ISL M4 - Sistem Fail dan Surat MenyuratSistem Fail Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail Definisi Fail Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir pada titik yang samaCiri-Ciri Umum Sistem Fail Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi. Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimumPengkelasan Fail Fail boleh dikelaskan berdasarkan; Abjad Perkara Angka Tempat dan kawasan Menggunakan kod; Nombor Ringkasan Tahap pertama: 01. Kurikulum 02. Kokurikulum 03. Hal Ehwal Pelajar 04. Kewangan 05. Asrama Tahap keduaNomborPerkara

02/01JK Kokurikulum

02/02Sukan dan permainan

02/03Unit Berunifom

02/04Kelab dan Persatuan

Tahap KetigaNomborPerkara

01Persekutuan Pengakap

02Pandu Puteri

03Puteri Islam

04Bulan Sabit Merah

Tahap keempatNomborPerkara

01Mesyuarat

02Maklumat Ahli

03Perlembagaan

04Perancangan tahunan

Peringkat Keselamatan FailJENISFUNGSIWARNA

RAHSIA BESAR Keselamatan NegaraKuning berpalang merah (depan & belakang)

RAHSIA Tender KewanganMerah Jambu berpalang Depan / Belakang

SULIT Laporan sulit SoalanHijau

TERHAD Fail peribadi DokumenPutih

BIASA Terbuka HarianPutih

Sampul Kecil Satu fail sementara dibuka keranafail asal tidak ditemui. Mengandungi satu tajuk sahala Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif

Kertas Minit Satu fail satu kertas minit. Setiap surat masuk dan keluar perlu diminitkan dan direkod Menggunakan Borang Am 6 Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail Kandungan masuk = dakwat merah Kandungan keluar = dakwat hitam