MAJLIS RASMI-PROTOKOL

KONSEP PROTOKOL DAN ETIKET SOSIAL

• Perkataan “protokol” berasal daripada perkataan Yunani, iaitu Protos bermaksud ‘yang pertama’ dan kolla bermaksud ‘pelekat’.

• Ditakrifkan sebagai satu susunan keutamaan dalam pangkat dan status serta prosedur yang betul dalam pertukaran diplomatik dan upacara - upacara negara.

• Secara umumnya, protokol didefinisikan sebagai peraturan-peraturan yang diterima oleh semua pihak sama ada dalam perhubungan seharian dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat serta dalam majlis rasmi dan tidak rasmi.

• Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun, memudahkan pengurusan dan pengendalian majlis, serta memberi penghormatan yang sewajarnya kepada seseorang.

• Amalan-amalan seperti memberi salam hormat, sapaan, adab berbual, adab makan, adab berpakaian, adab duduk serta berdiri adalah protokol yang kita amalkan setiap hari.

Etiket Sosial• Salah satu aspek dalam etiket sosial adalah tatacara menghadiri

majlis. Terdapat beberapa panduan bagi menghadiri sesuatu

majlis rasmi. Di antaranya adalah:

a. Menjawab kad jemputan (hadir atau tidak sebelum tarikh yang

dicatatkan)

b. Teliti pakaian yang hendak dipakai

c. Memastikan kelengkapan diri kemas dan cukup

d. Tinjauan tempat majlis, agar tidak lewat sampai

e. Ikut arahan penyambut

f. Ikut peraturan yang ditetapkan

g. Berdiri menghadap tetamu kehormat

Panduan-panduan ini harus diikuti agar majlis yang kita hadiri tidak diganggu oleh ketidaksediaan kita dan juga agar

tetamu- tetamu lain rasa selesa dengan kehadiran kita.

PENGENDALIAN MAJLIS RASMI

• Majlis rasmi bermaksud sesuatu majlis formal yang mengandungi tatacara dan protokol tertentu yang perlu diikuti.

• Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam pengendalian majlis rasmi adalah:

i. Jawatankuasa Majlis rasmi

ii. Tempat majlis

iii. Senarai jemputan

iv. Aturcara majlis

v. Kesesuaian pakaian

vi. Kad jemputan

vii. Menu untuk jamuan

viii. Susunan tempat duduk

ix. Juruacara

x. Penyambut tetamu

xi. Raptai

xii. Pasca nilai

Penyediaan Senarai Jemputan• Biasanya, dalam sesuatu majlis rasmi, Jawatankuasa

Jemputan dan Urusetia hendaklah mengenal pasti para jemputan dan menyediakan empat jenis senarai jemputan.

• 4 senarai jemputan tersebut ialah:

1. Ringkasan senarai jemputan

2. Senarai nama

3. Senarai keutamaan

4. Senarai kehadiran

1. Ringkasan senarai jemputan• Dicatat dalam kertas kerja perancangan dan merupakan

senarai yang pertama.• Disediakan untuk mengetahui secara kasar kategori tetamu

dan bilangannya.• Contoh ringkasan senarai jemputan bagi majlis rasmi Hari

Ucapan dan Penyampaian Hadiah Sekolah.

Senarai Jemputan

1. Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri dan PPD2 orang

2. Guru Besar/Pengetua Sekolah 14 orang

3. Jawatankuasa PIBG 20 orang

4. Ketua-ketua Jabatan 5 orang

5. Jawatankuasa Pembimbing Pelajar 15 orang

6. Ibu Bapa 700 orang

Jumlah 756 orang

2. Senarai Nama (senarai kedua)• Jawatankuasa Jemputan perlu menyenaraikan nama

tetamu dan tetamu kehormat mengikut kategori.• Senarai tersebut mengandungi maklumat-maklumat

berikut:

i. Nama penuh dengan gelaran serta pingat (jika ada)

ii. Jawatan dan pangkat

iii. Alamat pejabat dan telefon

iv. Alamat rumah dan telefon (jika perlu)

v. Nama setiausaha sulit atau PA serta telefon (jika ada)

3. Senarai keutamaan (senarai ketiga)• Senarai ini diambil daripada senarai nama (senarai

kedua) disusun mengikut keutamaan.• Contoh:

Senarai Keutamaan

1. YB. Tan Sri Musa Muhamad – Menteri Pendidikan Malaysia

2. Haji Razali Ismail – Pengarah BPG

3. Ybhg. Dato Shafie Ismail – Pengarah Jabatan Pendidikan Kelantan

4. Senarai kehadiran• Digunakan untuk mengenal pasti tetamu yang akan hadir

atau tidak hadir.• Dalam majlis rasmi yang besar, nombor kerusi tetamu

dicatat dan ditentukan bagi setiap tetamu yang memberi jawapan untuk hadir.

Susunan Keutamaan• Urusetia atau Jawatankuasa Sambutan/ Protokol perlu

menyenaraikan susunan keutamaan bagi tetamu jemputan (VIP) dan tetamu kehormat (VVIP) dalam majlis rasmi.

• Susunan keutamaan perlu ditentukan dengan dua tujuan, iaitu:

1. Jawatankuasa Persiapan Tempat perlu menyediakan tempat duduk tetamu dalam majlis tersebut mengikut susunan keutamaan.

2. Pengerusi majlis/ juruacara akan membaca nama, pangkat dan jawatan tetamu kehormat dan tetamu jemputan mengikut susunan keutamaan.

• Dua kategori asas pertimbangan bagi menentukan susunan keutamaan, iaitu:

1. Pegawai-pegawai perkhidmatan kerajaan (bermula daripada DYMM Seri Paduka Baginda Yang di-pertuan Agong dan YAB), Perdana Menteri sehingga kepada pegawai kerajaan di peringkat tertentu. Asas ini adalah berpandukan:

• Jenis jawatan• Gred jawatan• Gaji • Darjah kebesaran

2. Asas yang diambil kira untuk orang awam ialah:• Kedudukan dalam masyarakat• Darjah kebesaran

Susunan Tempat Duduk• Dalam majlis rasmi, susunan tempat duduk mesti

mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan.• Susunan tempat duduk bagi majlis perasmian:

a. Kekananan bagi dua orang:

b) Kekananan bagi tiga orang:

1 2

b) Kekananan bagi lima orang:

c) Kekananan bagi empat orang:

3 1 2 4

Tertib Di Meja Makan

Beberapa tatacara perlu diketahui semasa berada di meja makan. Antaranya ialah:

1. Duduk di ruangan atau kerusi dengan tertib dan memakai napkin.

2. Memastikan dan mengetahui cara menghidang makanan sama ada masakan Barat, masakan tradisional, masakan Cina dan sebagainya, Ini kerana cara menghidang adalah berbeza mengikut jenis masakan dan mangkuk yang digunakan.

3. Sesetengah sajian Cina menggunakan beberapa jenis mangkuk dan sudu. Pastikan mangkuk dan sudu yang digunakan tidak digunakan secara salah. Contohnya, mangkuk nasi digunakan untuk memasukkan sup.

4. Mengetahui susunan gelas, sudu dan garpu. Misalnya bagi sajian cara Barat, gelas dan cawan diletakkan di sebelah kanan pinggan makan. Setiap orang perlu mengambil gelas dan cawan di sebelah kanan mereka.

5. Mengambil sayur-sayuran atau lauk yang berada di bahagian hadapan. Tunggu giliran dengan sabar. Ambil sayur-sayuran atau lauk dengan kadar yang sedikit sahaja supaya semua orang dapat menikmatinya.

6. Pastikan sudu atau garpu tidak berlaga atau mengeluarkan bunyi ketukan dengan pinggan nasi atau mangkuk.

7. Kunyah makanan dengan perlahan-lahan. Jangan bercakap semasa makanan masih banyak di dalam mulut.

8. Angkat tangan jika perlu bantuan pelayan dan tunggu sehingga pelayan sampai.

Susunan Bendera• Biasanya dalam sesuatu majlis rasmi, bendera-bendera

yang terlibat adalah bendera negara, bendera negeri dan bendera badan/ pertubuhan (berkenaan).

• Jika majlisnya adalah majlis Peringkat Persekutuan, maka bendera Negara diberi keutamaan; manakala dalam majlis peringkat Negeri, bendera Negeri diberikan keutamaan.

• Contoh:

Majlis Peringkat Persekutuan.

(bendera Negara diletak di sebelah kanan)

Majlis Peringkat Negeri (bendera Negeri diletak di sebelah kanan)

Peranan Pengerusi Majlis/Juruacara

Ciri-ciri pengerusi majlis:• Berbahasa dengan lancar, teratur dan sebutan yang jelas.• Pengerusi/juruacara tidak perlu mengulas isi-isi ucapan

yang disampaikan oleh tetamu kehormat. Kadangkala didapati pengerusi/ juruacara mengulas isi-isi ucapan yang disampaikan sehingga mengambil masa yang lama bagi mengulasnya.

• Berani dan tegas.• Bersedia menerima teguran dan pandangan orang lain.

Contoh

• Majlis Pesta Angpau• Pesta Angpau – suatu aktiviti yang diadakan untuk

menyambut Tahun Baru Cina• 2 orang juruacara (master of ceremony)

Contoh Peranan Pengerusi Majlis Pesta Angpau

• Kawal majlis dengan baik dan bijaksana

• Pastikan semua orang dapat mendengar percakapannya dengan jelas

• Cakap dengan perlahan-lahan (step-by-step)

• Pandang muka semua orang dari kiri ke kanan, dari hadapan ke

belakang majlis

• Jangan menyentuh perasaan sensitif yang tidak disenangi orang ramai

• Pelbagaikan intonasi suara

• Cakap perkara yang ringan dan sekali-sekali boleh buat jenaka ringan

untuk mengurangkan ketegangan dan kebosanan pendengar

• Tepati masa

• Beri ucapan penghargaan kepada pihak yang telah berbuat sesuatu

kebaikan

Penyediaan Teks Ucapan

Proses Merangka Teks Ucapan

 

Antara perkara penting yang perlu diambil kira:

1   status acara / majlis

2   tetamu utama / protokol

3   objektif majlis

4   idea / mesej yang hendak disampaikan

5   peruntukan masa ucapan

6   harapan

Teks Ucapan Pesta Angpau

Yang Berusaha Encik Chen Thean Siong, Guru Besar SJK(C) Putra Nilai,

Guru-guru kanan, guru-guru dan murid-murid yang dikasihi sekalian.

Pertama sekali, saya ingin mengucapkan terima kasih kerana diberi peluang untuk menyambut Tahun Baru Cina bersama-sama pada malam yang bahagia ini.

Saya dimaklumkan bahawa pesta ini disertai oleh 135 pelajar yang merupakan penyertaan yang paling ramai berbanding dengan tahun-tahun yang lalu.

 

Saya mengucapkan syabas dan tahniah atas kejayaan ini. Dengan penglibatan yang amat menggalakkan dalam menjayakan pesta ini, ia benar-benar menggambarkan semangat kerjasama.

Bagi memastikan kelangsungan adat, budaya dan tradisi yang kita warisi ini, saya menyeru agar lebih ramai kanak-kanak dilibatkan secara aktif dalam program-program kebudayaan seperti ini bagi menyemai semangat dan minat yang mendalam untuk mencintai budaya bangsa. Penyertaan ramai pada hari ini merupakan satu petanda yang amat positif yang kita harapkan bagi membentuk generasi muda yang sihat, cemerlang dan berketrampilan. 

  Sebelum mengakhiri ucapan, saya sekali lagi mengucapkan terima kasih dan tahniah kepada Pengerusi dan Ahli-ahli Jawatankuasa atas usaha gigih dan komitmen bagi menjayakan pesta tahunan yang meriah ini.

Saya berharap agar pesta ini akan terus diadakan dengan lebih meriah lagi pada tahun-tahun yang akan datang.

Selamat Tahun Baru Cina, Gong Xi Fatt Cai.

  Sekian, terima kasih.

Penyediaan Teks Ucapan/Kata Alu-aluan

• Majlis perasmian/penutupan• Majlis perpisahan• Majlis keraian

1. Contoh Teks Ucapan Majlis Perasmian: Sukan Tahunan

Terima kasih, saudara Pengacara Majlis. 

Yg.Dihormati En. James Selvaratnam, 

Pengerusi Lembaga Pengurus Sekolah, SMK Methodist,

Tg.Malim

Yg.Dihormati En. Mohd. Yusof bin Babjan

Yang Dipertua PIBG, SMK Methodist, Tg. Malim

Guru-guru dan murid-murid yang dikasihi sekalian. 

Pertama sekali saya ingin mengambil kesempatan pada pagi ini untuk mengucapkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih kerana sudi menjemput saya untuk menyampaikan ucapan dan seterusnya merasmikan Sukan Tahunan 2013, SMK Methodist, Tg.Malim 

Para hadirin sekalian, 

Sememangnya aktiviti sukan penting kepada rakyat dan negara, khususnya generasi anak bangsa pewaris nusa yang tercinta. Selain dapat menjamin kecergasan, kecerdasan minda dan kesihatan, aktiviti sukan yang melibatkan murid daripada pelbagai kaum dan agama dapat memupuk semangat kesukanan dan perpaduan.

Yang dihormati sekalian, 

Saya percaya bahawa bantuan dan sokongan tambahan yang pernah diterima oleh SMK Methodist, Tg. Malim selama ini hanya sekadar mampu untuk membolehkan pihak sekolah dan PIBG untuk membaik pulih dan menaik taraf sebahagian prasarana dan fizikal sekolah demi keselesaan pengajaran dan pembelajaran murid-murid yang enrolmennya kian bertambah dari setahun ke setahun. Saya sebagai pengetua sangat berharap kedudukan ini diperbaiki dengan bantuan dan usaha dari segala sumber supaya pengurusan SMK Methodist, Tg. Malim boleh menumpukan segala perhatian kepada prestasi akedemik dan muncul sebagai salah sebuah sekolah primer yang terbilang di Daerah Batang Padang. 

Dengan kata-kata tersebut, saya dengan suka citanya merasmikan Sukan Tahunan kali yang ke-21, SMK Methodist, Tg. Malim. Majulah sukan untuk negara. Sekian, terima kasih. 

2.Contoh Teks Ucapan Majlis Perpisahan

Yang Berusaha Tuan haji Abdul Hashim bin Abdul Karim, Pengetua Cemerlang Sekolah Tuanku Abdul rahman

 

Yang Diraikan Encik Mohd Zainudin bin Salim

 

Yang berusaha Dato' Dawa bin Abdullah,

Wakil PErsatuan Bekas Penuntut STAR (STAROBA)

 

Yang berusaha Penolong-penolong kanan, 

Guru-guru kanan, guru-guru seterusnya para pelajar yang dikasihi sekalian.

TEKS PENGACARAAN MAJLIS PERSARAAN ENCIK MOHD ZAINUDIN BIN SALIM

Alhamdulillah setinggi ucapan kesyukuran dipanjatkan ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah rahmat-Nya pada pagi yang penuh barakah ini, kita diberi kesempatan untuk sama-sama berkumpul bagi meraikan majlis persaraan seorang warga pendidik  di alama mater yang tercinta ini. Untuk makluman semua, Encik Mohd zainudin bin Salim telah berkhidmat selama 19  tahun di sekolah ini. Sesungguhnya majlis yang kita adakan ini, tidak mampu untuk membalas segala keringat dan jasa yang diberikan oleh beliau terhadap sekolah ini.

Hadirin dan hadirat yang dihormati sekalian ,

Tiap pertemuan pasti ada perpisahan

Itu adat, itu lumrah kehidupan

Begitulah rentetan perjalanan

Walau sukar untuk ditelan

Tapi kaki tetap mengorak jalan

Selagi hayat dikandung badan

Inilah yang dikatakan, umpama belayar telah sampai di pelabuhan

Umpama berkayuh telah sampai di muara

Umpama berjalan telah sampai di destinasi

 

Kuning emas masaknya padi

Mawar merah dalam jambangan

Terima kasih daun keladi

Budi tuan jadi kenangan

Duhai tuan, , sebaik  sahaja dikau  beredar dari sekolah  ini, maka terbukalah pintu rindu dihati kami. Selamat menerusan kehidupan. Mungkin budi mu yang tumpah di sini, hatta setitis mahupun selaksa. Bukanlah untuk dijual beli atau ditimbang kati kemudian hari. Yang dikau sampaikan selama ini hanyalah amanat dan tanggungjawab. Terima kasih  dari sudut hati yang terdalam .

 

Dan terakhirnya marilah sama-sama kita menyanyikan nasyid DOA PERPISAHAN buat terakhir kalinya. 

Sekian, terima kasih!

3.Contoh Teks Ucapan Majlis Keraian: Hari Kemerdekaan

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh dan salam 1Malaysia.

1. Alhamdulillah bersyukur kita ke hadrat Illahi, kerana dengan izin dan limpah kurnia-Nya, kita dapat menyambut ulang tahun kemerdekaan negara yang ke-54 dengan penuh kebanggaan. Dengan nikmat kemerdekaan ini, kita berjaya memajukan negara dan menempa pelbagai kejayaan sebagai bangsa yang merdeka. Kini, Malaysia telah membangun dengan pesat serta mendapat pengiktirafan dunia sebagai sebuah negara yang paling maju dalam kelompok negara-negara membangun.

2. Namun begitu, perlu kita insaf bahawa kemerdekaan yang dikecapi ini adalah hasil perjuangan wira-wira negara. Oleh itu, menjadi suatu kemestian kepada kita, khususnya generasi muda memajukan diri dengan ilmu pengetahuan, kemahiran dan mengamalkan nilai-nilai murni bagi mengupayakan kita memelihara dan mengisi kemerdekaan ini. Yang lebih penting ialah kita mampu mempertahankan kemerdekaan negara ini daripada anasir-anasir jahat yang cuba untuk menjejaskan kesejahteraan negara.

Warga pendidikan yang dikasihi,

3. Bersesuaian dengan tema hari kemerdekaan pada tahun ini, 1Malaysia: Transformasi Berjaya Rakyat Sejahtera saya menyeru semua warga pendidikan berazam untuk membuat anjakan paradigma ke arah kecemerlangan dan kesejahteraan. Sebagai rakyat Malaysia, kita perlu melengkapkan diri dengan ilmu pengetahuan, kemahiran, mempunyai sahsiah diri terpuji serta jati diri yang teguh untuk menjadi insan berkualiti yang dapat menjana kecemerlangan dan memberi sumbangan kepada diri, keluarga, bangsa dan negara. Oleh itu, marilah kita berubah ke arah yang lebih positif untuk kebaikan bersama-sama.

4. Kemerdekaan yang dikecapi kini dapat dikekal melalui perpaduan kaum menerusi konsep 1Malaysia yang diperkenalkan oleh Perdana Menteri Malaysia, Datuk Seri Mohd Najib bin Tun Abdul Razak. 1Malaysia adalah satu gagasan yang memupuk perpaduan dalam kalangan rakyat Malaysia yang berbilang kaum bagi menjamin kestabilan, melonjakkan kemajuan dan pembangunan yang lebih tinggi bagi rakyat dan negara Malaysia. Dalam erti kata lain, 1Malaysia merupakan satu formula untuk memastikan aspirasi negara, iaitu Wawasan 2020 tercapai dan dapat diterapkan ke dalam sanubari rakyat serta diamalkan oleh setiap lapisan masyarakat.

5. 1Malaysia adalah penerusan agenda membina negara. Untuk mencapai kemajuan bagi negara, rakyat perlu dimajukan terlebih dahulu dan ini dimulakan dengan membentuk sikap penerimaan antara kaum yang membawa kepada perpaduan yang utuh. Teras perpaduan ini didukungi oleh nilai-nilai murni yang dititikberatkan dalam sistem pendidikan negara. Semoga usaha ini dapat menjadikan nilai-nilai murni akan mendasari cara hidup rakyat Malaysia.

Warga pendidikan yang dirahmati,

6. Murid-murid patut berusaha untuk meningkatkan amalan saling menghormati dan berbudi bahasa dalam menjalingkan hubungan sesama rakan. Manakala para guru perlu lebih komited terhadap peranan mereka untuk membentuk perpaduan di negara ini. Oleh itu, para guru dan murid perlu memainkan peranan dan tanggungjawab mereka dengan berkesan dalam usaha untuk merealisasikan perpaduan di negara ini terus mantap dari masa ke semasa.

7. Nilai-nilai aspirasi seperti budaya berprestasi tinggi, budaya ilmu, budaya inovasi dan kebijaksanaan haruslah diperkasakan di sekolah. Usaha ini untuk menjana transformasi bagi melahirkan masyarakat dinamik yang akan memacu kemajuan negara. Malah, nilai-nilai aspirasi ini akan mewujudkan tenaga kerja yang berdaya maju dan mampu bersaing dalam persekitaran global. Seterusnya dapat membantu melonjakkan kedudukan ekonomi negara ke tahap yang lebih kukuh dan mantap.

8. Seterusnya, Kementerian Pelajaran Malaysia, merupakan organisasi yang terlibat secara langsung dalam pembangunan modal insan negara. Justeru, kementerian ini sentiasa komited bagi memupuk minat dan kecenderungan murid dalam bidang kokurikulum. Antara langkah yang diambil bagi memastikan usaha ini dapat dilaksanakan dengan berkesan, maka diperkenalkan Dasar 1Murid 1Sukan. Tujuannya adalah untuk memastikan penglibatan setiap murid dalam aktiviti sukan di sekolah serta mengembalikan sekolah sebagai institusi utama untuk melahirkan bakat-bakat sukan dari peringkat akar umbi. Melalui kegiatan ini, murid bukan sahaja dapat menambah ilmu dan kemahiran malahan dapat meningkatkan kemahiran sosial dan daya kepimpinan mereka. Saya berharap dasar ini akan diberikan perhatian serius oleh semua pihak dan dilaksanakan secara sistematik dan berkesan.

9. Seterusnya warga pendidik diharap dapat berusaha mempraktikkan budaya kerja yang efektif dan mengamalkan cara berfikir secara rasional. Apabila berfikir secara rasional, sesuatu tindakan yang diambil akan memberi kebaikan kepada diri sendiri, organisasi dan negara. Gunakanlah ilmu pengetahuan dan akal yang bijak untuk kita melaksanakan segala tanggungjawab, peranan dan tugas dengan berkesan. Janganlah bertindak membuta tuli kerana ikut rasa binasa, ikut hati mati dan ikut nafsu lesu.

Warga pendidikan sekalian,

10. Akhir kata, sempena sambutan Hari Kemerdekaan ini, marilah kita bersama-sama menghayati tema Hari Kemerdekaan ini, `1Malaysia: Transformasi Berjaya, Rakyat Sejahtera’ dan memperkasakan tekad untuk menempuh segala rintangan bersama-sama di negara yang kita cintai ini.

MERDEKA…MERDEKA…MERDEKA…Sekian.