LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK...

LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK TRANS47


RINGKASAN EKSEKUTIF

Nforce Trans47 adalah hasil idea kreatif kumpulan Transparent dimana idea ini

diperolehi selepas berlansungnya Forum Pegawai Pemeriksa PERKESO 2016 yang disertai

hamper 90% pegawai pemeriksa seluruh Malaysia. Pelbagai isu dan permasalahan

dibincangkan pada forum tersebut termasuklah permasalahan berkaitan penyediaan Penyata

Tunggakan PKS(F)47.

Penyediaan Penyata PKS(F)47 sebelum ini adalah melalui dua cara iaitu

menggunakan sistem Qterm dan Microsoft Excel. Melalui sistem Qterm, pegawai pemeriksan

perlu memasukkan satu per satu maklumat tunggakan dan ini akan mengambil masa yang

lama sekiranya melibatkan tempoh tunggakan yang lama serta bilangan pekerja yang ramai.

Oleh sebab itu, kebanyakan pegawai pemeriksa lebih selesa manggunakan Microsoft Excel

dalam penyediaan penyata PKS(F)47. Isu dalam penggunaan Microsoft Excel adalah, data

yang dimasukkan tidak dapat dimuat naik terus ke Sistem PINTAR. Data-data ini perlu disalin

semula oleh Bahagian Caruman mengikut format Text File yang diterima oleh Sistem PINTAR.

Ada beberapa penyata PKS(F)47 yang menggunakan Microsoft Excel dipulangkan semula

oleh Bahagian Caruman kepada pegawai pemeriksa untuk disediakan menggunakan sistem

Qterm.

Permasalahan ini telah mencetusnya idea dimana Nforce Trans47 telah dibangunkan.

Sistem ini dibangunkan oleh anggota dari Cawangan Penguatkuasaan sendiri tanpa

melibatkan vendor luar dimana ia tidak melibatkan sebarang kos tambahan. Pembangunan

sistem ini telah mengambil kira beban kerja pegawai pemeriksa dimana mereka tidak

mempunyai banyak masa untuk menyediakan penyata PKS(F)47.

Penggunaan sistem Nforce Trans47 lebih mudah dimana maklumat caruman perlu

disediakan dalam Microsoft Excel mengikut format mudah yang disediakan. Maklumat

tersebut boleh disediakan sediri oleh pegawai pemeriksa atau mengarahkan pihak majikan

untuk menyediakan. Fail Excel tersebut akan dimuat naik ke Nforce Trans47 dan sistem akan

menjana penyata PKS(F)47 untuk diberikan kepada majikan. Apabila pembayaran telah

dibuat oleh pihak majikan, pegawai pemeriksa perlu mengemaskini pada ruang yang

disediakan dan pihak Over The Counter (OTC) boleh menjana Text File dan muat naik fail

tersebut ke Sistem PINTAR. Kesemua proses ini boleh dilakukan di Pejabat PERKESO

Tempatan tanpa melibatkan Bahagian Caruman, Ibu Pejabat.

Penggunaan Nforce Trans47 dapat menjimatkan masa kerja pegawai pemeriksa

dimana lebihan masa boleh digunakan untuk tambahan pemeriksaan majikan. Motivasi

pegawai pemeriksa dapat ditingkatkan untuk mencari tunggakan caruman semasa

pemeriksaan majikan. Sasaran Kerja Tahunan (SKT) pegawai pemeriksa meletakkan kutipan

tunggakan adalah salah satu elemen penting untuk dicapai oleh pegawai pemeriksa. Dengan

adanya sistem ini, pegawai pemeriksa akan lebih bersemangat untuk terus membuat kutipan

tunggakan caruman terhadap majikan. Penggunaan Nforce Trans47 oleh pegawai pemeriksa

dapat memastikan nasib pekerja terbela apabila tindakan mengesan majikan yang tidak

mencarum kepada PERKESO dapat dilaksanakan dengan cepat dan pantas terhadap

majikan yang ingkar.


1 | T R A N S 4 7

ELEMEN 1 - PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN

A. LATAR BELAKANG KUMPULAN

i. Nama Kumpulan :

ii. Nama Organisasi : Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO)

iii. Alamat : Menara PERKESO, 281, Jalan Ampang, Kuala Lumpur.

iv. No. Telefon : 03-42645324 / 012-6044742 / 012-6127258

v. No. Fax : 03-42567440

vi. E-mail : [email protected]

vii. Tarikh Penubuhan : 12 Julai 2016

viii. Bilangan Ahli : 7 Orang

ix. Fasilitator : Hairiri Bin Harun

x. Ketua Kumpulan : Adam Bin Daud

xi. Ahli Kumpulan : Khairullah Bin Mahfud

Mohd Amir Bin Abd Wahab

Dalmie Shahrul Salwani Binti Azmee

Azlina Binti Hapip

Nurul Afida Binti Saad

Muhammad Aslyisnoor Bin Ishak

MENGENAI PROJEK

i. Nama Projek : nForce Trans47

ii. Keterangan Projek : Penyediaan Penyata Tunggakan Caruman

iii. Pernyataan Masalah : Bilangan caruman yang banyak

Bilangan pekerja yang ramai

Kesukaran untuk mengira jumlah tunggakan caruman

iv. Bidang Inovasi : Penyampaian Perkhidmatan

v. Kategori Inovasi : Inovasi Penambahbaikan

B. Sokongan & Kelulusan Pihak Pengurusan Tertingggi Setiap Agensi Yang Terlibat

Penubuhan Kumpulan : 12 Julai 2016

mailto:[email protected]


2 | T R A N S 4 7

ELEMEN 2 – SIGNIFIKASI PROJEK & PEMBUKTIAN

A. KAITAN DENGAN FUNGSI UTAMA JABATAN

i. Fungsi Utama Cawangan Penguatkuasaan

• Unit Pendakwaan

• Unit Kompaun

• Unit Pemeriksaan

• Unit Recovery

ii. Skop Tugasan Cawangan Penguatkuasaan :-

• Memastikan majikan mematuhi Akta Keselamatan Sosial Pekerja 1969 &

Peraturan-Peraturan (Am) Keselamatan Sosial Pekerja 1971

• Memastikan semua rekod berkaitan disenggara dengan baik

• Mengemaskini maklumat-maklumat majikan

• Mengutip tunggakan caruman dan kekurangan caruman

• Mengutip Faedah Caruman Lewat Bayar (FCLB)

• Menyiasat aduan yang diterima

• Memberi penerangan kepada majikan

• Membantu majikan yang menghadapi masalah berkaitan caruman atau faedah

B. MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN & STAKEHOLDER SERTA MEMBERI IMPAK

BESAR

i. Impak kepada Pegawai Pemeriksa

▪ Tugas pemeriksaan pegawai pemeriksa dapat dipermudahkan terutama dalam

proses membuat kutipan tunggakan atau kekurangan caruman. Pegawai

pemeriksa diletakkan Sasaran Kerja Tahunan untuk membuat kutipan

tunggakan atau kekurangan caruman terhadap majikan.

*Pecapaian sehingga September 2017


3 | T R A N S 4 7

▪ Mengikut prosedur penyediaan PKS (F) 47, tempoh yang diambil untuk

menyediakan penyata tunggakan caruman hanya mengambil masa kurang

dari 12 minit untuk disiapkan. Pengujian dilakukan berdasarkan majikan yang

mempunyai 10 orang pekerja bagi tempoh 3 tahun tunggakan dan jumlah

caruman setiap bulan tidak sama.

ii. Impak kepada kutipan

▪ Cawangan Penguatkuasaan melaksanakan kehendak pelanggan dan stakeholder

PERKESO dalam memastikan data dan maklumat yang dijana diuruskan dengan

baik dan tepat kerana ia melibatkan kerja-kerja yang akan dijalankan oleh pihak

ketiga dalam memberikan perkhidmatan kepada majikan dan pekerja.

▪ Misi PERKESO juga menekankan bahawa PERKESO sentiasa berusaha dan

komited dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik, mesra dan berkualiti

kepada pelanggan atau stakeholder.

▪ Cawangan Penguatkuasaan PERKESO adalah cawangan yang terlibat dalam

menguruskan data PKS47 kepada bahagian-bahagian dalaman PERKESO dan

juga pelanggan. Ia melibatkan ikatan perundangan dengan majikan , tempoh

perlaksanaan serta nilai yang tinggi. Kegagalan dalam memantau dan

menguruskan data tunggakan caruman secara menyeluruh boleh mengakibatkan

kerugian kepada organisasi.

iii. Impak kepada jabatan

▪ Peningkatan jumlah kutipan tunggakan caruman secara tidak langsung akan

meningkatkan jumlah pendaftaran pekerja yang layak dicarum dibawah AKSP.

iv. Impak kepada masyarakat

▪ Mengurangkan bilangan majikan yang gagal mematuhi undang-undang serta

meningkatkan kepercayaan pekerja kepada majikan dan menghasilkan suasana

kerja yang harmoni.

▪ Peningkatan pekerja dan orang tanggungan yang dapat dilindungi oleh

PERKESO.

C. Kaitan Dengan Agenda Nasional

Pelan Strategik PERKESO bagi tempoh 2016-2020 adalah berteraskan Rancangan

Malaysia ke 11 (RMKe-11) 2016-2020 yang berfokus kepada agenda pertumbuhan

yang berpaksikan rakyat. Teras strategik RMKe-11 adalah ”Meningkatkan

Kesejahteraan Rakyat”. Maka projek yang dihasilkan ini adalah bertepatan dengan

teras tersebut.

Selain itu juga, dibawah agenda Program Transformasi Kerajaan iaitu dalam

“Penyampai Perubahan Asas ke Seluruh Negara” telah memberikan keutamaan

kepada pelanggan dan stakeholders dalam usaha pembangunan keselamatan sosial.

Perkhidamatan yang berteraskan rakyat diberikan keutamaan dan mengukuhkan

komitmen kepada pihak kerajaan untuk meningkatkan taraf hidup serta potensi rakyat

untuk memanfaatkan pembangunan dan kemajuan negara.


4 | T R A N S 4 7

D. Kaitan Dengan Keadaan & Ekosistem Semasa

i. Isu Perluasan Perlindungan Pekerja

Penggunaan Nforce Trans47 ini bertujuan untuk memastikan semua pekerja

dicarumkan. Secara tidak langsung pengiraan tuntutan faedah dapat diberikan

kepada keluarga pekerja yang ditimpa kemalangan dengan lebih cepat. Sebanyak

69,770 pekerja yang telah dikesan layak untuk mencarum tetapi tidak dicarumkan

sebelum ini berdasarkan bilangan penyata PKS(F)47 yang telah diselesaikan.

ii. Kegagalan dan Kelewatan Membayar Caruman

Penggunaan secara manual PKS(F)47 punca kegagalan atau kelewatan untuk

membayar tuntutan faedah kepada pekerja yang layak untuk mendapat bayaran.

E. Pembuktian Melalui Analisis (Bagi Tujuan Penyelesaian) & Ujicuba

Pembangunan aplikasi Nforce Trans47 adalah berdasarkan kepada analisa terhadap

beberapa masalah yang telah dibangkitkan oleh pegawai pemeriksa tetap dan kontrak

pada Forum Pegawai Pemeriksa PERKESO 2016.

Bagi mengatasi masalah yang dibangkitkan itu, Cawangan Penguatkuasaan Ibu

Pejabat PERKESO telah mengambil inisiatif untuk membangunkan satu aplikasi yang

dapat membantu pegawai pemeriksa dalam menyediakan penyata tunggakan

caruman PKS(F) 47. Dimana sistem ini dapat mempercepatkan aktiviti pemeriksaan

pegawai pemeriksa.

Ujicuba aplikasi ini dilakukan oleh anggota di pejabat PERKESO Negeri Wilayah

Persekutuan Kuala Lumpur dan telah mendapat reaksi positif dari mereka. Aplikasi ini

juga dapat membantu tugas anggota Bahagian Caruman didalam tugasan untuk

mengemaskini maklumat caruman majikan dan pekerja.

ELEMEN 3 - TINDAKAN PEMBUKTIAN DAN PENYELESAIAN

A. CADANGAN PENYELESAIAN DAN STRATEGI PERLAKSANAAN

Carta perbatuan telah dijadikan sebagai panduan perancangan dan pelaksanaan

setiap aktiviti yang dijadualkan agar menjadikan pembangunan sesuatu sistem itu

lebih praktikal dan berkesan.


5 | T R A N S 4 7

Carta Perbatuan Pembangunan Aplikasi Trans47

Lima kaedah Design Thinking serta Blue Ocean Strategy digunakan bagi

membangunkan sistem Trans47

Emphatise (Design Thinking)

Melalui Forum Penambahbaikan Aktiviti Penguatkuasaan Pegawai Pemeriksa 2016,

telah dikenalpasti beberapa masalah yang telah mengganggu tugas pegawai

pemeriksa agar aktiviti pemeriksaan lebih berkesan. Masalah tersebut seperti dijadual

di bawah:

Bil Isu Punca Dikenalpasti Tanggungjawab Cadangan

Penyelesaian

1 PKS(F)47 Kesukaran dan masa

yang lama untuk

membuat pengiraan

TC/KC

Pegawai

Penggunaan sistem

untuk pengiraan secara

automatic TC/KC

diperluaskan ke seluruh

Malaysia

2 PKS(F)47 Kod majikan PINTAR

tidak boleh diguna

pada Qterm

Unit Caruman Ibu

Pejabat

Syor wujudkan

PKS(F)47 yang mesra

PINTAR

3 Pegawai

dikehendaki

untuk

menyediakan

PKS(F)47 bagi

menggantikan

Borang 8A/8B

bagi kes-kes

yang tidak

melibatkan

pendakwaan.

Majikan tidak

menyediakan Borang

8A/8B

Penguatkuasaan 1. PKS(F)47 hanya

disediakan untuk

kes pendakwaan

sahaja.

2. Kemaskini SOP

3. Pegawai

Pemeriksan

dikecualikan dari RO

4. Menguatkuasakan

Per. 44 PPAKSP

1971

5. Menyediakan e-

Filing kepada

majikan

4 Penyediaan

PKS(F)47

Penyediaan PKS(F)47

mengambil masa yang

lama kerana dikira

secara manual. Risiko

kesilapan pengiraan.

Cawangan

Penguatkuasaan

Mewujudkan 'software'

yang boleh digunakan

oleh majikan untuk

memudahkan proses

pengiraan TC dan KC.

5 PKS (F) 47 lewat

disediakan oleh

pegawai.

Skop kerja pegawai

pemeriksa terlalu luas.

Kekangan masa yang

terhad. Terdapat

majikan yang tidak

mahu/ tiada masa

untuk membuat kiraan

penyata tunggakan.

Pegawai

pemeriksa dan

pegawai kerani.

Tambahan skop kerja

pegawai kerani

diperluaskan dan

diselaraskan dalam

membantu penyediaan

PKS(F)47.


6 | T R A N S 4 7

B. PELAN TINDAKAN PENYELESAIAN

4 punca utama permasalahan telah dikenalpasti dan dikatagorikan seperti jadual

dibawah

BIL Kategori Punca Masalah Utama Faktor

1

Sistem

Sedia ada

Penyediaan Penyata Tunggakan PKS(F)47

mengambil masa yang lama

Rekod perlu di masukkan

satu persatu

2 Penggunaan Sistem Qterm dalam

penyediaan Penyata Tunggakan PKS(F)47

tidak mesra pengguna.

Fungsi dan proses agak

rumit

3 Kod majikan 12 digit tidak boleh digunakan di

sistem Qterm.

Penggunaan kod majikan

yang tidak dikemaskini

4 Sistem

Alternatif

Penyediaan Penyata Tunggakan PKS(F)47

menggunakan Microsoft Excel menyebabkan

kesukaran data dimuat naik ke Sistem

PINTAR.

Data caruman gagal

dimuat naik ke sistem

PINTAR dan melibatkan

data perlu dibuat semula

menggunakan sistem

Qterm

Satu aplikasi telah dibangunkan bagi mengatasi masalah penyediaan Penyata

Tunggakan PKS(F)47 serta memuat naik data caruman ke Sistem PINTAR. Bagi

mengukuhkan lagi kaedah penyelesaian tersebut, kumpulan turut menggunapakai

kaedah sistem New Blue Ocean Strategy (NBOS) berdasarkan kepada Empat Rangka

Tindakan yang dianalisa.

↑ Lebih cepat

↑ Kemaskini caruman

diperingkat pejabat

tempatan

Raise

✔ Mudah digunakan

✔ Atas talian

Create

X Proses kerja bertindan

X Kos pengeposan

Eliminate Membangunkan

Sistem

Penyediaan

Penyata PKS(F)47

Reduce

↓ Proses kerja rumit

↓ Masalah kemaskini

caruman


7 | T R A N S 4 7

C. PELAKSANAAN TINDAKAN PENYELESAIAN

IDEATE (Design Thinking)

Berdasarkan kepada proses ‘IDEATE’, 3 langkah utama iaitu percambahan fikiran,

penandaarasan dan pemilihan idea kreatif telah diaplikasikan bagi menghasilkan

cadangan penyelesaian seperti pada jadual dibawah

BIL PUNCA MASALAH UTAMA CADANGAN PENYELESAIAN

1 Penyediaan Penyata Tunggakan

PKS(F)47 mengambil masa yang lama

Membangunkan aplikasi yang lebih mudah

serta memendekkan masa penyediaan

Penyata Tunggakan PKS(F)47

2 Penggunaan Sistem Qterm dalam

penyediaan Penyata Tunggakan

PKS(F)47 tidak mesra pengguna

Membangunkan aplikasi yang lebih mudah

proses kerja serta mesra pengguna

3 Kod majikan 12 digit tidak boleh digunakan

di sistem Qterm

Membangunkan aplikasi yang boleh

menerima kod majikan baru 12 digit

4 Penyediaan Penyata Tunggakan

PKS(F)47 menggunakan Microsoft Excel

menyebabkan kesukaran data dimuat naik

ke Sistem PINTAR

Membangunkan aplikasi yang dapat

memudahkan data caruman dimuat naik ke

sistem PINTAR.

IDEATE (PERCAMBAHAN IDEA UTAMA MELALUI PENANDAARASAN)

BIL CADANGAN PENYELESAIAN PENANDAARASAN

SAMPEL

HURAIAN

1 Menaik taraf Q-term

Tempoh lesen

penggunaan tamat

pada tahun 2019

2 Perluasan kepada penggunaan

sistem Disket

Proses kerja tidak

sesuai kepada

Pegawai

Pemeriksa kerana

sistem ini

digunakan oleh

majikan.

3 Membangunkan aplikasi

penyediaan Penyata Tunggakan

PKS(F)47 secara atas talian.

Idea baru dengan

membangunkan

sistem secara

dalaman.


8 | T R A N S 4 7

IDEATE (PEMILIHAN IDEA KREATIF):

Cadangan membangunkan aplikasi penyediaan Penyata Tunggakan PKS(F)47

secara atas talian telah dipilih dimana ciri-ciri praktikal sistem yang hendak

dibangunkan ini adalah seperti berikut:

BIL CADANGAN

PENYELESAIAN

CIRI-CIRI PRAKTIKAL

1. Membangunkan

aplikasi penyediaan

Penyata Tunggakan

PKS(F)47 secara atas

talian

Tidak melibatkan kos tambahan memandangkan sistem

dibangunkan oleh anggota Cawangan Penguatkuasaan.

2. Integrasi dengan Microsoft Excel bagi melibatkan tempoh penyata

yang lama.

3. Penyata boleh terus dicetak atau disimpan sebagai fail PDF

bertujuan untuk dikemukakan kepada majikan.

4. Janaan Text File dapat dibuat bagi memudahkan proses muat naik

data ke Sistem PINTAR

5. Mengurangkan kesilapan serta penggunaan masa yang berlebihan.

D. PERAKUAN DARIPADA PIHAK BERTAULIAH

Hasil daripada sesi libat urus bersama Cawangan Teknologi Maklumat (CTM) PERKESO berkaitan isu

pembangunan Nforce Trans47 pada 7 Ogos 2017, pihak CTM telah memberi kelulusan untuk

meneruskan pembangunan aplikasi ini dan aplikasi ini perlu selari dengan Dasar Keselamatan ICT

PERKESO. (Rujuk Lampiran 1)

ELEMEN 4 - KEBERHASILAN PROJEK


9 | T R A N S 4 7

Pembangunan sistem ini mengambil kira aspek cara penggunaan dimana cara

penggunaannya sangat mudah bagi melancarkan perjalanan tugasan pemeriksaan

pegawai pemeriksa.

4.1 Outcome Projek (Dijangka) & Pembuktian Analisa

A. KESAN JANGKA PENDEK

SEBELUM PELAKSANAAN SISTEM TRANS47

SELEPAS PELAKSANAAN SISTEM TRANS47

i. Penjimatan Kos Operasi

Penggunaan sistem ini dapat mengelakkan dari cetakan fail Microsoft Excel yang

kemudiannya dihantar ke Ibu Pejabat untuk diproses. Kos cetakan dan pengeposan

dapat dijimatkan. Dimana kos pengeposan sebanyak 60 sen serta kos cetakan

sebanyak lebih kurang 10 sen untuk sehelai kertas. Ini menunjukkan sekurang-

kurangnya 70 sen kos operasi dapat dijimatkan bagi satu-satu penyata tunggakan.

Ini kerana aplikasi Trans47 dapat menjana text file yang boleh dimuat naik terus ke

Sistem PINTAR apabila bayaran tunggakan dari majikan telah diterima.

SEBELUM SELEPAS

PROSES KOS PROSES KOS

Menghantar cetakan

Penyata Tunggakan

PKS (F) 47 ke

Bahagian Caruman,

Ibu Pejabat

Pos biasa : RM 0.80

Poslaju : RM 6.00

(Purata mengikut

berat dokumen bagi

satu penyata

tunggakan majikan)

*tidak termasuk GST

Text File telah

dikemaskini apabila

bayaran tunggakan dari

majikan telah diterima di

peringkat pejabat.

Tiada kos

PemeriksaanPenyediaan PKS(F)47

Penerimaan Bayaran

Penghantaran PKS(F) 47 ke

Bahagian Caruman

Pegawai Kerani / (OMPD) bina

semula Text File

Muat naik ke Sistem PINTAR

PemeriksaanPenyediaan PKS(F)47

Penerimaan Bayaran / Kemaskini Bayaran

OTC muat naik Text File ke

Sistem PINTAR

Pejabat PERKESO Tempatan Bahagian Caruman, Ibu Pejabat PERKESO

Pejabat PERKESO Tempatan


10 | T R A N S 4 7

ii. Penjimatan Kos Masa

Dari segi kos masa pula, merekodkan penjimatan sebanyak 80 % untuk satu majikan.

Merujuk kepada proses sebelum aplikasi ini dilaksanakan, anggota perlu melakukan

proses kerja yang mengambil masa selama 60 minit (menggunakan sistem Qterm)

akan tetapi selepas penggunaan aplikasi ini, satu proses kerja hanya mengambil masa

kurang dari 12 minit untuk disiapkan. Pengujian dilakukan berdasarkan majikan yang

mempunyai 10 orang pekerja bagi tempoh 3 tahun tunggakan dan jumlah caruman

setiap bulan tidak sama.

Dari cara kerja lama secara manual seperti merekod data pekerja dan majikan yang

sering berlaku kesilapan pengiraan caruman aplikasi ini telah berjaya untuk membantu

proses kerja ini bertambah mudah, pengiraan yang tepat, dan cepat.

Penjimatan masa juga dapat dijimatkan apabila data pekerja dapat dimuat naik terus

ke Sistem PINTAR tanpa perlu dihantar ke Bahagian Caruman untuk proses

seterusnya.

SEBELUM SELEPAS

POS BIASA POSLAJU Dikemaskini peringkat pejabat

RM 0.80 RM 6.00 Tiada Kos

Anggaran penjimatan sebanyak 4,624 data majikan (Trans47) sejak penggunaan

Trans47

Penjimatan sebanyak

RM 3,699.20 (Pos Biasa) / RM 27,744.00 (Pos Laju)


11 | T R A N S 4 7

Ia sekaligus dapat mengurangkan kos tenaga kerja anggota kerana ia tidak

melibatkan kerja lebihan masa selain memberikan kebaikan terhadap pengurusan

masa bekerja serta penggunaan kos yang minima.

iii. Penjimatan Sumber Manusia

Seperti proses sebelum perlaksanaan Trans47 ini, setiap pejabat PERKESO akan

menghantar PKS (F) 47 terutamanya yang menggunakan penyata tunggakan fail

Microsoft Excel kepada Bahagian Caruman, Ibu Pejabat untuk dikemaskini data pekerja

dan majikan. Proses yang dilakukan adalah, Pegawai Kerani / Operator Mesin

Pemprosesan Data (OMPD) di Bahagian Caruman akan membina semula penyata

tunggakan tersebut dalam format Text File (Format yang digunakan untuk dimuat naik

ke Sistem PINTAR) dan kemudiannya proses muat naik akan dibuat. Ini menunjukkan

pengulangan proses berlaku dalam proses untuk muat naik data ke Sistem PINTAR

Setelah perlaksanaan aplikasi ini, proses data boleh terus dibuat oleh Over The

Counter (OTC – diperingkat pejabat tempatan) tanpa perlu dihantar ke Bahagian

Caruman Ibu Pejabat sewaktu pengeluaran resit pembayaran. Ini kerana aplikasi ini

mampu untuk menjana Text File yang boleh dimuat naik terus ke Sistem PINTAR.

ANGGOTA GAJI SEBULAN (Gaji pokok)

Pegawai Kerani (Sambilan) RM 1,560

OMPD (Sambilan) RM 59.57 X 20 (hari bekerja)*

= RM 1,191.40

*purata jumlah bilangan hari bekerja

*Anggaran penjimatan sebanyak RM 1,560 / RM 1,191.40 (sebulan) kos sumber

manusia bagi seorang anggota (pegawai kerani / OMPD) dapat dilaksanakan

kerana text file tersebut boleh dilaksana di peringkat OTC tidak perlu dihantar

ke Bahagian Caruman, Ibu Pejabat.

Pada tahun 2017 sahaja sebanyak 8,564 penyata tunggkan PKS(F)47 telah disediakan

oleh 277 pengawai yang kebanyakannya adalah dari anggota penguatkuasaan seluruh

Malaysia menggunakan aplikasi Trans47. Seramai 69,770 pekerja dimana majikan

mereka mempunyai tunggakan caruman telah dikenalpasti dan dicarumkan. Dari

jumlah tersebut, sebanyak 4,060 penyata tunggakan telah diselesaikan melibatkan

jumlah tunggakan sebanyak RM 12,669,717.00

2017

•8,564 Penyata Tunggakan

•277 pengguna

4,060 Selesai 69,770 Pekerja

RM 12 Juta

Tunggakan

diselesaikan


12 | T R A N S 4 7

E. NILAI TAMBAH

a. Sistem ini telah direka untuk menerima dua jenis tunggakan iaitu:-

i. Caruman yang sama setiap bulan

Bagi majikan yang mempunyai tunggakan caruman dimana caruman bulanan

adalah sama pada setiap bulan seperti kes Sekali Layak Terus Layak, jenis

pertama adalah sesuai untuk digunakan kerana ianya sangat ringkas serta sangat

menjimatkan masa. Maklumat yang diperlukan hanyalah No kad pengenalan dan

nama pekerja, tarikh mula dan tarikh tamat tunggakan serta nilai caruman

sebulan.

ii. Caruman tidak sama setiap bulan

Sekiranya majikan mempunyai tunggakan caruman yang mana caruman pekerja

tidak sama pada setiap bulan, jenis kedua adalah sesuai. Bagi jenis kedua,

maklumat yang diperlukan adalah No kad pengenalan dan nama pekerja, bulan

caruman serta nilai caruman sebulan.

b. Text File

Format text file ini digunakan untuk memuat naik data caruman ke dalam sistem

PINTAR. Text file ini mempunyai format tertentu, jarak diantara di setiap data kod

majikan, no kad pengenalan pekerja, nama pekerja, tempoh dan kadar caruman yang

diperlukan semasa memuat naik data.


13 | T R A N S 4 7

c. Pembangunan sistem

Sistem Trans47 ini dibangunkan sendiri oleh anggota di Cawangan

Penguatkuasaan, Ibu Pejabat yang mempunyai kepakaran IT bagi memberikan nilai

tambah pada Trans47 dan dengan menggunakan sumber terbuka dan ianya tidak

memerlukan kos tambahan. Sistem ini telah mengambil kira pelbagai aspek di

antaranya maklumat yang mudah dicapai, mesra pengguna, tidak terlalu padat dan

mudah difahami. Sistem ini digunakan secara sepenuhnya berdasarkan memo

bertarikh 5 Mei 2017. (Rujuk lampiran 2 )

4.2 Impak Projek (luar jangka) & Pembuktian

A. KESAN JANGKA PANJANG – KESAN KEPADA PEMBANGUNAN SERTA

KEMAJUAN NEGARA.

i. Perluasan liputan luaran

Memberi impak kepada jabatan melalui jaminan keselamatan sosial dengan

adanya Trans47 ini. Penggunaan Trans47 dapat memastikan pemeriksaan

terhadap majikan lebih mudah terutamanya dari segi proses penyediaan penyata

PKS(F)47. Lebih banyak majikan dapat diperiksan bagi memastikan mereka

mematuhi Akta Keselamatan Sosial Perkeso tanpa ada majikan yang terlepas

sekali gus keadilan sosial pekerja di seluruh Malaysia terjamin dan terbela. Sistem

ini memberi impak dari segi peningkatan tahap pematuhan undang-undang

dikalangan majikan terhadap akta dalam memperkasa aktiviti pemeriksaan dan

penguatkuasaan. Secara tidak langsung hak orang berinsurans dapat lebih

terjamin dengan mendapat perlindungan dan faedah yang adil dan saksama di

bawah kaitan Pelan Strategik PERKESO 2016-2020 dibawah Teras 3 iaitu

Memperkukuh Kemampanan Dana dan Tadbir Urus.

ii. Imej Organisasi

Di bawah kaitan Pelan Strategik PERKESO 2016-2020 dibawah Teras 2 iaitu

Mentranformasi Perkhidmatan Menerusi Penjenamaan iaitu imej kepada

organisasi yang efisien dalam memenuhi ekspetasi para pelanggan. Dengan

memberi perhatian dan tumpuan utama dalam memberikan perkhidmatan yang

terbaik kepada semua pekerja dan tanggungan menerusi skim-skim keselamatan

sosial selaras dengan Dasar Pembangunan Negara. Bepegang kepada nilai

kemanusian dan prinsip profesionlisme akan memberi keprihatinan kepada

semua stakesholder dan pelanggan yang membawa perkhidmatan yang

cemerlang serta meningkatkan kesejahteraan dan memenuhi aspirasi rakyat.

Sekali gus mengurangkan perbezaan rekod caruman majikan dan pekerja pada

tahap minima.

iii. Kepuasan hati pelanggan

Menyelesaikan masalah majikan yang ingin membuat bayaran tunggakan

caruman. Sebelum ini, masalah timbul apabila majikan ingin membuat bayaran

tunggakan caruman bagi pekerja bagi satu tempoh masa yang panjang serta

majikan tersebut juga mempunyai pekerja yang ramai. Sistem ini memudahkan


14 | T R A N S 4 7

majikan serta meningkat kepuasan hati mereka dalam berurusan dengan

PERKESO. Ini secara tidak langsung dapat memastikan tugas dan tanggungjawab

Pegawai Pemeriksa mengikut KPI yang telah ditetapkan oleh jabatan serta

organisasi. Teras 3 iaitu Memperkukuh Kemampanan Dana dan Tadbir Urus,

dibawah indikator sasaran sebanyak 95% untuk mencapai kutipan tunggakan

caruman serta FCLB mengikut objektif PERKESO dalam Pelan Strategik

PERKESO 2016-2020.

B. IMPAK PROJEK (HASIL LUAR JANGKA)

i. Membudayakan Amalan Strategi Lautan Biru

Sistem Trans47 ini memberi impak yang besar daripada segi kewangan di mana

pelbagai kos dapat dikurangkan antaranya kos sumber manusia, kos masa dan

kos operasi yang lain. Hasil pengurangan kos-kos ini, pihak pengurusan

PERKESO dapat menyalurkan lebihan perbelanjaan pengurusan ke atas aktiviti

pengoperasian yang lain. Selain itu juga, projek ini dapat membantu dalam

peningkatan dana PERKESO bagi jangkamasa panjang berkait dengan Pelan

Strategik PERKESO 2016-2020 dibawah Teras 3 iaitu Memperkukuh

Kemampanan Dana dan Tadbir Urus.

ii. Penguatkuasaan Terhadap Majikan

Sistem Trans47 ini dapat memastikan nasib pekerja terbela apabila tindakan

mengesan majikan yang tidak mencarum kepada PERKESO dapat dilaksanakan

dengan cepat dan pantas terhadap majikan yang ingkar. Hasil sistem Trans47 ini

juga dapat meningkatkan pengetahuan majikan dan seterusnya mengurangkan

bilangan majikan yang gagal mematuhi undang-undang. Secara tidak langsung,

kepercayaan pekerja kepada majikan juga meningkat dan menghasilkan suasana

kerja yang harmoni.

iii. Mengurangkan Jurang Perbezaan Data Caruman Majikan dan Pekerja

Sistem Trans47 dapat mengurangkan jurang perbezaan data caruman majikan

dan pekerja. Sebelum ini, perbezaan caruman majikan berbeza dengan caruman

pekerja akibat daripada perbezaan data pekerja yang belum dikemaskini. Setelah

perlaksanaan aplikasi ini, proses data boleh terus dibuat oleh (OTC) sewaktu

pengeluaran resit pembayaran. Ini kerana aplikasi ini mampu untuk menjana Text

File yang boleh dimuat naik terus ke Sistem PINTAR.


15 | T R A N S 4 7

ELEMEN 5 - POTENSI PENGEMBANGAN INOVASI.

A. TAHAP KETERSEDIAAN PROJEK.

• Projek ini telah pun berada pada tahap yang bersedia kerana projek ini dari segi

perkembangan telah pun digunapakai dan di seragamkan keseluruh peringkat pejabat

Perkeso kepada pegawai pemeriksa pada 5 Mei 2017 dan ia telah berjaya di

laksanakan dan berjaya digunapakai dengan mudah oleh pegawai pemeriksa. Dan

berkemungkinan projek ini dapat diketengah kepada jabatan-jabatan lain atau

syarikat-syarikat lain yang memerlukannya.

• Bagi proses penyediaan sistem ini kumpulan kami telah mendapat kelulusan dengan

bahagian teknologi maklumat dimana keselamatan data adalah terjamin untuk sistem

Trans47 dengan memo maklum kelulusan dari pihak BTM yang bertarikh 4hb Oktober

2017.

• Sepanjang proses penyediaan projek ini banyak penambahbaikkan telah dilakukan

oleh ahli-ahli kumpulan dalam melaksanakan sistem Trans47 ini supaya projek yang

dihasilkan berkualiti, ahli juga dilengkapi dengan pelbagai kemahiran berfikir secara

kreatif bagi mengaplikasikan kaedah dan teknik yang perlu dalam penghasilan projek

sepanjang penyediaan sistem ini.

B. TAHAP REPLIKASI DAN PENGKOMERSIALAN.

• Sistem Trans47 ini mulanya terhad pengunaanya hanya di ibu pejabat sahaja

digunakan tetapi setelah dibuat penambahbaikan sistem ini telah diperluaskan

pengunaanya kepada seluruh pejabat perkeso dan majikan.

• Memo bertarikh 27 Mac 2017 telah mendapat sokongan daripada Bahagian Caruman

bagi perlaksaan penyediaan penyata tunggakan PKS(F)47. (Rujuk Lampiran 3)

• Memo bertarikh 5 Mei 2017 telah mendapat kelulusan bagi perlaksanaan panduan dan

tatacara pengunaan sistem Trans47 melalui e-Capai ia telah diselaraskan kepada

seluruh pejabat PERKESO. (Rujuk Lampiran 2)

• Projek sistem ini boleh diketengahkan kepada jabatan-jabatan lain atau mana-mana

syarikat yang mengunakan skop aliran sistem yang sama dalam memudahkan

tugasan.


16 | T R A N S 4 7

LAMPIRAN 1


17 | T R A N S 4 7

LAMPIRAN 2


18 | T R A N S 4 7

LAMPIRAN 3


19 | T R A N S 4 7

SAMBUNGAN LAMPIRAN 3

LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK...

Documents

Transcript of LAPORAN PERINCIAN PROJEK KIK...