KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIABAHAGIAN AKAUN

i ARAS 6, BLOK E7, KOMPLEKS E•. 1

~<. "ia.~! '4 PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEI{uTUAN••.....0 ··:;.1-..•· szsso WP PUTRAJAYA

';"~w;;;:;;J..;J! -- --

,

SIRIMMS ISOIlC 17021,2006

QS 02121'" CB 01

CERTIFIED TO ISO 9001 , 2008(ERT. NO. : AR4883

Telefon : 03-8C8332S2Faks : 03-88891030lamar, Web: http://account.moh.(ov.my

Ruj. Kami : Bil (11) dim KKA 173/UP/292/8 Jld 5Tarikh: 130g052009

EOARAN SEPERTI 01 LAMPIRAN

Y. Bhg. Tan SriiDatuklDato'/DatinlTuan/Puan,

SURAT EDARAN BAHAGIAN AKAUN BIL. 11 TAHUN 2009

PENGGANTIAN CEK/EFT TERBATAL

Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada surat Jabatan Akauntan Negara Malaysiabil. ANM/POPAISPAl3B/01 Jld.5 (45) bertarikh 8 Julai 2009 mengenai perkara di atas.

2. Tujuan Surat Edaran ini dikeluarkan adalah untuk memberi garis panduan yangterkini kepada PT J dalam proses penggantian CekiEFT Terbatal dan tindakan yang perludiambil oleh PT J dalam proses penyimpanan rekod Cek/EFT Terbatal.

3. Terdapat situasi di mana Cek/EFT Terbatal boleh berlaku:

a. Kesilapan maklumat penerima bayaran oleh Pusat Tanggungjawab (PT J) ataupenerima bayaran sendiri. Contohnya akaun penerima telah tutup, akaunpenerima tidak aktif, akaun penerima tidak sah, kesilapan nama atau kesilapannombor akaun penerima.

b. Kesilapan input maklumat penerima bayaran oleh Bahagian Akaun bagi baucarbayaran manual.

c. Penolakan disebabkan oleh kegagalan sistem bank.

4. Tatacara Pengendalian Cek/EFT Terbatal

a. Rujuk Arahan Kerja A.

b. Selepas mendapat surat makluman [Lampiran A (i) atau (ii)] daripada BahagianAkaun, PT J perlu mengenalpasti kesilapan maklumat penerima bayaran danmendapatkan maklumat yang baru dari penerima bayaran serta mengisi borangTuntutan Pembayaran Balik/Pelarasan CekiEFT Terbatal (Lampiran B) danmenghantar borang tersebut beserta dokumen sokongan kepada BahagianAkaun dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat makluman.

5. Kaedah Penyelenggaraan Rekod

5.1. PT J perlu menyelenggara Daftar Cek/EFT Terbatal (Lampiran C) pada setiapkali menerima surat makiuman Cek/EFT terbatal dari Bahagian Akaun danpermohonan bayaran balik dilakukan. PTJ boleh mendapatkan maklumat

Excellent Accounting @ Your Service

,

nombor dan tarikh baucar penggantian bayaran di Laporan Cek/EFT Terbatalyang dimuatnaik ke sistem eSPKS secara mingguan.

5.2. Sahagian Akaun akan mengeluarkan surat peringatan bagi Cek/EFT Terbatal(Lampiran D) kepada PTJ yang gagal menghantar semula borang TuntutanPembayaran Salik Cek/EFT Terbatal dalam tempoh 14 hari dari tarikh suratmakluman berdasarkan Oaftar Cek/EFT Terbatal dan sesalinan kepada UnitNaziran Sahagian Akaun bagi tujuan pemantauan.

6. Ookumen sokongan yang diperlukan adalah seperti di Lampiran E.

7. Pembayaran mesti dibuat kepada penerima dan bank penerima asal. Sebarangpindaan terhadap penerima dan akaun bank hanya dibenarkan bagi keadaan sepertiberikut:

7.1. Kematian penerima bayaran asalNyatakan prosedur pembayaran yang dibuat kepada waris atau pentadbir harta.

7.2. Pertukaran akaun bank

8. Arahan ini berkuatkuasa serta merta dan Surat Edaran Sahagian Akaun bilangan10 Tahun 2008 terbatal, Sehubungan itu, sebarang permohonan penggantian cek/EFTTerbatal yang dikemukakan kepada Sahagian selepas tarikh tersebut akan dikuiri sekiranyadokumen sokongan tidak lengkap seperti dinyatakan di atas.

Sekian, terima kasih.

"SERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

/

•"r..n-"~''"' 11AARI)

s.k. Semua Ketua Seksyen dan Ketua UnitSahagian Akaun, KKM

SEBA 11_200g.Penggantian Cek EFT Batal

r: ,

Arahan Kerja A

Kesilapan Maklumat Penerima Bayaran Oleh PTJ Atau Penerima Bayaran

Bil. Tindakan Tanggung Carta Aliranjawab

1 Hantar surat makluman Sahagian Amengenai cekJEFT Terbatal Akaunkepada PTJ terlibat. T

2 Hantar surat peringatan Sahagian Hantar surat makluman Cek/EFTkepada PTJ yang gagal Akaun terbatal kepada PTJmenghantar borang TuntutanPembayaran Salik Cek/EFTTerbatal dan dokumen Isokongan dalam tempoh 14 Semak baucar asal '"<, I

hari dari tarikh suratmakluman. \I

PTJHubungi penerima bayaran3 Semak maklumat cek/EFT

terbatal dengan baucar ~bayaran asal untuk tujuan IIsi borang Tuntutan Kuiripengesahan maklumat.Pembayaran Balik Cek/EFT

Hubungi penerima bayaranTerbatal

4 PTJdan dapatkan salinan bukubankJpenyata bank. \/

5 Isi borang Tuntutan PTJPembayaran Salik Cek/EFT Tak lengkap

Terbatal dan dokumen Maklumat

sokongan dan hantar ke lengkap?

Sahagian Akaun.

6 Terima maklumat dari PTJ Sahagiandan semak sam a ada semua Akaun ,dokumen adalah lengkap. I Lengkap I

\Vl

7 Jika tidak lengkap, hantar Sahagian Proses penggantian bayaran I

surat kuiri kepada PTJ. Akaun cek/EFT terbatali

8 Jika lengkap, sediakan Sahagian 1 ,

baucar bayaran berdasarkan Akaun,

Kemaskini akaunborang Tuntutan subsidiariPembayaran Balik Cek/EFT I

Terbatal.

9 Kemaskini akaun subsidiari. SahagianAkaun

SEBA 11_200g·Penggantian Cek EFT Bata1

=

,

Lampiran A (i)

Ruj. Kami :Tarikh:

PTJ berkenaan

Y. Bhg. DatukJDato'/DatinlTuan/Puan,

PENOLAKAN URUSNIAGA EFT BAGI TARIKH : .

Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Bersama-sama ini disertakan senarai urusniaga EFT yang ditolak oleh pihak bankseperti di Lampiran 1. Sila pastikan pembayaran perlu dilakukan atau sebaliknya. Sekiranyapembayaran perlu dilakukan, pihak Y. Bhg. DatuklDato'/DatinlTuan/Puan dipohon untukmengisi Borang Tuntutan Pembayaran Balik CekJEFT Terbatal beserta dokumen-dokumensokongan seperti di Surat Edaran Bahagian Akaun bil. 11 Tahun 2009 (SEBA 11/2009)untuk dikemukakan kepada Bahagian Akaun dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat ini.

3. Pihak Y. Bhg. DatukJDato'/DatinlTuan/Puan dipohon untuk memastikan kesalahanyang sama tidak berlaku supaya pembayaran dapat dilakukan dengan segera. Perhatiandan kerjasama yang pihak Y. Bhg. DatukJDato'/DatinlTuan/Puan berikan amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

( )Bahagian Akaunb.p. Ketua SetiausahaKementerian Kesihatan Malaysia

SEBA 11_2009-Penggantian Cek EFT Batal

l~--------------------~--------------~-----------------------

Lampiran A (ii)

Ruj. Kami :Tarikh:

PTJ berkenaan

Y. Bhg. DatuklDato'/Datin/Tuan/Puan,

CEK TERBATAL

Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Bersama-sama ini disertakan senarai cek tamat tempoh seperti di Lampiran 1. Silapastikan pembayaran perlu dilakukan atau sebaliknya. Sekiranya pembayaran perludilakukan, pihak Y. Bhg. DatuklDato'lDatin/Tuan/Puan dipohon untuk mengisi BorangTuntutan Pembayaran Balik CekiEFT Terbatal beserta dokumen-dokumen sokongan sepertidi Surat Edaran Bahagian Akaun bil. 11 Tahun 2009 (SEBA 11/2009) untuk dikemukakankepada Bahagian Akaun dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat ini.

3. Perhatian dan kerjasama yang pihak Y. Bhg. Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan berikanamatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

( )Bahagian Akaunb.p. Ketua SetiausahaKementerian Kesihatan Malaysia

SEBA 11_2009-Penggantian Cek EFT Satal

•

,

B OR..AXC •• TU1HlJTA~lI?E[.IBA 'i:_="i':.="~" B.Il,L-li:i ?EL="R?51!..'.I

n:K •.•EfT T!:F~A TAI.

Rill [~I~ll

:~-J.I~

A_H~u..::LHL-\~ !?IJ ?r:\~OHQS

Eot~, ?I]I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I

, P'v:-.;\ J,-.') ?'T:.I I I I I I I I I I I

1 r\L~JL1!~r:::I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I II I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I II I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I

B.\IAhlnLU'pE.X'ERL\~A BALlR_n

. ~':~u.....?ew:.h PQ:-';-~.E",;·.y~.riju.I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I II I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I II I ! I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I

, :-;~.~.:I :;;~~'L.'l:! BI_T!:~-::.:.p:-! :("0 ::d:llr )~'~:'i~li~

I I I I I I I I I I I I I " I I I I I I I I I I I I I.f _JJ~~'r ;m~_t!Een~~::::'!1

- ?o-.;::x_ .0 :<€iffn

I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I- :;() :-"'-"';0) ~ 1';(:: F~:·;

I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I9 ,~J:Jjl[E~

I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I Ii) !.~(.;:e}; ~FT,','::1:: D:,:htdiEa:::i

I I I I I I I I I I I I I I I" T~:-J~·. :1,1:-: ·B-,I~.J:: L~L-cll,

IT] IT] I I I I I_~ :;.;. ,.l,i,,~'-,I!;;'B~~; t ;t;-;;,}o,II:' ;n~w;."II:''j':!-:,I i;.;,d; p.:::.y:.hl ·~ilt:.!~,:'

I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I

SEBA 11_2009.Penggantian Cek EFT Batal

Lampiran B

1/2

,

[[ll]

C icl;

ITITITI

4.

_d~I:.:i>.!l1~·.:t:".l::~: l'.:J.;l;.7.bl·.!l b:::': F;;::>3"::::J~):'~.!J~ ':::7h".:l :~:1~.i::Jl=\t:'j;'l'.•:.:I=!.'..:I:SI1:Illi1c :::r.t.\;j"IlJ:l:',1 ~"'.::Ji!:'i:IJj,J 1:.,1: 'il:,;) ,'ID; [;d:'~(.J:;o::t:J1'!JC ' :1: TIJ ,,':.PJ.:El='.Ei:: j:Ert~('-":~rHilt:.C~J.;T~'tnl_,'11: -1m::,. ... '" .

• S~::o-;l~;.I!i;lli:l:~::/:l~'L:.:,~~.;;'.:Yi,r:.Ilh.~.li::-;•..•ill:.; i"t'::JV.I; r.)~ '"?-e=::c::."a::.5I:"i.'l C~"I:·~d;!,"):!1I;eC.J::-.l!..J)J.:nl:.:l P~l"~~~n:":.:.C;;:T.::..-Ol".L.'1:t27:;~::1.:: :=-n Dic.Jbb. :'S-::55'?3)~

~ Sa;'iI ::J~~n::.l,·.Ii ·nhll'.;id ie~a n:rtk:,:xl: F.!1f.:li\:',n 1,)1:.~il:.,t::T.lbI;;J.:l.:!: .h-I!.J:::rhm.~j:Hl::lJ1H~:23 wi Jd:' zh .2:11.r ca; bF~':-.:'.:Jt;':·.Il1J " )111[

TQ'mii";;J;lU:'

~"""i1..:!r.3: : ~\\71~~

:-;-.u.i,t.::l;;~L~":~-!U'I.:~: ?J',:r?ltl [1

F. D1l1CKIC-l'X.·LD' FEJA3.H PER.-U:.-\C;.;n'

:-~o5.:;'.IC?r Bnn; ::'0 ET C:::: tC,1

SEBA 11_200g·Penggantian Cek EFT Baral

Lampiran B

2/2

]

PERI HAL PEMBATALAN

DAFTAR CEK I EFT TERBATALPUSAT TANGGUNGJAWAB : .

Lampiran C

Bil. No. CekiEFT TarikhCekiEFT

TarikhBaucar

Nama Penerima Sebab Pembatalan No. Rujukan Surat

PERMOHONAN PENGGANTIAN

No. Baucar Amaun (RM) Tarikh Surat No. Baucar Tarikh Baucar No. CeklEFT Tarik.

I--

I---

,

Lampiran 0

Ruj. Kami:Tarikh:

PTJ berkenaan

Y. Shg. DatukJDato'/Datinffuan/Puan,

NOTIS PERINGATAN CEK/EFT TERBATAL

Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Dukacita dimaklumkan sehingga tarikh ini, Sahagian Akaun masih belum menerimaborang Tuntutan Pembayaran Salik CekJEFT Terbatal bagi urusniaga di Lampiran 1.

3. Kerjasama pihak Y. Shg. DatukJDato'lDatinffuan/Puan untuk mengemukakanborang tersebut beserta dokumen sokongan seperti di Surat Edaran Bahagian Akaunbil. 11 Tahun 2009 (SEBA 11/2009) amatlah diharapkan bagi memastikan pembayarandapat dilakukan dengan segera.

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

( )Sahagian Akaunb.p. Ketua SetiausahaKementerian Kesihatan Malaysia

,

Lampiran E

DOKUMEN SOKONGAN YANG PERLU DIKEMUKAKAN KEPADA BAHAGIAN AKAUNUNTUK PROSES PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN GANTIAN

CEK/EFT TERBATAL

1. Borang Tuntutan Pembayaran Balik Cek/EFT Terbatal;

2. Satu satin an muka hadapan buku bank atau penyata bank yang memaparkan namabank dan nombor akaun bank (perlu disahkan benar oleh penerima bayaran);

3. Baucar bayaran asal.

4. Maklumat penerima bayaran perseorangan/individu atau maklumat Pembekal yangtelah dikemaskini di sistem eSPKB;

5. Cek asal (bagi penggantian cek yang belum tamat tempoh)

Di samping itu, dokumen sokongan tambahan seperti berikut diperlukan jika terdapatpertukaran nama bank dan nombor akaun bank:

INDIVIDU

6. Surat makluman pertukaran nama bank dan nombor akaun bank.

ENTERPRISE (PEMILIKAN TUNGGAL DAN PERKONGSIAN)

6. Satu salin an Borang 0 (Kaedah 13) iaitu Sijil Daftar Perniagaan yang terkini yangdikeluarkan oleh pihak Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).

7. Surat makluman pertukaran nama bank dan nombor akaun bank.

SYARIKAT BERHAD DAN SENDIRIAN BERHAD

6. Satu salinan Resolusi Pengarah (Board Resolution) yang disahkan.

7. Surat makluman pertukaran nama bank dan nombor akaun bank.

SEBA 11_2009-Penggantian Cek EFT Batal