PENGURUSAN MASA

ZT2393

Definisi ‘Melengahkan Masa” ?

Sebab pelajar melengahkan masa ?

1. MELENGAHKAN MASA

1.1 Pengenalan Melengahkan masa iaitu satu tindakan

melambatkan berbuat sesuatu kerja yang perlu disiapkan. Tindakan ini akan menyebabkan seseorang itu rasa bersalah, kekurangan diri, bersedih, ragu-ragu terutamanya di kalangan pelajar.

Sikap melengahkan masa juga berpotensi membawa pelajar kepada permasalahan diakhirnya (painful consequences). Ia boleh menggangu atau membantutkan kejayaan pelajar dalam akademik dan peribadi

1.2 Sebab pelajar melengahkan masa Pengurusan masa yang teruk @ tidak sempurna. Susah atau tidak menumpukan perhatian terhadap

sesuatu kerja. Perasaan takut atau bimbang. Percaya kepada yang berunsur negatif seperti ‘ Saya

tidak boleh berjaya dalam apa-apa bidang pun’ dan ;saya kurang mahir dalam sesuatu tugasan’ akan menyebabkan menyekat langkah anda daripada menyempurnakan kerja.

Jangkaan yang tidak realistik. Masalah peribadi. Tugasan yang diterima amat membosankan. Takut kepada kegagalan.

1.3 Brooks dan Mullins berpendapat ada 4 sebab seseorang

melengahkan kerja iaitu :-1.Keadaan yang dihadapi dan keperluan

psikologi– Seronok bekerja tergesa-gesa.– Ganjaran yang nyata bagi kerja-kerja yang rumit

dan sukar.

2.Menimbulkan krisis– Krisis memanfaatkan sesiapa yang dapat

menyelesaikannya dengan baik.– Menjadikan ia dikagumi.

3.Merasakan diri dihormati dengan sengaja membangkitkan krisis. Tindakan ini sebenarnya :– Satu tindakan yang tidak matang dan tidak

bertanggungjawab.

4.Tugas yang tidak menyenangkan / membosankan.

1.4 Mengatasi tugas yang tidak menyenangkan

Cara:

a) Buat tugas tersebut

b) Buat sekarang;

W.Clement Stone (seorang eksekutif insurans yang kaya raya) dalam majalah ‘Success’ menyatakan cara mengatasi perlengahan kerja adalah melalui ikrar yang positif i.e ‘Buat Sekarang’.

c) Kejutkan diri anda dari kebiasaan cara berfikir. Masukkan ikrar positif dalam fikiran kita.

d) Melakukannya bersama-sama tugas yang menyenangkan

e) Menghadiahkan diri apabila dapat menyesuaikan sesuatu tugas berat (contohnya; membeli baju/buku baru, makan istimewa sedikit dsb)

1.5 Teknik mengatasi tabiat melengah-lengahkan kerja.a)Pilih satu aspek / masalah melengah-

lengahkan kerjadan selesaikannya secara ekskulif sehingga masalah tersebut dapat dikawal.

b)Tentukan keutamaan dan tumpuan kepada satu masalah pada satu masa.

c)Tentukan tarikh akhir untuk diri.d) Jangan cuba mengelakkan diri dari masalah

yang sangat rumit.e)Jangan biarkan sifat mementingkan

kesempurnaan melemahkan anda.

Menganalis Masa Anda

Langkah pertama kearah PM yang lebih baik adalah gambaran jelas tentang bagaimana kita menggunakan masa kita ketika ini. Kita boleh menggunakan log untuk mencatat masa yang digunakan setiap hari. Tiga garis panduan berikut sesuai diikuti dalam membuat log masa kita:.i) Semua perkara patut dicatat dalam blok masa 15 minit.ii) Senaraikan aktiviti semasa anda melakukannyaiii) Elakkan daripada menyedapkan hati dengan mencatat apa yang patut kita buat dan bukan apa yang sebenarnya dibuat.

Mulakan analisis guna-masa anda dengan mengkaji catatan masa yang anda buat setiap blok 15 minit untuk hari pertama log anda.

1. Pastikan sama ada aktiviti yang dicatatkan dalam masa tersebut ditumpukan untuk pencapaian matlamat (sel1), melawan api (sel 2), keutamaan oranglain (sel 3) atau perkara yang membazirkan masa (sel 4).

2.Tuliskan nombor yang sesuai dalam kotak di penghujung baris aktiviti.

3.Ulangi proses ini setiap blok 15 minit .

4.Tambahkan bilangan blok masa yang ditumpukan untuk tiap-tiap aktiviti dan catatan bilangan ini ke dalam sel yang sesuai pada Grid Analisis Masa di sebelah kiri bahagian bawah halaman.

5.Hitung masa yang ditumpukan untuk aktiviti bagi tiap-tiap sel dan catatan nombor tersebut dalam Grid Analisis Masa di bahagian bawah sebelah kanan.

6.Ulangi proses ini selama 6 hari yang berikutnya.

2. PEMBAZIRAN MASA

2.1 Pembaziran masa boleh dilihat dalam pelbagai bentuk. Ini termasuk:

gangguan telefon kunjungan pelawat yang tidak diundang perbuatan melengah-lengahkan masa,

kerja tanpa keutamaan

Mesyuarat yang tidak terurus Suka berkhayal, dsb

2.2 Pembaziran masa antaranya memberi kesan seperti berikut:

a) Ekonomi

b) Produktiviti menurun

c) Boleh menimbulkan krisis

d) Kerugian : masa, wang, nyawa dan pelbagai peluang

2.3 Mengatasi Pembaziran ‘Perangkap Masa’

a) Mengurus telefon- Ahli keluarga/setiausaha/answering machine;

bercakap perkara yang perlu sahaja, memotong/memendekkan perbualan.

b) Pelawat tidak diundang- Galakkan temujanji- Katakan tidak- Menutup pintu bilik- Pergi ke pejabatnya

c) Mesyuarat- Dijalankan tepat mengikut jadual and berakhir tepat

pada masa yang telah dinyatakan- Tujuan mesyuarat diadakan adalah jelas- Mengikut agenda- Ada pencatat and agenda diedarkan dengan

segera ketika mesyuarat

d) Kertas kerja- Merancang (plan the assignment)- Sediakan format/rangka- Tulis- Semak dan perbetul

2.4 Analisis Pengurusan masa

Dapatkan gambaran jelas penggunaan masa anda.

Dapatkan log masa untuk mencatat masa yang digunakan.

Log masa menggambarkan penggunaan masa anda, sekiranya anda mencatat aktiviti anda dengan betul.

2.5 Panduan Gunakan Log Masa

Catatkan semua perkara dalam bentuk blok masa 15 minit.

Senaraikan aktiviti semasa melakukannya. Catatkan perkara yang anda telah buat

dalam log masa. Panduan Analisis Log Guna Masa.

JAM AKTIVITI

8.00 Ke bilik air

8.15 Singgah di tempat kawan

8.30 Melihat-lihat apa perlu dibuat

8.45 Berbual-bual di telefon

9.00 Memulakan kerja di komputer

9.15 Sama

9.30 Sama

9.45 Bangun dan singgah di bilik kawan

JAM AKTIVITI

10.00 Minum pagi

10.15 Minum pagi

10.30 Kebilik air

10.45 Mencari fail untuk mengambil tindakan

11.00 Membaca-baca fail

11.15 Menderaf surat

11.30 Menaip

11.45 Telefon kawan

JAM AKTIVITI

12.00 Melihat E-mail

12.15 Membaca semua Email

12.30 Menulis dengan kawan melalui E-mail

12.45 Keluar makan

1.00 Makan tengahari

1.15 Makan tengahari

1.30 Makan tengahari

1.45 Masuk pejabat dan tempat kawan berehat

JAM AKTIVITI

2.00 Berbual

2.15 Sembahyang zohor

2.30 Menyambung kerja di komputer

2.45 Kerja yang sama satu tindakan

3.00 Boss panggil

3.15 Berbincang dengan boss

3.30 Dalam masa kembali ke tempat sendiri, singgah ke tempat kawan

3.45 Berfikir-fikir untuk mengambil tindakan

2.6 Panduan Analisa Log Guna Masa

1. Pastikan sama ada aktiviti yang dicatatkan dalam masa tersebut ditumpukan untuk pencapaian matlamat (sel 1), melawan api (sel 2) , keutamaan orang lain (sel 3 ) atau perkara yang membazirkan masa ( sel 4)

2. Tulis nombor yang sesuai dalam kotak di penghujung baris aktiviti

3. Ulangi proses ini setiap blok 15 minit

4. Tambahkan bilangan blok masa yang ditumpukan untuk tiap-tiap aktiviti dan catatan bilangan ini ke dalam sel yang sesuai pada Grid Analisis Masa di sebelah kiri bahagian halaman

5. Hitung masa yang ditumpukan untuk aktiviti bagi tiap-tiap sel dan catatan nombor tersebut dalam Grid Analisis Masa di bahagian bawah sebelah kanan

6. Ulangi proses ini selama enam hari yang berikutnya

2.8 Mengintepretasi Log Guna Masa

a) Lengkapkan analisis dan dapatkan gambaran yang jelas tentang pola guna-masa diri. Perhatikan peratus masa yang digunakan untuk pencapaian matlamat. Adakah peratus masa ini kurang daripada 50% masa harian.

a) Berapa banyakkah masa yang di gunakan untuk melawan api (sel 2)? Jika ini melebihi 15% daripada masa, maka ia perlu diperbaiki lagi dari segi kemahiran perancangan dan penyusunan masa. Sekiranya melawan api disebabkan oleh ketua, maka apa yang perlu kita lakukan ialah menumpukan perhatian terhadap menguruskan ketua.

c)Kaji masa yang digunakan untuk keutamaan orang lain. Adakah kita sedar bahawa orang lain mengawal sebahagian besar daripada masa kita? Sekiranya peratusan masa yang digunakan untuk keutamaan orang lain lebih besar daripada 15%, kita patut menumpukan perhatian khusus pada bahagian yang menunjukkan bagaimana mencapai kata sepakat dengan rakan sekerja. Adalah tidak mustahil untuk menjalin persahabatan mesra tanpa menjejaskan kawalan terhadap keutamaan sendiri.

d) Berapa banyakkah perkara yang ditumpukan untuk perkara yang membazirkan masa bagi sel 4? Adakah kita berpuas hati atau terkejut dengan keputusan tersebut?

e) Akhir sekali, perhatikan bagaimana masa ditumpukan kepada aktiviti yang tidak dijangka dan/atau yang tidak penting (sel 2,3,4). Sekiranya seperti kebanyakan orang lain, peratus yang ditunjukkan adalah besar, ini bermakna hajat untuk menguruskan masa dengan baik telah ditenggelami aktiviti yang bukan sahaja tidak terancang atau terdesak tetapi juga tidak penting.

2.9 Kepentingan PM

PM penting kepada pelajar kerana penggunaan masa yang baik dapat mendisplinkan masa anda dan melaksanakan aktiviti seperti pembelajaran. Displin yang dimaksudkan ialah mesti melakukan jadual harian contoh :

Masa baca buku atau ulangkaji. Waktu bermain atau beriadah. Waktu menonton TV. Waktu selesaikan kerja kuliah Waktu bantu ibu dan ayah. Waktu ziarah rumah kawan.

Anda perlu mengenal pasti berapa banyak

masa yang anda habiskan untuk: Tidur Makan Belajar Menonton TV Perjalanan ke kelas Bercakap dalam telefon, bersenam dan

running errands.

Jane Smith mendapati terdapat ‘seven life areas ‘ bagi seseorang iaitu:

i. Paid work, ii.home and family, iii.study iv.unpaid work(voluntary work), v.Leisure(sport,hobbies,TV,cinemas etc), vii. Maintenance(time spend taking care of ourselves and others), and vii. Sleep.

ii. Kajian beliau mengenai pengunaan masa mendapati masa yang digunakan seseorang dalam tujuh perkara yang disebutkan dalam seminggu adalah seperti berikut:

iii. a. Paid work-40jamiv. b. Home and family – 10 jamv. c. Study – 3 jamvi. d. Unpaid work – 2 jamvii. e. Liesure – 5 jamviii. f. Maintenance – 5 jamix. g. Sleep – 56 jam

2.10 Sifat individu yang suka membuang masa :

Tidak ada matlamat. Tidak merancang kerja. Tidak melaksanakan rancangan. Tangguhkan kerja. Menunggu hingga ke saat akhir. Kerja ringan buat ramai-ramai. Tunggu orang yang tidak penting.

Ikut kawan tanpa tujuan sendiri. Buat banyak kerja dalam satu masa. Bekerja bila disuruh sahaja. Tidak pandai simpan barang sendiri. Tidak gunakan alat yang memudahkan kerja. Malu bertanya. Belajar di tempat yang tidak sesuai. Belajar pada masa yang tidak sesuai. Membebel. Buat kesilapan yang sama. Tengok TV terlalu lama. Mengelamun. Bersembang kosong atau chatting.

3. Penutup

Pembaziran masa dan sikap melengah-lengahkan kerja adalah gejala yang perlu diatasi oleh setiap insan – khususnya oleh para pelajar. Jika tidak, ia boleh menjejaskan prestasi dan kejayaan pelajar dalam mencapai cita-cita dan masa depan yang cemerlang.