MANUAL KUALITI PMM-MK · Anggaran Belanja Mengurus. Menyelaras dan memantau pelaksanaan program...

PMM-MK

PEMBERIAN LATIHAN SEPARA PROFESIONAL

NO. KELUARAN 06

TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013

DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

NAMA Mohd As’ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi AMP

JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah

TARIKH 03 Jun 2013 04 Jun 2013

MANUAL KUALITI

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan

Tajuk Prosedur Manual Kualiti No.

Prosedur PMM- MK

Bil Penerangan Pindaan M/Surat No Pindaan

Baru Tarikh

Kuatkuasa

1.

Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan

- 00 01 Julai 2011

2.

Menggantikan perkataan : a. Pegawai Psikologi & Kerjaya kepada

Pegawai Psikologi & Kaunseling b. Pengetua Asrama kepada Pengurus Asrama

2 & 3 00 01 Julai 2011

3.

Tambahan pemegang dokumen : a. Ketua Unit Penyelidikan, Inovasi & Komersial b. Ketua Unit Corporate Industry Services

Centre (CISEC)

3 00 01 Julai 2011

4.

Tambahan perkataan : a. Penyelenggaraan Peralatan kepada

Penyelenggaraan Peralatan/Perisian ICT b. Tujuan 1.2 : Code of Practice for

Programme Accreditation (COPPA).

8 9

00 01 Julai 2011

5.

Pindaan matlamat dan objektif MK: Asal : Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif penubuhan Politeknik, selaras dengan kehendak dan keperluan standard MS ISO 9001:2008 Pindaan : Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif keperluan standard ISO 9001:2008 dan Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA).

9 00 01 Julai 2011



Prosedur PMM- MK


Baru Tarikh

Kuatkuasa

6.

Menambah Tujuan (b) :

Asal :

Menerangkan sistem pengurusan kualiti dalam Pemberian Latihan Separa Profesional dalam bidang Kejuruteraan, Perdagangan dan Pelancongan & Hospitaliti selaras dengan kehendak dan keperluan ISO 9001:2008. Penambahan : Menerangkan sistem pengurusan kualiti dalam Pemberian Latihan Separa Profesional dalam bidang Kejuruteraan, Perdagangan dan Pelancongan & Hospitaliti selaras dengan kehendak dan keperluan ISO 9001:2008 dan Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA).

9 00 01 Julai 2011

7.

Menggantikan perkataan di Terminologi dan definisi :

i. Asal :

Jabatan Pengajian Politeknik; satu jabatan di bawah Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) yang bertanggungjawab terhadap program pendidikan teknikal dan vokasional di Malaysia.

Penggantian:

Jabatan Pengajian Politeknik; satu jabatan di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) yang bertanggungjawab terhadap program pendidikan teknikal dan vokasional di Malaysia.

ii. Asal :

BLK & BPPK – B (Bahagian)

Penggantian : SLPK & SPPK– S (seksyen)

10 00 01 Julai 2011



Prosedur PMM- MK


Baru Tarikh

Kuatkuasa

8.

Penggantian perkataan pada 2.1 latarbelakang : Asal : Politeknik Merlimau merupakan politeknik ke 14 ditubuhkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dan kini ia bernaung di bawah Kementerian Pengajian Tinggi (KPT). Politeknik ini mula beroperasi pada 1 Mac 2002 dengan menumpang di Politeknik Melaka dan berpindah secara rasminya ke kampus baru pada 17 November 2002. Peranan utama Politeknik Merlimau ialah untuk menyediakan tenaga pekerja separa profesional dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan pelancongan & hospitaliti. Kursus-kursus di Politeknik Merlimau ditawarkan di peringkat Diploma kepada lepasan Sijil Pelajaran Malaysia atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti KPT.

Penggantian : Politeknik Merlimau merupakan politeknik ke 14 ditubuhkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Politeknik ini mula beroperasi pada 1 Mac 2002 dengan menumpang di Politeknik Melaka dan berpindah secara rasminya ke kampus baru pada 17 November 2002. Peranan utama Politeknik Merlimau ialah untuk menyediakan tenaga pekerja separa profesional dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan pelancongan & hospitaliti. Program yang ditawarkan adalah di peringkat Diploma kepada lepasan Sijil Pelajaran Malaysia atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti.

12 00 01 Julai 2011



Prosedur PMM- MK


Baru Tarikh

Kuatkuasa

9.

Pertukaran fungsi : Asal :

Memberi pendidikan dan latihan separa profesional di peringkat Diploma kepada lulusan SPM atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti KPT dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan pelancongan & hospitaliti bagi memenuhi tenaga kerja terlatih negara.

Tambahan :

Fungsi Jawatankuasa Pengurusan Politeknik Merlimau

Merancang dan menyelaras hal-hal berkaitan dengan pengurusan sumber manusia di PMM.

Merancang dan menyelaras hal-hal berkaitan dengan perkhidmatan serta latihan dan kerjaya.

Merancang,melaksana dan mengawalselia proses kemasukan dan hal ehwal pelajar.

Merancang, menyelia dan melaksanaka Anggaran Belanja Mengurus.

Menyelaras dan memantau pelaksanaan program akademik agar selari dengan kehendak JPP dan bersesuaian dengan keperluan pemodenan industri dan negara.

Fungsi Politeknik Merlimau Memberi pendidikan dan latihan separa profesional di peringkat Diploma kepada lulusan SPM atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan pelancongan & hospitaliti bagi memenuhi tenaga kerja terlatih negara.

12 00 01 Julai 2011



Prosedur PMM- MK


Baru Tarikh

Kuatkuasa

10

Pindaan Perkataan Asal : Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) Pindaan : Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM)

- 00 01 Julai 2011

11

Penambahan pada 3.1 Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Asal : Politeknik Merlimau melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 bagi proses Pemberian Latihan Separa Profesional di peringkat diploma dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan pelancongan & hospitaliti.

Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan Pindaan : Politeknik Merlimau melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2008 bagi proses Pemberian Latihan Separa Profesional di peringkat diploma dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan pelancongan & hospitaliti untuk lulusan SPM atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti bagi memenuhi visi dan misi penubuhan politeknik dan kehendak negara yang berasaskan Piawaian ISO 9001:2008 dan Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA).

Jabatan Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan

17 00 01 Julai 2011



Prosedur PMM- MK


Baru Tarikh

Kuatkuasa

12

Memansuhkan dan menambah Objektif Kualiti : Asal :

A. Kecemerlangan PLSP Proses Pengajaran dan Pembelajaran

1. Memastikan Jadual Waktu disiapkan selewat-

lewatnya 1 minggu sebelum semester bermula. 2. Memastikan Rancangan Mengajar disahkan

oleh Timbalan Pengarah (Akademik) / Ketua Jabatan / Ketua Program pada minggu pertama pelajar mendaftar.

3. Memastikan kadar kelulusan bagi setiap program tidak kurang daripada 90% bagi setiap semester.

4. Berusaha memastikan sekurang-kurangnya 25% daripada pelajar yang lulus mencapai PNM 3.00 atau lebih untuk setiap program bagi setiap semester.

5. Kehadiran pelajar adalah sekurang-kurangnya 80% bagi setiap kursus.

6. Penilaian proses pengajaran dan pembelajaran oleh pelajar ke atas pensyarah mencapai skor sekurang-kurangnya 75%.

A. Kecemerlangan PLSP Proses Pengajaran dan Pembelajaran 1. Kehadiran pelajar adalah sekurang-kurangnya

80% bagi setiap kursus. 2. Penilaian proses pengajaran dan pembelajaran

oleh pelajar ke atas pensyarah mencapai skor sekurang-kurangnya 75%.

Kecemerlangan Pelajar a. Memastikan sekurang-kurangnya 25%

daripada pelajar yang lulus mencapai PNM 3.00 atau lebih untuk setiap program bagi setiap semester.

b. Memastikan 70% setiap kursus mencapai KPI yang telah ditetapkan.

c. Memastikan kadar kelulusan bagi setiap program tidak kurang daripada 90%.

d. Memastikan kebolehpasaran graduan mencapai sekurang-kurangnya 85% mendapat pekerjaan mengikut bidang dalam tempoh 3 hingga 5 tahun.

20 00 01 Julai 2011



Prosedur PMM- MK


Baru Tarikh

Kuatkuasa

13

Menambah Perkataan di 4.1 Keperluan Am : i) Code of Practice for Programme

Accreditation (COPPA). ii) Rajah 3

Menggantikan perkataan:

Asal :

Memantau dan mengukur di mana perlu, dan membuat analisis ke atas proses-proses. Pindaan : Menilai proses melalui Audit Dalaman dan pemantauan oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan.

27 00 01 Julai 2011

14

Menambah skop Perkhidmatan dari sumber luar (Outsource)

Asal :

Kawalan keselamatan, kantin dan kafeteria.

Penambahan:

Kawalan keselamatan, kantin, kafetaria dan perkhidmatan pembersihan (Bangunan, Kawasan & Rumah Sampah)

28 00 01 Julai 2011

15

Menggantikan perkataan: Asal: Dokumen yang menggariskan tujuan dan turutan langkah dalam proses kerja bagi melaksanakan sesuatu aktiviti Pindaan: Dokumen yang menggariskan tujuan dan turutan langkah dalam proses kerja bagi melaksanakan sesuatu aktiviti berdasarkan keperluan COPPA. Prosedur Kualiti juga memperincikan faktor kawalan dan pemantauan serta bila dan siapa yang melaksanakannya.

29 00 01 Julai 2011



Prosedur PMM- MK


Baru Tarikh Kuat

kuasa

16

Menggantikan nama: Asal: Pegawai Pengurusan Kualiti Pindaan: Ketua Unit Jaminan Kualiti Menggantikan perkataan: Asal: 5.5.2 Wakil Pengurusan (WP)

Melaporkan prestasi Sistem Pengurusan Kualiti dan keperluan penambahbaikan kepada Pengarah Pindaan: Melaporkan prestasi Sistem Pengurusan Kualiti dan keperluan penambahbaikan kepada Pengurusan PMM.

38 00 01 Julai 2011

17

Menggantikan perkataan di 5.6.1 Am: Asal: e. Sistem Pengurusan Kualiti dinilai dan dikaji sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh masa 6 bulan oleh Jawatankuasa Kajian Semula Pengurusan. Pindaan: e. Sistem Pengurusan Kualiti dinilai dan dikaji sekurang-kurangnya 2 kali setahun oleh Jawatankuasa Kajian Semula Pengurusan.

39 00 01 Julai 2011

18

Menggantikan dan menambah perkataan di 6.2.1 Am: Asal: Keperluan sumber dirancang melalui penyediaan belanjawan. Pindaan: Keperluan sumber dirancang melalui penyediaan Anggaran Belanja Mengurus (ABM). Polisi nisbah Pensyarah Pelajar ditetapkan oleh JPP dan direkodkan di dalam Laporan ABM.

42 00 01 Julai 2011



Prosedur PMM- MK


Baru Tarikh

Kuatkuasa

19

Menambah perkataan di 7.4.1: Asal: a. Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan

yang dibuat hendaklah memenuhi dan menepati spesifikasi yang disediakan oleh Politeknik Merlimau.

Penambahan: b. Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan

termasuk perkhidmatan outsource seperti keselamatan, pembersihan, kantin dan kafetaria hendaklah memenuhi dan menepati spesifikasi yang disediakan oleh Politeknik Merlimau.

Menambah perkataan di 7.4.2: Asal: a. Politeknik Merlimau akan menyediakan

spesifikasi perolehan secara terperinci di dalam dokumen perolehan yang disediakan termasuk pesanan tempatan, sebutharga dan tender untuk dibekalkan kepada pembekal.

Penambahan: a. Politeknik Merlimau akan menyediakan

spesifikasi perolehan secara terperinci di dalam dokumen perolehan yang disediakan termasuk pesanan tempatan, inden kerja, sebutharga dan tender untuk dibekalkan kepada pembekal.

49 00 01 Julai 2011

20

Penambahan ayat/perenggan di 7.5.2 Pengesahan Ke Atas Proses Pemberian Latihan Separa Profesional (muka surat 52-54).

52-54 00 01 Julai 2011

21

Menggantikan perkataan di 7.5.3 Identifikasi serta Kemudahkesanan: Asal: Kursus Program dikenalpasti melalui nombor kod kursus. Nombor ini digunakan dalam proses pengurusan dan pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional seperti jadual waktu, peperiksaan dan rancangan mengajar. Pindaan: Program pengajian dikenalpasti melalui nombor kod kursus. Nombor ini digunakan dalam proses pengurusan dan pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional seperti jadual waktu, peperiksaan dan Course Outline.

55 00 01 Julai 2011



Prosedur PMM- MK


Baru Tarikh

Kuatkuasa

22

Menggantikan ayat di 7.5.4: Asal : Memelihara harta milik pelanggan semasa ianya berada dalam jagaan organisasi. Harta milik pelanggan akan dikenalpasti, disahkan, dilindungi dan dijaga untuk digunakan dalam perkhidmatan PLSP. Harta milik pelanggan seperti skrip jawapan peperiksaan akhir:- i. Dikenalpasti dengan no pendaftaran/ no. kad

pengenalan ii. Dijaga dan disimpan ditempat yang selamat,

kecuali dinyatakan. iii. Direkod dan statusnya dinyatakan.

Pindaan: Salinan kad pengenalan, surat tawaran, akujanji pelajar, salinan kelayakan kemasukan dan sijil berhenti sekolah adalah perkara asas yang diserahkan oleh pelajar kepada Jabatan hal ehwal dan Pembangunan Pelajar (JHEPP), PMM semasa pendaftaran pelajar baru. Selain daripada itu, borang maklumat peribadi pelajar, ikrar pelajar, kebenaran ibubapa/penjaga untuk rawatan/pembedaahan, akuan pelajar dan ibubapa dan laporan pemeriksaan doktor disimpan di dalam fail peribadi setiap pelajar sepanjang tempoh pengajian pelajar di PMM.

56 00 01 Julai 2011

23

Menambah ayat di 7.5.5: Asal: Pengendalian a.Kertas Peperiksaan, skrip jawapan, peralatan

peperiksaan, lembaran markah, slip keputusan peperiksaan dan diploma dikendalikan oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk mengelakkan kehilangan, rosak atau kebocoran.

Pindaan: Pengendalian a. Kertas Peperiksaan, skrip jawapan, peralatan

peperiksaan, lembaran markah, slip keputusan peperiksaan dan diploma dikendalikan oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk mengelakkan kehilangan, rosak atau kebocoran dan dikawal penggunaannya.

b. Kertas soalan peperiksaan diidentifikasikan melalui kod kursus.

56 00 01 Julai 2011



Prosedur PMM- MK


Baru

Tarikh Kuatkuasa

24

Menggantikan perkataan di 8.2.1: Asal:

i) Soalselidik Pindaan:

i) Kajiselidik Kemudahan dan Perkhidmatan Asal: Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PS-05 Maklum balas pelanggan Pindaan: Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PS-05 Maklum balas pelanggan PMM-PK-PLSP-04 Proses Pembelajaran & Pengajaran

58 00 01 Julai 2011

25

Menggantikan perkataan di 8.2.4: Asal: Pencapaian pelajar dipantau melalui Penilaian Berterusan dan Peperiksaan Akhir.

Pindaan: Pencapaian pelajar dipantau melalui Penilaian Kerja Kursus dan Peperiksaan Akhir.

Asal:

Keputusan dan status pencapaian pelajar dibincangkan oleh Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik Merlimau dan Lembaga Peperiksaan dan Penganugerahan Sijil/Diploma Politeknik KPT. Pindaan:

Keputusan dan status pencapaian pelajar dibincangkan oleh Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik Merlimau dan Lembaga Peperiksaan dan Penganugerahan Sijil/Diploma Politeknik KPM.

Asal:

Pelajar yang dikenalpasti lemah akan menjalani sesi kaunseling yang dijalankan oleh pensyarah yang dikenalpasti ataupun oleh Unit Psikologi & Kerjaya bagi

memperbaiki pencapaian pelajar. Pindaan:

Pelajar yang dikenalpasti lemah akan menjalani sesi kaunseling yang dijalankan oleh pensyarah yang dikenalpasti ataupun oleh Unit Psikologi & Kaunseling

bagi memperbaiki pencapaian pelajar.

60 00 01 Julai 2011



Prosedur PMM- MK


Baru Tarikh

Kuatkuasa

26

Menambah dan menggantikan perkataan di Peringkat Perancangan: Asal:

Kawalan PLSP dibuat oleh Ketua Jabatan / Ketua Program bagi memastikan penyediaan rancangan mengajar disediakan mengikut kurikulum yang terkini dan telah disahkan sahaja. Pindaan:

Kawalan PLSP dibuat oleh Ketua Jabatan / Ketua Program / Ketua Kursus bagi memastikan penyediaan Course Outline disediakan mengikut kurikulum yang terkini dan telah disahkan sahaja. Penambahan ayat di Peringkat Pelaksanaan:

c) Pengajaran kursus yang tidak mengikut jadual waktu atau Course Outline perlu diganti oleh pensyarah berkenaan.

61 00 01 Julai 2011

27

Menggantikan perkataan di Peringkat Penilaian: Asal:

Kementerian Pengajian Tinggi Pindaan:

Kementerian Pendidikan Malaysia Asal:

Data-data berkenaan dianalisis melalui pemerhatian, histogram, peratusan, jumlah, kekerapan dan perbandingan. Pindaan:

Data-data berkenaan dianalisis melalui pemerhatian, histogram, peratusan, jumlah, kekerapan dan perbandingan. Penganalisisan data akan memberi maklumat kepada hal-hal yang berkaitan di bawah : i. Kepuasan hati pelanggan; ii. Prestasi kualiti PLSP; iii. Kelancaran proses termasuk langkah pencegahan; iv. Prestasi pembekal.

62 00 01 Julai 2011



Prosedur PMM- MK


Baru Tarikh

Kuatkuasa

28

Menambah ayat di 8.5.1: PENAMBAHBAIKAN terhadap proses memerlukan perancangan dan aplikasi yang mengambil masa yang panjang. PENAMBAHBAIKAN ini boleh memberi impak yang positif ke atas SPK.

63 00 01 Julai 2011

29

Menggantikan perkataan di 8.5.3: Asal: Tindakan pencegahan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau sistem pengurusan kualiti sedia ada, diputuskan oleh pihak pengurusan; Pindaan: Tindakan pencegahan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau sistem pengurusan kualiti sedia ada, diputuskan oleh Pengarah / Wakil Pengurusan;

65 00 01 Julai 2011

PMM-MK Manual Kualiti ISO 9001:2008

Keluaran 06

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

1

A. SENARAI EDARAN DOKUMEN KUALITI

BIL.

NO. SALINAN TERKAWAL PEMEGANG DOKUMEN

1. 01 Pengarah

2. 02 Timbalan Pengarah (Akademik)

3. 03 Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

4. 04 Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam

5. 05 Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik

6. 06 Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal

7. 07 Ketua Jabatan Perdagangan

8. 08 Ketua Jabatan Pelancongan dan Hospitaliti

9. 09 Ketua Jabatan Matematik dan Sains Komputer

10. 10 Ketua Jabatan Pengajian Am

11. 11 Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar

12. 12 Ketua Unit Peperiksaan

13. 13 Ketua Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

14. 14 Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri

15. 15 Ketua Unit Sukan dan Kokurikulum

16. 16 Ketua Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan

17. 17 Ketua Unit Jaminan Kualiti

18. 18 Ketua Unit Teknologi Maklumat

19. 19 Ketua Unit Psikologi dan Kaunseling


Keluaran 06

Pindaan 00


2

BIL.

NO. SALINAN TERKAWAL PEMEGANG DOKUMEN

20. 20 Ketua Unit Pembangunan Instruksional dan Multimedia

21. 21 Ketua Unit Penyelidikan dan Inovasi

22. 22 Ketua Unit CISEC

23. 23 Pengurus Asrama

24. 24 Ketua Unit Perpustakaan

25. 25 Pegawai Eksekutif Tertinggi

26. 26 Penolong Akauntan

27. 27 Pegawai Perhubungan Awam


Keluaran 06

Pindaan 00


3

B. KANDUNGAN M/Surat

A SENARAI EDARAN DOKUMEN KUALITI 1

B KANDUNGAN 3

C SENARAI PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA 7

1.0

BAHAGIAN I

PENGENALAN

1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti 9

1.2 Tujuan 9

1.3 Kandungan Manual Kualiti 10

1.4 Terminologi dan definisi 10

2.0

BAHAGIAN II

MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 Latarbelakang 12

3 2.2 Fungsi Organisasi 12

2.3 Visi Organisasi 13

2.4 Misi Organisasi 13

2.5 Carta Organisasi 14

2.6 Perkhidmatan Yang Diberikan 15

2.7 Pelanggan 15

2.8 Pihak Berkepentingan (Stakeholder) 15

2.9 Nilai Korporat Politeknik Merlimau 15

2.10 Piagam Pelanggan 16

2.11 Peraturan dan Undang-undang Berkaitan 16

3.0

BAHAGIAN III

SISTEM PENGURUSAN KUALITI POLITEKNIK MERLIMAU

3.1 Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti 17

3.2 Pengecualian yang dibenarkan dan Justifikasi 18

3.3 Dasar Kualiti 19

3.4 Objektif Kualiti 20

3.5 Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti 22

3.6 Ringkasan dan Hubungkait Proses 22


Keluaran 06

Pindaan 00


4

4.0

BAHAGIAN IV

KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

SEKSYEN 4 – Sistem Pengurusan Kualiti

4.1 Keperluan Am 27

4.2 Keperluan Dokumentasi 29

4.2.1 Am

4.2.2 Manual Kualiti

4.2.3 Kawalan Dokumen

4.2.4 Kawalan Rekod

SEKSYEN 5 – Tanggungjawab Pengurusan

5.1 Komitmen Pengurusan 35

5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan 35

5.3 Dasar Kualiti 35

5.4 Perancangan 36

5.4.1 Objektif Kualiti

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 37

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

5.5.2 Wakil Pengurusan (WP)

5.5.3 Komunikasi Dalaman

5.6 Kajian Semula Pengurusan 39

5.6.1 Am

5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan

5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan

SEKSYEN 6 – Pengurusan Sumber

6.1 Bekalan Sumber 42

6.2 Pengurusan Sumber Manusia 42

6.2.1 Am

6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

6.3 Infrastruktur 44

6.4 Persekitaran Kerja 44


Keluaran 06

Pindaan 00


5

SEKSYEN 7 – Proses Penyampaian Pemberian Latihan Separa

Profesional

7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada

Pelanggan 46

7.2 Proses-proses Berkaitan Dengan Pelanggan 46

7.2.1 Menentukan Keperluan-keperluan PLSP

7.2.2 Semakan Semula Keperluan-keperluan Perkhidmatan

Pemberian Latihan Separa Profesional

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan

7.3 Rekabentuk dan Pembangunan Proses 48

7.4 Perolehan 49

7.4.1 Proses Perolehan

7.4.2 Maklumat Perolehan

7.4.3 Verifikasi Ke Atas Perolehan Yang Diterima

7.5 Pemberian Perkhidmatan Proses Pemberian Latihan Separa

Profesional 50

7.5.1 Kawalan Ke Atas Proses Pemberian Latihan Separa

Profesional

7.5.2 Pengesahan Ke Atas Proses Pemberian Latihan

Separa Profesional

7.5.3 Identifikasi serta Kemudahkesanan

7.5.4 Kawalan Ke Atas Harta Milik Pelanggan

7.5.5 Pemeliharaan

7.6 Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan 57

SEKSYEN 8 – Pengukuran, Penganalisisan Dan Penambahbaikan

8.1 Am 57

8.2 Pemantauan dan Pengukuran 57

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

8.2.2 Audit Dalaman

8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses-proses

8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Pencapaian



Keluaran 06

Pindaan 00


6

8.3 Kawalan Ketidakpatuhan PLSP 61

8.4 Analisis Data 62

8.5 Penambahbaikan 63

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

8.5.2 Tindakan Pembetulan

8.5.3 Tindakan Pencegahan


Keluaran 06

Pindaan 00


7

C. SENARAI PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA

Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan

BIL NOMBOR DOKUMEN TAJUK

1. 1 PMM-PK-PS-01 Kajian Semula Pengurusan

2. 3 PMM -PK-PS-02 Penyediaan Belanjawan Tahunan

PMM -AK-(PK-PS-02)-01 Penyediaan Buku ABM

3. PMM -PK-PS-03 Kawalan Dokumen

4. PMM -PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan

5. PMM -PK-PS-05 Maklumbalas Pelanggan

6. PMM -PK-PS-06 Tindakan Pembetulan / Tindakan Pencegahan

7. PMM -PK-PS-07 Audit Dalaman

8. PMM -PK-PS-08 Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf

9. PMM -PK-PS-09 Pengurusan Rekod

10. PMM -PK-PS-10 Pengurusan Penyelenggaraan

PMM -AK-( PK-PS-10)-01 Penyelenggaraan Peralatan/Perisian ICT

PMM -AK-( PK-PS-10)-02 Penyelenggaraan Infrastruktur

11 PMM -PK-PS-11 Kawalan Ketidakpatuhan PLSP


Keluaran 06

Pindaan 00


8

Prosedur Kualiti Pemberian Latihan Separa Profesional

BIL NOMBOR DOKUMEN TAJUK

1 PMM -PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti PLSP Politeknik

2 PMM -PK-PLSP-02 Pengurusan Peperiksaan dan Penilaian

3 PMM -PK-PLSP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar

4 PMM -PK-PLSP-04 Proses Pembelajaran dan Pengajaran

5 PMM -PK-PLSP-05 Pengurusan Kokurikulum

6 PMM -PK-PLSP-06 Perancangan dan Pelaksanaan Latihan Industri

BAHAGIAN I

PPEENNGGEENNAALLAANN


Keluaran 06

Pindaan 00


9

BAHAGIAN I

PPEENNGGEENNAALLAANN 1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Politeknik Merlimau. Manual Kualiti

ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif keperluan standard ISO

9001:2008 dan Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA). Ianya

mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti dan dasar serta prinsip-prinsip asas yang

memandu pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional (PLSP) dalam

bidang Kejuruteraan, Perdagangan dan Pelancongan & Hospitaliti. Manual ini

diperlengkapkan lagi dengan Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen

Sokongan yang berkaitan dengannya.

1.2 Tujuan

Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk:

a. Menerangkan maklumat asas Organisasi Politeknik Merlimau.

b. Menerangkan sistem pengurusan kualiti dalam Pemberian Latihan Separa

Profesional dalam bidang Kejuruteraan, Perdagangan dan Pelancongan &

Hospitaliti selaras dengan kehendak dan keperluan ISO 9001:2008 dan

Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA).

c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti dalam Pemberian

Latihan Separa Profesional dalam bidang Kejuruteraan, Perdagangan dan

Pelancongan & Hospitaliti.


Keluaran 06

Pindaan 00


10

1.3 Kandungan Manual Kualiti

Manual Kualiti ini mengandungi EMPAT (4) bahagian yang terdiri daripada :

Bahagian I Pengenalan

Bahagian II Maklumat Organisasi

Bahagian III Sistem Pengurusan Kualiti Politeknik Merlimau

Bahagian IV Keperluan Sistem Pengurusan Kualiti

1.4 Terminologi dan definisi

Terminologi Definisi

JPP Jabatan Pengajian Politeknik; satu jabatan di bawah

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) yang

bertanggungjawab terhadap program pendidikan

teknikal dan vokasional di Malaysia.

PMM Singkatan kepada Politeknik Merlimau.

Pengarah Merujuk kepada Pengarah Politeknik Merlimau.

PLSP Pemberian Latihan Separa Profesional iaitu memberi

pendidikan di peringkat Diploma kepada pelajar

lepasan SPM atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil

Politeknik/Kolej Komuniti KPM dalam bidang

kejuruteraan, perdagangan dan pelancongan &

hospitaliti.

Ketua Jabatan Pegawai yang dilantik untuk mengetuai jabatan

akademik.


Keluaran 06

Pindaan 00


11

Terminologi Definisi

Ketua Unit Pegawai yang dilantik untuk mengetuai unit yang

diwujudkan di Politeknik.

JKKQ Jawatankuasa Kerja Kualiti dipengerusikan oleh

Pengurus Kualiti dan dianggotai oleh semua Ketua

Jabatan dan Ketua Unit.

SLPK Seksyen Latihan dan Pembangunan Kerjaya; satu

bahagian di bawah JPP yang bertanggungjawab

terhadap latihan dan kemajuan staf di JPP dan

Politeknik.

SPPK Seksyen Pembangunan dan Penilaian Kurikulum;

satu bahagian di bawah JPP yang bertanggungjawab

terhadap penyediaan dan perkembangan kurikulum di

Politeknik.

SPK Singkatan kepada Sistem Pengurusan Kualiti

BAHAGIAN II

MMAAKKLLUUMMAATT OORRGGAANNIISSAASSII


Keluaran 06

Pindaan 00


12

BAHAGIAN II

MMAAKKLLUUMMAATT OORRGGAANNIISSAASSII

2.1 Latarbelakang

Politeknik Merlimau merupakan politeknik ke 14 ditubuhkan oleh Kementerian

Pendidikan Malaysia (KPM). Politeknik ini mula beroperasi pada 1 Mac 2002

dengan menumpang di Politeknik Melaka dan berpindah secara rasminya ke

kampus baru pada 17 November 2002.

Peranan utama Politeknik Merlimau ialah untuk menyediakan tenaga pekerja

separa profesional dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan pelancongan &

hospitaliti. Program yang ditawarkan adalah di peringkat Diploma kepada lepasan

Sijil Pelajaran Malaysia atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej

Komuniti.

2.2 Fungsi Organisasi

Fungsi Jawatankuasa Pengurusan Politeknik Merlimau

Merancang dan menyelaras hal-hal berkaitan dengan pengurusan sumber

manusia di PMM.

Merancang dan menyelaras hal-hal berkaitan dengan perkhidmatan serta

latihan dan kerjaya.

Merancang,melaksana dan mengawalselia proses kemasukan dan hal ehwal

pelajar.

Merancang, menyelia dan melaksanaka Anggaran Belanja Mengurus.

Menyelaras dan memantau pelaksanaan program akademik agar selari

dengan kehendak JPP dan bersesuaian dengan keperluan pemodenan

industri dan negara.

Fungsi Politeknik Merlimau

Memberi pendidikan dan latihan separa profesional di peringkat Diploma kepada

lulusan SPM atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti


Keluaran 06

Pindaan 00


13

dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan pelancongan & hospitaliti bagi

memenuhi tenaga kerja terlatih negara.

2.3 Visi JPP

Penjana utama modal insan inovatif melalui pendidikan dan latihan

transformasional bagi memenuhi keperluan tenaga global menjelang 2015.

2.4 Misi JPP

Menerobos sempadan untuk membina persekitaran pembelajaran transformatif

dan kreatif ke arah menjana ekonomi yang dipimpin inovasi.

2.5 Visi PMM

Menjadi pusat kecemerlangan Pendidikan Teknikal dan Latihan Vokasional (TVET)

yang unggul dalam menjana modal insan berkualiti, tranformatif dan berdaya saing

di peringkat global.

2.6 Misi PMM

Mentransformasikan Pendidikan Teknikal dan Latihan Vokasional untuk

melahirkan modal insan berpengetahuan dan berkemahiran tinggi.

1. Menyedia dan melengkapkan prasarana yang kondusif berteraskan teknologi

hijau.

2. Memperkasakan organisasi melalui warga kerja yang komited, kompeten,

passionate dan profesional.

3. Membudayakan kecemerlangan dan pemantapan rohani bagi pembentukan jati

diri dan daya saing pelajar di peringkat global.

4. Melebarkan Jaringan Industri-Akademia-Komuniti melalui Perkongsian Pintar

untuk meningkatkan ilmu dan kebolehpasaran graduan.


Keluaran 06

Pindaan 00


14

2.5 Carta Organisasi Pengurusan


Keluaran 06

Pindaan 00


15

2.6 Perkhidmatan Yang Diberikan

Politeknik Merlimau menyediakan perkhidmatan Pemberian Latihan Separa

Profesional dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan pelancongan & hospitaliti

kepada lulusan SPM atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej

Komuniti pada peringkat diploma.

2.7 Pelanggan

Pelanggan kepada Sistem Pengurusan Kualiti adalah pelajar yang berdaftar sepenuh

masa di Politeknik Merlimau.

2.8 Pihak Berkepentingan (Stakeholder)

Pihak berkepentingan dalam sistem pengurusan kualiti ini adalah ibu bapa pelajar,

industri, JPP, Kementerian Pendidikan dan bakal majikan/syarikat.

2.9 Nilai Korporat Politeknik Merlimau

Nilai Korporat Politeknik Merlimau adalah selari dengan nilai-nilai korporat

Kementerian Pendidikan Malaysia. Ia perlu dihayati dan diamalkan. Nilai-nilai tersebut

adalah seperti berikut:

1. Berintegriti

2. Profesionalisme

3. Semangat Kerja Berpasukan

4. Berorientasikan Pelanggan

5. Berorientasikan Warga


Keluaran 06

Pindaan 00


16

2.10 Piagam Pelanggan

1. Proses pendaftaran pelajar diselesaikan pada hari yang sama bagi calon yang

mengemukakan dokumen pendaftaran yang lengkap.

2. Status tindakan terhadap aduan pelanggan dimaklumkan kepada pengadu

dalam masa 7 hari bekerja selepas aduan diterima.

3. Keputusan peperiksaan akhir diproses dalam masa 2 minggu selepas

peperiksaan berakhir.

4. Melaksanakan 100% penyeliaan ke atas semua pelajar yang sedang

menjalani Latihan Industri pada setiap semester.

2.11 Peraturan dan Undang-undang Berkaitan

1. Akta Rahsia Rasmi / Arahan Keselamatan Dalam Negeri

2. Akta Acara Kewangan

3. Akta Institusi-Institusi Pelajaran 1976 (Tatatertib), Akta 174.

BAHAGIAN III

SSIISSTTEEMM PPEENNGGUURRUUSSAANN KKUUAALLIITTII

PPOOLLIITTEEKKNNIIKK MMEERRLLIIMMAAUU


Keluaran 06

Pindaan 00


17

BAHAGIAN III

SSIISSTTEEMM PPEENNGGUURRUUSSAANN KKUUAALLIITTII

PPOOLLIITTEEKKNNIIKK MMEERRLLIIMMAAUU

3.1 Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

Politeknik Merlimau melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2008 bagi

proses Pemberian Latihan Separa Profesional di peringkat diploma dalam bidang

kejuruteraan, perdagangan dan pelancongan & hospitaliti untuk lulusan SPM atau

setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti bagi memenuhi visi dan

misi penubuhan politeknik dan kehendak negara yang berasaskan Piawaian ISO

9001:2008 dan Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA). Sistem

Pengurusan Kualiti ini dilaksanakan di Jabatan-Jabatan Akademik dan Unit-Unit seperti

berikut :

1. Jabatan Kejuruteraan Awam (JKA)

2. Jabatan Kejuruteraan Elektrik (JKE)

3. Jabatan Kejuruteraan Mekanikal (JKM)

4. Jabatan Perdagangan (JP)

5. Jabatan Pelancongan & Hospitaliti (JPH)

6. Jabatan Matematik, Sains dan Komputer (JMSK)

7. Jabatan Pengajian Am (JPA)

8. Jabatan Hal Ehwal & Pembangunan Pelajar (JHEPP)

9. Jabatan Sukan, Kebudayaan & Kokurikulum (JSKK)

10. Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan (ULPL)

11. Unit Peperiksaan (UPEP)

12. Unit Teknologi Maklumat (UTM)

13. Unit Jaminan Kualiti (UJK)

14. Unit Perhubungan dan Latihan Industri (UPLI)

15. Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan (UPP)

16. Unit Khidmat Pengurusan (UKP)


Keluaran 06

Pindaan 00


18

Beralamat di

Politeknik Merlimau,

KB 1031, Pejabat Pos Merlimau,

Jalan Jasin,

77300 Merlimau Melaka.

Tiada prosedur kualiti dibangunkan bagi Psikologi & Kaunseling, Pengurusan Disiplin

Pelajar, Unit Perpustakaan, Unit Pembangunan Instruksional dan Multimedia serta Unit

Kamsis, walau bagaimanapun proses kerja adalah berpandukan kepada Manual Prosedur

Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM).

3.2 Pengecualian Yang Dibenarkan dan Justifikasi

Skop perlaksanaan sistem pengurusan kualiti tidak meliputi keperluan seksyen

standard ISO 9001:2008 yang berikut :

a) Seksyen 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan Proses. Politeknik Merlimau hanya

menggunapakai rekabentuk kurikulum yang telah disediakan oleh BPPK.

b) Seksyen 7.6 Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan. Politeknik

Merlimau tidak menggunakan peralatan yang perlu ditentu ukur dalam PLSP bagi

lepasan Diploma.

Ketiadaan kedua-dua keperluan di atas tidak menjejaskan keupayaan PMM untuk

memenuhi keperluan pelanggan dan peraturan serta undang-undang yang dirujuk.


Keluaran 06

Pindaan 00


19

3.3 Dasar Kualiti

Pemberian Latihan Separa Profesional yang berkualiti

bagi membangunkan potensi pelajar ke arah

kecemerlangan di dalam bidang kejuruteraan,

perdagangan dan pelancongan & hospitaliti melalui

pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti yang

berkesan dan penambahbaikan berterusan untuk

memenuhi dan mencapai kepuasan pelanggan.

.....................................

Tandatangan

Jawatan : Pengarah Politeknik Merlimau

Tarikh :


Keluaran 06

Pindaan 00


20

3.4 Objektif Kualiti

Dalam perlaksanaan SPK, objektif kualiti bagi pencapaian pelajar dan perkhidmatan

pentadbiran diwujudkan, diukur dan dikajisemula oleh Jawatankuasa Kerja Kualiti bagi

mencapai hasrat penambahbaikan yang berterusan. Petunjuk prestasi ditetapkan dalam

menilai pencapaian sesuatu proses kerja. Objektif kualiti yang dibangunkan adalah

selaras dengan dasar kualiti.

A. Kecemerlangan PLSP

Pendaftaran

Memastikan pelajar yang didaftarkan adalah 100% menepati syarat kemasukan

Politeknik-politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia.

Proses Pengajaran dan Pembelajaran

1. Kehadiran pelajar adalah sekurang-kurangnya 80% bagi setiap kursus.

2. Penilaian proses pengajaran dan pembelajaran oleh pelajar ke atas pensyarah

mencapai skor sekurang-kurangnya 75%.

Kecemerlangan Pelajar

a. Memastikan sekurang-kurangnya 25% daripada pelajar yang lulus mencapai

PNM 3.00 atau lebih untuk setiap program bagi setiap semester.

b. Memastikan 70% setiap kursus mencapai KPI yang telah ditetapkan.

c. Memastikan kadar kelulusan bagi setiap program tidak kurang daripada 90%

d. Memastikan kebolehpasaran graduan mencapai sekurang-kurangnya 85%

mendapat pekerjaan mengikut bidang dalam tempoh 3 hingga 5 tahun.

Latihan Industri

1. Melaksanakan 100% penyeliaan ke atas semua pelajar yang sedang menjalani

Latihan Industri pada setiap semester.


Keluaran 06

Pindaan 00


21

Pengurusan Kokurikulum

1. Lebih daripada 95% pelajar lulus dalam penilaian aktiviti kokurikulum.

Penilaian & Persijilan

1. Keputusan peperiksaan akhir diproses dalam masa 2 minggu selepas

peperiksaan berakhir.

2. Kertas peperiksaan disiapkan dalam tempoh satu (1) minggu sebelum

peperiksaan bermula.

3. Sijil/Diploma bagi pelajar yang telah menamatkan pengajian disiapkan selewat-

lewatnya satu (1) minggu sebelum majlis konvokesyen.

B. Kecemerlangan Proses Pengurusan dan Sokongan

Latihan

1. Memastikan setiap staf menghadiri kursus/menjalani latihan sekurang-

kurangnya 10 hari setahun.

2. Memastikan Jadual Perancangan Latihan Staf dilaksanakan sekurang-

kurangnya 85% dalam tempoh setahun.

Maklumbalas Pelanggan

1. Status tindakan terhadap aduan pelanggan dimaklumkan kepada pengadu

dalam masa 7 hari bekerja selepas aduan diterima.

2. Skor dalam kajiselidik kemudahan dan perkhidmatan adalah melebihi nilai min

purata mengikut kriteria penilaian.

Perolehan

1. 80% Pembekal memperolehi gred penilaian yang baik antara A dan B.

2. Memastikan 100% bekalan/perkhidmatan dilakukan mengikut peraturan

perolehan dan dibekalkan dalam tempoh yang ditetapkan.


Keluaran 06

Pindaan 00


22

Penyelenggaran

1. 100% penyelenggaraan peralatan dan infrastruktur dilaksanakan mengikut

jadual perancangan yang ditetapkan.

3.5 Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti

Sistem Pengurusan Kualiti Politeknik Merlimau dilaksanakan bermula dari membuat

perancangan aktiviti PLSP politeknik, penyediaan bajet, pengurusan pendaftaran

pelajar, pelaksanaan pembelajaran dan pengajaran, penilaian pelajar dan

pengurusan persijilan.

3.6 Ringkasan dan Hubungkait Proses

Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti dalam proses Pemberian Latihan Separa

Profesional bermula dengan proses-proses perancangan aktiviti PLSP politeknik dan

pengurusan pendaftaran pelajar. Ini diikuti oleh pelaksanaan proses Pemberian

Latihan Separa Profesional, proses penilaian pelajar sehingga pelajar menamatkan

pengajian. Pelajar yang memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh Lembaga

Penganugerahan Sijil/Diploma Politeknik akan dianugerahkan diploma mengikut

bidang program yang telah didaftar oleh pelajar semasa kemasukan ke Politeknik

Merlimau seperti di dalam Carta Aliran Proses di Rajah 1.

Aktiviti PLSP dirancang bermula dari penyediaan jadual waktu. Pelaksanaan PLSP

dijalankan oleh pensyarah yang terlatih dalam bidang masing-masing berdasarkan

kurikulum kursus berkenaan dan dirancang melalui penyediaan Course Outline.

Kemajuan pelaksanaannnya dikawal oleh Ketua Jabatan ataupun Ketua Program /

Ketua Kursus dan penilaian proses pengajaran dan peralatan dijalankan sepanjang

semester mengikut takwim.


Keluaran 06

Pindaan 00


23

Proses Sokongan

Pihak Politeknik Merlimau akan memastikan bekalan sumber yang mencukupi

disediakan dalam bajet tahunan supaya perancangan sistem pengurusan kualiti

dapat dilaksanakan dengan lancar dan berkesan.

Pemantauan melalui audit dalaman juga dilaksanakan bagi memastikan

keberkesanan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. Penemuan audit dalaman

digunakan untuk membaiki kelicinan perjalanan sistem.

Kajian Semula Pengurusan mengkaji keseluruhan aspek dalam sistem pengurusan

kualiti bagi mengenalpasti kekuatan dan kelemahan pelaksanaan proses pengajaran,

keperluan atau sumber baru yang diperlukan supaya tindakan penambahbaikan

dapat dilaksanakan secara berterusan. Hasil kajian semula pengurusan akan

menjadi input kepada pelaksanaan sistem pengurusan kualiti seterusnya.

Proses Kawalan

Proses-proses kawalan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti dijalankan oleh proses

kawalan dokumen, audit dalaman, rekod kualiti, maklum balas pelanggan, kawalan

terhadap ketidakpatuhan, tindakan pembetulan atau tindakan pencegahan.

Data-data dipungut untuk pelaksanaan pengukuran, analisis dan penambahbaikan.

Penambahbaikan Berterusan

Unsur-unsur penambahbaikan untuk pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

Politeknik Merlimau dibincangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Kurikulum

Kurikulum bagi setiap kursus yang ditawarkan di Politeknik Merlimau dibangunkan

oleh SPPK. Kurikulum berkenaan mengambilkira keperluan pasaran kerja serta


Keluaran 06

Pindaan 00


24

permintaan daripada majikan/syarikat yang berkaitan. Kurikulum tersebut akan

digunapakai sehingga pihak pembangunan kurikulum JPP membuat pindaan.


Keluaran 06

Pindaan 00


25

RAJAH 1 : CARTA ALIRAN PROSES PEMBERIAN LATIHAN SEPARA PROFESIONAL

Tanggungjawab Pengurusan

Pelajar Graduan

Kawalan Dokumen

Pengurusan Rekod

Penambahbaikan Berterusan

Audit Dalaman

Tindakan Pembetulan / Tindakan Pencegahan

Penyediaan Belanjawan Tahunan

Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf

Pengurusan Penyelenggaraan

Penghasilan Perkhidmatan

Pengurusan Pendaftaran Pelajar

Proses Pembelajaran dan Pengajaran

Pengurusan Kokurikulum

Perancangan & Pelaksanaan Latihan Industri

Proses Pengurusan Peperiksaan dan Penilaian

Pengurusan Sumber Pengukuran, Analisis dan

Penambahbaikan

Kajian Semula Pengurusan

Perancangan Aktiviti PLSP Politeknik

Maklumbalas Pelanggan

Audit Dalaman

Tindakan Pembetulan / Tindakan Pencegahan

Kehe

nda

k P

ela

ng

gan

Kepu

asan P

ela

ng

gan


Keluaran 06

Pindaan 00


26

RAJAH 2 : CARTA ALIR HUBUNGKAIT ANTARA PROSES SPK POLITEKNIK MERLIMAU

- Maklumbalas Majikan

- Tracers Study

Pengurusan Hal Ehwal Pelajar

Proses Pembelajaran & Pengajaran

Latihan Industri

Peperiksaan

Dis

iplin

, B

imb

inga

n

dan

Ka

un

selin

g

Pentadbiran

Kewangan

Perolehan

Infrastruktur

Penyelenggaraan

Pengurusan Sumber Manusia

-Kawalan Dokumen -Rekod Kualiti -Kawalan Ketidakpatuhan

-Perpustakaan -Multimedia & Sumber -ICT

PELAJAR

PIHAK BERKEPENTINGAN (BPPK, JPP,KPT,

INDUSTRI) KURIKULUM

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

GRADUAN BERKUALITI

Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan -Audit Dalaman -KSP -Maklumbalas Pelanggan

-Latihan Staf

RAJAH 2 : CARTA ALIR HUBUNGKAIT ANTARA PROSEDUR DAN COPPA

Mulaa

Mesyuarat Pengurusan JPP Visi & Misi

PEO, PAi, PLO, CLO

Pihak Berkepentingan

(Stakeholders) Pemilihan Pelajar

CQI

Jawatankuasa

Kurikulum

Rekabentuk

Kurikulum

Sumber Pembelajaran

Ko-

kurikulum

Kuliah Makmal &

Bengkel Latihan

Industr

i

Penilaian

Kerja Kursus

Penilaian

Akhir

Sem .

Akhir

Graduan

S/Holder,

Majikan/

Alumni

Konvokesyen

Kajiselidik LI

Laporan

Pemeriksa Luar

Praktikal

Khidmat Sokongan Pelajar

Staf Akademik & Sokongan

Kajian Semula

Pengurusan

CQI

Pengurusan JPP

Pengurusan PMM

Projek

Pelajar

7.1, 7.2

7.5 – 7.6

Kajiselidik Pengesanan Graduan, 1L5G

Analisis Pencapaian PLO

Kajiselidik Majikan (PEO, PAI)

Penilaian Proses

Pembelajaran

Audit Dalaman

Oleh

Pelajar

Oleh

KJ/KP

Mesyuarat

Jabatan

Pendaftaran Pelajar/Asrama

Minggu Suaikenal

Pendaftaran Kursus

7.5.1 – 7.5.6

6.1 – 6.2

7.3

Analisis Data Pengurusan

8.5.1 – 8.5.3

5.3

8.2.2

Area 1

Area 2

Area 3

Area 4

Area 5

Area 6

Area 9

BAHAGIAN IV

KKEEPPEERRLLUUAANN SSIISSTTEEMM

PPEENNGGUURRUUSSAANN KKUUAALLIITTII


Keluaran 06

Pindaan 00


27

BAHAGIAN IV

KKEEPPEERRLLUUAANN SSIISSTTEEMM PPEENNGGUURRUUSSAANN KKUUAALLIITTII

SEKSYEN 4 – Sistem Pengurusan Kualiti

4.1 Keperluan am

Politeknik Merlimau mewujud, mendokumen, melaksana dan menyelenggara sistem

pengurusan kualiti dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras

dengan keperluan ISO 9001:2008 dan Code of Practice for Programme Accreditation

(COPPA).

Untuk itu Politeknik Merlimau ;

a. Mewujudkan proses-proses keseluruhan Pemberian Latihan Separa Profesional

dalam sistem pengurusan kualiti.

b. Menentukan turutan dan hubungkait di antara proses-proses adalah seperti

dalam carta di Rajah 1, Rajah 2 dan Rajah 3.

c. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi dan

kawalan ke atas proses-proses tersebut.

d. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan

pemantauan proses-proses tersebut.

e. Menilai proses melalui Audit Dalaman dan pemantauan oleh pegawai yang

dipertanggungjawabkan.

f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian

matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke

atas proses-proses tersebut.


Keluaran 06

Pindaan 00


28

Perkhidmatan Dari Sumber Luar (Outsource)

Terdapat proses pengajaran yang menggunakan perkhidmatan dari pihak luar dan

proses sokongan seperti kawalan keselamatan, kantin, kafetaria dan perkhidmatan

pembersihan (Bangunan, Kawasan & Rumah Sampah) (Rujuk PK-PS-04 dan 7.4.1).

PMM akan mengawal perkhidmatan luar yang diperolehi berdasarkan kepada faktor

berikut :-

a) Impak yang berpotensi daripada proses dari sumber luar terhadap keupayaan

organisasi memberikan produk yang mematuhi keperluan.

b) Tahap di mana kawalan terhadap proses dikongsi.

c) Keupayaan untuk mencapai kawalan yang diperlukan melalui penggunaan klausa

7.4.

Khidmat pengajaran pihak luar akan dikawal melalui kriteria pemilihan yang telah

ditetapkan dan diluluskan oleh pihak yang diberi kuasa. Pelaksanaan pengajaran oleh

tenaga pengajar luar akan dinilai oleh pelajar mengikut kriteria yang telah ditetapkan

oleh PMM dalam Borang Penilaian Pensyarah. Jika perlu, pemantauan pengajaran

tenaga pengajar luar ini akan dibuat oleh Ketua Jabatan/Ketua Program. Mana-mana

tenaga pengajar luar yang gagal memenuhi kriteria yang ditetapkan akan diambil

tindakan yang bersesuaian dan rekod tindakan akan dipelihara.

Kawalan perkhidmatan keselamatan dan pembersihan dilakukan melalui pemantauan

prestasi perkhidmatan secara berkala oleh pihak pentadbiran PMM. Pemantauan

dilakukan mengikut kriteria penilaian dan direkodkan di dalam Borang Soalselidik

Prestasi Pembekal. Perkhidmatan yang tidak memuaskan akan diambil tindakan yang

bersesuaian.


Keluaran 06

Pindaan 00


29

4.2 Keperluan Dokumentasi

4.2.1 Am

Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti adalah berasaskan kepada EMPAT (4)

peringkat dokumen iaitu :

i. Manual Kualiti

ii. Prosedur Kualiti & Arahan Kerja

iii. Dokumen Sokongan

iv. Rekod

Manual Kualiti

Dokumen yang mengandungi dasar dan objektif organisasi, penerangan ringkas

mengenai Sistem Pengurusan Kualiti termasuk pernyataan-pernyataan pematuhan

terhadap seksyen-seksyen yang dinyatakan di dalam Standard ISO 9001:2008.

Prosedur Kualiti

Dokumen yang menggariskan tujuan dan turutan langkah dalam proses kerja bagi

melaksanakan sesuatu aktiviti berdasarkan keperluan COPPA. Prosedur Kualiti juga

memperincikan faktor kawalan dan pemantauan serta bila dan siapa yang

melaksanakannya.

Arahan Kerja Dokumen yang memperincikan langkah-langkah yang dinyatakan dalam Prosedur

Kualiti.

Dokumen Sokongan

Dokumen yang menjadi rujukan / panduan serta perlu dipatuhi dalam melaksanakan

aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam dokumen kualiti.


Keluaran 06

Pindaan 00


30

Rekod

Hasil daripada aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan.

Struktur dokumen ini digambarkan oleh Rajah 3 berikut :

RAJAH 3 : Hirarki Dokumentasi

MANUAL KUALITI

PROSEDUR KUALITI & ARAHAN KERJA

DOKUMEN SOKONGAN

Menerangkan

Dasar dan objektif kualiti

Sistem Pengurusan Kualiti Mengikut seksyen-seksyen dalam standard ISO 9001:2008 dan dasar mengenainya.

Menerangkan

Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

Langkah-langkah melaksanakan tugas secara terperinci

Menerangkan

Dokumen yang menyokong pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

Menerangkan

Hasil dari aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

REKOD


Keluaran 06

Pindaan 00


31

4.2.2 Manual Kualiti

Politeknik Merlimau menyediakan Manual Kualiti yang mengandungi perkara-perkara

berikut :

a. Dasar dan Objektif Kualiti;

b. Skop Sistem Pengurusan Kualiti seperti di para 3.1 dalam Bahagian III ;

c. Pernyataan mengenai justifikasi bagi keperluan Standard ISO 9001:2008 yang

tidak dimasukkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti;

d. Rujukan kepada prosedur-prosedur yang diwujudkan dalam Sistem Pengurusan

Kualiti seperti yang dinyatakan dalam 4.1 hingga 8.5.3 di dalam Bahagian IV; dan

e. Pernyataan dan kaitan di antara proses-proses seperti yang dinyatakan dalam

para 4.1 dalam Bahagian IV.

4.2.3 Kawalan Dokumen

Dokumen kualiti yang dikawal di dalam Sistem Pengurusan Kualiti ialah :

a. Manual Kualiti

b. Prosedur Kualiti

c. Arahan Kerja ; dan

d. Dokumen Sokongan

e. Rekod


Keluaran 06

Pindaan 00


32

Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut :

Dokumen Baru

a. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja

dan Dokumen Sokongan;

b. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja akan diedarkan dan dikawal dalam

bentuk read-only CD ;

c. Pengurus Kualiti adalah bertanggungjawab memastikan dokumen-dokumen kualiti yang

dirujuk dalam Sistem Pengurusan Kualiti adalah yang terkini dan ditempatkan di lokasi

yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat ;

d. Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti serta Arahan Kerja diluluskan oleh Pengarah;

e. Setiap keluaran Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti serta Arahan Kerja diberikan

identifikasi dan dicatatkan nombor keluaran, nombor pindaan dan tarikh kuatkuasa;

f. Pemegang dokumen dan nombor salinan terkawal dikenalpasti melalui Senarai Edaran

Dokumen Kualiti ;

g. CD Dokumen Kualiti hanya diedarkan kepada pemegang-pemegang dokumen yang

disenaraikan dalam Senarai Edaran Dokumen Kualiti dan CD dokumen ini dilabel dengan

“SALINAN TERKAWAL NO: ” ditandatangani oleh Pengarah dan Wakil Pengurusan ;

h. Pemegang-pemegang dokumen akan mengesahkan penerimaan dokumen melalui

Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen;

i. Satu Senarai Induk Dokumen Kualiti dalaman yang mengandungi nama semua dokumen

kualiti yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan status terkini dokumen

berkenaan. Senarai ini dikemaskini dari semasa ke semasa apabila berlaku perubahan ke

atas status dokumen-dokumen tersebut.

j. Hanya dokumen kualiti dalam bentuk CD sahaja dikategorikan sebagai “Salinan

Terkawal”.

k. Memastikan dokumen luaran yang diperlukan oleh organisasi bagi perancangan dan

operasi SPK dikenalpasti dan dikawal edarannya.


Keluaran 06

Pindaan 00


33

Pindaan Dokumen

a. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti. Cadangan

pindaan mesti dikemukakan kepada Wakil Pengurusan/Pengurus Kualiti dengan

menggunakan Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti;

b. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualiti hendaklah mendapat kelulusan Pengarah,

manakala sebarang pindaan ke atas Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja hendaklah

mendapat kelulusan Timbalan Pengarah (Akademik);

c. Semua pindaan yang telah dibuat dicatatkan di dalam Rekod Pindaan Dokumen Kualiti ;

d. Pindaan ke atas Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja dibuat dengan

menambah nombor pindaan dan tarikh kuatkuasa yang baru dicatatkan.

e. Jika pindaan melebihi 50% daripada muka surat maka dokumen kualiti baru akan

dikeluarkan dengan menambah bilangan keluaran.

f. Dokumen-dokumen yang telah dipinda diedarkan kepada pemegang-pemegang dokumen

g. Pemegang-pemegang dokumen bertanggungjawab menyerahkan kembali CD dokumen

yang tidak terpakai kepada Unit Jaminan Kualiti untuk dilupuskannya; dan

h. Satu salinan CD dokumen asal yang usang disimpan dan ditandakan “BATAL”.

Dokumen Sokongan dan Rujukan

a. Dokumen Sokongan dan Rujukan yang telah disahkan oleh Timbalan Pengarah

(Akademik) boleh dibuat salinan untuk digunakan oleh pensyarah.

b. Senarai dokumen sokongan dan rujukan disenaraikan dalam Senarai Induk Dokumen

Sokongan.

c. Senarai induk ini dikemaskini apabila berlaku perubahan ke atas status dokumen yang

digunapakai.

Pengurus Kualiti bertanggungjawab terhadap pengurusan dokumen kualiti.


Keluaran 06

Pindaan 00


34

Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen

PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod

4.2.4 Kawalan Rekod

Rekod akan diwujudkan bagi menyediakan bukti kepatuhan kepada keperluan-

keperluan dan keberkesanan operasi SPK dan akan dikawal. Kawalan rekod

dilakukan berdasarkan prosedur kawalan rekod yang meliputi perkara-perkara

berikut:

a. Pengenalpastian, penyimpanan, perlindungan, kemudahkesanan dan

pelupusannya.

b. Tempoh penyimpanan setiap rekod ditetapkan.

c. Back-up rekod diperlukan bagi rekod yang disimpan secara elektronik.

d. Prosedur pengendalian rekod mematuhi peraturan, undang-undang, arahan

dan dasar Kerajaan yang sedia ada.

Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod


Keluaran 06

Pindaan 00


35

SEKSYEN 5 : Tanggungjawab Pengurusan

5.1 Komitmen Pengurusan

Pengarah memberi komitmen dalam membangun, melaksana dan menambahbaik

keberkesanan sistem pengurusan kualiti secara berterusan melalui :

a. Menyampaikan kepada semua kakitangan di Politeknik Merlimau mengenai

pentingnya bagi organisasi memenuhi kehendak pelanggan serta keperluan

peraturan dan perundangan.

b. Mewujudkan dasar kualiti.

c. Memastikan objektif-objektif kualiti diwujudkan.

d. Menjalankan kajian semula pengurusan.

e. Memastikan sumber yang diperlukan disediakan.

5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan

Pengarah memastikan kehendak pelanggan dikenalpasti dan dipenuhi dengan tujuan

meningkatkan kepuasan hati pelangan.

Piagam pelanggan disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan

oleh Politeknik Merlimau kepada para pelajar.

Saluran untuk menerima cadangan dan maklumbalas pelanggan disediakan untuk

mengetahui tahap kepuasan hati pelanggan.

Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PS-05 Maklumbalas Pelanggan

5.3 Dasar Kualiti

PMM mewujudkan dasar kualiti

a) Yang bersesuaian dengan keperluan organisasi.


Keluaran 06

Pindaan 00


36

b) Termasuk komitmen kepatuhan kepada keperluan dan secara berterusan

mempertingkatkan keberkesanan SPK.

c) Menyediakan rangka kerja bagi mewujudkan dan semakan objektif kualiti.

d) Disebarkan dan difahami di setiap peringkat organisasi.

e) Disemak untuk kesesuaian berterusan.

Dokumen Berkaitan

Pernyataan Dasar Kualiti (rujuk 3.3)

5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti (rujuk 3.4)

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

Pengarah memastikan

a. Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan dan mencapai objektif kualiti.

Perancangan hendaklah selaras dengan proses penyediaan belanjawan

tahunan di mana semua sumber yang diperlukan bagi pencapaian objektif

kualiti telah dikenalpasti. Perkara-perkara berikut juga perlu dikenalpasti :

i. Kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan di Politeknik Merlimau.

ii. Tanggungjawab dan kuasa bagi melaksanakan perancangan

penambahbaikan proses.

iii. Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur.

iv. Petunjuk bagi menilai pencapaian usaha penambahbaikan serta

keperluan dan kaedah bagi mengusahakan penambahbaikan.

v. Keperluan-keperluan dokumen yang juga termasuk rekod.


Keluaran 06

Pindaan 00


37

b. Sistem Pengurusan Kualiti kekal kukuh walaupun perubahan-perubahan ke

atas sistem pengurusan kualiti dirancang dan dilaksanakan.

5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

1. Pengarah bertanggungjawab menentukan tugas, tanggungjawab dan

kuasa semua staf yang terlibat dalam mengurus dan melaksana aktiviti-

aktiviti yang mempunyai kesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti.

2. Kuasa dan tanggungjawab semua staf yang mengurus, melaksana dan

meluluskan kerja yang memberi kesan ke atas Sistem Pengurusan

Kualiti dinyatakan dalam Fail Senarai Tugas (FST) dan prosedur-

prosedur yang diluluskan dalam Sistem Pengurusan Kualiti. Fail

Senarai Tugas mengandungi senarai tugas, tanggungjawab semua

staf dan senarai kompetensi setiap tugas.

3. Kuasa dan tanggungjawab disampaikan kepada pegawai-pegawai yang

berkaitan.

Pengarah telah menetapkan beberapa jawatan yang perlu dalam menguruskan SPK

yang bertanggungjawab dan mempunyai bidang kuasa terhadap sesuatu keputusan

berkaitan dengan kualiti.

Pengurus Kualiti

Pengarah akan melantik seorang Pengurus Kualiti yang mempunyai peranan dan

tanggungjawab berikut :

i. Menjadi Pengerusi kepada Jawatankuasa Kerja Kualiti.

ii. Melaksana dan menyelenggarakan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.


Keluaran 06

Pindaan 00


38

iii. Mengurus dokumen kualiti yang digunakan di dalam Sistem Pengurusan

Kualiti.

iv. Bekerjasama dengan pihak luar berhubung dengan pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti.

Ketua Unit Jaminan Kualiti (KUJK)

Pegawai yang dilantik untuk menguruskan hal-hal yang berhubung dengan kualiti

seperti berikut :

i. Merancang dan membuat rangka pengamalan kualiti ISO 9001:2008.

ii. Merangka dan melaksana aktiviti kualiti di peringkat politeknik.

iii. Memastikan CD dokumen kualiti diedarkan kepada semua jabatan dan unit

di politeknik.

iv. Sebagai koordinator kepada Pegawai-pegawai kualiti jabatan dan unit.

5.5.2 Wakil Pengurusan (WP)

Pengarah melantik Timbalan Pengarah (Akademik) sebagai Wakil

Pengurusan. Wakil Pengurusan mempunyai peranan dan tanggungjawab

seperti berikut :

i. Mewujudkan, melaksana dan memelihara proses-proses Sistem

Pengurusan Kualiti.

ii. Melaporkan prestasi Sistem Pengurusan Kualiti dan keperluan

penambahbaikan kepada Pengurusan PMM.

iii. Memastikan kesedaran terhadap kehendak pelanggan sentiasa

dipelihara di setiap peringkat jabatan dan unit.

iv. Mewujudkan hubungan dengan pihak luar berkenaan dengan SPK.


Keluaran 06

Pindaan 00


39

5.5.3 Komunikasi Dalaman

Pengarah mewujudkan saluran komunikasi pada setiap peringkat melalui

mesyuarat, memo dalaman, mel elektronik, notis, pengumuman rasmi,

perhimpunan bulanan dan apa jua platform dan medium yang bersesuaian

bagi memastikan maklumat yang perlu disampaikan diketahui oleh

kakitangan.

5.6 Kajian Semula Pengurusan

5.6.1 Am

a. Pengarah bertanggungjawab mengadakan Kajian Semula

Pengurusan bagi menjamin kesesuaian, kecukupan serta

keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.

b. Sekiranya kajian semula pengurusan dibuat melalui mesyuarat,

mesyuarat ini hendaklah dipengerusikan oleh Pengarah. Mesyuarat

hendaklah ditangguhkan sekiranya Pengarah tidak dapat

mempengerusikannya.

c. Semakan ini merangkumi penilaian peluang-peluang bagi

peningkatan serta keperluan kepada perubahan terhadap Sistem

Pengurusan Kualiti, termasuk dasar dan objektif kualiti.

d. Keanggotaan Kajian Semula Pengurusan Politeknik Merlimau

adalah seperti berikut :

Pengerusi : Pengarah

Ahli-ahli : Timbalan Pengarah (Akademik), Timbalan

Pengarah (Sokongan Akademik), Semua Ketua

Jabatan / Ketua Unit dan Pegawai yang

dijemput.

Setiausaha : Setiausaha Kualiti

e. Sistem Pengurusan Kualiti dinilai dan dikaji sekurang-kurangnya 2

kali setahun oleh Jawatankuasa Kajian Semula Pengurusan.


Keluaran 06

Pindaan 00


40

f. Wakil Pengurusan dan Ketua Jabatan/Unit bertanggungjawab

mengambil tindakan terhadap tindakan susulan mesyuarat.

g. Rekod bagi Kajian Semula Pengurusan akan disimpan dan

diselenggara.

5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan

Input kepada kajian semula pengurusan hendaklah meliputi maklumat

mengenai :

a. Penemuan hasil audit.

b. Aduan dan maklumbalas pelanggan.

c. Pencapaian proses dan kepatuhan perkhidmatan

d. Laporan status tindakan pembetulan atau tindakan pencegahan.

e. Tindakan susulan dari Kajian Semula Pengurusan terdahulu.

f. Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada Sistem

Pengurusan Kualiti.

g. Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan bagi sistem

pengurusan kualiti seperti keperluan latihan dan prestasi pembekal.

5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan

Hasil kajian semula pengurusan meliputi keputusan-keputusan dan

tindakan-tindakan yang berkaitan dengan:

a. Peningkatan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan proses-

prosesnya

b. Penambahbaikan kepada Pemberian Latihan Separa Profesional

berkaitan dengan kepuasan hati pelanggan.

c. Keperluan sumber


Keluaran 06

Pindaan 00


41

Rekod Kajian Semula Pengurusan disimpan dan diselenggara.

Keputusan-keputusan Kajian Semula Pengurusan hendaklah disampai dan

dimaklumkan kepada anggota organisasi.

Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PS-01 Kajian Semula Pengurusan

PMM-PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti PLSP Politeknik


Keluaran 06

Pindaan 00


42

SEKSYEN 6 : Pengurusan Sumber

6.1 Bekalan Sumber

Politeknik Merlimau merancang dan mendapatkan sumber-sumber yang

mencukupi untuk melaksanakan kerja-kerja dalam sistem pengurusan kualiti

melalui bajet tahunan. Sumber yang dimaksudkan termasuklah personel yang

mencukupi dan terlatih, belanja mengurus, kemudahan di tempat kerja yang

mencukupi, bahan dan keperluan yang mencukupi untuk proses PLSP dan

lain-lain peralatan pejabat serta infrastruktur yang sesuai

Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PS-02 Penyediaan Belanjawan Tahunan

6.2 Pengurusan Sumber Manusia

6.2.1 Am

a. Keperluan sumber dirancang melalui penyediaan Anggaran

Belanja Mengurus (ABM). Polisi nisbah Pensyarah Pelajar

ditetapkan oleh JPP dan direkodkan di dalam Laporan ABM.

b. Semua kakitangan yang menjalankan tugas yang memberi kesan

kepada kualiti perkhidmatan hendaklah berkeupayaan melalui

pendidikan, latihan, kemahiran serta pengalaman yang

bersesuaian.

6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

a. Anggota yang diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu tugas

hendaklah mempunyai kepakaran untuk melaksanakan tugas

yang dipertanggungjawabkan. Kepakaran merangkumi

pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman.

b. Timbalan Pengarah (Akademik) / Ketua Jabatan secara

berterusan mengkaji semula kepakaran yang ada pada

anggotanya berbanding tugas-tugas yang perlu dilaksanakan oleh

mereka. Jurang kepakaran dikesan melalui Kajian Semula


Keluaran 06

Pindaan 00


43

Pengurusan, Audit Dalaman, Tindakan Pembetulan / Tindakan

Pencegahan dan Analisis Keperluan Latihan.

c. Polteknik Merlimau menyediakan latihan dan tindakan-tindakan

lain untuk memenuhi keperluan keupayaan kakitangan.

d. Membuat penilaian keberkesanan ke atas tindakan-tindakan yang

diambil terhadap pelaksanaan Pemberian Latihan Separa

Profesional.

e. Pihak pengurusan meningkatkan kecekapan dan keberkesanan

organisasi melalui sokongan dan penglibatan semua kakitangan.

Untuk itu, pihak pengurusan akan :

i. Melibatkan anggota dalam proses menentukan objektif

kualiti dan proses membuat keputusan.

ii. Memastikan setiap kakitangan sedar akan kepentingan

tugas-tugasnya dan bagaimana mereka menyumbang

kepada pencapaian objektif-objektif kualiti.

iii. Memberi pengiktirafan kepada kakitangan.

iv. Mengkaji semula keperluan-keperluan kakitangan secara

beterusan.

v. Mewujudkan suasana kerja yang menggalakkan

kakitangan menghasilkan inovasi.

vi. Menggalakkan budaya kerja berpasukan.

vii. Mewujudkan saluran untuk menerima cadangan dan

pendapat daripada kakitangan.

f. Menyelenggara rekod-rekod yang bersesuaian dengan

pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman.

Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PS-08 Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf


Keluaran 06

Pindaan 00


44

6.3 Infrastruktur

Politeknik Merlimau menyedia dan menyelenggara infrastruktur yang diperlukan

bagi menepati keperluan Pemberian Latihan Separa Profesional.

Infrastruktur merangkumi:

a. Bangunan, kawasan kerja dan kemudahan yang berkaitan seperti Dewan

dan Bilik Kuliah, Makmal, Bengkel dan Studio, Perpustakaan, gimnasium,

padang dan gelanggang aktiviti sukan, Pusat Siber, Dewan Titanium dan

Dewan Platinum.

b. Peralatan yang berkaitan dengan proses Pemberian Latihan Separa

Profesional termasuk perkakasan dan perisian seperti Online Public

Access Catelogue (OPAC) System dan Sistem Pengurusan Maklumat

Pelajar (SPMP).

c. Perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi atau sistem

maklumat seperti Curriculum Information Document Online System

(CIDOS), eSIS dan lain-lain .

Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PS-10 Pengurusan Penyelenggaraan

6.4 Persekitaran kerja

Politeknik Merlimau mewujud, mengurus dan memastikan aspek-aspek

kepuasan hati kakitangan, motivasi dan pengiktirafan serta suasana kerja yang

menggalakkan yang akan menyokong penghasilan output dan perkhidmatan

yang berkualiti.


Keluaran 06

Pindaan 00


45

SEKSYEN 7 : Proses Penyampaian Perkhidmatan


7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan

Politeknik Merlimau merancang dan menyediakan proses-proses yang

diperlukan bagi pengurusan dan pelaksanaan Pemberian Latihan Separa

Profesional yang dinyatakan dalam skop Sistem Pengurusan Kualiti.

Dalam perancangan, Politeknik Merlimau menentukan

a. Objektif kualiti dan keperluan Pemberian Latihan Separa Profesional

b. Keperluan untuk menentukan proses dan dokumen bagi menyediakan

sumber khusus untuk Pemberian Latihan Separa Profesional.

c. Keperluan verifikasi, pengesahan, pemantauan, pengukuran,

penyemakan semula, pemeriksaan dan penilaian kriteria penerimaan

Pemberian Latihan Separa Profesional.

d. Rekod yang diperlukan sebagai bukti pelaksanaan Pemberian Latihan

Separa Profesional memenuhi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti.

Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PS-01 hingga

PMM-PK-PS-11


PMM-PK-PLSP-01

hingga

PMM-PK-PLSP-06

Prosedur Kualiti Pemberian Latihan Separa

Profesional


Keluaran 06

Pindaan 00


46

7.2 Proses-proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan PLSP

Dasar Pengambilan Pelajar

Dasar pengambilan pelajar ke Politeknik Merlimau adalah ditentukan

oleh Kementerian Pendidikan Malaysia.

Politeknik Merlimau menentukan :

a. Keperluan bagi memenuhi kehendak melalui maklumat dalam

Dokumen Permohonan Kemasukan Pelajar.

b. Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelajar tetapi diketahui perlu

untuk kegunaan tertentu pelajar seperti bantuan kewangan

pelajar, perpustakaan, khidmat bimbingan dan kaunseling.

c. Keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan

PLSP .

i. Arahan Perbendaharaan dan Peraturan Perbendaharaan

ii. Arahan Perkhidmatan

iii. Akta Rahsia Rasmi / Arahan Keselamatan Dalam Negeri

iv. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

v. Dokumen Kurikulum dan Struktur Kursus

vi. Buku Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar

Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi

vii. Perintah-Perintah Am

viii. Akta Acara Kewangan

ix. Perlembagaan Persekutuan

x. Akta Institusi-Institusi Pelajaran 1976 (Tatatertib), Akta 174.

d. Keperluan-keperluan lain yang ditentukan perlu oleh Politeknik

Merlimau yang terdiri daripada peraturan peperiksaan, panduan

pendaftaran pelajar.


Keluaran 06

Pindaan 00


47

Dokumen Berkaitan

7.2.2 Semakan Semula Keperluan-keperluan Perkhidmatan Pemberian

Latihan Separa Profesional

Politeknik Merlimau menyemak keperluan-keperluan PLSP sebelum

membuat komitmen untuk melaksanakan PLSP.

a. Semakan keperluan PLSP adalah bagi mengenalpasti perbezaan di

antara kehendak pelanggan dengan perkhidmatan yang disediakan.

Jika terdapat perbezaan kehendak pelanggan dengan perkhidmatan

yang hendak disampaikan, ianya diatasi terlebih dahulu sebelum

perkhidmatan disampaikan.

b. Kehendak pelajar yang berkaitan dengan PLSP akan diambil

perhatian dan dimaklumkan kepada pelajar berkenaan.

c. Politeknik Merlimau berkeupayaan untuk memenuhi keperluan

perkhidmatan yang dikehendaki oleh pelanggan. Keupayaan ini

dikenalpasti melalui maklumbalas keupayaan Politeknik Merlimau

untuk menerima pelajar sebelum JPP memutuskan mengenai jumlah

pengambilan dan jenis program yang akan ditawarkan.

Rekod mengenai perubahan kehendak pelanggan disimpan dan diselenggara

dengan baik.

PMM-PK-PS-02 Penyediaan Belanjawan Tahunan

PMM-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan


PMM-PK-PLSP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar

PMM-PK-PLSP-04 Proses Pembelajaran dan Pengajaran


Keluaran 06

Pindaan 00


48

Dokumen Berkaitan




7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan

a. Politeknik Merlimau akan menyalurkan maklumat berkaitan dengan

peluang-peluang pengajian dan program yang ditawarkan melalui

kaedah yang diterangkan di dalam prosedur kualiti.

b. Pertanyaan berkaitan program oleh pelajar dirujuk kepada Jabatan HEP

atau jabatan berkenaan.

c. Menerima dan merekodkan maklum balas yang diterima termasuk

aduan pelanggan.

Dokumen Berkaitan




7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Proses

Tidak diaplikasikan. (Rujuk Para 3.2)


Keluaran 06

Pindaan 00


49

7.4 Perolehan

7.4.1 Proses Perolehan

a. Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan termasuk

perkhidmatan outsource seperti keselamatan, pembersihan,

kantin dan kafetaria yang dibuat hendaklah memenuhi dan

menepati spesifikasi yang disediakan oleh Politeknik

Merlimau.

b. Proses perolehan hendaklah mematuhi peraturan yang

ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan dan semua

peraturan perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

c. Politeknik Merlimau menyedia dan menyelenggara satu

Senarai Pembekal yang diluluskan.

d. Pemantauan dan penilaian prestasi pembekal dilaksanakan

dari semasa ke semasa dan dilaporkan dalam Laporan

Analisis Prestasi Pembekal.

e. Pembekal yang memperolehi Gred D akan di senaraihitam

selama setahun.

f. Rekod-rekod berkaitan hasil penilaian prestasi pembekal

disimpan dan diselenggara.

Dokumen Berkaitan

PMM- PK- PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan

7.4.2 Maklumat Perolehan

a. Politeknik Merlimau akan menyediakan spesifikasi perolehan secara

terperinci di dalam dokumen perolehan yang disediakan termasuk

pesanan tempatan, inden kerja, sebutharga dan tender untuk

dibekalkan kepada pembekal.

b. Perolehan yang melibatkan perkhidmatan kepakaran luar hendaklah

mengenalpasti kelayakan personel yang diperolehi.

c. Rekod perolehan disimpan dan diselenggara.


Keluaran 06

Pindaan 00


50

Dokumen Berkaitan



7.4.3 Verifikasi Ke Atas Perolehan Yang Diterima

Bekalan dan perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa

bagi memastikan ianya mematuhi kehendak spesifikasi yang ditetapkan

dalam dokumen perolehan. Pengesahan ke atas proses verifikasi

dilakukan oleh Pegawai Perolehan atau Pembantu Tadbir (Stor).

Dokumen Berkaitan



7.5 Pemberian Perkhidmatan Proses Pemberian Latihan Separa Profesional

7.5.1 Kawalan Ke Atas Proses Pemberian Latihan Separa Profesional

Pengurusan dan pelaksanaan Pemberian Latihan Separa

Profesional di peringkat diploma dipastikan terkawal melalui

pematuhan kepada undang-undang, peraturan, dasar, syarat dan

kriteria yang telah ditetapkan.

Politeknik Merlimau merancang dan melaksanakan PLSP kepada

pelajar secara terkawal dengan memastikan :

a. Terdapat maklumat menerangkan dengan jelas jenis-jenis

kursus yang akan dijalankan.

b. Pelaksanaan proses pengurusan dan pelaksanaan Pemberian

Latihan Separa Profesional juga dikawal melalui pematuhan

kepada Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja yang

telah diluluskan serta dokumen sokongan yang berkaitan.


Keluaran 06

Pindaan 00


51

Pengurusan dan pelaksanaan proses Pemberian Latihan

Separa Profesional dipastikan memenuhi ciri-ciri kualiti yang

telah ditetapkan dalam dasar dan objektif kualiti.

c. Peralatan yang memberi kesan kepada pelaksanaan sistem

kualiti dipastikan sentiasa sedia digunakan dan diselenggara

mengikut jadual yang ditetapkan.

d. Penilaian pelajar digunakan sebagai alat pengukuran

pencapaian PLSP.

e. Pengurusan dan pelaksanaan proses Pemberian Latihan

Separa Profesional dilaksanakan oleh tenaga pengajar yang

terlatih dalam bidang masing-masing.

f. Maklumat graduan yang berkaitan dengan tawaran pekerjaan

yang dikehendaki oleh bakal majikan disampaikan.

Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PLSP-02 Proses Pengurusan Peperiksaan dan Penilaian



PMM-PK-PLSP-05 Pengurusan Kokurikulum



Keluaran 06

Pindaan 00


52

7.5.2 Pengesahan Ke Atas Proses Pemberian Latihan Separa Profesional

Pengesahan pengurusan dan pelaksanaan PLSP dilaksanakan melalui

penyemakan, pemeriksaan dan penilaian pada peringkat:

a. Pelaksanaan Pembelajaran dan Pengajaran

Analisis pencapaian Programme Learning Outcomes dilakukan

berdasarkan kepada Course Learning Outcome (CLO), Course

Outcome Review Report (CORR) dan Programme Learning

Outcome Review Report (PLORR). Dalam Analisis Pencapaian

Program, segala aspek kemajuan dan prestasi pelajar wajib

dianalisis dalam hubungannya dengan matlamat kurikulum dan hasil

pembelajaran program. Satu program penilaian berkala wajib

diadakan. Politeknik Merlimau menggunakan perisian yang

dibangunkan untuk mengukur CLO dan PLO.

b. Pemantauan Kehadiran Pelajar

Pelajar wajib menghadiri kuliah/amali sekurang-kurangnya 80%

daripada jumlah jam kursus. Ketidakhadiran pelajar setiap kursus

direkod bagi memantau proses pembelajaran berlaku secara

berterusan. Peratus kehadiran pelajar dipantau secara berkala bagi

mengenalpasti tindakan penambahbaikan bersesuaian untuk

memastikan pelajar mengikuti aktiviti pembelajaran dan pengajaran

secara aktif untuk mencapai hasil pembelajaran. Dokumen yang

dirujuk adalah Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian

Politeknik. (Rujuk PMM-PK-PLSP-04).

c. Pemantauan dan Penilaian Proses P&P

i. Penilaian proses P&P oleh pelajar. Penilaian yang

dilaksanakan sekali (1) setiap semester adalah mekanisme

yang digunakan untuk mendapatkan maklumbalas daripada

pelajar terhadap proses P&P yang dijalankan oleh pensyarah.

ii. Pemantauan proses P&P oleh Timbalan Pengarah

(Akademik)/Ketua Jabatan/Ketua Program/Ketua Kursus.

Proses pemantauan yang dilaksanakan sekali setiap

semester adalah kaedah yang digunakan untuk pelbagai


Keluaran 06

Pindaan 00


53

tujuan. Tujuan khusus pemantauan ini adalah seperti berikut

:

I. Memastikan pelaksanaan kurikulum mencapai

learning outcome yang disasarkan;

II. Membantu meningkatkan kompetensi dan

profesionalisme pensyarah bagi memastikan proses

P&P dilaksanakan dengan berkesan;

III. Dijadikan sebagai input kepada kriteria

kecemerlangan staf.

iii. Penilaian Peralatan oleh Pensyarah

Penilaian peralatan oleh pensyarah merupakan penilaian yang

dilakukan oleh pensyarah pada minggu yang telah ditetapkan dalam

Takwim Proses Pembelajaran dan Pengajaran setiap semester ke

atas peralatan asas di bengkel / makmal / bilik kuliah yang

digunakan dalam proses P&P.

iv. Kajiselidik Kemudahan dan Perkhidmatan

Kajiselidik ini dilaksanakan setiap semester yang akan ditentukan

oleh Urusetia Maklumbalas Pelanggan. Kajiselidik dilaksanakan

bertujuan untuk mendapatkan maklumbalas kepuasan pelanggan

terhadap perkhidmatan dan kemudahan yang menyokong

pelaksanaan PLSP. Perkhidmatan dan kemudahan yang

disediakan seperti bilik dan dewan kuliah, makmal dan bengkel,

perpustakaan, kaunter pejabat akademik peperiksaan dan hal-ehwal

pelajar, kemudahan sukan dan ko-kurikulum serta kantin dan

kafetaria. Laporan Kajiselidik ini dianalisis dan dibincangkan

keberkesanannya dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

(Rujuk PMM-PK-PS-05; Maklumbalas Pelanggan)

d. Penilaian Akhir Kursus

Penilaian akhir kursus dilaksanakan berdasarkan kepada Final

Exam Item Specification Table (FIEST), dasar, garis panduan dan

prosedur yang telah didokumenkan. Soalan peperiksaan akhir yang

telah digubal di peringkat JPP dicetak dan disimpan di bilik kebal


Keluaran 06

Pindaan 00


54

bagi memastikan kerahsiaannya. Soalan peperiksaan hanya akan

dikeluarkan kepada Ketua Pengawas Peperiksaan yang bertugas.

e. Maklumbalas Firma - Latihan Industri (LI)

Kajiselidik ini dijalankan satu kali sepanjang pelajar menjalani

latihan industri. Objektif pemantauan LI mensasarkan 100% pelajar

LI dapat dilawati dan bertujuan untuk memanatu serta menilai

proses pelaksanaan LI mengikut standard program. Semasa

lawatan, pensyarah pemantau memeriksa buku laporan harian,

mendapatkan penilaian prestasi daripada firma (Practical Task-

40%) di samping mendapatkan komen dan cadangan firma tentang

pelaksanaan LI Politeknik, menyemak jurnal refleksi (20%) dan

pemantauan di firma oleh pensyarah pemantau (10%). Borang

yang telah dilengkapkan oelh pihak firma dan pensyarah pemantau

akan dikumpulkan oleh UPLI dan dapatan maklumbalas majikan

dihasilkan.

f. Pemantauan dan Semakan Program

Kajiselidik yang dijalankan untuk pemantauan dan semakan

program adalah berdasarkan hasil laporan yang dijalankan

sepanjang pelajar menjalani latihan industri, PEO, PAI, 1L5G dan

urusan yang berkaitan dengan Pensijilan. Jawatankuasa

Pengurusan Akademik dan Jawatankuasa Kurikulum menjalankan

penyemakan dan pemantauan program melalui mekanisme yang

berikut :

i. Maklumbalas Firma – Latihan Industri.dilaksanakan setelah

pelajar menamatkan tempoh latihan.

ii. Analisis Pencapaian Programme Learning Outcomes (PLO)

dilaksanakan setelah lengkap satu kitaran program

dijalankan.

iii. Kajiselidik Pengesanan Graduan 1L5G dilaksanakan setelah

6 bulan pelajar menamatkan pengajian.

iv. Kajiselidik Maklumbalas Majikan yang dilaksanakan selepas

graduan bergraduat dari PMM.


Keluaran 06

Pindaan 00


55

Dokumen Berkaitan




PMM-PK-PLSP-05 Pengurusan Kokurikulum

PMM-PK-PLSP-06 Perancangan dan Pelaksanaan Latihan Industri

7.5.3 Identifikasi serta Kemudahkesanan

a. Pelajar-pelajar yang mendaftar di politeknik diberi nombor

pendaftaran. Nombor pendaftaran pelajar direkod dan digunapakai

sepanjang proses pengurusan dan pelaksanaan Pemberian Latihan

Separa Profesional di politeknik.

b. Nombor pendaftaran yang diberikan kepada pelajar tidak akan

diberi kepada pelajar yang lain walaupun pelajar tersebut telah

meninggalkan politeknik.

c. Program pengajian dikenalpasti melalui nombor kod kursus.

Nombor ini digunakan dalam proses pengurusan dan pelaksanaan

Pemberian Latihan Separa Profesional seperti jadual waktu,

peperiksaan dan Course Outline.

d. Kertas jawapan peperiksaan pelajar diberi nombor khas untuk

merahsiakan identiti calon daripada pemeriksa kertas jawapan.

e. Diploma yang dianugerahkan kepada lulusan diberikan nama dan

nombor kad pengenalan pemegang diploma berkenaan.

Dokumen Berkaitan





Keluaran 06

Pindaan 00


56

7.5.4 Kawalan Ke Atas Harta Hakmilik Pelanggan

Salinan kad pengenalan, surat tawaran, akujanji pelajar, salinan kelayakan

kemasukan dan sijil berhenti sekolah adalah perkara asas yang diserahkan

oleh pelajar kepada Jabatan hal ehwal dan Pembangunan Pelajar (JHEPP),

PMM semasa pendaftaran pelajar baru. Selain daripada itu, borang maklumat

peribadi pelajar, ikrar pelajar, kebenaran ibubapa/penjaga untuk

rawatan/pembedaahan, akuan pelajar dan ibubapa dan laporan pemeriksaan

doktor disimpan di dalam fail peribadi setiap pelajar sepanjang tempoh

pengajian pelajar di PMM.

Sebarang kerosakan ke atas harta milik pelanggan termasuk data peribadi

akan dimaklum kepada pelanggan dan rekodnya dipelihara.

Dokumen Berkaitan



7.5.5 Pemeliharaan

Pengendalian

a. Kertas Peperiksaan, skrip jawapan,

peralatan peperiksaan, lembaran markah, slip keputusan peperiksaan

dan diploma dikendalikan oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan

untuk mengelakkan kehilangan, rosak atau kebocoran dan dikawal

penggunaannya.

b. Kertas soalan peperiksaan

diidentifikasikan melalui kod kursus.

Penyimpanan dan Pemeliharaan

a. Kertas peperiksaan, markah penilaian, peralatan peperiksaan, barangan

perolehan disimpan di tempat yang sesuai dan selamat untuk menjamin

tidak rosak.

b. Kertas soalan, kertas jawapan pelajar, slip keputusan peperiksaan,

diploma dikawal untuk memastikan keselamatan melalui :

i. Disimpan dalam bilik kebal.


Keluaran 06

Pindaan 00


57

ii. Dilakri.

iii. Difailkan.

Penghantaran / Penyerahan

Slip keputusan peperiksaan serta diploma dihantar/diserahkan kepada pelajar

mengikut kaedah yang sesuai dan selamat.

Dokumen Berkaitan


PMM-PK-PLSP-05 Pengurusan Kukurikulum

7.6 Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

Tidak diaplikasikan. (Rujuk Para 3.2)

SEKSYEN 8: Pengukuran, Penganalisisan Dan Penambahbaikan

8.1 Am

Politeknik Merlimau merancang dan melaksanakan proses pemantauan,

pengukuran, analisis serta penambahbaikan yang diperlukan bagi ;

a. menunjukkan kepatuhan pelaksanaan Pemberian Latihan Separa

Profesional menepati keperluan yang ditetapkan.

b. memastikan kepatuhan kepada Sistem Pengurusan Kualiti.

c. memastikan tindakan penambahbaikan yang menyeluruh secara

berterusan dan berkesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti.

Kaedah-kaedah yang bersesuaian ditentukan dan digunapakai bagi tujuan

pemantauan, pengukuran dan analisis keberkesanan pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Hati Pelanggan


Keluaran 06

Pindaan 00


58

Politeknik Merlimau memantau maklumat berhubung dengan

persepsi pelanggan terhadap politeknik sama ada telah memenuhi

keperluan-keperluan pelanggan dalam pelaksanaan Pemberian

Latihan Separa Profesional. Maklumat diperolehi melalui

i. Kajiselidik Kemudahan dan Perkhidmatan;

ii. Penilaian proses pembelajaran – pengajaran;

iii. Maklumbalas pelanggan;

iv. Laporan media.

Maklumat kepuasan pelanggan akan dianalisis dengan

menggunakan kaedah statistik yang tertentu. Sebarang kelemahan

yang dikenalpasti akan dimaklumkan kepada pihak yang berkenaan

untuk pelaksanaan tindakan pembetulan, pencegahan dan

penambahbaikan.

Dokumen Berkaitan



8.2.2 Audit Dalaman

a. Wakil Pengurusan bertanggungjawab untuk merancang dan

menjadualkan Audit Dalaman sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh

setahun bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti menepati

perancangan dan dilaksanakan dengan baik dan berkesan.

b. Program Audit Dalaman dirancang dengan mengambilkira dan memberi

penekanan kepada status dan kepentingan proses dan bidang yang

diaudit di samping rekod-rekod keputusan audit yang lepas.

c. Pelaksanaan program audit adalah mengikut kriteria, skop, kekerapan

dan kaedah yang ditetapkan.

d. Audit dalaman dijalankan oleh anggota yang terlatih dan bebas dari

aktiviti yang diaudit.

e. Prosedur Audit Dalaman dibangunkan bagi menjelaskan

tanggungjawab dan keperluan untuk perancangan, pelaksanaan dan

pelaporan audit.


Keluaran 06

Pindaan 00


59

f. Rekod-rekod audit dan hasil penemuan audit dipelihara.

g. Pihak yang bertanggungjawab bagi bidang atau proses yang diaudit

memastikan semua tindakan segera (correction) dan tindakan

pembetulan (corrective action) untuk mengelakkan sebarang kelewatan

bagi menyingkirkan ketidakpatuhan yang dikesan dan punca

penyebabnya.

h. Audit susulan akan dilaksanakan untuk mengesahkan tindakan dan

keberkesanan tindakan yang diambil.

i. Laporan Audit Dalaman dan Analisis Audit yang disediakan akan

dilaporkan oleh Ketua Juruaudit / Wakil Pengurusan dalam Kajian

Semula Pengurusan.

Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PS-07 Audit Dalaman

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses

Politeknik Merlimau telah membangunkan rangkakerja (framework) untuk

memantau proses yang merangkumi pemantauan ke atas enrolmen /

pengambilan, kehadiran pelajar ke kuliah dan amali, pengurusan bilik kuliah /

bengkel / makmal, pembelajaran dan pengajaran serta proses penilaian

pencapaian pelajar.

Sekiranya hasil yang dirancangkan tidak dicapai, tindakan segera

(correction) dan tindakan pembetulan (corrective action) yang bersesuaian

akan dilaksanakan bagi memastikan para pelajar mematuhi syarat-syarat

lulus yang ditetapkan oleh politeknik.

Kaedah pemantauan dan pengukuran yang digunakan adalah berdasarkan

tempoh masa menyempurnakan sesuatu tugas, penggunaan senarai semak,

semakan dan pemerhatian dengan merujuk panduan yang berkaitan.

Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PS-01 hingga PMM-PK-PS-11 Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan

PMM-PK-PLSP-01 hingga PMM-PK-PLSP-06 Prosedur Kualiti Pemberian Latihan Separa Profesional


Keluaran 06

Pindaan 00


60

8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Pencapaian Pemberian Latihan Separa

Profesional.

PMM memantau dan mengukur pencapaian PLSP bagi memastikan

perkhidmatan memenuhi kriteria perkhidmatan yang ditetapkan. Pemantauan

dan pengukuran dilaksanakan di sepanjang peringkat realisasi perkhidmatan

PLSP. Bukti kepatuhan kriteria perkhidmatan dalam pemantauan dan

pengukuran PLSP akan dipelihara.

Antara aspek yang dipantau dan diukur dalam PLSP adalah kehadiran dan

penilaian kerja kursus. Tindakan yang sesuai akan diambil mengikut prosedur

dan peraturan yang ditetapkan bagi memastikan pelajar mengikuti perjalanan

kursus yang ditetapkan. Pencapaian pelajar dipantau melalui Penilaian Kerja

Kursus dan Peperiksaan Akhir. Keputusan dan status pencapaian pelajar

dibincangkan oleh Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik Merlimau dan

Lembaga Peperiksaan dan Penganugerahan Sijil/Diploma Politeknik KPM.

Pelajar yang dikenalpasti lemah akan menjalani sesi kaunseling yang

dijalankan oleh pensyarah yang dikenalpasti ataupun oleh Unit Psikologi &

Kaunseling bagi memperbaiki pencapaian pelajar.

Rekod berkaitan penilaian pelajar disimpan dan diselenggara.

Dokumen Berkaitan

PMM-PK-PS-01 hingga PMM-PK-PS-11


PMM-PK-PLSP-01 hingga PMM-PK-PLSP-06

Prosedur Kualiti Pemberian Latihan Separa Profesional


Keluaran 06

Pindaan 00


61

8.3 Kawalan Ketidakpatuhan PLSP

Politeknik Merlimau memastikan pelaksanaan PLSP yang tidak memenuhi

keperluan yang ditetapkan dikenalpasti untuk mencegah ianya digunakan

dengan tidak sengaja atau disampaikan kepada pelajar.

Prosedur kawalan ketidakpatuhan PLSP telah didokumenkan untuk

menggariskan kawalan dan tanggungjawab pihak yang berkaitan terhadap

PLSP yang tidak memenuhi keperluan. Kawalan dibuat pada setiap peringkat-

peringkat berikut :

Peringkat Perancangan Kawalan PLSP dibuat oleh Ketua Jabatan / Ketua Program / Ketua Kursus bagi

memastikan penyediaan Course Outline disediakan mengikut kurikulum yang

terkini dan telah disahkan sahaja.

Course Outline yang tidak menepati kehendak kurikulum dikenalpasti dan

dikawal supaya tidak dilaksanakan.

Peringkat Pelaksanaan Ketua Jabatan memastikan rekod ketidakhadiran pelajar diambil dan

pelaksanaan PLSP mengikut jadual waktu yang telah diluluskan serta

penilaian keberkesanan pengajaran dibuat.

a) Pelajar yang tidak menepati syarat kehadiran akan dikenakan tindakan

disiplin mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa.

b) Pensyarah yang dinilai oleh pelajar yang tidak menepati kriteria

ditetapkan diberi nasihat / dicerap / dicadangkan untuk berkursus.

c) Pengajaran kursus yang tidak mengikut jadual waktu atau Course Outline

perlu diganti oleh pensyarah berkenaan.


Keluaran 06

Pindaan 00


62

Peringkat Penilaian Penilaian dijalankan mengikut peraturan dan kaedah penilaian yang ditetapkan

oleh Lembaga Peperiksaan dan Penganugerahan Diploma Politeknik

Kementerian Pendidikan Malaysia dan Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik

Merlimau. Pelajar yang tidak menepati syarat, tidak dianugerahkan Diploma.

Rekod yang berkaitan disimpan dan diselenggara.

Dokumen Berkaitan

PK-PS-11 Kawalan Ketidakpatuhan PLSP

8.4 Analisis Data

Data-data berikut dikumpul dan dianalisis bagi menilai kesesuaian serta

keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti untuk menentukan tindakan

penambahbaikan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti.

Analisis data dilaksanakan bagi menyediakan maklumat yang berkaitan:-

a. Kepuasan Hati Pelanggan (8.2.1)

i) Penilaian Proses Pengajaran dan Peralatan,

ii) Kemudahan pembelajaran yang disediakan

iii) Perkhidmatan sokongan seperti bantuan kewangan pelajar dan

khidmat bimbingan dan kaunseling.

b. Kepatuhan keperluan PLSP (8.2.4)

c. Ciri-ciri dan trend proses dan produk, termasuk peluang-peluang untuk

tindakan pencegahan (8.2.3 dan 8.2.4)

d. Prestasi pembekal (7.4)

Laporan prestasi pembekal yang meliputi spesifikasi, ketepatan masa

dan tempoh pembayaran.

Data-data berkenaan dianalisis melalui pemerhatian, histogram, peratusan,

jumlah, kekerapan dan perbandingan. Penganalisisan data akan memberi

maklumat kepada hal-hal yang berkaitan di bawah :

v. Kepuasan hati pelanggan;

vi. Prestasi kualiti PLSP;


Keluaran 06

Pindaan 00


63

vii. Kelancaran proses termasuk langkah pencegahan;

viii. Prestasi pembekal.

Dokumen Berkaitan



PMM-PK-PS-06 Tindakan Pembetulan / Tindakan Pencegahan

8.5 Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Yang Menyeluruh

Politeknik Merlimau membuat penambahbaikan yang menyeluruh ke

atas Sistem Pengurusan Kualiti melalui penganalisisan data dan

membuat perbandingan antara pencapaian sebenar dengan dasar dan

objektif kualiti. Politeknik Merlimau mengumpul data melalui Kajian

Semula Pengurusan, cadangan daripada pelanggan, tindakan

pembetulan atau tindakan pencegahan serta penilaian semula proses.

PENAMBAHBAIKAN terhadap proses memerlukan perancangan dan

aplikasi yang mengambil masa yang panjang. PENAMBAHBAIKAN ini

boleh memberi impak yang positif ke atas SPK.

Dokumen Berkaitan


8.5.2 Tindakan Pembetulan

a. Sebarang ketakakuran perlu diambil tindakan segera untuk

membetulkan ketakakuran tersebut;

b. Proses tindakan pembetulan dimulakan dengan mendapatkan

punca-punca ketakakuran dan menyediakan cara-cara

mengatasinya;

c. Melaporkan keberkesanannya terhadap tindakan yang telah

diambil;


Keluaran 06

Pindaan 00


64

d. Politeknik Merlimau mewujudkan prosedur yang meliputi

pengenalpastian ketidakpatuhan dan puncanya, penubuhan

pasukan kerja, pengumpulan maklumat mengenai ketidakpatuhan

dan membuat cadangan tindakan pembetulan ;

e. Tindakan pembetulan dilaksanakan berdasarkan maklumat yang

dikenalpasti melalui rekod ketidakpatuhan, aduan pelanggan, audit

dalaman dan Kajian Semula Pengurusan ;

f. Tindakan pembetulan yang perlu diambil tindakan segera

diputuskan oleh Pengarah / Wakil Pengurusan ;

g. Tindakan pembetulan yang melibatkan dasar, sumber kewangan,

keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau

Sistem Pengurusan Kualiti sedia ada, diputuskan oleh pengurusan

;

h. Keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan,

dinilai oleh Pengarah / Wakil Pengurusan dan dilaporkan dalam

Kajian Semula Pengurusan ; dan

i. Rekod tindakan pembetulan disimpan dan diselenggara.

Dokumen Berkaitan


8.5.3 Tindakan Pencegahan

a. PMM mewujudkan prosedur yang meliputi pengenalpastian

ketidakpatuhan yang mungkin berlaku dan puncanya, penubuhan

pasukan kerja, pengumpulan maklumat mengenai ketidakpatuhan

dan membuat cadangan tindakan pencegahan;

b. Tindakan pencegahan diambil berdasarkan maklumat yang

dikenalpasti melalui rekod ketidakpatuhan, cadangan peningkatan

sistem pengurusan kualiti, aduan pelanggan, audit dalaman dan

kajian semula pengurusan;


Keluaran 06

Pindaan 00


65

c. Tindakan pencegahan yang perlu diambil segera diputuskan oleh

Pengarah / Wakil Pengurusan;

d. Tindakan pencegahan yang melibatkan dasar, sumber kewangan,

keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau

sistem pengurusan kualiti sedia ada, diputuskan oleh Pengarah /

Wakil Pengurusan;

e. Keberkesanan tindakan pencegahan yang dilaksanakan dinilai oleh

Pengarah / Wakil Pengurusan dan dilaporkan dalam Kajian Semula

Pengurusan ; dan

f. Rekod tindakan pencegahan disimpan dan diselenggara.

Dokumen Berkaitan


MANUAL KUALITI PMM-MK · Anggaran Belanja Mengurus. Menyelaras dan memantau pelaksanaan program...

Documents

Transcript of MANUAL KUALITI PMM-MK · Anggaran Belanja Mengurus. Menyelaras dan memantau pelaksanaan program...