MEMO PERHUBUNGAN PEJABAT KETUA PENGARAH

INSTITUT LATIHAN KEHAKIMAN DAN PERUNDANGAN (ILKAP) JABATAN PERDANA MENTERI

Fail Kami: ILKAP/01/PUP/38 Jld. 2 (60) Tarikh: Januari 2010

TAJUK ARAHAN PENTADBIRAN Bil. 1 Tahun 2010

- Pengesahan Pegawai Atasan Bagi Tiap-Tiap Catatan Merah/ Tidak Mengetik Kad Perakam Waktu (Punch Card)/Cuti/Cuti Sakit

DARIPADA Pendaftar Salinan:

- YBrs. Puan Ketua Pengarah

KEPADA

Semua Pegawai/Kakitangan ILKAP

Tuan/Puan,

Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara tersebut di atas.

2. Merujuk kepada peruntukan 2.4, Lampiran A kepada surat Unit Pemodenan Tadbiran Malaysia (MAMPU) bil UPTM 101/147/1-15 (13) Kulit 2 bertarikh 4 Disember 1981 bertajuk Panduan Sistem Penggunaan Kad Perakam Waktu (Punch Card) di Pejabat-pejabat Kerajaan yang berbunyi seperti berikut:

Jika seseorang pegawai/kakitangan masuk pejabat atau keluar dengan tidak mengikut waktu biasa dan mendapat catatan merah, ia haruslah menuliskan sebab-sebabnya dengan ringkas dalam ruangan yang tersedia pada kad itu. Pengesahan pegawai atasannya perlu didapati bagi tiap-tiap catatan merah. Pegawai itu akan menurunkan tandatangan ringkas jika penerangan yang diberi dapat diterima. Jika penerangan itu tidak diterima, pegawai/kakitangan itu dianggap telah melakukan kesalahan melanggar peraturan kerja

2

3. Dari peruntukan itu adalah jelas bahawa pengesahan pegawai atasan perlu didapatkan bagi tiap-tiap catatan merah yang terdapat dalam kad perakam waktu. Pegawai atasan berkenaan akan menurunkan tandatangan ringkas jika penerangan yang diberi munasabah dan dapat diterima. Jika sebaliknya, pegawai/kakitangan itu dianggap melakukan kesalahan dan melanggar peraturan kerja.

4. Walau bagaimanapun, hasil semakan yang dibuat mendapati masih terdapat beberapa pegawai/kakitangan yang tidak mengemukakan kepada pegawai atasan mereka apabila terdapat catatan merah atau tidak mengetip kad perakam waktu. Bagi pegawai atasan pula tidak seharusnya menurunkan tandatangan ringkas tanpa alasan yang munasabah dari pegawai/kakitangan yang berkenaan.

5. Sehubungan dengan itu, adalah diingatkan kepada semua Ketua Program/Bahagian/Unit supaya mengambil perhatian yang serius dalam perkara ini. Untuk makluman tuan/puan, Bahagian Pengurusan perlu menyediakan laporan kehadiran pegawai/kakitangan secara mingguan dan bulanan untuk dihantar ke Pentadbiran Am, Jabatan Perdana Menteri. Bagi melancarkan lagi urusan penyediaan laporan tersebut, laporan kedatangan mingguan akan dihantar kepada setiap pegawai/kakitangan (sekiranya penjelasan lanjut diperlukan) pada setiap hari Isnin minggu berikutnya. Tuan/puan diminta mengembalikan laporan tersebut selewat-lewatnya pada jam 10.00 pagi, hari Selasa setiap minggu kepada Unit Pentadbiran, Bahagian Pengurusan untuk tindakan selanjutnya. Manakala bagi kakitangan sambilan, jika berlaku kejadian seperti di atas tanpa alasan yang munasabah, pembayaran gaji dan emolumen tidak akan diambil kira pada hari-hari yang berkenaan.

6. Perhatian dan kerjasama tuan/puan dalam hal ini amatlah diharapkan dan dihargai.

Sekian, harap maklum.

(HASLINDA BINTI ALIAS)