Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

M13/HSL

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

PEJABAT BURSAR

MANUAL KERJA PENGELUARAN SURAT PERINGATAN/ PENGESAHAN

HUTANG Tujuan: Arahan Kerja ini adalah untuk menerangkan tatacara pengeluaran Surat Peringatan/ Pengesahan Hutang oleh Seksyen Pengurusan Hasil dan Kawalan Kredit.

a) Surat Peringatan dikeluarkan bagi penghutang yang mempunyai hutang tertunggak selepas tiga puluh (30) hari dari tarikh invois dikeluarkan.

b) Surat Pengesahan Hutang dikeluarkan sekali setahun dan apabila diperlukan sebagai tindakan untuk mendapat pengesahan jumlah hutang daripada penghutang-penghutang terbabit. Proses cetakan dibuat pada setiap awal bulan Januari.

SURAT PERINGATAN HUTANG

1. Masuk ke Sistem Century Financials 8.2. Skrin 1 akan dipamerkan.

Skrin 1

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

2. Klik pada Financial. Skrin 2 akan dipamerkan.

Skrin 2

3. Klik Receivable. Skrin 3 akan dipamerkan.

Skrin 3

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

4. Klik Setup. Skrin 4 akan dipamerkan.

Skrin 4

5. Klik Dunning Format. Skrin 5 akan dipamerkan.

Skrin 5

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

6. Klik butang Search , Selected. Dunning ID perlu masukkan REML. Tekan Tab dan klik Ok. Skrin 6 akan dipamerkan.

Skrin 6

7. Klik butang update. Skrin 7 dan 8 akan dipamerkan. Perlu kemaskini nombor rujukan surat, tarikh surat, tarikh tuntutan dan lain-lain yang berkaitan.

Skrin 7

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Skrin 8

8. Klik Ok. Skrin 9 akan dipamerkan.

Skrin 9

9. Klik Ok. Format surat yang telah dikemaskini sedia untuk di cetak.

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

10. Langkah untuk mencetak. Klik Receivable. Skrin 10 akan dipamerkan.

Skrin 10

11. Klik Report. Skrin 11 akan dipamerkan.

Skrin 11

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

12. Klik Debtors Balance Confirmation. Skrin 12 akan dipamerkan.

Skrin 12

13. Klik Search. Skrin 13 akan dipamerkan.

Skrin 13

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

14. Klik Search di bahagian Letter Format dan klik REML. Skrin 14 akan dipamerkan.

15. Klik Ok. Skrin 15 akan dipamerkan.

Skrin 15

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

16. Masukkan tarikh Penyata Akaun. Contoh: 31/08/2019. Skrin 16 akan dipamerkan.

Skrin 16

17. Klik Ok. Masukkan ID penghutang jika sekiranya satu ID penghutang. Contohnya KU000005. Skrin 17 akan dipamerkan. Untuk ID lebih daripada satu, masukkan M di bahagian Statement Group.

Skrin 17

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

18. Klik Ok. Skrin 18 akan dipamerkan.

Skrin 18

19. Klik Printer dan pilih nama printer yang diperlukan. Skrin 19 dipamerkan.

Skrin 19

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

20. Klik Ok dan Printer. Skrin 20 akan dipamerkan.

Skrin 20

21. Klik Ok dan Surat Peringatan Hutang sedia dicetak.

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

SURAT PENGESAHAN HUTANG 1. Ikuti langkah yang sama untuk mencetak Surat Pengesahan Hutang. Bermula daripada nombor 1 hingga 5. 2. Klik Search. Masukkan LETTER 1 dan klik Ok. Skrin 1 akan dipamerkan.

Skrin 1.

3. Klik butang Update dan klik ok. Skrin 2 dipaparkan.

Skrin 2

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

4. Klik Ok. Skrin 5 akan dipamerkan. Format surat yang telah dikemaskini sedia untuk dicetak.

Skrin 5

5. Ikuti langkah dari nombor 10 hingga 13. Klik Search dan pilih LETTER1. Klik Ok. Skrin 6 akan di pamerkan.

Skrin 5

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

6. Isikan tarikh pada As At Date mengikut tarikh yang diperlukan dan Statement Group iaitu Monthly dengan kod (M). Skrin 7 akan dipamerkan.

Skrin 6

7. Klik Printer. Surat Pengesahan Hutang sedia untuk dicetak. Ikuti langkah sama untuk mencetak Surat Peringatan Hutang dari 18 hingga 20.