LATIHAN DALAM PERKHIDMATAN

SPSKSISTEM PENGURUSAN

SEKOLAH KUALITI

FOLDER DOKUMEN KUALITIPK 01 PENGURUSAN PANITIA PK02 PENGURUSAN JADUAL WAKTUPK03 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARANPK04 (DOKUMEN RUJUKAN SKPM 2010)PK05 PENGURUSAN PEPERIKSAANPK06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURIDPK07 PENGURUSAN MESYUARATPK08 PENGURUSAN BIMBINGANPK09 PENGURUSAN PUSAT SUMBERPK10 PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAFPK11 PENGURUSAN ADUAN PELANGGANPK12 PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGANPK13 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KAWALAN KUALITIPK14 PENGURUSAN AUDIT DALAMPK15 PENGURUSAN KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK AKURPK16 TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKANPK17 PENGURUSAN PEROLEHANPK18 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN GURU GANTIPK19 PENGURUSAN PENTAKSIRAN BERASASKAN SEKOLAH (PBS)

PK01 PENGURUSAN PANITIA

1. Mesyuarat panitia sekurang-kurangnya 4 kali setahun2. Dokumen yang perlu ada (KP) :a) Sukatan pelajaran (hsp & dsp)b) Rancangan pengajaran tahunanc) Anggaran perbelanjaan tahunan berdasarkan peruntukan kewangan bagi

pembelian bbm dan program/aktiviti panitia.3. Menjalankan aktiviti/program yang diputuskan di dalam mesyuarat dan

menyediakan laporan pelaksanaan program.4. Memastikan kategori dan kandungan fail panitia berdasarkan SPI bil 4/86

dipatuhi.(SU)5. Terdapat 3 fail yang perlu diletak di dalam fail putih iaitu;I. Surat - surat perhubungan luar/dalamanII. Surat panggilan mesyuaratIII. Surat menyurat (Aktiviti Koakademik)6. Lampiran 1 dan 2 dan 3.

PK03 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN

1. SEBELUM PdPI. Sediakan dokumen yang perlu ada dan disahkan oleh pentadbir sekolah. Sertakan

dalam buku Persediaan Mengajar atau Fail Rekod Persediaan Mengajar iaitu :HSP, RPT, Jadual Waktu, Takwim , Senarai nama murid dan Headcount

II. Sediakan RPH mengikut format panitia masing-masing.2. SEMASAI. Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.II. Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin murid.III. Melaksanakan PdP yang telah dirancang (kecuali jika terdapat perkara yang tidak

dapat dielakkan).IV. Di dalam bilik khas perlu merekod penggunaan bilik. Merekod pinjaman

peralatan.3. SELEPASI. Pemeriksaan Buku Latihan atau tugasan murid iaitu: memeriksa hasil kerja, memulangkan hasil kerja yang diperiksa dan pastikan

murid membuat pembetulan.4. Semua guru dikehendaki merekod pencapaian 100% Sukatan Pelajaran yang di

ajar.5. Lampiran

PK05 PENGURUSAN PEPERIKSAAN

1. Menentukan penyedia/penggubal soalan dan disahkan oleh Guru Besar.2. Muka hadapan soalan perlu mengandungi butiran berikut:I. Nama sekolahII. Nama peperiksaan III. Nama Mata PelajaranIV. Nama MuridV. Kelas VI. Arahan AmVII. Bilangan halaman bercetak3. Guru menyediakan draf soalan, JSU dan skema jawapan kepada ketua panitia

untuk semakan.4. Ketua Panitia akan menyemak soalan, JSU dan skema jawapan serta mengadakan

perbincangan dengan guru berkaitan untuk meluluskan draf soalan.5. Semasa peperiksaan perlu menyusun atur kerusi dan meja kelas.6. Pengawas peperiksaan perlu mengambil kertas soalan dan diedarkan kepada

murid, mengawasi peperiksaan dan mengumpul kertas jawapan murid serta menyerahkan kepada PK/SU peperiksaan.

7. SU akan menyerahkan kepada guru mata pelajaran yang berkaitan.8. Lampiran 1,2,3 dan 4.

PK06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID1. SEMAKAN OLEH GURU Hasil kerja murid ditanda dengan simbol yang sesuai dengan pen dakwat merah. Memberi ulasan yang membina terhadap hasil kerja murid jika perlu. Menulis nama murid yang paling bermasalah (perlu bimbingan), belum mantap

(pengayaan) dan terbaik (penghargaan) pada PK06/1 Guru perlu meminta murid membuat pembetulan bagi latihan bertulis yang

salah.2. PEMANTAUAN OLEH PENTADBIR Guru menyerahkan Borang PK06/1 setelah merekod 25 aktiviti atau semakan

hasil kerja murid. Pentadbir akan menerima dan mengesahkan Borang PK06/1 (2 salinan). Merekod

pada PK06/3. Menganalisis rekod, PK06/3. GMP yang berkenaan diminta hantar buku

latihan/kerja murid (semua kelas) disemak guna PK06/2. Salinan PK06/2 direkodkan pada PK06/4.

Buku latihan dipulangkan kepada murid selepas pengesahan pemantauan.3. TINDAKAN SUSULAN Mengenalpasti kekuatan dan kelemahan semakan Hasil Kerja Murid oleh guru.(P) Membentangkan dan melaksanakan tindakan penambahbaikan.(P) Menyemak Hasil Kerja murid, guna PK06/2, salinkan untuk fail pentadbir. Lampiran 1,2,3,dan 4.

PK07 PENGURUSAN MESYUARATPengerusi/Setiausaha menentukan dan mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum tarikh mesyuarat yang mengandungi maklumat berikut: I. Nama mesyuaratII. Tarikh dan tempat mesyuaratIII. Masa mula dan masa dijangka tamatIV. Agenda mesyuaratV. Nama Pengerusi MesyuaratVI. Jenis pakaian Setiausaha mengedarkan minit mesyuarat dan Borang Maklum Balas dalam

tempoh 7 hari selepas mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat. Ahli akan mengambil tindakan hasil keputusan mesyuarat yang telah

dipersetujui. Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum balas untuk edaran mesyuarat

akan datang. Memfailkan minit mesyuarat. Lampiran 1,2,3,4, dan 5.

PK10 PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF1. KEPERLUAN LATIHANI. GB mengarahkan guru untuk mengisi Borang Matriks Kompetensi guru secara

online untuk mengenal pasti keperluan latihan dalam senarai eSPLG.II. GPK/AJK mencetak Rumusan Analisis Matriks Kompetensi dalam sistem eSPLG.2. PERANCANGAN LATIHANI. Mengkaji keperluan bidang latihan berdasarkan Analisi Keperluan Latihan.II. Menyerahkan cadangan perancangan latihan kepada GB untuk kelulusan.III. Meneliti cadangan dan menentukan jenis latihan yang diperlukan.IV. Menyediakan Jadual Perancangan Latihan selepas kelulusan GB.3. PELAKSANAAN LATIHANI. GB memberi arahan kepada GPK untuk menguruskan kursus/latihan yang telah

diluluskan.II. Menguruskan latihan dengan melakukan perkara berikut:

a) Menyediakan surat jemputan.b) Menyediakan jadual latihan.c) Menyediakan senarai kehadiran.d) Tempahan tempat.e) Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem eSPLG.

3. ANJURAN AGENSI LUARI. GPK/AJK/GP akan menyediakan senarai calon dan menghantar senarai tersebut

kepada penganjur latihan.II. Memaklumkan kepada calon untuk menghadiri latihan.III. GP hendaklah menyediakan minit curai dan diserahkan kepada GB/GPK selepas

selesai latihan.IV. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem eSPLG.V. Mengumpulkan salinan sijil atau maklumat kehadiran untuk kemas kini Buku

Rekod Perkhidmatan.4. PENILAIAN LATIHANI. Mengedar borang penilaian kursus kepada peserta pada hari terakhir kursus

untuk menilai keberkesanan pelaksanaan perkembangan staf.II. Merekod kehadiran kursus dalam Kad Biru.III. Menyediakan laopran kursus.IV. Mengedar dan mengumpul borang keberkesanan program selepas 1 bulan kursus

kepada guru untuk melaksanakan penilaian kendiri.

Lampiran 1,2,3,4,5 dan 6.

PK11 PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN

1. Aduan pelanggan merujuk kepada aduan yang diterima secara bertulis, lisan atau menggunakan teknologi maklumat dan komunikasi oleh ibu bapa/penjaga/agensi kerajaan dan swasta/individu lain.

2. GB/GPK/KPT/PT menerima aduan pelanggan secara lisan.3. GB/GPK akan memaklumkan kepada pelanggan bahawa aduan telah diterima dan

siasatan sedang/sudah diambil dalam masa tiga hari (jika maklumat lengkap)4. GB/GPK akan mengarahkan guru penyelaras aduan untuk membuat siasatan.5. Guru penyelaras akan menyediakan laporan siasatan dan menyerahkan kepada

GB/GPK dalam tempoh 9 hari bekerja selepas aduan diterima.6. Guru penyelaras akan membuat ulasan dan mendapatkan pengesahan Ketua

Jabatan.7. Guru penyelaras akan menghantar keputusan siasatan aduan bersama Borang

Maklum Balas (PK04-6) kepada pengadu yang memberi butiran lengkap dalam tempoh 14 hari bekerja.

8. Guru penyelaras akan menyediakan analisis aduan setiap bulan dan dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan untuk tindakan penambahbaikan.

9. Lampiran 1,2,3,4,5,6 dan 7.

PK12 PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN

1. Maklum balas pelanggan sekurang-kurangnya 4 kali setahun.2. Tahap kepuasan guru dan staf sekurang-kurangnya 2 kali setahun.3. Maklum balas murid-murid 2 kali setahun.

1) MAKLUM BALAS PELANGGAN (GB/GPK/GBK)I. menyediakan borang maklum balas pelanggan.II. Menyediakan peti cadangan/maklum balas pelanggan di tempat yang sesuai

dan berkunci.III. Menyemak dan menganalisis maklum balas pelanggan setiap bulan.IV. Membentang analisis dalam mesyuarat pengurusan untuk tindakan susulan.

2. TAHAP KEPUASAN GURU DAN STAFI. Menyedia dan mengedar Borang Tahap Kepuasan Guru dan Staf 2 kali setahun.II. Menyediakan laporan analisis tahap kepuasan guru dan staf untuk dibentang

dalam mesyuarat pengurusan.III. Membuat tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan yang telah

diputuskan dalam mesyuarat pengurusan.IV. Menyerahkan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan kepada

pihak pengurusan.

3. PENGURUSAN MAKLUM BALAS MURID

I. Mengedarkan Instrumen Penilaian PdP Guru kepada murid secara rawak (sekurang-kurangnya 5 orang murid bagi 3 kelas yang diajar oleh guru yang berkenaan)

II. Mengumpul dan menganalisis data (PK12-3C)III. Mengadakan sesi perbincangan profesional dengan guru berdasarkan dapatan

analisis maklum balas.IV. Dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan peringkat sekolah.

Lampiran 1,2,3,4,5, dan 6.

PK18 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN GURU GANTI

1. PENYEDIAAN BAHANI. GB memberi arahan untuk menyediakan bahan/modul mengikut subjek

berkenaan.II. GMP menyediakan bahan/modul mengikut subjek dan serah bahan/modul ke

pejabat.III. Serah bahan kepada GPK/KP.

2. PELAKSANAAN PdP GURU GANTII. Terima slip guru ganti daripada GPK. Dokumen ini dilampirkan dalam Buku

Rekod Persediaan Mengajar atau Fail Rekod Persediaan Mengajar.II. Guru Ganti ambil bahan mengikut subjek kelas yang diganti.III. Melaksanakan PdP kelas berdasarkan bahan/modul yang telah disediakan.

3. PEMANTAUAN PdP GURU GANTII. Pemantauan GB/GPK melalui rondaan ke kelas berkenaan secara rawak.II. Mengedarkan instrumen maklum balas PdP Guru ganti kepada Ketua

Kelas/Penolong Ketua kelas.

4. SELEPAS PdP GURU GANTI I. Menyerahkan bahan/modul kepada GPK/KP.II. GPK/KP akan menyerahkan bahan/modul kepada Guru Subjek berkenaan

apabila beliau kembali ke sekolah.III. GS hendaklah memeriksa hasil kerja murid.IV. GS hendaklah berbincang semula dalam kelas mengikut keperluan.

Lampiran 1,2 dan 3.