KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR … ISO 90012008 NRE/KD… · Pekeliling Perkhidmatan Bil....

No. Keluaran : 01 No. Pindaan: 01

Tarikh pinda: 02 Ogos 2010 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009

Muka Surat : 1 daripada 69

MANUAL KUALITI NRE

BAHAGIAN 1 : PENGENALAN

No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009


PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 04

1

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

PROSEDUR KUALITI

PK.NRE (PS) - 04

PENGURUSAN LATIHAN

NO KELUARAN:03 TARIKH: 25 JULAI 2012

BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

1

02 1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1. Kemaskini objektif

2. Perluasan skop BPSM kepada

Kementerian

4. Definisi

- tambah perkataan ceramah

dalam definisi latihan

- Singkatan POL, JKDL, JKPL

dan PPSM kepada Pelan

Operasi Latihan (POL),

Jawatankuasa Dasar Latihan

(JKDL), Jawatankuasa

Pemantauan Latihan (JKPL)

dan Panel Pembangunan

Sumber Manusia (PPSM)

5. Singkatan

- tambahan perkataan PPT –

Penolong Pegawai Tadbir

6. Tanggungjawab dan tindakan

2.4 tambah perkataan

maklumbalas dan

membuang perkataan

Analisa Keperluan Latihan

3

3

5

5 & 6

7

8

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009 Muka Surat : Lampiran I


I

BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

2.6 perkataan Bahagian ditukar

kepada Kementerian dan dari

pelbagai pihak ditukar kepada

Jabatan

A1, B, C & D - Penambahbaikan

terhadap proses kerja pengurusan

latihan anjuran kementerian

A2. Perubahan perkataan Ketua

Jabatan kepada Setiausaha

Bahagian/Pengarah/Ketua Unit

A1 & A2. Perubahan terhadap carta

alir pengurusan latihan anjuran

kementerian dan anjuran agensi

luar

8

10,11,12 & 14

13

17, 18,19,

20, 21


Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009 Muka Surat : Lampiran II

II

BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

2

03

1 Jul 2012

1 Jul 2012

1 Jul 2012

4. DEFINISI

Penambahan peranan Ketua

Setiausaha dalam JKDL

Penambahan Peranan Setiausaha

Bahagian Pengurusan Sumber

Manusia dalam JKPL

6. TANGGUNGJAWAB DAN

TINDAKAN

A, B, C & D - Penambahbaikan

terhadap proses kerja pengurusan

latihan

A, B, C & D - Perubahan terhadap

carta alir pengurusan latihan

3

4

Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009 Muka Surat : Lampiran III


III

1. OBJEKTIF

Prosedur ini digunapakai bagi tujuan membuat perancangan keperluan latihan dan

pelaksanaan latihan bagi meningkatkan kompetensi pegawai di Kementerian Sumber

Asli dan Alam Sekitar .

2. SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar di dalam

merancang, melaksana serta menilai keberkesanan latihan yang dihadiri pegawai bagi

kursus-kursus penambahbaikan di Kementerian.

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti

Seksyen 6.2.2 - Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

3.2. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005

- Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam

3.3 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2005

- Pelaksanaan Pelan Latihan Sumber Manusia Sektor Awam

4. DEFINISI

Latihan

Proses pemindahan ilmu pengetahuan secara kemas dan

berdisiplin, bertujuan menambah pengetahuan dan kemahiran

untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam

organisasi. Ini dicapai melalui pembelajaran seperti ceramah,

kursus, latihan semasa bekerja dan program mentoring/

coaching atau yang seumpamanya yang menyumbang kepada

pembangunan individu dan kecemerlangan organisasi.




2

Kompetensi

Kompetensi merujuk kepada pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang perlu bagi

melaksanakan sesuatu tugas dan tanggungjawab. Prinsip asas kompetensi adalah

bahawa prestasi seseorang anggota perkhidmatan awam akan meningkat jika ia

mempunyai semua kompetensi yang diperlukan bagi melaksanakan tugas atau

tanggungjawab jawatan yang disandangnya.

Pelan Operasi Latihan (POL)

Pelan Operasi Latihan adalah perancangan latihan yang merangkumi struktur dan

program-program latihan yang lebih sistematik dan komprehensif yang dirangka sebagai

garis panduan untuk memastikan anggota perkhidmatan awam dilengkapi dengan latihan

berasaskan kompetensi dan pembelajaran berterusan.

Jawatankuasa Dasar Latihan (JKDL)

Jawatankuasa Dasar Latihan peringkat Kementerian yang dipengerusikan oleh Ketua

Setiausaha / Setiausaha Bahagian Kanan (Khidmat Pengurusan) pada setiap awal tahun.

JKDL berperanan untuk membentangkan laporan pelaksanaan latihan pada tahun sebelum

dan mengesahkan Pelan Operasi Latihan pada tahun semasa serta menyelesaikan

perkara-perkara berbangkit mengenai latihan.

Jawatankuasa Pemantauan Latihan (JKPL)

Jawatankuasa Pemantauan Latihan peringkat Kementerian yang dipengerusikan oleh

Setiausaha Bahagian Kanan (Khidmat Pengurusan) / Setiausaha Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia pada setiap suku tahun berkenaan. JKPL berperanan untuk

membentangkan laporan pemantauan pelaksanaan latihan meliputi

prestasi berkursus dan perbelanjaan peruntukan serta perkara

-perkara berbangkit mengenai latihan bagi setiap suku tahun.

Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)

Panel Pembangunan Sumber Manusia yang dipengerusikan

oleh Ketua Setiausaha Kementerian bertanggungjawab di dalam

mengenal pasti dan merancang keperluan latihan.

pegawai serta memantau pelaksanaan latihan di peringkat Kementerian.




3

5. SINGKATAN

MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

DLSMSA - Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam

JKDL - Jawatankuasa Dasar Latihan

JKPL - Jawatankuasa Pemantauan Latihan

PPSM - Panel Pembangunan Sumber Manusia

POL - Pelan Operasi Latihan

TNA - Training Need Analysis

LNPT - Laporan Nilaian Prestasi Tahunan

NRE - Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar

BPSM - Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

BPKN - Bahagian Pentadbiran dan Kewangan

KSU - Ketua Setiausaha

SUBK (KP) - Setiausaha Bahagian Kanan (Khidmat Pengurusan)

SUB - Setiausaha Bahagian

KPSU - Ketua Penolong Setiausaha

PSU - Penolong Setiausaha

PPT - Penolong Pegawai Tadbir

PT(P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)




4

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

SUB/KPSU/PSU

KPSU/PSU

KPSU/PSU

1. Mengenalpasti keperluan latihan bagi anggota Kementerian

berdasarkan:

1.1 Keperluan kompetensi pegawai;

1.2 Mesyuarat Jawatankuasa Dasar Latihan dan Mesyuarat

Jawatankuasa Pemantauan Latihan antara Bahagian/

Jabatan/Agensi;

1.3 Dasar-dasar / Arahan terbaru Agensi Pusat atau Pengurusan

Tertinggi Kementerian;

1.4 Maklum Balas TNA;

1.5 Keperluan latihan pegawai seperti mana yang dikemukakan

dalam Laporan Nilaian Prestasi Tahunan; dan

1.6 Cadangan–cadangan penambahbaikan dari Kementerian/

Jabatan/Agensi.

2. Menyedia dan membentangkan POL untuk pengesahan JKDL dan

PPSM Kementerian.

3. Menyedia dan memaklumkan perancangan latihan tahunan kepada

Bahagian/ Unit




5


KPSU/PSU

PSU/PPT

PSU/PPT

PSU/PPT/PT(P/O)

PSU/PPT/PT(P/O)

PSU/PPT/PT(P/O)

A. Menguruskan Pelaksanaan Latihan seperti berikut:

A1. Latihan Anjuran Kementerian; atau

A2. Latihan Anjuran Agensi Luar

A1. Latihan Anjuran Kementerian

1. Berdasarkan POL Tahunan, kenalpasti tempat latihan/ peserta/

penceramah/ konsultan (Mengikut keperluan).

2. Mengemukakan Kertas Cadangan kepada Jawatankuasa

Penilaian untuk pertimbangan. Jika tidak diluluskan, Kertas

Cadangan dipinda.

3. Mengemukakan Borang Permohonan Mengadakan

Kursus/Seminar/Bengkel (LDN/AS2) seperti di Lampiran A

kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan melalui BPKN. Jika

tidak diluluskan, pelaksanaan latihan tidak diteruskan.

4. Membuat hebahan kepada Bahagian/ Jabatan/ Agensi atau

calon yang telah dikenal pasti.

5. Menerima permohonan latihan daripada Bahagian/ Jabatan/

Agensi menggunakan Borang Permohonan Latihan -

NRE-BPL(PL)-01 seperti di Lampiran B.

6. Memaklumkan status permohonan

kepada peserta.




6


PT(P/O)

PT(P/O)

PSU/PPT/PT(P/O)

PT(P/O)

PSU/PPT/PT(P/O)

PPT/PT(P/O)

7. Memohon Pesanan Kerajaan/ Local Order (LO) bagi bayaran

pakej latihan.

8. Menyedia kelengkapan latihan.

9. Menguruskan pelaksanaan latihan.

10. Melaksanakan Penilaian Kursus di akhir latihan kepada peserta

menggunakan borang seperti berikut:

Borang Penilaian Kursus [NRE-BPK(PL)-02] seperti di

Lampiran C

Borang Penilaian Penceramah [NRE-BPP(PL)-03] seperti di

Lampiran D.

11. Menguruskan pembayaran kos pelaksanaan pakej latihan.

12. Merekodkan perbelanjaan sebenar kos latihan




7


PT(P/O)

PSU/PPT

PT(P/O)

PT(P/O)

PSU/PPT

B. Penilaian Pelaksanaan Latihan

13. Menganalisis Borang Penilaian Kursus dan Borang Penilaian

Penceramah selepas pelaksanaan latihan.

14. Menyediakan laporan kursus seperti format di Lampiran E.

C. Penilaian Keberkesanan Latihan

15. Mengedarkan Borang Keberkesanan Latihan [NRE-BKL(PL)-04]

seperti di Lampiran F kepada penyelia selepas tiga (3) bulan

pegawai menghadiri latihan yang dianjurkan oleh Bahagian/ Unit

di NRE.

16. Menganalisis Borang Keberkesanan Latihan yang diterima.

17. Menyediakan laporan keberkesanan latihan seperti format di

Lampiran G.




8


SUB/KPSU/PSU

PSU/PPT/PT(P/O)

PSU/PPT/PT(P/O)

PT(P/O)


1. Menerima, menyemak dan membuat hebahan tawaran latihan

yang bersesuaian.

2. Memproses permohonan menyertai kursus dari anggota

Kementerian atau melalui pencalonan oleh Setiausaha Bahagian/

Pengarah/ Ketua Unit.

3. Mengemukakan maklumat permohonan kepada penganjur

latihan. (Mengikut Keperluan)

4. Menerima dan merekodkan laporan latihan seperti di

Lampiran H yang dikemukakan oleh pegawai.


Muka Surat : 9 daripada 27 PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 04

9


PSU/PPT/PT(P/O)

PSU/PPT/PT(P/O)

KPSU/PSU/PPT

D. Pemantauan Latihan Oleh Urus Setia NRE (BPSM)

19. Menyedia dan membentangkan laporan status pelaksanaan

latihan dalam Mesyuarat JKPL.

20. Menyedia dan membentangkan laporan status pelaksanaan

latihan dalam Mesyuarat JKDL.

21. Mengemukakan Laporan Pelaksanaan Latihan DLSMSA ke

Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) setiap hujung tahun

berkenaan/ awal tahun akan datang.




10




11

7. REKOD KUALITI

Bil Rekod Lokasi Tempoh

Penyimpanan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Dokumen TNA

POL

Minit Mesyuarat JKPL

Minit Mesyuarat JKDL

Laporan Pelaksanaan DLSMSA

Laporan Penilaian Latihan

Laporan TNA

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun




12

8. CARTA ALIRAN KERJA

Sedia dan bentangkan POL untuk pengesahan JKDL dan PPSM Kementerian

Sedia dan maklumkan perancangan latihan tahunan kepada Bahagian/ Unit

Kenalpasti keperluan latihan pegawai

A

Mula




13

A1. Latihan Anjuran Kementerian

A1

Mengenal pasti tempat latihan/ peserta / penceramah / konsultan.

Tidak Lulus

Lulus

Mengemukakan Kertas Cadangan kepada Jawatankuasa Penilaian melalui BPKN.

Membuat hebahan kepada Bahagian/ Jabatan/ Agensi atau calon yang telah dikenalpasti

Terima permohonan latihan menggunakan Borang Permohonan Latihan – NRE-BPL(PL)-01

Maklum status permohonan kepada peserta

Mengemukakan Borang Permohonan Mengadakan Kursus/ Seminar/ Bengkel (LDN-AS2) kepada Pegawai Pengawal melalui BPKN.

Lulus

Tidak Lulus

Pinda Kertas Cadangan

Batal pelaksanaan


Tarikh Pinda: 1 Julai 2012 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009



14

B

Sediakan kelengkapan Latihan

Uruskan pelaksanaan Latihan

Laksana Penilaian Latihan c) Penilaian Kursus – NRE-BPK(PL)-02 d) Penilaian Penceramah – NRE-BPP(PL)-03

Urus pembayaran kos pakej latihan

Rekod perbelanjaan sebenar kos pakej latihan

Mohon Pesanan Kerajaan untuk bayaran pakej latihan

B

Sediakan kelengkapan Latihan

Uruskan pelaksanaan Latihan

Laksana Penilaian Latihan a) Penilaian Kursus – NRE-BPK(PL)-02

b) Penilaian Penceramah – NRE-BPP(PL)-03

Urus pembayaran kos pakej latihan

Rekod perbelanjaan sebenar kos pakej latihan

Mohon Pesanan Kerajaan untuk bayaran pakej latihan







15

B

D

Analisis Borang Penilaian Kursus dan Borang Penilaian Penceramah

Sedia Laporan Pelaksanaan Latihan

Edarkan Borang Keberkesanan Latihan NRE-BKL(PL)-04

C

Analisis Borang Keberkesanan Latihan

Sedia Laporan Keberkesanan Latihan




16


A2

D

Terima, semak dan buat hebahan tawaran latihan yang bersesuaian.

Proses permohonan dari anggota Kementerian atau pencalonan dari Setiausaha Bahagian/ Pengarah/ Ketua Unit.

Kemukakan maklumat permohonan kepada penganjur latihan. (jika perlu)

Terima dan rekod laporan latihan yang dikemukakan pegawai.



17

D

TAMAT

Sedia dan bentang laporan pelaksanaan latihan dalam JKPL

Sedia dan bentang laporan pelaksanaan latihan dalam JKDL

Kemukakan Laporan Pelaksanaan Latihan DLSMSA ke JPA




18

LAMPIRAN A




19




20

LAMPIRAN B



21




22

LAMPIRAN C




23

LAMPIRAN D




24

LAMPIRAN E




25

LAMPIRAN F



26

LAMPIRAN G


Tarikh Pinda: 14 Jun 2011 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009





27

LAMPIRAN H

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR … ISO 90012008 NRE/KD… · Pekeliling Perkhidmatan Bil....

Documents

Transcript of KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR … ISO 90012008 NRE/KD… · Pekeliling Perkhidmatan Bil....