LAPORAN TAHUNAN 2015 - UTM Library...
Transcript of LAPORAN TAHUNAN 2015 - UTM Library...
LAPORAN TAHUNAN
2015
Bahagian Repositori Metadata Perpustakaan Raja Zarith Sofiah
Perpustakaan UTM
Laporan Tahunan Bahagian Repositori Metadata
2015
Penyunting: Kamariah Mohamed Jong
Penyusun: Haliza Zainal Nabilah Jamil
Bahagian Repositori Metadata
Perpustakaan Raja Zarith Sofiah UTM Johor Bahru
April 2016
i
ISI KANDUNGAN MUKASURAT
Isi Kandungan i Senarai Lampiran iii Senarai Jadual iv 1.0 PENGENALAN 1 2.0 OBJEKTIF BAHAGIAN 2.1 Objektif Unit 1 2.1.1 Unit Koleksi Khas 1 2.1.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital 1 2.1.3 Unit Pengurusan UTM‐IR 1 3.0 AKTIVITI UNIT KOLEKSI KHAS 3.1 Penerimaan Bahan Koleksi Khas 2 3.2 Aktiviti Input Ringkas Bahan 4 3.3 Aktiviti Mengkatalog Bahan 5 3.4 Aktiviti Aksesen 6 3.5 Penghantaran Bahan ke Unit/Bahagian/Cawangan Perpustakaan UTM lain 9 4.0 AKTIVITI PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL 4.1 Proses Imbasan Bahan 11 4.2 Menukar Bahan Digital Pelbagai Format Ke Dalam Bentuk PDF 11 4.3 Statistik UPDD 11 4.3.1 Pendigitalan bahan 11 4.3.2 Statistik Mengikut Jenis Bahan 12 4.4 Proses Deposit Rekod Dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) 14 4.4.1 Jumlah Keseluruhan Rekod DMS Sehingga 31 Disember 2015 14 4.4.2 Jumlah Rekod Deposit Ke DMS Bagi Tahun 2015 17 4.4.3 Kumulat Rekod DMS Dari Tahun 2013‐2015 18
5.0 AKTIVITI UNIT PENGURUSAN UTM‐IR 5.1 Mewujudkan ID Pendeposit 19 5.2 Pendepositan Dalam UTM‐IR 19 5.2.1 Pendepositan UTM‐IR 2015 19 5.2.2 Pencapaian KPI Bagi pendepositan dalam UTM‐IR 20 5.2.3 Pendepositan Oleh Perpustakaan UTM 21
ii
6.0 PENCAPAIAN UTM‐IR DI PERINGKAT GLOBAL 6.1 Pencapaian UTM‐IR Dalam Ranking Web of Repositories 23 6.2 Pencapaian Ranking IR di IPTA Malaysia 23 6.3 Pencapaian UTM‐IR Dari Tahun 2009‐2015 24 6.3.1 Ranking Web of Repositories : Top Institutionals (World Rank)/Malaysia Rank 24
(2009‐2015) 7.0 PENGUKURAN PENCAPAIAN PRESTASI BAHAGIAN REPOSITORI METADATA 7.1 Pencapaian Key Performance Indicatiors (KPI) 26 7.2 Pencapaian BS 11620:2008 ‐ Unit Koleksi Khas 26
8.0 PROJEK PERPINDAHAN BAHAN KOLEKSI KHAS (LUKISAN TERUKUR, PETA MELAMPIRI TESIS
DAN FOTO BERBINGKAI DARI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH (PSZJB) KE PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH (PRZS)
8.1 Tempoh Pelaksanaan Projek Perpindahan 28 8.2 Jumlah Koleksi Bahan Yang Dipindahkan 29 8.3 Jumlah Koleksi Bahan Ada Barkod 29
9.0 PENAMBAHBAIKAN YANG TELAH DILAKSANAKAN 29 10.0 PELAKSANAAN PROJEK 2015
10.1 Mengkatalog bahan tertunggak cakera padat PSM FKA tahun 2012 31 10.2 Projek Menyemak Bahan ‘Naskhah Lebihan’ Koleksi Khas 31 10.3 Projek Semakan Tesis (Master dan Phd) Retrospektif Tahun 1970‐1992 31 10.4 Projek Menampal Keratan Akhbar Retrospektif 31 10.5 Projek Menyediakan Minit Keratan Akhbar Retrospektif 32 10.6 Projek Semakan Semula Cakera Padat Tesis/ PSM Rosak 32 10.7 Projek Bacaan Rak Bahan Koleksi Khas 32
11.0 PROJEK 2016 33 LAMPIRAN
iii
SENARAI LAMPIRAN
Lampiran 1 : Carta Bahagian Repositori Metadata Lampiran 2 : Jumlah Penerimaan Bahan Koleksi Khas Bagi Tahun 2015 Lampiran 3 : Jumlah Aktiviti Input Ringkas Bahan Koleksi Khas Bagi Tahun 2015 Lampiran 4 : Jumlah Pencapaian Keseluruhan Aktiviti Mengkatalog Bahan Koleksi Khas Bagi Tahun 2015 Lampiran 5 : Perangkaan Deposit Rekod Dalam UTM‐IR (Januari ‐ Disember 2015) Lampiran 6 : Pencapaian KPI bagi Pendepositan Rekod dalam UTM‐IR Lampiran 7 : Perangkaan Deposit Rekod Dalam UTM‐IR (Unit Pengurusan UTM‐IR) (Januari –
Disember 2015) Lampiran 8 : Perangkaan Aktiviti UTM‐IR (Unit Pengurusan UTM‐IR) (Januari ‐ Disember 2015) Lampiran 9 : Ranking Web of Repositories : Pencapaian UTM‐IR Januari 2015 Lampiran 10 : Ranking Web of Repositories : Pencapaian UTM‐IR Julai 2015 Lampiran 11 : Key Amal Indicators (KAI) Perpustakaan UTM 2015 : Bahagian Repositori Metadata Lampiran 12 : Fotograf Semasa Projek Perpindahan Lukisan Terukur Dilaksanakan
iv
SENARAI JADUAL
Jadual 1: Jumlah Penerimaan Bahan Koleksi Khas Secara Kumulatif bagi Tahun 2013‐2015 Jadual 2: Jumlah Input Ringkas Bahan Koleksi Khas Bagi Tahun 2015 Jadual 3: Tempoh Proses Aksesen Bahan Dari Tarikh Penerimaan Di Dalam Sistem Symphony
Tahun 2015 Jadual 4: Proses Pendigitalan: Perbandingan Tahun 2009‐2015 Jadual 5: Jumlah Keseluruhan Rekod DMS Sehingga 31 Disember 2015 Jadual 6: Jumlah Keseluruhan Rekod DMS – Mengikut Jenis bahan Sehingga 31 Disember 2015 Jadual 7: Jumlah Rekod Deposit ke DMS – Mengikut Site (Januari ‐ Disember 2015) Jadual 8: Jumlah Rekod Deposit ke DMS – Mengikut Jenis Bahan (Januari ‐ Disember 2015)
1
1.0 PENGENALAN Bahagian Repositori Metadata (BRM) dibangunkan pada Julai 2014 selaras dengan penstrukturan semula Perpustakaan UTM dan terdiri dari tiga (3) unit iaitu Unit Koleksi Khas, Unit Pengurusan Dokumen Digital dan Unit Pengurusan UTM‐IR. Rujuk carta Bahagian seperti di lampiran 1. 2.0 OBJEKTIF BAHAGIAN a. Membangunkan bahan koleksi khas UTM seperti hasil karya, penerbitan oleh warga UTM atau mengenai UTM bagi tujuan pemeliharaan khazanah UTM untuk kajian dan rujukan. b. Menyediakan akses kepada Koleksi Khas UTM di dalam bentuk digital. c. Membangunkan dan memantapkan koleksi digital perpustakaan. d. Mengurus pembangunan UTM‐IR dan aktiviti berkaitan dengannya. 2.1 OBJEKTIF UNIT 2.1.1 Unit Koleksi Khas
a. Membangun dan mengurus koleksi khas UTM serta menyelenggara rekod bibliografi. b. Memproses bahan yang diterima, mengkatalog dan mengkelas koleksi khas dalam Sistem
Pengurusan Perpustakaan. 2.1.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital Membangunkan dan menguruskan dokumen Koleksi Khas UTM ke dalam bentuk digital bagi menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan di dalam perkhidmatan perpustakaan. 2.1.3 Unit Pengurusan IR Kenalpasti, mengkelas, mendeposit, memantau, menyenggara dan mengemaskini rekod dan kendali bengkel UTM‐IR.
2
Jadual 1 : Jumlah Penerimaan Bahan Koleksi Khas Secara Kumulatif Bagi Tahun 2014 dan 2015
3.0 AKTIVITI UNIT KOLEKSI KHAS
3.1 Penerimaan Bahan Koleksi Khas
3.1.1 Pada tahun 2015, jumlah keseluruhan penerimaan bahan koleksi khas adalah sebanyak
6,136 naskhah (Lampiran 2). Jumlah ini menurun sebanyak 5.04% berbanding tahun
2014 sebanyak 6,462 naskhah (Jadual 1).
3.1.2 Bahan Koleksi Khas yang diterima terdiri daripada tesis (Doktor Falsafah dan Sarjana),
Kertas Projek Sarjana Muda, buku penerbitan Penerbit UTM, buku selain Penerbit UTM,
buku panduan, buku seminar/prosiding, buletin, dokumen kontrak, cakera padat siri
rakaman, cakera padat seminar/prosiding, cakera padat melampiri tesis, kertas soalan
peperiksaan, sijil, keratan akhbar dan fotograf.
3.1.3 Jumlah penerimaan tesis bagi tahun 2015 adalah sebanyak 2471 judul/2471 naskhah
yang terdiri dari pecahan seperti dalam Rajah 1. Jumlah ini mengalami penurunan
sebanyak 40% berbanding tahun 2014 sebanyak 4,115 judul/4,115 naskhah tesis yang
diterima.
3.1.4 Secara keseluruhan, jumlah penerimaan bahan koleksi khas secara kumulatif sehingga
tahun 2015 adalah sebanyak 147,291 naskhah seperti dalam Jadual 2.
TAHUN JUMLAH PENERIMAAN
(NASKHAH)
%
2014
6,462
2015
6,136
5.04%
3
Jadual 2 : Jumlah Penerimaan Bahan Koleksi Khas Secara Kumulatif Sehingga Tahun 2015
J N J N J N J N J N
Koleksi Khas Am (Buku) 1,429 28,082 429 559 1,858 28,641 176 495 2,034 29,136
Koleksi Khas Am (Makalah) 265 3,549 - - 265 3,549 - - 265 3,549
Kertas Projek Sarjana Muda 4,026 55,538 455 455 4,481 55,993 1,187 1,187 5,668 57,180
Tesis (Sarjana & Doktor Falsafah) 4,366 11,333 3,660 3,660 8,026 14,993 1,284 1,284 9,310 16,277
JUMLAH 10,086 98,502 4,544 4,674 14,630 103,176 2,647 2,966 17,277 106,142
Koleksi Khas (Bersiri) - 503 55 94 55 597 175 196 230 793
JUMLAH - 503 55 94 55 597 175 196 230 793
Lukisan Teknik 23 3,649 - - 23 3,649 - - 23 3,649
JUMLAH 23 3,649 - - 23 3,649 - - 23 3,649
Cakera Padat (Koleksi Khas) 6,870 19,077 1,670 1,692 8,540 20,769 2,471 2,553 11,011 23,322
JUMLAH 6,870 19,077 1,670 1,692 8,540 20,769 2,471 2,553 11,011 23,322
Sijil - 44 2 2 2 46 7 7 9 53
Fotograf - 12,918 - - - 12,918 - 114 0 13,032
Keratan Akhbar (Koleksi Khas) - - - - - - 300 300 300 300
JUMLAH - 12,962 2 2 2 12,964 307 421 309 13,385
Catatan :
**Judul diambil kira mulai tahun 2012
BAHANSehingga 2013
Jumlah
Penerimaan
Tahun 2014
Kumulatif
2013-2014
Jumlah
Penerimaan
Tahun 2015
Kumulatif
sehingga 2015
147,291
MONOGRAF
TERBITAN BERSIRI
KARTOGRAFI
BAHAN PANDANG DENGAR
LAIN-LAIN
JUMLAH KESELURUHAN
BAHAN16,979 134,693 6,271 6,462 23,250 141,155 5,600 6,136 28,850
4
3.2 Aktiviti Input Ringkas Bahan
3.2.1 Aktiviti input ringkas bahan koleksi khas adalah merangkumi proses perolehan bahan di
dalam Modul Perolehan sehingga proses input ringkas maklumat bibliografik bahan ke
dalam Modul Katalog.
3.2.2 Bahan yang diinput ringkas mulai Julai 2014 oleh UKK adalah menggunakan status
dalam proses (INPROC_SC).
3.2.3 Bahan retrospektif berstatus “CATALOGING” yang dibawa semasa perpindahan dari PSZ
pada tahun 2014 dilengkapkan tag di Modul Katalog dengan mengekalkan status asal
“CATALOGING” tanpa mengambilkira peratusan aksesen pada tahun 2015.
3.2.4 Jumlah aktiviti input ringkas bahan oleh Pembantu Perpustakaan Unit Koleksi Khas
(UKK) bagi tahun 2015 adalah sebanyak 8,802 naskhah (Lampiran 3). Jumlah ini
meningkat sebanyak 47.02% berbanding tahun 2014 iaitu sebanyak 4,663 naskhah
(Rajah 2).
5
3.2.5 Peningkatan aktiviti input ringkas bahan pada tahun 2015 adalah kerana pada tahun
2014, Pembantu Perpustakaan di UKK terlibat dalam projek perpindahan bahan koleksi
khas dari Perpustakaan UTM (Bangunan Perpustakaan Sultanah Zanariah) ke
Perpustakaan UTM (Bangunan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah) dan penyusunan
semula bahan koleksi khas di rak.
3.2.6 Pecahan aktiviti input ringkas pada tahun 2015 adalah 7,643 naskhah tesis termasuk
cakera padat melampiri tesis (merangkumi 3,898 naskhah tesis dan 3,745 cakera padat
melampiri tesis), 482 naskhah tambahan tesis dan 677 naskhah buku penerbitan
Penerbit UTM Press (Rajah 3).
3.3 Aktiviti Mengkatalog Bahan
3.3.1 Aktiviti mengkatalog bahan koleksi khas adalah proses kerja baru dalam Unit Koleksi
Khas (UKK) mulai Ogos 2014 yang diambil alih daripada Unit Katalog, Hadiah dan
Pertukaran, Bahagian Katalog, Hadiah dan Pertukaran (BKHP).
3.3.2 Bahan koleksi khas yang telah siap diinput ringkas oleh Pembantu Perpustakaan akan
dikatalog oleh Pustakawan UKK dengan status “CATALOGING”.
6
3.3.3 Pada tahun 2015, sebanyak 4,827 naskhah bahan telah dikatalog termasuk aktiviti
mengkatalog di Meja Perunding Sokongan Penyelidikan (PSP) (Lampiran 4) dan jumlah
aktiviti mengkatalog mengikut jenis bahan bagi tahun 2015 adalah seperti di Rajah 4.
3.3.4 Aktiviti mengkatalog turut melibatkan bantuan Pustakawan daripada bahagian lain di
Perpustakaan UTM (Perpustakaan Bangunan Raja Zarith Sofiah) semasa bertugas di PSP
pada sebelah pagi, petang serta malam (2 judul bagi setiap sesi) dan hujung minggu (4
judul) dan pelajar praktikal yang ditempatkan di UKK. Tesis sarjana yang telah dikatalog
berjumlah 479 judul/479naskhah dan majoriti dilaksanakan oleh Pustakawan BRM.
3.4 Aktiviti Aksesen
3.4.1 Pada tahun 2015, sebanyak 2,587 naskhah bahan koleksi khas telah diaksesen (Jadual
3). Jumlah ini menurun sebanyak 47.8% jika dibandingkan pada tahun 2014 iaitu
sebanyak 4,954 naskhah (Rajah 5). Penurunan ini disebabkan beberapa faktor seperti :
i. Perubahan struktur organisasi Perpustakaan UTM di mana mulai Ogos 2014,
Unit Koleksi Khas di bawah Bahagian Repositori Metadata manakala sehingga
Julai 2014 di bawah Bahagian Pembangunan Sumber.
ii. Perubahan proses kerja secara keseluruhan mulai Ogos 2014 dimana UKK
terlibat dengan proses input ringkas bahan di dalam Modul Perolehan dan
Modul Katalog.
iii. Staf UKK bertanggungjawab melengkapkan bahan berstatus “CATALOGING”
yang dibawa semasa perpindahan dari PSZ pada tahun 2014 untuk dilengkapkan
tag di Modul Katalog dengan mengekalkan status asal “CATALOGING” tanpa
mengambilkira peratusan aksesen pada tahun 2015.
iv. Staf UKK terlibat dengan pelbagai projek seperti perpindahan Lukisan Terukur
dari Perpustakaan UTM (Bangunan Perpustakaan Sultanah Zanariah) ke
Bangunan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah, projek penyusunan semula lukisan
terukur ke dalam kabinet, projek menampal keratan akhbar retrospektif dan
lain-lain aktiviti.
7
3.4.2 Pada tahun 2015, UKK telah berjaya melaksanakan 100% aksesen bahan dalam masa 3
hari bekerja berbanding 77.9% pada tahun 2014 (Rajah 6).
8
Jadual 3 : Tempoh Proses Aksesen Bahan Dari Tarikh Diterima Oleh Pembantu Operasi Bagi Tahun 2015
Bulan Tempoh Aksesen Bahan (Hari /
Naskhah) Jumlah
Naskhah 1 2 3 >3
Januari 0 0 0 0 0
Februari 0 0 0 0 0
Mac 0 0 0 0 0
April 0 0 0 0 0
Mei 34 201 98 0 333
Jun 20 108 0 0 128
Julai 0 0 0 0 0
Ogos 0 0 0 0 0
September 0 102 70 0 172
Oktober 36 210 227 0 473
November 277 650 97 0 1024
Disember 0 301 156 0 457
Jumlah Mengikut Hari Diproses
(naskhah) 367 1572 648 0
2587
Peratus (%) 14.2 60.8 25 0
100 0
Catatan : 1-3 hari : 100 % Jumlah keseluruhan aksesen (naskhah) : 2587
>3 hari : 0%
3.4.3 Proses aksesen tidak dapat dijalankan pada bulan Januari-April kerana staf UKK terlibat
dengan beberapa projek selepas perpindahan bahan koleksi khas dari PSZJB ke PRZS.
Antara projek yang terlibat adalah seperti berikut :
i. Projek melengkapkan input ringkas tesis yang berstatus Material being catalog
yang diterima daripada Bahagian Katalog, Hadiah dan Pertukaran (BKHP) (telah
dibuat aksesen) – Januari-Februari 2015
ii. Projek menyemak, mengemaskini dan menginput rekod bibliografik bagi bahan
naskhah lebihan – Mac-April 2015
iii. Projek mengemaskini dan menampal keratan akhbar – Mac, April, Jun 2015
3.4.4 Pada bulan Julai-Ogos proses aksesen tidak dapat dilaksanakan kerana terlibat dengan
pelaksanaan projek seperti berikut :
i. Perancangan dan persediaan pelabelan sementara kabinet LTK di PRZS – 12-14
Julai 2015
ii. Persediaan perpindahan lukisan terukur/fotograf berbingkai untuk perpindahan
(di PSZJB) – 26 Julai – 2 Ogos 2015
9
Jadual 4 : Jumlah Penghantaran Bahan ke Unit Sirkulasi
(Bahagian Perkhidmatan Maklumat, Penyelidikan dan Sirkulasi)
BULAN
Januari
Februari
Mac
April
Mei
Jun
Julai
Ogos
September
Oktober
November
Disember
JUMLAH
188
1061
119
44
0
110
46
288
JUMLAH
PENGHANTARAN
(NASKHAH)
89
79
39
36
23
iii. Perpindahan lukisan terukur/fotograf berbingkai dari PSZJB ke PRZS – 10 Ogos
2015
iv. Penyusunan semula koleksi lukisan terukur/peta melampiri tesis, fotograf
berbingkai dan melaksanakan pemuliharaan fotograf berbingkai – 11 Ogos-9
September 2015
v. Staf UKK hanya melengkapkan input ringkas bahan yang berstatus Cataloging
(telah diaksesen) yang di bawa dari PSZJB ke PRZS semasa projek perpindahan
bahan koleksi khas
3.5 Penghantaran Bahan ke Unit/Bahagian/Cawangan Perpustakaan UTM lain
3.5.1 Penghantaran Bahan ke Unit Sirkulasi, Bahagian Perkhidmatan Maklumat,
Penyelidikan dan Sirkulasi (Bangunan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah)
3.5.1.1 Pada tahun 2015, sebanyak 1,061 naskhah tesis dihantar ke Unit Sirkulasi, PRZS
(Jadual 4). Bahan yang dihantar adalah tesis (Doktor Falsafah, Sarjana dan
Kertas Projek Sarjana Muda) untuk penempatan di Bilik Koleksi Khas, aras 3
PRZS.
10
3.5.2 Penghantaran Bahan ke Unit Sirkulasi, Bahagian Pengurusan Koleksi (Bangunan
Perpustakaan Sultanah Zanariah - PSZJB)
3.5.2.1 Sebanyak 522 keping cakera padat melampiri tesis telah dihantar ke Unit
Sirkulasi, Bahagian Pengurusan Koleksi, PSZ untuk penyimpanan di Bilik Bahan
Media, aras 3 PSZ.
3.5.3 Penghantaran Bahan ke Perpustakaan UTM Cawangan Kuala Lumpur (PSZKL)
3.5.3.1 Sebanyak 6 naskhah buku telah dihantar ke PSZKL pada tahun 2015.
3.5.4 Penghantaran Cakera Padat Melampiri Tesis ke Unit Pendigital Dokumen Digital
(UPDD)
3.5.4.1 Penghantaran cakera padat melampiri tesis ke UPDD adalah untuk proses
pendigitalan tesis dan dimuatnaik ke dalam Sistem Pengurusan Dokumen
(Document Management System-DMS).
3.5.4.2 Pada tahun 2015 sebanyak 2083 keping cakera padat telah dihantar ke UPDD
mengikut pecahan kategori seperti di Rajah 7.
11
4.0 AKTIVITI UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL
4.1 Proses Imbasan Bahan
Proses imbasan bahan dibuat kepada bahan asal yang terdiri dalam bentuk cetak seperti tesis, kertas
projek sarjana muda, kertas soalan, bahan makalah dan artikel daripada jurnal terbitan UTM. Bahan
diimbas menggunakan mesin imbasan (scanner) dan perlu dibuat proses editing, compressed dan
OCR (optical character recognition) bagi membolehkan bahan tersebut diakses secara atas talian.
Sebanyak 1,147 bahan yang telah diimbas pada tahun 2015.
4.2 Menukar bahan digital pelbagai format ke dalam bentuk PDF
Bagi bahan asal yang diterima sediada di dalam bentuk softcopy (CD/DVD) perlu dikemaskini dan
ditukar kepada format PDF dan dideposit ke dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DMS). Sebanyak
3,230 bahan yang telah ditukar kepada format PDF pada tahun 2015.
4.3 Statistik UPDD
4.3.1 Pendigitalan bahan
Bahan yang dibuat proses pendigitalan terdiri dari bahan koleksi khas seperti tesis (master dan
doktor falsafah), kertas projek sarjana muda, kertas soalan, artikel jurnal, keratan akhbar, fotograf
dan lain-lain. Sasaran UPDD ialah untuk memastikan ke semua bahan yang telah dibuat pendigitalan
boleh diakses secara atas talian melalui DMS.
Perbandingan proses pendigitalan bahan sepanjang 6 tahun dari 2009-2014 seperti Jadual 5.
Pencapaian pendigitalan bahan pada tahun 2015 menunjukkan peningkatan di mana 9,506 judul
berjaya dibuat proses pendigitalan berbanding 6,081 judul pada tahun 2014. Peningkatan sebanyak
36.01% disebabkan staf yang fokus dan semakin mahir menggunakan sistem DMS. Jumlah ini adalah
melebihi daripada sasaran KPI yang disasarkan sebanyak 6,000 judul bahan setahun.
Jadual 5 : Proses Pendigitalan : Perbandingan Tahun 2009 – 2015
TAHUN 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Jumlah Pendigitalan bahan
8197 8323 9188 9979 7002 6081 9506
12
4.3.2 Statistik Mengikut Jenis Bahan
4.3.2.1 Tesis Pasca Ijazah (Sarjana dan PhD)
Bahan tesis proses pendigitalan adalah tesis yang telah dikatalog oleh Unit Koleksi Khas. Tesis
yang mempunyai lampiran cakera padat, dikatalog dan diserahkan kepada staf UPDD untuk
didigitalkan, manakala bahan yang tiada lampiran dalam bentuk cakera padat diimbas bagi
memastikan ke semua tesis digital disediakan sebelum dihantar ke Unit Sirkulasi di PSZ.
Sebanyak 1,668 tesis yang telah berjaya dideposit pada 2015 berbanding 1,302 pada 2014.
2014 2015 Peningkatan
1,302 1,668 366 judul @ 21.94%
4.3.2.2 Kertas Projek Sarjana Muda (PSM)
Sejumlah 1,523 judul Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) telah didigitalkan dari proses
converting cakera padat PSM pada 2015 berbanding 1,956 pada 2014. Bagi bahan PSM yang
tidak disertakan dengan cakera padat, satu senarai berasingan disediakan untuk
memudahkan UPDD mendapatkan/mengesan semula bahan berkenaan untuk dibuat proses
imbasan.
2014 2015 Penurunan
1,956 1,523 433 judul @ 22.14%
4.3.2.3 Keratan Akhbar
Bermula daripada tahun 2012, UPDD hanya melaksanakan proses pendigitalan keratan
akhbar yang berkaitan dengan UTM sahaja. Sebanyak 1,505 keratan akhbar yang telah
berjaya dideposit pada 2015 berbanding 487 pada 2014.
2014 2015 Peningkatan
487 1,505 1,018 judul @ 67.64%
13
4.3.2.4 Kertas Soalan Peperiksaan UTM
Sebanyak 2,624 Kertas Soalan Peperiksaan UTM yang telah berjaya dideposit pada 2015
berbanding 2,187 pada 2014.
2014 2015 Peningkatan
2,187 2,624 437 judul @ 6.65%
4.3.2.5 Bahan Relia (Foto, Poster, Sijil)
UPDD telah membuat proses pendigitalan bahan relia bagi foto, poster dan sijil sebanyak 7
rekod bahan relia dan berjaya dideposit pada 2015 berbanding 149 pada 2014.
2014 2015 Penurunan
149 7 142 judul @ 95.30%
4.3.2.6 Pencapaian Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan : Perbandingan Tahun 2013 - 2015
Pencapaian Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan : Perbandingan 2013 - 2015
BIL JENIS BAHAN 2013 2014 2015 PENCAPAIAN
PERBANDINGAN 2014-2015
1 Keratan Akhbar 694 487 1505 Meningkat
1,018 rekod @ 67.64%
2 Kertas soalan Peperiksaan
698 2187 2624 Meningkat
437 rekod @ 16.65%
3 Tesis 2260 1302 1668 Meningkat
366 rekod @ 21.94%
4 PSM 3216 1956 1523 Menurun
433 rekod @ 22.17%
5 Relia (Foto,Poster, Sijil) 0 149 7 Menurun
142 rekod @ 95.30%
14
4.4 Proses Deposit Rekod ke Dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DMS)
Pada tahun 2015, UPDD secara aktif mendeposit rekod bahan digital ke dalam sistem DMS bagi
bahan terkini dan retrospektif. Latihan dan bengkel turut diberikan kepada staf untuk memastikan
aktiviti pendepositan berjalan dengan lancar dan berkesan.
4.4.1 Jumlah Keseluruhan Rekod DMS Sehingga 31 Disember 2015
DMS terdiri dari empat (4) site iaitu Open Repository, Restricted Repository, ILL Repository dan
Preserved Repository. Jumlah keseluruhan rekod di dalam DMS sehingga 31 Disember 2015
berjumlah 82,574 rekod seperti di Jadual 6.
Jadual 6: Jumlah Keseluruhan Rekod DMS Sehingga 31 Disember 2015
Site Jumlah
Open Repository 500
Restricted Repository 81,558
ILL Repository 469
Preserved Repository 47
Jumlah Sehingga 2015 82,574
Secara keseluruhannya, terdapat 20 jenis rekod di dalam DMS. Jumlah keseluruhan rekod
mengikut jenis bahan seperti di Jadual 7.
15
Jadual 7: Jumlah Keseluruhan Rekod DMS - Mengikut Jenis Bahan Sehingga 31 Disember 2015
Jenis Bahan
SITE
JUMLAH Restricted Repository
Open Repository
ILL Repository
Preserved Repository
Article From UTM / Selected Journal (cyberdoc)
756
757
Book
2
2
Book Chapter 1 101
102
Conference Papers 1 6
7
Electronic Book 11
11
Exam Papers 10,380
10,380
Indexed Paper 2,355 19
2,374
Internal Electronic Report 10
10
Journal Article
3
3
News Paper Cuttings 56,393 2
56,416
Non-Index Paper 1,064 338
1,403
Other publications [sec c(f)]
Photograph (cyberdoc) 23
23
Photograph/Relia/Multimedia 6 16
42 64
Project Paper (cyberdoc) 2,895
2,895
Relia (cyberdoc) 4
4
Research Report (cyberdoc) 411 13
424
Thesis 7,241
5 7,246
Top Management Profile (cyberdoc)
7
7
Online Database & ILL
469
469
JUMLAH 81,558 500 469 47 82,574
Nota:
(cyberdoc) menunjukkan jumlah rekod yang dipindahkan dari DMS yang lama (Cyberdoc-
Hummingbird) bagi rekod yang wujud dari tahun 2001-April 2012 kepada DMS baru, Vital
yang dilaksanakan pada April 2012 oleh Bahagian Automasi
16
Jumlah Keseluruhan Rekod DMS - Mengikut Jenis Bahan Sehingga 31 Disember 2015
82,574
17
4.4.2 Jumlah Rekod Deposit Ke DMS Bagi Tahun 2015
Pada tahun 2015, jumlah keseluruhan rekod yang dideposit ke dalam DMS oleh Perpustakaan
adalah 9,506 rekod. Jadual 8 menunjukkan jumlah deposit mengikut kategori site masing-masing,
manakala Jadual 9 menunjukkan jumlah rekod yang dideposit ke DMS mengikut jenis bahan.
Jadual 8 : Jumlah Rekod Deposit ke DMS – Mengikut Site Januari - Disember 2015
Site Jumlah
Open Repository 56
Restricted Repository 9,251
ILL Repository 178
Preserved Repository 21
JUMLAH 9,506
Jadual 9: Jumlah Rekod Deposit Ke DMS - Mengikut Jenis Bahan
Januari - Disember 2015
Jenis Bahan Site
Jumlah Restricted Repository
Open Repository
ILL Repository
Preserved Repository
Book
1
1
Book Chapter
Conference Papers 1 5
6
Exam Papers 2,624
2,624
Indexed Paper 1,600 1
1,601
Journal Article
1
1
News Paper Cuttings 1,505 2
1,507
Non-Index Paper 330 39
369
Other publications [sec c(f)]
Photograph/Relia/Multimedia
7
16 23
Research Report
Thesis 3,191
5 3,196
Top Management Profile
Online Database & ILL
178
178
JUMLAH 9,251 56 178 21 9,506
18
Jumlah Rekod Deposit Ke DMS : mengikut jenis bahan
4.4.3 Kumulat Rekod DMS Dari Tahun 2013-2015
9,506 rekod
rekod
19
5.0 AKTIVITI UNIT PENGURUSAN UTM-IR
5.1 Mewujudkan ID Pendeposit
Sehingga tahun 2015 terdapat 663 ID yang terdiri dari tiga (3) kategori iaitu 499 (user), 161 (editor)
dan 3 (administrator).
5.2 Pendepositan Dalam UTM-IR
5.2.1 Pendepositan UTM-IR 2015
Sasaran mendeposit 6000 rekod setahun bagi keseluruhan bahan ke dalam UTM-IR telah berjaya
dicapai pada tahun 2015 dengan jumlah pendepositan sebanyak 6444 rekod yang mana melibatkan
penurunan 527 rekod (7.58%) berbanding pada tahun 2014 iaitu 6971 rekod (lampiran 5).
20
5.2.2 Pencapaian KPI Bagi Pendepositan Dalam UTM-IR
Pada tahun 2015, KPI Bahagian Repositori Metadata berjaya dicapai iaitu 107.4% dimana 6444 rekod
telah didepositkan dari yang disasarkan 6,000 setahun iaitu dari 38,982 rekod pada tahun 2014
kepada 45,426 rekod pada tahun 2015 (Lampiran 6).
Tahun KPI (Rekod) Sasaran Kumulat
Pencapaian Jumlah Rekod Deposit
Capaian Peratus Deposit (%)
2015 6,000 45426 6444 107.4
Nota: Kumulat rekod deposit 2014 = 38,982 (melebihi yang disasarkan 38,011)
Kumulat rekod deposit 2015 = 45,426 (melebihi yang disasarkan 44,683)
21
5.2.3 Pendepositan Oleh Perpustakaan UTM
Terdapat peningkatan pendepositan daripada tahun sebelumnya iaitu 6133 rekod telah didepositkan
oleh staf Perpustakaan UTM pada 2015 berbanding 6090 rekod pada tahun 2014 di mana jumlah
peningkatan ini adalah sebanyak 43 rekod (0.7 %).
Secara keseluruhannya, Perpustakaan UTM telah menyumbang sebanyak 95.17% daripada 6444
rekod yang telah didepositkan dalam UTM-IR pada 2015. 311 rekod adalah merupakan baki daripada
jumlah keseluruhan yang didepositkan oleh fakulti atau jabatan lain di UTM pada 2015 berbanding
881 rekod pada tahun 2014 yang mana menunjukkan penurunan pendepositan rekod.
22
Kategori bahan yang didepositkan ke dalam UTM-IR adalah seperti tesis, artikel jurnal, kertas
seminar, buku, dan bab dalam buku (Lampiran 7). Jumlah tertinggi adalah artikel jurnal (3,730
rekod), kertas seminar (1,210 rekod), tesis (1,002 rekod) dan bab dalam buku (191 rekod).
Semakan rekod (review) yang telah dijalankan pada tahun 2015 berjumlah 737 di mana proses ini
bertujuan untuk membolehkan rekod yang deposit boleh diakses dan dirujuk oleh pengguna, staf
akademik, penyelidik dan sebagainya. Selain itu, kemaskini rekod melibatkan rekod sediada (yang
telah dideposit) dan rekod kelompok dengan jumlah 1368 rekod bagi memastikan pengguna
mendapatkan metadata rekod tepat semasa melakukan capaian kepada rekod berkenaan. Proses
padam rekod turut dilakukan kerana terdapat duplikasi rekod berjumlah 390 rekod (Lampiran 8).
Aktiviti UTM-IR Tahun
2014 2015
Semakan rekod (review) 5056 737
Kemaskini rekod 1386 1368
Padam rekod 64 390
23
6.0 PENCAPAIAN UTM-IR DI PERINGKAT GLOBAL
6.1 Pencapaian UTM-IR dalam Ranking Web of Repositories
Merujuk rajah di bawah, penarafan UTM-IR bagi kategori Top Institutionals meningkat 2 mata
kepada tangga ke-80 pada Januari 2015. Pada Julai 2015 pula menyaksikan penurunan dan
menduduki di tangga ke-95. Bagi kedudukan repositori antara universiti tempatan di Malaysia, UTM-
IR masih mengekalkan tempat pertama dari tahun 2013 sehingga 2015 (Lampiran 9 & 10).
a. Top Institutionals - Januari 2015
Ranking Web of Repositories (World rank): 80
Ranking Web of Repositories (Malaysia rank): 1
b. Top Institutionals - Julai 2015
Ranking Web of Repositories (World rank): 95
Ranking Web of Repositories (Malaysia rank): 1
Kategori
Tahun
2013 2014 2015
Januari Julai Januari Julai Januari Julai
Top Institutionals
36 68 118 82 80 95
Malaysia Rank
1 1 1 1 1 1
Nota: Kedudukan ranking lebih baik jika nilai angka lebih kecil
6.2 Pencapaian Ranking IR di Universiti Awam (UA) Malaysia
Pada tahun 2015, ranking UTM-IR masih mengekalkan tempat pertama di antara repositori UA lain
di Malaysia pada Januari dan Julai 2015 dengan mengambil kira faktor-faktor penilaian yang utama
iaitu size (bilangan rekod dalam repositori), visibility (jumlah pautan yang disediakan untuk rujukan
lanjutan), rich files (jumlah kandungan bahan dalam format PDF) dan scholar (jumlah artikel ilmiah
bagi lima (5) tahun kebelakang tidak termasuk tahun semasa melalui carian oleh Google Scholar).
Perbandingan ranking antara UA: Januari 2015
University World Rank
Position
Size Visibility Rich Files
Scholar
UTM 92 510 131 125 102
UPM 206 504 384 279 119
USM 246 541 428 130 221
24
Perbandingan ranking antara UA: Julai 2015
University World Rank
Position
Size Visibility Rich Files
Scholar
UTM 111 642 225 129 41
UPM 199 617 394 144 106
USM 202 537 387 265 95
6.3 Pencapaian UTM-IR Dari Tahun 2009-2015
UTM-IR kekal antara 100 ranking yang terbaik di dunia dari tahun 2009-2015 dalam Ranking Web of
Repositories bagi kategori Top Institutionals kecuali pada Januari 2014 di tangga ke-118. Dalam
Ranking Malaysia, UTM-IR masih mengekalkan pencapaian repositori antara universiti awam di
tempat pertama dari tahun 2010 sehingga 2015 kecuali 2011 di tangga ke-2 selepas USM.
6.3.1 Ranking Web of Repositories: Top Institutionals (World Rank)/Malaysia Rank (2009-2015)
Tahun Top
Institutionals Malaysia
rank
Januari 2009 72
Julai 2009 48
Januari 2010 89 1
Julai 2010 77 1
Januari 2011 48 2
Julai 2011 37 2
Januari 2012 49 1
Julai 2012 55 1
Januari 2013 36 1
Julai 2013 68 1
Januari 2014 118 1
Julai 2014 82 1
Januari 2015 80 1
Julai 2015 95 1
25
Lebih rendah lebih baik
Ranking Web of Repositories - Top Institutionals (World Rank)/Malaysia Rank (2009-2015)
26
7.0 PENGUKURAN PENCAPAIAN PRESTASI BAHAGIAN REPOSITORI METADATA
7.1 Pencapaian Key Performance Indicatiors (KPI)
Berdasarkan Key Amal Indicators (KAI) Perpustakaan UTM 2015, Bahagian Repositori
Metadata telah mencapai sasaran yang ditetapkan bagi KPI seperti berikut (lampiran 11):
a. P1.4: Processing and catalog library materials according to Resource Descriptions and
Access (RDA) requirements.
Sebanyak 4,823 judul/4,827 naskhah (96.46%) bahan koleksi khas telah dikatalog oleh
UKK dari sasaran 5,000 judul setahun.
b. L2.1: Increase of library digital content
Sebanyak 6,000 rekod setahun telah disasarkan pada tahun 2015 oleh setiap unit. Unit
Pengurusan Dokumen Digital telah berjaya deposit rekod berjumlah 7143 (119%) dalam
DMS manakala 6,444 (107.4%) rekod berjaya dideposit dalam UTM-IR yang diselaraskan
oleh Unit Pengurusan UTM-IR.
c. P1.6: Increased ranking Web of Repositories (Top Institutionals)
Pencapaian UTM-IR antara 100 anak tangga teratas seperti yang disasarkan. Pencapaian
UTM-IR dalam Ranking Web of Repostories pada Januari 2015 di tangga ke-80 manakala
pada Julai 2015 menurun di tangga ke-95.
7.2 Pencapaian BS 11620:2008 - Unit Koleksi Khas
a. BS 1160:2008 bagi tahun 2015 menunjukkan median masa yang diambil bagi
mendapatkan bahan di rak tertutup (Bilik Koleksi Khas) (MTDR) adalah 8.6 minit dengan
jumlah keseluruhan masa pencarian 1324 minit bagi 154 jumlah permohonan bahan
yang diterima melalui Borang Permohonan Bahan/Pertanyaan Rujukan (Pada tahun
2014, jumlah masa yang diambil bagi 57 permohonan adalah 549 minit dengan MTDR
adalah 9.6 minit.
b. Permohonan bahan adalah seperti tesis, PSM, dokumen kontrak, buku terbitan UTM
dan lukisan terukur/teknik.
ITEM REFERENCE
PERFORMANCE INDICATOR
METHODS ACHEIVEMENT
2014 ACHIEVEMENT
2015
B.1 Resources, Access & Infrastructure
B.1.2.2 Median time of document retrieval from close stacks
MTDR = A/B MTDR = 549/57 MTDR = 1324/154
A = is the total number of hours to complete material search
= 9.6 minutes = 8.6 minutes
B = is the number of material retrieval
27
Bulan Jumlah
Penerimaan Borang Hijau
Jumlah masa yang diambil
(minit)
Januari 13 130
Februari 3 17
Mac 20 308
April 21 184
Mei 20 112
Jun 12 66
Julai 1 5
Ogos 13 110
September 9 92
Oktober 10 77
November 16 119
Disember 16 104
JUMLAH 154 1324
Statistik Pencapaian BS 11620:2008 Unit Koleksi Khas Bagi Tahun 2015
28
8.0 PROJEK PERPINDAHAN BAHAN KOLEKSI KHAS (LUKISAN TERUKUR, PETA MELAMPIRI TESIS
DAN FOTO BERBINGKAI DARI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH (PSZJB) KE
PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH (PRZS)
Koleksi lukisan terukur iaitu kajian sejarah warisan senibina Malaysia yang dihasilkan oleh
pelajar/staf di Jabatan Senibina, Fakulti Alam Bina, UTM dalam pelbagai kategori iaitu
bangunan awam, rumah kediaman, rumah ibadat, masjid, istana, institusi, bangunan
perdagangan dan wakaf. Turut dipindahkan adalah semua lukisan terukur dokumen
kontrak yang diterima oleh Perpustakaan UTM daripada Pejabat Harta Bina. Sebanyak 305
naskhah peta yang melampiri tesis dari Fakulti Kejuruteraan Awam juga dipindahkan ke
PRZS.
8.1 Tempoh Pelaksanaan Projek Perpindahan
Projek perpindahan lukisan terukur telah dilaksanakan mulai 12 Julai hingga 15 Oktober 2014
dan jadual di bawah menerangkan kronologi persediaan dan perpindahan koleksi berkenaan.
Fotograf semasa aktiviti projek dilaksanakan seperti di lampiran 12.
Aktiviti Tarikh
Perancangan dan persediaan pelabelan sementara
kabinet LTK di PRZS
12-14 Julai 2015
Persediaan perpindahan lukisan terukur/fotograf
berbingkai untuk perpindahan (di PSZJB)
26 Julai - 2 Ogos
2015
Perpindahan lukisan terukur/fotograf berbingkai
dari PSZ ke PRZS
10 Ogos 2015
Mengurus dan penyusunan koleksi lukisan terukur
/ peta melampiri tesis
11 - 20 Ogos 2015
Mengurus dan penyusunan koleksi fotograf
berbingkai
23 - 27 Ogos 2015
Penyusunan semula koleksi lukisan terukur
(pengasingan set lengakp setiap judul setiap satu)
6 - 8 Sept. 2015
Melaksanakan pemuliharaan setiap fotograf
berbingkai menggunakan kaedah bubble wrapper
(yang baru dan recycle untuk penjimatan)
9 Sept. 2015
Tempoh sebarang pembetulan dan semakan rekod
dan bahan sebelum penukaran kod dan status
akhir secara kelompok dilaksanakan
15 Sept. - 15 Okt.
2015
Penukaran kod lokasi dari PSZ_JB kepada PRZS dan
status rekod lukisan terukur secara berkelompok
dalam LMS bagi bahan yang ada barkod sahaja
Library Type Current Location
PRZS CLS_MIX ARCHIVE
27 Okt. 2015
29
8.2 Jumlah Koleksi Bahan Yang Dipindahkan
Kategori bahan Jumlah Jumlah keseluruhan
a. Lukisan terukur (lampiran dokumen kontrak / lukisan terukur FAB)
b. Peta melampiri tesis
c. Fotograf berbingkai
5478 keping 305 keping 237 unit
} 5783 keping 237 unit
8.3 Jumlah Koleksi Bahan Ada Barkod
Keseluruhan 2119 naskhah (36.6%) koleksi bahan telah ada barkod manakala 3364 (63.4%)
belum ada barkod. Jumlah bahan yang tiada barkod masih kekal lokasi sebagai PSZ_JB.
Item Jumlah naskhah
Bahan ada barkod
Bahan ada barkod
(%)
Bahan tiada
barkod
Bahan tiada
barkod (%)
Lukisan terukur 5478 2117
Peta melampiri tesis 305 2
Jumlah keseluruhan 5783 2119 36.6 % 3364 63.4%
9.0 PENAMBAHBAIKAN YANG TELAH DILAKSANAKAN
9.1.1 Lebihan naskhah tesis di Unit Koleksi Khas telah diproses akan diagihkan setelah dipastikan
naskhah pertama ada dalam koleksi UKK, PRZS manakala naskhah ke-2 dalam koleksi SPS.
Lebihan bagi naskhah ke-3 dan ke-4 tesis Master/Phd atau PSM akan diagihkan seperti
berikut:
a. Lebihan tesis Master/Phd naskhah ke-3 dihantar ke Perpustakaan Fakulti (PF) jika perlu.
b. Tesis/PSM naskhah ke-4 dan koleksi yang telah dilupuskan oleh PF ditempatkan di
koleksi rujukan di aras 4, PRZS.
9.1.2 Menggunakan slip kod warna penanda buku (laminate) dan digunasemula bagi penjimatan kos
dan memudahkan proses agihan bahan oleh UKK mengikut penempatan bahan samada PSZJB,
PSZKL atau ARKIB untuk koleksi di PRZS.
9.1.3 Proses Peminjaman Bahan Lukisan Terukur
a. Semua bahan yang dipinjam keluar oleh pengguna perlu ditampal barkod terlebih
dahulu dan dipastikan rekod dan status adalah betul oleh UKK Khas bagi mana-mana
bahan belum ada barkod.
b. Semua bahan yang dipinjam keluar dicatat dalam buku rekod peminjaman bahan UKK
dan dipinjam melalui sistem melalui Kaunter Sirkulasi.
30
9.1.4 Aktiviti Memproses Bahan Baru CP Tesis/PSM Rosak
a. CP yang telah dikenalpasti rosak tidak diinput ke dalam Modul Perolehan.
b. CP berkenaan diasingkan mengikut kategori bahan untuk keperluan pada masa akan
datang sebelum dilupuskan.
c. UKK akan dapatkan salinan pendua daripada PF sekiranya CP tersebut boleh dibaca.
d. Sekiranya kedua-dua salinan di PRZS dan PF rosak, rekod bibliografik CP akan dipadam
daripada sistem.
9.1.5 Kandungan digital CP tesis/PSM yang dikenalpasti tidak lengkap, tag 500 akan dimasukkan
nota iaitu Incomplete content.
Ph.D dan
SarjanaPSM JUMLAH
42 6 48
Jumlah Bahan Baru CP Tesis/PSM Rosak
Bagi Tahun 2015
31
10.0 PELAKSANAAN PROJEK 2015
10.1 Mengkatalog bahan tertunggak cakera padat PSM FKA tahun 2012
Dilaksanakan oleh pelajar praktikal UiTM dan melibatkan 248 judul yang dibawa semasa
perpindahan dari PSZ ke PRZS. PSM bercetak tidak dihantar kepada PSZ. Cakera padat
dikatalog dan ditukar format PDF dan dideposit dalam DMS bagi memudahkan pengguna
akses secara digital.
10.2 Projek Menyemak Bahan ‘Naskhah Lebihan’ Koleksi Khas
Projek menyemak bahan secara fizikal serta di LESTARI samada untuk diproses/terima sebagai
koleksi telah dilaksanakan pada Mac-April 2015 melibatkan 743 judul tesis/PSM yang dibawa
semasa projek perpindahan dari PSZ ke PRZS dimana:
a. Penghantaran satu naskhah ke PF SPS mana-mana tesis yang tiada dalam koleksi SPS.
b. Lebihan tesis Master/Phd naskhah ke-3 dihantar ke Perpustakaan Fakulti (PF).
c. Tesis/PSM naskhah ke-4 dan koleksi yang telah dilupuskan oleh PF ditempatkan di
Koleksi rujukan di aras 4, PRZS.
10.3 Projek Semakan Tesis (Master Dan Phd) Retrospektif Tahun 1970-1992
Dilaksanakan pada Februari-Jun bagi mengenalpasti koleksi tesis (master dan PhD)
retrospektif tahun 1970-1992 bermasalah dan mengemaskini semula rekod.
Kategori masalah Pelaksanaan projek
247 bahan ada barkod Kemaskini rekod dalam modul katalog dan holding yang dilaksanakan oleh pelajar praktikal UiTM. Kemaskini melibatkan tag 041, 050, 650 dan 998 dan input rekod bagi bahan yang tiada maklumat dalam LMS
322 bahan tiada barkod ditampal barkod dan dikemaskini rekod dalam modul katalog oleh staf UKK
569 naskhah
10.4 Projek Menampal Keratan Akhbar Retrospektif
Projek menampal keratan akhbar mengikut kategori saiz iaitu A2, A3 dan A4 yang dibawa dari
PSZ ke PRZS (bahan backlog), pengasingan dan penyusunan semula termasuk 300 keratan
akhbar tahun semasa dilaksanakan pada Mac, April dan Jun.
32
10.5 Projek Menyediakan Minit Keratan Akhbar Retrospektif
Dilaksanakan pada November-Disember melibatkan koleksi keratan dari tahun 1957-1992
berjumlah 410 minit keratan dan maklumat yang disediakan adalah judul dan sumber
penerbitan keratan akhbar berkenaan. Projek diteruskan pada tahun 2016.
10.6 Projek Semakan Semula Cakera Padat Tesis/ PSM Rosak
Projek dilaksanakan pada November bagi cakera padat rosak yang dipindahkan dari PSZ ke
PRZS melibatkan 768 naskhah dan 100% rekod bahan telah dikemaskini pada Modul Katalog
dan penukaran status bahan yang betul. Projek ini dapat mengurangkan beban imbasan bahan
berjumlah 33.46%.
Jumlah naskhah Kategori masalah selepas projek dilaksanakan/penambahbaikan
257 naskhah @ 33.46% Kandungan digital tiada masalah ; Proses pendigitalan diteruskan oleh UPDD
125 naskhah @ 16.28% Kandungan digital tidak lengkap ; Penambahan tag 500: Incomplete content sebagai pemakluman kepada pihak yang melaksanakan proses pendigitalan
386 naskhah @ 50.26% Bahan rosak ; Perancangan perolehan semula salinan digital dari perpustakaan fakulti
768 naskhah
10.7 Projek Bacaan Rak Bahan Koleksi Khas
Dilaksanakan selepas perpindahan koleksi dari PSZ ke PRZS dan projek bacaan rak bahan
koleksi khas dilaksanakan pada Julai 2015 dengan kerjasama staf Unit Sirkulasi, BPMPS. Projek
hanya melibatkan koleksi dokumen kontrak, buku, research monograf, tesis sulit/terhad dan
mesyuarat eksekutif berjumlah 3,114 naskhah.
Kategori bahan Jumlah naskhah
Dokumen kontrak 661
Buku 844
Research monograf (RMC) 871
Tesis sulit/terhad 152
Mesyuarat eksekutif 586
Jumlah keseluruhan 3114
33
11.0 PROJEK 2016
11.1 Imbas barkod semua tesis/PSM berstatus sulit/terhad dalam koleksi arkib di Bilik Koleksi Khas
dan semakan untuk memastikan keseragaman kod dan status bahan selepas projek
perpindahan dari PSZ ke PRZS dan mekanisma pemantauan terhadap koleksi sebenar
berkenaan yang dikenalpasti berjumlah 299 naskhah.
11.2 Projek menampal tag RFID bagi koleksi tesis master/PhD yang telah dikatalog berjumlah
30,000 naskhah bagi status THESIS (paparan pada LESTARI sebagai UTM Thesis Collection).
11.3 Sambungan projek menyediakan minit keratan akhbar retospektif mengikut kategori saiz (A2,
A3 dan A4) dari koleksi tahun 1992.
11.4 Mengemaskini rekod UTM-IR yang telah dideposit secara berkelompok.
Unit KoleksiKhas(UKK) Unit PengurusanDokumenDigital (UPDD)
Mohd Zulaihi Bin Zainudin SA22
Muhamad Idham Bin Sulong SA17
Muhammad `Atiff Bin Mahussain SA17
Siti Nor Hashidah Binti Zakaria (K) SA17
S48KetuaBahagianRepositoriMetadata (KRM)
KamariahBintiMohamed Jong
Unit PengurusanUTM‐IR (UPIR)
Ramli Bin Haron SA22
Mohd Fazli Bin Masari SA172
9
4
2
Noor Effendy Bin Hamzah SA41/44
Nor shaliza BintiBasarudin SA22 Abdul Hadi Bin Taib SA22
Rohayu BintiMohamad Hatim SA22
Salamiah Binti Hassan SA17
Nabilah Binti Jamil SA41/44
3
Haliza Binti Zainal SA41/44
2
1
1
1
CARTA BAHAGIAN REPOSITORI METADATA
Syafiza Binti Idrus NA17
Md Hafizan Bin Kamat NA11
1
JUMLAH BILANGAN STAF :17 ORANG
1 Sept 2015
Murad Bin Mokhtar SA22
Lampiran 1
Lampiran 2
J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N
Januari 120 120 104 104 4 16 4 16 2 8 0 0 0 0 1 3 0 0 0 0 0 3 0 0 3 9 83 83 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 321 362
Februari 305 305 304 304 1 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 9 0 0 36 36 0 0 0 0 0 0 0 0 655 659
Mac 33 33 33 33 8 40 1 3 0 0 1 1 3 3 0 0 0 0 0 0 5 6 0 0 4 12 18 18 0 0 20 20 0 0 0 0 0 0 0 0 126 169
April 318 318 318 318 10 10 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 2 0 0 3 3 34 34 0 0 22 22 0 0 0 0 0 0 0 0 707 708
Mei 40 40 40 40 5 5 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 15 0 0 6 6 30 30 0 0 0 0 0 0 0 0 127 137
Jun 46 46 46 46 5 25 2 6 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 6 0 0 0 0 43 43 0 0 0 0 0 0 0 0 145 173
Julai 2 2 2 2 8 40 4 15 0 0 0 0 2 2 1 3 0 0 0 0 1 1 0 0 11 33 0 0 0 0 24 24 0 0 0 0 0 0 0 0 55 122
Ogos 271 271 269 269 5 25 9 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 36 36 1 3 1 1 0 0 26 26 0 0 0 0 0 0 0 0 618 640
September 284 284 264 264 6 30 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 0 0 1 1 23 23 0 0 0 0 0 0 0 0 581 605
Oktober 345 345 344 344 1 3 17 21 0 0 4 16 0 0 4 12 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 53 53 3 86 0 0 0 0 0 0 773 882
November 5 5 4 4 18 90 4 9 1 1 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 8 8 1 2 0 0 0 0 0 0 23 23 28 28 0 0 0 0 0 0 95 173
Disember 702 702 699 699 12 60 1 3 2 8 0 0 0 0 9 27 0 0 0 0 1 4 1 1 0 0 1 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1428 1506
KUMULAT 2471 2471 2427 2427 83 349 44 84 5 17 9 21 6 6 15 45 0 0 0 0 20 28 38 39 29 81 146 147 7 7 300 300 31 114 0 0 0 0 0 0 5631 6136
BULANTESIS
CP Melampiri
TesisBuku UTM Buku Arkib
Buku
PanduanBuletin
Dokumen
KontrakCP Arkib
Makalah
RMC
Research
Monograf
Laporan
Tahunan
Seminar/Prosi
ding
Bahan
Pandang
Dengar
Kertas Soalan KUMULATSijilKeratan
AkhbarFotograf Mesyuarat
Lukisan
Teknik
Lukisan
Terukur
JUMLAH PENERIMAAN BAHAN KOLEKSI KHAS BAGI TAHUN 2015
Lampiran 3
J N J N J N NT J N NT J N J N J N J N J N J N J N J N J N NT
KERTAS PROJEK SARJANA
MUDA169 169 282 282 292 310 394 435 435 0 469 469 13 13 26 26 0 0 0 0 4 4 2 2 3 3 1695 1713 394
CP MELAMPIRI KERTAS
PROJEK SARJANA MUDA115 115 398 398 274 294 40 449 449 0 455 455 1 1 26 26 0 0 0 0 0 0 10 10 3 3 1731 1751 40
TESIS SARJANA 0 0 608 608 17 17 6 54 54 10 193 193 99 99 0 0 0 0 89 89 250 250 281 281 54 54 1645 1645 16
CP MELAMPIRI TESIS
SARJANA0 0 621 621 5 5 0 19 19 5 207 207 37 37 0 0 0 0 71 71 223 223 273 273 54 54 1510 1510 5
TESIS DOKTOR FALSAFAH 60 60 4 4 4 4 23 0 0 0 0 0 29 29 0 0 0 0 0 0 18 18 236 236 189 189 540 540 23
CP MELAMPIRI TESIS
DOKTOR FALSAFAH59 59 4 4 3 3 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 6 227 227 185 185 484 484 4
BUKU (UTM) 0 0 1 5 0 0 0 0 0 0 0 0 44 128 157 439 20 56 27 49 0 0 0 0 0 0 249 677 0
SEMINAR/PROSIDING 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
LAPORAN TAHUNAN 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
CP/DVD (KK) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
DOKUMEN KONTRAK 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
MAKALAH 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
KERTAS KERJA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
MONOGRAF 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SIJIL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
FOTOGRAF 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
LAPORAN PENYELIDIKAN 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 403 403 1918 1922 595 633 463 957 957 19 1324 1324 223 307 209 491 20 56 187 209 501 501 1029 1029 488 488 7854 8320 482
7854
FEB JUN JULAI OKT NOVBAHAN
PENERIMAAN JUMLAH
PENERIMAANJAN APRIL MEI
JUMLAH KESELURUHAN 8802
MAC SEPTOGOS DIS
JUMLAH AKTIVITI INPUT RINGKAS BAHAN KOLEKSI KHAS BAGI TAHUN 2015
Lampiran 4
JENIS BAHAN
J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N
Buku 1 5 1 5
Cakera padat (PhD) 21 21 37 37 2 2 60 60
Cakera padat (Master) 28 28 162 162 214 214 185 185 171 171 338 338 145 145 272 272 285 285 175 175 1975 1975
Cakera padat (PSM) 13 13 226 226 22 22 10 10 2 2 13 13 31 31 5 5 322 322
Tesis (PhD) 23 23 39 39 18 18 2 2 82 82
Tesis (Master) 29 29 169 169 215 215 188 188 172 172 340 340 154 154 279 279 311 311 176 176 2033 2033
PSM 47 47 122 122 41 41 34 34 25 25 27 27 13 13 32 32 9 9 350 350
Dokumen kontrak 0 0
Research monograph 0 0
Makalah 0 0
Laporan tahunan 0 0
Mesyuarat 0 0
Lukisan teknik 0 0
Lukisan terukur 0 0
Buletin 0 0
Fotograf 0 0
Bahan bersiri (cetak) 0 0
Pandang dengar 0 0
Lain-lain 0 0
JUMLAH 60 60 393 397 196 196 375 375 454 454 420 420 369 369 741 741 303 303 565 565 596 596 351 351 4823 4827
Nota: Melibatkan bahan asal dan CIP sahaja
JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DISJUMLAH
KESELURUHANJUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH
JUMLAH PENCAPAIAN KESELURUHAN AKTIVITI MENGKATALOG BAHAN KOLEKSI KHAS BAGI TAHUN 2015
Lampiran 5
Perangkaan Deposit Rekod Dalam UTM-IR
Januari - Disember 2015
Bulan Kumulat Jumlah Peningkatan
Deposit bulanan
Januari 39044 62
Februari 39309 265
Mac 39335 26
April 40118 783
Mei 40133 15
Jun 42507 2374
Julai 42589 82
Ogos 42595 6
September 42632 37
Oktober 43441 809
November 43547 106
Disember 45426 1879
Jumlah 6444
Lampiran 6 Pencapaian KPI bagi Pendepositan Rekod dalam UTM-IR
KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI) : Bahagian Repositori Metadata L2.1: Increase of library digital content
2015
Lampiran 7
Perangkaan Deposit Rekod Dalam UTM-IR
(Unit Pengurusan UTM-IR)
(Januari – Disember 2015)
BULAN TESIS ARTIKEL KERTAS
BUKU BAB
LAIN-LAIN JUMLAH SEMINAR DALAM BUKU
Januari 22 8 80 0 0 0 110
Februari 530 0 68 0 0 0 598
Mac 14 0 56 0 0 0 70
April 1 640 0 0 116 0 757
Mei 1 0 0 0 0 0 1
Jun 2 1274 1006 0 75 0 2357
Julai 0 78 0 0 0 0 78
Ogos 0 0 0 0 0 0 0
September 22 0 0 0 0 0 22
Oktober 184 0 0 0 0 0 184
November 127 0 0 0 0 0 127
Disember 99 1730 0 0 0 0 1829
JUMLAH 1002 3730 1210 0 191 0 6133
Lampiran 8
Perangkaan Aktiviti UTM-IR (Unit Pengurusan UTM-IR) (Januari – Disember 2015)
BULAN JUMLAH DEPOSIT
KEMASKINI REKOD
SEMAKAN (REVIEW) PADAM
REKOD REKOD
Januari 110 163 60 0
Februari 598 185 79 390
Mac 70 159 79 0
April 757 53 27 0
Mei 1 101 15 0
Jun 2357 126 19 0
Julai 78 41 10 0
Ogos 0 2 0 0
September 22 113 0 0
Oktober 184 199 193 0
November 127 127 106 0
Disember 1829 99 149 0
JUMLAH 6133 1368 737 390
Lampiran 9
Ranking Web of Repositories: Pencapaian UTM-IR Januari 2015
Kategori: Top Institutionals
Ranking Web of Repositories (World rank): 80
Ranking Web of Repositories: Pencapaian UTM-IR Januari 2015
Ranking Web of Repositories (Malaysia rank): 1
Lampiran 10
Ranking Web of Repositories: Pencapaian UTM-IR
Julai 2015
Kategori: Top Institutionals
Ranking Web of Repositories (World Rank): 95
http://repositories.webometrics.info/en/top_Inst
July 2015
Ranking Web of Repositories: Pencapaian UTM-IR Julai 2015
Ranking Web of Repositories (Malayia Ranking): 1
http://repositories.webometrics.info/en/Asia/Malaysia
July 2015
Lampiran 11
2015
Jan Feb Mac April May June July Aug Sep Oct Nov Dec Total OWNER Catatan
LEARNING & GROWTH PERSPECTIVE
Code KPI (M)
1. Purchasing of e‐ journals, e‐books and e‐backfiles2. Increase number of in house library digital collections to support learning, teaching and research ‐ UPDD/UPIR/BPMP3. Ranking Web of Repositories (Top Institutionals : 100) ‐ UPIR
539 856 625 435 737 374 1133 181 564 931 600 168 7143 UPDD Target Deposit DMS = 6000
62 265 26 783 15 2374 82 6 37 809 106 1879 6444 UPIR Target Deposit UTM‐IR = 6000
601 1121 651 1218 752 2748 1215 187 601 1740 706 2047 13587 Target Deposit 2015 = 12000
Rumusan pencapaian :Pemantauan dan pelaksanaan deposit rekod sebanyak 13,587 telah berjaya dilaksanakan dalam DMS dan UTM‐IR dari sasaran yang ditetapkan 12,000 rekod setahun (113.22%)
KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI) : Bahagian Repositori MetadataL2.1: Increase of library digital content
L2. Conducive working environment and well equipped facilities
L2.1 Increase of library digital content
Cumulative total by monthly
1
Lampiran 12 Fotograf Semasa Projek Perpindahan Lukisan Terukur Dilaksanakan
a. Proses Kenalpasti Bahan Mengikut Kategori Lukisan Terukur
b. Proses pembungkusan Lukisan Teknik
2
c. Aktiviti Penyusunan Semula Lukisan Terukur