garis panduan permohonan bertugas rasmi di luar negara bagi

download garis panduan permohonan bertugas rasmi di luar negara bagi

of 15

  • date post

    30-Dec-2016
  • Category

    Documents

  • view

    308
  • download

    3

Embed Size (px)

Transcript of garis panduan permohonan bertugas rasmi di luar negara bagi

  • 1

    GARIS PANDUAN PERMOHONAN BERTUGAS RASMI DI LUAR NEGARA BAGI

    SEMUA PENJAWAT AWAM DI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA (KPM)

    1. TUJUAN

    Garis panduan ini disediakan sebagai rujukan dan panduan kepada semua

    Ketua Jabatan bagi memastikan penjawat awam di bawah seliaan

    mengemukakan permohonan kelulusan bertugas Rasmi ke Luar Negara

    secara teratur dan menepati peraturan yang ditetapkan.

    2. DEFINISI PERJALANAN TUGAS RASMI

    2.1. Bertugas rasmi bermaksud apa-apa sahaja lawatan ke luar negara yang

    berkaitan dengan tugas hakiki pegawai berkenaan atau jika sesuatu

    tugasan itu merupakan arahan Pegawai Pengawal, ia adalah dikira

    sebagai tugas rasmi pegawai tersebut.

    2.2. Pegawai Pengawal membuat keputusan dengan memastikan pegawai

    yang diberi kelulusan ke luar negara adalah pegawai yang terlibat

    secara langsung dan perjalanan tersebut memberi manfaat kepada

    Kementerian/Jabatan.

    3. TAJAAN OLEH SYARIKAT SWASTA

    3.1 Bahagian Kewangan akan mengemukakan permohonan kepada pihak

    Perbendaharaan bagi mendapatkan kelulusan khas selepas mendapat

    kelulusan Pegawai Pengawal.

    3.2. Permohonan kelulusan khas ini termasuk permohonan ke luar

    negara yang mendapat penajaan daripada syarikat swasta yang menaja

    pegawai / jurulatih / guru pengiring ke luar negara berikutan

    tanggungjawab syarikat kepada masyarakat atau Corporate Social

  • 2

    Responsibility (CSR). Contohnya, syarikat yang menaja pegawai KPM

    bagi mewakili KPM ke luar negara untuk menghadiri sesuatu program

    pelajar / pegawai.

    4. BILANGAN PEGAWAI / PESERTA DAN SUMBER PERUNTUKAN

    4.1 Bagi semua lawatan/tugasan rasmi Y.A.B Menteri Pelajaran ke luar

    negara, jumlah pegawai pengiring adalah terhad kepada 2 orang pegawai

    sahaja (termasuk pegawai daripada pejabat Y.A.B Menteri), manakala

    bagi Y.B Timbalan Menteri Pelajaran terhad kepada seorang pegawai

    sahaja. Ketua Setiausaha tidak dibenarkan menyertai bersama

    rombongan Y.A.B Menteri kecuali bagi mesyuarat berjadual tertentu.

    4.2 Kekerapan tugas/lawatan rasmi pegawai ke luar Negara hendaklah

    dikurangkan dan bilangan pegawai dihadkan kepada jumlah yang paling

    minimum bagi setiap lawatan.

    4.3 Bagi lawatan rasmi ke luar negara yang melibatkan murid, jumlah guru

    pengiring adalah mengikut nisbah 5 murid : 1 guru bagi sekolah rendah

    dan nisbah 8 murid : 1 guru bagi sekolah menengah tertakluk kepada

    keperluan dan peruntukan yang mencukupi. Sekiranya terdapat keperluan

    untuk menghantar lebih ramai pegawai, justifikasi dan senarai tugas

    setiap pegawai perlu dikemukakan.

    4.4 Kelulusan khas Perbendaharaan bagi keperluan untuk menambah

    bilangan pegawai terlibat hanya digunapakai sekiranya menggunakan

    peruntukan program khusus luar negara sahaja.

    4.5 Perjalanan bertugas rasmi ke luar negara yang menggunakan peruntukan

    sendiri, peruntukan khas Sekolah Kluster dan peruntukan Sekolah

    Berprestasi Tinggi adalah dikecualikan tetapi hendaklah mendapat

    kelulusan Pegawai Pengawal.

  • 3

    5. LAWATAN SAMBIL BELAJAR

    5.1 Kelulusan perjalanan tugas rasmi ke luar negara bagi pegawai atau

    pelajar untuk lawatan sambil belajar adalah di bawah bidang kuasa

    Pegawai Pengawal.

    5.2 Lawatan yang berkaitan dengan pelaksanaan sesuatu kontrak atau

    projek, Bahagian Kewangan akan mengemukakan permohonan kepada

    pihak Perbendaharaan bagi mendapatkan kelulusan khas selepas

    kelulusan Pegawai Pengawal diperolehi.

    6. PENYELARAS PROGRAM DAN PERUNTUKAN

    Permohonan peruntukan Program Khusus Bertugas Rasmi di Luar

    Negara bagi semua Jabatan/Bahagian di KPM hendaklah dikemukakan kepada

    Bahagian-bahagian yang dilantik sebagai penyelaras mengikut jenis program

    seperti berikut:

    BIL.

    JABATAN /

    BAHAGIAN

    PENYELARAS

    JENIS PROGRAM

    a.

    Bahagian

    Dasar dan

    Hubungan

    Antarabangsa

    (BDHA)

    Mesyuarat / Persidangan Berkala / Berjadual yang

    wajib dihadiri oleh Y.A.B Menteri / Y.A.B Timbalan

    Menteri / YBhg. KSU / YBhg. KPPM / Pegawai-

    Pegawai Kanan / Wakil KPM.

  • 4

    BIL.

    JABATAN /

    BAHAGIAN

    PENYELARAS

    JENIS PROGRAM

    b. Kokurikulum dan

    Kesenian (BKK)

    Peruntukan bagi pegawai-pegawai KPM / guru

    pengiring / pelatih dan pelajar untuk aktiviti - aktiviti

    seperti pertandingan dan perkhemahan di peringkat

    antarabangsa.

    c.

    Pengurusan Ibu

    Pejabat

    Kementerian

    (BKP)

    i) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar

    negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke

    atas, Gred Khas A serta setaraf di KPM (termasuk

    Y.A.B Menteri / Y.A.B Timbalan Menteri / YBhg.

    KSU / YBhg. KPPM dan YBhg.TKSU).

    ii) Peruntukan bagi Y.A.B Menteri Pelajaran / Y.A.B

    Timbalan Menteri Pelajaran ke persidangan-

    persidangan yang penting dan berkala seperti

    ASEAN Inter-Parliamentary Assembly (AIPA) dan

    Inter-Parliamentary Union (IPU).

    d.

    Perancangan

    dan Penyelidikan

    Dasar

    Pendidikan

    (BPPDP)

    Persidangan dan mesyuarat berhubung

    pembangunan dan penyelidikan di dalam bidang

    pendidikan di peringkat antarabangsa. Contohnya

    Menghadiri Mesyuarat Penyelaras Penyelidikan

    Kebangsaan Trends in Mathematics and Science

    Studies (TIMSS).

  • 5

    BIL.

    JABATAN /

    BAHAGIAN

    PENYELARAS

    JENIS PROGRAM

    e.

    Pengurusan

    Sumber Manusia

    (BPSM)

    Kursus / peningkatan ilmu ke luar negara bagi

    Perkhidmatan Bukan Guru.

    f. Pendidikan Guru

    (BPG)

    Kursus / peningkatan ilmu ke luar negara bagi

    Perkhidmatan Guru. Contohnya Menghadiri

    Mesyuarat dan Kursus National Project Manager,

    National Data Manager dan Assistant Data Manager

    bagi Kajian Antarabangsa Teaching and Learning

    International Survey (TALIS).

    g.

    Bahagian

    Kewangan

    Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar

    negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas,

    Gred Khas A serta setaraf di KPM:

    a) YBhg. TKPPM (Dasar dan Pembangunan

    Pendidikan) - diuruskan oleh BPPDP dan

    peruntukan dipohon terus daripada Bahagian

    Kewangan.

    b) YBhg. TKPPM (Operasi Pendidikan) diuruskan

    oleh BPSH dan peruntukan dipohon terus

    daripada Bahagian Kewangan.

  • 6

    c) YBhg. TKPPM (Pembangunan Profesionalisme

    Keguruan)-diuruskan oleh BPG dan peruntukan

    dipohon terus daripada Bahagian Kewangan.

    Peruntukan yang disalurkan terus kepada Jabatan /

    Bahagian di KPM bagi lawatan kerja yang penting

    dan tidak berkala / ad hoc.

    7. PERTIMBANGAN PEGAWAI PENGAWAL

    Pertimbangan dan kelulusan Pegawai Pengawal bagi Permohonan Kelulusan

    Bertugas Rasmi di Luar Negara selaras dengan Pekeliling dan Peraturan

    yang masih berkuatkuasa.

    Bil.

    Situasi

    Tindakan

    a.

    Permohonan kelulusan

    Bertugas Rasmi di Luar

    Negara dikemukakan kurang

    daripada 7 hari bekerja dan:

    i) Pegawai masih belum

    melakukan perjalanan ke

    luar negara; dan

    Bahagian Kewangan akan

    mempertimbangkan permohonan

    untuk pertimbangan dan kelulusan

    Pegawai Pengawal.

  • 7

    ii) Mempunyai alasan yang

    kukuh seperti lewat

    mendapat jemputan.

    b.

    Permohonan kelulusan

    Bertugas Rasmi di Luar

    Negara dikemukakan kurang

    daripada 7 hari bekerja

    menggunakan peruntukan

    One-Off Bertugas Rasmi

    di Luar Negara.

    Bahagian Kewangan tidak akan

    mengemukakan permohonan

    kelulusan Bertugas Rasmi di Luar

    Negara kepada Pegawai Pengawal.

    c.

    Permohonan kelulusan

    Bertugas Rasmi di Luar

    Negara dikemukakan kurang

    daripada 7 hari bekerja dan

    pegawai telah melakukan

    perjalanan ke luar negara

    tanpa kelulusan Pegawai

    Pengawal dengan

    menggunakan peruntukan

    One-Off Bertugas Rasmi di

    Luar Negara / ditaja /

    dibiayai sendiri oleh pegawai

    berkenaan.

    Bahagian Kewangan tidak akan

    mengemukakan permohonan

    kelulusan Bertugas Rasmi di Luar

    Negara kepada Pegawai Pengawal

    dan terus dirujuk kepada

    Jawatankuasa Siasatan bagi

    menyiasat perkara tersebut.

  • 8

    8. PERAKUAN KETUA JABATAN / KETUA PERKHIDMATAN

    Semua tugas rasmi yang melibatkan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

    hendaklah mendapat perakuan/sokongan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

    (KPPM), manakala bagi pegawai dan kakitangan bukan guru daripada Ketua

    Jabatan sebelum dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan.

    9. TEMPOH PERMOHONAN KEPADA PERBENDAHARAAN

    9.1 Semua permohonan perjalanan tugas rasmi ke luar negara yang

    menggunakan peruntukan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah

    mesti dikemukakan ke Bahagian Kewangan tidak kurang dari 37 hari

    bekerja sebelum tarikh perjalanan untuk mendapatkan persetujuan

    Pegawai Pengawal sebelum diangkat untuk kelulusan Perbendaharaan.

    9.2 Semua permohonan perjalanan rasmi ke luar Negara (termasuk yang

    mendapat tajaan) yang lengkap mesti dikemukakan ke Bahagian

    Kewangan untuk k