LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN ......1 LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN TUNTUTAN ELAUN...
Transcript of LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN ......1 LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN TUNTUTAN ELAUN...
1
LAPORAN PEMERHATIAN
AUDITAN PENGURUSAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA
1. LATAR BELAKANG
1.1 Bahagian Pentadbiran telah menyediakan Arahan Pentadbiran Bilangan
11/2008 Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa berkuat kuasa mulai 15
Oktober 2008. Tujuan arahan pentadbiran ini adalah untuk memaklumkan
peraturan yang berkaitan dengan tuntutan elaun lebih masa untuk
dilaksanakan semua Pengarah Bahagian, Ketua Unit dan warga MQA.
1.2 Seramai lebih kurang 80 pegawai dalam kumpulan sokongan yang dilantik
secara tetap telah membuat tuntutan elaun lebih masa pada setiap tahun.
MQA telah menyediakan peruntukan elaun lebih masa berjumlah RM
86,000 bagi tahun 2012 iaitu peningkatan sebanyak RM36,000 atau 42%
dari peruntukan tahun 2011 dan sejumlah RM61,683 atau 72 peratus
telah dibelanjakan untuk tujuan ini.
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan tuntutan
elaun lebih masa telah dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan yang
ditetapkan.
3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
3.1 Skop pengauditan merangkumi semakan terhadap maklumat dan rekod
tuntutan elaun lebih masa bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 yang diperoleh
daripada Bahagian Kewangan. Selain itu, Audit Dalam juga mendapatkan
2
tambahan maklumat dan rekod daripada Bahagian Pengurusan Sumber
Manusia dan Bahagian Pentadbiran.
3.2 Metodologi pengauditan yang digunakan ialah semakan terhadap 158
baucar bayaran dan dokumen sokongan yang disertakan bersama
sebagai sampel Audit. Senarai sampel Audit adalah seperti di Lampiran
A. Audit Dalam juga menganalisis data dan maklumat yang diterima dari
Bahagian Kewangan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia dan
Bahagian Pentadbiran. Selain itu, kaedah temu bual juga digunakan untuk
mengesahkan dapatan Audit.
4. PENEMUAN AUDIT
4.1 Pengurusan Tuntutan Elaun Lebih Masa
Pengurusan tuntutan elaun lebih masa di MQA menggunakan
sepenuhnya Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008 Peraturan Tuntutan
Elaun Lebih Masa. Secara keseluruhannya, pengurusan tuntutan elaun
lebih masa adalah teratur dan memenuhi kehendak arahan pentadbiran
tersebut. Namun terdapat beberapa perkara yang perlu diberi perhatian
demi untuk penambahbaikan pengurusan tuntutan elaun lebih masa di
MQA. Berikut adalah perkara yang diperhatikan:
4.1.1 Peruntukan Elaun Lebih Masa
Bahagian Kewangan mengagihkan peruntukan Elaun Lebih Masa
kepada 16 Bahagian/Unit di MQA bagi tahun 2010, 2011 dan 2012
dengan jumlah seperti di Jadual 1:
3
Jadual 1:
Jumlah Peruntukan Yang Diagihkan Kepada Bahagian/Unit
Bil. Bahagian
/ Unit 2010 (RM)
2011 (RM)
% Kenaikan
2012 (RM)
% Kenaikan
1 UHEAA 3,000.00 2,000.00 -50% 8,000.00 75%
2 UKM 1,000.00 1,000.00 0% 3,000.00 67%
3 UAD 0 0 0% 500.00 100%
4 UD 1,000.00 0 0% 500.00 100%
5 BP 28,300.00 27,500.00 -3% 32,000.00 14%
6 BTM 3,000.00 2,000.00 -50% 9,000.00 78%
7 BPSM 6,000.00 2,700.00 -122% 10,000.00 73%
8 BK 6,000.00 3,000.00 -100% 10,000.00 70%
9 BSRK 1,000.00 2,000.00 50% 1,000.00 -100%
10 BAI 2,000.00 800.00 -150% 1,000.00 20%
11 BKJK 2,800.00 7,500.00 63% 7,000.00 -7%
12 BASP 600.00 1,000.00 40% 1,000.00 0%
13 BAKAB 600.00 0 0% 1,000.00 100%
14 BASK 600.00 0 0% 500.00 100%
15 BASS 600.00 0 0% 500.00 100%
16 BATMM 600.00 500.00 -20% 0 0%
17 MQATC 0 0 0% 1,000.00 100%
Jumlah Peruntukan 57,100.00 50,000.00 -14.2% 86,000.00 42%
Secara keseluruhannya, peruntukan elaun lebih masa dari tahun
2010 ke tahun 2011 berlaku penurunan sebanyak RM7,100.00 di
mana 11 bahagian/unit telah mengalami penurunan peruntukan di
antara 3% ke 150%. Walau bagaimanapun terdapat 3 bahagian
yang menerima kenaikan peruntukan iaitu sebanyak 50% bagi
Bahagian Standard dan Rujukan Kelayakan, sebanyak 63% bagi
Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti dan sebanyak 40% bagi
Bahagian Akreditasi Sains Perubatan.
Manakala bagi tahun 2012, peruntukan keseluruhan adalah
sebanyak RM 86,000 iaitu peningkatan sebanyak 42% daripada
tahun 2011 di mana 6 Bahagian/Unit mendapat peningkatan
peruntukan elaun lebih masa sebanyak 100% iaitu Bahagian Audit
4
Dalam, Unit Dasar, Bahagian Akreditasi Kejuruteraan Alam Bina,
Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan, Bahagian Sains
Perubatan dan Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat dan
Multimedia. Bahagian/unit yang lain mendapat kenaikan
peruntukan di antara 14% hingga 78% kecuali Bahagian Standard
dan Rujukan Kelayakan dan Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti
masing-masing mengalami penurunan peruntukan sebanyak
100% dan 7%.
4.1.2 Perbelanjaan Elaun Lebih Masa
Perbelanjaan elaun lebih masa bagi tahun 2010 ialah RM 45,246
dan perbelanjaan ini telah menurun kepada RM 40,733 pada tahun
2011 iaitu penurunan sebanyak 11% dan meningkat semula
kepada RM 61,683 pada tahun 2012 iaitu peningkatan
perbelanjaan sebanyak 34% dari tahun 2011 ke tahun 2012.
Maklumat terperinci seperti di Jadual 2 berikut:
5
Jadual 2:
Jumlah Perbelanjaan Sebenar oleh setiap Bahagian/Unit
Bil. Bahagian
/ Unit 2010 (RM)
2011 (RM)
% Kenaikan
2012 (RM)
% Kenaikan
1 UHEAA 2,328.95 1,270.00 -83% 7,966.60 -84%
2 UKM 353.00 0 0% 420.90 100%
3 UAD 0 0 0% 172.10 100%
4 UD 0 0 0% 0 0%
5 BP 26,565.65 24,420.50 -9% 29,046.00 16%
6 BTM 2,259.05 1,694.50 -33% 6,364.50 -73%
7 BPSM 4,175.55 2,558.90 -63% 5,676.55 54%
8 BK 4,938.10 2,052.50 -140% 6,111.35 66%
9 BSRK 978.90 664.10 -47% 58.95 -1,026%
10 BAI 439.40 0 0% 124.00 100%
11 BKJK 2,778.90 7,497.15 62% 4,369.00 -72%
12 BASP 0 575.50 100% 901.15 36%
13 BAKAB 428.75 0 0% 0 0%
14 BASK 0 0 0% 0 0%
15 BASS 0 0 0% 0 0%
16 BATMM 0 0 0% 472.40 100%
Jumlah 45,246.25 40,733.15 -11% 61,683.50 34%
4.1.3 Perbandingan Peruntukan Dan Perbelanjaan Elaun Lebih Masa
Adalah diperhatikan peruntukan elaun lebih masa hanya
dibelanjakan sebanyak 79% bagi tahun 2010, sebanyak 81% bagi
tahun 2011 dan sebanyak 72% bagi tahun 2012. Maklumat lanjut
seperti di Jadual 3 berikut:
6
Jadual 3:
Peruntukan dan Perbelanjaan Elaun Lebih Masa bagi
Tahun 2010, 2011 dan 2012
Bil Bahagian
/ Unit
2010 2011 2012
Pe
run
tuk
an
Pe
rbe
lan
jaa
n
% D
igu
nak
an
Pe
run
tuk
an
Pe
rbe
lan
jaa
n
% D
igu
nak
an
Pe
run
tuk
an
Pe
rbe
lan
jaa
n
% D
igu
nak
an
1 UHEAA 3,000 2,328 77.6% 2,000 1,270 63.5% 8,000 7,966 99.5%
2 UKM 1,000 353 35.3% 1,000 - 0 3,000 420 14%
3 UAD - - 0 - - 0 500 172 34.4%
4 UD 1,000 - 0 - - 0 500 - -
5 BP 28,300 26,565 93.8% 27,500 24,420 88% 32,000 29,046 90.7%
6 BTM 3,000 2,259 75.3% 2,000 1,694 84.7% 9,000 6,364 70.7%
7 BPSM 6,000 4,175 69.58% 2,700 2,558 94.7% 10,000 5,676 56.7%
8 BK 6,000 4,938 82.3% 3,000 2,052 68.4% 10,000 6,111 61.1%
9 BSRK 1,000 978 97.8% 2,000 664 33.2% 1,000 58 5.8%
10 BAI 2,000 439 21.95% 800 - 0 1,000 124 12.4%
11 BKJK 2,800 2,778 99.2% 7,500 7,497 99.9$ 7,000 4,369 62.4%
12 BASP 600 - 0 1,000 575 57.5% 1,000 901 90.1%
13 BAKAB 600 428 71.3% - - - 1,000 - -
14 BASK 600 - 0 - - - 500 - -
15 BASS 600 - 0 - - - 500 - -
16 BATMM 600 - 0 500 - - - 472 -
17 MQATC 0 0 0 - - 1,000 0 0
Jumlah 57,100 45,246 79% 50,000 40,733 81% 86,000 61,683 72%
Daripada analisis jadual di atas adalah diperhatikan, perbelanjaan
sebenar adalah tidak selari dengan peruntukan yang disediakan. Ini
menunjukkan perbelanjaan yang tidak cekap kerana perbelanjaan
sepatutnya mencapai dalam lingkungan 95%.
Secara keseluruhannya, adalah dimaklumkan bahawa justifikasi
pengagihan peruntukan ke bahagian/unit adalah berdasarkan
kepada permohonan yang dibuat oleh setiap bahagian/unit
7
tersebut. Permohonan pula adalah berdasarkan aktiviti yang
dirancang untuk dilaksanakan pada tahun berkenaan.
Bahagian Kewangan perlu melihat semula pengagihan peruntukan
elaun lebih masa kepada bahagian/unit khususnya supaya tidak
mengikut kepada permohonan bahagian/unit memandangkan
purata perbelanjaan setahun adalah antara 80% sahaja. Oleh itu,
Bahagian Kewangan perlu mendapat maklum balas daripada
bahagian/unit atas justifikasi perancangan melaksanakan kerja
lebih masa sebelum mengagihkan peruntukan demi mengelakkan
pengurusan perbelanjaan yang tidak cekap.
4.1.4 Tuntutan Atas Tugas Rasmi
Mengikut para 2.2 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008 Peraturan
Tuntutan Elaun Lebih Masa, kerja lebih masa bermaksud kerja-
kerja yang dijalankan di luar waktu bekerja pejabat biasa yang
ditetapkan kepada seseorang pegawai iaitu menjalankan tugas-
tugas rasmi yang berkaitan dengan tugas rasmi hakikinya atau
tugas rasmi bagi jabatannya. Kerja-kerja berkaitan dengan kerja-
kerja peribadi adalah tidak dikira sebagai kerja lebih masa.
Semakan Audit terhadap 158 sampel baucar bayaran mendapati
kesemua tuntutan elaun lebih masa adalah dibuat atas tugas rasmi.
Bagaimanapun terdapat 1 tuntutan oleh pemandu pada baucar
bayaran bernombor 1025514 bertarikh 11/11/2011 yang
menyatakan bahawa antara tuntutan yang dibuat adalah membawa
pegawai makan malam. Bagaimanapun tidak dapat ditentukan
tempoh waktu makan malam tersebut. Berdasarkan para 2.2
Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008 Peraturan Tuntutan Elaun
Lebih Masa, membawa pegawai makan malam tidak dianggap
sebagai tugas rasmi tetapi dianggap sebagai kerja-kerja peribadi.
8
Oleh itu, pemandu ini tidak layak membuat tuntutan tersebut. Sila
semak semula tuntutan bayaran elaun lebih masa ini untuk
mengesahkan tuntutan.
Jadual 4:
Senarai Tuntutan Selain Tugas Rasmi
Nama Tarikh Baucar No. Baucar
Mohd Fadli Aripen 11/11/2011 1025514
4.1.5 Pegawai yang Layak Menuntut Elaun Lebih Masa
Para 2.3 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008 Peraturan Tuntutan
Elaun Lebih Masa menyatakan pegawai yang layak mendapat
bayaran lebih masa bererti semua pegawai dalam kumpulan
sokongan yang dilantik secara tetap/ sambilan / kontrak.
Semakan Audit mendapati semua pegawai dalam sampel Audit
yang telah membuat tuntutan Elaun Lebih Masa adalah pegawai
dalam kumpulan sokongan dari gred 1 hingga gred 32. Mereka
juga terdiri dari pegawai yang dilantik secara tetap/kontrak. Oleh
itu, para 2.3 Arahan Pentadbiran telah dipatuhi sepenuhnya.
4.1.6 Arahan Kerja Lebih Masa
Para 3.2 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008 Peraturan Tuntutan
Elaun Lebih Masa menyatakan semua arahan kerja lebih masa
hendaklah dirancang oleh semua Pengarah Bahagian dan
dikeluarkan secara bertulis sebelum sesuatu tempoh kerja lebih
masa dimulakan.
Semakan Audit mendapati, kesemua 158 sampel baucar bayaran
untuk tuntutan elaun lebih masa telah mematuhi peraturan para
9
3.2. kerana semua borang ADM 02 atau Memo Arahan Kerja Lebih
Masa telah dikeluarkan terlebih dahulu sebelum pegawai
melakukan kerja lebih masa.
4.1.7 Tempoh Tuntutan Minimum
Para 3.6 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008 Peraturan Tuntutan
Elaun Lebih Masa menyatakan tempoh kerja lebih masa yang layak
dituntut adalah sekurang-kurangnya minimum 30 minit sehari.
Sebarang tuntutan yang kurang daripada tempoh tersebut secara
automatik adalah tidak layak dibayar dan akan dipotong dari
borang penyata elaun lebih masa bulanan.
Semakan Audit mendapati kesemua sampel baucar bayaran telah
mematuhi peraturan yang ditetapkan.
4.1.8 Tempoh Kemukakan Tuntutan
Para 3.9 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008 Peraturan Tuntutan
Elaun Lebih Masa menyatakan bahawa tuntutan elaun lebih masa
hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya dalam tempoh 2 bulan
daripada bulan kerja lebih masa dilakukan. Segala tuntutan selepas
dari tempoh tersebut tidak akan dipertimbangkan.
Berdasarkan pemerhatian Audit terhadap 158 sampel baucar
bayaran yang dipilih kesemua pegawai yang membuat tuntutan
elaun lebih masa telah menghantar borang tuntutan mengikut
peraturan yang telah ditetapkan.
10
4.1.9 Dokumen Sokongan Tuntutan Elaun Lebih Masa
Mengikut para 4.1 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008, 4
dokumen sokongan yang perlu disertakan semasa membuat
tuntutan adalah seperti berikut:
i. Surat Arahan Kerja Lebih Masa (ADM-02);
ii. Borang Penyata Elaun Lebih Masa (ADM-03);
iii. Laporan Kedatangan Sistem Perakam Waktu Pegawai; dan
iv. Borang Pengesahan Penggunaan Kenderaan Pejabat
(SISTEP) atau jadual harian pemandu (hanya untuk
pemandu).
Semakan Audit mendapati bahawa kesemua 158 sampel baucar
bayaran yang terlibat telah mematuhi peraturan yang ditetapkan.
Berikut adalah contoh gambar dokumen - dokumen sokongan:
11
Rajah 1:
Contoh Dokumen Sokongan
Borang ADM-02
12
Borang ADM-03
Laporan Kedatangan Sistem Perakam Waktu
13
Borang Pengesahan Penggunaan Kenderaan Pejabat (SISTEP)
4.1.10 Format Keseragaman Penggunaan Borang ADM-03
Mengikut para 4.1 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008, antara
dokumen sokongan yang perlu dilampirkan oleh pegawai adalah
Borang ADM-03.
Semakan Audit mendapati terdapat ketidakseragaman dalam
penggunaan borang ADM-03 pada beberapa baucar bayaran yang
digunakan untuk tuntutan elaun lebih masa. Contoh
ketidakseragaman borang ADM-03 yang digunakan adalah seperti
di Rajah 2. Oleh itu, adalah dicadangkan supaya borang ADM-03
14
yang digunakan untuk tuntutan elaun lebih masa ini diseragamkan
supaya tidak terdapat kekeliruan semasa proses pengiraan.
Rajah 2:
Format Borang ADM-03
4.1.11 Bayaran Elaun Lebih Masa Melangkau Had 1/3 Daripada Gaji
Pokok
Berdasarkan Arahan Pentadbiran MQA Bilangan 11/2008,
Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa, kelulusan bayaran tuntutan
lebih masa yang melibatkan melebihi had 1/3 dari gaji pokok
bulanan hendaklah ditandatangani oleh pengarah bahagian dan
bagi unit di bawah Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif hendaklah
ditandatangani oleh ketua unit masing-masing.
15
Semakan Audit mendapati daripada 158 sampel baucar bayaran,
49 pegawai yang membuat tuntutan elaun lebih masa melebihi 1/3
daripada gaji pokok. Daripada jumlah ini hanya seorang pegawai
yang tidak mendapatkan tandatangan Ketua Pegawai Eksekutif
bagi pegawai yang bertugas di bawah Pejabat Timbalan Ketua
Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti). Bagaimanapun jumlah yang
dituntut tidak melibatkan jumlah yang tinggi. Maklumat terperinci
seperti di Jadual 5.
Jadual 5:
Pegawai Yang Tidak Mendapatkan Tandatangan Ketua Bahagian
Nama Tarikh Baucar
No. Baucar Gaji Pokok
(RM)
1 Per 3 Daripada Gaji Pokok (RM)
Jumlah Tuntutan
Elaun Lebih Masa (RM)
M. Munzir Bin
Yaakub 19/06/2012 1031897 1,103.35 367.80 368.90
4.2 Pengiraan Tuntutan Elaun Lebih Masa
4.2.1 Waktu Mula Kerja Lebih Masa
Mengikut para 3.7 Arahan Pentadbiran Bil. 11/2008 menyatakan
bahawa kerja lebih masa hendaklah dimulakan 30 minit selepas
pilihan Waktu Bekerja (WB) pegawai.
Semakan Audit mendapati satu daripada 158 sampel baucar
bayaran tidak mematuhi peraturan ini. Sampel baucar bayaran
yang terlibat adalah seperti Jadual 6 di bawah:
16
Jadual 6:
Kesalahan Waktu Mula Kerja Lebih Masa
Nama No. Baucar Tarikh Kerja Lebih Masa
Mohd Farid Bin Adnan 1029388 14/2/2012
Oleh itu tuntutan bayaran elaun lebih masa untuk 30 minit bagi
pegawai ini perlu disemak semula untuk mengesahkan tuntutan
bayaran.
4.2.2 Pegawai Menanggung Kerja
Mengikut para 3.7 Arahan Pentadbiran Bil. 11/2008 menyatakan
bahawa pegawai yang sedang dalam menanggung kerja, tuntutan
lebih masa hendaklah dimulakan 2 jam 15 minit selepas pilihan WB
(merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2007).
Semakan Audit mendapati daripada 158 sampel baucar bayaran
yang dipilih seorang sahaja pegawai yang menanggung kerja
pegawai lain dan menuntut elaun lebih masa serta tuntutan yang
dibuat mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.
4.2.3 Kerja Lebih Masa Melebihi 3 Jam Sehari
Mengikut para 3.8 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008 Peraturan
Tuntutan Elaun Lebih Masa, sekiranya kerja lebih masa yang
dilakukan itu melebihi 3 jam sehari, sejumlah 30 minit akan ditolak
daripada tempoh kerja lebih masa tersebut sebagai waktu rehat.
Jika kerja lebih masa dilakukan pada hari rehat Sabtu, hari rehat
mingguan atau hari pelepasan am di mana tempohnya melebihi 9
17
jam sehari, sejumlah 1 jam akan ditolak daripada tempoh kerja
lebih masa tersebut sebagai waktu rehat.
Semakan Audit mendapati terdapat seorang pegawai daripada 158
sampel baucar bayaran yang tidak menolak 30 minit bagi tempoh
kerja lebih masa yang melebihi 3 jam. Sampel yang terlibat adalah
seperti di Jadual 7.
Jadual 7:
Kesalahan Pengiraan Waktu Rehat
Nama No. Baucar Tarikh Kerja Lebih Masa
Mohd Fadhli Bin Aripen 1030471 22/3/2012
Oleh itu tuntutan bayaran elaun lebih masa untuk 30 minit bagi
pegawai ini perlu disemak semula untuk mengesahkan tuntutan
bayaran.
4.3 Kerja Lebih Masa Untuk Pemandu
Mengikut para 3.13 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008, seorang
pemandu yang diarah bekerja lebih masa adalah layak menuntut bayaran
elaun lebih masa termasuk waktu menunggu dan perjalanan semasa
memandu. Walau bagaimanapun, seorang pemandu adalah tidak layak
menuntut bayaran lebih masa dari rumah ke pejabat dan sebaliknya
kecuali pemandu yang dikhaskan kepada pegawai jawatan utama Gred B
dan ke atas.
Semakan Audit mendapati 15 sampel baucar bayaran yang melibatkan
pemandu telah membuat tuntutan waktu menunggu (standby). Kesemua
tuntutan yang dibuat adalah berdasarkan jadual tugasan harian pemandu
dan mengikut peraturan yang telah ditetapkan. Pemandu yang terlibat
18
merupakan pemandu kepada pegawai Gred B dan ke atas. Maklumat
terperinci adalah seperti di Jadual 8 berikut:
Jadual 8:
Pegawai yang Membuat Tuntutan Waktu Menunggu (Standby)
Bil Nama No. Baucar
1 M. Munzir Bin Yaakub 1018492
2 Mohd Albab Mohd Yusof 1019821
3 M. Munzir Bin Yaakub 1020016
4 M. Munzir Bin Yaakub 1021387
5 Mohd Khandani Nasiron 1022766
6 Mohd Albab Mohd Yusof 1024226
7 M. Munzir B. Yaakub 1020760
8 Mohd Albab B. Mohd Yusof 1023461
10 M. Munzir B. Yaakub 1030914
11 M. Munzir B. Yaakub 1031897
12 M. Munzir B. Yaakub 1028588
13 M. Munzir B. Yaakub 1029198
14 M. Munzir B. Yaakub 1034378
15 Mohd Albab Mohd Yusof 1035065
Selain itu, penerangan berkenaan tuntutan elaun lebih masa oleh
pemandu perlu lebih jelas dan terperinci bagi mengelakkan tuntutan yang
dibuat untuk tugas tidak rasmi seperti membawa pegawai untuk makan
malam yang tidak layak menuntut elaun lebih masa.
4.4 Kesilapan Gaji Pokok
Pengiraan kadar bayaran sejam bagi tuntutan Elaun Lebih Masa adalah
berdasarkan gaji pokok setiap pegawai. Semakan Audit mendapati 2
daripada 158 sampel baucar bayaran yang dipilih mempunyai kesilapan
maklumat gaji pokok. Walau bagaimanapun amaun yang terlibat adalah
19
terlalu kecil dan tidak menjejaskan jumlah bayaran tuntutan Elaun Lebih
Masa. Maklumat terperinci adalah seperti di Jadual 9 berikut:
Jadual 9:
Kesilapan Gaji Pokok
Bil Nama No. Baucar Kesilapan Gaji
Pokok (RM)
Gaji Pokok Sebenar
(RM)
1 Mohd Nazlee B. Zainal 1026643 820.61 820.38
2 Mohd Shazwan Nisha B. Ishak 1034275 1,985.69 1,965.89
4.5 Peraturan Berkaitan Tuntutan Elaun Lebih Masa
4.5.1 Peraturan Pengiraan bagi tempoh Kerja Lebih Masa Yang
Melibatkan 2 Zon Waktu
Semakan Audit mendapati amalan di MQA, jika seorang pegawai
menjalankan kerja lebih masa melebihi 3 jam bagi hari kerja biasa
atau 9 jam bagi hari rehat 0.5 atau 1 jam akan ditolak daripada
kadar waktu terendah.
Adalah diperhatikan dari hampir keseluruhan sampel Audit yang
dipilih telah membuat tuntutan Elaun Lebih Masa yang melibatkan
2 zon waktu dan 0.5 jam atau 1 jam ditolak dari kadar waktu
terendah. Sebagai contoh, bagi pegawai yang menjalankan kerja
lebih masa pada hari Isnin dari jam 6.00 petang hingga 11.00
malam, 0.5 jam akan ditolak pada kadar siang iaitu kadar terendah.
Bagaimanapun tiada peraturan bertulis berkenaan perkara ini.
Contoh berkenaan perkara yang dimaksudkan adalah seperti di
Rajah 3 berikut
20
Rajah 3:
Pengiraan bagi tempoh Kerja Lebih Masa Yang Melibatkan
2 Zon Waktu
21
Memandangkan amalan ini tidak tercatat di dalam Arahan
Pentadbiran Bil. 11/2008 Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa,
adalah dicadangkan agar amalan ini dijadikan peraturan bertulis
supaya boleh dijadikan panduan dan rujukan pada masa akan
datang.
4.5.2 Cuti Gantian Kelepasan Am
Merujuk kepada Memo Antara Bahagian, Jabatan Perkhidmatan
Awam Malaysia bertarikh 5 Disember 1998 bertajuk Ruling
Bayaran Lebih Masa, Para (xvi) menyatakan, jika hari kelepasan
am jatuh pada hari rehat mingguan, maka hari kelepasan am itu
adalah ditunda pada hari berikutnya.
Adalah diperhatikan amalan di MQA, jika hari kelepasan am jatuh
pada hari Ahad, kadar hari kelepasan diberi pada hari Ahad dan
bukan pada hari cuti gantian kelepasan am. Adalah dicadangkan
agar amalan berkenaan cuti gantian kelepasan am di MQA
diperincikan dan dijadikan peraturan bertulis supaya ia jelas dan
tidak menimbulkan sebarang kekeliruan. Jadual 10 berikut adalah
senarai pegawai yang telah menjalankan kerja lebih masa pada
cuti kelepasan am.
22
Jadual 10:
Senarai Baucar Bayaran Melibatkan Hari Pelepasan Am
Bil. Nama No. Baucar Tarikh Baucar
1 Mohd Khandani Nasiron 1022766 4/8/2011
2 Mohd Nazlee Zainal 1026751 13/12/2011
3 Ross Razeq Bin Rosli 1028222 18/1/2012
4 Mohd Azahari Zulkepli 1028233 20/1/2012
5 Rosmarina Abdul Latif 1028221 26/1/2012
6 Noorhidayah Mydin 1027978 10/1/2012
7 Ross Razeq Bin Rosli 1028222 18/1/2012
8 Mohd Rafizi Yunos 1027968 10/01/2012
9 Mohammad Hanizam Bin Johan 1028159 17/01/2012
10 Mohd Fairuz Bin Abu Samah 1028156 17/01/2012
11 Zuraini Bt. Zainal Abidin 1029107 6/3/2012
23
5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
Secara keseluruhannya, pengurusan pembayaran tuntutan elaun lebih masa
adalah di tahap yang baik kerana telah mematuhi Arahan Pentadbiran MQA
Bilangan 11/2008, Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa. Bagaimanapun,
beberapa perkara perlu diperkemaskan untuk penambahbaikan pengurusan
tuntutan elaun lebih masa.
Pengagihan peruntukan elaun lebih masa kepada bahagian/unit perlu dilihat
semula kerana purata perbelanjaan setahun adalah antara 80% sahaja. Bagi
mengelakkan pengurusan perbelanjaan yang tidak cekap, Bahagian Kewangan
perlu mendapat maklum balas daripada bahagian/unit atas justifikasi
perancangan melaksanakan kerja lebih masa sebelum mengagihkan
peruntukan.
Pemandu perlu mencatatkan lebih jelas dan terperinci mengenai tuntutan bagi
mengelakkan tuntutan untuk tugas tidak rasmi seperti membawa pegawai untuk
makan malam yang tidak layak menuntut elaun lebih masa.
Tiada peraturan bertulis bagi amalan di MQA untuk pengiraan tempoh kerja lebih
masa yang melibatkan 2 zon waktu dan pengiraan cuti gantian kelepasan am.
Amalan ini adalah bagi memudahkan pengiraan tuntutan elaun lebih masa
namun ia perlu dijadikan peraturan bertulis supaya boleh dijadikan panduan dan
rujukan pada masa akan datang.