Bahagian Akaun

Kementerian Pertahanan

1

PENYATA PENYESUAIAN BUKU VOT eSPKB

Bahagian Akaun

Kementerian Pertahanan

2

PENYESUAIAN BUKU VOT

• Penyesuaian Buku Vot dijana secara auto oleh Sistem eSPKB (Laporan BV500-BV503)

• PTJ perlu mencetak 2 salinan BV500-BV503 pada hari PERTAMA bulan berikutnya sebelum jam 11.00 malam

• Baki Buku Vot/Baki Pejabat Perakaunan yang dinyatakan dalam laporan BV500 hendaklah disemak dengan buku vot (BV381) dan Laporan Terperinci Perbelanjaan

Bahagian Akaun

Kementerian Pertahanan

3

PENYESUAIAN BUKU VOT

• Laporan BV500 bagi setiap objek sebagai mestilah ditandatangan oleh pegawai penyelia

• 1 salinan BV500 - BV503 yang telah disusun mengikut objek sebagai hendaklah dikemukakan ke pejabat pembayar tidak lewat dari 14 haribulan bulan berikutnya

• Salinan kedua BV500 - BV503 yang telah disusun mengikut Objek Sebagai difailkan mengikut bulan

Bahagian Akaun

Kementerian Pertahanan

4

Cara Menyemak Penyata Penyesuaian

• Baki Buku Vot di BV500 (Format A) bagi setiap Objek Sebagai disemak dengan baki di Laporan BV381 pada akhir bulan.

• Baki Peruntukan di Laporan Terperinci Perbelanjaan pejabat perakaunan di Format A di semak dengan laporan terperinci perbelanjaan yang dikeluarkan oleh pejabat pembayar.

Bahagian Akaun

Kementerian Pertahanan

5

Bahagian Akaun

Kementerian Pertahanan

6

Cara Menyemak Laporan BV501

• BV501 (Format A1) menyenaraikan baucar-baucar bayaran yang belum dijelaskan oleh pejabat perakaunan pada akhir bulan.

• Semak dan pastikan semua baucar yang disenaraikan dalam Format A1 betul belum dibayar

– Terdapat baucar yang telah dibayar masih terdapat dalam Format A1 kerana status baucar tidak bertukar dari status 4 kepada status 8.

– Terdapat urusniaga tidak dapat disesuaikan secara auto kerana kesilapan penyediaan Penyelarasan Rekod

Bahagian Akaun

Kementerian Pertahanan

7

Cara Menyemak Laporan BV502

• BV502 Format A2 menyenaraikan Jurnal, Waran atau Penyata Pemungut yang terdapat dalam buku vot tetapi tidak dapat disesuaikan dengan Laporan Terperinci Perbelanjaan

• Semak dan pastikan semua dokumen yang disenaraikan dalam Format A2 betul belum diproses

– Terdapat dokumen yang telah diproses masih terdapat dalam Format A2 kerana status dokumen tidak bertukar dari status 4 kepada status 8.

– Terdapat urusniaga tidak dapat disesuaikan secara auto kerana terdapat lebih dari 1 ‘charge-line’ yang sama di atas 1 dokumen atau kesilapan penyediaan Penyelarasan Rekod

Bahagian Akaun

Kementerian Pertahanan

8

• Buat permohonan tukar status bagi semua dokumen yang telah diproses tapi masih disenaraikan di Format A1 & A2 (Lengkapkan borang JANM10 dan kemukakan ke Pejabat Pembayar)

• Batalkan Pelarasan Rekod yang salah.

• Batalkan dokumen yang dikuiri (Status 6) dan sediakan dokumen baru (jika perlu).

Tindakan PTJ

Bahagian Akaun

Kementerian Pertahanan

9

Bahagian Akaun

Kementerian Pertahanan

10