KEJ PSPD 001 - prosedur pelaksanaan program modal insan ...iso.kejora.gov.my/iso/manual_kualiti/KEJ...

PROSEDURSOKONGAN

PENGENDALIAN KURSUS

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini membantu pegawai dan anggotamengikut prosedur dan peraturanmemastikan pengurusan Ppenduduk kampungbersistematik selaras dengan keheKEJORA.

2.0 SKOP

Prosedur ini akan Pemajuan Desa tindakan-tindakan sebelum, semasa dan selepas pelaksanaan kursus.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Penggunaan Sistem e3.2 PB 3.3 Garis Panduan Langkah_Langkah Mengoptimumkan

Perbelanjaan Kerajaan3.3 Garis Panduan Skim Pembangunan Kesejahteraan Rakyat

(SPKR) RMKe10 PLKK, PKP 3.4 Garis Panduan

(KEBARA) dengan Kerjasama Ahli Dewan Undangan Negeri di dalam Kawasan Lembaga Kemajuan Johor Tenggara

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN

NO. KELUARAN PENGENDALIAN

KURSUS TARIKH

MUKA SURAT

membantu pegawai dan anggota melaksanakan kerja mengikut prosedur dan peraturan-peraturan yang ditetapkan bagi memastikan pengurusan Program Pembangunan Modal Insan

kampung-kampung tradisi Wilayah KEJORA selaras dengan kehendak dan keperluan

Prosedur ini akan digunakan oleh Bahagian Pembangunan Sosial dan dalam tatacara pengendalian kursus yang melibatkan

tindakan sebelum, semasa dan selepas pelaksanaan kursus.

Manual Penggunaan Sistem e-ppmi. PB 3.3 Garis Panduan Langkah_Langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan. Garis Panduan Skim Pembangunan Kesejahteraan Rakyat (SPKR) RMKe10 PLKK, PKP Dan PPMI. Garis Panduan Program Latihan Kemahiran Belia KEJORA (KEBARA) dengan Kerjasama Ahli Dewan Undangan Negeri di dalam Kawasan Lembaga Kemajuan Johor Tenggara

DOKUMEN INDUK NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/PSPD/001

: 02 : 01 OGOS 2016

: 1/11

melaksanakan kerja peraturan yang ditetapkan bagi

Pembangunan Modal Insan untuk KEJORA adalah

ndak dan keperluan Pelan Strategik

Pembangunan Sosial dan us yang melibatkan

tindakan sebelum, semasa dan selepas pelaksanaan kursus.

PB 3.3 Garis Panduan Langkah_Langkah Mengoptimumkan

Garis Panduan Skim Pembangunan Kesejahteraan Rakyat

Program Latihan Kemahiran Belia KEJORA (KEBARA) dengan Kerjasama Ahli Dewan Undangan Negeri di dalam Kawasan Lembaga Kemajuan Johor Tenggara

PROSEDURSOKONGAN

PENGENDALIAN KURSUS

4.0 DEFINISI

4.1 Program

Merujuk kepada semua jenis kursus, seminar, bengkel, forum, persidangan, dalam jangka masa pendek kampung-melantik Perundindan diurusetiakan Bahagian PSPD.

4.2 Pembangunan Modal Insan

Merujuk kepada dilaksanakan oleh Bahagian PSPD untuk membangunkan pengetahuan, kemahiran dan pembentukan sikap penduduk kampung

5.3 Penduduk Kampung

Merujuk kepada dalam kawasan pentadbiran KEJORA merangkumi sebahagian Daerah Kota Tinggi dan Kluang.

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN


KURSUS TARIKH

MUKA SURAT

Program

erujuk kepada semua jenis kursus, seminar, bengkel, forum, persidangan, taklimat, ceramah, latihan dan lawatan ilmiahdalam jangka masa pendek yang dihadiri oleh

-kampung tradisi di Wilayah KEJORA dengan melantik Perunding Latihan / Penceramah / Tenaga Pengajardan diurusetiakan Bahagian PSPD.

Pembangunan Modal Insan

Merujuk kepada usaha-usaha dan tindakan/aktiviti yang dilaksanakan oleh Bahagian PSPD untuk membangunkan pengetahuan, kemahiran dan pembentukan sikap penduduk kampung-kampung tradisi Wilayah KEJORA.

Penduduk Kampung-kampung tradisi Wilayah KEJORA

Merujuk kepada penduduk atau masyarakat yang tinggal di dalam kawasan pentadbiran KEJORA merangkumi sebahagian Daerah Kota Tinggi dan Kluang.


: 02 : 01 OGOS 2016

: 2/11

erujuk kepada semua jenis kursus, seminar, bengkel, forum, dan lawatan ilmiah

yang dihadiri oleh penduduk di Wilayah KEJORA dengan

/ Tenaga Pengajar

usaha dan tindakan/aktiviti yang dilaksanakan oleh Bahagian PSPD untuk membangunkan pengetahuan, kemahiran dan pembentukan sikap dalam diri

Wilayah KEJORA.

Wilayah KEJORA

yang tinggal di dalam kawasan pentadbiran KEJORA merangkumi sebahagian

PROSEDURSOKONGAN

PENGENDALIAN KURSUS

5.0 SINGKATAN

5.1 P.PSPD

Pengurus Pembangunan Sosial dan Pemajuan Desa

5.2 P.PENG Penolong Pengurus

5.3 PT (P/O)

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

5.4 PO Pembantu Operasi

5.5 BHG. KEW

Bahagian Kewangan

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN


KURSUS TARIKH

MUKA SURAT

SINGKATAN


Penolong Pengurus

PT (P/O) Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

Pembantu Operasi

BHG. KEW Bahagian Kewangan


: 02 : 01 OGOS 2016

: 3/11


PROSEDURSOKONGAN

PENGENDALIAN KURSUS

6.0 TANGGUNGJAWAB

TANGGUNGJAWAB

P.PSPD/ P.PENG

P.PENG

PT (P/O)

P.PENG

A. TINDAKAN SEBELUM MENGENDALIKAN PROGRAM / KURSUS 1.

2.

3. 4.

5.

6.

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN


KURSUS TARIKH

MUKA SURAT

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TINDAKAN

A. TINDAKAN SEBELUM MENGENDALIKAN PROGRAM / KURSUS

Terima kelulusan peruntukan daripada bajet pembangunan KEJORA / Wang Amanah KKLW

Penyediaan perancangan dan mengenalpasti keperluan kursus berdasarkan kelulusan peruntukan yang diterima dengan menjalankan semakan dan lawatan ke atas :- Jenis kursus yang sesuai (motivasi, pendidikan etc)- Pemilihan Pengendali Kursus / Perunding Latihan yang

berdaftar dengan MOF dan KKLW - Lokasi / Tempat Latihan - Syarikat Pengangkutan - Pemilihan golongan sasar (peserta)

Dapatkan kelulusan Pengurusan

Dapatkan dokumen sebutharga bagi : - Syarikat Pengendali Kursus / Perunding Latihan yang

berdaftar dengan MOF dan KKLW - Hotel / Tempat Latihan - Syarikat Pengangkutan

Membuat penilaian ke atas kos bagi setiap dokumen sebutharga tersebut.

Tentukan kaedah perolehan


: 02 : 01 OGOS 2016

: 4/11

A. TINDAKAN SEBELUM MENGENDALIKAN PROGRAM /

kelulusan peruntukan daripada bajet pembangunan

Penyediaan perancangan dan mengenalpasti keperluan kursus berdasarkan kelulusan peruntukan yang diterima dengan menjalankan semakan dan lawatan ke atas :

otivasi, pendidikan etc) Pemilihan Pengendali Kursus / Perunding Latihan yang

Syarikat Pengendali Kursus / Perunding Latihan yang

Membuat penilaian ke atas kos bagi setiap dokumen sebutharga

PROSEDURSOKONGAN

PENGENDALIAN KURSUS

TANGGUNGJAWAB

P.PENG

PT (P/O) / PO

7.

8.

9.

10.

11.

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN


KURSUS TARIKH

MUKA SURAT

TINDAKAN

Jika nilai sebutharga tersebut : - Melebihi RM20,000.00, perlu diangkat ke Jawatankuasa

Sebutharga dengan mendapatkan 5 dokumen sebutharga. Jika keputusannya :

� Tidak lulus – ditolak � Lulus – surat pelantikan/tawaran dan surat setuju terima

ke atas syarikat yang berjaya akan dikeluarkan.

- Kurang RM20,000.00, maka perlu dapatkan 3 dokumen tawaran harga dan lantikan akan dibuat secardapatkan perakuan daripada Pengurus Bahagian. Jika

� Mohon pesanan kerajaan (LO) ke Bahagian Kewangan� Dapatkan tandatangan syarikat yang dilantik

Edaran dan kemukakan surat tawaran dan borang kebenaran / pelepasan kepada peserta.

- Jika tidak setuju, perlu dapatkan gantian peserta yang baru.

Memuktamadkan kehadiran peserta dan merancang pembahagian penginapan berdasarkan jantina peserta.

Semak tempat program

Menyediakan alat-alat bantuan dan keperluan sebagaimana dalam Senarai Semak Peralatan.


: 02 : 01 OGOS 2016

: 5/11

20,000.00, perlu diangkat ke Jawatankuasa Sebutharga dengan mendapatkan 5 dokumen sebutharga. Jika

pelantikan/tawaran dan surat setuju terima ke atas syarikat yang berjaya akan dikeluarkan.

Kurang RM20,000.00, maka perlu dapatkan 3 dokumen tawaran harga dan lantikan akan dibuat secara terus. Perlu dapatkan perakuan daripada Pengurus Bahagian. Jika setuju :

Mohon pesanan kerajaan (LO) ke Bahagian Kewangan Dapatkan tandatangan syarikat yang dilantik

surat tawaran dan borang kebenaran /

Jika tidak setuju, perlu dapatkan gantian peserta yang

dan merancang pembahagian berdasarkan jantina peserta.

alat bantuan dan keperluan program/kursus sebagaimana dalam Senarai Semak Peralatan.

PROSEDURSOKONGAN

PENGENDALIAN KURSUS

TANGGUNGJAWAB

URUSETIA

B. TINDAKAN SEMASA MENGENDALIKAN PROGRAM / KURSUS 1.

2.

3.

4.

5.

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN


KURSUS TARIKH

MUKA SURAT

TINDAKAN

B. TINDAKAN SEMASA MENGENDALIKAN PROGRAM / KURSUS

Melaksanakan sesi pendaftaran untuk memastikan kehadiran peserta.

Pengagihan penginapan kepada peserta beserta aturcara program.

Program bermula.

Melaksanakan pemantauan sepanjang program/kursus berjalan terutama dari segi :

� Kehadiran peserta bagi setiap sesi.� Bahan kursus � Alat siaraya � Penyediaan makan minum peserta� Keselesaaan penginapan � Keselamatan peserta

- Menyediakan laporan pelaksanaan program. Perkara yang

perlu dimasukkan dalam pelaporan ialah :� Melaporkan setiap aktiviti yang dilaksanakan

sepanjang tempoh berkursus.� Ambil gambar sepanjang program/kursus berjalan.

- Mengedarkan Borang Penilaian Keberkesanan Program/Kursus

Mengumpul dan membuat penilaian/analisa ke atas Borang Penilaian Keberkesanan Program / Kursus.


: 02 : 01 OGOS 2016

: 6/11

B. TINDAKAN SEMASA MENGENDALIKAN PROGRAM /

Melaksanakan sesi pendaftaran untuk memastikan kehadiran

Pengagihan penginapan kepada peserta beserta aturcara program.

pemantauan sepanjang program/kursus berjalan

Kehadiran peserta bagi setiap sesi.

Penyediaan makan minum peserta

Menyediakan laporan pelaksanaan program. Perkara yang perlu dimasukkan dalam pelaporan ialah :

Melaporkan setiap aktiviti yang dilaksanakan sepanjang tempoh berkursus. Ambil gambar sepanjang program/kursus berjalan.

Keberkesanan

Mengumpul dan membuat penilaian/analisa ke atas Borang Penilaian Keberkesanan Program / Kursus.

PROSEDURSOKONGAN

PENGENDALIAN KURSUS

TANGGUNGJAWAB

URUSETIA

P.PENG

PT (P/O)

BHG. KEW

PT (P/O)

C. TINDAKAN SELEPAS MENGENDALIKAN PROGRAM /

1.

2.

3.

4.

5.

6.

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN


KURSUS TARIKH

MUKA SURAT

TINDAKAN

C. TINDAKAN SELEPAS MENGENDALIKAN PROGRAM / KURSUS

Mengemukakan Laporan Pelaksanaan Program kepada Pengurus

Bahagian untuk semakan dan penambahbaikan.

Menjalankan penilaian prestasi perkhidmatan/pembekalan ke atas syarikat yang dilantik.

Menerima tuntutan bayaran / invois daripada syarikat yang dilantik.

Angkat proses bayaran ke Bahagian Kewangan.

- Jika didapati tidak lulus, maka perlu dimaklumkan kepada syarikat yang dilantik mengenai perkara yang di’query’ oleh bahagian Kewangan dan meminta dikemukakan semula dokumen..

Penyaluran bayaran terus ke akaun syarikat yang dilantik menerusi Electronic Fund Transfer (EFT).

Kemukakan surat makluman mengenai penyaluran bayaran terus

ke akaun syarikat yang dilantik.


: 02 : 01 OGOS 2016

: 7/11

C. TINDAKAN SELEPAS MENGENDALIKAN PROGRAM /

Mengemukakan Laporan Pelaksanaan Program kepada Pengurus Bahagian untuk semakan dan penambahbaikan.

Menjalankan penilaian prestasi perkhidmatan/pembekalan ke

Menerima tuntutan bayaran / invois daripada syarikat yang

Angkat proses bayaran ke Bahagian Kewangan.

Jika didapati tidak lulus, maka perlu dimaklumkan kepada syarikat yang dilantik mengenai perkara yang di’query’ oleh bahagian Kewangan dan meminta dikemukakan

Penyaluran bayaran terus ke akaun syarikat yang dilantik Electronic Fund Transfer (EFT).

Kemukakan surat makluman mengenai penyaluran bayaran terus

PROSEDURSOKONGAN

PENGENDALIAN KURSUS

7.0 REKOD KUALITI

8.0 PROSES KERJA

BIL

JENIS REKOD

1.

Borang Maklumat Peserta

2. Borang Penilaian Keberkesanan Program / Kursus

3. Borang Penilaian Penceramah

4. Laporan Pelaksanaan Program

5. Senarai semak keurusetiaan program/kursus

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN


KURSUS TARIKH

MUKA SURAT

REKOD KUALITI

PROSES KERJA

JENIS REKOD LOKASI

TEMPOH SIMPANAN

Maklumat Peserta PSPD 5 tahun

Borang Penilaian

/ Kursus

PSPD 5 tahun

Borang Penilaian PSPD 5 tahun

PSPD 5 tahun

program/kursus

PSPD 5 tahun

MULA


: 02 : 01 OGOS 2016

: 8/11

TEMPOH SIMPANAN

NO. RUJUKAN REKOD

5 tahun -

5 tahun -

5 tahun -

5 tahun -

5 tahun -

PROSEDURSOKONGAN

PENGENDALIAN KURSUS

Penyediaan semula

Buat perakuan kepada Pengurus Bahagian

Tidak setuju

Kos kurang RM20,000.00

TAMAT

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN


KURSUS TARIKH

MUKA SURAT

Penyediaan kertas kerja pelaksanaan program

Dapatkan sebutharga

Mendapatkan kelulusan PengurusanTidak lulus

Lulus

Buat penilaian ke atas sebutharga yang diterima


Terima kelulusan

Setuju

Terima peruntukan

A

A

Ditolak TAMAT

B

B


: 02 : 01 OGOS 2016

: 9/11

Penyediaan kertas kerja pelaksanaan program

Dapatkan sebutharga

Mendapatkan kelulusan Pengurusan

Buat penilaian ke atas sebutharga yang diterima


Terima peruntukan

Sediakan laporan penilaian sebutharga

Kos lebih RM20,000.00

Angkat Mesyuarat J/K Sebutharga

Terima kelulusan Mesyuarat J/K Sebutharga

Lulus

PROSEDURSOKONGAN

PENGENDALIAN KURSUS

Hantar LO kepada Syarikat untuk tandatangan

persetujuan

Mohon LO ke Bahagian Kewangan

Dapatkan nama gantian

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN


KURSUS TARIKH

MUKA SURAT

Kemukakan surat tawaran kepada peserta

Terima maklum balas daripada pesertaTidak setuju

Setuju

Muktamadkan kehadiran peserta


Sediakan dan semak peralatan bantuan dan keperluan program

Pendaftaran peserta

Pantau program berjalan :- Kehadiran peserta dan penceramah- Bahan kursus- Alat siaraya - Makan minum peserta- Keselamatan

Edaran Borang Penilaian Program

C


: 02 : 01 OGOS 2016

: 10/11

Kemukakan surat tawaran kepada

Surat pelantikan dikeluarkan

Surat setuju terima dikeluarkan

Terima maklum balas daripada peserta

Muktamadkan kehadiran peserta


Sediakan dan semak peralatan bantuan dan

Pantau program berjalan : peserta dan penceramah

kursus

Makan minum peserta

Edaran Borang Penilaian Program

PROSEDURSOKONGAN

PENGENDALIAN KURSUS

Buat pembetulan dan

penambahbaikan

Pulangkan kepada syarikat untuk

dilengkapkan semula

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN


KURSUS TARIKH

MUKA SURAT

Terima Borang Penilaian Program

Penilaian Program oleh urusetia dikemukakan kepada Pengurus Bahagian

Semak laporan Tidak setuju Setuju

Buat pembetulan dan

penambahbaikan

Rekod dan Failkan

Penilaian ke atas perkhidmatan syarikat

Semak tuntutan bayaran

Tidak lengkap Lengkap

Proses bayaran

TAMAT

C

Terima tuntutan bayaran


: 02 : 01 OGOS 2016

: 11/11

Terima Borang Penilaian Program

Penilaian Program oleh urusetia dikemukakan kepada Pengurus Bahagian

Penilaian ke atas perkhidmatan syarikat

Semak tuntutan bayaran

Terima tuntutan bayaran

KEJ PSPD 001 - prosedur pelaksanaan program modal insan ...iso.kejora.gov.my/iso/manual_kualiti/KEJ...

Documents

Transcript of KEJ PSPD 001 - prosedur pelaksanaan program modal insan ...iso.kejora.gov.my/iso/manual_kualiti/KEJ...