MAJLIS PERBANDARAN KLANG MANUAL: PENYEDIAAN …

MANUAL MPK BIL : 60 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL:

PENYEDIAAN DOKUMEN PERJANJIAN

SYARIKAT / JURURUNDING

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 60

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013

Penyediaan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding 2

KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN MUKA

SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA

3-4

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 5

1.0

TUJUAN MANUAL 6

2.0

LATAR BELAKANG

6-7

3.0

DEFINISI

7

4.0

CARTA BAHAGIAN/ UNIT

8

5.0

SUMBER KUASA

8

6.0

SKOP KERJA

8-9

7.0

PROSES KERJA

9-10

8.0

CARTA ALIR

11

9.0

PENUTUP

12

10.0

LAMPIRAN 13




SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya Terbilang

di Malaysia menjelang 2015 maka menjadi tugas kita bersama

sebagai wargakerja MPK untuk berusaha membuat

penambahbaikan agar penyampaian perkhidmatan kita

bermutu tinggi, berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum

tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.

Majlis yang sempurna tanpa kecacatan akan melambangkan

kebertanggungjawaban atau akauntabiliti pegawai atau urusetia yang

mengurus. Kecacatan majlis dapat diminimakan atau dielakkan jika majlis

diurus oleh satu agensi tetapi jika banyak agensi terlibat maka risiko berlaku

kecacatan majlis kerap berlaku lebih-lebih jika sikap bertanggungjawab

kepada tugasan yang diberi tidak dilaksanakan sepenuhnya atau sambil lewa

saja.

Dalam penyediaan perjanjian contohnya perkara yang harus diutamakan

adalah bagi melindungi pihak-pihak bersesama. Seharusnya penyediaan

perjanjian adalah mengikut standard dan piawaian dari semasa ke semasa

dari segi terma-terma dan syarat-syarat yang digariskan. Ia dipersembahkan

dengan cara yang mudah dirujuk supaya ianya bersifat ‘user friendly’ untuk

dijadikan rujukan utama dalam menjaga hak dan kepentingan Majlis

khususnya.

Justeru, marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto

yang telah ditetapkan iaitu “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita berpadu

untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam semua bidang dan

tugas masing-masing supaya bila tiba masanya status bandaraya kita

perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar bersedia dan mampu




menggalas tanggungjawab yang berupaya memberi hasilkerja dan

penyampaian perkhidmatan yang sangat memuaskan hati semua pelanggan

MPK atau “stakeholder” dan rakyat umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian, terima kasih

Mohd Ikhsan bin Mukri

Setiausaha Majlis Perbandaran Klang




PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

Dengan lafaz Bismillahhirahmanrrahim….. Assalamualaikum

w.r.t. dan salam perpaduan saya ucapkan. Terlebih dahulu

saya ingin bersyukur ke hadrat ilahi atas limpah dan

kurnianya penyediaan manual ini dapat direalisasikan dan

Jabatan Undang-Undang dapat menyiapkan manual kerja

bagi Jabatan Undang-Undang mengikut format dan bentuk

yang lebih tersusun dan sistematik.

Sebelum diteruskan dengan lebih lanjut lagi, ingin saya merakamkan jutaan

terima kasih kepada seluruh pegawai dan kakitangan Jabatan Undang-

Undang yang telah bekerjasama memikul tanggungjawab di dalam

menyediakan manual ini.

Adalah diharapkan agar manual ini dapat membantu pegawai dan kakitangan

di dalam menjalankan tugas dengan lebih cekap dan teratur seterusnya

menghasilkan kerja yang berkualiti tinggi. Adalah juga diharapkan agar

manual ini dapat memberi manfaat kepada kakitangan MPK seluruhnya. Akhir

sekali sebagai penutup bicara ingin saya kongsikan serangkap pantun:

“ Buah pelaga makan dihilir,

Di bawa orang dari hulu,

Sebarang kerja hendak digilir,

Supaya jangan mendapat malu”

Sekian, terima kasih.




1.0 TUJUAN MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik

Holistik [PATH] MPK 2013.

1.2 Tujuan manual ini sebagai rujukan dan panduan kepada warga

MPK dan warga Klang.

1.3 Menyediakan langkah-langkah agar urusan penyediaan

dokumen perjanjian teratur.

1.4 Menyelaras tindakan di antara Jabatan-Jabatan dalaman

perjanjian yang terlibat dalam penyediaan dokumen.

1.5 Memastikan proses penyediaan dokumen perjanjian adalah

teratur dan mengikut perundangan yang tepat.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Unit Perjanjian, Jabatan Undang-Undang adalah

bertanggungjawab menyediakan dokumen perjanjian dan

menyemak deraf-deraf perjanjian dalam tempoh masa yang

ditetapkan dan sentiasa menjaga kepentingan Majlis.

2.2 Unit Perjanjian juga menguruskan tandatangan YDP, Ahli Majlis,

Pegawai, konsultan/ kontraktor dan untuk memastikan dokumen

perjanjian diselesaikan penyempurnaannya.

2.3 Unit Perjanjian juga menguruskan dokumen perjanjian sewa

gerai, perjanjian kakitangan kontrak, menguruskan proses




tandatangan Perjanjian Jual Beli Dokumentasi berkaitan

perjanjian Pinjaman Perumahan (Loan Document), Surat Ikatan

Penyerahan Hak (Deed Of Assignment), Penerimaan dan

Penyerahan Hak (Receipt and Reassignment).

3.0 DEFINISI

3.1 Perjanjian

suatu dokumen yang mengandungi terma dan syarat-syarat

yang wajib dipatuhi oleh kedua-dua pihak yang menandatangani

dokumen tersebut. Ianya juga menyenaraikan tanggungjawab

pihak-pihak bersesama.

3.2 Syarikat

Merupakan syarikat yang menandatangani sesuatu perjanjian

dengan pihak Majlis.

3.3 Jururunding

Merupakan wakil Syarikat yang berunding dengan pihak Majlis

sebelum perjanjian dimeterai.




4.0 CARTA BAHAGIAN/UNIT

Carta Organisasi Unit Perjanjian

5.0 SUMBER KUASA

5.1 Akta

i. Akta Kontrak 1950 ( Akta 136 )

ii. Akta Rahsia Rasmi 1972 ( Akta 88 )

iii. Akta Timbang Tara 2005 (Akta 646)

iv. Akta Setem 1949 (Akta 378)

UNIT KONTRAK/

PERJANJIAN

KHIDMAT NASIHAT

& PERUNDANGAN

ZULINA BINTI YAHYA Pegawai Undang-Undang (L 44)(T)

IDAWATI MOHD SAHIR

Pembantu Tadbir (N 17)(T)

HAIRIL ZAMRI BIN A. RASHID Pem. Am Pejabat (N 1)(T)




6.0 SKOP KERJA

6.1 Menerima surat tawaran dan dokumen-dokumen berkaitan

seperti kertas mesyuarat yang mencadangkan perkara tersebut,

keputusan mesyuarat yang meluluskan, surat tawaran yang

dikeluarkan oleh pihak Majlis dan lain-lain syarat yang perlu

dimasukkan ke dalam sesuatu perjanjian .

6.2 Seterusnya menguruskan penyediaan deraf perjanjian untuk

semakan Pegawai Undang-Undang untuk dimutakhirkan dan

disahkan sebelum perjanjian ditandatangani oleh pihak syarikat/

jurunding.

6.3 Kemudian Pembantu Tadbir perlulah memastikan

penyempurnaan dokumen tersebut yang mana dokumen

tersebut perlulah ditandatangani oleh pihak-pihak seperti Yang

Dipertua, Tuan Setiausaha & Ahli Majlis selain telah dimatikan

setem.

7.0 PROSES KERJA

7.1 Menerima surat tawaran dan dokumen-dokumen penyediaan

perjanjian.

7.2 Menyemak dan merekod dokumen dalam buku rekod perjanjian.

7.3 Membuka fail dan menyediakan deraf perjanjian.

7.4 Merujuk dokumen perjanjian untuk semakan Pegawai Undang-

Undang.




7.5 Membuat semakan. Sekiranya tiada kesalahan, dimajukan

dokumen kepada Jabatan berkaitan untuk semakan dan komen.

7.6 Membuat pembetulan setelah dikembalikan kepada Jabatan

Undang-Undang, dan dibuat pembetulan.

7.7 Menyediakan 3 salinan perjanjian setelah Pegawai Undang-

Undang mengesahkan perjanjian tersebut sedia untuk

ditandatangani oleh pihak syarikat/jururunding.

7.8 Menghubungi pihak syarikat/ jururunding untuk tandatangan

perjanjian.

7.9 Menguruskan proses tandatangan syarikat/ jururunding.

7.10 Menyemak dan memastikan dokumen telah lengkap

ditandatangani oleh syarikat/ jururunding.

7.11 Mendaftar dan memberi nombor kepada perjanjian tersebut

7.12 Menguruskan tandatangan Yang Dipertua, Tuan Setiausaha &

Ahli Majlis.

7.13 Merekod perjanjian dalam Borang PDS 2 (Borang LHDN) untuk

dimatikan setem bagi setiap perjanjian oleh pembantu am

pejabat.

7.14 Menguruskan perjanjian untuk simpanan Jabatan, diserah

kepada kontraktor dan salinan ketiga kepada Jabatan berkaitan.




8.0 CARTA ALIR

Menguruskan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding Untuk Proses Tandatangan

Terima dokumen.

Semak dan rekod dalam buku rekod

perjanjian.

Majukan deraf perjanjian kepada jabatan

berkaitan untuk semakan dan komen.

Membuat pembetulan setelah deraf perjanjian

dikembalikan dari Jabatan berkaitan.

Sediakan 3 salinan dokumen perjanjian setelah

mendapat pengesahan daripada pegawai dan

sedia untuk ditandatangani oleh pihak

syarikat/jururunding.

Mula

Tamat

Buka fail dan sediakan deraf perjanjian.

Rujuk pegawai untuk semakan.

Kesalahan? Ada

Tiada

Pembetulan

Hubungi pihak syarikat/jururunding untuk proses

tandatangan dokumen perjanjian.

Uruskan proses tandatangan dan pastikan

dokumen perjanjian telah lengkap ditandatangani

oleh pihak syarikat/jururunding.

Daftar perjanjian yang telah ditandatangan dan

memberi nombor perjanjian kepada

syarikat/jururunding.

Uruskan proses tandatangan Yang Dipertua,

Setiausaha, Ahli Majlis dan pegawai yang

terlibat.

Uruskan pengedaran perjanjian yang telah

disempurnakan kepada jabatan berkenaan dan

pihak syarikat/jururunding dan sesalinan

perjanjian akan disimpan oleh Jabatan Undang-

Undang.

Isi Borang PDS2 untuk ke LHDN.




9.0 PENUTUP

Manual ini disediakan adalah untuk rujukan oleh warga jabatan

undang-undang khasnya dan warga Majlis Perbandaran Klang amnya.

Manual ini disediakan adalah bagi memperkemas dan menambahbaik

tugasan jabatan agar dapat menghasilkan kerja yang lebih efisyen dan

berkesan untuk kepentingan Majlis khususnya.



PENYEDIAAN DOKUMEN PERJANJIAN SYARIKAT/ JURURUNDING 13

10.0 LAMPIRAN

MAJLIS PERBANDARAN KLANG MANUAL: PENYEDIAAN …

Documents

Transcript of MAJLIS PERBANDARAN KLANG MANUAL: PENYEDIAAN …