laporan latihan industri
123
HOSPITAL RAJA PEREMPUAN ZAINAB II 15586 KOTA BHARU, KELANTAN i
Transcript of laporan latihan industri
HOSPITAL RAJA PEREMPUAN ZAINAB II15586 KOTA BHARU,
KELANTAN
DISEDIAKAN OLEH :NAMA PELAJAR : AHMAD ATIFF BIN MOKHTARNO. MATRIK : 04DAT13F1123JABATAN : PERDAGANGANTEMPOH LATIHAN : 30 NOV 2014 – 17 APRIL 2015
i
LAPORAN LATIHAN INDUSTRI
OLEH
AHMAD ATIFF BIN MOKHTAR
DI
HOSPITAL RAJA PEREMPUAN ZAINAB II.
15586 KOTA BHARU,
KELANTAN
Buku Laporan ini dikemukakan kepada Jabatan Perdagangan
sebagai memenuhi sebahagian dari syarat penganugerahan
Diploma Akauntansi
POLITEKNIK KOTA BHARU
DISEMBER 2014ii
PERAKUAN PELAJAR
“Saya akui laporan ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan dan dan
ringkasan yang tiap-tiap satunya telah saya terangkan sumbernya.”
Tandatangan : ...........................................
Nama : Ahmad Atiff Bin Mokhtar
No. Matrik : 04DAT13F1123
Program : Diploma Akauntansi
Tarikh : 19 / 04 / 2015
iii
PENGHARGAAN
Assalamualaikum WarahmatuAllah Hiwabarakatuh dan Salam Sejahtera
Alhamdulillah bersyukur kepada hadrat Ilahi dengan limpah kurnia-Nya
dapat saya menamatkan latihan industri ini dengan jayanya selama empat (4) bulan
tujuh belas hari (17) hari yang bertempat di Hospital Raja Perempuan Zainab II
(HRPZ II). Tarikh mula latihan industri pada 30 NOV 2014 dan berakhir pada 17
APRIL 2015. Pada masa yang sama, saya juga dapat menyiapkan tugasan laporan
latihan industri dengan sempurnanya sepertimana yang telah ditetapkan bagi
memenuhi syarat utama peanugerahan Diploma Akauntansi.
Pertamanya saya ingin mengucapkan syukur Alhamdulillah kerana telah
diberikan kesihatan yang baik sepanjang saya menjalani latihan industri ini. Dan
jutaan terima kasih saya ucapkan kepada kedua-dua ibu bapa saya yang telah banyak
memberi dorongan dan membantu saya sepanjang menjalani latihan industri ini. Di
samping ini juga, saya ingin mengambil kesempatan untuk mengucapkan terima
kasih yang tidak terhingga kepada Puan Afifah Binti Ahmad selaku pensyarah dan
pihak pengurusan latihan industri Politeknik Kota Bharu terutamanya kepada Jabatan
Perdagangan yang telah banyak membantu menguruskan hal-hal pelajar yang
menjalani latihan industri.
Seterusnya, saya ingin menzahirkan sejuta penghargaan kepada pihak
pengurusan latihan industri (HRPZ II) dan juga kepada penyelia-penyelia saya di
(HRPZ II) ini iaitu Cik Sariyati Binti Che Noh (Unit Bayaran), Puan Zainun Binti
Kadir (Unit Gaji), Puan NoorZana Binti Kamarudin (Unit Hasil) yang begitu
mengambil berat tentang perkembangan saya ketika menjalani latihan industri di unit
mereka.
iv
Tidak lupa juga kepada seluruh kakitangan-kakitangan di Unit Bayaran,
Unit Hasil dan Unit Gaji yang telah banyak membantu dan memberi tunjuk ajar
tentang perjalanan dan kerja-kerja yang dilakukan di setiap unit tersebut. Ia juga
banyak mengajar saya betapa pentingnya hubungan dalam melakukan kerja
berpasukan.
Segala latihan dan ilmu yang telah saya perolehi tidak dapat diambil tanpa
kerjasama antara kakitangan di setiap unit yang telah saya pergi. Terima kasih
kepada seluruh warga kerja di Unit Bayaran, Unit Hasil, Unit Gaji yang telah
sanggup meluangkan masa untuk memberi tunjuk ajar kepada saya walaupun sibuk
dengan kerja masing-masing. Segala latihan dan tunjuk ajar yang telah diberikan
oleh kakitangan di setiap unit akan saya memanfaatkannya sebaik yang mungkin.
Semoga ilmu dan latihan yang saya perolehi diberkati oleh Allah SWT. Disini juga
saya ingin meminta beribu kemaafan kepada semua kakitangan di setiap unit
sekiranya terkasar bahasa dan kesilapan yang telah saya lakukan sepanjang saya
menjalani latihan industri ini.
Akhir sekali, kemaafan dipinta kepada teman-teman seperjuangan saya iaitu
Nur Azrin Aslily Binti Nik Amir dan Nur Asiah Binti Muhammad yang turut
menjalani latihan industri di tempat yang sama. Saya juga ingin mengucapkan ribuan
terima kasih kepada mereka kerana telah banyak membantu dan memberi kerjasama
sepanjang kami menjalani latihan industri ini. Walaupun telah banyak dugaan dan
rintangan yang telah kami tempuhi sepanjang berada disini.
SEKIAN, TERIMA KASIH
v
ABSTRAK
Laporan ini menerangkan tentang aktiviti yang telah saya lakukan sepanjang
menjalani latihan industri selama empat (4) bulan tujuh belas (17) hari di Hospital
Raja Perempuan Zainab II (HRPZ II). Hospital ini merupakan hospital awam yang
memberi rawatan kepada penduduk di dalam Negeri Kelantan mahupun di luar
negeri. Ia juga merupakan hospital besar di negeri ini.
Dalam laporan ini telah diterangkan secara terperinci mngenai latar
belakang hospital ini (HRPZ II), unit-unit perakauanan yang terdapat di hospital ini
seperti Unit Gaji, Unit Pembayaran, Unit Hasil, Unit Pentadbiran, Unit Perolehan,
dan juga aktiviti yang dilakukan dan masalah-masalah yang dihadapi serta komen
dan cadangan membina untuk pihak organisasi dan pihak politeknik sendiri.
Semoga segala maklumat yang telah diterangkan dapat memuaskan hati
pembaca dan sekaligus dapat memberi manfaat kepada diri saya dan pihak organisasi
itu sendiri. Di samping itu, ia juga telah memberi panduan, pengetahuan, kemahiran
dan kekuatan kepada diri saya dalam menghadapi segala permasalahan yang bakal
saya hadapi ketika saya berada di alam pekerjaan nanti.
vi
SENARAI KANDUNGAN
KANDUNGAN MUKA SURAT
Judul ----------------------------------------------------------------------------- i - ii
Perakuan pelajar ------------------------------------------------------------------ iii
Penghargaan -------------------------------------------------------------------- iv - v
Abstrak ---------------------------------------------------------------------------- vi
Isi Kandungan ---------------------------------------------------------------- vii - viii
Senarai Jadual -------------------------------------------------------------------- ix
Senarai Rajah --------------------------------------------------------------------- x
Senarai Lampiran ---------------------------------------------------------------- xi
BAB 1 PENGENALAN DAN LATAR BELAKANG ORGANISASI --------------- 1
1.1 Pendahuluan ------------------------------------------- 2 - 3
1.2 Objektif Latihan Industri ----------------------------- 4 - 6
1.3 Kepentingan Latihan Industri ------------------------- 7
1.4 Obkektif Laporan Latihan ------------------------------8 - 10
BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI -------------------------- 11
2.1 Pengenalan Organisasi -------------------------------------- 12
2.2 Latar Penubuhan Organisasi ----------------------------- 13 - 14
2.3 Misi, Visi Dan Strategi -------------------------------------- 15
2.4 Objektif Organanisasi --------------------------------------- 16
2.5 Piagam Organisasi ------------------------------------------ 17
2.6 Pengurusan Kewangan Dan Bayaran --------------------- 18
2.7 Carta Jabatan Bayaran --------------------------------------- 19
2.8 Carta Organisasi HRPZ II ----------------------------------- 20
2.9 Pelan Lokasi ‘Praktikal’ ------------------------------------ 21
vii
BAB 3 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI ----------- 22
3.1 Ringkasan aktiviti latihan industri mengikut mingguan ------------ 23 - 27
BAB 4 PERKHIDMATAN ELAUN, KEMUDAHAN DAN BAYARAN ------------------ 28
4.1 Pengenalan -------------------------------------------------------- 29
4.2 Borang-Borang Tuntutan ------------------------------------ 30 - 42
4.3 Jenis, Kadar-kadar Dan Syarat-Syarat Tuntutan -------- 43 - 51
4.4 Sistem Perancangan Dan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) ----------- 52 - 57
4.5 Mengecop dan Menebuk ------------------------------------- 58 - 59
4.6 Penyimpanan Rekod Baucer Bayaran ---------------------- 60 - 62
4.7 Komen dan Cadangan -------------------------------------------- 63
4.8 Kesimpulan --------------------------------------------------------- 64
BAB 5 KOMEN DAN CADANGAN --------------------------------------- 65
5.1 Pengenalan ---------------------------------------------------------- 66
5.2 Komen Dan Cadangan Kepada pihak Politeknik ------------------------------------------------- 67 - 68
5.3 Komen Dan Cadangan Kepada pihak oganisasi -------------------------------------------------- 69 - 70
BAB 6 KESIMPULAN --------------------------------------------------------- 71
6.1 Kesimpulan --------------------------------------------------------- 72 - 73
viii
Senarai Rajah
No. Rajah Tajuk Muka Surat
2.7.1 Carta Pengurusan Kewangan dan Bayaran --------------- 19
2.8.2 Carta Hospital Raja Perempuan Zainab II ---------------- 20
2.9.3 Pelan Lokasi Latihan Industri ------------------------------ 21
4.2.1 Borang Tuntutan Elaun (a) ---------------------------------- 31
4.2.2 Borang Tuntutan Elaun (b) ---------------------------------- 33
4.2.3 Borang Tuntutan Elaun (c) ---------------------------------- 35
4.2.4 Borang Tuntutan Elaun (d) ---------------------------------- 37
4.2.5 Borang Tuntutan Elaun (e) ---------------------------------- 38
4.2.6 Surat Arahan Bertugas (on-call) ---------------------------- 40
4.2.7 Kad Kehadiran Kerja ‘punch card’ --------------------------- 41
4.2.8 Geran Kereta ----------------------------------------------------- 42
4.4.9 Menu Utama eSPKB sistem ----------------------------------- 53
4.4.10 Perakuan Tandatangan ------------------------------------------ 54
4.4.11 Baucer Bayaran (1) ----------------------------------------------- 56
4.4.12 Baucer Bayaran (2) ----------------------------------------------- 57
4.4.13 Alat Mengecop dan Borang Tuntutan ------------------------- 59
4.4.14 Mesin Penebuk ---------------------------------------------------- 60
4.4.15 Stor Penyimpanan ----------------------------------------------- 62
ix
Senarai Jadual
No. Jadual Tajuk Muka Surat
4.3.1 Kadar Tuntutan Elaun Pejalanan -------------------------- 45
4.3.2 Kadar Tuntutan Elaun Perjalanan ------------------------- 45
4.3.3 Kadar Elaun Makan ------------------------------------------ 48
4.3.4 Kadar Bayaran Sewa Hotel ---------------------------------- 50
4.3.5 Kadar Bayaran Sewa Hotel ---------------------------------- 51
x
Senarai Lampiran
Lampiran Tajuk
1. Hospital Raja Perempuan Zainab II.
2. Senarai Semak Tuntutan Perjalanan
3. Helaian Muka Depan Bahan Rujukan.
4. Modul Baucer Bayaran.
5. Laman Web HRPZ II.
xi
BAB 1
PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI
1
1.1 Pendahuluan
Latihan industri merupakan salah satu mata pelajaran dan syarat wajib yang
perlu diambil oleh setiap pelajar politeknik seluruh Malaysia iaitu semasa semester
tiga (3) bagi pelajar sijil dan semester empat (4) bagi pelajar Diploma sebelum
diperakukan untuk penganugerahan Diploma Politeknik KPTM. Para pelajar
politeknik akan menjalani latihan industri atau lebih dikenali sebagai “Praktikal”
selama satu (1) semester iaitu dua puluh (20) minggu di syarikat, firma, kilang atau
hospital yang dipilih. Sepanjang tempoh tersebut para pelajar mesti mengikuti segala
peraturan atau prosedur atau syarat-syarat syarikat tersebut, sebagai contohnya
disiplin, kedatangan, pemakaian dan lain lain lagi ketika menjalani latihan industri di
syarikat tersebut.
Latihan industri ini adalah satu pendedahan awal kepada setiap pelajar
sebelum memasuki alam perkerjaan setelah menamatkan pengajian nanti. Mereka
akan mengambil aliran yang berkaitan dengan kursus yang mereka belajar di
politeknik semasa menjalani praktikal bagi memastikan pengatahuan, kemahiran dan
ilmu yang diperolehi dapat dimanfaatkan pada masa hadapan. Sepanjang tempoh
latihan ini, pelajar akan mempelajari dan mempraktikkan perkara baru yang
berkaitan dengan kursus yang diambil di Politeknik.
Mereka akan dibimbing dan diberi tunjuk ajar oleh kakitangan-kakitangan
yang berkemahiran dan yang mempunyai pengatahuan dan pengalaman yang luas
dimana dapat membimbing pelatih atau pelajar untuk menjadi pekerja yang lebih
produktiviti dan kreatif. Dalam hal ini juga, pelajar akan diajar dan diterap dengan
etika kerja yang tinggi yang dapat menjadikan suasana kerja yang tenteram, ceria dan
harmoni.
2
Pelajar juga dikehendaki untuk menulis Laporan Jurnal Harian berkaitan
dengan aktiviti atau kerja yang dibuat di tempat kerja. Mereka akan menyerahkan
buku Laporan Harian mereka sekali dalam seminggu kepada pegawai atau penyelia
di syarikat itu untuk diperiksa dan ditandatangani sebagai pengesahan. Selain itu,
pensyarah daripada Politeknik juga akan melawat ke tempat dimana pelajar membuat
latihan industri untuk membuat tinjauan dan melihat perkembangan pelajar di
syarikat tersebut. Pensyarah juga akan berjumpa dengan pengurus atau penyelia
terbabit untuk mengatahui keadaan atau suasana kerja yang dilalui oleh pelajar
terbabit.
Ucapan jutaan terima kasih juga diucapkan kepada Encik Kang selaku
pegawai perhubungan latihan industry di firma dan Puan Siti Saadah binti Yahya
selaku pegawai perhubungan dan latihan industri Politeknik Kota Bharu yabg
bertungkus lumus menjayakan program latihan industri.Penghargaan dan terima
kasih yang teristimewa khusus ditujukan kepada ahli keluarga saya yang telah
banyak memberi dorongan dan sokongan.
3
1.2 Objektif Latihan Industri
Politeknik akan menghantar pelajar mereka untuk menjalani Latihan
Industri bagi menimba pengalaman pekerjaan untuk kegunaan masa hadapan. Antara
objektif-objektif Latihan Industri adalah seperti berikut :
a) Memberi pendedahan kepada alam perkerjaan yang sebenar.
Melalui latihan industri, para pelajar secara tidak langsung dapat merasai dan
memahami situasi alam pekerjaan yang sebenar. Pelbagai pengalaman dapat
ditimba untuk manfaat pekerjaan di masa hadapan. Ini adalah persediaan awal
para pelajar sebelum menamatkan pengajian di Politeknik.
b) Menambah ilmu pengatahuan teknikal dan kemahiran pelajar.
Pelajar akan dapat meningkatkan kemahiran dan juga menambahkan
pengatahuan yang diperolehi diluar kampus atau Politeknik. Semasa menjalani
latihan industri ini, pelajar akan berpeluang mempraktikkan segala
pengatahuan dan ilmu yang dipelajari di Politeknik serta sesuatu perkara yang
berkaitan dengan teori mahupun praktikal.
c) Keberkesanan dalam sistem pengurusan.
Mengukur sistem pengurusan yang diamalkan iaitu sejauh manakah
keberkesanan pengendalian sistem pengurusan itu dan kelemahan yang
difikirkan wujud yang menimbulkan ketidak – efisyen dalam perjalanan
keseluruhan organisasi itu. Ini akan memberikan serba sedikit pengalaman
untuk menguruskan sesuatu perniagaan sendiri di suatu masa kelak. 4
d) Memupuk semangat kerja dan perhubungan yang baik antara majikan dan
kakitangan.
Semasa menjalani latihan industri, pelajar akan ditempat di satu bahagian
mengikut mengikut kursus yang diambil di Politeknik. Pelajar akan
mempelajari cara bekerja secara berkumpulan dimana ia akan memudahkan
lagi kerja yang akan dilakukan. Selain itu juga, komunikasi yang berkesan
dapat dipupuk semasa menjalani latihan industri. Komunikasi dua hala yang
berlaku bukan sahaja antara pelajar dengan pekerja tetapi dari pelbagai pihak
iaitu antara pelajar dengan majikan, pelanggan, pembekal, dan pihak lain.
Pelajar perlu bersedia menghadapi pelbagai situasi dan berkomunikasi dengan
baik supaya maklumat yang tepat dapat disampaikan dan diterima dengan jelas.
e) Mengamalkan etika kerja dan peraturan yang baik serta bertanggungjawab
terhadap kerja yang dilakukan.
Setiap organisasi atau sesebuah syarikat mempunyai etika kerja dan
peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi oleh kakitatangan-kakitangan dan
majikan meraka. Oleh itu, setiap pelajar yang menjalani latihan industri di
sesebuah syarikat mestilah mengikuti segala peraturan-peraturan yang telah
ditetapkan oleh syarikat itu. Selain itu, Pelajar harus menanam sifat amanah
dan bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas yang diberikan dan
melakukan tugas tersebut dengan sempurna dan mengikut masa yang telah
ditetapkan berdasarkan peraturan kerja yang telah ditetapkan.
5
Pelajar mestilah bersedia menerima arahan dari semasa ke semasa.
Politeknik juga mewujudkan sistem pembahagian markah yang perlu diisi oleh
penyelia atau pengurus di tempat latihan dibuat. Dengan adanya sistem ini
pelajar akan lebih tekun dan berusaha untuk melakukan yang terbaik bagi
memperolehi markah yang cemerlang semasa latihan. Ini akan membuat
pelajar melakukan kerja dengan bertanggungjawab, cekap dan efektif.
f) Membina personaliti individu.
Dengan menjalani latihan industri ini, seseorang pelajar tersebut dapat
membina keyakinan diri dalam menghadapi pelbagai cabaran. Pelbagai situasi
dan ragam manusia yang perlu dihadapi oleh pelajar itu sendiri ketika
menjalani latihan industri dan skopnya adalah lebih luas jika dibandingkan
ketika sesi pembelajaran di Politeknik. Sedikit sebanyak pola pemikiran
pelajar dapat digubal dan perasaan malu untuk berkomunikasi dengan
masyarakat dapat di atasi, dengan ini secara tidak langsung dapat membina
personaliti individu yang berjaya dan dapat membantu diri pelajar tersebut
pada masa hadapan. Selain itu, pelajar dapat mengenali diri sendiri dan
kebolehan yang ada pada diri pelajar tersebut.
g) Menghasilkan laporan Latihan Industri.
Semasa menjalani “praktikal”, setiap pelajar dikehendaki untuk menulis
catatan harian berkenaan kerja yang dilakukan oleh mereka setiap hari.
Dengan cara ini akan memudahkan pelajar untuk membuat laporan akhir
Latihan Industri. Penyediaan laporan Latihan Industri ini dapat melatih pelajar
menulis laporan teknikal yang lengkap dan teratur.
6
1.3 Kepentingan Latihan Industri
Latihan Industri adalah merupakan satu tempoh pengajian dimana para
pelajar diberi peluang untuk memperolehi ilmu pengatahuan dan kemahiran teknikal
yang luas. Selain itu, pelajar juga diberikan peluang untuk mempraktikkan ilmu
yang diperolehi semasa sesi pembelajaran di Politeknik iaitu teori kepada
“praktikal”. Teori dan praktikal merupakan dua perkara yang sama penting untuk
diadaptasi. Para pelajar dapat berfikir diluar kotak pemikiran bahawa teori tidak
semestinya sama dengan praktikal, dengan kata lain apa yang kita pelajari tidak
semestinya sama dengan situasi yang sebenar. Zaman ini dikenali dengan ICT
(Information Communication Technology) yang semakin pesat berkembang pada
masa kini. Oleh yang demekian, Latihan Industri merupakan salah satu peluang
keemasan untuk mempelajari segala ilmu pengatahuan tentang alam pekerjaan.
Antara kepentingan-kepentingan lain ialah :
a. Pelajar dapat mempraktikkan suasana kerja yang sebenar.
b. Pelajar dapat mengamalkan peraturan-peraturan keselamatan dalam industri.
c. Dapat mengetahui masalah-masalah yang timbul dan cara penyelesaian.
d. Dapat menambahkan lagi pengalaman dalam bidang yang diceburi.
e. Dapat memperluaskan pergaulan dengan pekerja di organisasi.
7
1.4 Objektif Laporan Latihan Industri
Setiap pelajar yang menjalani Latihan Industri ini perlu menyediakan
sebuah Laporan Latihan Industri (LLI) yang lengkap mengikut piawaian dan syarat-
syarat yang telah ditetapkan oleh pihak Politeknik. Antara beberapa objektif laporan
latihan industri ialah :
a. Bukti kepada kerja yang dilakukan
Setiap pelajar mestilah menyediakan laporan akhir latihan industri
mengikut catatan harian yang ditulis setiap hari pada sepanjang menjalani
praktikal tersebut. Setiap gerak kerja yang dilakukan oleh pelajar direkodkan
dalam buku laporan catatan harian sebagai bukti bagi latihan yang diikuti.
Selain itu dapat melatih pelajar supaya mampu menghasilkan sebuah laporan
lengkap yang berperanan utama dengan mengikut syarat-syarat yang telah
ditetapkan dan memenuhi kehendak sesebuah industri. Laporan latihan
industri ini juga sebagai bukti dimana pelajar telah menjalani dan berjaya
menamatkan latihan industri dengan sempurna. Dengan terhasilnya laporan
ini, pihak Politeknik dapat membuat penilaian terhadap pelajar berdasarkan
kefahaman dan prestasi pelajar sepanjang tempoh latihan.
8
b. Laporan yang berguna pada masa hadapan
Pengalaman adalah satu syarat utama yang dipertimbangkan oleh
sesebuah organisasi dalam mencari pekerja. Perakuan daripada pihak
organisasi semasa latihan industri boleh dijadikan bukti pelajar tersebut
mempunyai pengalaman dalam bidang yang diceburi dan juga membiasakan
diri pelajar untuk menyediakan laporan supaya lebih bersedia apabila
mengharungi peringkat yang lebih tinggi lagi.
c. Mendokumenkan segala aktivi-aktiviti yang dijalankan
Laporan latihan industri perlu disediakan oleh pelajar sebagai satu cara
mendokumentasikan gerak kerja dan aktiviti sepanjang tempoh latihan. Di
samping ini dapat menguji kemampuan pelajar mendokumentasikan aktiviti
kerja harian yang dilakukan sepanjang tempoh latihan industri secara teratur
dan lengkap. Pengalaman serta pengetahuan baru dapat dijana melalui laporan
yang dibuat oleh pelajar.
d. Dapat memberi keberanian diri kepada pelajar
Dengan menjalani latihan industri ini dapat membantu pelajar dengan
memberanikan diri untuk berkomunikasi dan berintersi dengan dengan
kakitangan-kakitangn dan penyelia bagi mendapatkan maklumat-malumat yang
berakitan dengan laporan industri. Selain itu juga dapat mendisiplinkan para
pelajar untuk mengurus masa dengan bijak dan teratur.
9
e. Mengajar erti ketekunan, disiplin dan meningkat bakat pelajar.
Para pelajar juga boleh menonjolkan bakat yang sedia ada di dalam diri
masing – masing tidak kiralah samada di dalam pembaikan komputer dan
sebagainya. Melalui latihan industri ini juga para pelajar diingatkan supaya haruslah
sentiasa berwaspada dan mengamalkan tatatertib yang baik semasa menjalani latihan
industri tersebut. Dengan cara ini, ianya dapat meningkatkan disiplin diri seseorang
pelajar tersebut untuk menempuhi liku –liku hidup kelak Melalui latihan industri ini,
para pelajar dapat memberikan kepuasan kepada pegawai-pegawai atasan melalui
hasil penulisan laporan yang baik di mana melalui penghasilan laporan tersebut,
pegawai-pegawai atasan dapat melihat dan menilai sejauh mana prestasi seseorang
pelajar tersebut yang berada di bawah kelolaan mereka boleh memberikan komitmen
dan tumpuan sepenuhnya terhadap segala ilmu yang pernah mereka curahkan
sepanjang tempoh para pelajar tersebut terbabit dalam menjalani latihan industri di
syarikat mereka.
10
BAB 2
LATAR BELAKANG ORGANISASI
11
2.1 Pengenalan Organisasi
Hospital Umum Kota Bharu atau lebih dikenali sebagai Hospital Raja
Perempuan Zainab II (HRPZ II) mula beroperasi pada tahun 1920an. Dimana
bangunan itu terletak di pinggir Bandar Kota Bharu yang kini merupakan bangunan
Majlis Perbandaraan Kota Bharu sekarang. Pada awalnya bangunan ini terdiri
daripada dua buah bangunan yang mengasingkan perkhidmatan perubatan antara
bangunan Eropah “European Ward” dan wad bangunan untuk rakyat tempatan.
Perkhidmatan yang diberikan pada ketika itu ialah Perubatan dan Pembedahan dan
kes-kes ini ditempatkan didalam satu wad dan ini termasuklah kes bersalin. Pada
masa yang sama pembinaan bangunan hospital baru bermula dan siap pada tahun
1938.
Jumlah anggota yang berkhidmat pada ketika itu terdiri daripada dua orang
doktor iaitu Dr. Gimlet sebagai Chief Medical Officer (CMO) dan dibantu oleh Dr.
Mark Loi. Anggota sokongan terdiri daripada seorang Penyelia Hospital, lima orang
Dresser (Pembantu Pentadbiran), seorang Matron dan empat orang jurueawat.
12
2.2 Latar Penubuhan Organisasi
Pada tahun 1938 perpindahan dari hospital atap ke bangunan baru (batu).
Perpindahan dibuat secara berperingkat-peringkat kecuali wad perempuan bersalin
(sekarang Klinik Kesihatan Ibu Dan Anak Kota Bharu). Perpindahan selesai
sepenuhnya pada tahun 1950.
Banguna baru Hospital Umum Kota Bharu beroperasi sepenuhnya pada
tahun 1938 yang mempunyai lapan buah wad dan perkhidmatan yang ditawarkan
telah dipertingkatkan. Perkidmatan-perkhidmatan tersebut ialah Perubatan /
Pembedahan / Veneral Diseases Wad (VD) / Wad Leprosy (Kusta) dan wad yang
akhir sekali berpindah kesini ialah Wad Bersalin. Pada tahun yang sama Hospital
Raja Perempuan Zainab II mendapat seorang Pakar Bedah iaitu Dr. K. D. Fraser,
beliau merupakan pakar bedah yang pertama berkhidmat untuk negeri Kelantan.
Pada bulan Disember 1938 perang telah meletus dimana tentera Jepun telah
memasuki Kota Bharu dan telah menggunakan hospital ini sebagai pengkalan tentera
mereka selama seminggu dan sekaligus mengiktikaf pekerja-pekerja HRPZ II. Pada
masa itu Dr. Evan (CMO) dan Dr. Fraser telah meninggalkan Kota Bharu menuju ke
Singapura. Secara tidak langsung Dr. R. S. Arurampalam menjawat jawatan sebagai
CMO.
Setelah mengalami kekalahan dalm perang dunia pertama pada tahun 1943,
Jepun telah meninggalkan Kota Bharu. Pada awal tahun 1944 pentadbiran HRPZ II
diambil oleh British Medical Army (BMA) dibawah pentadbiran Dr. Mejar Flowski.
Beliau mentadbir hospital ini selama satu tahun dan menyerahkan pentadbiran ini
kepada Dr. Evan pada 1946 diikuti oleh Dr. Gibson pada tahun 1948 dan Dr, Issac
hingga tahun 1950.
13
Pada tahun 1950 Dr. R. E. Anderson telah mengambil alih tempat Dr. Issac
sebagai CMO. Beliau memulakan perancangan pembangunan hospital baru. Satu
bangunan Asrama Jururawat didirikan diamana terletaknya klinik Perbidanan dan
Sakit Puan sekarang (O&G). Beliau juga telah mengahapus “European Ward”. Di
dalam era 50an perkhidmatan dipertingkatkan, perkhidmatan perawatan pergigian
diadakan dan dirasmikan oleh Al-Marhum KDTMM Sultan Yahya Petra Ibni Al-
Marhum Sultan Ibrahim. Ekoran daripada penyakit batuk kering (TIBI) meningkat,
pada tahun 1958 pembinaan Wad TB dimulakan dan telah dirasmikan pada 5 Jun
1961 oleh Al-Marhum KDYMM Sultan Yahya Petra Ibni Al-Marhum Sultan
Ibrahim.
Hospital Kota Bharu di alaf ini terus mencorak langkah kecemerlangan
dibawah teraju para pengarah yang berwibawa, bermula dari Dato’ Dr Abd. Razak
Bin Haji Kechik, diikuti oleh Dr. Hussin Binti Othman, Dr. Mary Abraham dan
seterusnya Y. Bhg. Datin Dr. Hjh. Aesah @ Zahariah Bt Hj. Awan, Dr. Mohammd
Bin Ismail dan sekarang Dr. Ghazali Hasni Bin Md. Hassan.
Dibawah kepimpinan mereka, Hospital Kota Bharu terus bergerak meniti
kejayaan demi kejayaan sehingga pada 2002 HRPZ II berjaya menerima Anugerah
Kualiti Perdana Menteri (Sektor Awam) dan Anugerah Khas KKM sempena hari
kualiti. Kejayaan HRPZ II terukir, bukan sahaja diperingkat kebangsaan malah
menempa nama di CONFRAC oleh Negara Perancis dan Persijilan BS EN ISO
9001 : 2000 (UKAS) oleh United Kingdom. Justeru itu amat wajarlah kiranya
hospital ini diiktiraf dengan namanya yang baru iaitu Hospital Raja Perempuan
Zainab II.
14
2.3 Misi, Visi, Objektif Organanisasi
MISI
Kami akan sedaya upaya memastikan setiap insan yang berurusan dengan kami akan
menikmati kesembuhan, kegelaan, atau sekurang-kurangnya ketenangan.
VISI
Kami akan berusaha bersungguh-sungguh untuk menjadikan Hospital Raja
Perempuan Zainab II sebagai pusat yang cemerlang dari segi perawatan dan latihan
perubatan. Hasil tenaga kami akan disalurkan dalam memberi perkhidmatan yang
efisen, efektif dan berkualiti bersesuaian dengan kehendak klien / pelanggang kami.
STRATEGI
Kepuasan pelanggang yang menyeluruh melalui professionalisma dan kerja
berpasukan.
15
2.4 Objektif Organisasi
a. Untuk memastikan pengurusan Hospital Raja Perempuan Zainab II
merangkumi Pentadbiran, Kewangan, Perolehan, Perpustakaan Perubatan,
Perhubungan Awam dan Teknologi Maklumat diurus dengan cekap, teratur
dan bermutu.
b. Untuk memberikan perkhidmatan rawatan pesakit luar dan dalam yang
selesa, cekap dan berkesan, merangkumi perkhidamatan diagnostic,
pengubatan (curative), dan pemulihan (rehabilation) bagi menentukan
kesembuhan (recovery) yang maksima.
c. Untuk memberikan perkhidmatan farmasi yang berkualiti serta berkesan
kepada pesakit dan pelanggang hospital merangkumi perkhidmatan perolehan
dan bekalan di stor farmasi, ambulatory, farmasi pesakit dalam, farmasi wad,
penyediaan farmaseutikal, farmakokinetik klinikal dan menyalurkan
maklumat ubat-ubatan.
d. Untuk memberikan perkhidmatan rujukan dan perundingan (consultation)
serta latihan kepada hospital-hospital daerah, pusat-pusat kesihatan, klinik
swasta di Negeri Kelantan.
16
17
2.5 Piagam Pelanggan
a. Setiap pesakit akan diberi rawatan perubatan yang berkualiti tanpa mengira
umur, jantina, bangsa dan taraf ekonomi.
b. Setiap pesakit yang memerlukan rawatan yang khusus yang terdapat di
hospital akan dirujuk ke pusat yang sesuai.
c. Setiap pelanggang akan dilayang dengan hormat dan bersopan-santun.
d. Segala maklumat mengenai pesakit dan rawatannya akan dirahsiakan dan
akan diberitahu kepada pihak-pihak tertentu dengan keizinannya tertakluk
kepada undang-undang.
e. Setiap pesakit berhak mendapat penerangan mengenai prosedur dan rawatan
yang dicadangkan termasuk risikonya dan pilihan yang lain.
18
2.6 Pengurusan Kewangan Dan Bayaran
Pengurusan Kewangan merupakan sebuah jabatan yang menjalankan dan
memproses pembayaran bagi Hospital Raja Perempuan Zainab II. Jabatan ini
dikenali sebagai Unit Bayaran. Unit Bayaran adalah sebuah unit yang menentukan
segala bentuk bayaran diurus dengan teratur dan mengikut prosedur yang telah
ditetapkan. Unit ini akan memastikan setiap pembayaran yang dilakukan adalah
mengikut arahan pekeliling dan surat pekeliling semasa yang berkuatkuasa. Selain
itu, unit bayaran juga akan memastikan setiap pembayaran tidak melebihi 14 hari
dari tarikh terima invois dan menyelenggara Daftar Bil dan teratur.
Disamping itu, unit bayaran juga membuat proses pengeluaran waran
perjalanan udara (Kapal Terbang) bagi pegawai-pegawai HRPZ II mengikut arahan
semasa yang berkuatkuasa. Permohonan yang dibuat oleh pegawai-pegawai HRPZ
II dan lengkap akan diproses dalam tempoh tidak melebihi 24 jam.
Unit Bayaran juga akan memastikan utiliti HRPZ II didaftar dan dibayar
melalui pukal. Di samping itu menyelenggara dan menyemak Daftar Pukal. Selain
itu mengurus permohonan pinjaman Perumahan, Kenderaan, dan Komputer
kakitangan-kakitangan, pegawai-pegawai dan doctor-doktor HRPZ II dalam tempoh
yang ditetapkan dan lengkap.
Selain itu juga, unit ini menyediakan perkhidmatan tuntutan elaun,
kemudahan dan bayaran seperti elaun tuntutan perjalanan kenderaan sendiri,
tambang gentian, elaun makan bayaran sewa hotel dan lain-lain tuntutan lagi.
19
2.7 Carta Organisasi Unit Bayaran
Gambar rajah 2.7.1 carta organisasi Unit Bayaran.
20
2.8 Carta Organisasi Hospital Raja Perempuan Zainab II
2.8.2 Carta Organisasi HRPZ II.
21
2.9 PELAN HOSPITAL RAJA PEREMPUAN ZAINAB II
22
WISMA PERSEKUTUAN
Jalan Dusun Muda
HOSPITAL RAJA PEREMPUAN
ZAINAB ii
KEDAI MAKAN DAN BAYARAN BIL ASTRO
DARI SEKOLAH MPI
KE BEREK 12
DARI STADIUM MUHAMMAD IV
DARI KOTA BHARU
WAD PSIKIATRI
PEJABAT PENGARAH DAN KUARTERS (TEMPAT LI )
KEDAI ALAT ELEKTRIKHOTEL
DARI PENGKALAN CHEPA
MASJID
Gambar rajah 2.9.3 pelan lokasi HRPZ II
23
BAB 3
RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN
INDUSTRI
24
3.1 Ringkasan tentang aktiviti kerja yang dilakukan sepanjang menjalani
Latihan industri.
MINGGU AKTIVITI YANG DILAKUKAH
Minggu 1
30/11/14 – 4/12/2014
i. Mendaftar diri di unit Latihan Industri di
pejabat Pengarah HRPZ II pada 30 SEP 2014.
ii. Melapor diri kepada ketua penyelia di Unit
Gaji pada 1 DIS 2014.
iii. Mengadakan sesi suai kenal bersama
kakitangan di unit Gaji.
iv. Dipindah ke Unit Bayaran dan lapor diri
kepada penyelia di Unit Bayaran.
v. Mengadakan sesi suai kenal bersama
kakitangan.
vi. Merekod borong-borang tuntutan elaun
perjalanan doctor dan kakitangan HRPZ II.
Minggu 2
7/12/14 – 11/12/2014
i. Menghantar surat pengesahan lapor diri
Latihan Industri, kad maklumat pelajar, dan
lakaran / pelan lokasi tempat Latihan Industri
ke pihak Politeknik.
ii. Merekod borang-borang tuntutan elaun
perjalanan (TNT) doctor-doktor.
iii. Mendengar penerangan bagi menyemak
borang-borang tuntutan elaun perjalanan
(TNT).
iv. Menyemak borang-borang tuntutan elaun
perjalanan (TNT) yang telah siap direkod.
25
Minggu 3
14/12/2014 -
18/12/2014
i. Merekod (key-in) borang-borang Letter Order
sara ubat (LO)
ii. Mendengar penerangan tentang cara
menyemak borang-borang Letter Order LO.
iii. Menyemak borang-borang Letter Order (LO).
iv. Mencetak atau “print-out” baucer Letter
Order (LO) dan dilekatkan bersama borang-
borang tersebut.
v. Mengambil tanda tangan penyelia untuk
disahkan pada buku laporan harian.
Minggu 4
21/12/2014 -
25/12/2014
i. Menyemak borang-borang Letter Order (LO).
ii. Mencetak borang-borang Letter Order (LO).
Minggu 5
28/12/2014 – 3/1/2015
i. Menebuk baucer-baucer LO dan TNT yang
telah siap diperaku menggunakan mesin
penebuk.
ii. Membuat proses penyimpana baucer-baucer
bayaran LO dan TNT.
Minggu 6
6/1/2015 – 10/1/2015
i. Menebuk baucer-baucer bayaran LO dan
TNT.
ii. Mencetak atau “print-out” baucer-baucer LO
dan lekatkan pada borang LO.
iii. Mendengar penerangan tentang cara membuat
permohonan sara ubat.
26
Minggu 7
13/1/2015 – 17/1/2015
i. Mencari baucer-baucer untuk disemak oleh
pihak audit.
ii. Mendengar penjelasan tentang permohonan
sara ubat dan panjar runcit.
Minggu 8
19/1/2015 – 23/1/2015i. Menebuk baucer-baucer bayaran LO dan
TNT.
ii. Membuat proses penyimpanan baucer-baucer
bayaran LO dan TNT,
Minggu 9
26/1/2015 – 30/1/2015i. Mencari baucer bayaran untuk diperiksa oleh
pihak audit.
ii. Mendengar penjelasan mengenai proses elaun
dan tuntutan perpindahan rumah.
iii. Mendengar penerangan tentang pinjaman
computer.
iv. Merekod nama pesakit yang mendapatkan
rawatan di Hospital Universiti Sains
Malaysia.
Minggu 10
1/2/2015 – 5/2/2015
i. Mencari nombor bil pesakit.
ii. Membuat pelarasan bil.
iii. Mengemaskini dan menghapuskira senarai
nama pesakit.
27
Minggu 11
8/2/2015 – 12/2/2015
i. Membuat pelarasan bil.
ii. Mencari nombor bayaran bil dan kod pesakit.
iii. Membuat surat peringatan kepada pesakit
yang belum jelaskan bil.
iv. Mengemaskini data pesakit yang belum jelas
bil.
Minggu 12
15/2/2015 – 19/2/2015
i. Membuat pencarian data pesakit dan
‘Goverment Letter’ .
ii. Membuat pelarasan bil pesakit bagi pesakit
yang mempunyai surat ‘GL’.
Minggu 13
22/2/2015 – 26/2/2015
i. Membuat pelarasan bil pesakit bagi pelajar
sekolah dan penjawat awam.
ii. Membuat semakan laporan tunggakan bil
pesakit.
Minggu 14
1/3/2015 – 5/3/2015
i. Mendengar taklimat mengenai cukai dan
takaful (insurans).
ii. Membuat semakan data bayaran gaji
kakitangan HRPZ II.
iii. Membuat pelarasan bil pesakit HRPZ II.
Minggu 15
8/3/2015 – 12/3/2015
i. Membuat pengiraan bayaran kerja lebih masa
‘OT’ kakitangan HRPZ II.
ii. Mengemaskini data peruntukan dan
perbelanjaan HRPZ II.
28
Minggu 16
15/3/2015 – 19/3/2014
i. Membuat pengiraan ‘OT’.
ii. Mendengar penerangan mengenai surat
bayaran balik cuti tanpa gaji pegawai HRPZ II.
Minggu 17
22/3/2015 – 26/3/2015
i. Membuat pemeriksaan data potongan gaji
pegawai HRPZ II.
ii. Fotostat dokumen-dokumen.
Minggu 18
29/3/2015 – 2/4/2015
i. Mengecop borang tuntutan elaun kerja lebih
masa.
ii. Merekod senarai memo potongan gaji.
iii. Merekod butiran potongan cukai.
iv. Membuat pengiraan bayaran kerja lebih masa
kakitangan HRPZ II.
Minggu 19
5/4/2015 – 9/4/2015
i. Membuat pengiraan bayaran tuntutan elaun
kerja lebih masa bagi kakitangan dan pegawai
HRPZ II.
Minggu 20
12/4/2015 – 16/4/2015
i. Membuat pengiraan bayaran tuntutan elaun
kerja lebih masa bagi kakitangan dan pegawai
HRPZ II.
ii. Fotostat dokumen yang diperlukan oleh staf.
iii. Mengambil pengesahan tamat Latihan Industri
dengan penyelia.
29
BAB 4
PERKHIDMATAN ELAUN, KEMUDAHAN
DAN BAYARAN
30
4.1 Pengenalan
Perkhidmatan elaun, kemudahan dan bayaran ini merupakan satu
perkhidmatan yang disediakan di Jabatan Kewangan dan Pembayaran bagi
melakukan segala proses tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran bagi semua
pegawai-pegawai dan doktor-doktor di Hospital Raja Perempuan Zainab II (HRPZ
II). Maksud pegawai disini ialah seseorang pegawai didalam Perkhidmatan Awan
Kerajaan Persekutuan dan Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeri. Hanya pegawai-
pegawai dan doktor-doktor yang melakukan tugasan rasmi sahaja yang layak
membuat permohonan tuntutan elaun perjalanan ini. Contoh tugas-tugas rasmi ialah
menghadiri mesyuarat, temuduga, persidangan doctor-doktor dan lain –lain lagi.
Sebarang tuntutan elaun perjalanan tidak akan diluluskan sekiranya pemohon
membuat tuntutan bagi tugasan tidak rasmi. Contoh tugas-tugas tidak rasmi ialah
menghadiri kursus, seminar, bengkel dan seumpamanya.
Pegawai-pegawai atau kakitangan yang menjalankan tugas rasmi di luar
pejabatnya akan membuat tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran. Bayaran bagi
tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran adalah telah ditetap oleh kerajaan melalui
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 1.4/2013. Di dalam ini telah ditetap semua
tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran yang layak dituntut oleh pegawai atau
kakitangan kerajaan.
Tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran ini boleh dituntut oleh seseorang
pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar pejabatnya samada didalam negeri
mahupun di luar negeri sekalipun mengikut kadar dan syarat-syarat yang telah
ditetapkan di dalam pekeliling perbendaharaan Malaysia. Terdapat beberapa
tuntutan elaun yang boleh dituntut oleh pegawai dan kakitangan HRPZ II seperti
contoh Tuntutan Elaun Perjalanan, Tuntutan Perkhidmatan Awam, Elaun makan dan
lain-lain lagi.
31
4.2 Borang-Borang bagi Tuntutan Elaun, Kemudahan dan Bayaran
a. Borang-borang ini akan diperiksa terlebih dahulu oleh kakitangan
bayaran sebelum pembayaran tuntutan dibuat.
Helaian satu. Bagi helaian borang tuntutan dibawah ini perlu diisi
dengan lengkap nama (huruf besar), dan mengisi nombor kad pengenalan
pegawai yang memohon serta gred atau jawatan yang disandang di Hospital
Raja Perempuan Zainab II. Selain itu, perlu memasukkan juga pendapatan
atau gaji pokok dan juga elaun-elaun yang diperolehi oleh pegawai yang
memohon.
Seterusnya, pemohon perlu memasukkan ciri-ciri dan jenis
kenderaan yang digunakan semasa menjalankan tugas rasmi tersebut.
Helaian tuntutan ini mestilah diisi dengan betul bagi memudahkan
pemeriksa untuk menentukan kelas tuntutan yang telah ditetapkan oleh
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia. Dibawah berikut adalah contoh
borang-borang tuntutan, surat sokongan tuntutan dan penerangan bagi kadar
dan syarat-syarat tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran.
32
Gambar rajah 4.2.1 contoh borang tuntutan elaun Lampiran C.
33
b. Helaian dua. Pada helaian ini, pegawai yang membuat tuntutan
perjalanan kenderaan mestilah mengisi jarak kilometer yang dilalui dari
rumah pegawai ke tempat tugas rasmi yang dijalankan dan sebaliknya.
Jarak kilometer yang diisi mestilah logik akal dan mengikut jarak yang
sebenar. Ia juga perlu mengisi waktu bertolak dan waktu sampai di lokasi
kerja dan juga tujuan / tempat bagi tugas rasmi tersebut.
Bagi pegawai yang menggunakan perkhidmatan awam, ia tidak
diwajibkan untuk mengisi jarak kilometer yang dilalui. Ini kerena
pembayaran tuntutan berikut berdasarkan Tambang Perkhidmatan Awam
dan ia hanya memerlukan resit asal tambang perkhidmatan awam yang
digunakan.
Helaian ini akan periksa oleh staf bagi memastikan jarak kilometer
diisi dengan betul dan mengikut jarak sebenar. Sekiranya jarak kilometer
ini diisi melebihi daripada jarak yang sebenar, staf akan membatalkan jarak
34
Gambar rajah 4.2.2 contoh borang tuntutan elaun Lampiran C.
35
c. Helaian tiga. Dan seterusnya, pegawai yang membuat tuntutan
perlu mengisi jumlah kilometer yang telah diisi pada gambar rajah 3.2.2
diatas pada helaian dibawah ini. Pemeriksa akan mengira jumlah bayaran
balik tuntutan bagi jumlah kilometer yang dilalui oleh pegawai yang
memohon.
Bagi pegawai yang menggunakan perkhidmatan awam seperti teksi,
kapal terbang, kereta api dan lain-lain lagi perlu menampilkan bukti resit
asal bagi penggunaan perkhidmatan awam. Ini kerana pembayaran balik
tuntutan berdasar resit asal bagi penggunaan perkhidmatan awam.
Sekiranya resit tidak ditampilkan bersama borang ini, tuntutan bayaran ini
tidak dapat dibuat atau diproses pembayaran balik tuntutannya sehingga
resit ditampilkan bersama borang tuntutan ini.
Selain itu juga, bagi pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar
pejabat juga layak membuat elaun tuntutan makan.
36
Gambar rajah 4.2.3 contoh borang tuntutan elaun Lampiran C.
37
d. Helaian empat. Pada helaian ini hanya perlu diisi oleh pegawai
yang menjalankan tugas rasmi di luar negeri sahaja samaada di
semenanjung Malaysia atau Sabah dan Serawak. Helaian ini adalah bagi
tuntutan hotel, elaun lojing, bayaran tol dan lain-lain yang telah dibayar
terlebih dahulu oleh pegawai.
Setiap tuntutan yang diisi pada helain ini mestilah ditampilkan
bersama resit asal hotel, bayaran tol, dobi dan lain-lain lagi. Resit mestilah
ditampilkan bersama kerana ia adalah salah satu bukti seseorang pegawai
itu telah menjalankan tugas rasmi diluar negeri selain daripada surat arahan
menjalankan tugas rasmi di luar negeri. Sekiranya resit tidak ditampilkan
bersama, ini akan menyukarkan proses pembayaran balik tuntutan yang
dibuat.
Pemeriksa akan meneliti segala butiran yang diisi oleh pegawai
yang membuat tuntutan dan ianya mestilah mengikut kadar dan syarat yang
telah ditetapkan oleh Pekeliling Perbendaharaan Malaysia.
38
Gambar rajah 4.2.4 contoh borang tuntutan elaun Lampiran C
39
e. Helaian lima. Dan pada helaian ini, pegawai yang membuat
tuntutan perlu menandatangi dan mengisi tarikh semasa membuat tuntutan.
Seterusnya, ia juga perlu mendapatkan tanda tangan ketua jabatan pegawai
yang membuat tuntutan sebagai pengesahan bagi tuntutan yang dibuat
tersebut. Sekiranya tanda tangan pemohon ataupun pengesahan tandatangan
ketua jabatan tidak ada, borang tuntutan ini akan dikuari oleh pemeriksa
sehingga pemohon menanda tangani dan juga mendapatkan tandatangan
daripada ketua jabatan mereka. (Kuari bermaksud borang tuntutan
dibatalkan atau tidak akan diproses sehingga segalanya diisi dengan
lengkap).
Gambar rajah 4.2.5 contoh borang tuntutan elaun Lampiran C
40
f. Surat-surat atau bahan sokongan diperlukan bagi membuat tuntutan
elaun tersebut. Bagi pegawai yang membuat tuntutan perjalanan selepas
waktu bekerja hari biasa dan hari cuti adalah tidak dibenarkan membuat
tuntutan perjalanan kenderaan, dan juga perkhidmatan awam bagi
perjalanan dari rumah ke pejabat atau sebaliknya. Walau bagaimanapun,
seseorang pegawai layak membuat tuntutan perjalanan kenderaan atau
perkhidmatan awam sekiranya terdapat surat arahan bertugas ( ON CALL )
atau bertugas lepas waktu pejabat oleh ketua jabatan masing-masing.
Surat ini adalah bertujuan sebagai bukti bagi pemohon yang telah
menjalankan tugas rasmi di pejabat atau dimana-mana tempat yang telah
diarahkan di dalam surat arahan terbabit. Ia tidak kira samada menjalankan
tugas rasmi selepas waktu bekerja biasa dan pada hari rehat mingguan dan
pada hari kelepasan am.
Pada surat arahan ini juga perlu ditulis waktu semasa menjalankan
tugas rasmi iaitu tarikh, masa bekerja dan juga hari kelepasan / kerja.
Terdapat juga surat arahan bertugas yang tidak memerlukan ditulis waktu
bekerja kerena pada surat arahan terbabit telah dicatat waktu dan masa yang
perlu pegawai terbabit menjalankan tugas rasmi. Dibawah berikut adalah
contoh surat arahan menjalankan tugas rasmi oleh ketua jabatan. Surat ini
perlu ditampilkan bersama borang tuntutan elaun.
41
Gambar rajah 4.2.6 contoh surat arahan menjalankan tugas rasmi.
42
g. Selain itu, seseorang pegawai yang membuat tuntutan elaun
perjalanan haruslah manampilkan bersama borang tuntutan elaun perjalanan
dengan kad kehadiran bekerja pegawai “punch card” sebagai bukti pegawai
tersebut telah menjalankan tugasnya di pejabat ataupun di luar pejabat. Kad
kehadiran ini adalah bagi pengesahan tuntutan yang diisi oleh pemohon
pada gambar rajah 4.2.2. masa dan tarikh yang diisi mestilah sama dengan
kad kehadiran bekerja. Dan ini disokong oleh surat arahan menjalankan
tugas oleh ketua jabatan.
Gambar rajah 4.2.7 contoh kad kehadiran bekerja pegawai “punch card”.
43
h. Bagi pegawai yang membuat tutuntan perjalanan kenderaan sendiri,
pegawai tersebut mestilah menampilkan bersama geran kereta mereka
sendiri sebagai syarat kelayakan bagi membuat tuntutan perjalanan
kenderaan. Ini kerena syarat bagi tuntutan perjalanan kenderaan adalah
mesti menggunakan kenderaan sendiri dan mempunyai geran kereta
tersebut.
Gambar rajah 4.2.8 contoh geran kereta.
44
iv.3 Huraian Jenis, Kadar Dan Syarat Tuntutan
a) Elaun Perjalanan Kenderaan.
Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri bagi
menjalankan tugas rasmi sama ada di dalam atau di luar pejabatnya adalah layak
menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut kadar yang telah ditetapkan
didalam pekeliling perbendaharaan Malaysia WP 1.4/2013. Sekiranya seseorang
pegawai yang menggunakan kenderaan yang telah disediakan oleh Kerajaan atau
pihak penganjur semasa menjalankan tugas rasmi di luar pejabatnya adalah tidak
layak untuk membuat tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan.
Tuntutan elaun perjalanan kenderaan ini mempunyai kadar dan syarat
yang telah ditetap bagi membuat permohonan. Pegawai-pegawai mestilah
menuruti segala kadar dan syarat yang telah ditetapkan bagi melancarkan proses
pembayaran balik tuntutan ini. Hanya borang yang lengkap dan menepati syarat-
syarat sahaja akan diproses bagi membuat pembayaran balik tuntutan elaun
perjalanan.
Dan sekiranya seseorang pegawai dikehendaki untuk menggunakan
perkhidmatan awam seperti perkhidmatan Kapal Terbang atau Kereta Api bagi
menjalanan tugas rasmi beliau di tempat yang boleh dihubungi terus oleh Kapal
Terbang atau Kereta Api dan oleh itu tidak layak untuk menuntut Elaun
Perjalanan Kenderaan.
45
Seseorang pegawai dikehendaki menggunakan perkhidmatan kapal
terbang atau kereta api bagi menjalankan tugas rasmi di tempat yang boleh
dihubungi terus oleh kapal terbang atau kereta api adalah tidak layak untuk
membuat tuntutan perjalanan kenderaan melainkan di dalam keadaan seperti
berikut :
i. Jika jarak diantara tempat kerja seseorang pegawai dengan tempat
menjalankan tugas rasmi adalah kurang daripada 240 kilometer.
ii. Apabila seseorang pegawai dikehendaki menjalankan tugas rasminya
dibeberapa tempat di sepanjang perjalanan beliau.
iii. Apabila didapati mustahak dan terpaksa bagi seseorang pegawai itu
untuk berkenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi.
iv. Apabila seseorang pegawai mustahak dan terpaksa membawa pegawai
lain sebagai penumpang yang juga menjalankan tugas rasmi.
46
Jadual dibawah ini adalah untuk menentukan kelas atau gred seseorang
pegewai yang membuat tuntutan yang berdasarkan data yang diisi oleh pemohon
di gambar rajah 3.2.1 diatas.
Kelas Gaji C.C
A Tidak kurang RM 2,625.45 sebulan 1,400 CC keatas
B Tidak kurang RM 2,333.00 sebulan 1,000 CC keatas
C Tidak kurang RM 1,820.75 sebulan Dibawah 1,000 CC
D Kurang dari RM 1,820.75 sebulan Tidak kurang 175 CC
C Kurang dari RM 1,820.75 sebulan Dibawah 175 CC
Jadual 4.3.1 menunjukkan kadar tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut
kelas/gaji/sukatan selinder kereta persendirian seseorang pegawai.
Jadual dibawah ini adalah kadar bayaran sen / kilometer mengikut kelas atau gred
yang telah ditetapkan oleh pekeliling.
Jarak Perjalanan Bertugas
Kelas (Sen / KM)
A B C D E
500 kilometer pertama 70 60 50 45 40
501 – 1000 kilometer 65 55 45 40 35
1001 – 1700 kilometer 55 50 40 35 30
1701 kilometer dan keatas 50 45 35 30 25
Jadual 4.3.2 menunjukkan kadar tuntutan jarak perjalanan kilometer bagi
menuntut elaun perjalanan kenderaan.
47
b) Tambang Gantian atau Tambang Perkhidmatan Awam.
Seseorang pegawai yang tidak menggunakan kenderaan sendiri bagi
menjalankan tugas rasmi di satu tempat sahaja yang jaraknya melebihi 240
kilometer daripada ibu pejabatnya dan hanya terdapat perkhidmatan terus kapal
terbang atau kereta api adalah layak bagi seseorang pegawai yang menggunakan
perkhidmatan ini untuk menuntut Tambang gantian.
Setiap pegawai hendaklah menyatakan didalam borang tuntutan bahawa
beliau menuntut tambang gentian perkhidmatan kapal terbang atau kereta api.
Terdapat beberapa syarat-syarat yang perlu dipatuhi oleh pegawai yang membuat
tuntutan tambang gantian. Berikut adalah syarat-syarat tuntutan tambang
gentian :
i. Pegawai hendaklah menggunakan kenderaan persendirian.
ii. Kadar tuntutan Tambang Gantian adalah bersamaan dengan harga tiket
bagi tambang kapal terbang atau harga tiket bagi tambang kereta api
mengikut mana-mana yang berkenaan yang dibenarkan berdasarkan
kelayakan seseorang pegawai tersebut.
iii. Tambang Gantian hanya layak dituntut sekira ianya lebih menjimatkan
berbanding tuntutan perjalanan menggunakan kenderaan sendiri bagi
menggalakkan perbelanjaan yang berhemat.
48
Seseorang pegawai yang membuat tuntutan Tambang Gantian adalah
tidak layak untut menuntut apa-apa tambang atau bayaran tambahan yang
berkaitan dengan perjalanan kapal terbang atau kereta api seperti tambang dari
rumah pegawai ke lapangan kapal terbang atau stesen kereta api dan juga
sebaliknya. Selain itu, tambang dari lapangan kapal terbang atau stesen kereta api
ke tempat penginapan hotel dan juga sebaliknya, bayaran-bayaran cukai yang
dikenakan semasa berada di lapangan kapal terbang atau bayaran tempat tidur
dalam kereta api (berth charges).
Tambang Pengangkutan Awam. Seseorang pegawai yang tidak
menggunakan kenderaan sendiri atau kenderaan yang telah disediakan oleh
Kerajaan atau pihak penganjur bagi menjalankan tugas rasmi samada di dalam
negeri atau di luar negeri adalah layak untuk menuntut Tambang Pengangkutan
Awam Seperti berikut :
i. Teksi / kereta sewa / bas / motobot / jenis pengangkutan lain dalam
kategori ini.
Tambang lazimnya yang dikenakan bagi sesuatu perjalanan tersebut dan
disokong dengan resit sekiranya resit ada dikeluarkan.
49
c) Elaun makan.
Seseorang pegawai layak menuntut Elaun Makan mengikut kadar yang ditetapkan
seperti yang berikut :
Gred
Semenanjung
Malaysia
(RM)
Sabah, Serawak dan
Labuan (RM)
Utama/khas A dan keatas 115 165
Utama/Khas B dan C 100 130
53 dan 54 85 115
45 hingga 52 60 80
41 hingga 44 45 65
17 hingga 40 40 55
16 dan kebawah 35 50
Jadual 4.3.3 menunjukkan kadar bayaran Elaun Makan
Elauan makan tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi 3
bulan terus-menerus. Pegawai ataupun kakitangan adalah tidak layak untuk
menuntut Elaun Makan jika kemudahan makan telah disediakan oleh kerajaan
atau penganjur. Sekiranya pihak penganjur hanya menyediakan sebahagian
daripada kemudahan makan, pegawai hanya layak untuk menuntut bahagian
makan yang tidak disediakan sahaja seperti yang telah ditetapkan berikut :
i. Sarapan Pagi - 20% daripada elaun makanii. Makan Tengah hari - 40% daripada elaun makan
iii. Makan Malam - 40% daripada elaun makan
50
d) Bayaran Sewa Hotel.
Pegawai atau kakitangan yang menjalakan tugas rasmi diluar pejabatnya
dan perlu menginap di hotel adalah layak untuk membuat tuntutan Bayaran Sewa
Hotel. Tuntutan Sewa Hotel ini mestilah disertakan dengan resit ataupun Bil yang
diberikan oleh pihak Hotel dan tertakluk kepada kadar dan had maksimum atau
Elaun Lojing yang telah ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Malaysia.
Borang pegawai yang membuat tuntutan Bayaran Sewa hotel yang tidak lengkap
(tidak mempunyai resit hotel) tidak akan dapat diproses sekaligus tidak dapat
membuat bayaran balik kepada pegawai yang membuat tuntutan.
Tuntutan Bayaran Sewa Hotel oleh pegawai-pegawai hendaklah
berpatutan dan munasabah. Sekiranya tuntutan Bayaran Sewa Hotel melebihi
kelayakan seseorang pegawai tersebut, Pegawai Pengawal boleh meluluskan
tuntutan tersebut dengan kadar tidak melebihi 20% daripada kelayakan pegawai
selaras dengan prinsip “Let Managers Manage”. Bayaran Sewa Hotel tidak boleh
dibayar untuk masa bertugas yang melebihi tiga (3) bulan terus-menerus termasuk
hari kelepasan am dan mingguan.
Seseorang pegawai layak untuk menuntut bayaran perkhidmatan dan
cukai perkhidmatan yang wajib keatas sewa hotel sebagai tambahan kepada
maksimum kelayakannya. Selain itu juga, seseorang pegawai tidak layak untuk
membuat tuntutan Bayaran Sewa hotel atau Elaun Lojing sekiranya tempat
penginapan bagi pegawai telah disediakan oleh Kerajaan ataupun pihak
penganjur.
51
Kadar bagi bayaran sewa hotel adalah telah ditetapkan dalam pekeliling
perbendaharaan Malaysia. Oleh itu, pegawai-pegawai yang membuat tuntutan
bayaran sewa hotel mestilah mengikut kadar dan syarat kelayakan yang telah
ditetapkan. Berikut dibawah adalah kadar dan syarat kelayakan gred bayaran
sewa hotel bagi Semenanjung Malaysia :
Gred Sewa Penginapan
(maksimum)
(RM)
Elaun Lojing
(RM)
Utama/Khas A dan
keatas
Sebenar (Standard Suite) 80
Utama/Khas B dan C Sebenar (Bilik Superior) 75
53 dan 54 Sebenar (Bilik Biasa) 70
45 hingga 52 240 60
41 hingga 44 220 55
27 hingga 40 200 45
17 hingga 26 180 40
16 dan kebawah 160 35
Jadual 4.3.4 menunjukkan kadar Bayaran Sewa Hotel Semenanjung Malaysia.
52
Berikut dibawah adalah kadar dan syarat kelayakan gred peagwai yang membuat
tuntutan bayaran sewa hotel bagi Sabah, Serawak dan Labuan :
Gred Sewa Hotel (Maksimum)
(RM)
Elaun Lojing
(RM)
Utama/Khas A dan keatas Sebenar (Standard Suite) 85
Utama/Khas B dan C Sebenar (Bilik Superior) 80
53 dan 54 Sebenar (Bilik Biasa) 75
45 hingga 52 270 70
41 hingga 44 250 60
27 hingga 40 230 50
17 hingga 26 210 45
16 dan kebawah 190 40
Jadual 4.3.5 menunjukkan kadar Bayaran Sewa Hotel bagi Sabah, Serawak dan
Labuan.
53
iv.4 Sistem Perancangan Dan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB)
Setelah borang-borang tuntutan disemak olek kakitangan, tugas yang
seterusnya adalah memasukkan data atau butiran tuntutan ke dalam Sistem eSPKB
bagi membuat baucer bayaran bagi borang-borang tuntutan tersebut. Sistem eSPKB
ini merupakan satu sistem perakaunan vot berkomputer untuk mengawal belanjawan
bagi hospital-hospital kerajaan. Ciri-ciri bagi sistem ini adalah :
i. Penyediaan dokumen kewangan melibatkan tiga peringkat iaitu penyedia,
perakuan I dan perakuan II. Pengemaskinian buku vot dan penyesuaian
akaun secara elektronik termasuk bagi perbelanjaan pukal dan gaji.
ii. Waran peruntukan, baucar bayaran, penyata pemungut dan baucer jurnal
dihantar secara online ke pejabat perakaunan.
iii. Laporan-laporan harian, jadual dan pilihan boleh dicetak mengikut
pekerluan dan bila-bila masa.
iv. Setiap tindakan akan direkod secara auto dalam maklumat pengesahan dan
membuat kawalan dokumen dengan mengambil kira prosedur kewangan
yang berkuatkuasa.
54
Gambar rajah 4.4.9 menunjukkan menu utama sistem eSPKB.
55
Setelah segala isi kandungan pada borang tuntutan selesai disemak oleh
kakitangan dan bebrapa data dan butiran pada borang tuntutan telah diisi di dalam
sistem eSPKB, borang tuntutan ini mestilah mendapatkan beberapa perakuan
tandatangan daripada pemeriksa borang, ketua kerani, penolong dan ketua akauntan
seperti yang tertera pada lampiran C. Lampiran ini dipanggil “pergerakan dokumen
eSPKB” yang dicetak dari sistem eSPKB. Pada lampiran ini mestilah ditulis nombor
baucer (no.tetap), nombor invois bagi borang tuntutan tersebut bagi memudahkan
untuk membuat pencarian dan pembetulan dalam sistem eSPKB. Perakuan ini
adalah sebagai bukti bahawa borang tuntutan tersebut telah diperiksa dan disahkan
betul. Dibawah berikut adalah contoh helaian yang perakuan tandatangan :
Gambar rajah 4.4.10 contoh perakuan tandatangan disahkan borang tuntutan.56
Setelah segala perakuan tandatangan telah diperolehi, pemeriksa borang
tuntutan tersebut akan mencetak “print” baucer bayaran daripada sistem eSPKB bagi
borang-borang yang telah siap diperakukan (ditandatangan). Baucer bayaran ini
akan dicetak oleh pemeriksa borang tuntutan apabila pembayaran balik tuntutan
tersebut telah dibuat oleh kerajaan kepada pembuat tuntutan.
Baucer bayaran ini adalah bukti pembayaran balik tuntutan telah dibuat oleh
Kerajaan. Salah satu buktinya adalah pada baucer bayaran ini telah keluar nombor
EFT/Cek dan beserta tarikh bayaran yang telah dibuat dan dibayar melalui akaun
bank pegawai yang membuat tuntutan. Ini dapat dilihat pada bahagian empat segi
yang ditebalkan yang terdapat dalam gambar rajah dibawah.
Selain itu, ia juga terdapat nombor baucer bagi memudahkan pencarian
semula butiran borang tuntutan, selain itu terdapat juga kod pejabat perakuan
perakaunan dimana Hospital Raja Perempuan Zainab II menggunakan KOD 019 bagi
segala proses pembayaran. Seterusnya terdapat juga kod jabatan bagi keseluruhan
Hosiptal-Hospital di Malaysia adalah 251 dimana ia digunakan bagi Jabatan
Kementerian Kesihatan. Kod PTJ yang terdapat didalam baucer tersebut adalah
menerangkan kod bagi jabatan di Hospital Raja Perempaun Zainab II ini.
Dan seterusnya ia mempunyai nama dan tarikh bagi pemeriksa / penyedia
dan juga peraku I dan peraku II bagi borang tuntutan tersebut. Ini adalah sebagai
mengatahui siapa yang memeriksa dan memperakukan borang tuntutan tersebut.
Dibawah ini adalah contoh baucer bayaran :
57
Gambar rajah 4.4.11 adalah contoh baucer bayaran balik tuntutan elaun.
58
Gambar rajah 4.4.12 adalah contoh baucer bayaran balik tuntutan elaun.
59
iv.5 Mengecop Dan Menebuk Baucer Bayaran
Setelah segala butiran yang terdapat pada borang tuntutan elaun telah selesai
diperiksa oleh sataf / pemeriksa, seterusnya ia perlu mendapatkan perakuan
tandatangan daripada pemeriksa (staf yang memeriksa borang tuntutan), penolong
akauntan dan ketua akauntan pada helaian “pergerakan dokumen eSPKB “, dan
setelah itu, segala proses telah selesai dilaksanakn dan borang-borang tuntuan elaun
yang telah dibuat bayaran balik tuntutannya oleh Kerajaan, ia akan dicop
“DITERIMA” yang bersertakan tarikh. Ianya dicop berdasar tarikh pada terima
borang tersebut. Ianya akan dicop pada helaian baucer bayaran dan tarikh yang
dicop mestilah 3 atau 4 hari sebelum tarikh keluar baucer bayaran tersebut. Ini
adalah sebahagian daripada prosedur memproses borang tuntutan elaun.
Dan selepas ianya dicop, borang tuntutan elaun perjalanan tersebut akan
ditebuk “DIBAYAR” oleh pemeriksa atau kerani pada bahagian sisi borang tersebut.
Ianya ditebuk menggunakan mesin penebuk yang dibuat khas bagi menebuk borang-
borang tuntutan tersebut. Borang ini ditebuk adalah bertujuan sebagai bukti bagi
borang tuntutan yang telah siap diproses dan juga dibayar oleh kerajaan bagi tuntutan
yang dituntut. Penebukan borang tuntutan ini adalah bagi mengelakkan daripada
berlaku penipuan (fraud) atau kesilapan membuat tuntutan lebih daripada sekali.
60
Gambar rajah 4.5.13 contoh alat mengecop dan borang tuntutan
Gambar rajah 4.5.14 contoh mesin penebuk “DIBAYAR”
61
iv.6 Penyimpanan Rekod Baucer Bayaran di Stor atau Gudang Penyimpanan.
Stor atau gudang adalah satu tempat dimana segala rekod-rekod awam,
seperti baucer bayaran, segala borang-borang tuntutan elaun, perkhidmatan dan
bayaran, borang tuntutan elaun lebih masa dan lain-lain disimpan selama beberapa
tahun sebelum ia dilupuskan.
Segala rekod-rekod dan borang-borang tuntutan yang telah siap diproses dan
dibayar mestilah dijaga dan disimpan dengan elok mengikut akta Arkib Negara
Malaysia. Semua ini mestilah disimpan adalah bagi memudahkan untuk membuat
rujukan semula sekiranya terdapat masalah atau aduan daripada pemohon yang
membuat tuntutan. Kaedah penyusunan dan penyimpanan rekod-rekod ini mestilah
dibuat dengan teratur dan cermat. Dan ia mestilah selamat daripada segala ancaman
yang boleh merosakkan rekod-rekod tersebut.
Pada setiap penghujung tahun, penutupan akaun akan dibuat oleh Jabatan
Kewangan. Oleh itu, segala borang-borang tuntutan mestilah diproses secepat yang
mungkin dan perlu disiapkan sebelum tibanya tahun tahun. Selepas penutupan akaun
telah dibuat, segala baucer bayaran serta borang-borang tuntutan elaun, perkhidmatan
dan bayaran akan disimpan di stor atau gudang untuk beberapa tahun sebelum
dilupuskan.
62
Penyimpanan segala rekod-rekod borang tuntutan elaun ini dibuat sekali
dalam setahun dan ianya akan disimpan di stor simpanan sementara di bangunan
Pejabat Pengarah selama setahun sebelum dipindahkan ke gudang stor besar di
Pengkalan Chepa. Bagi rekod-rekod borang tuntutan elaun lama yang disimpan di
stor smentara itu akan dipindahkan ke stor atau gudang besar yang berada di
Pengkalan Chepa dan disimpan selama beberapa tahun disana.
Segala rekod borang-borang tuntutan elaun, perkhidmatan dan bayaran ini
akan disimpan dan disusun serta diletakkan didalam kotak yang ditempah khas bagi
menyimpan rekod borang-borang tuntutan tersebut. Setiap kotak-kotak tersebut akan
ditulis nombor baucer dan borang tuntutan akan disimpan mengikut nombor baucer
yang terdapat pada borang tuntutan tersebut. Ini bagi memudahkan pencarian semula
borang-borang tuntutan tersebut.
63
Gambar rajah 4.6.15 stor penyimpanan sementara bagi borang-borang tuntutan.
64
iv.7 Komen Dan Cadangan
Pada dasar keseluruhannya, sistem pengurusan kerja di Unit Kewangan Dan
Bayaran adalah bagus. Akan tetapi terdapat beberapa aspek yang perlu ditokok
tambah bagi memudahkan pelajar yang menjalani latihan industri di oraganisasi ini.
Antaranya ialah, sebelum menyerahkan atau menyuruh seseorang pelajar untuk
membuat sesuatu kerja seperti membuat pengiraan dan mengemaskini perkhidmatan
tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran pegawai HRPZ II, staf tersebut mestilah
menerangkan secara mendalam dan dengan terperinci agar dapat memudahkan
pelajar tersebut melaksanakan tugasan yang diberikan dengan baik.
Akan tetapi, terdapat beberapa aspek yang perlu diketahui oleh kakitangan
dalam pemberian kerja atau tugasan kepada pelajar yang menjalani Latihan Industri.
Kerja yang diberikan mestilah mengikut kemampuan seseorang pelajar tersebut dan
tidak membeban pelajar kerana kerja yang banyak diberikan pada satu masa. Ini
kerana, kerja yang diberikan masih belum difahami dengan baik oleh pelajar dan ini
akan menyebakan tekanan kepada pelajar sekiranya memberikan kerja yang banyak
dalam satu masa. Oleh itu, kakitangan atau staf perlu memikirkan keadaan pelajar
dan memberikan kerja sedikit demi sedikit sehinggalah pelajar tersebut dapat
memahami kerja yang diberikan itu dengan baik.
Selain itu, kerja yang diberikan mestilah sama dan sesuai dengan aliran atau
kos yang diminta semasa memohon untuk menjalani Latihan Industri di organisasi
tersebut. Oleh itu, kakitangan mestilah mengurangkan menyuruh pelajar untuk
membuat kerja yang tiada kaitan dengan aliran yang diminta. Hal ini juga akan
menyukarkan pelajar tersebut untuk membuat laporan akhir Latihan Industri.
Kakitangan mestilah memberi kerjasama yang baik dalam memberikan tugasan
kepada pelajar.
65
iv.8 Kesimpulan
Bagi keseluruhannya, saya tidak mempunyai banyak masalah dan rintangan
ketika melaksanakan tugasan yang diberikan oleh kakitangan atau staf. Kerja yang
diberikan juga tidak membebankan dan saya juga dapat melakukan kerja ini dengan
baik dan sempurna. Kerja yang diberikan tidaklah sesusah kerja diberikan di firma
atau syarikat swasta.
v.
66
BAB 5
KOMEN DAN CADANGAN
67
v.1 Pengenalan
Selama empat bulan enam belas hari menjalani latihan industri di Hospital
Raja Perempuan Zainab II (HRPZ II), dimana yang diwajibkan mula bekerja pada
jam 8 pagi sehingga 5 petang waktu pejabat, mustahil sekiranya saya katakan tidak
mempunyai masalah sebarang masalah dan rintangan semasa menjalani latihan
industri ini. Pada mulanya sukar untuk saya menyesuaikan diri, tetapi Alhamdulillah
dengan sokongan kakitangan HRPZ II, saya dapat menyesuaikan diri akhirnya.
Disamping itu, rasa syukur tetap saya panjatkan setinggi-tingginya kepada Ilahi
kerana dapat menamatkan latihan ini dengan sempurna.
Hospital Raja Perempuan Zainab II adalah sebuah badan organisasi yang
besar dibawah kawalan Kerajaan dimana ia merupakan sebuah organisasi yang
penting berbanding dengan badan organisasi swasta yang lain. Sepanjang latihan
saya mendapat banyak pengalaman yang sangat berguna yang boleh saya guna pakai
dalam kehidupan seharian. Biarpun diri saya sebagai seorang pelatih yang baru
menjalani sesuatu perkara yang baru sebelum dapat menguasai tugas yang diberikan
sebaik mungkin. Segala masalah yang berlaku sepanjang latihan dapat diselesaikan
dengan bantuan penyelia, kakitangan dan juga rakan-rakan yang lain.
Terdapat beberapa kelemahan yang dapat saya rasa dan lihat sepanjang
menjalani latihan industri. Oleh itu, ingin saya menyatakan beberapa komen dan
cadangan kepada pihak organisasi dan juga kepada pihak politeknik supaya menitik
beratkan perkara yang ingin dinyatakan ini agar boleh diperbaiki pada masa hadapan.
Setiap komen dan cadangan yang diberikan adalah bertujuan untuk memberikan idea
yang baru untuk membentuk kemajuan bersama. Ia sama sekali bukan untuk
bertujuan mengaibkan mana-mana pihak yang terlibat sepanjang menjalani latihan
industri.
68
v.2 Komen Dan Cadangan Kepada PIhak Politeknik
i. Pihak pengurusan latihan industri perlu memberikan pendedahan
yang luas dengan menyertakan skop latihan industri setiap jurusan secara
terperinci kepada pelajar supaya difahami dengan elok. Ini bagi
memudahkan pelajar untuk memilih tempat latihan yang sesuai bagi
jurusan atau aliran yang dipelajari dalam bilik kuliah. Ia juga
menyenangkan pihak oraganisasi untuk menilai dan memberi perhatian
kepada borang permohonan Latihan Industri yang dihantar oleh pelajar
kepada orgaisasi swasta mahupun kerajaan. Ini membolehkan pihak
terbabit memahami serta mengetahui bahawa pelajar tersebut sesuai atau
tidak menjalani di tempat mereka.
ii. Terdapat sesetengah syarikat atau firma swasta mengambil pelajar
bagi menjalani Latihan Industri yang tidak sesuai dengan jurusan yang
diambil di Politeknik. Oleh itu, pihak politeknik perlu menitikberatkan
kepada pelajar tentang pemilihan tempat untuk menjalani latihan industri.
Hal ini bagi mengelakkan daripada pelajar tersalah memilih tempat untuk
latihan industri. Selain itu juga, pihak Politeknik Kota Bharu perlu
mengekalkan dan mengenalpasti firma yang berkeupayaan untuk
menempatkan penuntut bagi menjalani latihan industri. Jika perlu, pihak
politeknik boleh membuat perjanjian bersama dengan firma berkenaan
untuk mengekalkan tempat bagi pelajar menjalani latihan industri. Ini
bertujuan bagi mengatasi masalah kekurangan tempat latihan industri yang
dialami oleh pelajar. Ia juga dapat mengelakkan sesebuah firma yang tidak
bertanggungjawab mengambil pelajar menjalani latihan industri untuk
mengambil kesempatan atas pelajar tersebut.
69
iii. Saya juga mencadangkan agar pihak politeknik menitik beratkan
lawatan pensyarah ke tempat-tempat pelajar menjalani Latihan Industri
seperti yang telah dijanjikan di dalam buku dan taklimat yang diberi. Jika
perlu, tetapkan masa tarikh dan waktu seminggu sebelum membuat
lawatan ke tempat latihan industri pelajar. Ini kerana bukan sahaja pelajar
tertunggu-tunggu tetapi penyelaras serta kakitangan di syarikat tersebut
juga ternanti-nanti kunjungan pihak pensyarah politeknik. Selain itu,
sepatutnya lawatan yang diadakan oleh pensyarah ke firma di mana pelajar
menjalani latihan diadakan sekurang-kurangnya dua kali dalam tempoh
latihan diadakan. Dengan adanya lawatan yang dibuat, segala masalah
yang dihadapi dapat dirujuk oleh para pelajar kepada pensyarah.Saya juga
menyarankan pensyarah yang mengadakan lawatan di mana pelajar di
tempatkan adalah daripada kursus yang sama dengan pelajar, atau
pensyarah yang mengajar pelajar itu sendiri. Ini adalah bertujuan untuk
memudahkan lagi proses komunikasi antara pelajar, pensyarah, dan pihak
firma jika terdapat sebarang masalah yang berkenaan dengan kursus.
iv. Saya juga memberi cadangan supaya pihak politeknik dapat
memberi kelonggaran dan masa yang agak panjang untuk pelajar
menyediakan dan meniliti laporan latihan industri. Kerjasama yang
dihulurkan oleh pensyarah-pensyarah juga diperlukan dalam menghasilkan
laporan yang baik dan berkualiti.
70
v.3 Komen Dan Cadangan Kepada Pihak Organisasi
i. Pihak Hospital Raja Perempuan Zainab II hendaklah menjalankan
promosi di semua institusi pengajian tinggi untuk memperkenalkan
organisasi dan membuka peluang lebih ramai kepada pelatih untuk
menjalani latihan industri di organisasi ini. Hal ini akan sedikit sebanyak
dapat menarik minat pealajar untuk menjalani latihan industri di organisasi
tersebut
ii. Pihak organisasi juga perlu menyediakan perancangan tugas yang
lebih teratur kepada pelajar dan memberi kerja yang sesuai dengan bidang
yang diambil oleh pelajar tersebut semasa menjalani latihan industri.
Disampping itu jug, skop latihan yang diberikan adalah tidak begitu
memuaskan kerana ia banyak tertumpu kepada banyak kerja. Ini
menyebabkan pemahaman yang mendalam tidak dikecapi sepenuhnya oleh
pelajar. Banyak perkara yang dipelajari tetapi pengetahuan yang didapati
daripada sesuatu kerja itu tidak begitu mendalam. Oleh yang demikian,
saya mencadangkan agar pihak firma membuat perancangan awal kepada
pelajar latihan industri supaya latihan yang dijalankan lebih teratur.
Walaupun skop kerja yang dilakukan oleh pelajar tidak begitu luas, namun
pemahaman terhadap sesuatu kerja itu dapat difahami sepenuhnya.
71
iii. Kakitangan-kakitangan organisasi perlulah menunjukkan
kerjasama dan kesungguhan yang baik kepada pelajar dengan jelas supaya
pelajar dapat menyelesaikan tugasan yang diberikan dengan sempurna dan
cemerlang. Selain itu pihak Pihak Hospital Raja Perempuan Zainab II
juga perlu memberikan peluang kepada para pelajar untuk berkomunikasi
dengan pelanggan. Hal ini menyebabkan para pelajar tidak didedahkan
dengan situasi sebenar untuk berhadapan dengan pelanggan. Bagi pelajar
yang tidak ada keyakinan diri, masalah tersebut akan terus membelengu
diri. Dengan itu, pelajar tidak dapat pengetahuan tentang bagaimana cara-
cara mengendalikan dan membuat keputusan akhir kepada pelanggan.
iv. Akhir sekali, ingin saya memberikan cadangan agar pihak Hospital
Raja Perempuan Zaina II dapat menyediakan sedikit duit poket atau elaun
kepada pelajar yang menjalani latihan industri di sana. Pihak Organisasi
boleh membuat peruntukan dan permohonan kepada Kementerian
Kesihatan Malaysia agar menyediakan elaun kepada pelajar. Dengan ini
sedikit sebanyak dapat membantu pelajar untuk dalam bentuk kewangan
dan juga menarik minat serta memberikan semangat kepada pelajar untuk
menjalani latihan industri di Hospital Raja Perempuan Zainab II.
72
BAB 6
KESIMPULAN
73
6.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat saya huraikan sepanjang empat bulan enam belas
hari menjalani latihan industri di Hospital Raja Perempuan Zainab II (HRPZ II) ini
ialah, latihan industri ini adalah sangat baik dan juga penting untuk para pelajar bagi
memperaktikan teori yang dipelajari di Politeknik kepada kerja yang sebenar.
Disamping itu, terdapat banyak kebaikan yang boleh dikutip dan digunapakai dalam
kehidupan seharian sepanjang tempoh latihan.
Latihan industri adalah merupakan suatu cara yang berkesan dalam
membina keyakinan diri para pelajar dalam menghadapi situasi sebenar alam
pekerjaan yang bakal dilalui setelah tamat pembelajaran. Hal ini adalah kerana
latihan industri memberi pengetahuan dan pendedahan yang meluas tentang alam
pekerjaan yang sebenar. Selain daripada itu, para pelajar juga dididik untuk
menyesuaikan diri dengan keadaan organisasi dari segi kakitangan dan tugas-tugas
yang di amanahkan kepada mereka.
Bukan itu sahaja, latihan industri juga semestinya dapat membantu para
pelajar dalam meningkatkan keupayaan diri supaya lebih yakin dalam berkomunikasi
dengan orang ramai sama ada dengan pengurus organisasi, kakitangan-kakitangan
organisasi dan juga para pelanggan organisasi yang hadir.
Seterusnya, latihan industri juga dapat mendidik para pelajar agar lebih
berdisiplin dalam mematuhi segala peraturan yang telah ditetapkan. Disiplin dalam
pemakaian, menepati masa dan cara menjaga akhlak diri sepanjang berada di dalam
organisasi.
74
Pada masa yang sama juga dapat memupuk sifat kerjasama antara pelajar
dengan para kakitangan organisasi dalam usaha untuk menggerakkan dan
memajukan lagi firma ke arah kejayaan yang cemerlang.
Akhir sekali, latihan industri selama 5 bulan di Hospital Raja Perempuan
Zainab II ini banyak memberi impak yang positif kepada para pelajar dan juga
pengalaman yang sangat berharga untuk menempuh alam pekerjaan pada masa akan
datang.
75
