Manual Pengguna Sistem Aduan Bersepadu 20100823

Nama Dokumen

Manual Pengguna - Sistem Aduan

User Manual

Nama Projek

Perlaksanaan Pembangunan Portal eHome dan Peningkatan Sistem

Aplikasi Untuk Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan

Pelanggan Bahagian Teknologi dan Maklumat (BTM, KPKT)

Alamat Bahagian Teknologi Maklumat,

Aras 7, Blok K

Pusat Bandar Damansara

Kuala Lumpur.

Dokumen disediakan Mohd Hanif Bin Mohd Salleh

Syarikat Data Envelopment Analysis Sdn Bhd Suite 1-11 Menara KLH Lebuhraya Damansara Puchong Bandar Puchong Jaya 47100 Puchong, Selangor T: 03-80751677 F: 03-80751220 Cawangan Utara: 209B Tingkat 2 Bangunan Thendayuthapani Jalan Putra, 05576 Alor Star, Kedah Darul Aman. T/F: 04-7353677

Tarikh 09 Jun 2008 Versi Dokumen SD 1.0

KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN SISTEM ADUAN BERSEPADU

2

KANDUNGAN

1. PENGENALAN .............................................................................................................................................3 1.1 Skop...................................................................................................................................... 3 1.2 Objektif.................................................................................................................................. 3

2. PENGENALAN SISTEM ADUAN..............................................................................................................4 2.1 Modul Sistem Aduan............................................................................................................. 5 2.2 Kategori Pengguna Sistem Aduan ....................................................................................... 6 2.3 Penerangan Sistem ........................................................................................................... 10

3. LOG MASUK SEBAGAI KERANI ADUAN............................................................................................12 3.1 Halaman Utama.................................................................................................................. 12 3.2 Kemasukkan Aduan Baru................................................................................................... 14 3.3 Semak Aduan ..................................................................................................................... 20 3.4 Pengagihan......................................................................................................................... 21 3.5 Maklumat Ahli ..................................................................................................................... 23

4 LOG MASUK SEBAGAI PENGURUS ADUAN ....................................................................................24 4.1 Halaman Utama Aduan ...................................................................................................... 24 4.2 Halaman Utama Pertanyaan .............................................................................................. 25 4.3 Semakkan Aduan ............................................................................................................... 26 4.4 Semakkan Pertanyaan ....................................................................................................... 27 4.5 Pengagihan Aduan ............................................................................................................. 28 4.6 Pengagihan Pertanyaan ..................................................................................................... 31 4.7 Pengurusan Laporan Aduan / Pertanyaan ......................................................................... 36 4.8 Pengurusan Sistem ............................................................................................................ 39 4.9 Audit Trail............................................................................................................................ 46 4.10 Maklumat Ahli ..................................................................................................................... 51

5 LOG MASUK SEBAGAI PEGAWAI ADUAN........................................................................................52 5.1 Halaman Utama.................................................................................................................. 52 5.1.1 Halaman Utama Aduan......................................................................................................... 52 6.2 Pengagihan......................................................................................................................... 69 6.3 Kemaskini ........................................................................................................................... 74 6.4 Maklumat Ahli ..................................................................................................................... 80


3

1. PENGENALAN

1.1 Skop

Dokumen ini mengandungi cara penggunaan Sistem Aduan mengikut

modul dan fungsi yang terdapat di dalam sistem.

1.2 Objektif

Objektif dokumen ini adalah untuk memberikan panduan penggunaan

Sistem Aduan kepada pengguna sistem

Pelaksanaan projek ini telah dilaksanakan oleh Bahagian Teknologi

Maklumat dan syarikat pembekal yang dilantik Data Envelopment Analysis

Sdn Bhd (DEA) serta digunapakai oleh Unit Jabatan/Bahagian/Unit aduan

di Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan (KPKT).


4

2. PENGENALAN SISTEM ADUAN

Sistem Aduan bertujuan untuk mengurus dan mengendalikan aduan dan

pertanyaan yang diterima daripada orang melalui Kementerian Perumahan Dan

Kerajaan Tempatan.

Objektif utama sistem ini ialah untuk merekodkan segala aduan dan pertanyaan

dan seterusnya akan di agihkan secara automatik kepada pengurus, pegawai

dan kerani aduan yang terlibat.

Secara amnya Sistem Aduan ini melibatkan semua Jabatan dan Bahagian di

bawah KPKT.


5

2.1 Modul Sistem Aduan

Modul yang terdapat di dalam sistem adalah seperti berikut:

Bil Nama Modul Sub Modul

1. Modul Halaman

Utama

Halaman Utama Aduan

Halaman Utama Pertanyaan

2. Kamasukkan Aduan Baru

Pertanyaan Baru

3. Semakkan Semak Aduan

Semak Pertanyaan

4. Pengagihan Aduan

• Ke Jabatan/Bahagian/Unit

• Ke Pegawai

• Agih Semula Aduan Ke Pegawai Lain

Pertanyaan

• Ke Jabatan/Bahagian/Unit

• Ke Pegawai


5. Kemaskini Aduan

• Aduan Baru

• Dalam Proses

• Selesai

• Aduan Tidak Berasas

• Di Luar Bidang Kuasa Jabatan

• Di Luar Bidang Kuasa Kementerian

• KIV

Pertanyaan


6

Bil Nama Modul Sub Modul

• Pertanyaan Baru

• Dalam Proses

• Selesai

• Pertanyaan Tidak Berasas

• Di Luar Bidang Kuasa Jabatan

• Di Luar Bidang Kuasa Kementerian

• KIV

6. Pengurusan Laporan Aduan

Pertanyaan

7. Pengurusan Sistem Senarai Daftar Ahli Pengguna

Senarai Daftar Kategori

8. Maklumat Ahli -

9. Log Keluar -

2.2 Kategori Pengguna Sistem Aduan

Berikut adalah senarai kategori pengguna sistem Aduan dan Modul Capaian:

Bil Kategori Modul Capaian

1 Pihak Pengurusan KPKT Semakkan

• Semak Aduan

• Semak Pertanyaan

Pengurusan Laporan

• Aduan

• Pertanyaan

Maklumat Ahli

Log Keluar


7

2 Pengurus Aduan Halaman Utama

• Halaman Utama Aduan

• Halaman Utama Pertanyaan

Kemasukkan

• Aduan Baru

• Pertanyaan Baru

Semakkan

• Semak Aduan


Pengagihan

• Aduan

• Pertanyaan

Kemaskini

• Aduan

• Pertanyaan

Pengurusan Laporan

• Aduan

• Pertanyaan

Pengurusan Sistem

• Senarai Daftar Ahli Pengguna

• Senarai Daftar Kategori

Audit Trail

• Aduan

• Pertanyaan

Maklumat Ahli

Log Keluar

3 Pegawai Aduan Halaman Utama


8



Kemasukkan

• Aduan Baru

• Pertanyaan Baru

Semakkan

• Semak Aduan


Pengagihan

• Aduan

• Pertanyaan

Kemaskini

• Aduan

• Pertanyaan

Pengurusan Laporan

• Aduan

• Pertanyaan

Pengurusan Sistem

• Senarai Daftar Ahli Pengguna

• Senarai Daftar Kategori

Maklumat Ahli

Log Keluar

4 Kerani Aduan Halaman Utama



Kemasukkan

• Aduan Baru


9

• Pertanyaan Baru

Semakkan

• Semak Aduan


Pengagihan

• Aduan

• Pertanyaan

Maklumat Ahli

Log Keluar


10

2.3 Penerangan Sistem

Untuk mula mengakses sistem ini, pengguna perlu ke dekstop dan klik ikon

Internet Explorer seperti Rajah 1.0. Tunggu sehingga browser internet explorer

dipaparkan.

Rajah 1.0

Skrin browser internet explorer adalah seperti Rajah 1.0. Pengguna perlu

menaip http://sistem.kpkt.gov.my/aduan untuk membuat capaian kepada

Sistem Aduan Bersepadu. Kemudian tekan butang [enter] pada keyboard atau

klik pada ikon Go untuk memulakan sistem.


11

Rajah 1.1

Muka hadapan Sistem Aduan Bersepadu seperti Rajah 1.1 akan dipaparkan. Sila isi

ruangan teks dengan log id dan katalaluan pengguna untuk mengakses sistem ini.

Berikut adalah tahap capaian pengguna-pengguna mengikut kategori pengguna sistem:

1 2 3 4 5 6 7 8

Pengurusan KPKT x x

Pengurus Aduan x x x x x x

Pegawai Aduan x x x x x x

Kerani Aduan x x x x x

Ketua Unit Komunikasi Korporat (KUKK) x x x x x x x x

1- Halaman Utama. 2- Kemasukkan Aduan / Pertanyaan Baru. 3- Semak Aduan /

Pertanyaan. 4- Kemaskini Aduan / Pertanyaan 5- Pengagihan Aduan / Pertanyaan. 6-

Pengurusan Laporan. 7- Pengurusan Sistem. 8- Maklumat Ahli


12

3. LOG MASUK SEBAGAI KERANI ADUAN

Pengguna yang mengakses sistem ini perlu menggunakan log id dan juga kata

laluan yang diberikan. Setelah sistem menerima log id dan kata laluan, skrin

seperti di bawah akan dipaparkan. Rajah 2.1 menunjukkan halaman utama yang

membolehkan pengguna mengetahui jumlah aduan yang telah didaftarkan oleh

jabatan/bahagian/unit tersebut pada hari tersebut . Nama pengguna yang log

masuk ke modul akan dipaparkan di sebelah kiri skrin.

3.1 Halaman Utama

Rajah 2.1


13

Untuk melihat aduan pada tarikh yang lain, pengguna boleh klik pada ikon kalendar.

Skrin seperti Rajah 2.2 akan tertera untuk pengguna membuat pilihan tarikh. Butang

dan berfungsi untuk membolehkan pengguna memilin bulan sebelum atau

selepas bulan yang dipaparkan pada skrin.Klik pada tarikh yang dikehendaki, modul ini

akan kembali ke skrin Rajah 2.1. Kemudian pengguna perlu klik pada butang jumlah

aduan untuk melihat jumlah aduan yang telah didaftarkan oleh jabatan/bahagian/unit

untuk tarikh yang dipilih.

Rajah 2.2


14

3.2 Kemasukkan Aduan Baru

Rajah 2.3

Pilih menu Aduan Baru untuk membuat pendaftaran aduan, pengguna perlu

memasukkan data seperti berikut dan skrin Rajah 2.3 akan dipaparkan.

• No Fail Rujukan Jabatan / Bahagian

• Nombor Rujukan Internet

• Nama Persatuan

• Nombor Persatuan

• Nama Pengadu / Pembeli

• Nombor Kad Pengenalan Baru

• Normbor KP. Lama / Polis / Tentera

• Alamat Emel

• No Telefon (Rumah)

• No Telefon (Bimbit)

• No Telefon (Pejabat)

• Alamat Surat Menyurat


15

• Poskod

• Negeri

• Sumber Aduan

• Nama Pemaju

• Nombor Lesen Pemaju

• Nombor Permit Pemaju

• Nombor Fail Pemaju

• Alamat Pemaju

• Bandar Pemaju

• Poskod Pemaju

• Negeri Pemaju

• Nama Projek

• Lokasi Projek

• Negeri Projek

• Pihak Berkuasa Tempatan

• Jenis Rumah

• Harga

• No Lot/Petak

• Tarikh Pembayaran 10% Pertama

• Tarikh Perjanjian Jual Beli

• Tarikh Penyerahan Milikan Kosong

• Tarikh CF/CCC Berkuatkuasa

• Perkara./ Tajuk Aduan

• Keterangan Aduan

• Tarikh Aduan Diterima

• Tarikh Pos Aduan

• Fail/Dokumen Kepilan ( Attachment)

• Kategori

• Hasil Surat Makluman Terima


16

Maklumat – maklumat yang berwarna merah adalah mandatori bermakna ia tidak

boleh ditinggalkan kosong.

Bagi Jabatan/bahagian yang bertanggungjawab dalam memantau aduan kepada

pemaju perumahan, sistem ini menyediakan platform untuk membuat carian

maklumat pemaju yang terdapat dalam sistem IDAMAN. Sila klik pada ikon

yang membolehkan pengguna mencari maklumat berkenaan.

Pengguna bolehlah membuat carian dengan mengisi sekurang – kurangnya satu

ruang berikut:-

• Nama Pemaju

• No Lesen Pemaju

• No Permit Pemaju

• No Pendaftaran Syarikat (ROC)

• Kod Fasa

• Nama Projek

• Lokasi Projek

Setelah maklumat diisi, klik butang cari untuk mendapatkan maklumat pemaju.

Rajah 2.4


17

Sistem akan membuat carian ke dalam IDAMAN. Sekiranya maklumat pemaju

terdapat di dalam IDAMAN, senarai projek pemaju akan dipaparkan. Klik pada

nama pemaju untuk memilih maklumat tersebut dan rajah seperti 2.4 akan

dipaparkan.

Rajah 2.5

Klik pada butang Pilih Maklumat Pemaju untuk memilih maklumat tersebut. Maklumat

yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Aduan baru.

Untuk mencetak surat makluman, pergi ke bahagian bawah skrin dan klik pada kotak

YA di sebelah teks Hasilkan Surat Makluman Terima Aduan.

Setelah maklumat-maklumat berkaitan aduan dimasukkan, klik pada butang Daftar

Aduan Baru untuk menyimpan maklumat aduan.


18

Skrin seperti di bawah akan dipaparkan. Klik pada Hasilkan Surat Makluman Terima

Aduan dan surat tersebut akan dipaparkan.

Rajah 2.6

Rajah 2.7


19

Klik pada ikon pencetak (printer) pada internet explorer untuk mula mencetak surat

atau klik pada menu File, kemudian pilih Print.

Rajah 2.8

Nota Penting: Sebelum mencetak, sila pastikan konfigurasi berikut dibuat bagi

memastikan cetakan lebih kemas.

a. Pada browser internet explorer. Pilih menu File.

b. Kemudian pilih menu Page Setup.

c. Skrin seperti Rajah 2.9 akan dipaparkan.

d. Sila kosongkan ruangan/teks Header dan Footer seperti rajah

dibawah. Klik butang OK dan klik ikon pencetak (printer)

mulakan cetakan.

Rajah 2.9


20

3.3 Semak Aduan

Rajah 2.10

Pengguna boleh melihat aduan yang telah dibuat oleh pengadu melalui halaman

Semakkan Aduan. Skrin Rajah 2.10 menunjukkan cara bagaimana pengguna

boleh membuat carian aduan yang dibuat dengan mengisi salah satu ruangan

kosong berikut:-

• Nama

• No. KP Lama / Polis / Tentera

• Nombor Kad Pengenalan (Baru)

• Negeri

• Nombor Fail Rujukan


• Nama Pemaju

• No. ROC / SSM Pemaju

• Status

Klik butang cari maklumat aduan untuk mendapatkan maklumat pengadu atau

klik isi semula untuk mencari menggunakan maklumat lain.


21

3.4 Pengagihan

Rajah 2.11

Terdapat 3 jenis pengagihan Aduan iaitu;

• Pengagihan Aduan ke Jabatan / Bahagian / Unit

• Pengagihan Aduan ke Pegawai

• Agih Semula Aduan ke Pegawai Lain

Rajah 2.11 ialah contoh Pengagihan Aduan ke Pegawai. Pilih aduan yang

hendak diagihkan. Kemudian klik agihkan aduan atau pilih semula untuk

memilih aduan lain.


22

Rajah 2.12

Pada Halaman Pengagihan Aduan ke Pegawai, pengguna boleh memilih status

diluar bidang kuasa jabatan sekiranya aduan tersebut bukan dibawah

pengurusan jabatan. Aduan tersebut akan diagihkan kepada Unit Komunikasi

Korporat dan Unit Komunikasi Korporat bertanggungjawab untuk menyalurkan

aduan kepada jabatan atau bahagian berkenaan.

Pada halaman ini juga, pengguna boleh memilih untuk mengagihkan aduan

tersebut kepada pegawai yang akan dipertanggungjawabkan. Lihat rajah 2.13.

Rajah 2.13


23

3.5 Maklumat Ahli

Rajah 2.14

Rajah 2.14 menunjukkan halaman Maklumat Ahli. Melalui halaman ini,

pengguna boleh mengemaskini profail. Pengguna boleh melengkapkan

butiran berikut :-

• Nama

• Jawatan

• Nombor Telefon

• Alamat Emel

• Login ID

• Kata Laluan Baru

Pengguna perlu mengisi katalaluan dan pengesahan katalaluan untuk

mengemaskini maklumat diatas. Klik butang kemaskini profail ahli untuk

mengemaskini profail atau pengguna boleh klik pada butang isi semula

untuk mengisi butiran kembali.

Klik pada kata Log Keluar sekiranya pengguna telah tamat menggunakan

sistem ini. Sistem akan kembali ke Rajah 1.1.


24

4 LOG MASUK SEBAGAI PENGURUS ADUAN


laluan yang diberikan untuk Pengurus Aduan. Skrin yang dipaparkan untuk

pengguna adalah seperti Rajah 1.1. Masukkan kata nama dan kata laluan di

ruang yang disediakan.

4.1 Halaman Utama Aduan

Rajah 3.0

Rajah 3.0 menunjukkan halaman utama bagi Pengurus Aduan. Halaman

Utama memaparkan jumlah aduan yang perlu diagihkan ke pegawai serta

senarai paparan awam baru yang belum diluluskan.


25

4.2 Halaman Utama Pertanyaan

Rajah 3.1

Rajah 3.1 menunjukkan halaman utama pertanyaan bagi Ketua pengurus

Aduan. Halaman Utama pertanyaan memaparkan jumlah pertanyaan yang

perlu diagihkan ke pegawai serta senarai paparan awam baru yang belum

diluluskan.


26

4.3 Semakkan Aduan

Rajah 3.2

Pengguna boleh melihat aduan yang telah dibuat oleh pengadu melalui

halaman Semak Aduan. Skrin Rajah 3.2 menunjukkan cara bagaimana

pengguna boleh melihat aduan yang dibuat dengan mengisi salah satu

ruangan kosong berikut:-

• Nama



• Negeri



• Nama Pemaju


• Status

Klik butang cari maklumat aduan untuk mendapatkan maklumat

pengadu atau klik isi semula untuk mencari menggunakan maklumat lain.


27

4.4 Semakkan Pertanyaan

Rajah 3.3

Pengguna boleh melihat pertanyaan yang telah dibuat oleh orang awam

melalui halaman Semak Pertanyaan. Skrin Rajah 3.3 menunjukkan cara

bagaimana pengguna boleh melihat pertanyaan yang dibuat dengan

mengisi salah satu ruangan kosong berikut:-

• Nama



• Negeri



• Nama Pemaju


• Status

Klik butang cari maklumat aduan untuk mendapatkan maklumat atau klik

isi semula untuk mencari menggunakan maklumat lain.


28

4.5 Pengagihan Aduan

Pengagihan aduan terbahagi kepada 2 bahagian iaitu:-

• Ke Pegawai


Cara untuk mengakses modul ini adalah sama bagi ketiga – tiga bahagian.

Berikut adalah skrin – skrin yang memaparkan tugasan bagi setiap bahagian.

4.5.1 Pengagihan ke Pegawai

Rajah 3.4

Klik pada butang nama pengadu bagi membolehkan pengguna

mengagihkan aduan ke pegawai yang dipilih. Kemudian klik butang

agihkan aduan untuk langkah seterusnya atau klik butang pilih

semula untuk membuat pilihan kembali.


29

Rajah 3.5

Paparan maklumat pengadu dan butiran perumahan akan

dipaparkan.

Rajah 3.6


30

Seterusnya pengguna boleh member keutamaan kepada aduan

tersebut dan mengemaskini status kepada diluar bidang kuasa

jabatan sekiranya aduan tersebut diluar bidang kuasa jabatan.

Paparan audit juga boleh dilihat disini. Lihat Rajah 3.6.

Rajah 3.7

Pada bahagian bawah halaman ini, pengguna dikehendaki memilih

satu daripada nama pegawai untuk mengagihkan aduan dan

seterusnya klik butang agihkan aduan atau pilih semula untuk

membuat pilihan kembali.


31

4.6 Pengagihan Pertanyaan

Pengagihan aduan terbahagi kepada 2 bahagian iaitu:-

• Ke Pegawai

• Agih Semula Pertanyaan Ke Pegawai Lain

Cara untuk mengakses modul ini adalah sama bagi semua bahagian.

Berikut adalah skrin – skrin yang memaparkan tugasan bagi setiap

bahagian.

4.6.1 Pengagihan ke Pegawai

Rajah 3.8

Klik pada butang nama penanya bagi membolehkan pengguna

mengagihkan pertanyaan ke pegawai yang dipilih. Kemudian klik

butang agihkan untuk langkah seterusnya atau klik butang pilih

semula untuk membuat pilihan kembali.


32

Rajah 3.9

Paparan maklumat penyanya dan butiran perumahan akan

dipaparkan sekiranya pengguna dari Jabatan Perumahan Negara.

Rajah 3.10


33

Seterusnya pengguna boleh mengemaskini status kepada diluar

bidang kuasa jabatan sekiranya pertanyaan tersebut diluar bidang

kuasa jabatan. Paparan audit juga boleh dilihat disini. Lihat Rajah

3.10.

Pada bahagian bawah halaman ini, pengguna dikehendaki memilih

satu daripada nama pegawai untuk mengagihkan aduan dan

seterusnya klik butang agihkan atau pilih semula untuk membuat

pilihan kembali.

4.6.2 Pengagihan Semula Aduan Ke Pegawai Lain

Rajah 3.11

Rajah 3.11 ialah antaramuka halaman pengagihan semula

aduanke pegawai lain. Pengguna boleh memilih satu daripada

pegawai yang tersenarai dan tekan butang agihkan aduan atau

pilih semula untuk memilih pegawai lain.


34

Rajah 3.12

Seterusnya pengguna dikehendaki memilih aduan yang tersenarai

dan memilih pegawai yang akan dipertanggungjawabkan dengan

menekan butang agihkan aduan. Rujuk Rajah 3.12.

4.6.3 Pengagihan Semula Pertanyaan Ke Pegawai Lain

Rajah 3.13

Rajah 3.13 ialah antaramuka halaman pengagihan semula

pertanyaan ke pegawai lain. Pengguna boleh memilih satu

daripada pegawai yang tersenarai dan tekan butang agihkan atau

pilih semula untuk memilih pegawai lain.


35

Rajah 3.14

Seterusnya pengguna dikehendaki memilih pertanyaan yang

tersenarai dan memilih pegawai yang akan dipertanggungjawabkan

dengan menekan butang agihkan. Rujuk Rajah 3.14.


36

4.7 Pengurusan Laporan Aduan / Pertanyaan

Rajah 3.15

Rajah 3.15 ialah skrin yang memaparkan pengurusan laporan yang boleh

dipaparkan dengan menggunakan carta atau jadual.Pengguna hanya

perlu klik tajuk laporan daripada senarai laporan dan laporan yang dipilih

akan dipaparkan.

Nama Laporan Tatacara

Laporan Carta

1. Klik pada senarai pilihan laporan carta yang disediakan.

2.Pilih bulan / tahun dan jenis visual untuk dipaparkan seperti Rajah

3.16.

3. Klik butang lihat laporan untuk paparan rajah atau isi semula

untuk membuat pilihan kembali.

4. Untuk mencetak laporan, pengguna bolehlah klik pada butang

cetak dan pengguna dapat melihat antaramuka seperti Rajah 3.17

Laporan Jadual 1. Klik pada senarai pilihan laporan jadual yang disediakan.

2. Pilih bulan / tahun seperti Rajah 3.18


37

3. Klik butang lihat laporan untuk paparan jadual atau klik butang

isi semula untuk membuat pilihan kembali.

4. Untuk mencetak laporan, pengguna bolehlah klik pada butang

cetak dan pengguna dapat melihat antaramuka seperti Rajah 3.17.

Rajah 3.16

Rajah 3.17


38

Rajah 3.18


39

4.8 Pengurusan Sistem

4.8.1 Bagi pengurusan sistem, ia terbahagi kepada 2 bahagian

iaitu :-

• Senarai Daftar Ahli Pengguna (seperti rajah 3.19)

• Senarai Daftar Kategori (seperti rajah 3.20)

Rajah 3.19

Rajah 3.20


40

Senarai Daftar Ahli Pengguna

Melalui modul ini, pengguna boleh melakukan perkara berikut :-

• bina profail

• kemaskini profail

• musnahkan profail

• pilih semula

4.8.1.1 Bina Profail

Rajah 3.21

Untuk membina profail, pengguna perlu melengkapkan

maklumat berikut :-

• Nama

• Jawatan

• Jabatan/Bahagian/Unit


41

• Nombor Telefon

• Alamat Emel

• Log ID

• Kata Laluan

• Had Akses

Kemudian klik butang bina profail ahli ahli untuk pemprosesan maklumat

atau butang isi semula untuk menukar data. Jika pengguna hendak

membatalkan proses klik pada butang batal. Antaramuka adalah seperti

Rajah 3.21

4.8.1.2 Kemaskini Profile

Rajah 3.22


42

Untuk mengemaskini profail, pengguna perlu melengkapkan

ruangan berikut :-

• Jawatan

• No Telefon

• Alamat Emel

• Kata laluan

• Had Akses

Kemudian klik butang kemaskini profail ahli untuk

pemprosesan maklumat atau klik butang isi semula jika

pengguna hendak menukar kembali maklumat. Untuk

membatalkan pemprosesan, klik butang batal untuk kembali

ke Rajah 3.19. Antaramuka yang dipaparkan ialah seperti

Rajah 3.22.

4.8.1.3 Musnahkan Profail Ahli

Jika pengguna ingin musnahkan profail, pengguna hanya

perlu klik butang musnahkan profail di skrin 3.23.

Kemudian pengguna perlu klik butang musnahkan profail

ahli sekiranya ingin musnahkan profail tersebut atau klik

butang batal untuk pembatalan proses.


43

Rajah 3.23

4.8.2 Senarai Daftar Kategori

Rajah 3.24


44

Melalui modul ini, pengguna boleh mengakses dengan cara seperti

berikut :-

• tambah kategori

• kemaskini kategori

• pilih semula

Untuk menambah kategori, klik butang tambah kategori pada

Rajah 3.24 dan pengguna perlu melengkapkan data di ruang yang

disediakan seperti Kategori Aduan, kemudian pilih Sub Jabatan/

Bahagian /. Unit.

Kemudian klik butang tambah kategori untuk pemprosesan data.

Untuk mengisi semula, pengguna perlu klik butang isi semula

atau klik butang batal untuk pembatalan pemprosesan. Skrin yang

dipaparkan ialah seperti Rajah 3.25.

Rajah 3.25


45

Rajah 3.26

Rajah 3.26 memaparkan skrin bagi mengemaskini kategori aduan.

Pengguna perlu membuat perubahan pada ruangan yang

disediakan kemudian klik butang kemaskini kategori aduan untuk

pemprosesan atau klik butang isi semula untuk mengisi semula

data. Jika pengguna ingin membuat pembatalan proses, pengguna

hanya perlu klik butang batal.


46

4.9 Audit Trail

4.9.1 Pada menu Audit Trail terdapat 2 bahagian;

• Aduan

• Pertanyaan

4.9.1.1 Audit Trail Aduan

Rajah 3.27

Rajah 3.27 merupakan antaramuka Audit Trail Aduan.

Terdapat 6 kategori carian yang boleh dipilih iaitu;

• Senarai Keseluruhan Aduan

• Senarai Aduan Yang Melebihi Tempoh

Piagam

• Senarai Aduan Yang Tidak Mencetak Surat

Makluman Terima Aduan

• Senarai Aduan Yang Mencetak Surat

Makluman Terima Aduan

• Senarai Aduan Yang Didaftarkan Oleh UPA

• Carian melalui No Faul Rujukan


47

Pada bahagian bawah halaman terdapat pilihan bulan dan

tahun untuk paparan. Seterusnya pengguna dikehendaki

menekan butang PAPAR untuk memaparkan senarai

kreteria yang dipilih. Pengguna seterusnya akan dibawa ke

halaman senarai aduan bagi kriteria yang dipilih. Lihat Rajah

3.28.

Rajah 3.28

Pada halaman ini, terdapat 3 pilihan butang iaitu;

• Lihat maklumat aduan

• Cetak keseluruhan maklumat

• Kembali

Lihat Maklumat Aduan

Klik butang ini sekiranya ingin melihat dan mencetak

maklumat aduan yang dipilih.


48

Cetak keseluruhan maklumat

Tekan butang ini sekiranya ingin mencetak keseluruhan

maklumat aduan yang dipaparkan pada halaman ini.

Kembali

Tekan butang ini jika ingin kembali pada halaman pilihan

carian audit.

4.9.1.2 Audit Trail Pertanyaan

Rajah 3.29


49

Rajah 3.29 merupakan antaramuka Audit Trail Pertanyaan.

Terdapat 6 kategori carian yang boleh dipilih iaitu;

• Senarai Keseluruhan Pertanyaan

• Senarai Pertanyaan Yang Melebihi Tempoh

Piagam

• Senarai Pertanyaan Yang Tidak Mencetak

Surat Makluman Terima Pertanyaan

• Senarai Pertanyaan Yang Mencetak Surat

Makluman Terima Pertanyaan

• Senarai Pertanyaan Yang Didaftarkan Oleh

UPA

• Carian melalui No Faul Rujukan

Pada bahagian bawah halaman terdapat pilihan bulan dan

tahun untuk paparan. Seterusnya pengguna dikehendaki

menekan butang PAPAR untuk memaparkan senarai kriteria

yang dipilih.Pengguna seterusnya akan dibawa ke halaman

senarai pertanyaan bagi kriteria yang dipilih. Lihat Rajah

3.30.


50

Rajah 3.30

Pada halaman ini, terdapat 3 pilihan butang iaitu;

• Lihat maklumat pertanyaan

• Cetak keseluruhan maklumat

• Kembali

Lihat Maklumat Pertanyaan

Klik butang ini sekiranya ingin melihat dan mencetak

maklumat pertanyaan yang dipilih.


Tekan butang ini sekiranya ingin mencetak keseluruhan

maklumat pertanyaan yang dipaparkan pada halaman ini.

Kembali

Tekan butang ini jika ingin kembali pada halaman pilihan

carian audit.


51

4.10 Maklumat Ahli

Rajah 3.41


pengguna boleh mengemaskini profail. Pengguna boleh melengkapkan butiran

berikut :-

• Nama

• Jawatan

• Nombor Telefon

• Alamat Emel

• Login ID




mengemaskini profail atau pengguna boleh klik pada butang isi semula untuk

mengisi butiran kembali.




52

5 LOG MASUK SEBAGAI PEGAWAI ADUAN


laluan yang diberikan. Setelah sistem menerima log id dan kata laluan, skrin

seperti di bawah akan dipaparkan. Rajah 4.0 menunjukkan halaman utama yang

membolehkan pengguna mengetahui jumlah aduan yang telah didaftarkan oleh

jabatan/bahagian/unit tersebut pada hari tersebut . Nama pengguna yang log

masuk ke modul akan dipaparkan di sebelah kiri skrin.

5.1 Halaman Utama

5.1.1 Halaman Utama Aduan

Rajah 4.0

Untuk melihat aduan pada tarikh yang lain, pengguna boleh klik

pada ikon kalendar. Skrin seperti Rajah 4.1 akan tertera untuk

pengguna membuat pilihan tarikh. Butang dan berfungsi

untuk membolehkan pengguna memilih bulan sebelum atau

selepas bulan yang dipaparkan pada skrin.Klik pada tarikh yang


53

dikehendaki, modul ini akan kembali ke skrin Rajah 4.1. Kemudian

pengguna perlu klik pada butang jumlah aduan untuk melihat

jumlah aduan yang telah didaftarkan oleh jabatan/bahagian/unit

untuk tarikh yang dipilih.

Rajah 4.1


54

5.1.2 Kemasukkan Aduan Baru

Rajah 4.2

Pilih menu Aduan Baru untuk membuat pendaftaran aduan,

pengguna perlu memasukkan data seperti berikut dan skrin Rajah

4.2 akan dipaparkan.



• Nama Persatuan





• Alamat Emel




55



• Poskod

• Negeri

• Sumber Aduan

• Nama Pemaju




• Alamat Pemaju

• Bandar Pemaju

• Poskod Pemaju

• Negeri Pemaju

• Nama Projek

• Lokasi Projek

• Negeri Projek


• Jenis Rumah

• Harga

• No Lot/Petak





• Perkara./ Tajuk Aduan

• Keterangan Aduan

• Tarikh Aduan Diterima

• Tarikh Pos Aduan

• Fail/Dokumen Kepilan ( Attachment)

• Kategori


56


Maklumat – maklumat yang berwarna merah adalah mandatori

bermakna ia tidak boleh ditinggalkan kosong.

Bagi Jabatan/bahagian yang bertanggungjawab dalam memantau

aduan kepada pemaju perumahan, sistem ini menyediakan

platform untuk membuat carian maklumat pemaju yang terdapat

dalam sistem IDAMAN. Sila klik pada ikon yang

membolehkan pengguna mencari maklumat berkenaan.

Pengguna bolehlah membuat carian dengan mengisi sekurang –

kurangnya satu ruang berikut:-

• Nama Pemaju

• No Lesen Pemaju



• Kod Fasa

• Nama Projek

• Lokasi Projek

Setelah maklumat diisi, klik butang cari untuk mendapatkan

maklumat pemaju.

Rajah 4.3


57

Sistem akan membuat carian ke dalam IDAMAN. Sekiranya

maklumat pemaju terdapat di dalam IDAMAN, senarai projek

pemaju akan dipaparkan. Klik pada nama pemaju untuk memilih

maklumat tersebut dan rajah seperti Rajah 4.3 akan dipaparkan.

Rajah 4.4

Klik pada butang Pilih Maklumat Pemaju untuk memilih maklumat

tersebut. Maklumat yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Aduan

baru.

Untuk mencetak surat makluman, pergi ke bahagian bawah skrin

dan klik pada kotak YA di sebelah teks Hasilkan Surat Makluman

Terima Aduan.

Setelah maklumat-maklumat berkaitan aduan dimasukkan, klik

pada butang Daftar Aduan Baru untuk menyimpan maklumat

aduan.

Skrin seperti di bawah akan dipaparkan. Klik pada Hasilkan Surat

Makluman Terima Aduan dan surat tersebut akan dipaparkan.


58

Rajah 4.5

Rajah 4.6

Klik pada ikon pencetak (printer) pada internet explorer untuk mula

mencetak surat atau klik pada menu File, kemudian pilih Print.


59

Rajah 4.7

Nota Penting: Sebelum mencetak, sila pastikan konfigurasi berikut

dibuat bagi memastikan cetakan lebih kemas.

e. Pada browser internet explorer. Pilih menu

File.

f. Kemudian pilih menu Page Setup.

g. Skrin seperti Rajah 4.8 akan dipaparkan.

h. Sila kosongkan ruangan/teks Header dan

Footer seperti rajah dibawah. Klik butang

OK dan klik ikon pencetak (printer) mulakan

cetakan.

Rajah 4.8


60

6.1.2 Halaman Utama Pertanyaan

Rajah 4.9

Untuk melihat pertanyaan pada tarikh yang lain, pengguna boleh

klik pada ikon kalendar. Skrin seperti Rajah 4.10 akan tertera

untuk pengguna membuat pilihan tarikh. Butang dan

berfungsi untuk membolehkan pengguna memilih bulan sebelum

atau selepas bulan yang dipaparkan pada skrin.Klik pada tarikh

yang dikehendaki, modul ini akan kembali ke skrin Rajah 4.10.

Kemudian pengguna perlu klik pada butang jumlah pertanyaan

untuk melihat jumlah pertanyaan yang telah didaftarkan oleh

jabatan/bahagian/unit untuk tarikh yang dipilih.

Rajah 4.10


61

6.1.2.1 Kemasukkan Pertanyaan Baru

Rajah 4.11

Pilih menu Kemasukkan Pertanyaan Baru untuk membuat

pendaftaran pertanyaan. Pengguna perlu memasukkan data seperti

berikut dan skrin Rajah 4.11 akan dipaparkan.



• Nama Persatuan





• Alamat Emel





• Poskod


62

• Negeri

• Sumber Aduan

• Nama Pemaju




• Alamat Pemaju

• Bandar Pemaju

• Poskod Pemaju

• Negeri Pemaju

• Nama Projek

• Lokasi Projek

• Negeri Projek


• Jenis Rumah

• Harga





• Perkara./ Tajuk

• Keterangan

• Kategori


Maklumat – maklumat yang berwarna merah adalah mandatori

bermakna ia tidak boleh ditinggalkan kosong.


63

Bagi Jabatan/bahagian yang bertanggungjawab dalam memantau

pertanyaan kepada pemaju perumahan, sistem ini menyediakan

platform untuk membuat carian maklumat pemaju yang terdapat

dalam sistem IDAMAN. Sila klik pada ikon yang

membolehkan pengguna mencari maklumat berkenaan.

Pengguna bolehlah membuat carian dengan mengisi sekurang –

kurangnya satu ruang berikut:-

• Nama Pemaju

• No Lesen Pemaju



• Kod Fasa

• Nama Projek

• Lokasi Projek

Setelah maklumat diisi, klik butang cari untuk mendapatkan

maklumat pemaju.

Rajah 4.12


64

Sistem akan membuat carian ke dalam IDAMAN. Sekiranya

maklumat pemaju terdapat di dalam IDAMAN, senarai projek

pemaju akan dipaparkan. Klik pada nama pemaju untuk memilih

maklumat tersebut dan rajah seperti Rajah 4.13 akan dipaparkan.

Rajah 4.13

Klik pada butang Pilih Maklumat Pemaju untuk memilih maklumat

tersebut. Maklumat yang dipilih akan dipaparkan pada skrin

Pertanyaan baru.

Untuk mencetak surat makluman, pergi ke bahagian bawah skrin

dan klik pada kotak YA di sebelah teks Hasilkan Surat Makluman

Terima Pertanyaan.

Setelah maklumat-maklumat berkaitan pertanyaan dimasukkan, klik

pada butang Daftar Pertanyaan Baru untuk menyimpan maklumat

pertanyaan yang diisi.


65

Skrin seperti di bawah akan dipaparkan. Klik pada Hasilkan Surat

Makluman Terima Pertanyaan dan surat tersebut akan

dipaparkan.

Rajah 4.14

Rajah 4.15

Klik pada ikon pencetak (printer) pada internet explorer untuk mula

mencetak surat atau klik pada menu File, kemudian pilih Print.


66

Rajah 4.16

Nota Penting: Sebelum mencetak, sila pastikan konfigurasi berikut

dibuat bagi memastikan cetakan lebih kemas.

a. Pada browser internet explorer. Pilih menu File.

b. Kemudian pilih menu Page Setup.

c. Skrin seperti Rajah 4.17 akan dipaparkan.

d. Sila kosongkan ruangan/teks Header dan Footer seperti rajah

dibawah. Klik butang OK dan klik ikon pencetak (printer)

mulakan cetakan.

Rajah 4.17


67

6.1.3 Semak Aduan

Rajah 4.18

Pengguna boleh melihat aduan yang telah dibuat oleh pengadu

melalui halaman Semakkan Aduan. Skrin Rajah 2.3 menunjukkan

cara bagaimana pengguna boleh membuat carian aduan yang

dibuat dengan mengisi salah satu ruangan kosong berikut:-

• Nama



• Negeri



• Nama Pemaju


• Status


pengadu atau klik isi semula untuk mencari menggunakan

maklumat lain.


68

6.1.4 Semak Pertanyaan

Rajah 4.19

Pengguna boleh melihat pertanyaan yang telah dibuat melalui

halaman Semakkan Pertanyaan. Skrin Rajah 4.19 menunjukkan

cara bagaimana pengguna boleh membuat carian aduan yang

dibuat dengan mengisi salah satu ruangan kosong berikut:-

• Nama



• Negeri



• Nama Pemaju


• Status


pengadu atau klik isi semula untuk mencari menggunakan

maklumat lain.


69

6.2 Pengagihan

6.2.1 Pengagihan Aduan

Rajah 4.20

Terdapat 3 jenis pengagihan Aduan iaitu;




Rajah 4.20 ialah contoh Pengagihan Aduan ke Pegawai. Pilih

aduan yang hendak diagihkan. Kemudian klik agihkan aduan

atau pilih semula untuk memilih aduan lain.


70

Rajah 4.21

Pada Halaman Pengagihan Aduan ke Pegawai, pengguna boleh

memilih status diluar bidang kuasa jabatan sekiranya aduan

tersebut bukan dibawah pengurusan jabatan. Aduan tersebut akan

diagihkan kepada Unit Komunikasi Korporat dan Unit Komunikasi

Korporat bertanggungjawab untuk menyalurkan aduan kepada

jabatan atau bahagian berkenaan.

Pada halaman ini juga, pengguna boleh memilih untuk

mengagihkan aduan tersebut kepada pegawai yang akan

dipertanggungjawabkan. Lihat rajah 4.22.

Rajah 4.22


71

6.2.2 Pengagihan Pertanyaan

Rajah 4.23

Terdapat 3 jenis pengagihan Pertanyaan iaitu;




Rajah 4.23 ialah contoh Pengagihan Aduan ke Pegawai. Pilih

aduan yang hendak diagihkan. Kemudian klik agihkan atau pilih

semula untuk memilih pertanyaan lain.


72

Rajah 4.24

Pada Halaman Pengagihan Pertanyaan ke Pegawai, pengguna

boleh memilih status diluar bidang kuasa jabatan sekiranya

apertanyaan tersebut bukan dibawah pengurusan jabatan.

Pertanyaan tersebut akan diagihkan kepada Unit Komunikasi

Korporat dan Unit Komunikasi Korporat bertanggungjawab untuk

menyalurkan pertanyaan kepada jabatan atau bahagian

berkenaan.

Pada halaman ini juga, pengguna boleh memilih untuk

mengagihkan pertanyaan tersebut kepada pegawai yang akan

dipertanggungjawabkan. Lihat rajah 4.25.


73

Rajah 4.25


74

6.3 Kemaskini

6.3.1 Kemaskini aduan

Pada halaman kemaskini aduan, pengguna boleh mengemaskini

status aduan dan memasukkan laporan-laporan siasatan yang

akan diambil dan telah dibuat. Rajah 4.26 menunjukkan

antaramuka pengemaskinian aduan.

Rajah 4.26

Pengguna dikehendaki memilih satu daripada senarai aduan dan

kemudian pengguna diberi 3 pilihan butang iaitu;

• Kemaskini aduan

• Cetak keseluruhann maklumat

• Pilih semula


75

Kemaskini aduan

Piliih kemaskini aduan sekiranya ingin mengemaskini maklumat

aduan atau siasatan dan juga status terkini aduan.

Rajah 4.27

Rajah 4.27 menunjukan antaramuka sekiranya butang kemaskini

aduan ditekan. Pengguna boleh mengemaskini maklumat aduan,

maklumat siasatan serta status terkini aduan pada halaman ini.


76


Pilih Cetak keseluruhan maklumat sekiranya ingin mencetak

keseluruhan maklumat aduan yang tersenarai didalam laman ini.

Rajah 4.28

Rajah 4.28 menunjukan contoh antaramuka sekiranya butang

Cetak Keseluruhan Maklumat ditekan. Ia akan memaparkan

keseluruhan maklumat aduan bagi kriteria yang dipilih.

Pilih Semula

Pilih Pilih Semula sekiranya ingin membuat pilihan lain.


77

6.3.2 Kemaskini Pertanyaan

Pada halaman kemaskini pertanyaan, pengguna boleh

mengemaskini status pertanyaan dan menjawab pertanyaan yang

telah dibuat. Rajah 4.29 menunjukkan antaramuka pengemaskinian

pertanyaan baru.

Rajah 4.29

Pengguna dikehendaki memilih satu daripada senarai pertanyaan

dan kemudian pengguna diberi 3 pilihan butang iaitu;

• Kemaskini pertanyaan

• Cetak keseluruhann maklumat

• Pilih semula


78

Kemaskini Pertanyaan

Piliih kemaskini pertanyaan sekiranya ingin mengemaskini

maklumat atau menjawab pertanyaan dan juga status terkini

pertanyaan.

Rajah 4.30

Rajah 4.30 menunjukan antaramuka sekiranya butang kemaskini

pertanyaan ditekan. Pengguna boleh mengemaskini maklumat,

menjawab pertanyaan serta status terkini pertanyaan pada

halaman ini.


79


Pilih Cetak keseluruhan maklumat sekiranya ingin mencetak

keseluruhan maklumat pertanyaan yang tersenarai didalam laman

ini.

Rajah 4.31

Rajah 4.31 menunjukkan contoh antaramuka sekiranya butang

Cetak Keseluruhan Maklumat ditekan. Ia akan memaparkan

keseluruhan maklumat pertanyaan bagi kriteria yang dipilih.

Pilih Semula

Pilih Pilih Semula sekiranya ingin membuat pilihan lain.


80

6.4 Maklumat Ahli

Rajah 4.26


pengguna boleh mengemaskini profail. Pengguna boleh melengkapkan

butiran berikut:-

• Nama

• Jawatan

• Nombor Telefon

• Alamat Emel

• Login ID




mengemaskini profail atau pengguna boleh klik pada butang isi semula

untuk mengisi butiran kembali.



Manual Pengguna Sistem Aduan Bersepadu 20100823

Documents

Transcript of Manual Pengguna Sistem Aduan Bersepadu 20100823