INTISARI LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BADAN...

INTISARILAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BADAN PENGURUS PPI HIROSHIMA

2018/2019

Minggu, 22 September 2019

IDEC R. 806, Hiroshima University, Higashihiroshima Campus

www.hiroshima.ppijepang.org | instagram.com/ppihiroshima45 | facebook.com/ppihiroshima | youtube.com/ppihiroshima

Pendahuluan

• Wilayah kerja saat ini:

• Higashihiroshima

• Hiroshima City

• Shobara City

• Meliputi universitas-universitas:

• Hiroshima University (Higashihiroshima dan Kasumi Campus)

• Prefectural University of Hiroshima (Hiroshima City dan Shobara Campus)

• Hiroshima Kokusai Gakuin University

• Hiroshima University of Economics

9/19/2019 Intisari LPJ Badan Pengurus PPIH 2018/2019 2

Pendahuluan (02)

• Keanggotaan PPIH 2018/2019 (ART Bab I Pasal 1 & kondisi wilayah)

• Anggota Biasa : Warga Negara Indonesia yang terdaftar sebagaiPelajar di Lembaga Pendidikan minimal setingkatSMA di Jepang untuk jangka waktu minimal 6 bulan

• Anggota Luar Biasa : Warga Negara Indonesia yang terdaftar sebagaiPelajar di Lembaga Penilitian setingkat PerguruanTinggi di Jepang untuk jangka waktu kurang dari 6 bulan dan Post-Doctoral Fellowship

• Anggota Kehormatan : Anggota keluarga dari Warga Negara Indonesia yang terdaftar sebagai anggota biasa dan anggotaluar biasa yang memiliki status tinggal di Jepangsebagai dependent


Pendahuluan (03)

• Struktur Organisasi

• SK Ketua Umum PPI Hiroshima No. 2/SK/PPI-HIRO/XII/2018

Ketua Umum

Kesekretariatan

Bendahara

Divisi Dana Usaha dan Kreativitas

Koordinator Hiroshima City

Koordinator Shobara City

Ketua Bidang Pengembangan Anggota

Ketua Bidang Sosial dan Masyarakat

Divisi Internal

Divisi Olahraga

Divisi Minat dan Bakat

Divisi Akademik dan Beasiswa

Divisi Relasi Publik

Divisi Sarana dan Prasarana

Divisi Sosial dan Budaya


Pendahuluan (04)

• Visi• Menjadikan PPI Hiroshima sebagai sarana pengembangan diri yang kondusif bagi

anggota untuk kebermanfaatan bagi sesama melalui sinergi seluruh elemen.

• Misi• Menciptakan PPIH yang kondusif dan ceria melalui kegiatan-kegiatan olahraga dan

rekreasi lainnya (PPIH Sehat).• Meningkatkan ikatan kekeluargaan yang erat diantara seluruh anggota dan elemen

masyarakat (PPIH Kuat).• Menumbuhkan kesadaran anggota terhadap isu sosial dan turut berpartisipasi aktif

dalam pencarian solusi melalui sinergi seluruh organisasi (PPIH Bersahabat).• Menyebarluaskan kebudayaan nasional bagi sesama anggota dan masyarakat luas

(PPIH Bersahabat).• Mengembangkan bakat anggota melalui sinergi seluruh elemen dengan

latarbelakang yang berbeda (PPIH Berbakat).


Pendahuluan (05)

• Hubungan Luar dan Antar Lembaga• KMIH• PIS Saijo• KBRI• KJRI• Hiroshima Indonesia Association• Hiroshima ASEAN Association• Higashihiroshima Indonesia Friendship Club• Hiroshima Global Platform (Sotokara)• Shinki Bus• JICA League• PKPU Human Initiative• Radio PPI Jepang• Hiroshima Keizai Doyukai


Kondisi Keuangan PPIH 2018/2019

• Penyusunan RAB

• Sumber pendanaan

• Iuran Anggota (SK KetuaPPIH No. 1/SK/PPI-HIRO/XI/2018)

• Divisi Dana Usaha danKreativitas

• HIA

• KBRI

• KJRI

• Lain-lain


Visi dan Misi Ketua

Program Kerja Divisi

Anggaran Kebutuhan

Pelaksanaan Kegiatan

Masing-masing Divisi

Bendahara

Ketua

Divisi

Permohonan AnggaranP

erm

oh

ona

n P

ers

etu

jua

n

Pe

rsetu

jua

n A

ng

ga

ran

Anggaran

yang disetujui

Permohonan

dana awal/

Reimburse

Kondisi Keuangan PPIH 2018/2019 (02)

• Penyusunan RAB• Sumber pendanaan (per 15 September 2019)

• Iuran Anggota : ¥ 147,700 (target ¥ 164,400)

• Divisi Dana Usaha : ¥ 67,425 (target ¥ 50,000)

• HIA : ¥ 210,000 (target ¥ 100,000)

• KBRI : ¥ 100,000 (target ¥ 50,000)

• KJRI : ¥ 80,000 (target ¥ 50,000)

• Lain-lain – Shinki Bus Kansai : ¥ 42,074 (target ¥ 20,000)

• Lain-lain – Ski Day Out PPIH : ¥ 9,420 (target ¥ 20,000)

• Lain-lain – HIFC : ¥ 100,000 (target ¥ 20,000)

• Lain-lain – Sumbangan luar : ¥ 19,000 (target ¥ 20,000)

• Lain-lain – Kemenpar : ¥ 12,000 (target ¥ 20,000)

• Total Pengeluaran : ¥ 622,477

• Dana Kas Akhir PPIH 18/19 : ¥ 318,965 + ¥ 122,000


Komponen Realisasi Target Persentase

Iuran Anggota ¥147,700.00 ¥164,400.00 89.84%

Divisi Dana Usaha dan Kreativitas ¥67,425.00 ¥50,000.00 134.85%

HIA ¥210,000.00 ¥100,000.00 210.00%

KBRI ¥100,000.00 ¥50,000.00 200.00%

KJRI ¥80,000.00 ¥50,000.00 160.00%

Lain-lain – Shinki Bus Kansai ¥42,074.00

Lain-lain – Ski Day Out PPIH ¥9,420.00

Lain-lain – HIFC ¥100,000.00

Lain-lain – Sumbangan luar ¥19,000.00

Lain-lain – Kemenpar ¥12,000.00

Total ¥787,619.00 ¥514,400.00

¥100,000.00 182.49%

Sumber: Dokumen LPJ PPIH 2018/2019 hal. 89 - 101


• Lain-lain• Donasi Kemanusiaan dari Higashihiroshima Indonesia Friendship Club

• SK Ketua PPIH No. 06/SK/PPI-HIRO/VI/2019

• Penerimaan donasi sebesar ¥ 100,000 dari Higashihiroshima Indonesia Friendship Club pada tanggal 11 Juni 2019

• Penyaluran seluruh donasi melalui PKPU Human Initiative pada tanggal 15 Juni 2019

• Bantuan diserahterimakan oleh PKPU Human Initiative kepada masyarakat pada tanggal 13 Agustus2019 (penerima: Bapak Darwis di Banawa, Donggala, Sulawesi Tengah)

• Pengembalian Dana Tak Terlacak di Rekening PPIH• SK Ketua PPIH No. 24/SK/PPI-HIRO/IX/2018 (pembekuan)

• SK Ketua PPIH No. 07/SK/PPI-HIRO/VI/2019 (pengembalian kepada Saudara X)

• Besaran dana ¥ 191,525

• Piutang atas nama Ibu DY (dipisahkan dari laporan aliran kas)• Pembayaran cicilan kedua 29 April 2019 sebesar ¥ 7,867

• Sisa hutang yang harus dibayarkan adalah ¥ 175,845

• Bukti pembayaran cicilan telah diserahkan kepada Ibu DY pada tanggal 10 Juni 2019, dengan nomorkuitansi 06-101/2019



• Lain-lain• Terdapat beberapa acara insidental yang dilaksanakan diluar perencanaan awal:

• Buka Puasa Bersama

• Perubahan kondisi di HICC dimana iftar menjadi tidak setiap hari

• Upaya merekatkan ikatan silaturahim dengan mengambil momentum puasa Ramadhan

• Studio Foto PPIH

• Adanya sumbangan peralatan dari salah satu alumni

• Usaha untuk memberikan apresiasi dan kenangan kepada wisudawan

• Kelas Foto di Hiroshima City

• Baru diketahui terdapat anggota PPIH yang memiliki keahlian dan pekerjaan di bidang fotografi

• Memfasilitasi anggota di Hiroshima City

• Kuliah Tamu

• Narasumber yang kompeten

• Meningkatkan pengetahuan anggota PPIH

• Undangan Rapat Koordinasi Liga JICA

• Memperlancar arus informasi dan membangun relasi yang baik

• Lomba Futsal HICC

• Pertandingan Futsal Persahabatan dengan Vietnam

• Terdapat beberapa kegiatan yang terlupa direncanakan dan dibahas dari awal kepengurusan• Kongres dan Pormas


Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019

• Timeline Kegiatan


No Kegiatan PJBulan

10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9

1 Pencarian Ketua PPIH dan LPJ Ketua 21 22

2 Panduan Hidup di Jepang Sekretaris 16

3 Form Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris 31 17

4 Arsip Sekretaris 31 30 31 31 28 31 30 31 30 31 31 17

5 Laporan Keuangan Bendahara 31 30 31 31 28 31 30 31 30 31 31 22

6 Uang Kas Bendahara 31 30 31 31 28 31 30 31 30 31 31 22

7 Danus Dana Usaha

• Open Order Beras 7, 13 6

• Merchandise PPIH 28

• Lain-Lain 10

8 Welcoming Party Internal 27

9 Ski Day Out PPIH Internal 26

Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019 (02)



No Kegiatan PJBulan

10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 Farewell Party Internal

• Farewell Party Maret 2019 10

• Farewell Party September 2019 8

11 Hanami Bersama Internal 6

12 Buka Puasa Bersama Internal 18

13 Upacara 17 Agustus Internal 17

14 Kuliah Tamu PPIH Akademik

• Land Development in Indonesia 19

• Anak Muda Kenal APBN 23

• Talkshow Hardiknas 2019 18

• Refleksi Sejarah 21

15 Public Speaking for Kids 14




No Kegiatan PJBulan

10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9

16 Beasiswa Bidik Anak Negeri Akademik

• Pengumpulan Donasi 31 30 31

• Pengumpulan Berkas Applicant 23

• Seleksi Berkas 31 11

• Pengumuman dan Transfer 12

17 Photo Contest Minkat

• Winter Xperience 8

• Sakura Magnificence 21

• Agustus Ceria 12

18 Kelas Foto Minkat 11

19 Kelas Video 11

20 Hunting Foto dan Video 2




No Kegiatan PJBulan

10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9

21 Photo Studio PPIH Maret 2019 Minkat 23 20

22 Kelas Sketsa Minkat 23

23 Latihan Rutin Olahraga Olahraga 31 30 31 31 28 31 30 31 30 31 31 17

24 Winter Games Olahraga 10

25 17 Agustus Sports Event Olahraga 4

26 TGIF Relasi Publik

• Winter Break 7

• Bencana Melanda 11

• Romantisme Indonesia-Jepang 8

• Seluk Beluk Supersemar 15

• Drama di Negeriku 3

• Tips Pendakian Fuji-san 3




No Kegiatan PJBulan

10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9

27 Brothers PPIH Relasi Publik

• Kenapa memilih Jepang 1 13

• Kenapa memilih Jepang 2 27

• Kehidupan di Jepang 6

• Workshop Foto 8

• Konten 5

28 Publikasi Relasi Publik

• Pernikahan 21 2, 13 2

• Hari Besar 28 10 25 1 5 7 3, 17, 19, 21 2, 5, 20, 30 4 9, 17 1

• Bela Sungkawa Bencana 24 16, 19 22

• What’s on PPIH 4 4 1 1 3 14 4 2 3 3

• Kenal PPIH 11




No Kegiatan PJBulan

10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9

29 Konten Konnichiwa Komisariat Relasi Publik 16

30 HIA Social Gathering Sosbud

• Muslim Fashion 1

• Iftar Ramadhan 23

• Peringatan HUT RI 27

31 Kunjungan Sosbud

• Kelahiran 10, 17 15, 22 16 14 15

• Bela Sungkawa 14

32 Cooking Class Sosbud 13

33 Bersih-Bersih Gudang dan Inventarisasi Sarpras 12



• Brothers PPIH

• Direncanakan ada 5 konten, namun hanya terealisasikan 4 konten

• Bersih-bersih Gudang dan Inventarisasi

• Direncanakan 3 kali, namun hanya terlaksana 1 kali

• Batik Day

• Direncanakan 1 bulan sekali, namun hanya terlaksana 1 kali



• Divisi Sosial dan Budaya

• PPIH Peduli

• Kunjungan kelahiran (13 keluarga)

• Kunjungan pernikahan (1 keluarga)

• Kunjungan bela sungkawa (1 keluarga)

• Rekomendasi

• Selalu menggalang dana di setiap kegiatan seperti acara PPIH atau bahkan rapat pengurus sekalipun

• Waktu kegiatan dilaksanakan seminggu setelahdikabarkan kepada pengurus dan anggota PPIH

• Aktif mencari informasi dari jauh-jauh hari untukmempermudah persiapan


Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019 (09)• Divisi Sosial dan Budaya

• Kebudayaan Indonesia• 28 Oktober 2018: Himeji International Friendship Festival

• 1 Februari 2019: HIA Social Gathering & Farewell Party

• 13 April 2019: Cooking Class & Culture Sharing

• 28 Mei 2019: HIA Social Gathering & Iftar Party

• 27 Agustus 2019: HIA Social Gathering

• Rekomendasi

• Adanya pembentukan tim melalui pencarian dan membuat daftar minat dan bakat untuk anggota PPIH

• Persiapan dilakukan 1-2 bulan sebelum bulan yang diperkirakanadanya acara berdasarkan pengalaman sebelum-sebelumnya

• Untuk mempermudah tingkat ketercapaian dan perluasan pengenalanbudaya khas Indonesia kepada khalayak luar, disarankan untukmenjalin komunikasi dengan masyarakat lokal dan aktif mengisifestival-festival baik di kampus ataupun Hiroshima (seperti: Himeji Festival, IDEC Open Day, International Festival Hiroshima University, Yukata Matsuri Hiroshima University, Flower Festival, dll).



• Divisi Sosial dan Budaya

• Batik Day

• 17 Agustus 2019

• Rekomendasi

• Diadakan gerakan hari batik setiap bulannya



• Divisi Akademik dan Beasiswa

• Kuliah Tamu

• Kuliah Tamu 1 19 Desember 2019

• Kuliah Tamu 2 23 Februari 2019

• Kuliah Tamu 3 23 Juli 2019

• Rekomendasi

• Peminjaman ruangan jauh-jauh hari dari sebelumnya

• Share handout di website PPIH

• Info denah apabila menggunakan ruangan yang belumpernah digunakan sebelumnya

• Share informasi lebih giat untuk meningkatkan jumlahpartisipan




• Peringatan Hardiknas

• 18 Mei 2019

• Disatukan dengan Buka Puasa Bersama

• Rekomendasi

• Anak-anak yang hadir pada acara tersebut dibuatkankelas tersendiri untuk membuat mereka nyaman dan ceria ketika hadir pada acara tersebut, tanpa mengganggujalannya acara


Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019 (13)• Divisi Akademik dan Beasiswa

• Beasiswa Bidik Anak Negeri• 23 Juli - 17 Agustus 2019

• Pengumpulan donasi

• Seleksi berkas

• Penyaluran beasiswa

• Rekomendasi• Diperjelas batas waktu pengumpulan dalam standar waktu Japan Standard

Time (JST) dan pengumuman batas diterbitkan setiap hari selama 5 hariterakhir.

• Jangka waktu pengumpulan dana beasiswa sebaiknya dilakukan lebih dari2 bulan

• Dikarenakan sumber dana beasiswa sebagian besar berasal darisumbangan anggota PPIH, sebaiknya mempertimbangkan rasio antarajumlah donatur dengan jumlah besaran beasiswa yang akan diberikanserta jumlah penerima beasiswa

• Dikarenakan proses seleksi dokumen memakan waktu yang cukup lama, sebaiknya proses seleksi dilakukan minimal 1 bulan sebelum pengumumanpenerima beasiswa

• Mencari sumber lain, misalkan dari danus dan juga pengalokasian khususdari uang kas PPIH


Realisasi Program KerjaPPIH 2018/2019 (14)


• Public Speaking Class for Kids

• 20 Juli 2019

• Rekomendasi

• Apabila akan dilaksanakankembali, perlu koordinasi yang lebihbaik dengan stakeholders lain, seperti PIS dan para pengajarchildren class. Narasumber dapatdicari dari mahasiswa di IDEC yang memiliki bidang sesuai.



• Divisi Dana Usaha dan Kreativitas

• Jaket PPIH

• Pemesanan : 44 buah jaket.

• Total pengeluaran : ¥ 63,153.

• Total pemasukan : ¥ 151,577.

• Keuntungan : ¥ 88,424.

• Dana beasiswa (30% keuntungan) : ¥ 24,000

• Rekomendasi

• Perlu diminta kembali input terkait jaket PPIH karena belum ada peraturan baku terkait jaket sebagai identitas PPIH sehingga desain masih dapat berubah-ubah. Namun desain yg berubah-ubah bisa memberikan kebebasan untuk kepengurusan selanjutnya menentukan jaket yang ingin dibuat.

• Informasi lebih disampaikan lebih awal lagi, misal sekitaran akhir/awal tahun (Desember/Januari) sehingga pembuatan dan penitipan jaket bisa dilakukan selama libur spring (kloter 1) atau libur summer (kloter 2).

• Membuat asesori lain, misal baju bola, kaos, kemeja lapangan, dll. karena proses / birokrasi pembuatannya tidak akan jauh beda

Intisari LPJ Badan Pengurus PPIH 2018/2019 9/19/2019 25

Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019 (15)• Divisi Dana Usaha dan Kreativitas

• Bazaar• 10 Maret 2019 Winter Games

• 4 Agustus 2019 Semarak Olahraga

• Pemasukan sebesar ¥4,750

• Rekomendasi• Perlu tambahan massa selama keberjalanan kegiatan.

• Perlu menaikan harga stand apabila menggunakan sistem fiksasiharga di awal.

• Perlu mengganti sistem penjualan dengan menggunakan sistem bagihasil. Persentase bagi-hasil bisa didiskusikan oleh tim danus selanjutnya(misal 80:20). Hal ini dikarenakan keuntungan penjual jauh lebih tinggidibanding dengan pemasukan bagi PPIH khususnya jika melihattenaga yang dikeluarkan PPIH untuk penyediaan tenda. Namundemikian, apabila harga stand terlalu tinggi, dikhawatirkan akanmenurunkan minat para penjual.

• Sistem lain misalnya menggunakan pembayaran terpusat contohseperti pembayaran terpusat di kasir foodcourt. Namun tentunya halini perlu koordinasi berkelanjutan dengan para penjual.




• Clearance Sale

• 1 – 31 Januari 2019

• Terjual beberapa 9 barang terjual dengan keuntungan ¥ 675.

• Rekomendasi

• Perlu tambahan massa yang mampu memegang tanggungjawab proker.

• Perlu strategi dan inovasi penjualan agar barang barangdapat terjual.

• Barang barang masih bisa digunakan kepengurusanselanjutnya bila diperlukan. Apabila tidak terjual, masihbisa digunakan sebagai cindera mata atau hadiah lombadalam berbagai kegiatan PPIH.




• Cutting Sticker

• Pelatihan terealisasi bulan Februari namun produksi massal belum terealisasi

• Rekomendasi

• Danus stiker memiliki potensi untuk dikembangkan karenaalat dan barangnya memadai.

• Perlu strategi dari segi waktu dan harga untuk meraihkeuntungan yang optimal.

• Inventaris barang masih bisa digunakan kepengurusanselanjutnya bila diperlukan.



• Divisi Dana Usaha dan Kreativitas• Beras Mihara

• Beras terjual 880 kg selama periode November 2018 –Januari 2019

• Pemasukan dari danus beras sebesar ¥ 28,368

• Rekomendasi

• Harga jual beras masih bisa dinaikan karena masih bisakompetitif dengan harga beras yang tersedia di toko tokoterdekat. Sistem antar menambah daya tarik bagikonsumen Saijo.

• Perlu strategi dan komunikasi yang berkelanjutan denganpetani dan distributor beras Mihara.

• Beras sebaiknya dibeli banyak dan disimpan di suatutempat di Saijo, agar dapat menjual beras sewaktu waktubagi yang membutuhkan.




• Pasar Saijo

• Melanjutkan program Danus Pasar Saijo sebagai wadahtransaksi jual beli antar masyarakat Hiroshima

• Rekomendasi

• Proker tetap dipertahankan.

• Perlu meminta database ke divisi lain untuk menambahanggota baru di grup.

• Membuat sistem pengawasan, peraturan, tata caraposting, tata cara penerimaan anggota baru, dll.



• Divisi Minat dan Bakat

• Kelas Sketsa

• Minggu, 23 Juni 2019

• Kelas Teori: pukul 10.00-12.00 JST

• Kelas Praktik: pukul 13.00-16.00 JST

• Rekomendasi

• Menginfokan bagi peserta yang jauh untuk datang lebihawal dan menginfokan kepada semua peserta untukdatang tepat waktu.




• Kelas Fotografi dan Videografi

• Kelas Fotografi: Senin, 11 Februari 2019, pukul 10.00-12.00 JST (Teori)

• Kelas Videografi: Senin, 11 Februari 2019, pukul 12.30-14.30 JST (Teori)

• Hunting Foto dan Video: Sabtu, 2 Maret 2019, pukul 13.00-selesai JST (Praktik)

• Rekomendasi

• Menanyakan terlebih dahulu kepada peserta kapan bisasampai di lokasi sehingga panitia dapatmempertimbangkan untuk mengundur waktu pelaksanaanacara dan konfirmasi kepada tutor




• Kontes Foto

• WinterXperience: 24 Januari-8 Februari 2019

• Sakura Magnificence: 1-21 April 2019

• Agustus Ceria: 15 Agustus-12 September 2019

• Rekomendasi

• Rutin mengingatkan melalui akun sosial media untuk segeramengirimkan karya foto terbaiknya melalui link yang tersedia dan rutin mengecek jumlah peserta terupdate.




• Studio Foto

• Sabtu, 23 Maret 2019

• Jumat, 20 September 2019

• Rekomendasi

• Menyediakan 2 kamera saat wisudawan datangbersamaan.

• Menambah peralatan studio foto agar kualitas pemotretansemakin baik.

• Berdasarkan kesan dan masukan para anggota PPIH, program kerja sebaiknya dilanjutkan.




• Workshop Foto - 2

• Sabtu, 6 Juli 2019

• Dilaksanakan berhubung ada narasumber yang kompeten dan untuk memfasilitasi anggota di Hiroshima City

• Rekomendasi

• Penyesuaian perencanaan waktu yang lebih awal sehinggaada pengalokasian waktu untuk istirahat dan shalat



• Divisi Relasi Publik

• PPIH Komunikatif

• Penyusunan SOP publikasi di media sosial PPIH

• Penyampaian informasi selama satu tahun periode kepengurusan PPIH 2018/2019

• Konnichiwa Hiroshima di-publish pada 16 Juni 2019

• Rekomendasi

• Penanggung jawab proker memposting ulang SOP setiapempat bulan sekali dan tidak terbatas hanya ke pengurusPPIH.

• Proker dilanjutkan pada kepengurusan selanjutnya.


Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019 (26)• Divisi Relasi Publik

• Reportase PPIH• Penyusunan konten reportase untuk dipublikasikan pada website

hiroshima.ppijepang.org

• Publikasi dilakukan selama 5 kali (6 & 15 Feb, 6 Mar, 10 Mei, dan 5 Sep) untuk kegiatan-kegiatan besar PPIH

• Rekomendasi• Permberlakuan sistem sanksi dengan contoh memberikan larangan

posting publikasi kegiatan hingga reportase diberikan kepada divisi PR.

• Pemberlakuan sistem apresiasi dengan insentif untuk warga PPIH untukmenulis di situs resmi PPIH.

• Peninjauan ulang hosting situs resmi PPIH sebelum memutuskan untukmemperbaharui kontrak hosting atau memindahkan ke hosting yang lain.

• Terdapat layanan hosting gratis hasil kerjasama PPI Jepang dengansitus hosting di Indonesia yang mampu memberi hosting situs secaragratis.

• Proker dilanjutkan di kepengurusan selanjutnya.




• Big Data PPIH

• Database sebelumnya terdiri dari 151 alumni dan 45 anggota

• Total alumni yang terdata sebanyak 167 orang.

• Total anggota yang terdata sebanyak 91 orang.

• Rekomendasi

• PJ proker dibantu dengan pengurus melakukanpendekatan personal terhadap anggota dan alumni dalammengisi form.



Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019 (28)• Divisi Relasi Publik

• TGIF PPIH• Menumbuhkan budaya diskusi dan kepekaan terhadap isu

kontemporer

• 7 Desember 2018 – Winter Break

• 11 Januari 2019 – Bencana di Indonesia

• 8 Februari 2019 – Hubungan Indonesia & Jepang

• 15 Maret 2019 – Supersemar

• 3 Mei 2019 – Sexy Killers

• 3 Agustus 2019 – Tips Pendakian Fuji-san

• Rekomendasi• Memasukkan beberapa kegiatan alternatif (nonton film bareng di

bioskop, karaoke, atau bermain board game) dalam cakupankegiatan TGIF.

• Jangan membatasi TGIF PPIH untuk diselenggarakan hanya pada hariJumat.

• Kegiatan diselenggarakan di tempat-tempat yang berbeda (misalkanPeace Park, Kagamiyama Park, Shobara, dsb)





• PPIH Menginspirasi

• Konten video melalui akun youtube PPIH

• Rekomendasi

• Tema konten yang dibagikan lebih diperluas dan dengan teknis yang fleksibel (misal dengan format seperti vlog dimana anggota PPIH tertentu dapat membagikan kegiatannya di Hiroshima).

• Membuat lomba vlog untuk anggota PPIH dengan video-video terbaik digunakan sebagai konten yang akan dipublikasikan di channel YouTube PPIH.




• Kenal PPIH

• Memperkenalkan Badan Pengurus PPIH 2018/2019

• Januari – Februari 2019

• Rekomendasi

• Inisiasi pembuatan organigram dilakukan lebih dinidi awal kepengurusan mengingat urgensinya yang cukup tinggi.

• Proker dilanjutkan pada kepengurusan selanjutnya.



• Divisi Relasi Publik• Public Relations on Duty

• Menjaga hubungan baik PPIH dengan pihak eksternal

• Rakor dengan KJRI (10 November 2019)

• Hiroshima’s Fun 100 People (17 November 2019)

• Silaturahmi ke Shobara (29 Desember 2019)

• Suksesi Kepengurusan KMIH (19 Jaunari 2019)

• Dialog dengan DCM KBRI (28 Mei 2019)

• Dialog dengan Dubes KBRI (27 Agustus 2019)

• HIA Social Gathering

• Rekomendasi

• Perlu disposisi yang jelas dari setiap surat/undangan yang masuk ke Kesekretariatan PPIH.




• What’s on PPIH

• Penyampaian informasi kegiatan PPIH selama satu bulan

• Rekomendasi

• Proker dilanjutkan pada kepengurusan selanjutnya


Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019 (31)• Divisi Internal

• Welcome Party• 27 Oktober 2018

• Jumlah peserta yang terbilang sedikit dan jumlah anggota baru yang kurang terdaftar secara pasti sehingga tidak semua dapat hadir pada acara welcome party.

• Kondisi cuaca yang relatif dingin dimusim semi dan kegiatan yang dilakukan di luar ruangan membuat kondisi yang kurang kondusif.

• Rekomendasi• Sebaiknya jumlah anggota PPIH yang lebih lama bisa hadir dan

memberikan sambutan kepada anggota baru, kedepannya dapatdipertimbangkan untuk hari atau waktu dimana sebagian besaranggota PPIH dapat hadir. Untuk anggota baru, sebaiknya dapatdibuat group atau daftar yang jelas agar kedepannya lebih mudahuntuk mengundang dan memberikan informasi.

• Lokasi acara sebaiknya di dalam ruangan, denganmempertimbangkan kenyamanan peserta acara. Apabila inginmelakukan acara di luar ruangan perlu dipertimbangkan kondisicuaca.



• Farewell Party• 10 Maret 2019 dan 8 September 2019

• Untuk memberikan apresiasi terakhir kepada para wisudawan

• Rekomendasi• Sebaiknya mencari dan booking tempat pelaksanaan minimal 6 bulan

sebelum acara dan mencari alternatif tempat lain selain Kurara Hall

• Persiapan pembuatan souvenir harus dilakukan minimal 3 minggu sebelumacara

• Perlunya koordinasi terlebih dahulu terutama mengenai koordinator teknisdi lapangan pada hari H sehingga bisa memaksimalkan jumlah panitiayang ada di Saijo

• Sebaiknya disediakan PJ dan tempat bermain khusus untuk anak

• Projektor PPIH tidak memiliki kabel HDMI, jadi sebaiknya dicek terlebihdahulu mengenai ketersediaan kabel tersebut supaya tidak terjadi kendalateknis

• Porsi makanan anak dan dewasa dibedakan untuk meminimalisirkekurangan konsumsi

• Dalam penentuan waktu pelaksanaan acara lebih baik dikoordinasikanjuga dengan koordinator Hiroshima City dan Shobara City



• Ski Day Out• 26 Januari 2019

• Geihoku Kokusai Ski Resort

• Terdapat 151 peserta (134 dewasa dan 17 anak-anak) dengan 3 buah bus besar yang memiliki kapasitas total 159 penumpang

• Turut menyumbang uang kas ¥9,420 dari surplus kegiatan

• Rekomendasi• Sebaiknya aktif melakukan pengecekan cuaca dan ketebalan

salju, serta menelpon Ski Resort 2 – 3 minggu sebelumkeberangkatan untuk memastikan terdapat fasilitas tempatmenunggu bagi keluarga.

• Sebaiknya juga diberikan peraturan yang tegas terkaitdengan batas usia anak yang dapat dipangku serta regulasiterkait pembatalan untuk memudahkan panitia mengaturpembagian bus dan penjemputan.



• Divisi Internal

• Halal Bihalal

• 16 Juni 2019

• Berkolaborasi dengan KMIH

• Rekomendasi

• Pemberian materi dengan peserta warga asing, perlumempertimbangkan menggunakan bahasa Inggrissehingga dapat dipahami oleh seluruh peserta.

• Pelaksanaan lomba dapat dilakukan bersamaan denganacara ramah taman dan makan siang, namun sebaiknyalokasinya berdekatan atau bersebelahan sehingga saatramah tamah peserta dapat menonton dan menikmatiperlombaan juga.



• Divisi Internal• Upacara dan Peringatan HUT RI

• 17 Agustus 2019

• Berkolaborasi dengan KMIH

• Rekomendasi

• Sebelum melakukan acara sebaiknnya perlu diadakansurvey lokasi sehingga saat persiapan upacara tidakmembutuhkan waktu yang lama karena harus beradaptasidengan kondisi lapangan.

• Untuk jumlah konsumsi, sebaiknya di perjelas berapajumlah kupon makan dan jumlah porsi yang tersedia, sehingga perseta dengan kupon dapat mendapatkanhaknya.

• Penyesuaian porsi makanan antara orang dewasa dan anak-anak.



• Divisi Sarana dan Prasarana

• Inventarisasi

• 16 Maret, 12 Agustus, dan 14 September 2019

• Daftar inventarisasi ada di http://bit.ly/2TTDryM

• Rekomendasi

• Diberi batas yang jelas antara barang milik PPIH denganbarang orang lain seperti tulisan, tali atau rambu-rambulain, sehingga orang lain tahu bahwa gudang tersebut juga digunakan oleh PPIH sebagai lokasi penyimpanan.

• Menjalin komunikasi intensif dengan lurah Chizuru Koppo.


http://bit.ly/2TTDryM



• Bersih-Bersih Gudang

• 12 Agustus 2019

• Hanya terlaksana sekali selama satu tahun kepengurusan

• Rekomendasi

• Menentukkan hari libur panjang di Jepang pada awaltahun dan akhir tahun kepengurusan sehingga kegiatanbersih-bersih dapat terlaksana dengan baik.

• Menjalin komunikasi intensif dengan lurah Chizuru Koppo.




• Membantu Kegiatan Divisi Lain

• Selama periode kepengurusan

• Rekomendasi

• Dilakukan pembagian penanggung jawab bagi anggotadivisi pada tiap-tiap program kerja divisi lain. Para anggota juga disarankan memberikan jadwal merekasehingga dapat diatur siapa saja yang menjadipenanggung jawab.



• Divisi Olahraga

• Latihan Rutin

• Selama periode kepengurusan

• Rekomendasi

• Sebisa mungkin stand by hingga tengah malam apabilaingin mencari jadwal booking gym untuk hari yang diinginkan/ditentukan

• Mengumumkan sejak jauh hari atau hanya booking gym untuk hari Jumat, Sabtu, dan Minggu saja



• Divisi Olahraga

• Winter Games

• 10 Maret 2019

• Silaturahmi dan hiburan untuk masyarakat Indonesia diHiroshima melalui pertandingan olahraga

• Rekomendasi

• Memberikan peraturan tertulis bagi para peserta lomba

• Sanksi terhadap yang melanggar

• Dibentuk tim pengawas untuk beberapa tempat sepertitoilet, parkir dan pintu masuk



• Divisi Olahraga

• Semarak Olahraga Agustusan

• 4 Agustus 2019

• Silaturahmi dan hiburan untuk masyarakat Indonesia diHiroshima melalui pertandingan olahraga

• Rekomendasi

• Memberikan peraturan tertulis bagi para peserta lomba

• Sanksi terhadap yang melanggar

• Dibentuk tim pengawas untuk beberapa tempat sepertitoilet, parkir dan pintu masuk



• Tim Kesekretariatan

• Pengarsipan Dokumen

• Link soft copy dari arsip Tim Kesekretariatan PPIH dapat dilihat pada https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1rLW4jumvEQdTQg-sxKA953mpjT1e-kWg

• Pengarsipan Big Data PPIH

• Link database dapat dilihat pada https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1jhv8UlJk1Hl8R1UCa_jCciuyRdc69NE5

• Pengajuan Proposal Pendanaan Acara

• Pelaporan LPJ Kegiatan dengan Pendanaan Eksternal

• Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus PPIH 2018/2019


https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1rLW4jumvEQdTQg-sxKA953mpjT1e-kWg

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1jhv8UlJk1Hl8R1UCa_jCciuyRdc69NE5


• Bendahara

• Penyusunan RAB dan Laporan Aliran Kas Keuangan PPIH 2018/2019


1. Uang Kas 2. Oktober 2018 3. November 2018

4. Desember 2018 5. Januari 2019 6. Februari 2019

1. Maret 2019 2. April 2019 3. Mei 2019

4. Juni 5. Juli 6. Agustus

Penutup

• Kesimpulan• Berdasarkan pemaparan pada Bab II Program Kerja dan Realisasinya, Pengurus PPIH

periode kepengurusan 2018/2019 menyimpulkan bahwa secara umum seluruhprogram kerja yang direncanakan dapat dilaksanakan meskipun masih terdapatkendala, hambatan, dan kekurangan dalam pelaksanaannya. Utamanya disebabkanoleh keterbatasan jumlah pengurus.

• Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada kepengurusan 2018/2019 dapatdikelompokkan menjadi sebagai berikut:

• Kegiatan rekreasional

• Kegiatan akademik

• Kegiatan kebudayaan

• Kegiatan silaturahim

• Kegiatan eksternal

• Kegiatan administratif


Penutup (02)

• Saran• Perampingan struktur organisasi menyesuaikan dengan sumberdaya manusia yang tersedia.

• Untuk mendukung berjalannya kegiatan dengan baik, perlu dipertimbangkan untukmenentukan tanggal kegiatan-kegiatan yang memerlukan peminjaman/penyewaan tempatjauh-jauh hari sebelum acara dilaksanakan (mulai dari 3 bulan sebelum acara).

• Mempertimbangkan untuk menyesuaikan masa periode kepengurusan dengan PPI Jepang, untuk mempermudah koordinasi dan membangun komunikasi yang baik diantara pengurus PPI Hiroshima dengan pengurus PPI Jepang. Terkait dengan kegiatan yang kemungkinan akanberada pada masa transisi, perlu disiapkan panitia adhoc dari Badan Pengurus PPIH selanjutnya.

• Update database secara berkala untuk mempermudah identifikasi anggota, khususnya untukpendataan wisudawan dan peningkatan persentase pembayaran iuran anggota.

• Pemetaan kegiatan dengan jumlah sumberdaya keuangan maupun manusia yang dimiliki perludilakukan, agar tidak memberatkan panitia namun tetap memberikan manfaat kepadaanggota PPIH.


INTISARI LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BADAN...

Documents

Transcript of INTISARI LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BADAN...