1 / 5

LAPORAN PROJEK INOVASI UNIT MAJLIS MESYUARAT KERAJAAN NEGERI

(Kumpulan M.A.S.K.E.R)

TAJUK : SISTEM PEMBERITAHUAN MELALUI SMS: SMART EXCO SMS ALERT

PENGENALAN

Latar Belakang ringkas perkhidmatan

Pusat Pentadbiran Kerajaan Negeri Selangor pada asalnya berada di Bangunan Sultan Abdul Aziz Samad di Kuala Lumpur. Kemudian pada 1977, Bangunan Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (SSAAS) di Shah Alam mula dibina dengan keluasan lantai 578250 meter persegi. Unit Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri (MMKN) pula berada di Bangunan Annex yang dibina pada tahun 2005 di lokasi bersebelahan Bangunan SSAAS. Unit MMKN mula beroperasi sebagai salah sebuah unit di bawah Pentadbiran Kerajaan Negeri Selangor (setelah pemisahan dengan Pejabat Dewan Negeri Selangor) pada 1 Julai 2015 dan sehingga kini berdiri sebagai sebuah unit yang menguruskan Mesyuarat Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri serta urusan pentadbiran, kewangan dan perkhidmatan Y.B. Ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri (AMMKN), pegawai dan kakitangan pejabat Y.B. AMMKN serta pegawai dan kakitangan Unit MMKN sendiri. Menurut Undang-undang Tubuh Kerajaan Negeri Selangor, MMKN adalah : “Majlis Mesyuarat Kerajaan” ertinya Majlis Mesyuarat Kerajaan yang ditubuhkan di bawah peruntukan-peruntukan bahagian ini. “Negeri” ertinya Negeri Selangor dari termasuklah semua wilayah tanggungannya, pulau-pulau dan tempat-tempat yang pada hari pertama bulan Disember, 1941, telah ditadbirkan sebagai sebahagian daripadanya, dan perairan wilayah yang bersempadan dengannya tetapi tidak termasuk kawasan-kawasan Wilayah Persekutuan yang ditakrifkan dalam Enakmen Wilayah Persekutuan 1973 dan Wilayah Persekutuan Putrajaya yang ditakrifkan dalam Enakmen Wilayah Persekutuan Putrajaya 2000. (1) Duli Yang Maha Mulia hendaklah melantik suatu Majlis Mesyuarat Kerajaan yang dalam bahasa Inggeris disebut “State Executive Council”. (2) Majlis Mesyuarat Kerajaan hendaklah dilantik seperti yang berikut, iaitu- (a) Duli Yang Maha Mulia hendaklah pertama-tamanya melantik menjadi Menteri Besar, untuk mempengerusikan Majlis Mesyuarat Kerajaan, seorang ahli Dewan Negeri yang pada pendapat Baginda mungkin mendapat kepercayaan majoriti ahli Dewan itu; (b) Baginda hendaklah atas nasihat Menteri Besar melantik tidak lebih daripada sepuluh dan tidak kurang daripada empat orang ahli daripada kalangan ahli Dewan Negeri; dan (c) Baginda hendaklah, jika dinasihati sedemikian oleh Menteri Besar, melantik seorang ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan menjadi Timbalan Menteri Besar yang hendaklah membantu Menteri Besar dalam menjalankan kuasa-kuasanya,

2 / 5

melaksanakan kewajipan-kewajipannya dan menunaikan fungsi-fungsinya, dan atas arahan Menteri Besar, dia hendaklah menjalankan kuasa-kuasa, melaksanakan kewajipan-kewajipan dan menunaikan fungsi-fungsi Menteri Besar yang sedemikian; Minit bagi semua prosiding Majlis Mesyuarat Kerajaan hendaklah disimpan LIX. Bahasa Melayu hendaklah menjadi bahasa rasmi Majlis Mesyuarat Kerajaan: Dengan syarat bahawa-

(a) Walau apa pun peruntukan-peruntukan dalam Perkara ini, bahasa Inggeris boleh digunakan selama tempoh dan bagi tujuan yang pada masa ini diperuntukkan oleh atau mengikut Perkara 152 Perlembagaan Persekutuan; dan

(b) Suatu versi rasmi bahasa Inggeris hendaklah diadakan bagi apa-apa jua yang dikehendaki supaya dicetak atau diubah ke dalam bentuk bertulis dan boleh disiarkan dalam Warta.

Tujuan Projek Inovasi

Penyedia kertas ringkasan terutamanya tidak dimaklumkan oleh penerima kertas ringkasan yang biasanya terdiri daripada Setiausaha Pejabat bahawa cabutan Minit MMKN bagi kertas ringkasan yang didraf oleh beliau telah diterima. Sehubungan itu, bagi mendapatkan kepastian, mereka sering menelefon Unit MMKN untuk bertanya mengenai status kertas ringkasan masing-masing. Melalui projek inovasi ini, status keputusan cabutan minit mesyuarat MMKN akan dimaklumkan terus kepada penyedia kertas ringkasan MMKN.

Proses Pelaksanaan Projek Inovasi

Proses pelaksanaan sistem smart exco sms alert diadaptasi dengan menggunakan aplikasi mysms 15888 dengan dibantu oleh Bahagian Teknologi Maklumat Pejabat Setiauasaha Kerajaan Negeri .

Proses Sebelum dan Selepas

SEBELUM PENYEDIA TIDAK MAKLUM Penyedia kertas ringkasan MMKN tidak dimaklumkan oleh penerima cabutan Minit MMKN di jabatan/agensi masing-masing mengenai cabutan minit yang telah diedarkan TIADA BUKU DAFTAR Jabatan/Agensi yang menerima cabutan Minit MMKN tidak merekod dengan teratur dan tiada buku daftar rekod RAHSIA RASMI dibuat untuk tujuan pendaftaran surat masuk di jabatan/agensi masing-masing BERKONGSI PEJABAT Ada sesetengah jabatan/agensi yang berkongsi pejabat dan mempunyai banyak bahagian menyebabkan cabutan Minit silap diterima oleh jabatan/agensi berbeza BEBAN TUGAS Penerima kertas ringkasan terlalu sibuk hingga lupa merekod atau tercicir

3 / 5

cabutan Minit MMKN SELEPAS Makluman Secara Terus Kepada Penyedia Kertas Ringkasan Memudahkan Cara Pemberitahuan Dengan Menghantar Sms Dengan Serta Merta Jimat Masa Dan Kos Unit Mmkn Penghantaran Pemakluman Melalui Sms Boleh Diurus Dan Dikawal Selia Oleh Pegawai/Kakitangan Unit Mmkn Sendiri Tiada Aduan Dan Meningkatkan Kecekapan Penyampaian Perkhidmatan

Elemen Penurunan Kuasa (jika ada)

TIADA

IMPAK INOVASI TERHADAP KUMPULAN SASAR/PERKHIDMATAN/JABATAN/AGENSI/NEGARA:

Hasil daripada projek Smart EXCO SMS Alert : - Sebagai alat pemakluman yang berkesan bagi memberitahu penyedia

kertas ringkasan MMKN berhubung cabutan Minit MMKN yang telah diedarkan.

- Pengurangan kos dan tenaga serta meningkatkan penyampaian sistem perkhidmatan Unit MMKN.

- Memanfaatkan sepenuhnya kemudahan teknologi maklumat yang disediakan.

4 / 5

Pengiktirafan Diterima

Tempat Ketiga Mini Konvensyen Kumpulan Inovatif & Kreatif (KIK) Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor 2016.

Gambar-gambar Berkaitan

5 / 5

Disediakan Oleh:

Nama : MOHD KHAIRUL ASHRAFF BIN RADZALI KETUA PENOLONG SETIAUSAHA (MMKN) Telefon : 03-55447614 Emel : ashraff@selangor.gov.my

Implikasi Kewangan