SenarioEncik Nuh merupakan Pembantu Tadbir bagi Sekolah di kawasan pedalaman Sarawak dan beliau telah menjawat jawatan tersebut semenjak tiga tahun yang lalu . Sekolah ini baru sahaja beroperasi selama setahun dan ditadbir oleh Encik Sumping yang juga baru dilantik selaku Guru Besar di sekolah berkenaan. Biarpun Encik Nuh baru tiga tahun dalam menjalankan tugas-tugas kewangan, Guru Besar sangat bergantung kepada beliau terutamanya dalam mengendalikan hal-hal kewangan di sekolah. Antara tugas penting Encik Nuh adalah memungut pungutan-pungutan sekolah dan mengakaunkannya dalam Buku Tunai Sekolah.

Pada bulan Mac 20II, sekolah telah menerima sural daripada Pejabat Pelajaran Daerah untuk membuat lawatan pra audit pengurusan kewangan, Hasil lawatan tersebut mendapati beberapa perkara berkaitan terimaan dan pungutan yang tidak mengikut prosedurkewangan iaitu:a ) Buku Resit

Buku Resit dibatalkan kerana guru kelas mengisi maklumat terimaan lebih awal dan didapati maklumat iru tidak boleh diguna pakai. Oleh iru, banyak helaian res it yang terpaksa dibatalkan kerana kesilapan tadi . Dalam masa yang sama, catatan da lam rekod stok Buku Resit hanya dibuat bagi nombor siri yang diguna pakai sahaja manakala nombor siri yang batal tidak diambil kira . Penggunaan satu Buku Resit Pejabat bagi tahun yang berbeza. Apabila ditanya mengenai perkara tersebut , Encik Nuh menyatakan bahawa perkara tersebut berlaku disebabkan oleh kekurangan Buku Resit.

b ) Buku Tunai

Nombor cek di bahagian baya ran dan ombor siri Buku Re sit di bahagian terimaan dalam Buku Tunai tidak mengikut turutan nombcr, Terdapat nombor siri buku resit dan nombor cek yang melangkau bulan. Buku Tunai tidak dikemas kini . Terdapat urus niaga yang belum dicatat pada bulan Februari 2011 dan tiada catatan langsung dibuat pada bulan Mac sedangkan terdapat baucar, cek dan resit yang dikeluarkan pada bulan berkenaan. Catatan dalam Buku Tunai KWS untuk sewa kedai buku telah dimasukkan ke dalam lajur pelbagai. Hal ini disebabkan sekolah masih lagi menggunakan buku tunai format lama dengan memberi alasan bahawa pihak sekolah tidak mengetahui bahawa terdapat format yang baharu.

c) Daftar Cek Batal

Daftar cek batal tidak diselenggara. Terdapat beberapa cek batal pada Buku Cektetapi tidak dicatatkan dalam Daftar Cek Batal. Terdapat juga cek yang dibatalkanpada cek kosong dengan perkataan 'BATAL' di bahagian belakang cek tersebut.

Soalan(a) Bincangkan prosedur kewangan yang betul dan sepatutnya bagi setiap tatacaraterimaan dan pungutan tersebut.(b) Jelaskan penambahbaikan yang boleh dilakukan oleh pihak sekolah

Cadangan Penyelesaian Kes

(a) Buku Resit(i) Buku Resit ditulis pada masa ter imaan dibuat. Elakkan menulis resit lebih awal untuk mengelak pembaziran .

(ii) Catatan dalam rekod stok Buku Resit perIu mempunyai nombor siri helaian awal dan nombor siri helaian akhir dan perIu memastikan terdapat 50 helaian siri yang diperakukan pada helaian pertama belakang resit pejabat.

(iii) Penggunaan satu Buku Resit Pejabat bagi tahun yang berbeza boleh digunakan dengan syarat harus didaftarkan semula dalam Daftar Stok BukuResit berkenaan. Pengecualian ini diberi han ya kep ada sekolah yang sukar untuk mendapatkan stok resit se perti sekolah pedalaman atau sekolah yang terIetak di pulau. Cadangan penambahbaikan agar menempah stok resit dalam kuantiti yang banyak atau lebih awal untuk mengelak kekurangan buku resit.

(iv) Resit yang dibatal kan jangan diceraikan.

(b) Buku Tunai(i) Rujukan pada Buku Tuna i seperti nombor resit, nombor bau car dan nombor cek perIu mengikut turutan nombor.

(ii) Buku Tunai hendaklah diselia oleh Penyelia setiap hari, disemak oleh Guru Besar pada penghuj ung bulan untuk mengesahkan Buku Tunai dan disemak oleh Audit Dalaman setiap tiga bulan sekali.

(iii) Sepatutnya terimaan bagi sewa kedai buku dimasukkan dalam lajur caj/ sewaan bagi lain-lain kerana terimaan ini merupakan pendapatan kepada sekolah. Lajur ini terdapat dalam format buku tunai yang baharu, Walau bagaimanapun sekiranya sekolah masih menggunakan buku tunai yang lama, akaun subsidiari dalam lajur pelbagai perlu di ke masa kini . Penggunaan buku tunai lama masih boleh digunakan sehingga tahun 20 I I.

(c) Daftar Cek BatalSelenggarakan Daftar Cek Batal.