LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/7_Laporan Projek... ·...
Transcript of LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/7_Laporan Projek... ·...
LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN
BERTERUSAN
MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 19/2017
26 SEPTEMBER 2017
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL.19/2017
1
1.0 LATAR BELAKANG
Penambahbaikan berterusan adalah penting dalam usaha penjaminan kualiti sesebuah organisasi.
Bagi organisasi yang melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti yang berlandaskan piawai MS ISO
9001:2015, penambahbaikan berterusan adalah keperluan yang dinyatakan dalam Fasal 10.3 -
Penambahbaikan Berterusan.
Salah satu langkah yang telah diambil oleh Universiti Malaya bagi memastikan proses
penambahbaikan berterusan dalam Sistem Pengurusan Kualitinya adalah melalui projek
penambahbaikan berterusan yang dilaksanakan pada peringkat Pusat Tanggungjawab (PTj).
Perkara yang dipilih untuk Projek Penambahbaikan Berterusan telah dikenal pasti oleh PTj melalui
maklum balas pelanggan atau ketakakuran yang diterima atau masalah berulang yang dihadapi
dalam menjalankan sesuatu aktiviti di PTj masing-masing.
Mulai tahun 2017, Projek Penambahbaikan Berterusan difokuskan mengikut Proses Teras PT01 –
PT10. Peringkat permulaan, QMEC telah mengenalpasti projek penambahbaikan yang
dilaksanakan mengikut Proses Teras tersebut:
(i) PT01 - Pengajaran & Pembelajaran
(ii) PT04 - Pengurusan Infrastuktur & Harta Benda
(iii) PT07 - Pengurusan Hal Ehwal Pelajar & Alumni.
Pemilik proses teras (PT) diminta untuk mengemukakan cadangan projek penambahbaikan
dengan menggunakan Borang Cadangan yang telah disediakan. Cadangan Projek
Penambahbaikan Berterusan yang diterima dari pemilik PT akan dinilai oleh Panel Penilai yang
dilantik oleh Pengurusan Tertinggi UM. Panel akan membuat keputusan sama ada projek yang
dikemukakan lulus, lulus bersyarat (perlu membuat pembetulan) atau ditolak.
Bagi tujuan pemantauan, Pemilik PT diminta mengemukakan laporan kemajuan dan laporan akhir
projek. Borang Cadangan, Laporan Kemajuan dan Laporan Akhir Projek Penambahbaikan
Berterusan dipaparkan di laman web QMEC untuk rujukan dan kegunaan sem. Sebagai langkah
tambahan terhadap pemantauan projek, setiap pemilik PT akan melaporkan status pelaksanaan
projek masing-masing pada Mesyuarat Pengurus Kualiti bersama Wakil Pengurusan.
2.0 STATUS DAN KATEGORI PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN
Jadual 1 menunjukkan status projek Penambahbaikan Berterusan di antara 8 September 2016
hingga 15 September 2017. Majoriti projek penambahbaikan telah tamat (63%). Penurunan
bilangan projek penambahbaikan adalah selari dengan pendekatan baru projek penambahbaikan
mengikut proses teras dan bukan lagi mengikut PTj.
Rajah 1 Status Projek Penambahbaikan Berterusan pada 15 September 2017 Jadual 2 menunjukkan senarai penuh projek penambahbaikan mengikut status di antara 8
September 2016 hingga 15 September 2017 mengikut PTj. Sejumlah 19 projek direkodkan dari 17
PTj. Projek-projek ini merupakan projek yang dilaksanakan sebelum bermulanya pendekatan baru
projek penambahbaikan mengikut proses teras.
Jadual 2 Status Projek Penambahbaikan Berterusan dari 8 September 2016 sehingga 15
September 2017.
(a) Senarai Projek yang berstatus "Tamat".
Bil PTj Tajuk Projek Kategori
1. Fak. Sains Komputer dan Tek. Maklumat
Sistem Maklumat Bersepadu Sistem/Proses
2. Bahagian Perkhidmatan Pendaftar
Penambahbaikan Sistem Pengambilan & Pemulangan Pakaian Akedemik Istiadat Konvekesyen
Sistem/Proses
Sedang berjalan, 3, 15%
Tamat, 12, 63%
Batal, 2, 11%
Lulus bersyarat, 2, 11%
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL.19/2017
3
3. Fak. Bahasa Linguistik Keberkesanan Kursus Universiti Komunikasi Bahasa Inggeris
Sistem/Proses
4. Kolej Kediaman Ke 9 Penambahbaikan Kemudahan Ruang Belajar & Interaksi Berkonsep Santai
Infrastruktur
5. Kolej Kediaman Pertama
Pengkomposan Sisa Domestik Sistem/Proses
6. Institut Asia Eropah (AEI)
Projek Membina Kemahiran Mengurus dan Mengendalikan Seminar Bertaraf Sederhana
Sistem/Proses
7. Kolej Kediaman Ungku Aziz (KK11)
Manual Pengurusan Projek Pelajar Kolej Kediaman Ungku Aziz (MAPPUA)
Sistem/Proses
8. Fak. Pergigian Penambahbaikan Penyelenggaraan Lif-lif di Menara Pascaijazah dan Penyelidikan, Fak. Pergigian
Infrastruktur
9. Kolej Kediaman Keempat
SOP Kewangan Kolej Sistem/Proses
10. Fak. Perubatan
Penubuhan Makmal Kalibrasi Alatan Makmal Bertaulian ISO 17025 di Fakulti Perubatan, Universiti Malayan- Fasa ke 2
Infrastruktur
11. Fak. Perubatan Maklum Balas Pensyarah dalam Proses Pembelajaran dan Pembelajaran (P&P)
Sistem/Proses
12. Institut Pengurusan Pemantauan dan Penyelidikan
Pemantauan Prestasi Pusat Penyelidikan: Teras Penyelidikan & Teras Perkhidmatan
Sistem/Proses
(b) Senarai projek yang berstatus "Sedang berjalan”.
Bil PTj Tajuk Projek Kategori
1. Kolej Kediaman Ke 12 Cadangan Menambahbaik Ruang Rekriasi & Ruang Belajar di Kolej Kediaman Raja Dr Nazrin Shah
Sistem/Proses
2. QMEC Development of Assessment Guidebook fo Quality Assurance in Teaching and Learning
Sistem/Proses
3. QMEC Penambahbaikan SKMS Sistem/Proses
(c) Senarai projek yang berstatus "Lulus Bersyarat”. Pemilik proses teras diminta mengemukakan
projek yang telah dikemaskini.
Bil PTj Tajuk Projek Kategori
1. Jab. Pembangunan dan Penyelenggaraan Harta Benda
Aplikasi Geographic Informations System di JPPHB UM
Sistem/Proses
2. Hal Ehwal Pelajar dan Alumni
Perkhidmatan Shuttle Bus Yang Cekap & Mengikut Jadual
Sistem/Proses
(d) Senarai projek yang berstatus "Batal”.
Bil PTj Tajuk Projek
Kategori
1. Kolej Kediaman Ke10 Penyelarasan Sistem Dokumentasi Aktiviti Pelajar-pelajar Kolej Kediaman Tun Ahmad Zaidi (KK10)
-
2. Pusat Asasi Sains Sistem inventori Bahan Kimia -
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL.19/2017
5
Jadual 3 dan Rajah 2 merumuskan bilangan Projek Penambahbaikan Berterusan
mengikut kategori. Secara amnya, sebahagian besar Projek Penambahbaikan
Berterusan adalah berkaitan dengan Proses/Sistem (82%), manakala yang lainnya
adalah Infrastruktur sebanyak (18%).
Jadual 3 Projek Penambahbaikan Berterusan mengikut kategori.
KATEGORI BILANGAN PERATUS
Infrastruktur 3 18
Sistem/Proses 14 82
Jumlah 17 100
Rajah 2 Projek Penambahbaikan Berterusan mengikut kategori. (Status pada 15
September 2017)
Infrastruktur; 3; 18%
Sistem/Proses; 14; 82%
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL.19/2017
6
3.0 PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN TAMAT BAGI TAHUN 2016 SEHINGGA 15
SEPTEMBER 2017.
Sebanyak 12 projek telah tamat dari tempoh 8 September 2016 hingga 15 September 2017.
Jadual 4 Projek Penambahbaikan Berterusan yang berstatus tamat sehingga 15 September 2017.
Bil PTj Tajuk Projek Tarikh Tamat
1. Fak. Sains Komputer dan Tek. Maklumat
Sistem Maklumat Bersepadu 12 September 2017
2. Bahagian Perkhidmatan Pendaftar
Penambahbaikan Sistem Pengambilan & Pemulangan Pakaian Akedemik Istiadat Konvekesyen
7 September 2017
3. Fak. Bahasa Linguistik
Keberkesanan Kursus Universiti Komunikasi Bahasa Inggeris
12 September 2017
4. Kolej Kediaman Ke 9
Penambahbaikan Kemudahan Ruang Belajar & Interaksi Berkonsep Santai
12 September 2017
5. Kolej Kediaman Pertama
Pengkomposan Sisa Domestik 7 September 2017
6. Institut Asia Eropah (AEI)
Projek Membina Kemahiran Mengurus dan Mengendalikan Seminar Bertaraf Sederhana
21 April 2017
7. Kolej Kediaman Ungku Aziz (KK11)
Manual Pengurusan Projek Pelajar Kolej Kediaman Ungku Aziz (MAPPUA)
5 Oktober 2016
8. Fak. Pergigian Penambahbaikan Penyelenggaraan Lif-lif di Menara Pascaijazah dan Penyelidikan, Fak. Pergigian
23 Mac 2017
9. Kolej Kediaman Keempat
SOP Kewangan Kolej 22 Mac 2017
10. Fak. Perubatan
Penubuhan Makmal Kalibrasi Alatan Makmal Bertaulian ISO 17025 di Fakulti Perubatan, Universiti Malayan- Fasa ke 2
21 April 2017
11. Fak. Perubatan Maklum Balas Pensyarah dalam Proses Pembelajaran dan Pembelajaran (P&P)
7 Ogos 2017
12. Institut Pengurusan Pemantauan dan Penyelidikan
Pemantauan Prestasi Pusat Penyelidikan: Teras Penyelidikan & Teras Perkhidmatan
15 September 2017
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL.19/2017
7
4.0 RUMUSAN
Secara amnya, PTj telah merancang dan melaksanakan Projek Penambahbaikan Berterusan.
Namun begitu, PTj haruslah memastikan usaha berterusan dilakukan untuk mengenalpasti dan
menjalankan projek penambahbaikan berterusan yang mempunyai impak besar terhadap
proses kerja utama di PTj masing-masing. Usaha ini harus diteruskan di peringkat PTj
walaupun pendekatan baru projek penambahbaikan berdasarkan proses teras dijalankan. PTj
masih digalakkan untuk meneruskan aktiviti penambahbaikan dari masa ke semasa.
Berdasarkan Projek Penambahbaikan Berterusan dari PTj yang telah tamat, didapati ia
mempunyai impak besar terhadap proses kerja utama di PTj. Ini termasuklah projek
penambahbaikan daripada PTj di bawah Jabatan Pendaftar (Bahagian Pentadbiran Pendaftar)
yang bertajuk Penambahbaikan Sistem Pengambilan Dan Pemulangan Pakaian Akademik
Istiadat Konvokesyen di mana telah memenangi piala emas di peringkat kebangsaan iaitu
Pingat Emas di National Innovation and Invention Competition Through Exhibition 2017
(iCompEX’17) dan Innovation Research, Invention and Application Expo 2017 (I-RIA 2017).