MENJELAJAH PENGURUSAN SUMBER MANUSIA bersama MAIMUNAH LATIHAN

Topik-topik utama dalam Ruang ini adalah:

Menentukan Jenis Latihan Diperlukan dan Siapa Memerlukan Latihan

Menubuhkan Bahagian Latihan dalam Organisasi

Pembinaan Kemahiran Melatih

Pekerja tidak boleh jalankan kerja mereka tanpa latihan yang mencukupi. Tidak kira betapa kecil

organisasi anda, tidak kira dalam jenis apa perniagaan anda berada, pekerja mesti diberi latihan

berterusan. Sambil ianya akan tingkatkan pengeluaran syarikat, latihan adalah berguna untuk

menarik staf yang berbakat. Dalam Ruang ini, kita akan periksa bagaimana untuk tubuhkan satu

bahagian latihan asas di dalam organisasi dan bagaimana untuk membaiki kemahiran melatih supaya

sebahagian daripada latihan yang diperlukan dijalankan oleh pekerja anda atau anda boleh bantu

pekerja kanan anda melatih pekerja yang baru.

MENENTUKAN JENIS LATIHAN DIPERLUKAN DAN SIAPA MEMERLUKAN

LATIHAN

Melatih pekerja adalah satu cara yang terbaik untuk meningkatkan pengeluaran. Tetapi, dalam masa

yang sama, kita mungkin membazirkan kewangan syarikat (atau tabung levi HRDF) untuk latihan

Maimunah Aminuddin merupakan

seorang pensyarah, penulis terkenal dan

perunding di bidang pengurusan sumber

manusia. Tajuk buku beliau termasuk:

Human Resource Management (2nd ed, 2011, Oxford University Press)

Malaysian Industrial Relations and Employment Law (7th ed, 2011, McGraw Hill)

Termination of Employment: Understanding the Process (2010, CLJ Publication)

yang tidak relevan dan tidak dikendalikan dengan baik. Untuk memaksimakan pelaburan anda dalam

latihan, berikut adalah penting:

1. Jalankan analisis keperluan latihan yang teliti

2. Rancang siapa akan berikan latihan dan tentukan sama ada orang yang memberi latihan itu

cekap

3. Bekerjasama dengan jurulatih untuk mempastikan latihan disempurnakan dengan lancar

4. Nilaikan usaha-usaha latihan

Analisis Keperluan Latihan

Sungguhpun anda boleh bayar untuk mendapatkan perkhidmatan perunding yang akan jalankan

analisis keperluan latihan, juga dikenali sebagai pengenalan keperluan latihan (TNI) atau analisis

keperluan pembelajaran (LNA) untuk organisasi

anda, tetapi anda sepatutnya boleh jalankan

latihan dengan sendiri. Analisis keperluan latihan

(TNA) ialah satu tugas yang perlu dilaksanakan

selalu. Sebaik sahaja TNA habis dijalankan, anda

boleh tahu sama ada wujudnya perbezaan antara

kemahiran, sikap dan ilmu pengetahuan yang

diperolehi pekerja anda sekarang berbanding

dengan kemahiran, sikap dan ilmu pengetahuan

yang diperlukan oleh syarikat anda sekarang dan

pada masa depan yang terdekat.

TNA memberi maklumat seperti:

1. Apakah latihan yang diperlukan untuk

pekerja dalam organisasi anda?

2. Siapakah pekerja yang perlukan latihan?

3. Apakah kandungan yang patut ada dalam latihan?

Sebaik sahaja maklumat di atas diperolehi, anda boleh buat keputusan lain seperti:

1. Siapakah yang akan jalankan latihan?

2. Apakah kandungan terperinci dan kaedah penyampaian yang sesuai sekali?

3. Di mana latihan akan diadakan?

4. Apakah keperluan bajet untuk program-program?

5. Bilakah latihan akan diadakan?

Sebahagian daripada program latihan diperlukan untuk semua pekerja. Ini termasuk induksi dan

latihan keselamatan. Program lain bergantung kepada keperluan jabatan tertentu dan tugas

tertentu.

Latihan Mesti Releven

Semua latihan diberi kepada

pekerja mestilah releven dengan

kerja mereka sekarang dan pada

masa hadapan

Latihan yang dijalankan patut

menggabungkan proses

pembinaan kemahiran, proses

mendapatkan ilmu pengetahuan

dan proses perubahan sikap

Bincang bersama dengan pengurus anda untuk menentukan kemahiran dan ilmu pengetahuan yang

diperlukan dalam jabatan masing-masing.

Keperluan ini adalah dari keperluan kemahiran teknikal untuk mengendalikan peralatan dan jentera,

ke kemahiran komunikasi, kemahiran berhubung dengan komputer, kemahiran perhubungan

pelanggan dan lain-lain. Sekiranya pengurus anda beri satu senarai yang panjang mengenai

kemahiran yang diperlukan untuk staf mereka, minta pengurus susunkan mengikut keutamaan.

Anda boleh juga minta pekerja kanan kenalpasti bidang pengetahuan dan keperluan kemahiran yang

berguna untuk kerja mereka. Periksa huraian tugas dan spesifikasi kerja yang telah dirangkakan

untuk berbagai-bagai kerja dalam organisasi anda.

Susunkan semua maklumat yang telah dikumpul. Tentukan kemahiran yang terbaik untuk diberi

kepada pekerja oleh staf kanan atau penyelia. Tentukan bidang mana memerlukan jurulatih luar.

Lantik beberapa staf kanan yang sesuai untuk menjalankan latihan untuk pekerja baru atau rakan

sejawat yang kurang berpengalaman. Jika perlu, aturkan program melatih jurulatih supaya mereka

selesa menjalankan latihan. Sama-sama bekerja dengan jurulatih dalaman ini untuk membina

program yang sesuai. Program latihan tidak semestinya diadakan di dalam bilik latihan. Ia boleh

dalam bentuk bimbingan yang diberi kepada seorang pekerja atau sekumpulan pekerja di tempat

kerja mereka. Ia boleh melibatkan e-pembelajaran sekiranya anda mampu mendapatkan pakej e-

pembelajaran yang sesuai untuk pekerja anda.

Memilih Jurulatih

Jurulatih boleh didapati daripada:

1. Staf yang ada, terutama sekali pekerja kanan

2. Penyelia atau pengurus

3. Staf HR

4. Jurulatih bebas dari luar atau penyedia latihan

Jurulatih yang dipilih untuk jenis latihan tertentu bergantung kepada kandungan program. Latihan

teknikal khas biasanya dikendalikan oleh pekerja kanan atau penyelia. Latihan ini boleh dikendalikan

satu-untuk-satu atau dalam kumpulan kecil. Banyak kemahiran biasa ditawarkan oleh penyedia

latihan yang akan, jika anda mempunyai bilangan pelatih mencukupi, jalankan program di premis

anda atau akan adakan program awam di mana anda boleh hantar pekerja anda. Anda boleh lihat

senarai program yang ditawarkan oleh penyedia latihan dalam laman web HRDF.

Jikalau boleh, setelah mengambil keputusan untuk menggunakan jurulatih luar, periksa dengan

pelanggan beliau terdahulu sama ada mereka berpuas hati dengan latihan yang diberi. Minta

daripada jurulatih tersebut nama dan nombor telefon pelanggan yang beliau telah berikan program

latihan yang sama supaya anda boleh buat sedemikian.

Pastikan supaya semua pelatih membuat penilaian ke atas jurulatih setelah tamat program. Lihat

bahagian akan datang dalam Ruang ini mengenai pembinaan kemahiran melatih.

Menyelaraskan Latihan

Sama ada seorang daripada staf syarikat anda mengendalikan latihan atau jurulatih luar telah

dijemput mengendalikan latihan untuk staf anda, anda perlu bekerjasama dengan jurulatih dan

bantu menyelaraskan program. Motivasi pelatih boleh menurun apabila logistik latihan tidak diurus

dengan baik. Satu senarai semak adalah berguna untuk tujuan ini. Berikut adalah beberapa

cadangan yang boleh dimasukkan ke dalam senarai semak:

Pelatih: Sudahkah pelatih diberitahu lebih awal melalui surat bahawa mereka diperlukan menghadiri

latihan pada tarikh tertentu? Apakah usaha yang diambil sekiranya pelatih tidak dapat hadir latihan?

Sudahkah pelatih tandatangan senarai kedatangan? Sudahkah borang soalselidik penilaian siap

untuk diisi pada penghujung program?

Tempat: Sudahkah bilik latihan ditempah? Sudahkah bilik latihan disusun seperti yang dikehendaki

oleh jurulatih? Adakah semua peralatan berfungsi dan boleh diguna?

Nota dan Bahan Edaran: Sudahkah nota untuk diedarkan kepada pelatih dicetak dan disalin

mencukupi? Adakah kertas untuk menulis disediakan untuk pelatih?

Makanan dan Minuman: Sudahkah makanan ditempah dan mencukupi untuk makan tengah hari

dan waktu rehat sesi latihan? Adakah air minum dan gula-gula disediakan?

Jurulatih: (Apabila jurulatih luar terlibat) Sudahkah jurulatih diberi peta menunjukkan lokasi premis

syarikat anda dan bagaimana hendak mencari bilik latihan? Sudahkah persiapan dibuat untuk

menerima jurulatih di pintu masuk utama syarikat? Sudahkah pegawai sekuriti di pintu masuk

diberitahu mengenai kedatangan jurulatih? Sudahkah jurulatih diberitahu mengenai lokasi tandas?

Anda mungkin ingin menjemput ketua eksekutif anda merasmikan program latihan berkenaan, atau

sekiranya sesi latihan itu pendek, beliau boleh dijemput juga bersama dengan pelatih semasa waktu

rehat. Dengan cara begini, pelatih boleh nampak bahawa latihan berkenaan adalah penting dan jelas

kepada mereka bahawa pihak pengurusan menyokong daya usaha pembelajaran mereka.

Menilai Latihan

Usaha-usaha latihan mesti diberi penilaian. Anda mungkin tidak dapat membuktikan bahawa latihan

pekerja akan meningkatkan pengeluaran atau pun meningkatkan keuntungan. Walau

bagaimanapun, anda patut cuba mengumpulkan maklumat sama ada program-program yang telah

dijalankan mencapai objektifnya. Sekurang-kurangnya, anda patut:

1. Sediakan soalselidik untuk dilengkapkan pada akhir sesi latihan oleh pelatih. Soalselidik akan

meminta pelatih menilai setiap aspek mengenai jurulatih, tempat dan kandungan program.

2. Rancangkan kaedah menguji sama ada pelatih telah mendapat ilmu pengetahuan dan

kemahiran yang program direka untuk mencapainya.

3. Temuduga pengurus yang mana orang bawahannya telah hadir program latihan. Adakah

pihak pengurus berpuashati bahawa pekerjanya sekarang cekap dalam bidang untuk mana

latihan diadakan? Adakah kerja mereka lebih baik daripada sebelum latihan?

MENUBUHKAN BAHAGIAN LATIHAN DALAM ORGANISASI

Semua organisasi perlukan bahagian latihan. Sebuah Perusahaan Kecil dan Sederhana tidak

perlukan pusat latihan dan anda mungkin tidak dapat wujudkan sebuah bilik khas untuk latihan.

Anda mungkin terpaksa gunakan sebuah bilik serbaguna untuk sesi latihan dalaman. Berikut adalah

beberapa cadangan yang boleh dipertimbangkan apabila menubuhkan bahagian latihan dalam

organisasi anda.

Bilik Latihan

Sebuah bilik khas untuk latihan hanya boleh dijustifikasikan sekiranya ia digunakan selalu. Jikalau

program dalaman jarang diadakan, anda patut mencari tempat yang berdekatan dengan syarikat

anda, sesuai untuk kegunaan latihan dan apakah kos sewanya untuk sehari atau sejam. Anda boleh

juga sewa bilik latihan di syarikat yang besar di persekitaran syarikat anda. Sekiranya anda ingin

menggunakan kemudahan luar, semak perkara berikut:

1. Adakah saiz bilik latihan sesuai dengan bilangan pelatih dalam program anda? Anda perlukan

bilik yang tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil.

2. Adakah perabot yang disediakan sesuai? Meja dan kerusi yang boleh dipindah-pindah adalah

diperlukan.

3. Adakah peralatan persembahan disediakan atau anda perlu bawa peralatan sendiri?

Komputer, projektor, skrin, papan putih berdiri atau easel?

4. Adakah tandas bersih dan berdekatan?

5. Adakah kemudahan untuk makan dan minum semasa rehat?

Jika anda lebih suka adakan sesi latihan dalam premis anda, perhatikan beberapa kebaikan dan

keburukan seperti berikut:

Kebaikan: Logistik senang; kos kurang; menjimatkan masa pergi dan balik ke tempat latihan;

penggunaan elektrik dan keperluan lain lebih terkawal.

Keburukan: Bilik digunakan untuk tujuan lain seperti mesyuarat dan oleh itu tidak dapat digunakan

untuk latihan; perabot di dalam bilik tidak sesuai; pelatih merasa bosan berada di tempat yang sama

untuk semua latihan.

Peralatan dan Bekalan Latihan

Sama ada bilik yang anda ada digunakan untuk latihan

sahaja, atau anda terpaksa guna bilik serbaguna untuk

latihan, peralatan dan bekalan berikut mesti

disediakan:

1. Meja untuk 2-3 orang, yang boleh dipindah ke

merata tempat dalam bilik seperti yang

dikehendaki oleh jurulatih. Meja tersebut

sepatutnya tidak berat, boleh dilipat dan

disimpan bila tidak diguna.

2. Bilangan kerusi yang mencukupi

Figure 1 Training tables

Perabot Latihan

3. Meja dan kerusi untuk jurulatih. Meja tersebut mesti cukup luas untuk meletak nota

jurulatih, bahan edaran, air minum, gelas dan sebagainya

4. Projektor dan komputer yang sesuai untuk persembahan

5. Skrin, sebaik-baiknya yang lekat di dinding. Tayangan boleh juga dibuat ke atas dinding rata

berwarna cerah, tetapi tidak sekali ke atas papan-putih. Oleh kerana itu, pastikan dinding

yang sesuai dicat dengan warna cerah dan tidak berpanel kayu atau

dihiasi

6. Papan-putih berdiri atau easel di mana beberapa keping kertas

besar digantung. Jika boleh, sediakan sekurang-kurangnya dua set

untuk kegunaan persembahan kumpulan

7. Alat tulis: Penanda papan-putih. Jangan sekali-kali benarkan

penanda berdawat kekal ke dalam bilik latihan; pemadam papan-

putih; kertas untuk easel; kertas tulis untuk peserta; kertas cetak

untuk nota dan bahan edaran

8. Air minum dan gula-gula atau gula-gula batuk

9. Almari storan yang boleh dikunci untuk simpan alat tulis

10. Mikrofon adalah berguna jikalau bilik latihan itu besar dan apabila sesuatu program ada

lebih daripada 20 orang peserta

Beli:

Peralatan latihan berkualiti terbaik yang anda mampu. Peralatan diguna oleh banyak tangan

dan kadang-kadang secara kasar.

Peralatan mudah alih yang memberikan fleksibiliti yang maksimum dalam bilik latihan

Anda mungkin perlukan peralatan latihan yang khusus, bergantung kepada jenis perniagaan dan

kerja yang dibuat oleh pekerja anda. Berikut adalah beberapa garis panduan tambahan:

1. Cuba susun bilik latihan supaya pintu masuk berada di belakang bilik. Orang membuka dan

menutup pintu di depan dan bersebelahan dengan jurulatih adalah satu gangguan.

2. Cuba pasang pintu yang tidak berbunyi apabila dibuka dan ditutup.

3. Adakan pencahayaan yang boleh berubah terang gelapnya, iaitu pastikan ada cahaya,

terutama sekali lampu di hadapan yang boleh dikurangkan cahayanya atau dipadam tanpa

mengganggu lampu-lampu lain di dalam bilik.

4. Sekiranya bilik berkenaan mempunyai dinding kaca, pastikan ada bidai yang boleh

melindung sesi latihan daripada gangguan dari luar bilik.

PEMBINAAN KEMAHIRAN LATIHAN

Kemahiran latihan adalah aset yang berguna kepada seorang profesional sumber manusia (HR).

Anda akan diminta untuk mengurus dan mengendalikan program induksi yang formal (lihat Ruang

bertajuk INDUKSI), latihan keselamatan dan kemungkinan program bidang am lain termasuk

kemahiran komunikasi. Jikalau kemahiran latihan anda adalah sangat baik, anda adalah sangat

berharga di mana-mana organisasi.

Jurulatih yang baik:

Flip chart Easel

1. Berlatih seberapa kerap yang mungkin

2. Bersedia dengan teliti untuk setiap sesi latihan

3. Menyediakan pelan kontingensi bagi setiap sesi latihan

4. Dapatkan maklum balas daripada peserta

5. Menggalakkan suasana pembelajaran terbuka

6. Mengurus masa dengan baik

Cadangan-cadangan yang berikut ada hubungan dengan sesi latihan

formal dan bergaya bilik-darjah. Kebanyakan daripada pendapat adalah

berguna untuk senario latihan lain termasuk latihan on-the-job dan

latihan berpandukan komputer. Anda mungkin ingin gabungkan sesi

formal dan latihan yang dikendalikan oleh penyelia atau staf kanan

semasa kerja.

Kemahiran Melatih Perlukan Latihan

Melatih ialah satu kemahiran; seperti kemahiran yang lain, ia perlukan

latihan. Jika ada peluang, jadilah sukarelawan untuk kendalikan latihan.

Minta rakan sekerja turut hadir semasa sesi latihan dan berikan maklum

balas supaya anda boleh memperbaiki kemahiran anda. Sekiranya ada

peluang untuk ikuti sesi latihan di luar organisasi supaya ilmu

pengetahuan dan kemahiran anda bertambah baik, periksa dengan teliti

bukan sahaja bahan kandungan latihan tetapi cara bahan itu

disampaikan. Apa sahaja yang dilakukan oleh jurulatih, yang pada anda

efektif, ambil perhatian dan cuba tiru bagaimana beliau lakukannya;

sama juga apa sahaja beliau lakukan yang tidak efektif, pastikan anda

tidak lakukan tindakan yang sama. Lebih banyak latihan yang anda

hadiri, lebih banyak anda akan sedar bahawa ada berbagai-bagai cara

penyampaian bahan, cara berbeza untuk menarik perhatian peserta dan

cara berbeza untuk pastikan peserta memahami bahan yang

disampaikan. Gunakan kaedah dan

taktik yang anda rasa selesa. Jika

boleh, ikuti kursus melatih-jurulatih.

Persiapan untuk Latihan

Jurulatih terkenal ambil masa yang lama untuk membuat

persiapan bagi setiap sesi. Apa yang perlu disediakan? Sebelum

keputusan utama diambil mengenai bahan atau kaedah

pembelajaran, anda perlu tahu seberapa banyak yang mungkin,

mengenai pelatih. Jika anda tidak pasti, cari:

1. Dengan bahasa apakah pelatih-pelatih rasa selesa?

2. Pernahkah mereka hadir latihan yang sama sebelum ini (jika ya, kenapa mereka ikuti lagi?)

3. Apakah yang pelatih tahu mengenai topik latihan atau apakah tahap kemahiran mereka

sekarang?

Program latihan mesti

direka untuk fokus

kepada keperluan

pelatih, bukan

jurulatih.

“Pelatih tidak belajar main piano

dengan baca buku mengenainya,

atau melihat video seorang

pemain piano yang terhebat

dalam dunia atau dengan

mendengar syarahan bagaimana

hendak bermain piano.

Cara untuk belajar main piano

atau membina kemahiran lain

ialah hanya dengan

melakukannya, iaitu cuba

bermain, buat kesilapan,

kesilapan dibetulkan, cuba dan

cuba lagi.”

Human Resource

Management: Principles &

Practices, by Maimunah

Aminuddin, 2nd ed, Oxford

University Press

Tarikh latihan perlu ditetapkan dan ini akan memberi kesan kepada persiapan anda. Sebaik-baiknya

jika boleh, adakan sesi yang pendek dan tidak lebih daripada separuh hari. Sekiranya ada terlalu

banyak bahan dan separuh hari tidak sempat, maka adakan sesi kedua beberapa hari kemudian.

Dengan cara ini, kerja pelatih tidak lama tertangguh. Pengulangan awal pada sesi kedua akan

membantu pelatih ingat perkara yang dipelajari atau meningkatkan tahap kemahiran mereka dan

minat senang dikekalkan. Semasa tempoh di antara dua sesi, tugasan boleh diberi kepada pelatih

supaya mereka terus berlatih kemahiran yang diperlukan atau fikirkan mengenai kandungan

pembelajaran program.

Memilih Kaedah Penyampaian

Pemilihan kaedah penyampaian banyak bergantung kepada ciri-ciri program latihan. Ada kaedah

paling sesuai bila digunakan untuk membina pengetahuan pelatih; yang lain untuk membina

kemahiran. Ada kaedah latihan tertentu lebih mahal daripada yang lain, oleh itu jika peruntukan

anda terhad anda mesti pilih kaedah yang tidak melibatkan perbelanjaan yang tinggi.

Sebahagian daripada kaedah penyampaian perlukan penyertaan yang tinggi oleh pelatih. Kaedah

begini adalah lebih baik. Kaedah pembelajaran yang tidak aktif di mana jurulatih yang melakukan

serba serbi, manakala pelatih hanya duduk sahaja untuk menerima ilmu, tidak akan berjaya

terutama sekali untuk pembinaan kemahiran. Kaedah penyampaian yang sangat popular termasuk:

1. Perbincangan dan projek berkumpulan

2. Sesi latihan bersama pembimbing atau

pemerhati

3. Demonstrasi dan lakonan peranan

4. Syarahan pendek

Kerja berkumpulan ialah satu kaedah penyampaian yang

menggalakkan penglibatan semua pelatih dengan syarat saiz kumpulan tidak begitu besar. Untuk

kebanyakan kerja berkumpulan, sama ada perbincangan atau projek, 5 hingga 6 orang ahli adalah

ideal. Pastikan anda beritahu kumpulan tersebut:

1. Apakah patut mereka buat

2. Berapa lama masa yang diberi untuk siapkan tugas

3. Apakah yang akan dihasilkan daripada tugas kumpulan

Apabila kumpulan pelatih bekerjasama, mereka dapat berkongsi ilmu pengetahuan atau kemahiran

yang ada pada setiap ahli. Ini akan memberikan keyakinan bahawa mereka boleh belajar daripada

masing-masing dan juga daripada jurulatih.

Jenis tugasan yang boleh dilaksanakan oleh kerja berkumpulan adalah sangat banyak. Pelatih boleh

diberi satu siri soalan untuk dijawab, yang mungkin berasaskan kepada pengalaman mereka atau

mengenai latihan yang baru lepas. Mereka mungkin membaca sebuah pengajian kes pendek atau

Kerja Berkumpulan

melihat video dan menjawab soalan berhubungan dengan bahan tersebut. Mereka mungkin perlu

siapkan satu persembahan lisan atau selesaikan satu masalah berhubung dengan kerja mereka.

Sekiranya pekerja sudah mempunyai kemahiran asas tetapi perlu menguatkan lagi atau

menambahbaikan lagi kemahiran tertentu, sesi latihan bersama pembimbing atau pemerhati adalah

berguna. Pembimbing patut boleh melihat seorang pelatih sedang berlatih dan memberi maklum

balas mengenai kekuatan dan kelemahan dia. Bimbingan boleh dilakukan di tempat kerja biasa

pekerja tetapi mungkin terdapat banyak gangguan daripada pekerja lain atau pelanggan atau bunyi

bising menyebabkan beliau tidak dapat berikan tumpuan untuk membaiki prestasi beliau.

Pembimbing mestilah seorang pekerja yang sangat mahir dan boleh nampak kesilapan dan berikan

petunjuk yang berguna bagaimana untuk memperbaiki kemahiran. Pembimbing juga perlu bersabar

dan berminat untuk menolong pelatih. Semua pengurus dan penyelia patut diberi latihan kemahiran

bimbingan.

Aktiviti pembinaan kemahiran boleh dimanfaatkan daripada demonstrasi bagaimana melakukan

sesuatu, dengan syarat demonstrasi tersebut disusuli oleh aktiviti latihan oleh pelatih.

Syarahan pendek adalah berguna untuk menambahkan ilmu pengetahuan pekerja tetapi

bilangannya patut diminimumkan. Sesuatu syarahan yang disampaikan semasa sesi latihan mesti

tidak lebih daripada 30 minit. Syarahan mesti digabungkan dengan peralatan visual yang sesuai dan

bahan edaran supaya pelatih boleh rujuk kepada kandungannya selepas sesi tersebut. Syarahan

tidak sepatutnya dijalankan tanpa digabungkan dengan kaedah penyampaian bahan yang lain.

Pelan Kontingensi

Seorang jurulatih yang efektif akan kenalpasti terlebih dahulu masalah yang mungkin timbul semasa

sesi latihan dan akan sediakan penyelesaian kontingensi. Beberapa masalah biasa adalah:

1. Kerosakan peralatan atau terputus bekalan elektrik

2. Pelatih telah melakukan aktiviti yang sama dalam program lain

3. Jurulatih sakit

Peraturan Nombor Satu untuk jurulatih: Jangan gunakan peralatan yang anda tidak tahu

membaikinya bila rosak.

Peraturan Nombor Dua untuk jurulatih: Jangan bergantung kepada peralatan semata-mata. Mana-

mana peralatan elektrik atau elektronik boleh rosak atau tidak berfungsi. Sediakan peralatan

tambahan. Sekiranya anda menggunakan PowerPoint atau perisian lain untuk menerangkan hujah

anda, sediakan beberapa salinan yang mencukupi bahan bercetak yang boleh diedarkan jika perlu.

Peraturan Nombor Tiga untuk jurulatih:

Jaga kesihatan anda sekiranya anda menjalankan

latihan dalaman. Menundakan sesuatu sesi latihan

kerana anda tidak sihat adalah tidak susah tetapi

reputasi anda akan terjejas jikalau anda selalu

tangguhkan atas sebab kesihatan.

Peraturan Nombor Empat untuk jurulatih: Sentiasa

sediakan bahan tambahan yang boleh digunakan

sekiranya pelatih pernah sebelum ini jalankan aktiviti

yang sama seperti anda rancangkan. Bahan tambahan juga berguna sekiranya anda tamatkan

penyampaian yang anda telah rancangkan tetapi masa yang diperuntukan untuk sesi anda masih

belum tamat.

Dapatkan Maklum Balas daripada Pelatih

Sama ada anda yang menjalankan latihan atau anda telah dapat seorang jurulatih luar atau anda

telah hantar pekerja ke program yang diatur oleh penyedia latihan, maklum balas mesti diperolehi

daripada pelatih.

Maklum balas boleh dikumpulkan dengan mengedarkan soal selidik kepada pelatih atau dengan

menemuduga peserta program atau kedua-duanya. Sekiranya pegawai HR ialah jurulatihnya, soal

selidik adalah cara yang mungkin baik untuk mendapat maklum balas yang sebenar. Jika anda ialah

jurulatihnya, kupas semua maklum balas dengan teliti. Satu atau dua komen yang negatif adalah

perkara biasa. Tidak ada jurulatih yang boleh menyenangkan hati semua peserta sepanjang masa.

Tetapi, sekiranya selepas beberapa program anda sentiasa mendapat penilaian yang rendah untuk

aspek tertentu dalam latihan, anda patut dapatkan bantuan untuk kenalpasti apa yang silap.

Soalan-soalan yang ditanya dalam soal selidik penilaian latihan berbeza bergantung kepada tempat

latihan diadakan, tujuan latihan dan juga siapa yang dipilih sebagai jurulatih. Perkara yang mungkin

anda masukkan de dalam soal selidik penilaian adalah:

Tempat: Adakah bilik terlalu sempit atau terlalu luas? Adakah ia terlalu panas atau terlalu dingin?

Kemudahan: Adakah tandas elok? Adakah makanan cukup? (Ingat bahawa mempastikan makanan

yang banyak disediakan untuk peserta adalah satu norma.)

Jurulatih: Adakah jurulatih terangkan mengenai perhubungan sesi dengan kerja pelatih? Adakah

objektif sesi dijelaskan? Adakah jurulatih menyeronokkan? Adakah jurulatih senang difahami?

Adakah jurulatih menolong apabila soalan ditanya? Adakah jurulatih mendorong pelatih untuk mahu

belajar? Adakah jurulatih beri cukup masa rehat?

Kandungan: Adakah kandungan terlalu senang atau terlalu asas, berbanding dengan keperluan

kerja?

Bahan edaran: Adakah bahan edaran berguna? Adakah bahan edaran senang dibaca?

Bersenam Selalu

Dr R. Palan, seorang

jurulatih yang terulung di

Malaysia berkata:

KERIANGAN × KANDUNGAN

=

PENGHASILAN

Keriangan membantu

kekalkan perhatian

pelatih

Keriangan

mempastikan

pemahaman

Keriangan

mempastikan

pembelajaran

berkekalan

The Magic of Making Training

Fun by R. Palan, SMR USA Inc.

Menggalakkan Suasana Pembelajaran Terbuka

Seorang jurulatih memainkan peranan utama dalam menentukan suasana pembelajaran semasa sesi

latihan. Suasana pembelajaran ialah satu keadaan di mana pelatih mahu belajar dan tidak rasa takut

semasa sesi. Ramai pelatih pernah mengalami keadaan yang buruk mengenai proses pembelajaran

semasa persekolahan mereka. Apa-apa kebimbangan atau keinginan yang mereka ada mengenai

pembelajaran menjadi satu halangan kepada proses membantu mereka belajar kemahiran atau ilmu

pengetahuan baru.

Untuk mewujudkan suasana yang betul, jurulatih perlu:

1. Galakkan soalan

2. Pastikan penyertaan oleh pelatih

3. Memahami perbezaan dalam gaya pembelajaran

4. Wujudkan aktiviti menarik untuk pelatih

5. Perlu bijak apabila mengurus kelakuan negatif pelatih

Soalan

Jangan tidak menggalakkan soalan oleh kerana anda mungkin tidak

dapat menjawabnya. Apabila anda mulakan latihan, kemungkinan

pelatih ada soalan di mana anda tidak ada jawapannya. Ini adalah

perkara biasa. Anda boleh tanya pelatih sekiranya ada di antara

mereka ingin menjawab soalan itu. Pendekatan ini berguna sekiranya

beberapa pelatih berpengalaman dan merupakan orang kanan.

Sebagai alternatif, anda boleh secara terbuka memberitahu pelatih

yang anda tidak tahu jawapannya tetapi anda akan cari. Pastikan

anda akan mengkaji jawapannya. Sekiranya itu soalan am, berikan

jawapan kepada semua peserta. Jika soalan khusus untuk orang yang

bertanya, maklumkan kepada dia sahaja.

Penyertaan

Galakkan seberapa ramai penyertaan yang boleh. Penyertaan

bermakna pelatih bercakap, berbincang, bertanya soalan dan

menjawab soalan semasa sesi dijalankan. Penyertaan dicapai dengan:

1. Menggunakan kaedah penyampaian yang ada penyertaan

2. Mewujudkan aktiviti yang menggalakkan soalan

3. Mewujudkan aktiviti berkumpulan, seperti dibincang di atas

Berikut adalah beberapa contoh aktiviti yang memerlukan

penyertaan pelatih:

1. Arahkan kumpulan supaya meringkaskan butir-butir utama

pelajaran semasa sesi berkenaan. Biar kumpulan pilih seorang jurucakap untuk

menyampaikan ringkasan tersebut. (Ucap terima kasih kepada kumpulan dan berikan pujian

yang berpatutan).

2. Sediakan satu kuiz mudah memerlukan jawapan betul-salah atau ya-tidak. Berikan kepada

kumpulan untuk menjawabnya. Minta jurucakap kumpulan bacakan dan terangkan jawapan

mereka. Buatkan aktiviti tersebut seperti satu pertandingan di mana markah akan diberi

untuk jawapan yang betul.

Gaya Pembelajaran

Lain orang lain cara pembelajarannya. Anda perlu pertimbangkan fakta ini apabila mereka bentuk

dan membuat penyampaian sesi latihan.

Ada pekerja lebih suka perkataan yang bertulis dan senang belajar dengan nota, bahan

edaran dan gambarajah

Ada pekerja lebih suka dengan penyampaian secara lisan. Mereka dengar dengan teliti dan

belajar dengan menumpukan kepada apa yang jurulatih dan rakan sekerja katakan

Ada pekerja perlu tahu kenapa mereka melakukan serba serbi. Mereka mahukan penjelasan

bukan sahaja berhubung dengan apa yang perlu dilakukan tetapi juga sebab-sebab prosedur

tertentu diadakan. Pekerja lain adalah lebih praktik. Mereka hanya berminat dengan apa

yang perlu dilakukan dan tidak dengan kenapa ia dilakukan.

Kelakuan Negatif Pelatih

Jurulatih yang efektif cekap mengurus kelakuan negatif pelatih. Berikut adalah beberapa contoh

masalah yang mungkin timbul mengenai pelatih dan bagaimana ia boleh diurus.

Pelatih yang Bosan dan Selalu Merungut

Hanya sekali sekala sahaja seorang pelatih menerangkan kepada pelatih yang lain dan juga kepada

jurulatih bahawa beliau tidak ada minat mengikuti latihan tetapi hadir oleh kerana diarah berbuat

demikian. Kebanyakan pelatih yang tidak suka kerana dipaksa hadir sesi latihan tidak menunjukkan

perasaan mereka. Tetapi ada di antara mereka mempunyai tajam mulut dan membuat komen

kurang sopan mengenai program. Menyiasat secara lemah lembut mengenai sebab-sebab kelakuan

tersebut berlaku mungkin boleh membantu. Misalnya, pelatih mungkin terangkan bahawa:

Beliau pernah ikuti program yang sama baru-baru ini

Beliau percaya bahawa kandungan program tidak releven dengan kerja beliau

Masa program adalah tidak sesuai untuk beliau

Sekiranya jelas beliau biasa dengan bahan kandungan, jurulatih boleh minta beliau membantu untuk

menolong mereka yang tidak ada pengetahuan. Kenalpasti pelatih-pelatih yang mempunyai

pengetahuan yang kurang sekali dan tempatkan mereka bersama dengan pelatih “bermasalah”. Beri

beliau gelaran “Ketua Tutor”. Sekiranya beliau tidak nampak releven program kepada kerja beliau,

jurulatih patut terangkan kepada beliau dan pada masa yang sama kepada pelatih yang lain kenapa

program berkenaan penting kepada mereka.

Pelatih yang Menguasai dan Gemar Bercakap

Pada ketika yang sama, jurulatih biasanya alu-alukan input daripada pelatih. Mereka juga lebih suka

penyertaan dari seberapa ramai pelatih yang mungkin. Sekiranya seorang pelatih menguasai, yang

lain mungkin senyap.

Ia adalah tanggungjawab jurulatih yang mempunyai seorang pelatih yang menguasai dalam program

beliau, untuk menangani kelakuan pelatih tersebut. Perlu diterima bahawa pelatih yang menguasai

sesi latihan suka memberi banyak pendapat dan komen biasanya ialah seorang yang gemar belajar

dan gembira untuk berkongsi pengetahuan. Mereka bukan sengaja cuba manggangu sesi latihan.

Satu cara untuk menggalakkan pelatih bercakap adalah meminta pendapat mereka dengan

memanggil nama mereka dan meminta mereka memberikan komen atau menjawab soalan yang

khusus. Pada masa yang sama, jurulatih mesti hati-hati tidak memandang ke arah pelatih yang

gemar bercakap, atau jika terpaksa, minta pelatih tersebut beri peluang kepada pelatih lain memberi

komen. Permintaan ini patut disertai dengan pujian ke atas beliau atau ke atas soalan atau pendapat

beliau yang releven.

Pelatih yang Senyap dan Tidak Berbalasan

Sebahagian daripada pelatih tidak pernah dengan sukarela bersuara apabila soalan, komen atau

pendapat diminta daripada semua pelatih. Sekiranya mereka tidak bercakap sangat susah bagi

jurulatih untuk mengetahui sama ada mereka mempunyai masalah dengan kandungan latihan atau

tidak faham jurulatih atau sama ada mereka sengaja tidak mahu bercakap.

Pelatih yang senyap boleh diminta memberi jawapan kepada soalan atau memberi komen atau

pendapat. Jurulatih patut sabar menunggu jawapan, walau pun pelatih nampak macam mengambil

masa yang lama. Sekiranya jelas bahawa pelatih tidak mahu menjawab atau tidak tahu jawapannya

barulah pelatih lain diminta berikan jawapan. Ada pelatih yang mahu bercakap tetapi mereka

mengambil masa yang lama berfikir dan mengeluarkan perkataan. Ramai pelatih adalah terlalu malu

untuk bercakap di depan pelatih lain, terutama sekali sekiranya mereka percaya bahawa penguasaan

bahasa mereka lemah. Mereka tidak mahu memperbodohkan diri sendiri di hadapan rakan sekerja.

SENARAI SEMAK UNTUK LATIHAN

Sudahkah anda jalankan analisis

keperluan latihan?

Sudahkah anda pilih jurulatih

yang efektif?

Sudahkah anda rancangkan

bagaimana untuk menilai sesi

latihan?

Sudahkah anda tubuhkan satu

bahagian latihan yang sesuai

dalam organisasi anda?

Sudahkah anda fikirkan

bagaimana untuk memperbaiki

kemahiran latihan anda dan

pengurus anda?