunan dan keperluan bajet AKRAB daripada Jawatan Kuasa AKRAB. Bentang keperluan bajet berdasarkan aktiviti tahunan AKRAB kepada pengurusan. Maklumkan kelulusan bajet kepada Jawatan Kuasa AKRAB.

Simpan fail.

CARTA ALIRAN KERJA


Arah selaras keperluan bajet tahunan AKRAB.

Dapatkan keperluan bajet untuk aktiviti tahunan AKRAB.

Bentang keperluan bajet berdasarkan aktiviti AKRAB

Maklumkan kelulusan bajet kepada Jawatan Kuasa AKRAB.

Simpan fail.

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Tiada

PROSES KERJA

Aktiviti 2.7.2: Menyelaras Aktiviti Akrab Yang Dirancang Oleh Jawatan Kuasa

AKRAB

JAWATAN PROSES

Pengarah/Timbalan

Pengarah


Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir


Pembantu Tadbir

1.

2.

3.

4.

5.

Arah selaras aktiviti tahunan AKRAB. Dapatkan perancangan aktiviti tahunan AKRAB daripada Jawatan Kuasa AKRAB.

Pantau aktiviti AKRAB berjalan mengikut

perancangan dan dapatkan laporan aktiviti.

Bentang laporan aktiviti AKRAB kepada Panel

Pembangunan Sumber Manusia (Latihan) secara

berkala.

Simpan fail.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.7.2: Menyelaras Aktiviti Akrab Yang Dirancang Oleh Jawatan Kuasa

AKRAB

Arah selaras aktiviti tahunan AKRAB

Dapatkan perancangan aktiviti tahunan AKRAB daripada Jawatan Kuasa AKRAB.

Pantau aktiviti AKRAB berjalan mengikut perancangan dan

dapatkan laporan aktiviti AKRAB.

Bentang laporan aktiviti AKRAB

Simpan fail.

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.7.2: Menyelaras Aktiviti Akrab Yang Dirancang Jawatan Kuasa

AKRAB

BIL. SENARAI BORANG

1 Tiada

PROSES KERJA

Aktiviti 2.7.3 : Memproses Permohonan Pelaksanaan Aktiviti AKRAB

JAWATAN PROSES

Pengarah/Timbalan

Pengarah


Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir


Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Pembantu Tadbir

1.

2.

3.

4.

5. 6.

7.

8.

9.

Arah proses pemohonan pelaksanaan aktiviti AKRAB.

Terima kertas cadangan mengadakan aktiviti Aktiviti AKRAB.

Semak kertas kerja sama ada lengkap dan mematuhi peraturan.

Dapatkan perakuan penyelaras AKRAB.

Kemuka kertas kerja untuk kelulusan ANM.

Terima kelulusan dan sediakan memo makluman

kelulusan kertas kerja kepada Jawatan Kuasa

AKRAB.

Kemuka kelulusan ANM kepada Sekyen Kewangan

dan Perolehan jika perlu.

Dapatkan laporan aktiviti AKRAB.

Simpan fail.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.7.3: Memproses Permohonan Pelaksanaan Aktiviti AKRAB

Arah proses permohonan mengadakan aktiviti AKRAB

Terima Cadangan Kertas Kerja Kursus/ Aktiviti AKRAB.

Semak kertas kerja sama ada lengkap dan mematuhi peraturan.

Dapatkan perakuan penyelaras AKRAB.

Kemuka kertas kerja untuk kelulusan ANM.

Terima kelulusan dan sedia memo makluman kelulusan kertas

kerja kepada Jawatan Kuasa AKRAB.

Kemuka kelulusan kepada Seksyen Kewangan jika perlu.

Dapatkan laporan aktiviti AKRAB.

Simpan fail.

Tidak

Buat

pembetulan

Ya

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.7.3 : Memproses Permohonan Pelaksanaan Aktiviti AKRAB

BIL. SENARAI BORANG

1. Tiada

SUB-FUNGSI 2.8 :

Jawatankuasa Content Executive (JKCE)

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.8.1 Urus Setia Jawatankuasa Content Executive (JKCE)

2.8.2 Menyelaras Bahan Penulisan Daripada Semua Bahagian

AKTIVITI 2.8.1:

Urus Setia Jawatankuasa Content Executive

(JKCE)

PROSES KERJA

Aktiviti 2.8.1: Urus Setia Jawatankuasa Content Executive (JKCE)

JAWATAN PROSES

Pengarah/Timbalan

Pengarah

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan

Penolong Akauntan/

Pembantu Tadbir

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan/

Pembantu Tadbir

1. Arah adakan mesyuarat Jawatankuasa Content Executive (JKCE).

SEBELUM MESYUARAT

2. Bincang dengan pengerusi mesyuarat dan tetapkan: i. Tarikh Mesyuarat ii. Masa Mesyuarat iii. Tempat Mesyuarat iv. Ahli Mesyuarat v. Agenda Mesyuarat vi. Kertas-kertas edaran vii. Menu Makan / Minum Mesyuarat

3. Buat Tempahan Bilik Mesyuarat.

4. Sedia surat / memo jemputan mesyuarat.

5. Edar surat jemputan kepada ahli mesyuarat.

6. Dapatkan maklumbalas kehadiran ahli mesyuarat 3 hari sebelum mesyuarat.

7. Membuat persediaan mesyuarat dan hantar borang ke bahagian pentadbiran:

JAWATAN PROSES

Penolong Akauntan/

Pembantu Tadbir

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan/ Pembantu

Tadbir

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan/

Pembantu Tadbir

i. Isi borang nota minta untuk makan/ minum ii. Tempahan bilik mesyuarat iii. Laptop iv. LCD Projector

8. Sedia borang kehadiran.

9. Sedia fail mesyuarat yang mengandungi: i. Minit Mesyuarat lepas ii. Maklum balas mesyuarat lepas iii. Agenda Mesyuarat iv. Lampiran kertas pembentangan (jika ada) v. Senarai Bahan Penulisan untuk pembentangan

SEHARI SEBELUM MESYUARAT

10. Bincang dengan pengerusi berkenaan mesyuarat dan semak serta periksa perkara berikut:

i. keadaan dan kelengkapan bilik mesyuarat (penghawa dingin, susun atur kerusi meja, LCD projector dan skrin, microfon, speaker)

ii. Bahan pembentangan jika ada.

HARI MESYUARAT

11. Periksa persiapan bilik mesyuarat:

i. Makan minum disediakan di atas meja mesyuarat ii. Komputer telah disambungkan ke LCD projector iii. Meletakkan fail mesyuarat di setiap meja ahli

mesyuarat

JAWATAN PROSES

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Pembantu Tadbir

12. Catat kehadiran mesyuarat.

13. Catat minit mesyuarat.

SELEPAS MESYUARAT

14. Sedia dan kemuka deraf minit mesyuarat dalam masa tiga (3) hari dari tarikh mesyuarat.

15. Dapatkan tandatangan pengesahan pengerusi mesyuarat.

16. Edar minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh mesyuarat.

17. Failkan salinan minit mesyuarat, surat/memo dan laporan.

CARTA ALIRAN KERJA


Terima arahan mengadakan

mesyuarat

Urus mesyuarat

Buat tempahan bilik mesyuarat

Sedia surat / memo

Sedia borang kehadiran

Sedia fail mesyuarat

Sehari sebelum mesyuarat

i. Bincang dengan pengerusi ii. Periksa keadaan, kelengkapan dan

kebersihan bilik mesyuarat iii. Bahan pembentangan

Dapatkan pengesahan

kehadiran

Buat tempahan makan /

minum

Edar surat kepada ahli

Ada Kekosongan

Periksa persiapan bilik

mesyuarat

Catat kehadiran mesyuarat

A

Tidak

Ya

SEBELUM MESYUARAT

HARI MESYUARAT

Pinda

Sedia dan kemuka deraf

minit mesyuarat

Lengkap

Dapatkan tandatangan

pengerusi mesyuarat

Setuju

Kemuka dan edar mint

mesyuarat

Fail laporan dan surat

Catat minit mesyuarat

Tidak

Ya

Pinda

Tidak

Ya

Pinda

SELEPAS MESYUARAT

A

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 Borang Tempahan Makanan dan Minuman

2 Borang Kehadiran Mesyuarat

AKTIVITI 2.8.2:

Menyelaras Bahan Penulisan Daripada Semua

Bahagian

PROSES KERJA

Aktiviti 2.8.2 : Menyelaras Bahan Penulisan Daripada Semua Bahagian

JAWATAN PROSES

Pengarah/Timbalan

Pengarah

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

1. Arah selaras bahan penulisan daripada Bahagian untuk dimuat naik ke dalam portal Knowledge Management (KM).

2. Terima bahan penulisan daripada Bahagian.

3. Semak bahan penulisan berikut:

i. Format bahan penulisan ii. Telah melalui semakan Editor Bahagian

Diperakukan oleh Pengarah Bahagian

4. Kemuka bahan penulisan untuk review Ketua Editor dan sertakan format Laporan Ketua Editor.

5. Terima bahan penulisan yang telah disemak oleh Ketua Editor dalam format Laporan Ketua Editor yang telah ditetapkan.

6. Semak laporan dan sekiranya terdapat cadangan

pembetulan/ penambahbaikan, kemuka semula bahan penulisan berkaitan kepada Editor Bahagian.

7. Terima bahan penulisan yang telah diambil tindakan pembetulan atau penambahbaikan daripada Bahagian.

8. Maklum kepada penulis/ Editor Bahagian untuk bersedia membuat pembentangan bahan penulisan di dalam mesyuarat Jawatankuasa Content Executive (JKCE).

9. Atur mesyuarat Jawatankuasa Content Executive (JKCE) mengikut tarikh yang telah ditetapkan.

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Pembantu Tadbir

10. Dapatkan kelulusan ahli mesyuarat JKCE bagi bahan penulisan yang boleh dimuat naik ke dalam portal Knowladge Management (KM).

11. Sedia memo berserta bahan penulisan yang telah dilulus untuk dimuat naik ke dalam Portal KM kepada Seksyen Pembangunan Piawai dan Strategik (SPPS).

12. Fail surat, artikel dan laporan.

CARTA ALIRAN KERJA


Arah selaras bahan

penulisan

Terima bahan penulisan

Semak bahan penulisan

Kemuka bahan penulisan

kepada Ketua Editor

Terima bahan penulisan yang

telah diambil tindakan

Maklum kepada penulis untuk

bentang dalam mesyuarat JKCE

Atur mesyuarat

Semak dan kemuka semula kepada

Editor Bahagian jika ada

pembetulan / penambahbaikan

Lengkap

Terima bahan penulisan

yang telah disemak

Lengkap

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Pinda

Pinda

A

Dapatkan kelulusan bahan

penulisan untuk muat naik ke

portal

Setuju

Sedia dan hantar memo

kepada SPPS untuk muat

naik ke dalam portal

Fail laporan dan surat

Tidak

Ya

Pinda

A

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 Borang Laporan Semakan Penulisan Portal KM

SUB-FUNGSI 2.9 :

Permohonan Latihan Industri Daripada

Pelajar Institut Pengajian Tinggi

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.9.1 Memproses Permohonan Latihan Industri Daripada Pelajar Institut

Pengajian Tinggi (IPT)

AKTIVITI 2.9.1 :

Memproses Permohonan Latihan Industri

Daripada Pelajar Institut Pengajian Tinggi (IPT)

PROSES KERJA

Aktiviti 2.9.1 : Memproses Permohonan Latihan Industri Daripada Pelajar

Institut Pengajian Tinggi (IPT)

JAWATAN PROSES

Pengarah/Timbalan Pengarah Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah

Penolong Pengarah/

Penolong Pegawai

Tadbir/ Pembantu

Tadbir

Penolong Pegawai Tadbir/ Pembantu Tadbir Penolong Pegawai Tadbir/ Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Arah proses permohonan Latihan Industri daripada

pelajar IPT.

Terima permohonan Latihan Industri.

Semak dokumen lengkap dan dapatkan pengesahan

penempatan daripada Bahagian/ Negeri / Cawangan.

Jika tiada tempat, maklumkan permohonan ditolak

kepada pemohon secara bersurat.

Sedia surat tawaran penempatan latihan industri.

Kemuka surat tawaran penempatan.

Fail surat dan kemaskini rekod.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.9.1: Memproses Permohonan Latihan Industri Daripada Pelajar


Arah proses permohonan Latihan Industri

.Terima permohonan

Semak permohonan dan dapatkan pengesahan penempatan.

Jika tiada tempat, maklumkan permohonan ditolak kepada

pemohon secara bersurat.

Sedia surat tawaran penempatan latihan industri.

Kemuka surat tawaran penempatan.

Fail surat dan kemaskini rekod.

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.9.1: Memproses Permohonan Latihan Industri Daripada Pelajar


BIL. SENARAI BORANG

1. Tiada

SUB-FUNGSI 2.10 :

Keahlian Instusi (JANM) dalam

Commonwealth Association for Public

Administration and Management (CAPAM)

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.10.1 Menguruskan Pendaftaran Dan Pembaharuan Yuran Keahlian Institusi

(JANM) Dalam CAPAM (Commonwealth Association For Public

Administration And Management)

AKTIVITI 2.10.1 :

Menguruskan Pendaftaran Dan Pembaharuan

Yuran Keahlian Institusi (JANM) Dalam CAPAM

(Commonwealth Association For Public

Administration And Management)

ROSES KERJA

Aktiviti 2.10.1: Menguruskan Pendaftaran Dan Pembaharuan Yuran

Keahlian Institusi (JANM) Dalam CAPAM (Commonwealth

Association For Public Administration And Management)

JAWATAN PROSES

Pengarah/ Timbalan

pengarah

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

1. Arah uruskan pendaftaran dan yuran keahlian Institusi dalam CAPAM.

2. Terima tawaran keahlian institusi (pertama kali) dan invois dari CAPAM berkenaan yuran tahunan.

3. Sedia kertas cadangan keahlian dan dapatkan kelulusan Pengurusan Tertinggi (kali pertama). Cadangan Keahlian seperti berikut:

i. Akauntan Negara Malaysia ii. Timbalan Akauntan Negara (Korporat) iii. Timbalan Akauntan Negara (Operasi) iv. Pengarah Bahagian Pembangunan Perakunan

Dan Pengurusan (BPPP) v. Pengarah Bahagian Pengurusan Operasi

Pejabat Perakaunan (BPOPP) 4. Buat pendaftaran keahlian institusi kepada Urus setia

CAPAM.

Nota: Sekiranya terdapat pembaharuan ahli, sediakan

kertas makluman kepada Pengurusan Tertinggi. Kemaskini

maklumat keahlian kepada Urus setia CAPAM.

5. Sedia memo untuk permohonan bayaran yuran seperti di item 1 kepada Seksyen Kewangan dan edar.

JAWATAN PROSES

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

6. Dapatkan salinan Baucar Bayaran dan Borang Pindahan Telegraf (bank) dari unit kewangan.

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Pembantu Tadbir

7. Kemaskini makluman bayaran kepada Urus setia

CAPAM. 8. Fail surat dan dokumen berkaitan.

CARTA ALIRAN KERJA




PINDA TIDAK

Arah urus pendaftaran keahlian dan

yuran tahunan CAPAM

Terima tawaran keahlian / invois dari

CAPAM

Sediakan Kertas Cadangan keahlian

dan dapatkan kelulusan

Buat pendaftaran keahlian

Sedia memo arahan bayaran yuran

keahlian/ tahunan

Dapatkan maklumat bayaran daripada

Seksyen Kewangan

Kemaskini maklumat bayaran

kepada Urus setia CAPAM

LULUS

YA

Fail surat dan dokumen

berkaitan

SENARAI BORANG




BIL. SENARAI BORANG

1. Tiada

SUB-FUNGSI 2.11 :

Pentadbiran Am

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.11.1 Menguruskan Tempahan Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Bilik Taklimat

Dan Dewan Serbaguna Dan Menguruskan Tempahan Makan Minum

2.11.2 Menubuhkan Kumpulan Inovasi & Kreatif (KIK) Di Bahagian/JANM

Negeri/Cawangan

2.11.3 Pengurusan Perhimpunan Jabatan

AKTIVITI 2.11.1 :

Menguruskan Tempahan Bilik Mesyuarat,

Bilik Latihan, Bilik Taklimat Dan Dewan

Serbaguna Dan Menguruskan Tempahan

Makan Minum

PROSES KERJA

Aktiviti 2.11.1 : Menguruskan Tempahan Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Bilik

Taklimat Dan Dewan Serbaguna Dan Menguruskan Tempahan

Makan Minum

JAWATAN PROSES

Ketua Pembantu Tadbir /

Pembantu Tadbir

Terima borang permohonan daripada bahagian


Pembantu Tadbir

Semak senarai tempahan bilik


Pembantu Tadbir

Maklum pada bahagian


Pembantu Tadbir

Rekod pada papan kenyataan / Buku Rekod

Tempahan


Pembantu Tadbir

Hantar borang tempahan makanan / minuman

kepada Café/pembekal


Pembantu Tadbir

Memastikan tempahan makanan yang disediakan

pada masa yang ditetapkan

CARTA ALIRAN KERJA



Makan Minum

Terima borang permohonan daripada bahagian Semak senarai tempahan bilik Maklum pada bahagian Rekod pada papan kenyataan / Buku Rekod Tempahan Hantar borang tempahan makanan / minuman kepada Café/pembekal Memastikan tempahan makanan yang disediakan pada masa yang ditetapkan

BORANG



Makan Minum

BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Tempahan Penggunaan Bilik Mesyuarat/Bilik Latihan/Dewan Serbaguna

AKTIVITI 2.11.2 :

Menubuhkan Kumpulan Inovasi & Kreatif

(KIK) Di Bahagian/JANM

Negeri/Cawangan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.11.2 : Menubuhkan Kumpulan Inovasi & Kreatif (KIK) Di Bahagian/JANM

Negeri/Cawangan


Pengarah

Terima arahan untuk penubuhan KIK Bahagian

/ JANM Negeri / Cawangan

Ketua Penolong

Pengarah / Penolong

Pengarah

Dapat maklumbalas daripada setiap

unit/seksyen berkaitan penubuhan kumpulan

K.I.K dan tajuknya.

Penolong Pengarah

Sedia carta perbatuan bagi kumpulan K.I.K

Penolong Pengarah

Bentang senarai kumpulan dan tajuknya yang

akan dijadikan sebagai projek K.I.K dalam

mesyuarat pengurusan Bahagian/ JANM Negeri

/ Cawangan.

Penolong Pengarah /

Ketua Pembantu

Tadbir

Dapatkan tarikh bagi pelaksanaan konvensyen

K.I.K peringkat Jabatan.

Penolong Pengarah /

Ketua Pembantu

Tadbir

Hantar dan selaras ahli – ahli K.I.K ke

Konvokesyen peringkat zon / Jabatan.

CARTA ALIRAN KERJA


Negeri/Cawangan

Terima arahan untuk penubuhan KIK

Dapat maklumbalas daripada setiap unit/seksyen berkaitan

penubuhan kumpulan K.I.K dan tajuknya.

Sediakan carta perbatuan bagi kumpulan K.I.K

Bentang senarai kumpulan dan tajuknya yang akan

dijadikan sebagai projek K.I.K dalam Mesyuarat

Pengurusan Bahagian / JANM Negeri / Cawangan

Dapatkan tarikh bagi pelaksanaan konvokesyen K.I.K

peringkat Jabatan

Hantar dan selaraskan ahli – ahli K.I.K ke Konvokesyen

peringkat zon / Ibu pejabat.

BORANG


Negeri/Cawangan

BIL. SENARAI BORANG

1 Tiada

AKTIVITI 2.11.3 :

Pengurusan Perhimpunan Jabatan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.11.3 : Pengurusan Perhimpunan Jabatan

JAWATAN PROSES

Penolong Pegawai Tadbir /

Ketua Pembantu Tadbir

Semak jadual Akauntan Negara Malaysia dengan

Pegawai Khas untuk dapatkan tarikh perhimpunan



Mohon maklumat aktiviti bulanan Bahagian daripada

Bahagian melalui emel


Ketua Pembantu Tadbir Terima dan kumpul maklumat aktiviti Bahagian



Muatnaik maklumat aktiviti Bahagian yang diterima

ke dalam sharing folder



Hantar memo makluman kepada Pengarah Bahagian

dan emel makluman kepada warga jabatan.



Pengumuman melalui siar raya dilakukan 30 minit

sebelum perhimpunan diadakan.

CARTA ALIRAN KERJA


Semak jadual Akauntan Negara Malaysia dengan Pegawai

Khas untuk dapatkan tarikh perhimpunan

Mohon maklumat aktiviti bulanan Bahagian daripada

Bahagian melalui emel

Terima dan kumpul maklumat aktiviti Bahagian

Muatnaik maklumat aktiviti Bahagian yang diterima ke

dalam sharing folder

Hantar memo makluman kepada Pengarah Bahagian dan

emel makluman kepada warga jabatan

Pengumuman melalui siar raya dilakukan 30 minit sebelum

perhimpunan diadakan.

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 Tiada

SUB-FUNGSI 2.12 :

Pengurusan Fail

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.12.1 Menguruskan Pendaftaran Fail

2.12.2 Menguruskan Pelupusan Fail

2.12.3 Menguruskan Pelantikan Pegawai Pengkelasan Dokumen Terperingkat

Aktiviti 2.12.1 :

Menguruskan Pendaftaran Fail

PROSES KERJA

Aktiviti 2.12.1: Menguruskan Pendaftaran Fail

JAWATAN PROSES


Terima permohonan

Pembantu Arkib

Sedia nombor rujukan fail

Pembantu Arkib

Buka fail

Sedia kertas minit

Sedia kad pergerakan fail

Pembantu Operasi

Hantar untuk tindakan Pemohon

Pembantu Arkib

Terima kembali fail daripada Pemohon

Rekod pergerakan fail

Masuk kad pergerakan ke dalam fail

Pembantu Operasi

Simpan ke dalam bilik fail

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.12.1 : Menguruskan Pendaftaran Fail

Terima permohonan

Sedia nombor rujukan fail

Buka fail:

Sedia kertas minit

Sedia kad pergerakan fail

Hantar untuk tindakan Pemohon

Terima kembali da daripada

Pemohon

Rekod pergerakan fail

Masuk kad pergerakan ke dalam fail

Simpan ke dalam bilik fail

BORANG

Aktiviti 2.12.1 : Menguruskan Pendaftaran Fail

BIL. SENARAI BORANG

1 BORANG – Permohonan buka fail

Aktiviti 2.12.2 :

Menguruskan Pelupusan Fail

PROSES KERJA

Aktiviti 2 : Menguruskan Pelupusan Fail

JAWATAN PROSES

Pembantu Tadbir

Asing fail/rekod untuk dilupuskan/simpan.

Pembantu Tadbir Senarai rekod yang dicadangkan untuk lupus/simpan


Penolong Pegawai Arkib

Serah senarai pelupusan kepada Ketua Penolong

Pengarah / Penolong Pegawai Arkib untuk

pengesahan

Pembantu Arkib Hantar borang kebenaran untuk pelupusan kepada

Jabatan Arkib Negara Malaysia.

Pegawai Arkib Penilaian oleh Arkib Negara Malaysia

Terima surat kebenaran pelupusan daripada Jabatan

Arkib Negara Malaysia.

Pembantu Operasi Pemusnahan dilakukan

Pembantu Arkib Hantar Borang Penentusahan pemusnahan Rekod

Awam

Pembantu Arkib Hantar Borang Permohonan Pemindahan Rekod

Awam

Pembantu Arkib Pindah Rekod ke Arkib Negara Malaysia

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.12.2 : Menguruskan Pelupusan Fail

Asing fail/rekod untuk dilupuskan/simpan

Senarai rekod yang dicadangkan untuk lupus/simpan

Serah senarai pelupusan kepada Ketua Penolong

Pengarah / Penolong Pegawai Arkib untuk

pengesahan

Hantar borang kebenaran untuk pelupusan kepada

Jabatan Arkib Negara Malaysia

Penilaian oleh Arkib Negara Malaysia

Terima surat kebenaran pelupusan daripada Jabatan

Arkib Negara Malaysia

Pemusnahan

dilakukan

Hantar Borang

Penentusahan

pemusnahan

Rekod Awam

Hantar Borang

Permohonan

Pemindahan

Rekod Awam

Pindah Rekod

ke Arkib

Negara

Malaysia

BORANG

Aktiviti 2.12.2 : Menguruskan Pelupusan Fail

BIL. SENARAI BORANG

1 BORANG – Borang Arkib 5/08



Aktiviti 2.12.3 :

Menguruskan Pelantikan Pegawai

Pengkelasan Dokumen Terperingkat

PROSES KERJA

Aktiviti 2.12.3 : Menguruskan Pelantikan Pegawai Pengkelasan Dokumen

Terperingkat

JAWATAN PROSES


Pembantu Tadbir

Terima borang permohonan bagi pencalonan

pegawai pengelas daripada Bahagian / Negeri /

Cawangan


Pembantu Tadbir

Semak borang dan kemuka kepada Akauntan

Negara Malaysia untuk sokongan


Pembantu Tadbir

Borang pelantikan dihantar kepada Kementerian

Kewangan untuk pelantikan oleh Menteri Kewangan


Pembantu Tadbir

Terima sijil lantikan pegawai oleh Menteri Kewangan


Pembantu Tadbir

Maklum Bahagian / Negeri / Cawangan yang

memohon.

Bahagian/Negeri/Cawangan

Bahagian / Negeri / Cawangan lengkapkan borang

lantikan untuk dikemuka kepada Pejabat Pegawai

Keselamatan Kerajaan, JPM

CARTA ALIRAN KERJA


Terperingkat

Terima borang permohonan bagi pencalonan pegawai pengelas daripada Bahagian / Negeri / Cawangan

Semak borang dan kemuka kepada ANM untuk sokongan

Borang pelantikan dihantar kepada Kemenerian Kewangan untuk pelantikan oleh Menteri Kewangan

Terima sijil lantikan pegawai oleh Menteri Kewangan

Maklum Bahagian / Negeri / Cawangan yang memohon.

Bahagian / Negeri / Cawangan lengkapkan borang

lantikan untuk dikemuka kepada Pejabat Pegawai

Keselamatan Kerajaan, JPM

BORANG


Terperingkat

BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Pelantikan Pegawai Pengelas Jabatan

SUB-FUNGSI 2.13 :

Pengurusan Surat Menyurat / Dokumen

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.13.1 Menguruskan Penghantaran Surat Dengan Pos Laju, Pos Biasa,

Berdaftar, Dengan Tangan dan Surat/Memo Dalaman

2.13.2 Menguruskan Penerimaan Surat Pos Laju, Pos Biasa, Berdaftar,

Dengan Tangan

Aktiviti 2.13.1 :

Menguruskan Penghantaran Surat Dengan

Pos Laju, Pos Biasa, Berdaftar, Dengan

Tangan dan Surat/Memo Dalaman

PROSES KERJA

Aktiviti 2.13.1 : Menguruskan Penghantaran Surat Dengan Pos Laju, Pos

Biasa, Berdaftar, Dengan Tangan Dan Surat / Memo Dalaman

JAWATAN PROSES

POS BIASA


Pembantu Tadbir

Timbang dan tentukan nilai setem


Pembantu Tadbir

Franking surat


Pembantu Tadbir

Bilangan surat dan nilai setem dicatat ke dalam buku rekod


Pembantu Tadbir / Pembantu

Operasi

Surat dihantar ke Pejabat Pos

POS LAJU


Pembantu Tadbir

Taip alamat surat pada borang PL1A pos laju


Pembantu Tadbir

Isi borang PL9 untuk rekod


Pembantu Tadbir

Kumpul kesemua surat pos laju



Operasi

Hantar ke kaunter penghantaran

PENGHANTARAN BUNGKUSAN


Pembantu Tadbir



Pembantu Tadbir

Fanking surat/Bungkusan


Pembantu Tadbir

Rekod dalam buku penghantaran bungkusan



Operasi

Hantar ke Pejabat Pos

PENGHANTAR CEPAT



Operasi

Rekod alamat surat ke dalam buku rekod



Operasi

Agih ikut tempat yang dituju



Operasi

Kembalikan buku rekod penghantaran cepat



Operasi

Hantar ke destinasi yang tercatat



Operasi

Dapat cop dan tandatangan penerima

PENGHANTARAN DALAMAN



Operasi

Agih memo / surat mengikut alamat



Operasi

Catat dalam buku penghantar dalaman



Hantar ke destinasi yang tercatat

Operasi



Operasi

Dapat cop dan tandatangan penerima

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.13.1 : Menguruskan Penghantaran Surat Dengan Pos Laju, Pos Biasa,

Berdaftar, Dengan Tangan Dan Surat / Memo Dalam

Pos Biasa Timbang dan tentukan nilai setem Franking surat

Bilangan surat dan nilai setem dicatat ke dalam buku

rekod

Surat dihantar ke Pejabat Pos

Pos Laju Taip alamat surat pada borang PL1A pos laju Isi borang PL9 untuk rekod

Kumpul kesemua surat pos laju

Hantar ke kaunter penghantaran

Penghantaran Bungkusan


Fanking surat/Bungkusan Rekod dalam buku penghantaran bungkusan Hantar ke Pejabat Pos

Penghantar Cepat

Rekod alamat surat ke dalam buku rekod Agih ikut tempat yang dituju

Kembalikan buku rekod penghantaran cepat Hantar ke destinasi yang tercatat Dapat cop dan tandatangan penerima

Penghantaran Dalaman

Agih memo / surat mengikut alamat Catat dalam buku penghantar dalaman Hantar ke destinasi yang tercatat Dapat cop dan tandatangan penerima

BORANG

Aktiviti 2.13.1 : Menguruskan Penghantaran Surat Dengan Pos Laju, Pos Biasa,

Berdaftar, Dengan Tangan Dan Surat / Memo Dalam

BIL. SENARAI BORANG

1. Borang PL1A- Pos Laju

Aktiviti 2.13.2 :

Menguruskan Penerimaan Surat Pos Laju,

Pos Biasa, Berdaftar, Dengan Tangan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.13.2 : Menguruskan Penerimaan Surat Pos Laju, Pos Biasa, Berdaftar,

Dengan Tangan

JAWATAN PROSES

POS BIASA

Pembantu Operasi Terima surat.

Pembantu Operasi Semak surat jika terdapat surat yang tersalah hantar. Asingkan surat yang tersalah hantar ke dalam guni untuk serahan semula ke posmen.

Pembantu Operasi Asing surat mengikut Bahagian.

Pembantu Operasi Masukkan surat yang telah diasing ke dalam pigeon hole Bahagian.

POS LAJU


Pembantu Operasi Semak surat, cop terima dan tandatangan sebagai bukti penerimaan.



PENGHANTARAN BUNGKUSAN

Pembantu Operasi Terima bungkusan.

Pembantu Operasi Semak bungkusan, cop terima dan tandatangan sebagai bukti penerimaan.

Pembantu Operasi Asing bungkusan mengikut Bahagian.

Pembantu Operasi Masukkan bungkusan yang telah diasing ke dalam pigeon hole Bahagian.

PENGHANTAR CEPAT


Pembantu Operasi Semak surat, cop terima dan tandatangan sebagai bukti penerimaan.



Pembantu Operasi Masukkan surat yang telah diasing ke dalam pigeon hole Bahagian .

Asingkan surat

yang tersalah

hantar ke dalam

guni

CARTA ALIRAN KERJA


Dengan Tangan

Pos Biasa

Terima surat Semak surat jika terdapat surat yang tersalah hantar.

Asing surat mengikut Bahagian

Masukkan surat yang telah diasing ke dalam pigeon hole Bahagian

Pos Laju

Terima surat Semak surat, cop terima dan tandatangan sebagai bukti penerimaan



Penghantaran Bungkusan

Terima bungkusan

Semak bungkusan, cop terima dan tandatangan sebagai bukti

penerimaan

Asing bungkusan mengikut Bahagian

Masukkan bungkusan yang telah diasing ke dalam pigeon hole Bahagian

Penghantar Cepat Terima surat

Semak surat, cop terima dan tandatangan sebagai bukti

penerimaan



BORANG


Dengan Tangan

BIL. SENARAI BORANG

1. Tiada

SUB-FUNGSI 2.14 :

Pengurusan Aset Alih Kerajaan

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.14.1 Menguruskan Penerimaan Aset

2.14.2 Menguruskan Pendaftaran Aset Melalui SPA

2.14.3 Menyelenggara Aset (Penyelenggaraan Pencegahan)

2.14.4 Menyelenggara Aset (Penyelenggaraan Pembetulan)

2.14.5 Melaksanakan Pelupusan Aset

2.14.6 Menguruskan Kehilangan Dan Hapus Kira Aset

2.14.7 Urusan Pelantikan Pegawai Aset Dan Pegawai Verifikasi Stor

2.14.8 Bertanggungjawab sebagai urus setia JKPAK

Aktiviti 2.14.1 :

Menguruskan Penerimaan Aset

PROSES KERJA

Aktiviti 2.14.1 : Menguruskan Terimaan Aset

JAWATAN PROSES

Pegawai Penerima Aset Semak butiran di dalam dokumen yang sah dan

memastikan aset yang diterima adalah betul

Pegawai Penerima Aset

Memeriksa/Mengukur/Mengira/ Menimbang/ Menguji

aset serta-merta sebelum pengesahan penerimaan


Pengesahan Penerimaan: 3.1 Membuat pengesahan 3.2 Sekiranya tidak dapat melakukan Pengesahan maka dokumen perlu dibuat catatan

”Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian

secara diperiksa/diukur/ dikira/ ditimbang atau diuji”


Terima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa/diukur/ dikira/ditimbang atau diuji


Sediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1.

Ketua/Pegawai Aset Dapatkan pengesahan Ketua Jabatan.


Hantar pengesahan Ketua Jabatan kepada pembekal dengan serta-merta.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.14.1 : Menguruskan Penerimaan Aset

Semak butiran didalam dokumen yang sah dan memastikan aset yang diterima adalah betul Memeriksa/Mengukur/Mengira/ menimbang/Menguji aset serta-merta sebelum pengesahan penerimaan Pengesahan Penerimaan a. Sahkan b. Tidak dapat melakukan pengesahan- buat catatan Terima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa/diukur/ dikira/ditimbang atau diuji Sediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1

Dapatkan pengesahan Ketua Jabatan

Hantar pengesahan Ketua Jabatan kepada pembekal dengan serta-merta

a.

b.

BORANG

Aktiviti 2.14.1 : Menguruskan Penerimaan Aset

BIL. SENARAI BORANG

1. Laporan Penerimaan Aset KEW.PA-1

2. Daftar Harta Modal - KEW.PA-2

3. Daftar Inventori - KEW.PA-3

4. Senarai Daftar Harta Modal - KEW.PA-4

5. Senarai Daftar Inventori - KEW.PA-5

Aktiviti 2.14.2 :

Menguruskan Pendaftaran Aset Melalui SPA

PROSES KERJA

Aktiviti 2.14.2 : Menguruskan Pendaftaran Aset Melalui SPA

JAWATAN PROSES

Pembantu Tabir (Aset)

Terima aset bersama punca maklumat.


Tentukan kumpulan aset.


Sediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar

Inventori / Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-3).


Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4)

dan Senarai Daftar Inventori / Aset Alih Benilai

Rendah (KEW.PA-5).


Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat.


Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset.


Tempatkan aset di lokasi.


Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7).


Simpan Daftar Aset.

CARTA ALIRAN KERJA


Terima aset bersama punca maklumat

Tentukan kumpulan aset

Sediakan Daftar Harta Modal( KEW.PA-2 ) dan Daftar Inventori( KEW.PA-3 )

Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal ( KEW.PA-4 ) dan Senarai Daftar Inventori ( KEW.PA-5 )

Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat

Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset

Tempatkan aset di lokasi

Kemaskini Senarai Aset ( KEW.PA-7 )

Simpan Daftar Aset

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Laporan Penerimaan Aset KEW.PA-1



4. Senarai Daftar Harta Modal - KEW.PA-4

5. Senarai Daftar Inventori - KEW.PA-5

6. Senarai Aset - KEW.PA-7

Aktiviti 2.14.3 :

Menyelenggara Aset (Penyelenggaraan

Pencegahan)

PROSES KERJA

Aktiviti 2.14.3 : Menyelenggara Aset (Penyelenggaraan Pencegahan)

JAWATAN PROSES


Wujudkan senarai aset yang perlu diselenggara

(KEW.PA-13).


Buat penilaian kepada penyelenggaraan sama ada

boleh dibuat sendiri atau perlu dilakukan kontraktor.

Penolong Pegawai Tadbir (Aset)

Jana jadual penyelenggaraan cegahan.


(Aset) /


Laksana penyenggaraan mengikut jadual dan

kemaskini rekod penyelenggaraan cegahan didalam

sistem SPA.


Cetak Laporan KEW.PA-13


Menilai program penyelenggaraan bagi memastikan

matlamat program tercapai.

CARTA ALIRAN KERJA


Wujudkan senarai aset yang perlu diselenggara (KEW.PA-13).

Buat penilaian kepada penyelenggaraan sama ada boleh dibuat sendiri atau perlu dilakukan kontraktor.

Jana jadual penyelenggaraan cegahan.

Laksana penyenggaraan mengikut jadual dan kemaskini rekod penyelenggaraan cegahan didalam sistem SPA.

Cetak Laporan KEW.PA-13

Menilai program penyelenggaraan bagi memastikan matlamat program tercapai.

BORANG


BIL. SENARAI BORANG



3. Senarai Aset Perlu Penyelenggaraan - KEW.PA-13

Aktiviti 2.14.4 :

Menyelenggara Aset (Penyelenggaraan

Pembetulan)

PROSES KERJA

Aktiviti 2.14.4 : Menyelenggara Aset (Penyelenggaraan Pembetulan)

JAWATAN PROSES

Aduan Pengguna / Pegawai Aset

Pengguna kemuka permohonan / aduan kerosakan

(KEW.PA-9) Rekod aduan kerosakan.

Pegawai Aset / Pembantu Tadbir (Aset)

Melakukan proses penilaian, ujian dan pentauliahan

untuk sama ada pembaikan sendiri atau perlu

pembaikan oleh kontraktor. Dapatkan kelulusan di

boran KEW.PA 9


Laksana proses perolehan / penyelenggaraan

Pembantu Tadbir (Aset)

Kemaskini rekod penyelenggaraan didalam sistem

SPA – KEW.PA-14


Awasi kerja-kerja kontraktor


Sedia laporan pembaikan dan rekod

penyelenggaraan di dalam sistem SPA.


Cetak KEW.PA 14


Sedia laporan penyelenggaraan sukuan dan tahunan

CARTA ALIRAN KERJA


Pengguna Kemuka permohonan / aduan kerosakan (KEW.PA-9) Rekod aduan kerosakan.

Melakukan proses penilaian, ujian dan pentauliahan untuk sama ada pembaikan sendiri atau perlu pembaikan oleh kontraktor. Dapatkan kelulusan di boran KEW.PA 9

Laksana proses perolehan / penyelenggaraan

Kemaskini rekod penyelenggaraan didalam sistem SPA – KEW.PA- 14

Awasi kerja-kerja kontraktor

Sedia laporan pembaikan dan rekod penyelenggaraan di dalam sistem SPA. Cetak KEW.PA 14

Sedia laporan penyelenggaraan sukuan dan tahunan

BORANG


BIL. SENARAI BORANG



3. Senarai Aset Perlu Penyelenggaraan - KEW.PA-13

4. Daftar Penyelenggaraan – KEW.PA 14

Aktiviti 2.14.5 :

Melaksanakan Pelupusan Aset

PROSES KERJA

Aktiviti 2.14.5 : Melaksanakan Pelupusan Aset

JAWATAN

PROSES


(Aset) Kenalpasti aset yang perlu dilupuskan.


(Aset) Dapatkan PEP KEW.PA-16 (Jika perlu).


(Aset)

Sediakan maklumat aset dalam Borang Laporan

Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17.

Pegawai Pemeriksa Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa.

Pegawai Pemeriksa Lembaga Pemeriksa melengkapkan laporan dan

Menandatangan.

Pegawai Pemeriksa Kemukakan Laporan Lembaga Pemeriksa kepada

Urusetia Pelupusan.


(Aset)

Semak laporan dan memastikan dokumen sokongan hendaklah disertakan. - Jika lengkap, tentukan Kuasa Melulus Pelupusan - Tidak lengkap,kembalikan kepada Lembaga Pemeriksa (kembali langkah 5).


(Aset)

Semak Bidang Kuasa Melulus; - Nilai perolehan asal lebih > RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan > RM 500,000 diluluskan oleh perbendaharaan. - Nilai perolehan asal < RM 50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan < RM 500,000 diluluskan oleh Kementerian /Jabatan.


(Aset) /


Dapatkan kelulusan; - Lulus? Maklumkan keputusan kepada pemohon. - Tidak? Kembalikan kepada Urusetia untuk maklumat lanjut (kembali langkah 7).

Urusetia Laksana pelupusan mengikut keputusan.

Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19.


(Aset) Mengemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Melulus dan dokumen lain.


(Aset) Kemaskini Rekod

CARTA ALIRAN KERJA


Kenalpasti aset yang perlu dilupuskan dapatkan PEP KEW.PA-16, Jika perlu Sediakan maklumat aset dalam Borang Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17 Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa Lembaga Pemeriksa melengkapkan laporan dan menandatangan Kemukakan Laporan LembagaPemeriksa kepada Urusetia Pelupusan Semak laporan dan memastikan dokumen sokongan disertakan a) Lengkap. Tentukan Kuasa Melulus Pelupusan b) Tidak lengkap

- Kembalikan kepada Lembaga Pemeriksa ( 5. ) Semak Bidang Kuasa Melulus a) Nilai perolehan asal lebih > RM 50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan > RM 500,000 diluluskan oleh perbendaharaan. b) Nilai perolehan asal < RM 50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan < RM 500,000 diluluskan oleh Kementerian /Jabatan Dapatkan kelulusan a) Lulus. Maklumkan keputusan kepada pemohon b) Tidak. Kembalikan kepada Urusetia untuk maklumat lanjut ( 7 )

a

a

b

A

b

b

Laksana pelupusan mengikut keputusan Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19 Mengemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Melulus dan dokumen lain Kemaskini Rekod

A

BORANG


BIL. SENARAI BORANG



3. PEP - KEW.PA-16

4. Laporan Lembaga Pemeriksa - KEW.PA-17

5. Sijil Pelupusan – KEW.PA- 19

Aktiviti 2.14.6 :

Menguruskan Kehilangan Dan Hapus Kira

Aset

PROSES KERJA

Aktiviti 2.14.6 : Menguruskan Hapus Kira Aset

JAWATAN PROSES

Ketua Jabatan Lapor kehilangan serta merta kepada Ketua Jabatan.

Pegawai Pengawal

Laporan Awal KEW.PA 27 disediakan dan

dikemukakan kepada Pegawai Pengawal dan

Perbendaharaan.

Jawatankuasa Penyiasat Dilantik

Ahli Jawatankuasa Penyiasatan dilantik.

Jawatankuasa Penyiasat Dilantik

Jawatankuasa Penyiasatan menjalankan siasatan.

Urusetia Sedia Laporan Akhir KEW.PA 29 dan

mengemukakan kepada Urusetia.

Urusetia

Semak Laporan Akhir; - Lengkap- Laporan akhir dikemukan kepada Pegawai Pengawal untuk syor dan ulasan. - Tidak Lengkap- Laporan dikembalikan kepada Jawatankuasa Penyiasat.

Pegawai Pengawal

Pegawai Pengawal meneliti Laporan Akhir; - Pegawai Pengawal berpuashati;

Pegawai Pengawai memberikan syor dan ulasan di Laporan Akhir

Pegawai Pengawal meluluskan Hapus Kira jika di bawah bidang kuasanya

- Pegawai Pengawal tidak berpuashati; Kembalikan kepada Urusetia untuk siasatan semula


Kemukakan laporan akhir kepada Perbendaharaan.

Perbendaharaan

Pertimbangan dan keputusan oleh Perbendaharaan; - Lulus? Maklum kepada Pegawai Pengawal. - Tidak? Kembalikan kepada Pegawai Pengawal unutk maklumat lanjut.

Urus setia Jabatan melaksanakan keputusan oleh Perbendaharaan.

Pegawai Pengawal Sijil Hapus Kira KEW.PA 31 dikemukakan kepada Perbendaharaan.

CARTA ALIRAN KERJA


Lapor kehilangan serta merta kepada Ketua Jabatan. Laporkan segera kepada Polis dalam masa 24 Jam

Laporan Awal KEW.PA 27 disediakan dan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan Ahli Jawatankuasa Penyiasatan dilantik Jawatankuasa Penyiasatan menjalankan siasatan Sedia Laporan Akhir KEW.PA 29 dan mengemukakan kepada Urusetia

Semak Laporan Akhir a) Lengkap- Laporan akhir dikemukan kepada Pegawai Pengawal untuk syor dan ulasan b) Tidak Lengkap- Laporan dikembalikan kepada Jawatankuasa Penyiasat

Pegawai Pengawal meneliti Laporan Akhir a) Pegawai Pengawal berpuas hati-

Pegawai Pengawai memberikan syor dan ulasan di Laporan Akhir

Pegawai Pengawal meluluskan Hapus Kira jika di bawah bidang kuasanya

b) Pegawai Pengawal tidak berpuas hati-

Kembalikan kepada Urusetia untuk siasatan semula Kemukakan laporan akhir kepada perbendaharaan Pertimbangan dan keputusan oleh Perbendaharaan a) Lulus- Maklum kepada Pegawai Pengawal b) Tidak- Kembalikan kepada Pegawai Pengawal unutk maklumat lanjut Jabatan melaksanakan keputusan oleh Perbendaharaan Sijil Hapus Kira KEW.PA 31 dikemukakan kepada Perbendaharaan

a

b

a

b

a

b

BORANG


BIL. SENARAI BORANG



3. Laporan Awal - KEW.PA- 27

4. Laporan Akhir - KEW.PA-29

5. Sijil Hapus Kira – KEW.PA- 31

Aktiviti 2.14.7 :

Urusan Pelantikan Pegawai Aset Dan

Pegawai Verifikasi Stor

PROSES KERJA

Aktiviti 2.14.7 : Urusan Pelantikan Pegawai Aset Dan Pegawai Pemeriksa Dan

Verifikasi Stor

JAWATAN PROSES

Ketua Penolong Pegawai

Terima permohonan pelantikan pegawai

aset/pegawai pemeriksa dan pegawai verifikasi

daripada Bahagian/Negeri/Cawangan JANM

Penolong Pengarah (Aset)

Semak pelantikan sedia ada. Sekiranya permohonan

pelantikan sama dengan pelantikan sedia ada, keluar

surat makluman.

Penolong Pengarah (Aset)

Sekiranya pelantikan jawatan baru, deraf minit bebas

kelulusan Timbalan Akauntan Negara (Korporat)

Timbalan Akauntan Negara (Korporat)

Kelulusan Timbalan Akauntan Negara (Korporat)


Keluar surat kelulusan kepada

Bahagian/Negeri/Cawangan yang memohon


Rekod pelantikan / Fail

CARTA ALIRAN KERJA


Verifikasi Stor

Terima permohonan pelantikan pegawai aset/pegawai pemeriksa dan pegawai verifikasi daripada Bahagian/Negeri/Cawangan JANM

Semak pelantikan sedia ada. Sekiranya permohonan pelantikan sama dengan pelantikan sedia ada, keluar surat makluman.

Sekiranya pelantikan jawatan baru, deraf minit bebas kelulusan Timbalan Akauntan Negara (Korporat)

Kelulusan Timbalan Akauntan Negara (Korporat)

Keluar surat kelulusan kepada Bahagian/Negeri/Cawangan yang memohon

Rekod pelantikan / Fail

BORANG


Verifikasi Stor

BIL. SENARAI BORANG

1. Tiada

Aktiviti 2.14.8 :

Bertanggungjawab sebagai urus setia

JKPAK

PROSES KERJA

Aktiviti 2.14.8 : Bertanggungjawab Sebagai Urus Setia Mesyuarat JKPAK

JAWATAN PROSES


Rujuk jadual Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan

Aset


Dapatkan kelulusan daripada pengerusi

Jawatankuasa Pengurusan Aset

Pengerusi

Pengerusi meluluskan tarikh mesyuarat


Keluar surat panggilan mesyuarat

-

Mesyuarat Dijalankan


Penyediaan minit mesyuarat

Timbalan Akauntan Negara (Korporat)

Kelulusan minit mesyuarat daripada pengerusi.


Edar minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat dan

rekodkan

CARTA ALIRAN KERJA


Rujuk jadual Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset

Dapatkan kelulusan daripada pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset

Pengerusi meluluskan tarikh mesyuarat

Keluarkan surat panggilan mesyuarat

Mesyuarat Dijalankan

Penyediaan minit mesyuarat

Kelulusan minit mesyuarat daripada pengerusi

Edar minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat dan rekodkan

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Tiada

SUB-FUNGSI 2.15 :

Pengurusan Stor

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.15.1 Menguruskan Terimaan Dan Pendaftaran Stok Melalui SPS

2.15.2 Mengeluarkan Pesanan Stor

2.15.3 Melaksanakan Pelupusan Dan Hapuskira Stok

2.15.4 Kehilangan Dan Hapus Kira Stor Bernilai Rendah

Aktiviti 2.15.1 :

Menguruskan Terimaan Dan Pendaftaran Stok

Melalui SPS

PROSES KERJA

Aktiviti 2.15.1 : Menguruskan Terimaan Dan Pendaftaran Stok Melalui SPS

JAWATAN PROSES

Pegawai Penerima Pegawai Penerima menerima barang daripada

pembekal

Pegawai Penerima

Semak barang diterima dengan dokumen sokongan.

Pegawai Penerima

Pengesahan Penerimaan:

- Membuat pengesahan menggunakan KEW.PS1

- Sekiranya tidak dapat melakukan pengesahan maka dokumen perlu dibuat catatan ”Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa/diukur/ dikira/ ditimbang atau diuji”

- Jika terdapat perselisihan, sediakan KEW.PS2

Pembantu Tadbir (Aset) Rekod borang penerimaan barang

Pembantu Tadbir (Aset) /


(Aset)

Susun barang di lokasi yang ditetapkan

Ketua Pembantu Tadbir Failkan dokumen penerimaan barang

CARTA ALIRAN KERJA


Pegawai Penerima menerima barang daripada pembekal

Semak barang diterima beserta dokumen sokongan. Pengesahan Penerimaan:

a. Membuat pengesahan menggunakan KEW.PS1 b. Sekiranya tidak dapat melakukan pengesahan

maka dokumen perlu dibuat catatan ”Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa/diukur/ dikira/ ditimbang atau diuji”

c. Jika terdapat perselisihan, sediakan KEW.PS2

Rekod borang penerimaan barang

Susun barang di lokasi yang ditetapkan Failkan dokumen penerimaan barang

b

a

c

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 Kew-PS 1

2 Kew-PS 2

Aktiviti 2.15.2 :

Mengeluarkan Pesanan Stor

PROSES KERJA

Aktiviti 2.15.2 : Mengeluarkan Pesanan Stor

JAWATAN PROSES

Pembantu Tadbir (Aset) Pengguna mengisi borang permohonan pengeluaran

barang stor


Dapatkan kelulusan daripada pegawai melulus


Pegawai stor keluarkan barang dan mengesahkan

pengeluaran tersebut


Rekod pengeluaran dalam sistem dan cetak borang pengeluaran

Pengguna Pengguna sahkan pengeluaran barang

Pembantu Tadbir (Aset) Fail

CARTA ALIRAN KERJA


Pengguna mengisi borang permohonan pengeluaran barang stor Dapatkan kelulusan daripada pegawai melulus

a. Lulus b. Tidak lulus –Mohon Semula

Pegawai stor keluarkan barang dan mengesahkan pengeluaran tersebut Rekod pengeluaran dalam sistem dan cetak borang pengeluaran Pengguna sahkan pengeluaran barang Fail

a

b

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 Kew-PS 11

Aktiviti 2.15.3 :

Melaksanakan Pelupusan Dan Hapuskira Stok

PROSES KERJA

Aktiviti 2.15.3 : Melaksanakan Pelupusan Dan Hapuskira Stok

JAWATAN PROSES

Pegawai Stor

Terima Permohonan -KEW-PA19


Arahan kepada Lembaga pemeriksa

Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Dilantik

Lembaga Pemeriksa Laksanakan Pemeriksaan dan

lengkapkan Kew-PS19

Pembantu Tadbir (Aset) Urus Setia terima KEW-PS19 yang lengkap

Penolong Pengarah / Ketua

Pembantu Tadbir /


Kemuka kepada Kuasa Melulus untuk kelulusan

Pegawai Stor

Kemaskini kad kawalan stok dan kad petak diruang keluar dan diruang baki

CARTA ALIRAN KERJA


Terima Permohonan -KEW-PA19 Arahan kepada Lembaga pemeriksa

Lembaga Pemeriksa Laksanakan Pemeriksaan dan lengkapkan Kew-PS19

Urus Setia terima KEW-PS19 yang lengkap

Kemuka kepada Kuasa Melulus untuk kelulusan

Kemaskini kad kawalan stok dan kad petak diruang keluar dan diruang baki

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 Kew-PS 19

Aktiviti 2.15.4 :

Kehilangan Dan Hapus Kira Stor Bernilai

Rendah

PROSES KERJA

Aktiviti 2.15.4 : Kehilangan Dan Hapus Kira Stor Bernilai Rendah

JAWATAN PROSES

Pegawai Stor

Sedia Laporan Hapus Kira kekurangan stok KEW-PS

21 dengan merujuk KEW.PS-14

Ketua Jabatan

Pengesahan Kew-PS 21 oleh Ketua Jabatan

Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir (Aset)

Kemuka kepada kuasa melulus Hapus Kira

Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir (Aset)

Kemaskini Kad Kawalan Stok dan Kad Petak diruang 'Keluar' dan di ruang 'Baki'

CARTA ALIRAN KERJA


Sedia Laporan Hapus Kira kekurangan stok KEW-PS 21 dengan merujuk KEW.PS-14

Kew-PS 21 disahkan oleh Ketua Jabatan Kemuka kepada kuasa melulus Hapus Kira Kemaskini Kad Kawalan Stok dan Kad Petak diruang 'Keluar' dan di ruang 'Baki'

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 Kew-PS 21

SUB-FUNGSI 2.16 :

Penyelenggaraan Bangunan Dan Keselamatan

Pejabat

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.16.1 Melantik J/Kuasa Keselamatan Jabatan

2.16.2 Menguruskan Pas Keselamatan Pekerja

Aktiviti 2.16.1 :

Melantik Jawatankuasa Keselamatan

Jabatan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.16.1 : Melantik Jawatankuasa Keselamatan Jabatan

JAWATAN

PROSES

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Rancang dan pohon cadangan pelantikan Jawatankuasa

Keselamatan ikut Bahagian

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Terima cadangan ahli daripada bahagian

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Kemuka kepada ANM untuk kelulusan jawatankuasa

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Edar makluman pelantikan kepada ahli melalui Pengarah

Bahagian

CARTA ALIRAN KERJA


Rancang dan pohon cadangan pelantikan Jawatankuasa

Keselamatan ikut Bahagian

Terima cadangan ahli daripada bahagian

Kemuka kepada ANM untuk kelulusan jawatankuasa

Edar makluman pelantikan kepada ahli melalui Pengarah

Bahagian

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 Tiada

Aktiviti 2.16.2 :

Menguruskan Pas Keselamatan Pekerja

PROSES KERJA

Aktiviti 2.16.2 : Menguruskan Pas Keselamatan Pekerja

JAWATAN

PROSES

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Bahagian kemuka permohonan untuk pas keselamatan

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Semak permohonan dan sediakan kelulusan diperingkat

Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Kunci masuk data pegawai bagi pas keselamatan mengikut

permohonan

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Kemuka kepada Bahagian Keselamatan Kementerian

Kewangan untuk cetakan kad

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Terima pas daripada Kementerian Kewangan

Penolong Pengarah /

Penolong Pegawai

Tadbir

Edar kepada pemohon

CARTA ALIRAN KERJA


Bahagian kemuka permohonan untuk pas keselamatan

Semak permohonan dan sediakan kelulusan diperingkat

Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan

Kunci masuk data pegawai bagi pas keselamatan

mengikut permohonan

Kemuka kepada Bahagian Keselamatan Kementerian

Kewangan untuk cetakan kad

Terima pas daripada Kementerian Kewangan

Edar kepada pemohon

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 Tiada

SUB-FUNGSI 2.17 :

Pengurusan kenderaan

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.17.1 Memproses Permohonan Kenderaan Jabatan dan Maklumkan

Keputusan (Lulus / Tidak) kepada Pemandu

2.17.2 Penyelenggaraan Kerosakan Kenderaan Milik Jabatan

2.17.3 Penyelenggaraan Kerosakan Kenderaan Disewa

2.17.4 Penyelenggaraan Kenderaan Berkala

2.17.5 Mengemaskini Buku Log Kenderaan

2.17.6 Penyediaan Bayaran Kad Inden Petrol

2.17.7 Membaharui Kenderaan Yang Telah Tamat Tempoh Pajakan

2.17.8 Memohon Kenderaan Baru (JUSA)

2.17.9 Pembelian Kenderaan Pegawai JUSA Selepas Bersara

Aktiviti 2.17.1 :

Memproses Permohonan Kenderaan Jabatan

dan Maklumkan Keputusan (Lulus / Tidak)

kepada Pemandu

PROSES KERJA

Aktiviti 2.17.1 : Menguruskan Tempahan Kenderaan

JAWATAN

PROSES

Pembantu Tadbir

Terima borang permohonan

Pembantu Tadbir

Semak jadual pergerakan kenderaan mengenai tarikh dan

masa sekiranya berlaku pertindihan

Penolong Pegawai

Tadbir / Ketua

Pembantu Tadbir

Lulus bagi permohonan dalam kawasan ibu pejabat. Majukan

kepada Penolong Pegawai Tadbir / Ketua Pembantu Tadbir

sekiranya permohonan di luar kawasan

Pembantu Tadbir

Rekod permohonan ke dalam jadual pergerakan kenderaan

Pembantu Tadbir

Maklum kepada pemohon dan pamerkan jadual pergerakan

kenderaan untuk makluman pemandu

CARTA ALIRAN KERJA


Ya

Maklum kepada Bertindih?

Pemohon

Tidak

Semak jadual pergerakan

kenderaan mengenai tarikh dan

masa sekiranya berlaku pertindihan


Lulus bagi permohonan dalam

kawasan ibu pejabat. Majukan

kepada Penolong Pegawai Tadbir /

Ketua Pembantu Tadbir sekiranya

permohonan di luar kawasan

Rekod permohonan ke dalam jadual

pergerakan kenderaan

Maklum kepada pemohon dan

pamerkan jadual pergerakan

kenderaan untuk makluman

pemandu

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 BORANG – Permohonan Kenderaan Jabatan

Aktiviti 2.17.2 :

Penyelenggaraan Kerosakan Kenderaan

Milik Jabatan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.17.2 : Penyelenggaraan Kerosakan Kenderaan Milik Jabatan

JAWATAN

PROSES

Ketua Pembantu

Tadbir / Pembantu

Tadbir

Terima aduan daripada pengguna melalui Borang Aduan

Kerosakan Kenderaan Milik Jabatan.

Ketua Pembantu

Tadbir / Pembantu

Tadbir

Semak status jaminan (warranty) kenderaan milik Jabatan

yang mengalami kerosakan.

a. Sekiranya status jaminan masih ada, hubungi pembekal

kenderaan milik Jabatan tersebut untuk pembaikan.

b. Sekiranya status jaminan telah tamat tempoh, dapatkan

sebut harga daripada pembekal dan pilih pembekal yang

sesuai.

Pembantu Tadbir /

Pemandu

Serah kenderaan milik Jabatan kepada pembekal untuk

dibaiki.

Pembantu Tadbir /

Pemandu

Terima kenderaan milik Jabatan yang telah dibaiki, sahkan dan

rekod dalam KEW.PA-14.

CARTA ALIRAN KERJA


a.

Terima aduan daripada pengguna melalui

Borang Aduan Kerosakan Kenderaan Milik

Jabatan

Tidak

Semak status jaminan (warranty)

kenderaan milik Jabatan yang mengalami

kerosakan

a. Sekiranya status jaminan masih ada,

hubungi pembekal kenderaan milik

Jabatan tersebut untuk pembaikan.

b. Sekiranya status jaminan telah tamat

tempoh, dapatkan sebut harga

daripada pembekal dan pilih pembekal

yang sesuai.

Hubungi pembekal

Serah kepada pembekal

b.

Terima, sahkan dan rekod

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 BORANG – Permohonan Penyelenggaraan Kerosakan Kenderaan Milik Jabatan

2 Daftar Penyelenggaraan Aset- KEW.PA-14

3 Senarai Aset Perlu Penyelenggaraan - KEW.PA-13


Aktiviti 2.17.3 :

Penyelenggaraan Kerosakan Kenderaan

Disewa

PROSES KERJA

Aktiviti 2.17.3 : Penyelenggaraan Kerosakan Kenderaan Disewa

JAWATAN

PROSES

Ketua Pembantu

Tadbir / Pembantu

Tadbir

Terima aduan daripada pengguna melalui Memo / Borang

Aduan Kerosakan Kenderaan Yang Disewa.

Ketua Pembantu

Tadbir / Pembantu

Tadbir

Serah kenderaan yang disewa kepada pembekal untuk dibaiki.

Pembantu Tadbir

Terima peralatan / kenderaan yang telah dibaiki, sahkan dan

rekod dalam Borang Aduan Kerosakan Kenderaan Yang

Disewa.

CARTA ALIRAN KERJA


Terima aduan daripada

pengguna melalui Memo /

Borang Aduan Kerosakan

Kenderaan Yang Disewa

Serah kenderaan yang

disewa kepada pembekal

untuk dibaiki

Terima peralatan / kenderaan yang

telah dibaiki, sahkan dan rekod

dalam Borang Aduan Kerosakan

Kenderaan Yang Disewa.

BORANG


BIL. SENARAI BORANG


2 BORANG – Aduan Kerosakan Kenderaan Yang Disewa.



Aktiviti 2.17.4 :

Penyelenggaraan Kenderaan Berkala

PROSES KERJA

Aktiviti 2.17.4 : Penyelenggaraan Kenderaan Berkala

JAWATAN

PROSES

Ketua Pembantu

Tadbir / Pembantu

Tadbir

Sediakan Jadual Penyelenggaraan Berkala kenderaan milik

Jabatan berdasarkan input borang

KEW.PA-13. Bagi kenderaan yang disewa, dapatkan Jadual

Penyelenggaran Berkala daripada pembekal.

Ketua Pembantu

Tadbir / Pembantu

Tadbir

Laksanakan / pantau penyelenggaraan mengikut Jadual

Penyelenggaraan.

Pembantu Tadbir

Rekod maklumat penyelenggaraan dalam KEW.PA-14 bagi

kenderaan milik Jabatan. Bagi kenderaan yang disewa, failkan

salinan pendua kerja penyelenggaraan.

CARTA ALIRAN KERJA


Sediakan Jadual Penyelenggaraan Berkala

kenderaan milik Jabatan berdasarkan input

borang KEW.PA-13. Bagi kenderaan yang disewa,

dapatkan Jadual Penyelenggaran Berkala

daripada pembekal Laksanakan / pantau penyelenggaraan

mengikut Jadual Penyelenggaraan

Rekod maklumat penyelenggaraan dalam

KEW.PA-14 bagi kenderaan milik Jabatan. Bagi

kenderaan yang disewa, failkan salinan pendua

kerja penyelenggaraan

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 BORANG – Permohonan Penyelenggaraan Kerosakan Kenderaan Milik Jabatan


3 BORANG – Aduan Kerosakan Kenderaan Yang Disewa.



Aktiviti 2.17.5 :

Mengemaskini Buku Log Kenderaan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.17.5 : Mengemaskini Buku Log Kenderaan

JAWATAN PROSES


Pembantu Tadbir /

Pemandu

Arahan kepada pemandu untuk mengemaskini dan

menyerahkan buku log kepada penyelia untuk

semakan setiap minggu (Jumaat)


Pembantu Tadbir

Penyelia Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir

menyemak buku log kenderaan


Pembantu Tadbir

Buat pembetulan sekiranya ada


Pembantu Tadbir

Sahkan penyemakan buku log kenderaan


Pembantu Tadbir

Sahkan kiraan minyak pada setiap hujung bulan

dalam buku log serta menganalisa kadar

penggunaan bahan api.


Pembantu Tadbir

Pulang buku log kepada pemandu untuk tugasan

minggu berikutnya.

CARTA ALIRAN KERJA


Arahan kepada pemadu untuk mengemaskini dan

menyerahkan buku log kepada penyelia untuk semakan

setiap minggu (Jumaat)

Penyelia Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir

menyemak buku log kenderaan

Buat pembetulan sekiranya ada

Sahkan penyemakan buku log kenderaan

Sahkan kiraan minyak pada setiap hujung bulan dalam

buku log serta menganalisa kadar penggunaan bahan

api.

Pulang buku log kepada pemandu untuk tugasan minggu

berikutnya

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Tiada

Aktiviti 2.17.6 :

Penyediaan Bayaran Kad Inden Petrol

PROSES KERJA Aktiviti 2.17.6 : Penyediaan Bayaran Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit / Kad Inden

JAWATAN

PROSES

Pembantu Tadbir

Terima invois daripada syarikat pembekal shell / petronas / TnGo

Ketua Pembantu

Tadbir

Semak invois dan tuntutan semua maklumat berkaitan dengan

jabatan

Ketua Pembantu

Tadbir / Pembantu

Tadbir

Jika semua maklumat betul .Edarkan kepada pengguna iaitu JUSA

dan Pemandu untuk mengesahkan minyak dan TnG yang telah

digunakan

Ketua Pembantu

Tadbir / Pembantu

Tadbir

Jika maklumat tak berkaitan / tak betul kembalikan kepada

pembekal

Pembantu Tadbir

Semak invois dengan resit untuk menentukan minyak dan TnG

yang telah digunakan untuk bayaran dan sediakan dalam dua

salinan

Penolong Pegawai

Tadbir / Ketua

Pembantu Tadbir /

Pembantu Tadbir

Majukan kepada Ketua Bahagian untuk tandatangan pengesahan

invois

Pembantu Tadbir

Satu salinan dihantar ke Unit Kewangan untuk tujuan rekod

bayaran dan satu salinan difailkan

Ada kesilapan

Maklumkan kepada pembekal

Jika maklumat tak berkaitan /

tak betul kembalikan kepada

pembekal

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.17.6 : Penyediaan Bayaran Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit / Kad Inden

Terima invois daripada syarikat

pembekal shell / petronas / TnGo

Semak invois dan tuntutan semua

maklumat berkaitan dengan jabatan

Edarkan kepada pengguna iaitu JUSA

dan Pemandu untuk mengesahkan

minyak dan TnG yang telah digunakan

Semak invois dengan resit untuk

menentukan minyak dan TnG yang telah

digunakan untuk bayaran dan sediakan

dalam dua salinan

Majukan kepada Ketua Bahagian untuk

tandatangan pengesahan invois

Satu salinan dihantar ke Unit Kewangan

untuk tujuan rekod bayaran dan satu

salinan difailkan

BORANG

Aktiviti 2.17.6 : Penyediaan Bayaran Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit / Kad Inden

BIL. SENARAI BORANG

1 Tiada

Aktiviti 2.17.7 :

Membaharui Kenderaan Yang Telah Tamat

Tempoh Pajakan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.17.7 : Membaharui Kenderaan Yang Telah Tamat Tempoh Pajakan

JAWATAN

PROSES

Ketua Pembantu

Tadbir

Terima borang pesanan kenderaan dari SPANCO

Pembantu Tadbir

Hantar borang ke Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan untuk dimajukan ke Negeri / Cawangan

Ketua Pembantu

Tadbir / Pembantu Tadbir

Terima borang dari Negeri / Cawangan cawangan yang telah lengkap diisi

Pembantu Tadbir / Timbalan Pengarah

Sediakan surat iringan yang ditandatangani oleh Timbalan Pengarah serta borang permohonan untuk dimajukan ke Kementerian Kewangan

Pembantu Tadbir

Terima kelulusan dari Kementerian Kewangan

Pembantu Tadbir

Hubungi SPANCO dan tentukan kenderaan diserahkan oleh SPANCO ke Negeri / Cawangan

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.17.7 : Membaharui Kereta Yang Telah Tamat Tempoh Pajakan

Terima borang pesanan dari

SPANCO

Hantar borang ke Bahagian

Pengurusan Operasi Pejabat

Perakaunan untuk Dimajukan ke

Negeri /Cawangan

Terima borang dari Negeri / Cawangan cawangan yang telah lengkap diisi

Sediakan surat iringan yang ditandatangani oleh Timbalan Pengarah serta borang permohonan untuk dimajukan ke Kementerian Kewangan

Terima kelulusan dari Kementerian Kewangan Hubungi SPANCO dan tentukan kenderaan diserahkan oleh SPANCO ke Negeri / Cawangan

BORANG

Aktiviti 2.17.7 : Membaharui Kereta Yang Telah Tamat Tempoh Pajakan

BIL. SENARAI BORANG

1 BORANG – Permohonan Membaharui Kereta Pajakan

Aktiviti 2.17.8 :

Memohon Kenderaan Baru (JUSA)

PROSES KERJA

Aktiviti 2.17.8 : Permohonan Kenderaan Baru (JUSA)

JAWATAN

PROSES

Ketua Pembantu

Tadbir / Pembantu

Tadbir

Terima borang permohonan dari pemohon (JUSA)

Ketua Pembantu

Tadbir / Pembantu

Tadbir

Sediakan surat beserta borang permohonan dan dokumen berkaitan

yang disahkan oleh Timbalan Pengarah untuk dimajukan ke

Kementerian Kewangan

Pembantu Tadbir

Dapatkan kelulusan dari Kementerian Kewangan

Pembantu Tadbir

Hubungi SPANCO untuk dapatkan kenderaan

Pembantu Tadbir

Terima kenderaan daripada SPANCO dan serahkan kepada JUSA

berkenaan

CARTA ALIRAN KERJA


Terima borang permohonan dari

pemohon (JUSA)

Sediakan surat beserta borang

permohonan dan dokumen berkaitan

yang disahkan oleh Timbalan

Pengarah untuk dimajukan ke


Dapatkan kelulusan dari


Hubungi SPANCO untuk

dapatkan kenderaan

Terima kenderaan daripada

SPANCO dan serahkan kepada

JUSA berkenaan

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 BORANG – Permohonan Kenderaan Baru untuk JUSA

Aktiviti 2.17.9 :

Pembelian Kenderaan Pegawai JUSA

Selepas Bersara

PROSES KERJA

Aktiviti 2.17.9 : Pembelian Kenderaan Pegawai JUSA Selepas Bersara

JAWATAN

PROSES

Ketua Pembantu

Tadbir / Pembantu

Tadbir

Terima borang permohonan dari pemohon

Ketua Pembantu

Tadbir / Pembantu

Tadbir

Sedia surat dan borang permohonan serta dokumen berkaitan yang

telah disahkan oleh Timbalan Pengarah untuk dimajukan kepada


Pembantu Tadbir

Terima kelulusan Kementerian Kewangan

Pembantu Tadbir

Hubungi SPANCO untuk uruskan pembelian dan tukar hak milik

kenderaan

Pembantu Tadbir

Terima kenderaan dari SPANCO dan serahkan kepada pemohon

JUSA

CARTA ALIRAN KERJA



Sedia surat dan borang permohonan

serta dokumen berkaitan yang telah

disahkan oleh Timbalan Pengarah

untuk dimajukan kepada


Terima kelulusan dari


Hubungi SPANCO untuk urusan

pembelian dan tukar hakmilik

kenderaan

Terima kenderaan dari SPANCO

dan serahkan kepada pemohon

(JUSA)

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 BORANG – Permohonan Pembelian Kenderaan oleh Jusa Selepas Bersara

SUB-FUNGSI 2.18 :

Pengurusan Kewangan dan Perolehan

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

2.18.1 Pengurusan Belanjawan

2.18.2 Pengurusan Operasi Bayaran

2.18.3 Pengurusan Terimaan

2.18.4 Pengurusan Perolehan

Aktiviti 2.18.1:

Pengurusan Belanjawan


BIL AKTIVITI 2.18.1 - PENGURUSAN BELANJAWAN

2.18.1 (i) Belanjawan Mengurus Tahunan

a) Menyedia Anggaran Belanjawan Tahunan Bagi Perbelanjaan Mengurus BPPP

berasaskan OBB

b) Menyelaras Penyediaan Anggaran Belanjawan Tahunan Bagi Perbelanjaan Mengurus

bagi semua bahagian JANM berasaskan OBB

c) Menguruskan pemeriksaan belanjawan Jabatan

d) Menyediakan permohonan agih/pindah/tambahan peruntukan

e) Mengurus permohonan agih/pindah/tambahan peruntukan daripada bahagian JANM

untuk kelulusan Pegawai Pengawal

f) Menyediakan Unjuran Aliran Tunai secara berkala

g) Menyelaras pengemaskinian Unjuran Aliran Tunai JANM

h) Mengurus permohonan cadangan pembelian aset/harta Modal untuk kelulusan Pegawai

Pengawal

2.18.1 (ii) Menguruskan Penyediaan Permohonan Projek Di Bawah Rancangan

Malaysia Lima Tahun (RMLT)

a) Menyedia Anggaran Belanjawan Perbelanjaan Pembangunan Projek Di Bawah RMLT

b) Menyelaraskan Anggaran Belanjawan Perbelanjaan Pembangunan bagi projek yang

dilulus di bawah RMLT oleh Pengurusan Tertinggi JANM

c) Menyedia Anggaran Belanjawan Perbelanjaan Pembangunan bagi Rolling Plan(RP) 1 - 4

d) Menyelaraskan Anggaran Belanjawan Perbelanjaan Pembangunan bagi Rolling Plan

(RP) 1 - 4 yang dilulus oleh Pengurusan Tertinggi JANM

e) Menguruskan pemeriksaan belanjawan Pembangunan Jabatan

f) Menyediakan unjuran anggaran keperluan aliran tunai Perbelanjaan Pembangunan

JANM

g) Menyelaras pengemaskinian unjuran anggaran keperluan aliran tunai Perbelanjaan

Pembangunan JANM

h) Menyediakan maklumat kemajuan projek dan prestasi kewangan projek

i) Mengemas kini maklumat kemajuan dan prestasi kewangan projek-projek pembangunan

ke dalam sistem SPPII

j) Memantau Prestasi Perbelanjaan Pembangunan melalui Laporan A499P

2.18.1 (iii) Menguruskan Waran Peruntukan

a) Waran Asal

b) Waran Tambah

c) Waran Pindah/Viremen

d) Waran Tarik

e) Waran Kecil

f) Waran Kosong

g) Menguruskan Pembatalan Waran

Aktiviti 2.18.1 (i) :

Belanjawan Mengurus Tahunan

Aktiviti 2.18.1 (i) (a) :

Menyedia Anggaran Belanjawan

Tahunan Bagi Perbelanjaan Mengurus

BPPP berasaskan OBB

PROSES KERJA


Menyedia Anggaran Belanjawan Tahunan

Bagi Perbelanjaan Mengurus BPPP

berasaskan OBB

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (i) (a) : Menyedia Anggaran Belanjawan Tahunan Bagi

Perbelanjaan Mengurus BPPP berasaskan OBB

JAWATAN PROSES

PENGARAH BAHAGIAN Terima arahan penyediaan bajet.

PENGARAH BAHAGIAN/

TIMBALAN PENGARAH Rujuk Pekeliling untuk penyediaan Bajet Tahunan.

KETUA PENOLONG PENGARAH

KANAN / KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG PENGARAH

Edarkan memo/emel kepada Ketua Seksyen / Ketua

Unit bagi mendapatkan maklum balas keperluan

bajet.


/ PENOLONG PENGARAH

KANAN / PENOLONG

PENGARAH /PENOLONG

AKAUNTAN KANAN/

PENOLONG AKAUNTAN

Terima, kumpul dan selaras maklum balas mengikut

pecahan Objek Lanjut beserta dokumen sokongan.



PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG PENGARAH

Sediakan cadangan anggaran belanjawan mengikut

format.



PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG PENGARAH

Kemukakan cadangan anggaran belanjawan untuk

kelulusan Pengarah Bahagian.

PENGARAH BAHAGIAN Kunci masuk anggaran belanjawan di dalam sistem

MyResult (rujuk manual pengguna MyResult)

JAWATAN PROSES

PENGARAH BAHAGIAN

Sahkan anggaran perbelanjaan di dalam sistem

MyResult dan kemukakan kepada Ketua Program

untuk pengesahan


/ PENOLONG PENGARAH

KANAN / PENOLONG

PENGARAH/ PENOLONG

AKAUNTAN/ PEMBANTU

AKAUNTAN

Cetak APMF bahagian beserta cadangan

perbelanjaan dan kemukakan sebanyak 7 salinan

kepada Bahagian Pembangunan Perakaunan dan

Pengurusan (BPPP), JANM.

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR /

PEMBANTU OPERASI

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA




BPPP berasaskan OBB

CARTA ALIRAN KERJA



Terima arahan

Rujuk Pekeliling

Edarkan memo/emel

Terima, kumpul dan selaras maklum balas

Sediakan cadangan anggaran belanjawan

Kemukakan cadangan anggaran belanjawan

Kunci masuk anggaran belanjawan

BERSETUJU

Cetak APMF

Failkan

YA

TIDAK PEMBETULAN

SENARAI BORANG




BPPP berasaskan OBB

SENARAI BORANG



BIL. SENARAI BORANG

1. FORMAT YANG DIEDARKAN OLEH PERBENDAHARAAN MALAYSIA

2. FORMAT PENYEDIAAN BELANJAWAN JANM

3. Laporan Kerangka Keberhasilan Activity Performance Management Framework

(APMF)

Aktiviti 2.18.1 (i) (b) :

Menyelaras Penyediaan Anggaran

Belanjawan Tahunan Bagi Perbelanjaan

Mengurus bagi semua bahagian JANM

berasaskan OBB

PROSES KERJA





berasaskan OBB

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (i) (b) : Menyelaras Penyediaan Anggaran Belanjawan Tahunan

Bagi Perbelanjaan Mengurus bagi semua bahagian JANM

berasaskan OBB

JAWATAN PROSES

AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA

Terima arahan dan surat pekeliling penyediaan bajet Jabatan

serta Batas Perbelanjaan.

PENGARAH / TIMBALAN

PENGARAH

Edarkan memo/emel kepada Ketua Aktiviti/Pengarah Bahagian

bagi penyediaan bajet berdasarkan Batas Perbelanjaan (ET)

yang diberi.

KETUA PENOLONG PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN / PENOLONG AKAUNTAN

Terima permohonan cadangan Kerangka Keberhasilan Activity

Performance Management Framework (APMF) dan cadangan

anggaran perbelanjaan dari semua Bahagian secara dalam

talian dan manual.

TIMBALAN PENGARAH / KETUA

PENOLONG PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN

Teliti dan semak cadangan Kerangka Keberhasilan APMF dan

cadangan anggaran perbelanjaan.

AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Sahkan cadangan Kerangka Keberhasilan APMF dan cadangan

perbelanjaan peringkat Bahagian serta cadangan Programme

Performance Management Framework (PPMF) dan cadangan

perbelanjaan oleh Ketua Program


Kemukakan cadangan PPMF Jabatan secara dalam talian

kepada Perbendaharaan untuk kelulusan



Cetak PPMF dan hantar PPMF berserta APMF setiap bahagian

kepada Perbendaharaan Malaysia.

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR / PEMBANTU OPERASI

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA





berasaskan OBB

CARTA ALIRAN KERJA



berasaskan OBB

Terima permohonan

Edarkan memo/emel

Terima APMF

Buat semakan

BERSETUJU

Sign Off dan kemukakan PPMF secara

dalam talian

Cetak dan hantar PPMF dan APMF

Failkan

YA

TIDAK PEMBETULAN

SENARAI BORANG





berasaskan OBB

SENARAI BORANG



berasaskan OBB

BIL. SENARAI BORANG

1. FORMAT YANG DIEDARKAN OLEH PERBENDAHARAAN MALAYSIA

2. FORMAT PENYEDIAAN BELANJAWAN J AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

3. Laporan Kerangka Keberhasilan Activity Performance Management Framework

(APMF)

4. Laporan Programme Performance Management Framework (PPMF)

Aktiviti 2.18.1 (i) (c) :

Menguruskan Pemeriksaan Belanjawan

Jabatan

PROSES KERJA



Jabatan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (i) (c) : Menguruskan Pemeriksaan Belanjawan Jabatan

JAWATAN PROSES

PENGARAH

BAHAGIAN

Terima tarikh dan jadual pemeriksaan belanjawan dari

Perbendaharaan


PENOLONG PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN

Maklumkan tarikh dan jadual pemeriksaan belanjawan kepada

Bahagian-bahagian yang terlibat melalui emel/memo

PENGARAH BAHAGIAN dan

TIMBALAN PENGARAH

Hadir mesyuarat dan bentang cadangan belanjawan mengikut

jadual yang telah ditetapkan.



Catat pindaan dan persetujuan yang dibuat semasa

pemeriksaan bajet oleh Pegawai Pemeriksa Belanjawan (BRO)



Kemaskini cadangan belanjawan seperti yang telah disyorkan

oleh BRO.

PEMBANTU AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR / PEMBANTU OPERASI

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA



Jabatan

CARTA ALIRAN KERJA


Terima tarikh dan jadual pemeriksaan belanjawan

Maklumkan tarikh dan jadual melalui memo/emel

Hadir mesyuarat pemeriksaan dan bentangkan

BERSETUJU

Kemaskini cadangan belanjawan

Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG



Jabatan

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Tiada

Aktiviti 2.18.1 (i) (d) :

Menyediakan permohonan

agih/pindah/tambahan peruntukan

PROSES KERJA




PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (i) (d) : Menyediakan permohonan agih/pindah/tambahan

peruntukan

JAWATAN PROSES

KETUA PENOLONG PENGARAH KANAN / KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG PENGARAH KANAN /

PENOLONG PENGARAH

Semak baki dan keperluan peruntukan

PENOLONG PENGARAH / PENOLONG AKAUNTAN

KANAN / PAK/ PENOLONG AKAUNTAN

Sediakan permohonan agih/pindah/tambahan mengikut

format


PENGARAH KANAN / PENOLONG PENGARAH

Semak dan dapatkan persetujuan pegawai penyelia

TIMBALAN PENGARAH / KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG PENGARAH

Kemukakan permohonan kepada BPPP untuk dipanjangkan

bagi mendapatkan kelulusan Perbendaharaan



Semak permohonan dan kemukakan kepada

Perbendaharaan untuk kelulusan

PENGARAH / TIMBALAN PENGARAH / KETUA

PENOLONG PENGARAH

Terima kelulusan bagi agih/pindah/tambah peruntukan

daripada Perbendaharaan melalui BPPP

PENOLONG AKAUNTAN KANAN / PENOLONG

AKAUNTAN / PEMBANTU AKAUNTAN

Kunci masuk waran ke dalam sistem eSPKB.

PEMBANTU AKAUNTAN / PEMBANTU TADBIR / PEMBANTU OPERASI

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA




CARTA ALIRAN KERJA


peruntukan

Semak baki dan keperluan

Sedia & semak permohonan

Dapatkan persetujuan

Kemukakan kepada BPPP

BERSETUJU

Kemukakan permohonan kepada

Perbendaharaan

BERSETUJU

Terima kelulusan permohonan

Kunci masuk waran

Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG




SENARAI BORANG


Peruntukan

BIL. SENARAI BORANG

1. FORMAT PERMOHONAN AGIH/PINDAH/TAMBAH PERUNTUKAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Aktiviti 2.18.1 (i) (e) :

Mengurus permohonan

agih/pindah/tambahan peruntukan daripada

bahagian JANM untuk kelulusan Pegawai

Pengawal

PROSES KERJA


Mengurus permohonan


daripada bahagian JANM untuk kelulusan

Pegawai Pengawal

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (i) (e) : Mengurus permohonan agih/pindah/tambahan peruntukan

daripada bahagian Jabatan Akauntan Negara Malaysia untuk

kelulusan Pegawai Pengawal

JAWATAN PROSES


PENOLONG PENGARAH

Terima permohonan dari Bahagian bagi




Semak permohonan dan baki peruntukan yang terlibat


PENGARAH / PENOLONG PENGARAH KANAN

Kemukakan permohonan kepada Perbendaharaan


PENOLONG PENGARAH

Terima kelulusan bagi agih/pindah/tambah/ peruntukan

daripada Perbendaharaan



Kemukakan kelulusan agih/pindah/tambah/ kepada

Bahagian terlibat

PEMBANTU AKAUNTAN/ PEMBANTU TADBIR / PEMBANTU OPERASI

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA


Mengurus permohonan



Pegawai Pengawal

CARTA ALIRAN KERJA




Terima permohonan

Semak permohonan

BERSETUJU

Kemukakan permohonan kepada MOF

BERSETUJU

Terima kelulusan permohonan

Kemukakan kepada Bahagian terlibat

Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG


Mengurus permohonan



Pegawai Pengawal

SENARAI BORANG




BIL. SENARAI BORANG

1. FORMAT PERMOHONAN AGIH/PINDAH/TAMBAH PERUNTUKAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Aktiviti 2.18.1 (i) (f) :

Menyediakan Unjuran Aliran Tunai secara

berkala

PROSES KERJA



berkala

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (i) (f) : Menyediakan Unjuran Aliran Tunai secara berkala

JAWATAN PROSES

KETUA PENOLONG PENGARAH KANAN / KETUA

PENOLONG PENGARAH / PENOLONG PENGARAH

KANAN / PENOLONG PENGARAH

Edarkan memo/emel kepada Pejabat Negeri/Cawangan/

Ketua Seksyen/Ketua Unit bagi mendapatkan maklum

balas keperluan unjuran aliran tunai secara berkala iaitu

sebelum 15 hari bulan setiap permulaan suku tahun

(Januari, April, Julai & Oktober).


PENGARAH KANAN/ PENOLONG PENGARAH / PENOLONG AKAUNTAN

KANAN / PENOLONG AKAUNTAN

Terima dan semak laporan unjuran aliran tunai

PENGARAH BAHAGIAN Sahkan laporan unjuran aliran tunai



KANAN / PENOLONG PENGARAH / PENOLONG

AKAUNTAN KANAN / PENOLONG AKAUNTAN

Kemukakan laporan kepada BPPP


Failkan

CARTA ALIRAN KERJA



berkala

CARTA ALIRAN KERJA


Edarkan emel/memo

Terima dan semak maklum balas

Sahkan laporan Unjuran Aliran Tunai

BERSETUJU


Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG



berkala

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. LAMPIRAN A – PB 1.2

Aktiviti 2.18.1 (i) (g) :

Menyelaras pengemaskinian Unjuran Aliran

Tunai JANM

PROSES KERJA


Menyelaras pengemaskinian

Unjuran Aliran Tunai JANM

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (i) (g) : Menyelaras pengemaskinian Unjuran Aliran Tunai Jabatan

Akauntan Negara Malaysia

JAWATAN PROSES

PENGARAH BPPP/ TIMBALAN PENGARAH /


Terima laporan Unjuran Aliran Tunai daripada Bahagian



Semak laporan yang diterima



Kemukakan laporan kepada Perbendaharaan


Failkan

CARTA ALIRAN KERJA




CARTA ALIRAN KERJA



Terima laporan

Semak laporan

BERSETUJU

Kemukakan laporan kepada MOF

Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG




SENARAI BORANG



BIL. SENARAI BORANG


Aktiviti 2.18.1 (i) (h) :

Mengurus permohonan cadangan

pembelian aset/harta Modal untuk


PROSES KERJA





PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (i) (h) : Mengurus permohonan cadangan pembelian aset/harta

Modal untuk kelulusan Pegawai Pengawal

JAWATAN PROSES

PENGARAH BPPP/ TIMBALAN PENGARAH

SPKP/ KETUA PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG

PENGARAH

Terima Permohonan kelulusan perolehan harta modal

daripada Bahagian

PENOLONG AKAUNTAN / PEMBANTU AKAUNTAN.

Semak permohonan untuk memastikan maklumat

lengkap/tepat/mencukupi seperti berikut:

i. Peruntukan

ii. Item yang diPembantu Operasihon

iii. Justifikasi perolehan

iv. Kuantiti yang diperlukan

v. Harga seunit

vi. Jumlah harga

vii. Tarikh jangka perolehan akan dibuat

viii. Maklumat pelupusan aset sedia ada jika

penggantian


PENGARAH

Selaras permohonan Bahagian dan kemuka kepada

TIMBALAN PENGARAH / PENGARAH BPPP untuk

perakuan


PENGARAH

Kemuka permohonan perolehan kepada AKAUNTAN

NEGARA MALAYSIA/ Pegawai Pengawal

(rujuk surat KK/BP/KEW(S)10/673/12 Jld.4(s.k 2/2015)(2)

bertarikh 18 Mac 2015 berkaitan penurunan kuasa

Pegawai Pengawal kepadaPegawai-Pegawai di JABATAN

AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, pemberian kuasa

meluluskan Pembelian Aset dan Harta Modal JABATAN

AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA berjumlah lebih

RM100,000 di turun kuasa kepada AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA berkuatkuasa 9 Mac 2015).


PENGARAH

Maklum keputusan untuk tindakan Bahagian

PEMBANTU AKAUNTAN. Failkan

CARTA ALIRAN KERJA





CARTA ALIRAN KERJA



Terima permohonan

Semak permohonan

LENGKAP

Selaras dan Kemuka kepada TIMBALAN

PENGARAH / PENGARAH BPPP

BERSETUJU

Kemuka kepada AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA / Peg. Pengawal

LULUS

Maklum Keputusan

Failkan

MAKLUMAT TAMBAHAN

TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG





SENARAI BORANG



BIL. SENARAI BORANG

1. Format PERMOHONAN PEROLEHAN HARTA MODAL (OS 35000)

Aktiviti 2.18.1 (ii) :

Menguruskan Penyediaan Permohonan

Projek Di Bawah Rancangan Malaysia Lima

Tahun (RMLT)

Aktiviti 2.18.1 (ii) (a) :

Menyedia Anggaran Belanjawan Perbelanjaan

Pembangunan Projek Di Bawah RMLT

PROSES KERJA



Perbelanjaan Pembangunan Projek Di

Bawah RMLT

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (ii) (a) : Menyedia Anggaran Belanjawan Perbelanjaan


JAWATAN PROSES

PENGARAH BAHAGIAN Terima arahan penyediaan belanjawan bagi projek

di bawah RMLT.

PENGARAH BAHAGIAN /TIMBALAN PENGARAH

Rujuk Pekeliling untuk penyediaan Belanjawan

Pembangunan Projek Di Bawah RMLT .


PENGARAH / PENOLONG PENGARAH KANAN /

PENOLONG PENGARAH

Edarkan memo/emel kepadaKetua Seksyen / Ketua

Unit bagi mendapatkan maklum balas permohonan

projek mengikut format yang disediakan.

KETUA PENOLONG PENGARAH / PENOLONG PENGARAH


AKAUNTAN KANAN / PENOLONG AKAUNTAN

Terima, kumpul dan selaras maklum balas mengikut

keutamaan permohonan projek beserta dokumen

sokongan (brief project).

TIMBALAN PENGARAH / KETUA PENOLONG PENGARAH KANAN

/ KETUA PENOLONG PENGARAH



PENGARAH BAHAGIAN Sahkan cadangan belanjawan setiap permohonan

projek mengikut keutamaan.

KETUA PENOLONG PENGARAH / PENOLONG PENGARAH


AKAUNTAN

Kemukakan senarai projek yang telah disahkan

mengikut keutamaan kepada BPPP.


Failkan

CARTA ALIRAN KERJA




Bawah RMLT

CARTA ALIRAN KERJA



Terima arahan

Rujuk Pekeliling

Edarkan memo/emel


Kemukakan untuk pengesahan

BERSETUJU


Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG




Bawah RMLT

SENARAI BORANG



BIL. SENARAI BORANG

1. LAMPIRAN A [SENARAI KLASIFIKASI PEMBIAYAAN PROGRAM DAN PROJEK DI BAWAH BELANJA PEMBANGUNAN (DE) DAN BELANJA MENGURUS (OE)] – GARIS PANDUAN PENYEDIAAN RMKe11 (2016 – 2020)

2. LAMPIRAN B (JADUAL KEPERLUAN RUANG) – GARIS PANDUAN PENYEDIAAN RMKe11 (2016 – 2020)

3. LAMPIRAN C (PENGESAHAN BRIEF PROJEK) – GARIS PANDUAN PENYEDIAAN RMKe11 (2016 – 2020)

4. FORMAT YANG DIEDARKAN OLEH PERBENDAHARAAN

Aktiviti 2.18.1 (ii) (b) :

Menyelaraskan Anggaran Belanjawan

Perbelanjaan Pembangunan bagi projek yang

dilulus di bawah RMLT oleh Pengurusan

Tertinggi JANM

PROSES KERJA



Perbelanjaan Pembangunan bagi projek

yang dilulus di bawah RMLT oleh

Pengurusan Tertinggi JANM

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (ii) (b) : Menyelaraskan Anggaran Belanjawan Perbelanjaan

Pembangunan bagi projek yang dilulus di bawah RMLT oleh

Pengurusan Tertinggi Jabatan Akauntan Negara Malaysia

JAWATAN PROSES


Terima arahan dan pekeliling penyediaan belanjawan bagi permohonan projek RMLT.

PENGARAH BPPP / TIMBALAN

PENGARAH SPKP

Edarkan memo/emel kepadaPengarah Bahagian bagi penyediaan belanjawan berdasarkan senarai projek mengikut keutamaan.



Terima cadangan permohonan projek di bawah RMLT dari semua Bahagian.

TIMBALAN PENGARAH SPKP/ KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN

Teliti, semak dan selaraskan cadangan belanjawan bagi permohonan projek mengikut keutamaan beserta dengan brief projek masing-masing.


PENGARAH KANAN

Kemukakan senarai projek mengikut keutamaan kepada Pengurusan Tertinggi untuk kelulusan.


Sahkan senarai permohonan projek mengikut keutamaan.


PENGARAH KANAN

Kemukakan senarai projek mengikut keutamaan yang telah dipesetujui oleh Pengurusan Tertinggi kepada Perbendaharaan untuk perakuan.


PENGARAH /

Terima perakuan permohonan projek mengikut keutamaan daripada Perbendaharaan.

PENOLONG PENGARAH KANAN



Kunci masuk permohonan projek yang telah diperaku oleh Perbendaharaan mengikut keutamaan dalam SPPII



Cetak senarai permohonan dari SPPII

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR/ PEMBANTU OPERASI

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA






CARTA ALIRAN KERJA




Terima arahan

Edarkan memo/emel

Terima, semak dan selaras permohonan

Kemukakan untuk pengesahan Pengurusan

Tertinggi

BERSETUJU

Kemukakan permohonan kepada

Perbendaharaan

BERSETUJU

Terima perakuan permohonan

Kunci masuk permohonan ke SPPII

Cetak dan failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG






SENARAI BORANG




BIL. SENARAI BORANG





Aktiviti 2.18.1 (ii) (c) :

Menyedia Anggaran Belanjawan Perbelanjaan

Pembangunan bagi Rolling Plan (RP) 1 - 4

PROSES KERJA



Perbelanjaan Pembangunan bagi Rolling

Plan (RP) 1 - 4

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (ii) (c) : Menyedia Anggaran Belanjawan Perbelanjaan


JAWATAN PROSES

PENGARAH BAHAGIAN Terima arahan penyediaan belanjawan bagi projek di

bawah RP 1 - 4.

PENGARAH BAHAGIAN/ TIMBALAN PENGARAH

Rujuk Pekeliling untuk penyediaan Belanjawan

Pembangunan Projek dalam RP 1 - 4 .



KANAN / PENOLONG PENGARAH

Edarkan memo/emel kepada Ketua Seksyen / Ketua

Unit bagi mendapatkan maklum balas bagi

permohonan projek mengikut format yang disediakan.


PENGARAH KANAN / PENOLONG PENGARAH / PENOLONG AKAUNTAN

KANAN / PENOLONG AKAUNTAN

Selaraskan cadangan anggaran belanjawan setiap

permohonan projek mengikut keutamaan.

TIMBALAN PENGARAH/ KETUA PENOLONG

PENGARAH KANAN / KETUA PENOLONG PENGARAH



PENGARAH BAHAGIAN Sahkan cadangan belanjawan setiap permohonan

projek mengikut keutamaan.


PENGARAH KANAN / PENOLONG PENGARAH / PENOLONG AKAUNTAN

Kemukakan senarai projek yang telah disahkan

mengikut keutamaan kepada BPPP.

PEMBANTU AKAUNTAN/ PEMBANTU TADBIR/ PEMBANTU OPERASI

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA




Plan (RP) 1 - 4

CARTA ALIRAN KERJA



Terima arahan

Rujuk Pekeliling

Edarkan memo/emel


Kemukakan untuk pengesahan

BERSETUJU


Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG




Plan (RP) 1 - 4

SENARAI BORANG



BIL. SENARAI BORANG





Aktiviti 2.18.1 (ii) (d) :


Perbelanjaan Pembangunan bagi Rolling Plan

(RP) 1 - 4 yang dilulus oleh Pengurusan

Tertinggi JANM

PROSES KERJA




Plan (RP) 1 - 4 yang dilulus oleh


PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (ii) (d) : Menyelaraskan Anggaran Belanjawan Perbelanjaan

Pembangunan bagi Rolling Plan (RP) 1 - 4 yang dilulus oleh


JAWATAN PROSES


Terima arahan dan pekeliling penyediaan belanjawan di bawah RP 1 - 4.

PENGARAH BPPP/ TIMBALAN

PENGARAH SPKP




Terima permohonan cadangan permohonan projek di bawah RP 1 - 4 dari semua Bahagian.


PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN



PENGARAH KANAN

Kemukakan senarai projek mengikut keutamaan kepadaPengurusan Tertinggi untuk kelulusan.




PENGARAH KANAN

Kemukakan senarai projek mengikut keutamaan yang telah dipesetujui oleh Pengurusan Tertinggi kepadaPerbendaharaan untuk perakuan.


PENGARAH /

Terima perakuan permohonan projek mengikut keutamaan daripada MOF .

JAWATAN PROSES




PENGARAH SPKP






PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN



PENGARAH KANAN





PENGARAH KANAN


PENOLONG PENGARAH KANAN



Kunci masuk permohonan projek yang telah diperaku oleh MOF mengikut keutamaan dalam SPPII

KETUA PENOLONG PENGARAH /

Cetak senarai permohonan dari SPPII

JAWATAN PROSES




PENGARAH SPKP






PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN



PENGARAH KANAN





PENGARAH KANAN


PENOLONG PENGARAH KANAN /

PENOLONG AKAUNTAN

PEMBANTU AKAUNTAN/


Failkan

CARTA ALIRAN KERJA






CARTA ALIRAN KERJA




Terima arahan

Edarkan memo/emel

Terima, semak dan selaras permohonan

Kemukakan untuk pengesahan Pengurusan

Tertinggi

BERSETUJU

Kemukakan permohonan kepadaMOF

BERSETUJU

Terima perakuan permohonan

Kunci masuk permohonan ke SPENOLONG

PENGARAHII

Cetak dan failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG






SENARAI BORANG




BIL. SENARAI BORANG





Aktiviti 2.18.1 (ii) (e) :

Menguruskan pemeriksaan belanjawan

Pembangunan Jabatan

PROSES KERJA



Pembangunan Jabatan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (ii) (e) : Menguruskan pemeriksaan belanjawan Pembangunan

Jabatan

JAWATAN PROSES

PENGARAH BPPP


pembangunan dari Unit Perancang Ekonomi (EPU) melalui

Perbandaharaan.


PENOLONG PENGARAH

Maklumkan tarikh dan jadual pemeriksaan belanjawan

kepadaBahagian-bahagian yang terlibat melalui emel/memo

PENGARAH BAHAGIAN / TIMBALAN

PENGARAH

Hadir mesyuarat dan bentang cadangan belanjawan

pembangunan dan brief projek mengikut jadual yang telah

ditetapkan.



Catat pindaan dan persetujuan yang dibuat semasa

pemeriksaan belanjawan pembangunan oleh Pegawai

Pemeriksa Belanjawan (BRO) dari EPU



Kemaskini cadangan belanjawan pembangunan seperti yang

telah disyorkan oleh BRO.

PEMBANTU AKAUNTAN/


Failkan

CARTA ALIRAN KERJA



Pembangunan Jabatan

CARTA ALIRAN KERJA


Jabatan


Maklumkan tarikh dan jadual melalui memo/emel

Hadir mesyuarat pemeriksaan dan bentangkan

BERSETUJU

Kemaskini cadangan belanjawan

Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG



Pembangunan Jabatan

SENARAI BORANG


Jabatan

BIL. SENARAI BORANG

Tiada

Aktiviti 2.18.1 (ii) (f) :

Menyediakan unjuran anggaran

keperluan aliran tunai Perbelanjaan

Pembangunan JANM

PROSES KERJA


Menyediakan unjuran anggaran keperluan

aliran tunai Perbelanjaan Pembangunan JANM

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (ii) (f) : Menyediakan unjuran anggaran keperluan aliran tunai

Perbelanjaan Pembangunan Jabatan Akauntan Negara

Malaysia

JAWATAN PROSES

KETUA PENOLONG

PENGARAH KANAN / KETUA

PENOLONG PENGARAH /

PENOLONG PENGARAH

KANAN / PENOLONG

PENGARAH

Edarkan memo/emel kepada Pejabat Negeri/Cawangan/

Ketua Seksyen/Ketua Unit bagi mendapattkan maklum

balas keperluan unjuran aliran tunai secara berkala iaitu

sebelum 15 hari bulan setiap permulaan suku tahun

(Januari, April, Julai & Oktober).

KETUA PENOLONG

PENGARAH/ PENOLONG

PENGARAH KANAN/

PENOLONG PENGARAH/

PENOLONG AKAUNTAN

KANAN/ PENOLONG

AKAUNTAN

Terima dan semak laporan unjuran keperluan aliran tunai

PENGARAH BAHAGIAN Sahkan laporan unjuran keperluan aliran tunai

KETUA PENOLONG


PENOLONG PENGARAH/

PENOLONG PENGARAH

KANAN/ PENOLONG

PENGARAH


PEMBANTU AKAUNTAN./

Pembantu Tadbir/ Pembantu

Operasi

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA




CARTA ALIRAN KERJA



Malaysia

Edarkan emel/memo


Sahkan laporan Unjuran Aliran Tunai

BERSETUJU


Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG




SENARAI BORANG



Malaysia

BIL. SENARAI BORANG


Aktiviti 2.18.1 (ii) (g) :

Menyelaras pengemaskinian unjuran

anggaran keperluan aliran tunai

Perbelanjaan Pembangunan JANM

PROSES KERJA





PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (ii) (g) : Menyelaras pengemaskinian unjuran anggaran keperluan

aliran tunai Perbelanjaan Pembangunan Jabatan


JAWATAN PROSES

PENGARAH / TIMBALAN PENGARAH

Terima laporan Unjuran Keperluan Aliran Tunai daripada

Bahagian


PENGARAH KANAN

Semak laporanyang diterima





Failkan

CARTA ALIRAN KERJA





CARTA ALIRAN KERJA




Terima laporan

Semak laporan

BERSETUJU


Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG





SENARAI BORANG




BIL. SENARAI BORANG


Aktiviti 2.18.1 (ii) (h) :

Menyediakan maklumat kemajuan projek dan

prestasi kewangan projek

PROSES KERJA


Menyediakan maklumat kemajuan

projek dan prestasi kewangan

Projek Pembangunan JANM untuk

input SPP II

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (ii) (h) : Menyediakan maklumat kemajuan projek dan prestasi

kewangan Projek Pembangunan Jabatan Akauntan

Negara Malaysia untuk input SPP II

JAWATAN PROSES

KETUA PENOLONG


PENOLONG PENGARAH /

PENOLONG PENGARAH

KANAN / PENOLONG

PENGARAH

Edarkan memo/emel kepadaPemilik Projek (Project Onwer)

bagi mendapatkan maklum balas status kemajuan dan

prestasi kewangan projek.

KETUA PENOLONG

PENGARAH/ PENOLONG

PENGARAH KANAN/

PENOLONG PENGARAH/

PENOLONG AKAUNTAN

KANAN/ PENOLONG

AKAUNTAN

Terima dan semak maklum balas yang diterima.

PENGARAH BAHAGIAN Sahkan status kemajuan dan prestasi kewangan projek.

KETUA PENOLONG


PENOLONG PENGARAH/

PENOLONG PENGARAH

KANAN/ PENOLONG

PENGARAH

Kemukakan status kemajuan dan prestasi kewangan projek

kepada BPPP untuk dikemaskini dalam SPP II.

PEMBANTU AKAUNTAN./

PEMBANTU TADBIR/

PEMBANTU OPERASI

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA





input SPP II

CARTA ALIRAN KERJA




Edarkan emel/memo


Sahkan maklum balas projek

BERSETUJU

Kemukakan maklumat projek kepada BPPP

Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG





input SPP II

SENARAI BORANG




BIL. SENARAI BORANG

1. FORMAT PENGEMASKINIAN STATUS PELAKSANAAN DAN KEMAJUAN PROJEK

Aktiviti 2.18.1 (ii) (i) :

Mengemas kini maklumat kemajuan dan

prestasi kewangan projek-projek

pembangunan ke dalam sistem SPPII

PROSES KERJA





PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (ii) (i) : Mengemas kini maklumat kemajuan dan prestasi kewangan

projek-projek pembangunan ke dalam sistem SPP II

JAWATAN PROSES

PENGARAH BPPP/ TIMBALAN PENGARAH SPKP

Terima maklumat bagi status terkini projek-projek

daripada Bahagian-Bahagian yang terlibat



Semak laporan status kemajuan dan prestasi kewangan

projek yang diterima



Kemaskini maklumat kemajuan bagi setiap aktiviti-aktiviti

semua projek dalam SPP II



Kemaskini maklumat kewangan bagi setiap projek dalam

SPP II

PENOLONG PENGARAH KANAN / PENOLONG

AKAUNTAN

Cetak maklumat yang telah dikemaskini ke dalam SPP II


Failkan

CARTA ALIRAN KERJA





CARTA ALIRAN KERJA



Terima maklumat status projek

Semak maklumat projek

BERSETUJU

Kemaskini kemajuan projek

Kemaskini prestasi kewangan

Cetak laporankemajuan projek

Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG





SENARAI BORANG



BIL. SENARAI BORANG

1. FORMAT PENGEMASKINIAN STATUS PELAKSANAAN DAN KEMAJUAN PROJEK

Aktiviti 2.18.1 (ii) (j) :

Memantau Prestasi Perbelanjaan

Pembangunan melalui Laporan A499P

PROSES KERJA




PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (ii) (j) : Memantau Prestasi Perbelanjaan Pembangunan melalui

laporan A499P

JAWATAN PROSES

KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG AKAUNTAN

Terima laporan A499P daripada Kementerian Kewangan

KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG AKAUNTAN

Semak laporanA499P dengan Vot Perbelanjaan.

KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG AKAUNTAN

Kemaskini maklumat kewangan di dalam SPP II

berdasarkan laporanA499P

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR/

PEMBANTU OPERASI

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA




CARTA ALIRAN KERJA


laporan A499P

Terima laporanA499P

Semak laporanperbelanjaan

BERSETUJU

Kemaskini prestasi kewangan

Cetak laporankewangan projek

Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG




SENARAI BORANG


laporan A499P

BIL. SENARAI BORANG

1. LAPORAN A499P

2. TEMPLATE PERBANDINGAN UNJURAN DENGAN PERBELANJAAN SEBENAR

Aktiviti 2.18.1 (iii) :

Menguruskan Waran Peruntukan

Aktiviti 2.18.1 (iii) (a/b/c/d) :


Yang Diterima

ASAL / TAMBAH / PINDAH /

VIREMEN / TARIK

PROSES KERJA



Yang Diterima


VIREMEN / TARIK

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (iii) (a/b/c/d) : Menguruskan Waran Peruntukan Yang Diterima ASAL / TAMBAH / PINDAH / VIREMEN / TARIK

JAWATAN PROSES

PENGARAH BAHAGIAN Terima waran peruntukan asal

PENOLONG AKAUNTAN KANAN/ PENOLONG

AKAUNTAN/ PEMBANTU AKAUNTAN

Semak dan kunci masuk waran peruntukan asal



Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan I

KETUA PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG

PENGARAH KANAN/ PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG AKAUNTAN

KANAN/ PENOLONG AKAUNTAN

Semak ketepatan maklumat dan buat perakuan I. Jika

tidak, maklumkan dan hantar dokumen kepada

Pegawai Penyedia


PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG PENGARAH

KANAN / PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG

AKAUNTAN KANAN

Semak ketepatan maklumat dan buat perakuan II.

Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Peraku I dan

hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia

KETUA PENOLONG PENGARAH /PENOLONG

PENGARAH KANAN / PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG AKAUNTAN


PENOLONG AKAUNTANstikan transaksi telah

dikemaskini oleh sistem melalui skrin laporan Harian

BV 381 dan BV 300.

PENOLONG AKAUNTAN/ PEMBANTU AKAUNTAN

Cetak satu salinan waran peruntukan asal dan senarai

semak.


Failkan dokumen.

CARTA ALIRAN KERJA



Yang Diterima


VIREMEN / TARIK

CARTA ALIRAN KERJA


Terima waran

Semak dan kunci masuk waran

Hantar ke Pegawai Perakuan I

Semak ketepatan maklumat

BERSETUJU

Kemukakan kepada Pegawai Perakuan II


BERSETUJU

Semak transaksi dalam laporan

Cetak salinan waran asal dan senarai semak

Failkan

TIDAK

YA

PEMBETULAN

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG



Yang Diterima


VIREMEN / TARIK

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. BORANG JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA 08

2. WARAN PERUNTUKAN –KEW 308

Aktiviti 2.18.1 (iii) (e) :

1) Menguruskan Waran Peruntukan KECIL

Yang Diterima

PROSES KERJA



Yang Diterima

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (iii) (e) : 1) Menguruskan Waran Peruntukan KECIL Yang Diterima

JAWATAN PROSES

PENGARAH BAHAGIAN Terima waran peruntukan kecil

PENOLONG AKAUNTAN KANAN/ PENOLONG AKAUNTAN/ PEMBANTU AKAUNTAN

Semak dan kunci masuk waran peruntukan kecil

PENOLONG AKAUNTAN KANAN/ PENOLONG AKAUNTAN/ PEMBANTU AKAUNTAN


KETUA PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG PENGARAH KANAN/

PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG AKAUNTAN KANAN/

PENOLONG AKAUNTAN

Semak ketepatan maklumat dan buat perakuan I. Jika tidak, maklumkan dan hantar dokumen kepadaPegawai Penyedia


PENGARAH/ PENOLONG PENGARAH KANAN/ PENOLONG

PENGARAH/ PENOLONG AKAUNTAN KANAN

Semak ketepatan maklumat dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Peraku I dan hantar dokumen kepadaPegawai Penyedia

KETUA PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG PENGARAH KANAN/

PENOLONG PENGARAH / PENOLONG AKAUNTAN KANAN/

PENOLONG AKAUNTAN

Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin laporan Harian BV 381 dan BV 300.

PENOLONG AKAUNTAN/ PEMBANTU AKAUNTAN

Cetak satu salinan waran peruntukan kecil dan senarai semak.

PEMBANTU AKAUNTAN/ PEMBANTU TADBIR/ PEMBANTU

OPERASI

Failkan dokumen.


OPERASI

Sedia dan kemaskini setiap bulan Template laporan Perbelanjaan WPK dan kemukakan kepada Pengeluar WPK


OPERASI

Maklum Pengeluar WPK sekiranya baki peruntukan tidak diperlukan lagi dan mohon keluarkan Waran Peruntukan Tarik.

CARTA ALIRAN KERJA



Yang Diterima

CARTA ALIRAN KERJA


Terima waran

Semak dan kunci masuk waran


BERSETUJU


BERSETUJU


Cetak salinan waran asal dan senarai

semak

Failkan

Sedia dan kemaskini setiap bulan Template

laporan Perbelanjaan WPK

Maklum Pengeluar WPK sekiranya baki

peruntukan tidak diperlukan lagi dan mohon

keluarkan Waran Peruntukan Tarik

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG



Yang Diterima

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG



3. TEMPLATE LAPORAN PERBELANJAAN WPK



Yang Dikeluarkan/Disalurkan

PROSES KERJA



KECIL Yang Dikeluarkan/Disalurkan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (iii) (e) : 2) Menguruskan Waran Peruntukan KECIL Yang

Dikeluarkan/Disalurkan

JAWATAN PROSES

PENGARAH BAHAGIAN Keluar arahan untuk keluarkan/salurkan Waran Peruntukan

Kecil (WPK)

PENOLONG AKAUNTAN

KANAN/ PENOLONG

AKAUNTAN/ PEMBANTU

AKAUNTAN

Semak baki peruntukan dan sedia WPK manual serta kunci

masuk tolak peruntukan dalam modul waran peruntukan asal

PENOLONG AKAUNTAN

KANAN/ PENOLONG

AKAUNTAN/ PEMBANTU

AKAUNTAN


KETUA PENOLONG

PENGARAH/

PENOLONG PENGARAH

KANAN/ PENOLONG

PENGARAH/

PENOLONG AKAUNTAN

KANAN/ PENOLONG

AKAUNTAN

Semak ketepatan maklumat dan buat perakuan I. Jika tidak,

maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia

KETUA PENOLONG

PENGARAH KANAN

/KETUA PENOLONG

PENGARAH/

PENOLONG PENGARAH

KANAN/ PENOLONG

PENGARAH/

PENOLONG AKAUNTAN

KANAN

Semak ketepatan maklumat dan buat perakuan II serta

tandatangan WPK manual. Jika tidak, maklumkan kepada

Pegawai Peraku I dan hantar dokumen kepada Pegawai

Penyedia

KETUA PENOLONG

PENGARAH/

PENOLONG PENGARAH

KANAN/ PENOLONG

PENGARAH/PENOLONG

AKAUNTAN KANAN/

PENOLONG AKAUNTAN

Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin

laporan Harian BV 381 dan BV 300.

PENOLONG

AKAUNTAN/ PEMBANTU

AKAUNTAN

Cetak satu salinan waran peruntukan kecil dan senarai semak.

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR/

PEMBANTU OPERASI

Sedia surat litup dan kepada Pemohon WPK kemuka WPK

berserta Template laporan Perbelanjaan WPK.

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR/

PEMBANTU OPERASI

Kemaskini laporan Perbelanjaan bulanan WPK dan sekiranya

baki peruntukan tidak diperlukan lagi, keluarkan WPK (tolak)

kepadapemohon.

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR/

PEMBANTU OPERASI

Failkan dokumen.

CARTA ALIRAN KERJA




CARTA ALIRAN KERJA



Keluar Arahan keluar WPK

Semak baki peruntukan dan sedia WPK

manual serta kunci masuk


BERSETUJU


BERSETUJU



Sedia surat litup dan kepada Pemohon

WPK

Kemaskini laporan Perbelanjaan bulanan

WPK dan keluarkan WPK (tolak) untuk tarik

baki.

Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG




SENARAI BORANG



BIL. SENARAI BORANG



3. TEMPLATE LAPORAN PERBELANJAAN WPK

Aktiviti 2.18.1 (iii) (f) :

Menguruskan Waran Peruntukan KOSONG

PROSES KERJA


Menguruskan

Waran Peruntukan KOSONG

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (iii) (f) : Menguruskan Waran Peruntukan KOSONG

JAWATAN PROSES



Sediakan waran kosong menggunakan modul waran asal dalam

sistem eSPKB




KETUA PENOLONG PENGARAH/

PENOLONG PENGARAH KANAN/ PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG AKAUNTAN


Semak ketepatan maklumat dan buat perakuan I. Jika tidak,

maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia

KETUA PENOLONG PENGARAH KANAN /KETUA PENOLONG

PENGARAH/PENOLONG PENGARAH KANAN/

PENOLONG PENGARAH/PENOLONG

AKAUNTAN KANAN

Semak ketepatan maklumat dan buat perakuan II. Jika tidak,

maklumkan kepada Pegawai Peraku I dan hantar dokumen

kepada Pegawai Penyedia

KETUA PENOLONG PENGARAH/

PENOLONG PENGARAH KANAN/ PENOLONG

PENGARAH/ PENOLONG AKAUNTAN


Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin

laporan Harian BV 381 dan BV 300.



Cetak satu salinan waran kosong dan senarai semak.


Failkan dokumen.

CARTA ALIRAN KERJA


Menguruskan


CARTA ALIRAN KERJA


Sedia dan kunci masuk waran



BERSETUJU



BERSETUJU



Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG


Menguruskan


SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG


Aktiviti 2.18.1 (iii) (g) :

Menguruskan Pembatalan Waran

PROSES KERJA



PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.1 (iii) (g) : Menguruskan Pembatalan Waran

JAWATAN PROSES

PENGARAH BAHAGIAN Terima permohonan batal waran peruntukan

KETUA PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG PENGARAH KANAN /PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG AKAUNTAN KANAN/ PENOLONG AKAUNTAN

Semak baki peruntukan objek terlibat sama ada mencukupi atau tidak



Kesan semula waran peruntukan telah dikunci masuk yang hendak di BATAL.



Klik pada butang simpan untuk penyediaan pembatalan waran. Hantar dokumen kepada Pegawai Perakuan I.


PENGARAH KANAN/ PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG AKAUNTAN


Semak ketepatan maklumat dan buat perakuan I. Jika tidak, maklumkan dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia

KETUA PENOLONG PENGARAH KANAN/ KETUA

PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG PENGARAH

KANAN/ PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG

AKAUNTAN KANAN

Semak ketepatan data dan buat perakuan II. Jika tidak, maklumkan kepada Pegawai Perakuan I dan hantar dokumen kepada Pegawai Penyedia


PENGARAH KANAN/ PENOLONG

PENGARAH/PENOLONG AKAUNTAN

KANAN/PENOLONG AKAUNTAN

Pastikan transaksi telah dikemaskini oleh sistem melalui skrin laporan Harian BV381 dan BV300.


Cetak satu salinan waran peruntukan dan senarai semak. Failkan dokumen

CARTA ALIRAN KERJA



CARTA ALIRAN KERJA


Terima permohonan dan semak baki peruntukan

Cari semula waran yang telah dikunci masuk

Sedia pembatalan waran dan hantar ke Pegawai Perakuan I


BERSETUJU

Kemukakan kepadaPegawai Peraku II


BERSETUJU



Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG



SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG


Aktiviti 2.18.2:

Pengurusan Operasi Bayaran


BIL AKTIVITI 2.18.2 - PENGURUSAN OPERASI BAYARAN

2.18.2 (i) Mengurus Pembayaran Perbelanjaan Mengurus dan Pembangunan

a) Proses Bayaran dengan Pesanan Tempatan

b) Proses Bayaran Kontrak

c) Proses Bayaran Dengan Invois Tanpa Pesanan Tempatan. (PT)

d) Proses Bayaran Tuntutan Perjalanan

e) Proses penyediaan Baucar Bayaran Deraf Bank/TT Dalam Negeri/Luar Negeri

f) Proses Bayaran Tuntutan Elaun Lebih Masa

2.18.2 (ii) Bayaran Emolumen

a) Penyediaan Perubahan gaji bagi kemasukan baru/tujuan penamatan/kemasukan semula

b) Penyediaan Gaji Selain Gaji Kakitangan Tetap (Kontrak)

c) Pekerja Sambilan Harian

2.18.2 (iii) Menguruskan Panjar Wang Runcit (PWR)

a) Mengeluarkan wang tunai dari PWR

b) Menyedia Baucar Bayaran Rekupmen PWR

c) Menunai Rekupmen PWR

d) Rekupmen Akhir PWR dan Penyediaan Sijil Akhir PWR


Mengurus Pembayaran Perbelanjaan

Mengurus dan Pembangunan


Proses Bayaran dengan Pesanan Tempatan

PROSES KERJA



PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.2 (i) (a) : Proses Bayaran dengan Pesanan Tempatan

JAWATAN PROSES

PENOLONG AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

1. Terima dokumen berikut daripada pembekal :

Pesanan Tempatan Asal (Kuning)

Invois

Pesanan Penghantaran (bagi produk)

PENOLONG AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR 2. Cop tarikh terima dokumen lengkap

PENOLONG AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

3. Kunci masuk butiran bayaran dalam modul eSPKB-AK0401 - Proses

Penyediaan Dan Perakuan Baucar Bayaran Dengan Pesanan

Tempatan.(Rujuk Arahan Kerja Panduan Pengguna PTJ eSPKB)

PENOLONG PENGARAH/

PENOLONG AKAUNTAN

KANAN

4. Buat pengesahan Peraku I.

KETUA PENOLONG

PENGARAH/ PENOLONG

PENGARAH/ PENOLONG

AKAUNTAN KANAN

5. Buat Pengesahan Peraku II.

PENOLONG AKAUNTAN

/ PEMBANTU TADBIR

6. Semak status Baucar Bayaran di sistem eSPKB modul pertanyaan:

Jika Status 6 ( Ditolak oleh GFMAS ) buat pembatalan baucar

dan sediakan semula baucar bayaran

Jika Status 8 ( Dikemaskini oleh GFMAS ) cetak, cap TELAH

BAYAR dan failkan

CARTA ALIRAN KERJA



CARTA ALIRAN KERJA


Terima dokumen berikut daripada pembekal

Cop tarikh terima dokumen lengkap

Kunci masuk butiran bayaran dalam modul eSPKB-AK0401

Buat pengesahan Peraku I

LENGKAP

Buat Pengesahan Peraku II

LENGKAP

Semak status Baucar Bayaran di sistem

eSPKB

TERIMA

Cetak dan Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBATALAN TOLAK

YA

SENARAI BORANG



BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Permohonan Pesanan Kerajaan Bagi Perolehan Bekalan / Perkhidmatan JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

2. Pesanan Tempatan

3. Borang JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA 08 –Borang pergerakan Dokumen eSPKB


Proses Bayaran Kontrak

PROSES KERJA



PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.2 (i) (b) : Proses Bayaran Kontrak

JAWATAN PROSES

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

1. Terima invois beserta laporankemajuan kerja yang telah disahkan

dan cap tarikh terima.

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

2. Semak invois berdasarkan kandungan kontrak di eSPKB /

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA12

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

3. Kunci masuk invois berdasarkan dokumen perjanjian kontrak

dalam modul eSPKB-AK0402 - Proses Penyediaan Dan Perakuan

Baucar Bayaran Kontrak.(Rujuk Arahan Kerja Panduan Pengguna

PTJ eSPKB)

KETUA PENOLONG

PENGARAH/

PENOLONG

PENGARAH/

PENOLONG

AKAUNTAN KANAN


KETUA PENOLONG

PENGARAH/

PENOLONG

PENGARAH/

PENOLONG

AKAUNTAN KANAN

5. Buat pengesahan Peraku II.

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR


Jika Status 6 ( Ditolak oleh GFMAS ) buat pembatalan baucar


Jika Status 8 ( Dikemaskini oleh GFMAS ) cetak, cap TELAH

BAYAR dan failkan

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan Kanan /

Penolong Akauntan /

Pembantu Tadbir

7. Kemaskini bayaran kontrak dalam borang JABATAN AKAUNTAN

NEGARA MALAYSIA 12.

CARTA ALIRAN KERJA



CARTA ALIRAN KERJA


Terima invois beserta laporankemajuan

kerja yang telah disahkan dan cap tarikh

terima

Semak invois

Kunci masuk invois


LENGKAP


LENGKAP


eSPKB

TERIMA

Kemaskini bayaran kontrak dalam borang

Jabatan Akauntan Negara Malaysia 12

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBATALAN TOLAK

YA

BORANG

SENARAI BORANG



BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Borang JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA 12 – Borang Bayaran Berjadual



Proses Bayaran Dengan Invois Tanpa

Pesanan Tempatan (PT)

PROSES KERJA




PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.2 (i) (c) : Proses Bayaran Dengan Invois Tanpa Pesanan Tempatan (PT)


PENOLONG AKAUNTAN/ PEMBANTU TADBIR

1. Terima permohonan bayaran Inbois tanpa PT beserta

dokumen sokongan:-

i. Invois asal :

lengkap dicatat nombor rujukan dan tarikh

disah oleh pegawai penerima bekalan/perkhidmatan ii. Dibuat pengesahan pada Salinan invois sekiranya invois asal hilang iii. Salinan Dokumen sokongan lain dibuat pengesahan

penyata bank yang mengandungi maklumat nombor

akaun penerima bayaran

resit rasmi bagi amaun bil telefon bimbit yang melebihi

had kelayakan atau

kelulusan Ketua Jabatan/ Pegawai Pengawal melebihi

had kelayakan

PENOLONG AKAUNTAN/ PEMBANTU TADBIR 2. Cop tarikh terima dokumen lengkap

PENOLONG AKAUNTAN/ PEMBANTU TADBIR

3. Kunci masuk butiran bayaran dalam modul eSPKB-AK0404

- Proses Penyediaan Dan Perakuan Baucar Bayaran

Dengan Invois Tanpa Pesanan Tempatan. (Rujuk Arahan

Kerja Panduan Pengguna PTJ eSPKB)

PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG AKAUNTAN

KANAN


KETUA PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG PENGARAH/ PENOLONG

AKAUNTAN KANAN


PENOLONG AKAUNTAN / PEMBANTU TADBIR


Jika Status 6 ( Ditolak GFMAS ) buat pembatalan baucar dan sediakan semula baucar bayaran

Jika Status 8 ( Diterima GFMAS ) cetak, cap TELAH BAYAR dan failkan

CARTA ALIRAN KERJA




CARTA ALIRAN KERJA


Terima permohonan

LENGKAP

Cop tarikh terima



LENGKAP


LENGKAP


eSPKB

TERIMA



PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBATALAN TOLAK

YA

YA

PEMBETULAN TIDAK

SENARAI BORANG




BORANG


BIL. SENARAI BORANG



Proses Bayaran Tuntutan Perjalanan

PROSES KERJA


Proses Bayaran Tuntutan

Perjalanan (T&T)

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.2 (i) (d) : Proses Bayaran Tuntutan Perjalanan (T&T)


PENOLONG AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

1. Terima Borang Tuntutan Perjalanan beserta dokumen

sokongan:-

i. Bil/Resit asal Hotel/ Tiket Pengangkutan Awam :

lengkap dicatat nombor rujukan dan tarikh

disah oleh pegawai penerima perkhidmatan ii. Dibuat pengesahan Pada Salinan Bil/Resit sekiranya asal hilang iii. Salinan Dokumen sokongan lain dibuat pengesahan

penyata bank yang mengandungi maklumat nombor

akaun penerima bayaran

surat arahan bertugas rasmi luar pejabat

baucar bayaran pendahuluan diri, jika ada.

PENOLONG AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR 2. Cop tarikh terima dokumen lengkap

PENOLONG

AKAUNTAN/PEMBANTU

TADBIR

3. Kunci masuk butiran bayaran dalam modul eSPKB-AK0405

- Proses Penyediaan Dan Perakuan Baucar Bayaran

Tuntutan Perjalanan. (Rujuk Arahan Kerja Panduan

Pengguna PTJ eSPKB)

PENOLONG PENGARAH/

PENOLONG AKAUNTAN

KANAN


KETUA PENOLONG

PENGARAH/PENOLONG

PENGARAH/PENOLONG

AKAUNTAN KANAN


PENOLONG AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR


Jika Status 6 ( Ditolak GFMAS ) buat pembatalan baucar dan sediakan semula baucar bayaran

Jika Status 8 ( Diterima GFMAS ) cetak, cap TELAH BAYAR dan failkan

CARTA ALIRAN KERJA



Perjalanan (T&T)

CARTA ALIRAN KERJA


Terima permohonan

LENGKAP

Cop tarikh terima



LENGKAP


LENGKAP


eSPKB

TERIMA



PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBATALAN TOLAK

YA

YA

PEMBETULAN TIDAK

SENARAI BORANG



Perjalanan (T&T)

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Tuntutan Perjalanan

2. Borang Memohon Kebenaran Menjalankan Tugas-Tugas Rasmi Di Luar Pejabat



Proses Bayaran Deraf Bank/Telegrahic

Transfer (TT) Dalam Negeri / Luar Negeri

PROSES KERJA




PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.2 (i) (e) : Proses Bayaran Deraf Bank/Telegrahic Transfer (TT) Dalam Negeri / Luar Negeri

JAWATAN

PROSES

PENOLONG AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

1. Menerima Permohonan Pembayaran beserta dokumen

sokongan yang lengkap:

Invois yang diakui sah

Lampiran A – Borang Kelulusan Ke Luar Negara

2. Cap tarikh terima dokumen lengkap, dan kunci masuk baucar bayaran TT dalam sistem eSPKB

KETUA PENOLONG

PENGARAH/ PENOLONG

PENGARAH/ PENOLONG

AKAUNTAN KANAN

3. Kemukakan baucar bayaran dan dokumen sokongan yang

lengkap kepadapegawai Peraku I Dan Peraku II untuk

semakan dan perakuan.

PENOLONG AKAUNTAN

4. Mencetak baucar bayaran dan maklumat status Bayaran

setelah dikemaskini di GFMAS dan cap “Telah Bayar” pada

setiap helaian.

5. Mengisi maklumat dalam Borang TT

6. Sesalinan dokumen lengkap beserta Borang TT ke Pejabat

Perakaunan

PENOLONG AKAUNTAN 7. Failkan baucar bayaran dan semua dokumen sokongan.

CARTA ALIRAN KERJA




CARTA ALIRAN KERJA


Terima permohonan

LENGKAP

Cop tarikh terima


LENGKAP


LENGKAP

Mencetak baucar bayaran

Isi Maklumat dalam borang

Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

PEMBETULAN TIDAK

YA

YA

PEMBETULAN TIDAK

SENARAI BORANG




BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Surat / Memo permohonan

2. Borang Telegraphic Transfer (TT)

3. Senarai Kadar semasa pertukaran mata wang asing

Aktiviti 2.18.2 (ii):

Bayaran Emolumen


Proses Penyediaan Perubahan gaji bagi

kemasukan baru/tujuan penamatan/

kemasukan semula/potongan

PROSES KERJA





PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.2 (ii) (a) : Proses Penyediaan Perubahan gaji bagi kemasukan

baru/tujuan penamatan / kemasukan semula/Potongan

JAWATAN PROSES

PEMBANTU TADBIR KEWANGAN / PENOLONG AKAUNTAN

PEMBANTU TADBIRK

/ PENOLONG AKAUNTAN

PEMBANTU TADBIRK / PENOLONG AKAUNTAN

1.

2.

3.

Terima Kew.8 beserta dokumen sokongan yang berkaitan:

Dokumen Sokongan Kemasukan Baru : a. Surat Lantikan b. Penyata KWSP c. Salinan Akaun Bank d. Salinan Kad Pengenalan e. Surat Setuju Terima

Dokumen Sokongan Kemasukan Baru dari AO berlainan:

a. Sijil Gaji Akhir b. Surat Pertukaran

Dokumen Sokongan Penamatan : a. Surat Kelulusan Persaraan atau Surat

Perletakan Jawatan

Dokumen Sokongan Perubahan Biasa / Pembantu Operasitongan :

a. Surat Arahan Pembantu Operasitongan/ b. Surat Pergerakan Gaji Tahunan (PGT)/ c. Kelulusan Taraf Berpencen/

Cop terima

Semak ketepatan data kew.8 dan semua dokumen sokongan. Jika tidak maklumkan semula Unit Perkhidmatan / Pentadbiran.

PEMBANTU TADBIR KEWANGAN / PENOLONG AKAUNTAN

PENOLONG AKAUNTAN KANAN

4.

5.

Sedia Penyata Pengiraan dan Borang Perubahan Gaji (SG20) dalam Sistem HRMIS

Hantar kepadaPegawai Penyelia untuk semak dan sahkan dalam Sistem HRMIS.

CARTA ALIRAN KERJA





CARTA ALIRAN KERJA



Terima Kew.8 beserta dokumen sokongan

Cop Terima

Semak Ketepatan

LENGKAP

Sedia Penyata Pengiraan dan Borang Perubahan Gaji (SG20) dalam Sistem HRMIS

Hantar kepadaPegawai Penyelia untuk

semak dan sahkan

LENGKAP

Cetak Borang Perubahan Gaji (SG20) bersama Penyata Pengiraan

Hantar Borang Perubahan Gaji (SG20)

bersama Penyata Pengiraan kepadaPejabat

Perakaunan (AO)

Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

YA

PEMBETULAN TIDAK

SENARAI BORANG





BORANG



BIL. SENARAI BORANG

1. Kew 8

2. Borang Perubahan Gaji (SG20)

3. Penyata Pengiraan Perubahan Gaji

4 Borang JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA 08 –Borang pergerakan Dokumen eSPKB


Penyediaan Gaji Selain Gaji Kakitangan

Tetap (Kontrak)

PROSES KERJA



Tetap (Kontrak)

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.2 (ii) (b) : Penyediaan Gaji Selain Gaji Kakitangan Tetap (Kontrak)

JAWATAN PROSES

PEMBANTU TADBIRK /

PENOLONG AKAUNTAN

PEMBANTU TADBIR KEWANGAN / PENOLONG

AKAUNTAN


AKAUNTAN

PEMBANTU TADBIR

KEWANGAN / PENOLONG AKAUNTAN

PENOLONG AKAUNTAN

KANAN



AKAUNTAN


AKAUNTAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Terima Kew.8 beserta dokumen sokongan yang berkaitan: Dokumen Sokongan :

a. Surat Lantikan b. Surat Perjanjian Kontrak c. Salinan Akaun Bank d. Salinan Kad Pengenalan e. Surat Setuju Terima

Cop terima Semak ketepatan data kew.8 dan semua dokumen sokongan. Jika tidak maklumkan semula Unit Perkhidmatan / Pentadbiran. Sedia Penyata Pengiraan dan Borang Perubahan Gaji (SG20) secara manual Hantar kepadaPegawai Penyelia untuk semak dan sahkan secara manual. Semak dan sahkan ketepatan data di SG20. Jika tidak maklumkan kepadapenyedia Hantar Borang Perubahan Gaji (SG20) bersama Penyata Pengiraan kepadaPejabat Perakaunan (AO) Failkan salinan

CARTA ALIRAN KERJA



Tetap (Kontrak)

CARTA ALIRAN KERJA


Terima Kew.8 beserta dokumen sokongan

Cop Terima

Semak Ketepatan

LENGKAP

Sedia Penyata Pengiraan dan Borang Perubahan Gaji (SG20) secara manual

Hantar kepada Pegawai Penyelia untuk

semak dan sahkan

LENGKAP

Hantar Borang Perubahan Gaji (SG20) bersama Penyata Pengiraan kepada Pejabat Perakaunan (AO)

Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

YA

PEMBETULAN TIDAK

SENARAI BORANG



Tetap (Kontrak)

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Kew 8

2. Borang Perubahan Gaji (SG20)

3. Penyata Pengiraan Perubahan Gaji



Penyediaan Gaji Pekerja Sambilan Harian

PROSES KERJA



PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.2 (ii) (c) : Penyediaan Gaji Pekerja Sambilan Harian

JAWATAN PROSES

PEMBANTU TADBIR

KEWANGAN / PENOLONG AKAUNTAN


AKAUNTAN


AKAUNTAN


AKAUNTAN


AKAUNTAN


PENOLONG AKAUNTAN

KANAN



AKAUNTAN


AKAUNTAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Terima dokumen sokongan yang berkaitan:

a. Kad Perakam Waktu b. Salinan Akaun Bank c. Salinan Kad Pengenalan d. Salinan Penyata KWSP e. Surat Lantikan f. Borang Pengiraan

Cop terima Semak ketepatan data semua dokumen sokongan. Jika tidak maklumkan semula ke unit / seksyen berkaitan. Sedia Baucar Bayaran melalui Sistem eSPKB dalam Modul Perubahan Gaji / Gaji Selain Gaji Kakitangan Tetap Hantar kepadaPeraku I untuk Perakuan I Semak dan sahkan ketepatan data dan membuat Perakuan I Hantar kepadaPeraku II untuk Perakuan II (Modul Gaji Selain Gaji Kakitangan Tetap) Semak dan luluskan ketepatan data dan membuat Perakuan II (Modul Gaji Selain Gaji Kakitangan Tetap) Cetak Baucar Bayaran (kew.304E) Failkan salinan

CARTA ALIRAN KERJA



CARTA ALIRAN KERJA


Terima dokumen sokongan

Cop Terima

Semak Ketepatan

LENGKAP

Sedia Baucar Bayaran

Hantar kepada Peraku I dan peraku II

LENGKAP

Cetak Baucar Bayaran dan Borang Perubahan Gaji

Failkan

PEMBETULAN TIDAK

YA

YA

PEMBETULAN TIDAK

SENARAI BORANG



BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Kew 304E

2. Kad Perakam Waktu

3. Penyata Pengiraan Gaji



Menguruskan Panjar Wang Runcit (PWR)

Aktiviti 2.18.2 (iii) (a) :

Mengeluarkan wang tunai dari PWR

PROSES KERJA


Mengeluarkan wang tunai dari

PWR

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.2 (iii) (a) : Mengeluarkan wang tunai dari PWR

JAWATAN PROSES

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

PENOLONG AKAUNTAN /

PENOLONG PENGARAH

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Terima Baucar Kecil ( Kew. 50 Pin. 1/80) berserta

dokumen sokongan yang lengkap dari pemohon

Semak dokumen sokongan yang dikemukakan

lengkap :

Resit

Bil/Inbois

Lain-lain dokumen jika berkaitan

Semak tuntutan pegawai di Kew. 50 :-

Nama pegawai

Amaun

Tandatangan pegawai

Pengesahan resit dan Kew. 50

Tandatangan perakuan keulusan bayaran

Turun tandatangan pada Kew. 50 sebagai pegawai

pembayar

Rekod tuntutan yang diterima melalui Baucar Kecil

(Kew. 50 Pin 1/80) ke dalam Buku Wang Tunai

(Kew. 249A – 1/94)

CARTA ALIRAN KERJA



PWR

CARTA ALIRAN KERJA


Terima baucer kecil Kew.50 beserta dokumen

sokongan / resit

Semak tuntutan pegawai beserta dokuman

sokongan. (Pastikan dokumen sokongan

lengkap)

Kemuka untuk kelulusan PENOLONG

AKAUNTAN/ PENOLONG PENGARAH

LULUS

Buat bayaran serta cop TELAH BAYAR pada

Kew.50. Tandatangan pembayar dan penerima

Rekod urusniaga yang telah dibayar dalam

Buku Tunai Runcit

YA

PEMBETULAN TIDAK

SENARAI BORANG



PWR

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Baucar Kecil (Kew.50 Pin 1/80)

2. Buku Panjar Wang Runcit (Kew.249A-1/94)

3. Borang Permohonan Kelulusan Pegawai Kewangan

Aktiviti 2.18.2 (iii) (b) :

Menyedia Baucar Bayaran Rekupmen PWR

PROSES KERJA


Menyedia Baucar Bayaran

Rekupmen PWR

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.2 (iii) (b) : Menyedia Baucar Bayaran Rekupmen PWR

JAWATAN PROSES

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

1. Semak semua pembayaran telah direkodkan ke dalam Buku Wang Runcit [Kew. 249(a)] untuk tujuan rekupmen.

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

2. Kira wang tunai ditangan supaya sama dengan baki wang tunai di Kew. 249(a) sebelum rekupmen dibuat.

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

3. Sahkan belanja dan tandatangan Kew. 249(a) Cap dengan “Semua Perbelanjaan Adalah Di Atas Urusan

Rasmi”

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

4. Sedia Penyata Perbelanjaan mengikut Objek Lanjut

beserta helaian buku wang runcit

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

5. Kunci masuk butiran bayaran dalam modul eSPKB-

AK0408 - Proses Penyediaan Dan Perakuan Baucar

Bayaran Panjar Wang Runcit (Rujuk Arahan Kerja

Panduan Pengguna PTJ eSPKB)

PENOLONG

PENGARAH/

PENOLONG AKAUNTAN


KETUA PENOLONG

PENGARAH/PENOLONG

PENGARAH/PENOLONG

AKAUNTAN


PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

8. Semak status Baucar Bayaran di sistem eSPKB modul

pertanyaan:

Jika Status 6 ( Ditolak GFMAS ) buat pembatalan baucar


Jika Status 8 ( Diterima GFMAS ) cetak, cap TELAH

BAYAR dan failkan

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR 9.Rujuk Proses Kerja Pengeluaran Wang Tunai untuk

dapatkan wang Rekupmen

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI : _____________________

CARTA ALIRAN KERJA



Rekupmen PWR

CARTA ALIRAN KERJA


Semak semua pembayaran telah direkodkan ke

dalam Buku Wang Runcit [Kew. 249(a)] untuk

tujuan rekupmen

Kira baki tunai ditangan supaya sama dengan baki wang tunai di Kew. 249(a) sebelum rekupmen dibuat

Sahkan belanja dan tandatangan Kew. 249(a)

Sedia Penyata Perbelanjaan mengikut Objek

Lanjut beserta helaian buku wang runcit

Kunci masuk eSPKB

Peraku I & II

BERSETUJU

Semak status Baucar Bayaran di eSPKB

Status 8 ( Diterima GFMAS) cetak, cap TELAH

BAYAR dan failkan.

YA

PEMBETULAN TIDAK

SENARAI BORANG



Rekupmen PWR

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG



Aktiviti 2.18.2 (iii) (c) :

Menunai Rekupmen PWR

PROSES KERJA


Menunai EFT Rekupmen PWR

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.2 (iii) (c) : Menunai EFT Rekupmen PWR

JAWATAN PROSES

PENOLONG AKAUNTAN /

PEMBANTU AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

1.

Terima eMaklum melalui email atau laman eMaklum dari Pejabat Perakaunan.

PEMBANTU AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR 2.

Cetak eMaklum dan Rekod butiran EFT di dalam buku Daftar Bayaran


/ PENOLONG PENGARAH /

PENOLONG AKAUNTAN

3. Dapatkan pengesahan Ketua PTJ/ wakil yang telah diberi kuasa untuk kutip tunai di bank.

PENOLONG AKAUNTAN /

PEMBANTU AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

4.

Bawa eMaklum yang telah disahkan ke cawangan Maybank (yang telah diluluskan) oleh pegawai yang diberi kuasa untuk menunaikan bayaran

PENOLONG AKAUNTAN /

PEMBANTU AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

5. Serahkan salinan eMaklum dan tunjukkan Kad Pengenalan pegawai PTJ kepadapegawai bank.

PENOLONG AKAUNTAN /

PEMBANTU AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

6. Bank akan membuat semakan terhadap salinan eMaklum, pegawai pengesah, pegawai yang menunaikan bayaran, no. EFT dan amaun

PENOLONG AKAUNTAN /

PEMBANTU AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

7 Bank membuat bayaran tunai kepada pegawai PTJ.

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR 8

Simpan baucar bayaran yang telah dicap “Telah Bayar” di setiap helaian ke dalam fail

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR 9. Simpan Wang Panjar di dalam Peti Besi

PEMBANTU AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR 10.

Rekod butiran bayaran di dalam Buku Tunai 249A -1/94

CARTA ALIRAN KERJA



CARTA ALIRAN KERJA


Terima eMaklum

Cetak eMaklum dan Rekod butiran EFT di dalam buku Daftar Bayaran

Dapatkan pengesahan Ketua PTJ/ wakil yang telah diberi kuasa untuk kutip tunai di bank

Bawa eMaklum untuk menunaikan bayaran

Serahkan salinan eMaklum dan tunjukkan Kad Pengenalan pegawai PTJ kepada pegawai bank

Bank semak dokumen

BERSETUJU

Bank membuat bayaran tunai kepadapegawai PTJ.

YA

PEMBETULAN TIDAK

A

Simpan baucar bayaran yang telah dicap “Telah

Bayar” di setiap helaian ke dalam fail

Simpan Wang Panjar di dalam Peti Besi

Rekod butiran bayaran di dalam Buku Tunai

249A -1/94

A

SENARAI BORANG



BORANG


BIL. SENARAI BORANG


2. Borang Kuasa Tetap (AK52)

3. Cetakan eMaklum

Aktiviti 2.18.2 (iii) (d) :

Rekupmen Akhir PWR dan Penyediaan Sijil

Akhir PWR

PROSES KERJA



Akhir PWR

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.2 (iii) (d) : Rekupmen Akhir PWR dan Penyediaan Sijil Akhir PWR

JAWATAN PROSES

PEMBANTU

AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

1.

Kunci masuk Baucar Bayaran dalam eSPKB (Rujuk

Proses Kerja Aktiviti 3.3. 2 : Menyedia Baucar

Rekupmen Panjar Wang Runcit)

PEMBANTU

AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

2.

Sedia Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit mengikut

format dalam 3 salinan untuk di hantar kepadaPejabat

Perakaunan beserta dokumen sokongan:

Sijil Perakuan Panjar Wang Rucit yang disahkan

dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan

Perakuan Panjar Wang Runcit rekupmen diminta

tetapi belum dijelaskan

Perakuan Panjar Wang Runcit senarai baucar

ditangan

Helaian asal Buku Wang Runcit

Baucar Kecil Kew. 50 beserta salinan asal

resit/inbois/ tuntutan

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

AKAUNTAN

3.

Semak Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit beserta

dokumen sokongan:-

Sijil Perakuan Panjar Wang Rucit yang disahkan

dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan

Perakuan Panjar Wang Runcit rekupmen diminta

tetapi belum dijelaskan

Perakuan Panja rWang Runcit senarai baucar

ditangan

Helaian asal Buku Wang Runcit

Baucar Kecil Kew. 50 beserta salinan asal

resit/inbois/ tuntutan

PEMBANTU

AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

4.

Sedia Surat Iringan dan kemukakan ke Pejabat

Perakaunan sebelum penutupan akaun

PEMBANTU

AKAUNTAN/

PEMBANTU TADBIR

5. Simpan satu salinan untuk difail

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI : _____________________

CARTA ALIRAN KERJA



Akhir PWR

CARTA ALIRAN KERJA


Kunci masuk Baucar Bayaran dalam eSPKB

(Rujuk Proses Kerja Aktiviti 3.3. 2 : Menyedia

Baucar Rekupmen PanjarWang Runcit)

Sedia Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit Runcit

Semak Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit

beserta dokumen sokongan

LENGKAP

Sedia Surat Iringan dan kemukakan ke Pejabat

Perakaunan sebelum tarikh penutupan akaun

Failkan

YA

PEMBETULAN TIDAK

SENARAI BORANG



Akhir PWR

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Buku PanjarWang Runcit (Kew.249A-1/94)

2. Sijil Perakuan PanjarWang Runcit


Aktiviti 2.18.3:

Pengurusan Terimaan


BIL AKTIVITI 2.18.3 - PENGURUSAN TERIMAAN

1. Mengurus Terimaan Cek/Wang Pembantu Operasis/Bank Draf Secara

Pembantu Operasis

2. Mengurus Terimaan Wang Tunai/Cek di Kaunter

3. Mengurus Terimaan Secara EFT/Pindahan

4. Mengurus Terimaan Secara Manual / Terimaan Luar Pejabat


Mengurus Terimaan Cek/Wang Pembantu

Operasis/Bank Draf Secara Pembantu

Operasis

PROSES KERJA


Mengurus Terimaan Cek/Wang

Pos/Bank Draf Secara Pos

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.3 (i) : Mengurus Terimaan Cek/Wang Pembantu Operasis/Bank

Draf Secara Pos

JAWATAN PROSES

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Terima cek/wang Pos/bank draf secara Pos

dan Daftar Mel dalam sistem e-Terimaan dan serah

kepadajuruwang

Semak cek/wang Pos/bank draf dari daftar mel dan

keluarkan resit (kew 38E) melalui sistem e-Teriman.

Cetak laporanmel (laporan TK120) untuk simpanan dan

buat serahan cek/wang Pos/bank draf kepadapenyelia.

Resit asal Pos kepadapembayar

Semak dan sahkan serahan oleh penyelia

Menjana Penyata Pemungut

Semak dan Perakuan I Penyata Pemungut

Bankkan terimaan

Perakuan II Penyata Pemungut setelah dibankkan

simpanPenyata pemungut dan resit Rasmi Kerajaan

Malaysia

Cetak Buku Tunai Cerakinan (laporan TK100) di

penghujung hari untuk pengesahan pegawai dan rekod.

CARTA ALIRAN KERJA




CARTA ALIRAN KERJA


Draf Secara Pos

Terima cek / wang Pos / bank draf secara Pos.

Daftar Mel dalam sistem eTerimaan dan serah

kepadaJuruwang

Semak cek / wang Pos / bank draf dari daftar

Mel

Keluar Resit pada hari yang sama melalui

aplikasi eTerimaan dan cetak laporan Mel

(TK120). Serah cek / wang Pos / bank draf

kepadapenyelia

Semak dan sah oleh Penyelia

BERSETUJU

Jana Penyata Pemungut dan serah kepadaPeraku I

Semakan oleh Peraku I dan semak penyata

pemungut

BERSETUJU

YA

PEMBETULAN TIDAK

PEMBETULAN TIDAK

YA

A

Peraku dan sah I sebelum ke bank.

Perakuan II Penyata Pemungut setelah

dibankkan

simpanPenyata Pemungut dan Resit Rasmi

Kerajaan

Cetak laporan TK100 setiap hujung hari bekerja

A

SENARAI BORANG




BORANG


Draf Secara Pos

BIL. SENARAI BORANG

1. Resit Kew 38E

2. Penyata Pemungut

3. Laporan Mel TK120

4. Laporan Buku Tunai TK100


Mengurus Terimaan Wang Tunai/Cek di

Kaunter

PROSES KERJA



Kaunter

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.3 (ii) : Mengurus Terimaan Wang Tunai/Cek di Kaunter

JAWATAN PROSES

PEMBANTU

AKAUNTAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Terima wang tunai/cek/Bank Draf dari pembayar dan

keluarkan resit (kew 38E) melalui sistem e-Teriman.

Serah resit asal kepadapembayar. Buat serahan wang

tunai/cek/Bank Draf kepadapenyelia.

Pengesahan serahan oleh penyelia



Bankkan terimaan

Perakuan II Penyata Pemungut setelah dibankkan

Simpan Penyata pemungut dan resit Rasmi Kerajaan

Malaysia


penghujung hari untuk pengesahan pegawai dan rekod

CARTA ALIRAN KERJA



Kaunter

CARTA ALIRAN KERJA


Terima wang tunai /cek di kaunter. Keluar Resit

padahari yang sama melalui aplikasi eTerimaan

Pengesahan serahan kepadaPenyelia

BERSETUJU

Jana Penyata Pemungut dan serah kepadaPeraku I

BERSETUJU

Peraku dan sah I sebelum ke bank

Bankkan terimaan

Perakuan II Penyata Pemungut setelah

dibankkan

Simpan Penyata Pemungut dan Resit Rasmi

Kerajaan


YA

PEMBETULAN TIDAK

PEMBETULAN TIDAK

YA

SENARAI BORANG



Kaunter

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Resit Kew 38E

2. Penyata Pemungut

3. Laporan Buku Tunai TK100


Mengurus Terimaan Secara EFT/Pindahan

PROSES KERJA


Mengurus Terimaan Secara

EFT/Pindahan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.3 (iii) : Mengurus Terimaan Secara EFT/Pindahan

JAWATAN PROSES

PEMBANTU

AKAUNTAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Terima pengesahan pembayaran melalui e-Maklum

Pengesahan terimaan oleh Pejabat Perakaunan

Keluarkan resit (kew 38E) melalui sistem e-Teriman.

Pos resit asal kepadapembayar

Serahan kepadapenyelia untuk pengesahan terimaan



Perakuan II Penyata Pemungut

Simpan Penyata pemungut dan resit Rasmi Kerajaan

Malaysia


penghujung hari untuk pengesahan pegawai dan rekod

CARTA ALIRAN KERJA



EFT/Pindahan

CARTA ALIRAN KERJA


Terima pengesahan pembayaran melalui

eMaklum

Pengesahan terimaan oleh Pejabat Perakaunan

BERSETUJU

Keluarkan resit (Kew 38E) melalui eTerimaan dan

serah kepadaPenyelia

Pengesahan Penyelia

BERSETUJU

Jana Penyata Pemungut dan serah

kepadaPeraku I

Semakan oleh Peraku I

BERSETUJU

PEMBETULAN TIDAK

YA

YA

PEMBETULAN TIDAK

PEMBETULAN TIDAK

YA

A

Perakuan II Penyata Pemungut

Simpan Penyata Pemungut dan Resit Rasmi

Kerajaan


A

SENARAI BORANG



EFT/Pindahan

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

Tiada

Aktiviti 2.18.4:

Pengurusan Perolehan


Bil Aktiviti 2.18.4 - Pengurusan Perolehan

2.18.4 (i) : Sebut Harga Dan Tender

a) Proses Sebut Harga dan Tender Secara ePerolehan

b) Proses Sebut Harga dan Tender Secara eBidding

2.18.4 (ii) : Perolehan Perunding

a) Perolehan Perunding

b) Rundingan Terus

c) Perolehan Pakej

2.18.4 (iii) : Pembelian Terus

a) Pembelian Terus Dan Pesanan Tempatan

2.18.4 (iv) : Kontrak

a) Proses Dokumen Kontrak

b) Perubahan Kontrak


Sebut Harga Dan Tender


Proses Sebut Harga dan Tender Secara

ePerolehan

PROSES KERJA


Proses Sebut Harga dan Tender

Secara ePerolehan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.4 (i) (a) : Proses Sebut Harga dan Tender Secara ePerolehan

JAWATAN PROSES

PENGARAH Terima Permohonan Sebut Harga / Tender

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN

Semak Permohonan

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN

Bentuk jawatankuasa-jawatankuasa berkaitan.

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN

Terima dokumen sebut harga / tender dari Bahagian JABATAN


PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Iklan sebut harga / tender melalui sistem ePerolehan

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Terima dokumen sebut harga / tender secara manual

daripadapenyebut harga / pembekal

JAWATANKUASA

PEMBUKA

Buka dokumen tawaran sebut harga / dokumen tender & sediakan

laporan

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Terima laporandaripadaJawatankuasa Pembuka

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Edar dokumen dan laporan Jawatankuasa Pembuka

kepadaJawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian

Harga.

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Kumpul laporan daripada setiap jawatankuasa

JAWATAN PROSES

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Sedia Kertas Taklimat

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Pertimbangan Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga Perolehan

PENOLONG

AKAUNTAN KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Sedia Surat Setuju Terima / Memo Keputusan

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Edarkan Surat Setuju Terima kepadasyarikat dan pemohon

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Terima Surat Setuju Terima daripadasyarikat

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA



Secara ePerolehan

CARTA ALIRAN KERJA

Terima Permohonan

Semak Permohonan

LENGKAP

Bentuk Jawatankuasa

Terima Dokumen Sebut Harga / Tender daripadaBahagian JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Iklan Sebut Harga / Tender

Terima dokumen sebut harga / tender secara manual daripadapenyebut harga / pembekal

Jawatankuasa Pembuka buka dokumen tawaran sebut

harga / dokumen tender & sediakan laporan

Terima laporandaripadaJawatankuasa Pembuka

1. Aktiviti 2.18.4 (i) (a) : Proses Sebut Harga dan Tender Secara

ePerolehan

TIDAK PEMBETULAN

YA

A

Edar dokumen dan laporan Pembuka kepadaJawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga

Kumpul laporandaripadasetiap jawatankuasa


Pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut

Harga (JKSH) / Lembaga Perolehan

BERSETUJU

Sedia Surat Setuju Terima / Memo Kelulusan

Edarkan Surat Setuju Terima kepadasyarikat dan pemohon

Terima Surat Setuju Terima daripadasyarikat

Failkan

A

TIDAK

TERTAKLUK KEPADA KEPUTUSAN MESYUARAT

YA

SENARAI BORANG



Secara ePerolehan

SENARAI BORANG

Aktiviti 2.18.4 (i) (a) : Proses Sebut Harga dan Tender Secara ePerolehan

BIL. SENARAI BORANG

Tiada



eBidding

PROSES KERJA



eBidding

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.4 (i) (b) : Proses Sebut Harga dan Tender Secara eBidding

JAWATAN PROSES

PENGARAH Terima permohonan daripadaBahagian JABATAN AKAUNTAN

NEGARA MALAYSIA.

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Kemuka dokumen eBidding kepadaAkauntan Negara Malaysia

untuk kelulusan.

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Iklan sebut harga / tender secara eBidding.

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Adakan taklimat eBidding.

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Terima dokumen sebut harga eBidding daripadapembekal.

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Adakan mesyuarat Jawatankuasa Pra Kelayakan.

PENOLONG

AKAUNTANT /

PENOLONG

AKAUNTAN

Sedia laporan Jawatankuasa Pra Kelayakan dan seterusnya

kemukakan kepadaKementerian Kewangan.

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Terima kelulusan daripadaKementerian Kewangan untuk proses

Bidaan Atas Talian.

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTANT /

PENOLONG

AKAUNTAN

Adakan Bidaan Atas Talian.

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTANT /

PENOLONG

AKAUNTAN

Sedia laporan Pengurusan eBidding dan kemukakan

kepadaKementerian Kewangan untuk kelulusan.

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Sedia Surat Setuju Terima

PEMBANTU TADBIR Failkan

CARTA ALIRAN KERJA



Secara eBidding

CARTA ALIRAN KERJA


Terima dokumen eBidding

Kemuka dokumen eBidding kepadaAkauntan

Negara Malaysia untuk kelulusan

LULUS

Iklan sebut harga / tender eBidding

Adakan taklimat eBidding

Terima dokumen sebut harga / tender eBidding daripadapembekal

Adakan mesyuarat Jawatankuasa Pra

Kelayakan

Sedia laporan Jawatankuasa Pra Kelayakan

TIDAK PEMBETULAN

A

YA

Kelulusan Kementerian Kewangan untuk proses

LULUS

Bidaan Atas Talian

Sedia laporan Pengurusan eBidding dan kemukakan kepadaKementerian Kewangan untuk kelulusan

LULUS


Failkan

A

TIDAK

PEMBETULAN

TIDAK PEMBETULAN

YA

YA

SENARAI BORANG



eBidding

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

Tiada


Perolehan Perunding

PROSES KERJA


Perolehan Perunding

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.4 (ii) (a) : Perolehan Perunding

JAWATAN PROSES

PENGARAH Terima permohonan daripada PTJ untuk mengadakan perolehan

Perunding

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Kemuka permohonan kepada Kementerian Kewangan

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Terima kelulusan daripada Kementerian Kewangan

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTANT

Bentuk Jawatankuasa Penilaian Perunding (JPP)

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Keluarkan surat pelawaan kepada perunding

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Terima Cadangan Teknikal Kewangan (CTK) daripadaperunding

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Penilaian oleh JPP

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Sedia laporan JPP

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Kemuka laporan JPP kepada Kementerian Kewangan untuk kelulusan

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Terima kelulusan daripada Kementerian Kewangan

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Keluarkan Surat Setuju Terima

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Rekod perolehan perunding di dalam sistem ePerunding

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA


Perolehan Perunding

CARTA ALIRAN KERJA


Terima Permohonan

Kemuka permohonan kepadaKementerian

Kewangan

LULUS

Bentuk Jawatankuasa Penilaian Perunding

(JPP)

Keluarkan surat pelawaan kepadaperunding

Terima Cadangan Teknikal Kewangan (CTK) daripadaperunding

Penilaian oleh JPP

Sedia laporan JPP

TIDAK PEMBETULAN

A

YA

Kemuka laporan JPP kepada Kementerian

Kewangan untuk kelulusan

LULUS


Rekod perolehan perunding di dalam sistem ePerunding

Failkan

TIDAK PEMBETULAN

A

YA

SENARAI BORANG


Perolehan Perunding

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

Tiada


Rundingan Terus

PROSES KERJA


Rundingan Terus

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.4 (ii) (b) : Rundingan Terus

JAWATAN PROSES

PENGARAH /

TIMBALAN

PENGARAH

Terima permohonan daripadaBahagian JABATAN AKAUNTAN

NEGARA MALAYSIA

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Kemuka permohonan kepada Bahagian Perolehan Kerajaan (BPK),

Kementerian Kewangan untuk kelulusan.

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Terima kelulusan daripada Kementerian Kewangan untuk

mengadakan rundingan terus.

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Sedia Surat Niat kepada pembekal yang terpilih.

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Adakan Mesyuarat Rundingan Harga dengan pembekal yang terpilih.

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Sedia minit mesyuarat rundingan harga.

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN/

PENOLONG

AKAUNTAN

Sedia laporan Hasil Rundingan Harga

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTAN

Kemuka kepada Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk dimuktamadkan

(Jawatankuasa Sebut Harga JABATAN AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA bagi perolehan kurang dari RM500,000 / Kementerian

Kewangan bagi perolehan melebihi RM500,000).

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTANT

Terima kelulusan daripada PBM.

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR


PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Kemuka salinan Hasil Rundingan Harga yang telah dimuktamadkan

oleh PBM kepada Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian

Kewangan untuk makluman.

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA


Rundingan Terus

CARTA ALIRAN KERJA


Terima Permohonan

Kemuka permohonan kepada Bahagian

Perolehan Kerajaan (BPK), Kementerian

Kewangan untuk kelulusan

LULUS

Sedia Surat Niat kepadapembekal yang

terpilih

Adakan Mesyuarat Rundingan Harga dengan

pembekal yang terpilih

Sedia minit mesyuarat rundingan harga

Sedia laporan Hasil Rundingan Harga

Kemuka kepadaPihak Berkuasa Melulus

(PBM) untuk dimuktamadkan

TIDAK

PEMBETULAN

A

YA

BERSETUJU

Terima kelulusan daripadaPBM


Kemuka salinan Hasil Rundingan Harga yang

telah dimuktamadkan oleh PBM

kepadaBahagian Perolehan Kerajaan,

Kementerian Kewangan untuk makluman

Failkan

TIDAK PEMBETULAN

A

YA

SENARAI BORANG


Rundingan Terus

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Permohonan Kementerian/ Agensi Mengenai Perolehan ke

Bahagian Perolehan Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia


Perolehan Pakej

PROSES KERJA


Perolehan Pakej

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.4 (ii) (c) : Perolehan Pakej

JAWATAN PROSES

PENGARAH /

TIMBALAN

PENGARAH

Terima permohonan daripadaBahagian JABATAN AKAUNTAN

NEGARA MALAYSIA untuk mengadakan Acara Rasmi Kerajaan

(Kertas Cadangan Program yang telah diluluskan).

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTANT

Semak Kelayakan Mengikut WP 1.4 (Penganjuran Acara Rasmi

Kerajaan) dan WP 1.10 (Kemudahan Latihan Secara Pakej)

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTANT

Sedia Kertas Pertimbangan Kelulusan Pakej untuk Jawatankuasa

Penilaian JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA.

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTANT

Adakan Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian JABATAN AKAUNTAN

NEGARA MALAYSIA bagi mengesyorkan pemilihan syarikat / hotel /

pusat konvensyen yang layak.

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTANT

Sedia laporan Jawatankuasa Penilaian

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTANT

Hantar laporan Jawatankuasa Penilaian kepadaAKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA / Jawatankuasa Sebut Harga JABATAN AKAUNTAN

NEGARA MALAYSIA / Kementerian Kewangan

KETUA PENOLONG

PENGARAH /

PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG

AKAUNTANT

Terima kelulusan daripadaAkauntan Negara Malaysia / Jawatankuasa

Sebut Harga JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA /

Kementerian Kewangan.

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Sedia Memo Kelulusan

PENOLONG

AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR

Failkan

CARTA ALIRAN KERJA


Perolehan Pakej

CARTA ALIRAN KERJA


Terima Permohonan

Semak Kelayakan

Sedia Kertas Pertimbangan Kelulusan Pakej

untuk Jawatankuasa Penilaian JABATAN


Adakan Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian

BERSETUJU

Sedia laporan Jawatankuasa Penilaian

Hantar laporan Jawatankuasa Penilaian kepada AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA / JKSH / Kementerian Kewangan

LULUS

Keluarkan Memo Kelulusan KepadaBahagian

Failkan

TIDAK

PEMBETULAN

TIDAK PEMBETULAN

YA

YA

SENARAI BORANG


Perolehan Pakej

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

Tiada


Pembelian Terus


Pembelian Terus dan Pesanan Tempatan

PROSES KERJA


Pembelian Terus dan Pesanan

Tempatan

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.4 (iii) (a) : Pembelian Terus dan Pesanan Tempatan

JAWATAN PROSES

KETUA PENOLONG

PENGARAH/ PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG AKAUNTAN

Terima Permohonan (Memo / Nota Minta)

PENOLONG PENGARAH

KANAN / PENOLONG

AKAUNTANT

Semak Permohonan

PEMBANTU TADBIR Cipta Permintaan [Requisition Order (RO) / Service Order (SO)] di

dalam sistem ePerolehan.

KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG AKAUNTAN

Lulus Permintaan yang telah diciPembantu Tadbira.

PEMBANTU TADBIR Cetak Pesanan Tempatan.

PENOLONG AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR Sedia minit bebas / Surat Setuju Terima

PENOLONG AKAUNTAN /


CARTA ALIRAN KERJA



Tempatan

CARTA ALIRAN KERJA


Terima Permohonan

Semak Permohonan

LENGKAP

Ciptaa Permintaan dalam Sistem ePerolehan

Lulus Permintaan yang telah diciPembantu

Tadbira

Cetak Pesanan Tempatan

Sedia minit bebas / Surat Setuju Terima

Failkan

TIDAK PEMBETULAN

YA

SENARAI BORANG



Tempatan

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Permohonan Pembelian Bekalan / Perkhidmatan

Aktiviti 2.18.4 (iv) :

Kontrak

Aktiviti 2.18.4 (iv) (a) :

Proses Dokumen Kontrak

PROSES KERJA



PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.4 (iv) (a) : Proses Dokumen Kontrak

JAWATAN PROSES

PENGARAH/TIMBALAN

PENGARAH

Terima deraf kontrak daripadaBahagian JABATAN AKAUNTAN

NEGARA MALAYSIA

TIMBALAN PENGARAH Semak deraf kontrak

KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG AKAUNTAN

Kemuka deraf kontrak kepada Bahagian Undang-undang (BUU),

Kementerian Kewangan untuk semakan.

KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG AKAUNTAN

Terima deraf kontrak yang telah dipersetujui oleh BUU untuk

dimuktamadkan.

KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG AKAUNTAN

Kemuka dokumen kontrak kepadaBahagian yang terlibat untuk

dijilidkan sebanyak tujuh (7) salinan dan ditandatangani oleh syarikat.

KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG AKAUNTAN

Kemuka kepadaPihak Berkuasa Melulus untuk tandatangan dokumen

kontrak mengikut had nilai kontrak seperti berikut:

i) TAN (K) / TAN (O) sehingga RM 20 juta

ii) AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA sehingga RM 50 juta

iii) Kementerian Kewangan (melebihi RM 50 juta)

KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN /

PENOLONG AKAUNTAN

Beri nombor kontrak dan edarkan salinan kepadasyarikat untuk

dimatikan setem.

PENOLONG AKAUNTAN / Terima salinan kontrak yang telah dimatikan setem dan edarkan

PEMBANTU TADBIR

kepada

i) BUU- satu (1) salinan

ii) BA MOF- satu (1) salinan

iii) Syarikat- satu (1) salinan

iv) Bahagian- dua (2) salinan

v) BPPP- dua (2) salinan

PENOLONG AKAUNTAN /


CARTA ALIRAN KERJA



CARTA ALIRAN KERJA


Terima deraf kontrak

Semak deraf kontrak

LENGKAP

Kemuka deraf kontrak kepadaBahagian Undang-undang (BUU), Kementerian Kewangan untuk semakan

LENGKAP

Kemuka dokumen kontrak kepadaBahagian yang terlibat untuk dijilidkan sebanyak tujuh (7) salinan dan ditandatangani oleh syarikat

Kemuka kepadaPihak Berkuasa Melulus untuk tandatangan dokumen kontrak

Beri nombor kontrak dan edarkan salinan kepadasyarikat untuk dimatikan setem

TIDAK PEMBETULAN

TIDAK PEMBETULAN

A

YA

YA

Terima dan edar salinan kontrak yang telah dimatikan setem

Failkan

A

SENARAI BORANG



SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

Tiada

Aktiviti 2.18.4 (iv) (b) :

Perubahan Kontrak

PROSES KERJA


Perubahan Kontrak

PROSES KERJA

Aktiviti 2.18.4 (iv) (b) : Perubahan Kontrak

JAWATAN PROSES

PENGARAH/TIMBALAN

PENGARAH

Terima Permohonan (Tambah Kuantiti / Perubahan Skop / Perlanjutan

Tempoh)

KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN

Semak Permohonan

KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN


KETUA PENOLONG

PENGARAH / PENOLONG

PENGARAH KANAN

Kemuka kepadaPihak Berkuasa Melulus (JKSH / Lembaga Perolehan)

PENOLONG AKAUNTAN /

PEMBANTU TADBIR


PENOLONG AKAUNTAN /


CARTA ALIRAN KERJA


Perubahan Kontrak

CARTA ALIRAN KERJA


Terima permohonan

Semak permohonan

LENGKAP


Kemuka Kertas Taklimat kepadaPihak Berkuasa Melulus (JKSH / Lembaga Perolehan)

LULUS


Failkan

TIDAK PEMBETULAN

YA

TIDAK PEMBETULAN

YA

SENARAI BORANG


Perubahan Kontrak

SENARAI BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Permohonan LAMPIRAN J (PK 1 Lampiran 1.11)

FUNGSI UTAMA (UMUM) FUNGSI 2: Pengurusan, Pentadbiran ... · 8. Dapatkan laporan daripada semua...

Documents

Transcript of FUNGSI UTAMA (UMUM) FUNGSI 2: Pengurusan, Pentadbiran ... · 8. Dapatkan laporan daripada semua...