MANUAL PROSEDUR KERJA - · PDF file5. FUNGSI UTAMA BAHAGIAN PENTADBIRAN (1) Program:...

BBAAHHAAGGIIAANN PPEENNTTAADDBBIIRRAANN

MANUAL PROSEDUR

KERJA

2 MPK JKNS

ISI KANDUNGAN

3 MPK JKNS

ISI KANDUNGAN

BIL. PERKARA MUKA SURAT

1. Latar Belakang/Profail JKNS 4

2. Objektif JKNS 5

3. Misi, Visi dan Piagam Pelanggan JKNS 6

4. Carta Organisasi JKNS 7

5. Fungsi-Fungsi Utama 8-9

6. Aktiviti-Aktiviti Bagi Fungsi Utama 10

7. Proses Kerja 11-21

8. Carta Aliran Kerja 22-33

9. Senarai Borang yang Digunakan 34

4 MPK JKNS

1. LATAR BELAKANG/PROFAIL JKNS

Sejarah penubuhan perkhidmatan keretapi di Negeri Sabah bermula sejak

zaman British North Borneo Chartered Company (BNBCC) lagi.

Perkhidmatan keretapi telah dicadangkan oleh Pengerusi dan Pengarah

Urusan BNBCC ketika itu, iaitu William Clarke Cowie.

Hasilnya pada tahun 1896, pembinaan landasan keretapi dari Beaufort ke

Weston bermula yang diketuai oleh Arthur J. West, seorang Jurutera

Awam Inggeris. Selain menghubungkan bahagian timur dan barat di

sebelah Utara Borneo, permbinaannya adalah bagi membantu

membangunkan industri getah dan tembakau yang ditanam di daerah

pendalaman seperti Melalap, Tenom dan Beaufort. Perkhidmatan

keretapi yang digunakan untuk mengangkut hasil-hasil tanaman ini ke

pelabuhan di Kota Kinabalu (Jesselton) untuk dieksport ke luar negara.

JKNS (North Borneo Railway pada waktu itu) ditubuhkan dengan

rasminya pada 01 Ogos 1914 melalui Chapter 116 of The Ordinance of

North Borneo. Pada masa kini, JKNS diketuai oleh Pengurus Besar dan

dibahagikan kepada enam bahagian iaitu Pentadbiran, Akaun,

Kejuruteraan Awam, Kejuruteraan Jentera, Lalulintas dan Stor. Setiap

bahagian diketuai oleh seorang Ketua Bahagian dari Gred 41 – 48.

Sehingga tahun 2012, JKNS mempunyai 427 kakitangan.

5 MPK JKNS

2. OBJEKTIF JKNS

Membekal Faedah Sosioekonomi ke kawasan yang mempunyai Perkhidmatan Rel melalui Kemudahan Pengangkutan Keretapi yang Selamat, Murah dan Cekap. Membekalkan dan mempromosi dengan menyediakan keretapi untuk rekreasi dan pelancongan.

6 MPK JKNS

3. MISI, VISI, DASAR KUALITI & PIAGAM PELANGGAN

MISI Membekal Pengangkutan Penumpang dan Barangan yang Selamat

VISI Mengembang dan Membekal Perkhidmatan Keretapi yang Bermutu dan

Cekap

DASAR KUALITI

Mengadakan beberapa tambang yang berperingkat mengikut jenis perkhidmatan

Menggunakan aset secara komersial untuk menjanakan hasil dan seterusnya

menambah jarak penggunaan rel (railage utilization)

Memudah dan mempromosi penglibatan sektor swasta dalam memperkenalkan

keretapi untuk pelancongan

Memudah penglibatan dan pelaburan sektor swasta dalam peningkatan dan pengembangan perkhidmatan keretapi

PIAGAM PELANGGAN

Tidak ada pembatalan perkhidmatan kecuali melibatkan keselamatan

Berusaha untuk memastikan semua perkhidmatan menepati masa

Memastikan penghantaran barangan dan ternakan di stesen-stesen besar

dilakukan dengan cepat

Layanan mesra diberi kepada semua penumpang dan pelanggan

4. CARTA ORGANISASI JABATAN

CARTA ORGANISASI SEMASA JABATAN KERETAPI NEGERI SABAH

PENTADBIRAN AKAUN STOR LALULINTASKEJURUTERAAN AWAMKEJURUTERAAN JENTERA

PEGAWAI TADBIR N44 (1)

AKAUNTAN W41 (1) PEGAWAI TADBIR N41 (1)

JURUTERA J48 (1)

PEGAWAI TADBIR N41 (1)

PEN. PEGAWAI TADBIR N27 (2)

PEMBANTU TADBIR N22 (P/O) (1)

PEMBANTU TADBIR N22 (KESETIAUSAHAAN) (1)

PEN. AKAUNTAN W32 (1)


PEGAWAI KHIDMAT PELANGGAN N17 (2) PEMBANTU TADBIR

N17 (KESETIAUSAHAAN) (1)


PEM. TADBIR RENDAH

N11 (JURUTAIP) (1)

PEMB. TADBIR RENDAH

N11 (Operator Telefon) (1)

PEM. AM PEJABAT N1 (1)

PEMANDU KENDERAAN R3 (1)

PEKERJA AWAM R1 (7)

PENY. STOR RENDAH N11 (Jumud)

PEMANDU KENDERAAN

R3 (2)

PEKERJA AWAM

R1 (7)

PENY. STOR RENDAH N11 (1) (Jumud)

TUKANG K2 (T. TANGGAM) R22 (4)

TUKANG K2 R22 (28)

TUKANG K3 (T. CAT) R14 (1)

PEMANDU LOKOMOTIF SABAH GRED AA13 (9)

PEKERJA AWAM R4 (2)

TUKANG K2 R11 (34)

TUKANG K3 R9 (8)


DREBAR LOKOMOTIF (TG. II) (jumud) R10

PEKERJA AWAM R1 (57)

PENOLONG TUKANG R1 (2)

JAGA R1 (2)

N PERKHIDMATAN PENTADBIRAN DAN SOKONGAN

W PERKHIDMATAN KEWANGAN

J PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

R PERKHIDMATAN MAHIR/SEPARUH MAHIR/TIDAK MAHIR

A PERKHIDMATAN PENGANGKUTAN

PEGAWAI PINJAMAN

P DIPINJAM DARI LALULINTAS

J36

W32

J29

N27 W27

N22 J22

N11 N1R22 R14A11 J11R3 R6R9 R3R4R1

PEN. AKAUNTAN W27 (2)


PEM. TADBIR RENDAH N11 (JURUTAIP) (1)

PEMB. AM PEJABAT N1 (1)

PEKERJA AWAM R1 (1)


PEMBANTU TA DBIR N17 (P/O) (5)

PEMB. TEKNIK J36 (1)

PELUKIS PELAN J22 (1)JURUTEKNIK J22 (5)

TUKANG K2 R22 (25)JURUTEKNIK UKUR RENDAH

(jumud) J11

TUKANG K3(TUKANG CAT) R14 (3)

TUKANG K2 (TUKANG KIMPAL) R11 (4)

TUKANG K3 R9 (7)

PEKERJA AWAM KHAS R6 (17)


PEKERJA AWAM R1 (162)

PENOLONG PENJAGA GANG R1 (2)

JAGA R1 (1)


MERINYU JAMBATANJ22

JURUTEKNIK J22 (4)PELUKIS PELAN J22 (1)


PELUKIS PELAN J17 (1)JURUTEKNIK J17 (5)


PEN. PEGAWAI TADBIR N27 (3)



PEMBANTU TADBIR W17(KEWANGAN) (2)

PEK. AWAM R4 (4)

PEK. AWAM R1 (49)

JAGA R1 (3)

N48/J48

PELUKIS PELAN J17 (1)PEMANDU LOKOMOTIF SABAH A A17 (20)

JURUTEKNIK J17 (15)PEM. TADBIR N17 (P/O) (4)

N17 J17

AA17

N41/J41/

W41

N44/J44

JURUTERA J41 (1) PEGAWAI TADBIR N41 (1)

PENGURUS BESAR (1 )N54/J54

JURUTERA J44 (1)

JURUTERA ELEKTRIK MEKANIKAL J41 (1)

NOTA:

5. FUNGSI UTAMA BAHAGIAN PENTADBIRAN

(1) Program: PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (PERKHIDMATAN & PERJAWATAN)

Aktiviti: (a) Syor pengisian jawatan kosong

(b) Skim perkhidmatan

(c) Pengesahan jawatan

(d) Perlanjutan tempoh percubaan

(e) Pemberian taraf berpencen

(f) Kenaikan pangkat

(g) Tindakan tatatertib

(h) Penilaian prestasi tahunan

(i) Pergerakan gaji tahunan

(j) Permohonan cuti

(k) Mengemaskini senarai perjawatan

(l) Mengurus pelantikan menanggung/memangku

(m) Tuntutan Elaun Perjalanan

(n) Mengemaskini buku perkhidmatan

(o) Mengurus pencen dan GCR bagi Pegawai Bersara Paksaan

(p) permohonan lantikan semula selepas bersara

(q) Insuran kemalangan kakitangan

(2) Program: PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (LATIHAN & INOVASI)

Aktiviti: (a) Mengendali dan mengurus program latihan dalaman dan luaran

(b) Menyelaras Program Kualiti dan Produktiviti

(c) Mengurus penempatan latihan/praktikum

(d) Mengurus majlis-majlis rasmi jabatan

9 Fail Meja/Pentadbiran

(3) Program: PENTADBIRAN AM

Aktiviti: (a) Urusan surat-menyurat & Sistem Fail (Am/Sulit)

(b) Mengurus tempahan Bilik Gerakan/Bilik Latihan dan Makan Minum

(c) Mengendali perkhidmatan telefonis & Melapor kerosakan PABX/Talian luar

(d) Mengurus & menyelia Kad Perakam Waktu, Kad Pengenalan Diri

kakitangan & Sijil kelayakan Keselamatan Diri di Landasan

(e) Memproses permohonan Pas Percuma Keretapi

(f) Mengurus kebajikan kakitangan JKNS

(g) Pelupusan Rekod Awam

(h) Permohonan perubatan kakitangan

(i) Penubuhan Lembaga Perubatan

(4) Program: ICT DAN MULTIMEDIA

Aktiviti: (a) Mengemaskini Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2)

(b) Mengurus, memeriksa, mengendali & mengemaskini perkara-perkara

berkaitan dengan ICT

(c) Memantau Sistem Kehadiran “Electronic Time Attendance System”

(d) Persembahan multimedia

(5) FUNGSI-FUNGSI LAIN:

(a) Mengurus Pinjaman Kerajaan (rumah/kereta) & pinjaman peribadi

(b) Mengurus keselamatan pejabat & kawasan sekitar

(c) Mengurus setia mesyuarat-mesyuarat jabatan seperti MBJ, Jawatankuasa ICT,

Perumahan kakitangan Kerajaan, Pengurusan Integriti, Jawatankuasa Keutuhan

Pentadbiran, Jawatankuasa Tatatertib

(d) Mengurus Pakaian Seragam Kakitangan

(e) Mengurus Pembelian Alat-alat Kelengkapan Pejabat & Alat Tulis

(f) Mengurus Permohonan Perumahan Jabatan (JKNS)


6. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI UTAMA

6.1 BAHAGIAN PENTADBIRAN

PEGAWAI TADBIR

ICT & MULTIMEDIA

(a) Mengemaskini Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2)

(b) Mengurus, memeriksa, mengendali & mengemaskini perkara-perkara berkaitan dengan ICT

(c) Memantau Sistem

Kehadiran “Elektronic Time Attendance System”

(d) Persembahan multimedia

PENTADBIRAN AM PERKHIDMATAN & PERJAWATAN LATIHAN & INNOVASI

(a) Syor pengisian jawatan kosong

(b) Skim perkhidmatan

(c) Pengesahan jawatan

(d) Perlanjutan tempoh percubaan

(e) Pemberiaan taraf berpencen

(f) Kenaikan pangkat

(g) Tindakan tatatertib

(h) Penilaian prestasi tahunan

(i) Pergerakan gaji tahunan

(j) Permohonan cuti

(k) Mengemaskini senarai perjawatan

(l) Mengurus pelantikan

menanggung/memangku

(m) Tuntutan Elaun Perjalanan

(n) Mengemaskini buku perkhidmatan

(o) Mengurus pencen dan GCR bagi Pegawai

Bersara Paksaan

(p) Permohonan lantikan semula selepas bersara

(q) Insuran kemalangan kakitangan

(a) Mengendali dan mengurus program latihan dalaman dan luaran

(b) Menyelaras Program

Kualiti dan Produktiviti (c) Mengurus majlis-majlis

rasmi jabatan (d) Mengurus penempatan

latihan/praktikum

(a) Urusan surat-menyurat & Sistem Fail (Am/Sulit)

(b) Mengurus tempahan Bilik Gerakan/Bilik Latihan dan Makan Minum

(c) Mengendali perkhidmatan telefonis & Melapor kerosakan PABX/Talian luar

(d) Mengurus & menyelia Kad Perakam Waktu, Kad Pengenalan Diri kakitangan & Sijil kelayakan Keselamatan Diri di Landasan

(e) Memproses permohonan pas percuma keretapi

(f) Mengurus kebajikan kakitangan JKNS

(g) Pelupusan rekod awam (h) Permohonan perubatan

kakitangan (i) Penubuhan Lembaga Perubatan


7. PROSES KERJA

7.1. PROSES KERJA BAGI MENGETUAI BAHAGIAN PENTADBIRAN

Bil Proses Kerja Pegawai Melulus/Dirujuk

Peraturan/ Undang-undang

1

2

3

4

5

Menyelia anggota Perkhidmatan Awam Bahagian Pentadbiran

Mengawasi kelicinan perjalanan kerja-kerja atau tugas-tugas harian anggota.

Membuat keputusan kepada kos-kos yang dirujuk oleh anggota bawahan.

Mengawasi kedatangan anggota di Bahagian Pentadbiran.

Tamat.

Peraturan-peraturan Pegawai Awam Negeri

Sabah 2008 dan Pekeliling Perkhidmatan Negeri

Sabah yang berkaitan.


7. PROSES KERJA

7.2. PROSES KERJA BAGI BERTANGGUNGJAWAB MENGENAI PENGURUSAN TUGAS-TUGAS BAHAGIAN PENTADBIRAN



1

2

3

4

5

Menerima surat-surat atau fail-fail yang berhubungkait dengan bahagian ini.

Menyemak dan meneliti surat-surat atau fail dan memberi arahan-arahan kepada

pegawai-pegawai yang menjalankan tugas-tugas berkenaan. Meminta fail-fail yang berkaitan dan

menderaf surat sekiranya perlu diambil tindakan sendiri.

Memastikan surat-surat yang melibatkan keputusan jabatan ditandatangani oleh Pengurus Besar.

Tamat.

Pengurus Besar

PT2, PPT1, PPT2, Ketua Kerani,

Pembantu Tadbir





7. PROSES KERJA

7.3. PROSES KERJA BAGI MENGURUS DAN MENGENDALIKAN PENILAIAN PRESTASI ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM JABATAN KERETAPI NEGERI SABAH

Bil Proses Kerja Pegawai

Melulus/Dirujuk

Peraturan/

Undang-undang

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Memastikan kalendar aktiviti JKNS.

Meminta fail pekeliling.

Menderaf surat pekeliling untuk ditandatangani oleh Pengurus Besar pada pertengahan bulan Disember.

Memastikan kandungan surat pekeliling adalah menghendaki semua ketua-ketua

bahagian untuk mengemukakan Penilaian Prestasi bagi tahun berkenaan pada 31 Januari tahun berikutnya.

Memastikan surat pekeliling yang telah ditandatangani oleh Pengurus Besar dikirim.

Menyerahkan tugas dan tanggungjawab kepada PT 2 yang menerima, merekod dan menyenaraikan semua Laporan Penilaian

Prestasi. Memastikan PT 2 menyediakan senarai

berikut dibawa ke mesyuarat PPSM (Induk): a) Anugerah Perkhidmatan Cemerlang b) Senarai anggota yang lengkap dengan

purata markah PPP, PPK dan purata markah anggota (Lampiran A)

c) Prestasi kurang baik (49.99% ke

bawah) Berbincang dengan Pengurus Besar

mengenai agenda mesyuarat dan kesesuaian mesyuarat PPSM (Induk)

Memastikan keputusan disampaikan kepada semua anggota setelah mesyuarat diadakan.

Tamat.

Pengurus Besar

PT2, PPT1, PPT2,

Ketua Kerani, Pembantu Tadbir

Peraturan-peraturan

Pegawai Awam Negeri Sabah 2008 dan Pekeliling

Perkhidmatan Negeri Sabah yang berkaitan.


7. PROSES KERJA

7.4. PROSES KERJA BAGI MEMASTIKAN URUSAN MENGENDALIKAN KEPERLUAN TENAGA DAN SEGI PELANTIKAN, PENGESAHAN, KENAIKAN PANGKAT DAN MEMANGKU



1

2

3

Menerima fail dan surat permohonan.

Semak dan kemukakan kepada PT 2 untuk diproses dan untuk tindakan selanjutnya sehingga selesai.

Tamat.

Pengurus Besar PT2

Pembantu Tadbir

Peraturan-peraturan Pegawai Awam Negeri Sabah 2008 dan

Pekeliling Perkhidmatan Negeri Sabah yang berkaitan.


7. PROSES KERJA

7.5. PROSES KERJA BAGI MERANCANG, MELAKSANA DAN MENILAI PROGRAM AKTIVITI PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA BAGI JABATAN



1

2

3

4

5

6

7

Terima arahan daripada PB

Sediakan perancangan tahunan program-program pembangunan sumber manusia bagi

JKNS. Arahkan PT 2 untuk menyediakan kertas

kerja program-program pembangunan sumber manusia yang dirancang.

Kemukakan kepada PB untuk semakan dan kelulusan.

Makluman Ketua-ketua Bahagian dan dapatkan senarai nama kakitangan bagi menyertai program-program yang dirancang

ini. Program mula.

Tamat.

Pengurus Besar JA, JJ, AK, PL, PS, PT 2


7. PROSES KERJA

7.6. PROSES KERJA BAGI MEMASTIKAN URUSAN PENYEDIAAN KERTAS PENCEN, PERMOHONAN GANTIAN CUTI REHAT DAN INSURAN PERLINDUNGAN DILAKSANAKAN DENGAN LICIN DAN TERATUR



1

2

3

Menerima surat, kertas-kertas pencen dan boring permohonan cuti rehat dan insuran

perlindungan kemalangan atau menerimanya bersama fail.

Mengemukakan surat/kertas-kertas pencen/borang atau fail kepada PPT 2 untuk diproses dan untuk tindakan selanjutnya

hingga selesai. Tamat.

PB, PT 2, PPT 1, Pembantu Tadbir

Akta Pencen


7. PROSES KERJA

7.7. PROSES KERJA BAGI MENGURUS DAN MENGENDALIKAN URUSAN TINDAKAN TATATERTIB JABATAN



1

2

3

4

Terima fail sulit/surat.

Semak dan teliti laporan-laporan tindakan tatatertib dan berikan arahan-arahan kepada

pegawai berkenaan untuk menderaf surat. Semak surat dan tandatangan jika teratur.

Tamat.

Pengurus Besar, PT 2

Pembantu Tadbir




7. PROSES KERJA

7.8. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN SURAT DN ULASAN KETUA JABATAN BAGI SURAT PERTUDUHAN KAKITANGAN YANG DITERIMA DARIPADA SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM NEGERI SABAH (SPANS)



1

2

3

4 5

6

Terima fail sulit/surat pembelaan diri kakitangan berkenaan.

Semak dan sediakan deraf surat ke SPANS.

Kemukakan kepada Jurutaip untuk ditaip.

Semak dan tandatangani surat jikla teratur. Keluarkan fail untuk tindakan selanjutnya.

Tamat.

Pengurus Besar, PT 2

Pembantu Tadbir

Jurutaip





7. PROSES KERJA

7.9. PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN PERMOHONAN PERUMAHAN–PERUMAHAN KAKITANGAN JKNS



1

2

3

4

Terima surat/fail

Semak dan teliti setiap permohonan dan berikan arahan-arahan kepada pegawai-

pegawai yang menjalankan tugas-tugas berkenaan.

Tetapkan tarikh mesyuarat bagi memperakukan permohonan-permohonan yang berkaitan.

Tamat.

Pengurus Besar

Ketua Kerani




7. PROSES KERJA

7.10. PROSES KERJA BAGI MENYEMAK PENGURUSAN PERMOHONAN PINJAMAN PERUMAHAN. KENDERAAN DAN PINJAMAN PERIBADI MELALUI AGENSI-AGENSI KEWANGAN



1

2

3

Menerima surat dan borang permohonan pinjaman perumahan, kenderaan dan komputer peribadi.

Menyemak surat/borang dan jika didapati teratur kemukakan kepada KK untuk

tandatangan PB Tamat.

Pengurus Besar Ketuia Kerani

Pembantu Tadbir




7. PROSES KERJA

7.11. PROSES KERJA BAGI MENYELARAS PENGEMASKINIAN SENARAI PERJAWATAN KAKITANGAN DAN CARTA ORGANISASI JKNS



1

2

3

4

Terima arahan daripada Pengurus Besar.

Arahkan PT 2 untuk membuat semakan dan sediakan laporan.

Semak laporan dan kemukakan kepada PT 2

untuk tindakan.

Tamat.

Pengurus Besar Ketuia Kerani

Pembantu Tadbir




8. CARTA ALIRAN KERJA

8.1. CARTA ALIRAN KERJA MENGETUAI BAHAGIAN PENTADBIRAN

Menyelia anggota

Mengawasi kedatangan anggota

Perlu buat laporan anggota ponteng kerja? YA

TIDAK

Diambil tindakan disiplin

Tamat

Rujuk kepada Pengurus Besar

Mula

Proses Kerja melibatkan

Pegawai Tadbir N44

Menyelia kelicinan perjalanan kerja



8.2. CARTA ALIRAN KERJA BERTANGGUNGJAWAB MENGENAI PENGURUSAN TUGAS-TUGAS BAHAGIAN PENTADBIRAN

Terima surat/fail

Perlu Tindakan? YA

TIDAK

Tandatangan oleh Pengurus Besar

Tamat

Arah pegawai memproses/ambil tindakan sendiri

Mula


Pegawai Tadbir N44

Semak dan teliti



8.3. CARTA ALIRAN KERJA MENGURUS DAN MENGENDALIKAN PENILAIAN PRESTASI ANGGOTA PERKHIDMATAN JKNS

Deraf surat pekeliling

Terima borang penilaian prestasi

Tentukan jenis

senarai yang dibuat YA

TIDAK

Bawa ke mesyuarat PPSM

Tamat

1. Senarai Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

2. Senarai Anggota yang lengkap dengan PPP, PPK dan purata markah

3. Senarai nama prestasi kurang baik

Mula

Proses Kerja melibatkan Pegawai Tadbir N44

Proses borang oleh PT 2

Surat dikirim kepada Ketua-ketua Bahagian

Sampaikan keputusan



8.4. CARTA ALIRAN KERJA MEMASTIKAN URUSAN MENGENDALIKAN KEPERLUAN TENAGA DARI SEGI PELANTIKAN, PENGESAHAN, KENAIKAN PANGKAT DAN MEMANGKU

Terima surat/fail

Perlu Tindakan? YA

TIDAK

Diambil tindakan oleh PT 2 & Pembantu Tadbir

Tamat

Arah pegawai memproses

Mula


Pegawai Tadbir N44

Semak dan teliti



8.5. CARTA ALIRAN KERJA MERANCANG, MELAKSANA DAN MENILAI PROGRAM AKTIVITI PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA BAGI JABATAN

Terima arahan daripada Pengurus Besar

Semak semula

YA

TIDAK

Kemukakan kepada Pengurus Besar

Tamat

Buat pembetulan

Mula


Arahkan PPT 2 untuk penyediaan kertas kerja

Makluman Ketua-ketua Bahagian

Program mula



8.6. CARTA ALIRAN KERJA MENYEMAK DAN MENANDATANGANI SIJIL KENAIKAN GAJI ANGGOTA JKNS


Tentukan tindakan?

YA

TIDAK

Kemukakan kepada Pengurus Besar

Tamat

Jika tidak teratur kembalikan kepada Pembantu Tadbir (Gaji)

Mula




8.7. CARTA ALIRAN KERJA MEMASTIKAN URUSAN PENYEDIAAN KERTAS PENCEN, PERMOHONAN GANTIAN CUTI REHAT DAN INSURAN PERLINDUNGAN KEMALANGAN DILAKSANAKAN DENGAN LICIN DAN TERATUR

Terima surat/fail

Perlu Tindakan? YA

TIDAK

Diambil tindakan oleh PPT 1 dan Pembantu Tadbir

Tamat


Mula


Semak dan teliti



8.8. CARTA ALIRAN KERJA MENGURUS DAN MENGENDALIKAN URUSAN TINDAKAN TATATERTIB JABATAN

Terima fail sulit dan laporan

Semak surat sama ada teratur

YA

TIDAK

Tandatangan surat

Tamat

Kembalikan kepada PT 2

Mula


Semak dan teliti laporan

Arahkan PT 2 untuk proses penyediaan deraf surat



8.9. CARTA ALIRAN KERJA MENYEDIAKAN SURAT DAN SYOR KETUA JABATAN BAGI SURAT PERTUDUHAN KAKITANGAN YANG DITERIMA DARIPADA SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM NEGERI (SPANS)

Terima fail/surat laporan

Semak surat sama

ada teratur

YA

TIDAK

Tandatangan surat

Tamat

Kemukakan kepada jurutaip semula

Mula


Pegawai Tadbir N44

Semak dan sediakan deraf surat

Kemukakan kepada Jurutaip untuk ditaip

Keluarkan fail untuk tindakan sewajarnya



8.10. CARTA ALIRAN KERJA PENGURUSAN PERMOHONAN PERUMAHAN-PERUMAHAN KAKITANGAN JKNS

Terima surat/fail

Perlu Tindakan? YA

TIDAK

Tetapkan tarikh mesyuarat

Tamat


Mula


Pegawai Tadbir N44

Semak dan teliti



8.11. CARTA ALIRAN KERJA MENYEMAK DAN MENANDATANGANI BORANG-BORANG PERMOHONAN PINJAMAN PERUMAHAN DAN PINJAMAN PERIBADI MELALUI AGENSI-AGENSI KEWANGAN

Terima surat//borang permohonan

Teratur?

YA

TIDAK

Kemukakan untuk tandatangan Pengurus Besar

Tamat

Kembalikan kepada Ketua Kerani

Mula


Semak surat/borang permohonan



8.12. CARTA ALIRAN KERJA MENYELARAS PENGEMASKINIAN SENARAI PERJAWATAN KAKITANGAN DAN CARTA ORGANISASI JKNS


Teratur?

YA

TIDAK

Proses untuk tindakan

Tamat

Kembalikan kepada PT 2

Mula


Pegawai Tadbir N44

Arahkan PT 2 buat semakan dan sediakan laporan

Semak semula laporan


9. SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

1. Surat Akaun Pergerakan Gaji Tahunan

2. Borang Permohonan Pinjaman Peribadi

3. Borang permohonan pinjaman perumahan dari Syarikat Permodalan Bercagar

Borneo Berhad (BHMFB)

MANUAL PROSEDUR KERJA - · PDF file5. FUNGSI UTAMA BAHAGIAN PENTADBIRAN (1) Program:...

Documents

Transcript of MANUAL PROSEDUR KERJA - · PDF file5. FUNGSI UTAMA BAHAGIAN PENTADBIRAN (1) Program:...