MENGURANGKAN MASA PESAKIT BERTEMUJANJI(TCA) …

KUMPULAN KRK TRIAGE PROJEK LEAN HEALTHCARE

HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA, KAMPUS KESIHATAN

MENGURANGKAN MASA PESAKIT BERTEMUJANJI(TCA)

MENDAPATKAN RAWATAN DI KLINIK RAWATAN KELUARGA

(KRK), HOSPITAL USM

LEAN KRK 2015 1

KJ WAN ZARINAH WAN ISMAIL KETUA JURURAWAT U32 KLINIK RAWATAN KELUARGA

DR NORHAYATI MOHAMAD PEG.PERUBATAN UD52 KLINIK RAWATAN KELUARGA

DR JUHAIDA DAUD PEG.PERUBATAN UD52 KLINIK RAWATAN KELUARGA

SETIAUSAHA

MENTOR KUMPULAN

KETUA KUMPULAN

PN NIK SHIELA ERINI CHE MAT KAMEL PENOLONG PEGAWAI PENERANGAN PUSAT MEDIA DAN PERHUBUNGAN AWAM

EN. MUHAMMAD KHAIRUL MAULA YAHYA ALI JURURAWAT U29 KLINIK RAWATAN KELUARGA

PN ROSALINA MOHD KAMAL JURURAWAT U32 KUP KLINIK RAWATAN KELUARGA

DR MAJIDAH HASSAN PEG.PERUBATAN UD52 KLINIK RAWATAN KELUARGA

PENOLONG KETUA KUMPULAN

DR NOR HAIZEE HASHIM PEG.PERUBATAN UD48 KLINIK RAWATAN KELUARGA

EN. MOHD ISSHAK MOHD ISA PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN KESELAMATAN, ZON HOSPITAL

LEAN KRK 2015 2

LEAN KRK 2015 3

1.KEDUDUKAN KAUNTER YANG TIDAK STRATEGIK DI PINTU MASUK KLINIK 2.KAUNTER YANG SEMPIT 3.SEMUA PESAKIT TERTUMPU PADA SATU KAUNTER

1.PESAKIT YANG BERATUR UNTUK KE KAUNTER TRIAGE 2.PESAKIT BERATUR PANJANG HINGGA KE LALUAN PORTER

LEAN KRK 2015 4

Borang Kaji Selidik tahap Kepuasan Pelanggan

Jumlah Aduan Pelanggan berkait Masa Menunggu Tahun 2010-2014

Kriteria/Soalan Jun-Dec 14

Jan-Mei 15

1 Layanan yang diterima 4.40 4.35

2 Tahap komunikasi staf 4.36 4.28

3 Kemudahan yg sediakan 4.28 4.31

4 Ketrampilan staf 4.48 4.12

5 Kualiti perkhidmatan 4.16 4.27

6 Persekitaran 4.08 4.28

7 Masa Menunggu 3.88 4.07

PURATA KESELURUHAN 4.3 4.24

7 DARIPADA 26 ADUAN (27%)

TAJUK : MENGURANGKAN MASA PESAKIT BERTEMUJANJI (TCA) MENDAPATKAN RAWATAN DI KLINIK RAWATAN KELUARGA (KRK)

SITUASI SEMASA PELUANG PENAMBAHBAIKAN

1. Purata masa keseluruhan untuk mendapatkan rawatan dan ubatan(lead time) ialah 1 jam 50 minit daripada pesakit tiba di porter sehingga keluar daripada farmasi

1. Mengurangkan masa menunggu untuk masuk berjumpa doktor.

2. Mengurangkan masa konsultasi di bilik doktor, tanpa mengkompromi kualiti perawatan

3. Mengurangkan pergerakan dan proses sebelum masuk berjumpa doktor

4. Menambahkan bilangan doktor dan staf yang bertugas di KRK

SASARAN PROJEK SKOP PROJEK

1. Mengurangkan masa pesakit MENDAPATKAN RAWATAN di KRK bermula daripada pesakit tiba di porter sehingga selesai mendapatkan ubat di farmasi sebanyak 30 % (dari 1 jam 50 minit kepada 1 jam 15 minit)

Bermula : Pesakit tiba di porter (kawasan menurunkan pesakit)

Berakhir : Pesakit selesai mendapatkan bekalan ubat di Farmasi Pesakit Luar

PROJEK PROFIL

LEAN KRK 2015

B

il AKTIVITI

FEB MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT NOV DEC 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

P

PENGENALAN LEAN &

PEMILIHAN PROJEK X X X X X X

PROCESS FLOW

ANALYSIS &

MENGUMPUL

MAKLUMAT/ DATA

X X X X X X X X X X X X X

VSM, WASTE & VALUE

ANALYSIS X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

DATA VERIFIKASI &

GEMBA X X X

RANC. TINDAKAN &

LEAN/KAIZEN TOOLS X X X X X X X X X

D

PERLAKSANAAN

CADANGAN X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

C

MENGUMPUL DATA

SELEPAS & GEMBA X X X X

PENILAIAN &

TINDAKAN

PEMBETULAN X X X X X X X X

A

PENYERAGAMAN/

STANDARD WORK X X

PENYELARASAN &

PELAPORAN X

CARTA PERBATUAN PROJEK LEAN KRK 2015

LAKSANA PETUNJUK : RANCANG X

Gambarajah Pesakit Mendapatkan Rawatan Di Klinik Rawatan Keluarga

P Pesakit tiba di laluan porter

Pesakit tiba dan beratur di kaunter triage

Pesakit ditriage,diberi no QMS pendaftaran dan no QMS bilik

Pesakit ke kaunter pendaftaran

Nombor QMS pendaftaran dipapaprkan

Pesakit ke ruang menunggu dan duduk LEAN KRK 2015 7

P Staf rekod kemaskini dan mendaftar pesakit

Pesakit ke ruang menunggu dan duduk

Nombor QMS bilik konsultasi dipaparkan

Pesakit masuk ke bilik konsultasi apabila nama dipanggil

Pesakit duduk dan menunggu

Pesakit bergerak ke ruang menunggu didepan bilik

Samb………

LEAN KRK 2015 8

P Pesakit dirawat oleh doktor

Pesakit ke farmasi,menunggu bekalan ubat dan mengambil bekalan ubat

Samb……

LEAN KRK 2015 9

B.F

B.K 2

B.K 12

B.K 4

B.K 6

B.K 7

B.K 8

2 3 1

B.K 1

B.K 3

B.K 5

B.R

T

B.K 10 B.K 9

B.K.13

R.M

K. S. K

R.M R.M

KAUNTER DISPENS UBAT FARMASI PESAKIT LUAR

R.M Ruang Menunggu

T Kaunter Triage

1 , 2 Kaunter Pendaftaran

3 Kaunter Nombor Bilik Konsultasi

B.F Bilik Folder

B.K Biilik Konsultasi

B.R Bilik Rawatan

K.S.K Kaunter Serahan Kad

(IN)

(OUT)

PORTER

LEAN KRK 2015 10

Pesakit

Saringan di Triage

Pendaftaran pesakit

Perawatan pesakit

Pendispensan Ubat

P/T 0.76

W/T 5.93

FTQ 93.5 %

I 10

P/T 17.1

W/T 51.09

FTQ 99%

I 6

P/T 2.02

W/T 7.41

FTQ 99%

I 3

Pesakit bertemujanji

P/T 2

W/T 22.76

FTQ 99%

I 10

I I

0.76 2.02 17.1 2

5.93 7.41 51.09 22.76

0.94 0.99 0.99 0.99

Total process time : 21.12 , Total Waiting Time : 88.88 , Total Lead Time :110 21 minit 89 minit 1 jam 50 minit

I

PROCESS EFFICIENCY :

CYCLE TIME X 100 = 21.12 X 100 = 19.2 %

TOTAL LEAD TIME 110

LEAN KRK 2015

Pesakit

Saringan di Triage

Pendaftaran pesakit

Perawatan pesakit

Pendispensan Ubat

P/T 0.76

W/T 5.93

FTQ 93.5 %

I 10

P/T 17.1

W/T 51.09

FTQ 99%

I 6

P/T 2.02

W/T 7.41

FTQ 99%

I 3


P/T 2

W/T 22.76

FTQ 99%

I 10

I I

0.76 2.02 17.1 2

5.93 7.41 51.09 22.76

0.94 0.99 0.99 0.99

Total process time : 21.12 , Total Waiting Time : 88.88 , Total Lead Time :110 21 minit 89 minit 1 jam 50 minit

I


CYCLE TIME X 100 = 21.12 X 100 = 19.2 %

TOTAL LEAD TIME 110

LEAN KRK 2015

Motion Waiting

Overprocessing

Human Power

Utilisation Defect

Motion Waiting Human Power

Utilisation

Motion Waiting

Motion Waiting

Overprocessing

PROCESS WASTE IDENTIFIED

PROPOSED

Proses 1 : SARINGAN DI KAUNTER TRIAGE

Transportation •Bergerak dari laluan porter ke kaunter triage. •Bergerak ke ruang menunggu dan duduk

• Pesakit tidak perlu beratur untuk ditriage

• Asing kaunter walk in/ TCA

• Promosi sistem temujanji bermasa

• Penalti box pesakit tidak patuh masa TCA

• Asing folder TCA segera dari a&E/ wad

• Tambahbaik pelan lantai dan penunjuk arah

Waiting • Beratur di kaunter triage • Tunggu untuk ditriage

Motion Serah kad temujanji kepada jururawat

Overprocessing Overproduction, Human power utilization • Jururawat buat saringan , kepil 2 nombor

QMS pada kad, beri 2 nombor QMS pada pesakit

PROSES WASTE IDENTIFIED PROPOSE

Proses 2 : PENDAFTARAN PESAKIT

Overproduction • Paparan nombor QMS pendaftaran

Transportation • Bergerak ke kaunter pendaftaran • Kembali ke ruang menunggu bila urusan

daftar selesai

Motion •Serah kad kepada staf rekod

Waiting •Menunggu urusan pendaftaran


Proses 3 : PERAWATAN PESAKIT

Overproduction • Paparan nombor QMS bilik konsultasi

• Asing bilik walk in/tca

• Pesakit terus masuk ke bilik doktor apabila nombor QMS ditekan

• Panduan bertulis untuk MO Baru

• Galak patuh Tact time doktor

• Wujud printer networking

• perkukuh susun atur borang/peralatan

• Susun kedudukan nombor bilik ikut aturan

Transportation •Bergerak ke ruang menunggu depan bilik •Bergerak masuk ke bilik doktor

Waiting •Duduk dan tunggu dipanggil masuk ke bilik

Motion, Human Power Utilization •Jururawat panggil pesakit masuk bilik


Proses 4 : PENDISPESAN UBAT

Transportation •Bergerak ke farmasi •Bergerak dan duduk di ruang menunggu •Bergerak ke kaunter serahan ubat

Motion •Beratur di kaunter serahan kad •Serah kad dan nombor QMS diberi

Waiting • Tunggu nombor QMS diberi • Tunggu nombor QMS ditekan

Overprocessing , Overproduction • Staf periksa ubat telah di online dan beri

nombor QMS

No. Activity Value Analysis

VA BVA NVA

1 Pesakit bergerak dari tempat porter ke kaunter triage KRK

2 Pesakit beratur di kaunter triage

3

Pesakit menyerahkan kad temujanji kepada jururawat bertugas di

kaunter

4

Jururawat melakukan saringan – kes temujanji KRK/ walk in/ ambil

darah/ tersilap kaunter dan mengepilkan nombor QMS pada kad

temujanji untuk pendaftaran dan nombor bilik konsultasi/ nombor

bilik rawatan/ nombor kubikel saringan

5 Pesakit bergerak ke ruang menunggu

6 Nombor untuk pendaftaran dipaparkan

7 Pesakit bergerak ke kaunter pendaftaran 1 atau 2

8 Pesakit menyerahkan kad kepada staf rekod

9

Staf rekod melakukan pendaftaran/ mengemaskini maklumat

pesakit/ menerima bayaran, cop resit dan menyerahkan nombor

bilik konsultasi dan resit bayaran jika berkaitan

10 Pesakit bergerak ke ruang menunggu

11 Nombor bilik konsultasi dipaparkan

12

Pesakit bergerak ke ruang menunggu berhampiran bilik

konsultasi

LEAN KRK 2015 17

No. Activity Value Analysis

VA BVA NVA

13 Pesakit menunggu sehingga nama dipanggil

14

Pesakit dipanggil masuk ke bilik konsultasi

15

Pesakit dilihat oleh doktor dan melakukan perawatan atau

penyiasatan yang berkaitan

16

Pesakit bergerak ke farmasi

17

Pesakit beratur dikaunter serahan kad

18

Pesakit menyerahkan kad dan mendapat nombor giliran

19

Pesakit bergerak ke ruang menunggu sehingga nombor giliran

dipanggil

20

Pesakit bergerak ke kaunter serahan ubat

21

Pesakit selesai mendapat bekalan ubat

VALUE ADDED ANALYSIS

TOTAL

Value Added 2

Business Value Added 2

Non Value Added 17

LEAN KRK 2015 18

Process : Mendapatkan rawatan di KRK

Subject : Pesakit yang ingin mendapatkan rawatan kesihatan

(purata data 20 pesakit)

Beginning : Pesakit tiba di porter (kawasan menurunkan pesakit)

Ending: : Selesai mendapatkan bekalan ubat dari farmasi

No. Time

(am)

Distan

c

(ft)

Activity Step description

1. 1.15 93 x Pesakit bergerak dari tempat porter ke kaunter triage KRK

2. 4.75 20 x

Pesakit beratur di kaunter triage

3. 0.03 x Pesakit menyerahkan kad temujanji kepada jururawat bertugas di kaunter

4. 0.76 x jururawat melakukan saringan – kes temujanji KRK/ walk in/ ambil darah/ tersilap kaunter

danmengepilkan nombor QMS pada kad temujanji untuk pendaftaran dan nombor bilik

konsultasi/ nombor bilik rawatan/ nombor kubikel saringan

5. 0.14 8.8 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu

6. 7.1 x Nombor untuk pendaftaran dipaparkan

7. 0.14 9.5 x Pesakit bergerak ke kaunter pendaftaran 1 atau 2

8. 0.03 x Pesakit menyerahkan kad kepada staf rekod

9. 2.02 x Staf rekod melakukan pendaftaran/ mengemaskini maklumat pesakit/ menerima bayaran,

cop resit dan menyerahkan nombor bilik konsultasi dan resit bayaran jika berkaitan

10. 0.14 10.3 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu

11. 43.4 x Nombor bilik konsultasi dipaparkan

12. 0.6 66.0 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu berhampiran bilik konsultasi

13. 3.8 x Pesakit menunggu sehingga nama dipanggil LEAN KRK 2015 19

No. Time

(am)

Dista

nc

(ft)


14. 3.15 7.8 x Pesakit dipanggil masuk ke bilik konsultasi

15. 17.1 x

Pesakit dilihat oleh doktor dan melakukan perawatan atau penyiasatan yang berkaitan

16. 2.76 378 x Pesakit bergerak ke farmasi

17. 3.0 64 x Pesakit beratur dikaunter serahan kad

18. 1.0 x Pesakit menyerahkan kad dan mendapat nombor giliran

19. 15.5 64 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu sehingga nombor giliran dipanggil

20. 0.5 78 x Pesakit bergerak ke kaunter serahan ubat

21. 2.0 126 x Pesakit selesai mendapat bekalan ubat

Summary

Activity Numb

er of

steps

Time (am)

Distance

(ft)

Operation 3 21.12

Transport 9 11.58

Inspect 1 0.76

Delay 8 75.61

Store - -

TOTAL 21 110 925.4 ft 282 m

Process Efficiency (PE)

21.12 x 100 = 19.2 % 110

LEAN KRK 2015 20

Mengurangkan masa pesakit MENDAPATKAN

RAWATAN di KRK

bermula daripada pesakit tiba di porter sehingga

selesai mendapatkan ubat di farmasi

sebanyak 30 %

(dari 1 jam 50 minit kepada 1 jam 15 minit)

LEAN KRK 2015 21

Pesakit

Saringan di Triage

Pendaftaran pesakit

Perawatan pesakit

Pendispensan Ubat

P/T 0.76

W/T 5.93

FTQ 93.5 %

I 10

P/T 17.1

W/T 51.09

FTQ 99%

I 6

P/T 2.02

W/T 7.41

FTQ 99%

I 3


P/T 2

W/T 22.76

FTQ 99%

I 10

I I

0.76 2.02 17.1 2

5.93 7.41 51.09 22.76

0.94 0.99 0.99 0.99

Total process time : 18 , Total Waiting Time : 57 , Total Lead Time : 75 18 minit 57 minit 1 jam 15 minit

I


CYCLE TIME X 100 = 18 X 100 = 24 %

TOTAL LEAD TIME 75

LEAN KRK 2015

21 langkah

1 jam 50 minit

17 langkah

1 jam 15 minit

35 minit 30%

4 langk

ah 19%

17 NVA

13 NVA 4

23%

P.E 19.2

%

P.E 22 %

14.5%

LEAN KRK 2015

282 m

262 m

20 m 7 %

Descriptions of Problem Counter Measure Person responsible

Date started % Complete Date Complete

1 Sistem Penerimaan Pesakit Kurang Efisien di KRK

Asing kaunter TCA dan kaunter Walk In Pn. Wan Zarinah Nov 15 100% Dec 15

2 Pesakit tidak patuh masa temujanji

Perkukuhkan promosi Sistem Temujanji Bermasa

En.Mohd Ishak En.Khairul

Nov 15 100% Nov 15

Adakan penalty box utk pesakit yg tidak patuh masa temujanji

Puan Rosalina Nov 15 75% 2016

3 Masa Konsultasi Lama

Adakan panduan secara bertulis utk rujukan Dr baru bertugas di KRK

Dr Majidah 9 Sept 15 100% Nov 15

Pengasingan folder tca segera dari wad/ A&E oleh unit rekod

Dr Norhayati Pn WanZarinah

Nov 15 Pengurusan Hospital

Galak Dr patuh tact time Dr Norhayati 9 Sept 15 100% Sept 15

Asing bilik walk in dan bilik TCA Dr Nor Haizee 20 May 15 100 % Jun 15

4

Bilangan borang/peralatan dalam bilik Dr tidak mencukupi

Adakan networking printer disetiap bilik

En. Mohd Khairul 20 sept 15 100% Okt 15

Perkukuhkan 5s borang dan peralatan Dr Nor Haizee Puan Rosalina

9 sept 15 100% Nov 15

Susunan peralatan dalam jangkauan tangan doktor

Puan Rosalina 9 sept 15 100% Nov 15

5

Susun atur kedudukan nombor bilik yg mengelirukan pesakit

Susun kedudukan nombor bilik ikut aturan

Encik Mohd Khairul En.Mohd Ishak

Nov 15 100% Nov 15

6 Penunjuk arah kawasan klinik-klinik di HUSM tidak jelas

Adakan pelan lantai dan petunjuk arah yang jelas dilaluan porter

Puan Nik Sheila Nov 15 Jabatan Pembangunan

BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN

Pesakit Pesakit Walk in TCA

Pesakit Pesakit Walk in TCA

KAIZEN THEME REASON FOR SELECTING KAIZEN THEME KAIZEN BY

Asing bilik konsultasi untuk

pesakit walk in dan pesakit

TCA

Mempercepatkan masa pesakit TCA dilihat

oleh doktor

Dr Nor Haizee

PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECT

-Pesakit TCA dan walk in dilihat dalam bilik

yang sama

-Pesakit walk in selalunya mengambil masa yang

lama untuk konsultasi

-Menjejaskan masa menunggu bagi pesakit TCA

- Mengurangkan masa menunggu pesakit TCA

- Mengurangkan pergerakan pesakit di bilik walk

in untuk urusan perbincangan dengan registrar

dan pakar di bilik 1 dan 4

29

BILIK KONSULTASI YANG SAMA BILIK 3&5 (WALK IN)

BILIK 1,6,7,9,10,11,12 (TEMUJANJI)

SPECIFIC AND CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION

-Mewujud bilik konsultasi berasingan untuk pesakit

walk in dan TCA

- Tiada



Panduan bertulis utk rujukan

pegawai perubatan baru

bertugas di KRK

- Memastikan pegawai perubatan baru di

KRK mempunyai pengetahuan tentang

system di KRK sebelum berada dalam bilik

konsultasi

Dr Majidah


-Pegawai perubatan yang baru bertugas di KRK

mengambil masa yang lama untuk menyesuaikan

diri dengan sistem di KRK, menjadikan konsultasi

dalam bilik lama

-Tiada panduan khas bertulis yang standard

-Mengurangkan tekanan kepada pegawai

perubatan baru di KRK

-Mengurangkan masa konsultasi -mengurangkan masa menunggu

30 LEAN HEALTHCARE : KRK- 2015


-Wujudkan panduan bertulis dalam bentuk

powerpoint dan diletakkan dlm setiap komputer di

KRK

- Tiada



Galak doktor patuh tact time

Menggalakkkan doktor melihat pesakit dalam

kadar masa yang ditetapkan tanpa

mengkompromi rawatan

Dr Norhayati


-Sesetengah doktor cenderung untuk melihat

pesakit dalam kadar masa yang lama

-Ini akan memanjangkan tempoh menunggu pesakit

pesakit seterusnya

-Mengurangkan masa menunggu pesakit

-Memastikan konsultasi lebih optimum

-Mengurangkan inventori



-Mewujudkan reminder card untuk doctor di bilik

konsultasi

- Tiada



Adakan printer networking di

bilik yang tiada printer

Mempercepatkan urusan mencetak sticker

dan print MC bagi bilik yang tidak berprinter

Encik Muhd Khairul


-Bilik 3,4 dan 8 tiada printer

-Doktor dan staff terpaksa bergerak ke bilik terdekat untuk

mencetak sijil sakit dan sticker ujian darah

-Masa yang lama terpaksa diambil dan pesakit terpaksa

menunggu

-Mengganggu kelancaran proses konsultasi di bilik bilik

yang ada printer

-Mempercepatkan proses konsultasi

-Mengurangkan masa menunggu pesakit

-Tidak mengganggu konsultasi di bilik bilik lain

-Mengurangkan motion

-Mengurangkan overproduction



-Mewujudkan networking printer - Tiada



Perkukuhkan 5s borang dan

peralatan

Memudahkan proses pencarian borang dan

alatan

Menjimatkan masa

Dr Nor Haizee

Pn Rosalina


-Borang- borang tidak disusun dengan elok dan

kadang kadang tidak mencukupi

-Doktor/Pembantu bilik terpaksa mengambil masa

untuk mencari borang yang dikehendaki

- Masa untuk konsultasi pesakit dikurangkan

- Mengurangkan masa menunggu

- Motion dapat dikurangkan

- Mengurangkan overprocessing

33 LEAN HEALTHCARE : KRK 2015


-Mewujudkan checklist borang dan peralatan

-Mewujudkan flashcard reminder

- Tiada



Susun peralatan dalam

jangkauan doktor

Mengurangkan pergerakan dan masa dalam

bilik doktor

Puan Rosalina


-Peralatan diletakkan diluar capaian doktor

-Doktor terpaksa bergerak untuk mengambil

peralatan

-Peralatan tidak ditempatkan dilokasi yang

sepatutnya

-mengurangkan motion

-mengurangkan masa pesakit berada di dalam bilik

konsultasi



-Perkukuh susunan peralatan didalam bilik

konsultasi

-Adakan fail borang ekspress dalam capaian doktor

-Tiada



Susun kedudukan nombor bilik

ikut aturan

Kedudukan nombor bilik sekarang

mengelirukan pesakit dan memerlukan

susunan semula nombor yang teratur

En. Muhd Khairul

En. Muhd Ishak


-Pesakit terpaksa bertanya staff di krk tentang

kedudukan bilik konsultasi yang mengelirukan

-Doktor terpaksa menunggu pesakit yang ‘tersesat’

-mengurangkan transport dan motion pesakit

-Menghapuskan defect pada kedudukan nombor

bilik

-Mengurangkan masa menunggu doktor untuk

pesakit masuk ke bilik

35 LEAN HEALTHCARE : KRK-2015


-Menyusun semula kedudukan nombor bilik

konsultasi

- Mengemaskini nombor telefon bilik dalam POLS

- Tiada



Asing Kaunter Bertemujanji

dan Kaunter Walk in

Mempercepatkan proses pendaftaran

pesakit bertemujanji

Puan wan Zarinah


-Pesakit bertemujanji dan pesakit walk in beratur

dalam barisan yang sama untuk mendapatkan

nombor QMS pendaftaran dari jururawat bertugas

di kaunter triage

-Proses triage pesakit walk in mengambil masa

yang lama

-masa menunggu pesakit bertemujanji untuk

pendaftaran berkurangan

-mengurangkan overprocessing dan inventori



- Asing kaunter mengambil nombor QMS untuk

pesakit bertemujanji dan pesakit walk in

- Tiada

LEAN KRK 2015 37

PRELEAN1 POST LEAN1

LEAN KRK 2015 38

PRELEAN2 POSTLEAN2



Perkukuhkan promosi Sistem

Temujanji Bermasa

Menggalakkan setiap pesakit patuh pada

temujanji yang diberikan dan hadir pada masa

yang telah ditetapkan

Dr Norhayati


-Ramai pesakit tidak patuh temujanji bermasa

-Pesakit cenderung datang awal dari masa temujanji

-Oleh itu masa menunggu pesakit panjang

-Pesakit patuh masa temujanji

-Pesakit dilihat dalam masa temujanji

-Mengurangkan inventori dan masa menunggu

-Limpahan pada masa puncak’peak hours’ akan

berkurangan



-membuat poster patuh temujanji bermasa yang

mesra pengguna

-diletakkan di kawasan laluan awam

- Tiada

LEAN KRK 2015 40



Adakan penalty box utk pesakit

yg tidak patuh masa temujanji

Masih ramai pesakit tidak patuh pada sistem

temujanji bermasa

Puan Rosalina


-Pesakit cenderung untuk datang awal

-Kesukaran utk mendapat parking

-Menumpang anak yang datang bekerja di awal pagi

-Berlaku limpahan pesakit pada awal pagi

-Pesakit lebih patuh masa temujanji bermasa

-Mengurangkan masa menunggu

-Mengurangkan inventori



-Mewujudkan penalty box - Tiada

9:00 10:00 11:00



Pengasingan folder tca segera

dari wad/ A&E oleh unit rekod

-Mempercepatkan proses konsultasi pesakit

bertemujanji daripada wad

Puan Wan Zarinah


-Folder lambat tiba jika diberi temujanji ke KRK dalam masa

3-7 hari selepas keluar wad atau discaj dari A&E

-Doktor dan pesakit tidak tahu tujuan diberi temujanji

-Masa konsultasi menjadi panjang dan pesakit menunggu

lama

-Masa staf digunakan untuk mencari/menjejak lokasi folder

-Mengurangkan masa menunggu

-mengurangkan masa konsultasi

-mengurangkan inventori

-mengurangkan overprocessing dalam pencarian folder



-Membuat pengasingan folder sejurus selepas

pesakit discaj dari wad/A&E untuk dibuat discharge

summary dan dihantar ke unit rekod sebelum tca di

KRK

- Tiada



Menambahbaik pelan lantai dan

penunjuk arah hospital untuk

rujukan pesakit-pesakit di HUSM

Tidak ada tempat rujukan lokasi klinik-klinik di

HUSM sebagai panduan kepada pesakit

Dr Norhayati


-Pelan lantai yang sediaada berada di lokasi yang tidak strategik

di taman apex dan tidak di update

-Kekurangan penunjuk arah di kawasan hospital

-Pesakit sesat

-Beratur di kaunter yang tidak berkaitan

-mengurangkan transport/motion

-mengurangkan defect

-mengurangkan inventori/ overprocessing



- Mengadakan perbincangn Jabatan Pembangunan –

jawatankuasa telah diaktifkan semula

- Memberikan cadangan lokasi pelan lantai dan penunjuk

arah yang mesra pesakit

- RM xx

Process : Mendapatkan rawatan di KRK

Subject : Pesakit yang ingin mendapatkan rawatan kesihatan

(purata data 20 pesakit)

Beginning : Pesakit tiba di porter (kawasan menurunkan pesakit)

Ending: : Selesai mendapatkan bekalan ubat dari farmasi

No. Time

pre

Time

post

1

Time

post

2

Time

post

4

Dista

nc

(ft)


1. 1.15 3.31 0.44 1.3 93 x Pesakit bergerak dari tempat porter ke kaunter triage KRK

2. 4.75 3.8 2.0 0.5 20 x

Pesakit beratur di kaunter triage Pesakit beratur di kaunter TCA dan diberi

nombor QMS untuk pendaftaran

3. 0.03 0.03 0.03 - x Pesakit menyerahkan kad temujanji kepada jururawat bertugas di kaunter XXX

4. 0.76 0.69 0.4 - x jururawat melakukan saringan – kes temujanji KRK/ walk in/ ambil darah/

tersilap kaunter danmengepilkan nombor QMS pada kad temujanji untuk

pendaftaran dan nombor bilik konsultasi/ nombor bilik rawatan/ nombor kubikel

saringan XXX

5. 0.14 0.14 0.14 0.03 8.8 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu

6. 7.1 1.87 0.60 2.8 x Nombor untuk pendaftaran dipaparkan

7. 0.14 0.14 0.1 0.14 9.5 x Pesakit bergerak ke kaunter pendaftaran 1 atau 2

8. 0.03 0.03 0.03 0.03 x Pesakit menyerahkan kad kepada staf rekod

9. 2.02 0.9 0.5 0.6 x Staf rekod melakukan pendaftaran/ mengemaskini maklumat pesakit/ menerima

bayaran, cop resit dan menyerahkan nombor bilik konsultasi dan resit bayaran

jika berkaitan

10. 0.14 0.14 0.14 0.14 10.3 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu

11. 43.4 47.3 41.7 40 x Nombor bilik konsultasi dipaparkan

12. 0.6 0.6 0.6 - 66.0 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu berhampiran bilik konsultasi XXX

13. 3.8 3.23 1.3 - x Pesakit menunggu sehingga nama dipanggil XXXX

LEAN KRK 2015 44

No

.

Time

pre

Time

Post

1

Time

post

2

Time

post

4

Dist

anc

(ft)


14. 3.15 2.1 1.04 0.7 7.8 x Pesakit dipanggil masuk ke bilik konsultasi Pesakit bergerak masuk ke bilik

15. 17.1 15.2 11.5 16.4 x

Pesakit dilihat oleh doktor dan melakukan perawatan atau penyiasatan yang

berkaitan

16. 2.76 1.5 1.2 1.4 378 x Pesakit bergerak ke farmasi

17. 3.0 3.0 3.0 0 64 x Pesakit beratur dikaunter serahan kad

18. 1.0 1.0 1.0 1 x Pesakit menyerahkan kad dan mendapat nombor giliran

19. 15.5 15.5 15.5 0.42 64 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu sehingga nombor giliran dipanggil

20. 0.5 0.5 0.5 8 78 x Pesakit bergerak ke kaunter serahan ubat

21. 2.0 2.0 2.0 1 126 x Pesakit selesai mendapat bekalan ubat

Summary

Activity Numb

er of

steps

Time pre

Time post

1

Time post

2

Time post

4

Distance

(ft)

Operation 3 21.12

18.1 14.0 18.0

Transport 9 11.58

11.4 7.16 11.7

Inspect 1 0.76 0.69 0.4 0

Delay 8 75.61

72.8 62.2 44.7

Store - - - -

TOTAL 21 110 103 83.7 74.2 925.4 ft 282 m 859.4 ft 262 m

Process Efficiency (PE) POST LEAN

18 x 100 = 24.3 % 74.2

LEAN KRK 2015 45

21 LANGKAH 17 LANGKAH

46

6.4 % Target

30%

SELEPAS 6 KAIZEN

24 %

SELEPAS 1 KAIZEN

32.5 %

51.2 %

SELEPAS 9 KAIZEN

TARGET

30%

80

1 JAM 50 MINIT

= 110 MINIT

1 JAM 15 MINIT

=75 MINIT

x 100

120

FEB’15

60

40

47

DIS’15 OKT NOV

20

MAY

x 1 JAM 43 MINIT

= 103 MINIT

TOTAL LEAD TIME

2016

x

1 JAM 24 MINIT

= 84 MINIT

1 JAM 14 MINIT

= 74 MINIT

x x

53.2

MINIT

PESAKIT SEBELUM LEAN ( 110 MINIT)

SELEPAS LEAN ( 74.2 MINIT)

BAYARAN UNTUK PARKIR

110 MINIT = RM 2.60

74.2 MINIT = RM 1.95

JUMLAH RM 2.60 RM 1.95

KADAR BAYARAN PARKING HOSPITAL USM

7 AM – 12 AM 15 MINIT PERTAMA PERCUMA RM 0.65 SETIAP 30 MINIT

12 AM – 7 AM RM 2.10 SEKALI MASUK

PENJIMATAN PER PESAKIT RM 0.65 PENJIMATAN DALAM SEHARI RM 0.65 x 250 pesakit = RM 162.50 PENJIMATAN DALAM SEBULAN RM 0.65 x 250 pesakit X 5 X 4 = RM 3 250.00 PENJIMATAN DALAM SETAHUN RM 0.65 x 250 pesakit X 5 X 4 X 12 = RM 39 000.00

BIL. JAWATAN SEBELUM LEAN ( 9 STAF) SELEPAS LEAN ( 9 STAF)

1. Pegawai Perubatan UD43 – UD52 1 x RM 0.63 x 17.1 minit = RM 10.8

1 x RM 0.63 x 14.4 minit = RM 9.07

2. Jururawat 3 x RM 0.42 x 3.94 minit = RM 4.96

3 x RM 0.42 x 2.5 minit = RM 3.15

3. Pembantu Tadbir Pegawai Operasi

3 x RM 0.20 x 3.05 minit = RM 1.83

3 x RM 0.20 x 1.6 minit = RM 0.96

4.. Pegawai Farmasi 1 x RM 0.50 x 2 minit = RM 1.00

1 x RM 0.50 X 1 = RM 0.50

5. Penolong Pegawai Farmasi 2 x RM 0.30 x 16.5 minit = RM 9.90

2 x RM 0.30 x 8 = RM 4.80

JUMLAH KESELURUHAN KOS/PESAKIT

Rm 28.49 RM 18.48

PENJIMATAN PER PESAKIT RM 10.00 PENJIMATAN DALAM SEHARI RM 10.00 x 250 pesakit = RM 2 500.00 PENJIMATAN DALAM SEBULAN RM 10.00 x 250 pesakit X 5 X 4 = RM 50 000.00 PENJIMATAN DALAM SETAHUN RM 10.00 x 250 pesakit X 5 X 4 X 12 = RM 600 000.00

NO SUBJECT CURRENT

STATE

FUTURE STATE

% IMPROVEMENT

1 PROCESS (STEPS) 21 17 -19

2 TOTAL LEAD TIME (MINUTE) 110 74.2 -33

3 DISTANCE (m) 282 262 -7

4 TOTAL MAN POWER 9 9 0

5 PROCESS EFFICIENCY(PE) 19% 24.3% +28

7

TOTAL NON VALUE ADDED TIME (MINUTE) 91 56.6 -37 TOTAL VALUE ADDED TIME (MINUTE) 19 17.4 -8.4

8

COST SAVING – STAFF (RM /PATIENT) 28.49 18.48 +35

9

COST SAVING - PATIENT (RM / PATIENT) 2.60 1.95 +25

SKALA

1 TIDAK MEMUASKAN

2 KURANG MEMUASKAN

3 MEMUASKAN

4 BAIK

5 SANGAT BAIK 51 LEAN HEALTHCARE : KRK- HEMATO 2014

Kriteria/Soalan Jun-Dec 14

Jan-Jun 15

July- Dec 15

1 Layanan yang diterima

4.40 4.35 4.36

2 Tahap komunikasi staf 4.36 4.28 4.44

3 Kemudahan yg sediakan

4.28 4.31 4.36

4 Ketrampilan staf 4.48 4.12 4.4

5 Kualiti perkhidmatan 4.16 4.27 4.48

6 Persekitaran 4.08 4.28 4.28

7 Masa Menunggu 3.88 4.07 4.15

PURATA KESELURUHAN

4.3 4.24 4.35

3.8

4

4.2

4.4

4.6Layanan yang diterima

Tahap komunikasi staf

Kemudahan ygsediakan

Ketrampilan stafKualiti perkhidmatan

Persekitaran

Masa menunggu

PRE

POST

52 LEAN HEALTHCARE : KRK- HEMATO 2014

MENYELESAIKAN KAIZEN YANG BELUM

DISEMPURNAKAN

CADANGAN KAIZEN AKAN DATANG

• Adakan penalty box utk pesakit yg

tidak patuh masa temujanji

• Pengasingan folder tca segera dari

wad/ A&E oleh unit rekod

- membuat susulan dengan pihak

pengurusan hospital

• Menambahbaik pelan lantai dan

penunjuk arah hospital untuk

rujukan pesakit-pesakit di HUSM

- membuat susulan dengan

Jabatan Pembangunan

• Membuat ‘kompartmen’ di dalam

folder pesakit mengikut klinik/

kepakaran

• Untuk RABU pagi, klinik bermula

8:30 pagi – pembantu bilik

melakukan ujian vital untuk 4-5

pesakit pertama sebelum klinik

bermula

• Mengadakan kaunter triage (kaunter

TCA/kaunter Walk in/Kaunter darah

stat/kaunter pemeriksaan vital) yang

lebih sempurna dan kondusif

53 LEAN HEALTHCARE : KRK- HEMATO 2014

LEAN KRK 2015 54

LEAN KRK 2015 55

MENGURANGKAN MASA PESAKIT BERTEMUJANJI(TCA) …

Documents

Transcript of MENGURANGKAN MASA PESAKIT BERTEMUJANJI(TCA) …