Buku Vot Dan Penyesuaian

download Buku Vot Dan Penyesuaian

of 67

Transcript of Buku Vot Dan Penyesuaian

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    1/67

    1

    Disampaikan Oleh:

    Prak khin a/p thip pha yak

    Janm pulau pinang

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    2/67

    SATU REKOD KEWANGAN YANG PERLU DISIMPAN OLEHPEMEGANG WARAN MENGIKUT AP 95 UNTUKMEREKODPERBELANJAAN, TANGGUNGAN, PERUNTUKAN DANPELARASAN URUSNIAGA.

    BERTUJUAN MENGAWAL DAN MEMASTIKANPERBELANJAAN DAN TANGGUNGAN TIDAKMELEBIHI PERUNTUKAN.

    SEBAGAI SUATU PUNCA MAKLUMAT UNTUKMENYEDIAKAN LAPORANBERKENAAN PERBELANJAAN,TANGGUNGAN DAN BAKI PERUNTUKAN.

    APAKAH BUKU VOT?

    2

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    3/67

    a) SEMUA PTJ MENYELENGGARA BUKU VOT YANG

    SEMPURNA MENGIKUT ARAHAN BERKUATKUASA.

    b) SEMUA PTJ MENGEMUKAKAN PENYATA PERBELANJAAN

    BULANAN MASING-MASINGo kedudukan pengesahan bulanan dengan Laporan

    Terperinci Perbelanjaan

    o Penyata penyesuaian yang telah disediakan dan

    dikemukakan ke Jabatan Akauntan Negara (disertakan

    salinannya)

    PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGAWAI PENGAWAL[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1987 (Pindaan Bil. 8 Tahun 1993)]

    PENGAWAI PENGAWAL PERLU MEMASTIKAN:-

    3

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    4/67

    c) Semua pusat tanggungjawab dan pusat kos di bawah

    Kementerian/Jabatan yang menerima peruntukan atau

    peruntukan kecil dari Pegawai Pengawal menyelenggara buku

    vot yang sempurna untuk merekod peruntukan, tanggungandan perbelanjaan;

    d) Semua unit dan pemegang peruntukan kecil di Kementerian/

    Jabatan menyerahkan penyata perbelanjaan bulanan masing-

    masing kepada pusat kawalan untuk tujuan mengemaskini

    rekod-rekod yang ada di pusat-pusat kawalan sertamembolehkan Pegawai pegawai Pengawal menyedia dan

    menyampaikan laporan-laporan bulanan mengenai perbelanjaan

    mengurus dan pembangunan seperti yang dikehendaki oleh

    Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1986;

    PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGAWAI PENGAWAL[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1987 (Pindaan Bil. 8 Tahun 1993)]

    PENGAWAI PENGAWAL PERLU MEMASTIKAN:-

    4

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    5/67

    e) Laporan-laporan bulanan yang diterima dari pegawai yang

    bertanggungjawab ke atas Bahagian Kewangan di Kementerian/

    Jabatan mengandungi perkara berikut:

    * Kedudukan pengesahan perbelanjaan bulanan dengan

    Laporan terperinci perbelanjaan bulanan yang dikeluarkan oleh

    Akauntan Negara atau wakilnya;

    * Penyata penyesuaian yang telah disediakan (salinannya

    dikembarkan bersama) dan langkah-langkah yang telah diambilbagi menyelesaikan sebarang perbezaan catatan yang didapati

    di antara buku vot dan laporan terperinci perbelanjaan bulanan

    yang tidak dapat dijelaskan; dan

    PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGAWAI PENGAWAL[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1987 (Pindaan Bil. 8 Tahun 1993)]

    PENGAWAI PENGAWAL PERLU MEMASTIKAN:-

    5

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    6/67

    f) Pemeriksaan mengejut misalnya oleh audit dalaman dijalankan ke

    atas semua buku vot bagi memastikan buku-buku vot disimpan

    dengan sempurna dan kemaskini; dan

    g) Penyata kewangan yang disediakan oleh Akauntan Negara pada

    akhir tahun menggambarkan perbelanjaan yang dicatatkan dalam

    buku vot Kementerian/Jabatan setelah penyesuaian yang perlu

    dijalankan.

    PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGAWAI PENGAWAL[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1987 (Pindaan Bil. 8 Tahun 1993)]

    PENGAWAI PENGAWAL PERLU MEMASTIKAN:-

    6

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    7/67

    7

    MERANCANG PERBELANJAAN UNTUK TAHUNKEWANGAN SEMASA BERDASARKAN TANGGUNGAN,PERUNTUKAN DAN PRESTASI PERBELANJAAN.

    MENGURUSKAN PENAMBAHAN ATAU PINDAHPERUNTUKAN.

    SEBAGAI INPUT MAKLUMAT UNTUK MENYEDIAKAN

    BAJET TAHUNAN.

    SEBAGAI INPUT MAKLUMAT UNTUK MENYEDIAKANLAPORAN PERBELANJAAN BULANAN.

    FUNGSI BUKU VOT

    ASPEK PENGURUSAN :-

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    8/67

    8

    MENGAWAL DAN MEMASTIKAN PEMBAYARAN DANTANGGUNGAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN YANGDILULUSKAN.

    MENGAWAL PERUNTUKAN YANG DIAGIHKAN KEPADAPEMEGANG WARAN.

    MENGESAN KESILAPAN, PENYELEWENGAN DANBAYARAN YANG TIDAK DIAKUI.

    SEBAGAI REKOD DAN DOKUMENTASI SETIAPTRANSAKSI YANG BERLAKU UNTUK TUJUAN SEMAKANAUDIT ATAU PEMERIKSAAN.

    FUNGSI BUKU VOT

    ASPEK KAWALAN :-

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    9/67

    9

    HUBUNGKAIT PENYELENGGARAAN BUKU VOT, PENYESUAIAN

    BUKU VOT DAN PENYEDIAAN LAPORAN BULANAN

    PEJABAT

    PERAKAUNAN

    1

    2LAPORAN

    PENYESUAIAN

    BUKU VOT

    LAPORAN

    BULANAN3

    PENGAWAIPENGAWAL

    AP 95

    AP 143 (b) AP 92 (a)

    PERBENDAHARAAN

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    10/67

    10

    a) PERBELANJAAN MENGURUS

    BUKU VOT PERLU DISELENGGARAKAN MENGIKUTJENIS-JENIS PERBELANJAAN VOT SEPERTIBERIKUT:-

    b) PERBELANJAAN PEMBANGUNAN VOT P

    PERBELANJAAN BEKALAN VOT B

    PERBELANJAAN TANGGUNGAN VOT T

    - EMOLUMEN; PERKHIDMATAN DAN BEKALAN;

    HARTA MODAL; PEMBERIAN DAN KENAAN TETAP

    - PERUNTUKAN DIRAJA; PENCEN, PAMPASAN DANGANJARAN

    c) PERBELANJAAN PFI VOT S

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    11/67

    11

    1. PEGAWAI PERAKAUNAN YANG DITUGASKAN

    MENYELENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI

    PENGETAHUAN YANG MENCUKUPI;

    2. PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI SEMASA KE SEMASA

    KE ATAS BUKU-BUKU UNTUK MEMASTIKAN BAHAWA

    BUKU-BUKU VOT ADALAH KEMASKINI DAN LENGKAP

    PADA SETIAP MASA;

    3. SEMUA PENYATA PERBELANJAAN BULANAN DITERIMA

    DENGAN SEGERA DARIPADA PEMEGANG PERUNTUKAN

    KECIL DAN DISATUKAN KE DALAM BUKU VOT UTAMA DI

    PUSAT-PUSAT KAWALAN;

    PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA:

    PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAIPENYELIA KEWANGAN

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    12/67

    12

    LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOTLAPORAN

    BV 381 LAPORAN INI AKAN DIJANA SECARA HARIAN DANMERUPAKAN BUKU VOT BERKOMPUTER SERTA

    MEMBERI MAKLUMAT KEWANGAN TERPERINCI

    BERKENAAN URUSNIAGA AMANAH/HASIL/VOT.

    LAPORAN INI MESTI DICETAK BAGI LAPORANHARI SEBELUMNYA / DIKEMASKINI DALAM

    PENDRIVE/CD BAGI TEMPOH 01/01 TAHUN

    BERKENAAN HINGGA KE TARIKH SEMASA,

    SETIAP PAGI.

    LAPORAN eSPKB YANG WAJIB DISELENGGARAKAN OLEHPTJ MENGIKUT TATACARA YANG BERKUATKUASA:-

    TATACARAPENYELENGGARAAN

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    13/67

    13

    ALIRAN PROSES PENYELENGGARAAN BUKU VOT

    eSPKB

    BV381

    PENYELIAPEGAWAI

    PENYEDIA

    1 2

    3

    FAIL

    BV381

    TATACARAPENYELENGGARAAN

    CETAK BV381PADA SETIAP

    PAGI

    SEMAK BAKIAWAL & BAKI

    AKHIR

    SEMAKKETEPATAN

    REKOD BV381

    PERIKSABV381 PADA

    SETIAP BULAN

    SIMPANBV381 DI

    DALAM FAIL

    BV381

    BV381

    4

    5

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    14/67

    14

    BUKU VOT DISELENGGARAKAN MENGIKUT PERATURAN YANG

    DITETAPKAN DICETAK SETIAP HARI BAGI TEMPOH HARISEBELUMNYA& PASTIKAN BAKI AWAL DI LAPORAN SEMASA

    ADALAH SAMA DENGAN BAKI AKHIR DI LAPORANTERDAHULU.

    REKOD DAN TRANSAKSI DALAM BUKU VOT ADALAH TEPAT DAN

    KEMASKINI.

    SETIAP PERBELANJAAN DAN TANGGUNGAN DICATAT DENGANBETUL & KEMASKINIDALAM BUKU VOT.

    LAPORAN HARIAN VOT DIFAILKAN SECARA BERASINGANMENGIKUT TAHUN KEWANGAN, TARIKH LAPORAN, VOT, KODPROGRAM / AKTIVITI, & OBJEK.

    BUKU VOT HENDAKLAH DIPERIKSA SEKURANG-KURANGNYASEBULAN SEKALI OLEH PENYELIA DENGAN MENURUNKANTANDATANGAN RINGKAS.

    TATACARA PENYELENGGARAAN

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    15/67

    15

    KETERANGAN BAGI MEDAN UTAMA DI DALAM LAPORAN:-MEDAN KETERANGAN

    DEBIT

    Urusniaga yang melibatkan ruangan debit: Peruntukan Ditarik, pindahan keluar, peruntukan kecil

    keluar & dibatal Perbelanjaan Baucer bayaran & baucer jurnal

    KREDIT

    Urusniaga yang melibatkan ruangan kredit: Peruntukan Asal, tambahan, pindahan masuk,

    peruntukan kecil masuk & dibatal masuk. Perbelanjaan Penyata pemungut & baucer jurnal

    RIZAB /(DIJELAS) Amaun rizab bagi nota minta bagi setiap urusniaga yangdikenakan atau dijelaskan

    RIZAB BELUMSELESAI

    Jumlah rizab belum selesai

    TANGG. KENA/

    (DIJELAS)

    Amaun tanggungan (pesanan tempatan) bagi setiap

    urusniaga yang dikenakan atau dijelaskan

    FORMAT BUKU VOT BV381

    http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/BV381%2023000.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/BV381%2023000.pdf
  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    16/67

    16

    MEDAN FUNGSI

    TANGGUNGANBELUM SELESAI

    Jumlah tanggungan belum selesai

    LIABILITI Amaun setiap bil/invois yang diterima dan didaftarkan

    LIABILITI BELUMSELESAI

    Jumlah amaun liabiliti yang belum selesai

    PERBELANJAANBERSIH

    Jumlah amaun baucer yang dijelaskan(termasuk baucer jurnal dan penyata pemungut)

    BAKI MASIH ADA Jumlah peruntukan sebenar setelah di tolak amaun debit,tanggungan dikenakan /(dijelas) dan liabilitidikenakan/(dijelas) dan dicampur amaun kredit

    BAKI BAYANGJumlah peruntukan sebenar setelah di tolak amaun debit,rizab/(dijelas) dan liabiliti dikenakan/(dijelas) dan dicampuramaun kredit

    KETERANGAN BAGI MEDAN UTAMA DI DALAM LAPORAN:-FORMAT BUKU VOT 381

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    17/67

    17

    PERKARA-PERKARA YANG

    PERLU DIREKODKAN*Waran peruntukan

    *Viremen

    *Pengeluaran pesanan

    tempatan

    *Pembatalan pesanan

    tempatan

    *Pembayaran bil

    15/9/2013 17

    *Pembayaran tuntutan

    *Pembayaran gaji

    *Pembatalan cekbayaran

    *Jurnal pelarasan

    *Kredit perbelanjaan

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    18/67

    18

    CATATAN DEBIT atau KREDIT

    DI BUKU VOTpenerimaan peruntukan

    pengurangan peruntukan

    viremen keluar

    viremen masuk

    perbelanjaan

    kredit perbelanjaan &

    catatan pelarasan

    15/9/2013 18

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    19/67

    *PEMAHAMAN URUSNIAGA

    BUKU VOT eSPKB

    19

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    20/67

    TINDAKAN YANG PERLU

    Memahami aliran urusniaga yang berlaku.

    1.Proses Baucar bayaran dengan PT.

    2.Proses Baucar bayaran tanpa PT /

    Pendapatan Bercukai / Tuntutan Perjalanan /Gaji Selain Kakitangan

    3.Proses Waran Udara Pukal

    4.Proses Bayaran Pukal / Gaji Berkomputer

    5.Proses Rekupmen Panjar Wang Runcit

    6.Proses Baucar Bayaran ePerolehan

    7.Proses Waran Peruntukan20

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    21/67

    KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381

    TransaksiRizab /

    (Dijelas)

    Rizab

    Belum

    Selesai

    Tanggungan

    Liabiliti

    Liabiliti

    Belum

    Selesai

    Perbelanjaan

    Bersih

    Baki

    Bersih

    Baki

    BayangKena /

    (Dijelas)

    Belum

    Selesai

    i) Nota Minta

    RM1,000 telah

    dibuat Perakuan II.

    1,000 1,000 - - - - - - (1,000)

    i) PT RM1,000 telah

    dikeluarkan dibuat

    Perakuan II

    (1,000) (1,000) 1,000 1,000 - - - (1,000) -

    i) Bil RM1,000

    diterima dan

    didaftarkan

    (Perakuan I).

    - - (1,000) (1,000) 1,000 1,000 - - -

    i) Baucar RM1,000

    diluluskan

    (Perakuan II).

    - - - - (1,000) (1,000) 1,000 - -

    1. Proses Baucar Bayaran dengan PT (Pesanan Tempatan)

    21

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    22/67

    2. Proses Baucar bayaran tanpa PT / Pendapatan

    Bercukai / Tuntutan Perjalanan / Gaji Selain Kakitangan

    KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381

    TransaksiRizab /

    (Dijelas)

    Rizab

    Belum

    Selesai

    Tanggungan

    Liabiliti

    Liabiliti

    Belum

    Selesai

    Perbelanjaan

    Bersih

    Baki

    Bersih

    Baki

    BayangKena /

    (Dijelas)

    Belum

    Selesai

    i) Bil RM1,000

    diterima dan

    didaftarkan

    (Perakuan I).

    - - - - 1,000 1,000 - (1,000) (1,000)

    i) Baucar RM1,000

    diluluskan

    (Perakuan II).

    - - - - (1,000) (1,000) 1,000 - -

    22

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    23/67

    3. Proses Waran Udara Pukal

    KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381

    TransaksiRizab /

    (Dijelas)

    Rizab

    Belum

    Selesai

    Tanggungan

    Liabiliti

    Liabiliti

    Belum

    Selesai

    Perbelanjaan

    Bersih

    Baki

    Bersih

    Baki

    BayangKena /

    (Dijelas)

    Belum

    Selesai

    i) WPU RM5,000

    dikeluarkan(Perakuan II)

    - - 5,000 5,000 - - - (5,000) (5,000)

    i) Pembayaran

    secara pukal

    oleh ANM/SAD

    Pelarasan

    Amaun Debit

    - - - - 5,000 (5,000) (5,000)

    Pelarasan

    Pemadanan

    Waran Udara

    - - (5,000) (5,000) - - - - -

    23

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    24/67

    4. Proses Bayaran Pukal / Gaji Berkomputer

    KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381

    TransaksiRizab /

    (Dijelas)

    Rizab

    Belum

    Selesai

    Tanggungan

    Liabiliti

    Liabiliti

    Belum

    Selesai

    Perbelanjaan

    Bersih

    Baki

    Bersih

    Baki

    BayangKena /

    (Dijelas)

    Belum

    Selesai

    i) Pembayaran

    secara pukal /

    gaji berkomputer

    oleh

    JANM/SAD

    - - - - - - 1,000 (1,000) (1,000)

    24

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    25/67

    5. Proses Rekupmen Panjar Wang Runcit

    KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381

    TransaksiRizab /

    (Dijelas)

    Rizab

    Belum

    Selesai

    Tanggungan

    Liabiliti

    Liabiliti

    Belum

    Selesai

    Perbelanjaan

    Bersih

    Baki

    Bersih

    Baki

    BayangKena /

    (Dijelas)

    Belum

    Selesai

    i) Daftar Bayaran

    RM1,000

    diterima dan

    didaftarkan

    (Perakuan I).

    - - - - 1,000 1,000 - (1,000) (1,000)

    i) Baucar RM1,000

    diluluskan

    (Perakuan II).

    - - - - (1,000) (1,000) 1,000 - -

    25

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    26/67

    6. Proses Baucar Bayaran ePerolehan

    KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381

    TransaksiRizab /

    (Dijelas)

    Rizab

    Belum

    Selesai

    Tanggungan

    Liabiliti

    Liabiliti

    Belum

    Selesai

    Perbelanjaan

    Bersih

    Baki

    Bersih

    Baki

    BayangKena /

    (Dijelas)

    Belum

    Selesai

    i) Pesanan Tempatan

    eP RM1,000 telah

    diluluskan.

    - - 1,000 1,000 - - - (1,000) (1,000)

    i) Bil RM1,000

    diterima dan

    padanan bayaran

    dibuat.

    - - (1,000) (1,000) 1,000 1,000 - - -

    i) Baucar RM1,000

    diluluskan

    (Perakuan II).

    - - - - (1,000) (1,000) 1,000 - -

    26

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    27/67

    7. Proses Waran Peruntukan Maklumat PeruntukanKESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381

    Transaksi

    Seperti Di

    DlmAnggaran

    Tahun

    Tambahan Pindahan DiTarik PeruntukanKecil

    DiBatal Dipinda DiRizab

    Dipinda(Bayang)

    i) Waran

    Peruntukan Asal100,000.00 - - - - - 100,000.00 100,000.00

    i) WaranPeruntukan

    Tambahan

    - 50,000.00 - - - - +50,000.00 - +50,000.00

    i) Waran

    Peruntukan

    Pindahan/

    Viremen

    -50,000.00 /

    (50,000.00)- - - -

    +50,000.00 /

    (50,000.00)-

    +50,000.00 /

    (50,000.00)

    i) Waran DiTarik - - - (50,000.00) - - (50,000.00) - (50,000.00)

    i) Waran

    Peruntukan

    Kecil

    - - - -50,000.00 /

    (50,000.00)-

    50,000.00 /

    (50,000.00)-

    50,000.00 /

    (50,000.00)

    i) Waran Batal - - - - - 50,000.00 /(50,000.00)

    50,000.00 /(50,000.00)

    - 50,000.00 /(50,000.00)

    27

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    28/67

    Proses Waran Peruntukan Catatan Urusniaga

    KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381

    Transaksi +/- Debit Kredit Baki Bersih Baki Bayang

    i) Waran Peruntukan Asal +100,000.00 100,000.00 100,000.00

    i) Waran Peruntukan Tambahan +50,000.00 +50,000.00 +50,000.00

    i) Waran Peruntukan Pindahan /

    Viremen

    +

    50,000.00 +50,000.00 +50,000.00

    -50,000.00 (50,000.00) (50,000.00)

    i) Waran DiTarik -50,000.00 (50,000.00) (50,000.00)

    i) Waran Peruntukan Kecil + 50,000.00 +50,000.00 +50,000.00

    -50,000.00 (50,000.00) (50,000.00)

    i) Waran Batal +50,000.00 +50,000.00 +50,000.00

    - 50,000.00 (50,000.00) (50,000.00)28

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    29/67

    29

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    30/67

    LAPORAN TERPERINCI

    ADALAH SATU REKOD YANG DISEDIAKAN OLEH JANM

    YANG MENYENARAIKAN SEMUA BAYARAN DAN PUNGUTANYANG DIBUAT BAGI PIHAK JABATAN-JABATAN

    LAPORAN TERPERINCI MELIPUTI:

    1. C230 LAPORAN PERBELANJAAN VOT TANGGUNGAN2. C231 LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGURUS

    3. C232 LAPORAN PERBELANJAAN VOT PEMBANGUNAN

    4. C233 LAPORAN PERBELANJAAN VOT PFI

    5. C350 LAPORAN TERPERINCI AMANAH

    6. C350 LAPORAN TERPERINCI TUNAI PANJAR

    130

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    31/67

    31

    Maklumat di Laporan C231B

    *Jenis urus niaga :-Siri A untuk Baucar Bayaran Payroll.

    Siri F untuk Waran Peruntukan.

    Siri K untuk Baucar Bayaran.

    Siri R untuk Baucar Bayaran Dengan Pesanan Tempatan.

    Siri S untuk Baucar Jurnal.Siri D untuk Penyata Pemungut.

    *No. rujukan dokumen.

    *Jumlah mengikut Objek Am, Objek Sebagai danObjek Lanjut.

    *Jumlah Semasa (bulan berkenaan).

    *Jumlah Kemaskini (sehingga bulan berkenaan).

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    32/67

    32

    Objek Am

    Objek Kumpulan Lanjut

    Objek Sebagai

    ObjekLanjut

    PTJ DipertanggungkanPTJ Charge line di Waran Peruntukan

    PTJ MembayarPTJ Penerima Dalam Waran Peruntukan

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    33/67

    33

    LAPORAN YANG DISEDIAKAN OLEH PEGAWAI

    PENGAWAL/PEMEGANG WARAN BERTUJUAN UNTUK

    MENUNJUKKAN DAN MENJELASKAN PERBEZAAN YANG DI

    DAPATI DI ANTARA LAPORAN PERBELANJAAN DAN BUKU VOT

    PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN SECARA

    BERASINGAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI /

    PERBELANJAAN DIBAWAH PROGRAM/ AKTIVITI ATAU

    AKAUN AMANAH.

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    34/67

    34

    SATU PROSES MENYEMAK KETEPATAN BAYARAN DAN PUNGUTANYANG DIREKODKAN DI DALAM LAPORAN TERPERINCI (C230T/231B/ C232P/ C233S) DENGAN APA YANG DIREKODKAN DIDALAM BUKU TUNAI (BV381) BAGI BULAN BERKENAAN DAN

    BULAN SEBELUMNYA.

    BERTUJUAN UNTUK MENGESAHKAN PERBELANJAAN YANGDITUNJUKKAN DI DALAM LAPORAN BUKU VOT (BV381) DANLAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN (C231b) ADALAH SAMA.

    SEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN SEKIRANYA BAKI TIDAK SAMA

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    35/67

    Siapa Perlu sediakan Penyesuaian ?

    Pegawai Pengawal

    Bila Perlu Disediakan ?

    Hendaklah disediakan pada setiap bulantanpa gagal.

    Setiap 14 haribulan bulan berikutnyaatau

    14 hari dari tarikh surat litup flimsi35

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    36/67

    KENAPA PERLU PENYESUAIAN ?1. AP143(b) MEWAJIBKAN PEGAWAI PENGAWAL/WAKILNYA

    MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN BUKU VOT SETIAPBULAN...\143(b).doc

    2. MENGESAN BAYARAN YANG TIDAK DIBENARKAN

    3. MENGESAN KESILAPAN MENGAKAUN OLEH JANM ATAUJABATAN BAGI MEMASTIKAN PERBELANJAAN DIREKOD

    DENGAN BETUL DAN SEMUA PERUNTUKAN DIURUSKAN

    DENGAN BETUL

    4. LAPORAN PENGURUSAN KE ATAS PERUNTUKAN ADALAHLENGKAP DAN TEPAT UNTUK MEMBANTU PROSES MEMBUAT

    KEPUTUSAN

    5. AKAUN AWAM YANG DISEDIAKAN OLEH JANM/BNMENGGAMBARKAN PERBELANJAAN KERAJAAN DENGAN

    LENGKAP DAN TEPAT.

    36

    http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Local%20Settings/Temporary%20Internet%20Files/Content.IE5/143(b).dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Local%20Settings/Temporary%20Internet%20Files/Content.IE5/143(b).dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Local%20Settings/Temporary%20Internet%20Files/Content.IE5/143(b).dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Local%20Settings/Temporary%20Internet%20Files/Content.IE5/143(b).doc
  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    37/67

    Akibat Kegagalan Menyediakan

    Penyesuaian ?

    Baki peruntukan tidak dapat dikawal denganbaik

    Kesalahan / kesilapan tidak dapat dikesandengan segera

    Sukar untuk menyediakan laporan bulanan /tahunan

    Mengakibatkan dikuiri Audit

    37

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    38/67

    38

    BUKU VOT

    JABATAN

    (BV381)

    LAPORAN TERPERINCI

    PERBELANJAAN

    (C230T/C231B/C232P/

    C233S)

    vs

    Disediakan secara berasingan bagi

    setiap perbelanjaan di bawah

    setiap program / aktiviti / projek.

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    39/67

    Buku Vot BV 381 Laporan C231

    Mesti sama kalau tidak sama, mengapa?

    vs

    39

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    40/67

    40

    1. KAEDAH CATATAN YANG BERBEZA

    BUKU VOT : ASAS TANGGUNGAN

    MEREKODKAN SEMUA TERIMAAN, BAYARAN DAN

    TANGGUNGAN.

    LAPORAN TERPERINCI: ASAS TUNAI

    HANYA TERIMAAN DAN BAYARAN YANG DIPROSESDI JANM AKAN DIREKODKAN.

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    41/67

    41

    2. CATATAN DI BUKU VOT TIADA DI DALAM

    LAPORAN TERPERINCI

    MASA CATATAN YANG TIDAK SAMA

    BAYARAN DIREKODKAN DI DALAM BUKU VOTSEMASA BAUCAR DIKELUARKAN TETAPI BELUMDIREKODKAN DI DALAM LAPORAN TERPERINCIKERANA BAYARAN BELUM DIBUAT OLEH JANM.

    KESILAPAN PTJ/ JANMKESILAPAN CATATAN BAGI SESUATU KOD SODO,PROGRAM AKTIVITI, PROJEK ATAU AMANAH.

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    42/67

    42

    3. CATATAN DI LAPORAN TERPERINCI YANG

    TIADA DI DALAM BUKU VOT

    i. BAYARAN JABATAN YANG DIBUAT TERUS OLEH JANMSEPERTI PAYROLL, PUKAL DAN CATATAN JURNAL.

    ii. KESILAPAN JANM MENGENAKAN CAJ BAYARAN.

    iii. PTJ TIDAK MENGAMBIL TINDAKAN UNTUKMENGUBAH KOD PERAKAUNAN APABILA BERLAKUPERUBAHAN KOD.

    PUKAL BORANG KEW 311

    GAJI SG10 (AKTIVITI)/ SG20 (GAJI)

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    43/67

    43

    APAKAH REKOD YANGDIPERLUKAN UNTUK

    MENYEDIAKAN PENYATAPENYESUAIAN VOT?

    ANDA PERLUKAN

    BUKU VOT

    LAPORAN TERPERINCI

    PENYATA PENGESAHAN

    BAKIFORMAT PENYESUAIAN

    - FORMAT A

    - FORMAT A1

    - FORMAT A2

    - FORMAT A3

    MANUALBV381

    LAPORAN TERPERINCI

    PENYATA PENGESAHAN

    BAKIFORMAT PENYESUAIAN

    - BV500

    - BV501

    - BV502

    - BV503

    eSPKB

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    44/67

    44

    Format Penyata Penyesuaian :-

    Format PP bil. 8/87 (MANUAL)Laporan BV500 BV503 (eSPKB)

    Cara Menyesuaikan Buku Vot : - Perbandingan catatan urusniaga di

    Buku Vot dengan Laporan Terperinci(C231B, C230T, C232P & C233S).

    Masukkan urusniaga yang tiadapadanan ke dalam senarai A1, A2 atauA3 dan lampiran A.

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    45/67

    Cetak laporan BV 381

    Cetak PP BV 500

    hingga BV 503

    Sistem eSPKB

    (Laporan)

    Cetak laporan flimsi

    ZRFM038 / C231B@C232P

    Muat turun dan cetak

    (Laman web JANM)

    PTJ/PK

    JANM, PNG

    Penyediaan Penyata Penyesuaian (Vot)Sistem eSPKB

    *

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    46/67

    *SAMBUNGAN

    Laporan BV 500 Laporan C231B/C232P

    Semak danbandingkan

    urusniaga

    yang terlibat

    Betul dan sama

    antara keduanya

    TT Pengesahan

    dan copHantar ke JANM

    PENYATA PENYESUAIAN YANG SAMA

    *SAMBUNGAN

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    47/67

    *SAMBUNGAN

    Semak dan

    bandingkan

    urusniagayang terlibatBerbeza

    antara keduanya

    TT Pengesahan

    dan cop

    Hantar ke JANM

    PENYATA PENYESUAIAN YANG BERBEZA

    Semak semula

    Punca berbeza

    telah dikenalpasti

    1. Buat pelarasan

    2. Buat pindaan

    3. Rujuk ke akaun(AG)

    4. Rujuk ke helpdesk

    5. Rujuk ke Uni centre

    Cari punca-punca

    yang menyebabkan

    perbezaan

    Laporan BV 500 Laporan C231B/C232P

    O

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    48/67

    48

    PENYESUAIAN BUKU VOT eSPKB

    Penyata Penyesuaian bulanan yang dijana secaraautomatik berdasarkan perbandingan di antaraLaporan Buku Vot (BV381) dan Laporan Pejabat

    Perakaunan setelah selesai penutupan akaunbulanan

    Fungsi sama dengan Lampiran A PenyataPenyesuaian manual

    Memaparkan jumlah BV501, BV502, BV503

    BV 500LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    49/67

    Laporan ini akan dijanakan oleh sistem bagimenyenaraikan semua baucar yang belumdijelaskan. Baucar yang tersenarai sepatutnya hanyabaucar diperingkat status 3 Perakuan II.

    Jika terdapat baucar yang disenaraikan adalah selaindaripada status 3, pengguna perlu mengambiltindakan berikut :

    Status 4 menyemak dengan Pejabat PerakaunanStatus 6 - mengambil tindakan untuk batalkan

    BV501 LAPORAN BAUCAR-BAUCAR YANGBELUM DIBAYAR OLEH PEJABAT PEMBAYAR

    49

    BV502 LAPORAN URUSNIAGA DI AKAUN VOT

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    50/67

    Laporan ini dijana oleh sistem bagi

    menyenaraikan segala urusniaga yang dicatat

    dalam BV381 yang tidak terdapat di Laporan

    Pejabat Perakaunan sama ada urusniaga debitataupun kredit (Penyata Pemungut, Baucer

    Jurnal dan Waran Peruntukan)

    Segala jenis urusniaga penyelarasan rekod akandicatatkan di dalam laporan ini.

    BV502 LAPORAN URUSNIAGA DI AKAUN VOTYANG TIDAK TERDAPAT DI LAPORAN TERPERINCI

    PERBELANJAAN

    50

    BV503 LAPORAN URUSNIAGA DI LAPORAN

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    51/67

    Laporan ini akan dijana secara automatik bagimenyenaraikan urusniaga yang terdapat dalamLaporan Pejabat Pembayar samada urusniaga debitataupun kredit

    Segala urusniaga dalam laporan ini perlu disemak dandipastikan samada semua urusniaga adalah PTJsendiri.

    Jika urusniaga di dapati betul ianya hendaklahdikunci masuk ke dalam urusniaga penyelarasanrekod untuk mengimbangkan penyesuaian PTJ.

    BV503 LAPORAN URUSNIAGA DI LAPORANTERPERINCI PERBELANJAAN YANG TIDAK

    TERDAPAT DI AKAUN VOT

    51

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    52/67

    *Baki Buku Vot di BV500 (Format A) bagi setiap ObjekSebagai disemak dengan baki di Laporan BV381 pada

    akhir bulan.

    *Baki Peruntukan di Laporan Terperinci Perbelanjaan

    pejabat perakaunan di Format A di semak dengan

    laporan terperinci perbelanjaan yang dikeluarkan

    oleh pejabat pembayar.

    *Format A

    Cara Menyemak Penyata Penyesuaian BV500

    52

    http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xls
  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    53/67

    Perbandingan Baki Di BV381 Dengan BV500

    53

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    54/67

    *BV501 (Format A1) menyenaraikan baucar-baucarbayaran yang belum dijelaskan oleh pejabatperakaunan pada akhir bulan.

    *Semak dan pastikan semua baucar yang disenaraikandalam Format A1 betul belum dibayar.

    *Terdapat baucar yang telah dibayar masih terdapat dalamFormat A1 kerana status baucar tidak bertukar dari status 4kepada status 8.- Log Unicenter

    *Terdapat urusniaga tidak dapat disesuaikan secara auto keranakesilapan penyediaan Penyelarasan Rekod.

    Cara Menyemak Laporan BV501

    54

    PROSES PENYESUAIAN

    http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xls
  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    55/67

    PROSES PENYESUAIAN*1.Bandingkan Urusniaga yang diproses oleh Pej. Perakaunan

    dengan Urusniaga Debit dan Kredit pada BV381

    55

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    56/67

    PROSESPENYESUAIAN2. Pastikan baki peruntukan di LTP telah dibawa dengan betul

    ke BV500. Jika salah, buat pindaan pada BV500 denganmemasukkan amaun yang betul.

    BV500

    LTP

    56

    PROSES PENYESUAIAN

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    57/67

    PROSES PENYESUAIAN

    3. Semak Format A1 (BV501) dan pastikan baucar-baucar yangbelum dibayar (tidak bertanda) ada disenaraikan. Betulkan

    senarai jika perlu

    4. Semak Format A dan pastikan jumlah debit/kredit di Format A1

    adalah bersamaan dengan yang tercatat pada Format A.Betulkan amaun yang tercatat jika perlu.

    BV500

    BV501

    Jumlah DebitFormat A1

    Jumlah KreditFormat A1

    57

    PROSES PENYESUAIAN

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    58/67

    PROSES PENYESUAIAN

    5. Semak Format A dan pastikan jumlah debit/kredit di Format A2 danA3 adalah bersamaan dengan yang tercatat pada Format A.Betulkan amaun yang tercatat jika perlu

    6. Semak Baki Kiraan dan pastikan seimbang dengan Baki sebenarmasih ada seperti di Akaun Vot. Jika berbeza, ulang proses untukmengesan kesilapan)

    Jumlah KreditFormat A3

    Jumlah KreditFormat A3

    Jumlah DebitFormat A2

    Jumlah KreditFormat A2

    Pastikanseimbang

    BV500

    58

    C M k L BV502

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    59/67

    *BV502 Format A2 menyenaraikan Jurnal, Waran atauPenyata Pemungut yang terdapat dalam buku vottetapi tidak dapat disesuaikan dengan LaporanTerperinci Perbelanjaan

    *Semak dan pastikan semua dokumen yang disenaraikan

    dalam Format A2 betul belum diproses

    *Terdapat dokumen yang telah diproses masih terdapat dalamFormat A2 kerana status dokumen tidak bertukar dari status 4kepada status 8.

    *Terdapat urusniaga tidak dapat disesuaikan secara auto keranaterdapat lebih dari 1 charge-line yang sama di atas 1dokumen atau kesilapan penyediaan Penyelarasan Rekod.

    Cara Menyemak Laporan BV502

    59

    PROSES PENYESUAIAN

    http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xls
  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    60/67

    PROSES PENYESUAIAN

    7.Bandingkan Format A2 (BV502) dan Format A3 (BV503). Sisihkan item

    yang boleh disesuaikan antara kedua-dua laporan dan betulkan

    jumlah besar bagi kedua-dua laporan.

    BV502

    BV5060

    PROSES PENYESUAIAN AUTO

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    61/67

    PROSES PENYESUAIAN AUTO

    8.Semak Format A2 (BV502) dan pastikan Waran Peruntukan, Penyata

    Pemungut, dan Baucar Jurnal yang tidak dapat disesuaikan (tidakbertanda) ada disenaraikan. Betulkan senarai jika perlu.

    61

    C M k L BV503

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    62/67

    *BV503 (Format A3) menyenaraikan semuaurusniaga yang telah diproses oleh PejabatPembayar tetapi tidak dapat disesuaikan secaraauto dengan Buku Vot eSPKB (BV381)

    *PTJ perlu mengenalpasti urusniaga yangdisenaraikan di BV503

    *Sekiranya urusniaga berkenaan adalah urusniagayang dibuat secara manual dan belumdikemaskini dalam Buku Vot eSPKB, PTJ perlu

    dapatkan dokumen sokongan dan sediakanpenyelarasan rekod

    Cara Menyemak Laporan BV503

    62

    http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xlshttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/Format%20Penyesuaian%20Vot1.xls
  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    63/67

    PROSES PENYESUAIAN AUTO

    9. Semak Format A3 (BV503) dan pastikan item yang tidak dapatdisesuaikan pada LTP (tidak bertanda) ada disenaraikan. Betulkan

    senarai jika perlu.

    63

    Tindakan PTJ

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    64/67

    Tindakan PTJ

    Cetakan boleh dibuat pada bila-bila masa pada satu (1) bulan

    berikutnya sebelum berakhirnya bulan tersebut.

    Contohnya, Laporan Penyesuaian bagi bulan Mac 2011 boleh dicetakmulai 01 April 2011 sehingga 30 April 2011.

    Semak bersama laporan C230T/C231B/C232P dan BV381

    Batalkan dokumen yg dikuiri (status 6) dan sediakan dokumen barujika perlu

    AMBIL TINDAKAN SEGERA TERHADAP TRANSAKSI YANG TELAH DIBUAT OLEH PEJABATPERAKAUNAN SEPERTI PAYROLL DAN PUKAL.

    * Tindakan pembetulan sekiranya berlaku masalah :

    - Maklum pej. perakaunan mengenai kesilapan data

    - Log masalah ke dalam Unicenter masalah program bugs

    64

    l i

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    65/67

    MatlamatPenyesuaianVot

    Dapat membantu mengawal perbelanjaan danperuntukan

    Memudahkan membuat laporan bulanan kepada

    Pegawai PengawalMemudahkan menyediakan penutupan akaun

    akhir tahun

    Mengelakkan kuiri Audit

    65

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    66/67

    SEMUA PENYATA PENYESUAIAN DAN DOKUMEN-DOKUMEN SOKONGAN HENDAKLAHDITANDATANGAN OLEH PEGAWAI YANG

    BERTANGGUNGJAWAB DAN DIKEMUKAKAN KEPADAJANM ATAU WAKILNYA DALAM MASA 14 HARI DARITARIKH LAPORAN TERPERINCI DIKELUARKAN OLEHJANM.

    [Tarikh Flimsi boleh diambil (Download) di dalamWebsite Akauntan Negara Malaysia akandimaklumkan melalui buletin eSPKB]

    66

  • 7/29/2019 Buku Vot Dan Penyesuaian

    67/67

    PERTANYAAN