Minit mesyuarat 1

Program Ziarah An-Nur

14 March -16March 2013

“Menyimpul Kasih Seerat Simpulan”

حيمهللابســــــــــــــــــم ا حمن اار الر

PROGRAM ZIARAH AN-NUR 2014/1435H

MAJLIS EKSEKUTIF BIRO KEROHANIAN DAN SIVIK

KOLEJ IBRAHIM YAAKUB

UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

MINIT MESYUARAT SATU

UKM 2014/2015

MASA: 9.00 malam

TARIKH: 17 Febuari 2014

TEMPAT: Bilik Mesyuarat KIY

KEDATANGAN:

Hadir

1. Mohd Zulhilmi Bin Khobin

2. Mohd Zulhelmi Bin Borhan

3. Muhd Aminuddin Bin Jamri

4. Tuan Syed Md Syahid Bin Tuan Mohd Zawawi

5. Mohamad Nor Hakkim Bin Nor Azlan

6. Abdul Syukor Bin Hazram

7. Muhammad Usamah Bin Mohd Kamarudin

8. Kamal Faezi Bin Mahzir

9. Muhammad Nur Faiz Bin Abdullah

10. Khairul Ikhwan Bin Jamalludin

11. Maisara Waheeda Binti Adnan

12. Nurul Husna Binti Sharif

13. Fatin Afika Binti Abdul Mutalib

14. Nur Najibah Binti Mat Ali




15. Nursyafiqah Binti Zaini

16. Nur Sabihah Binti Nawi

17. Nur Shahirah Azni Binti Hashim

18. Maisarah Binti Jamalludin

19. Noor Syazwani Binti Noor Rosli

20. Halimatun Azra Binti Mohd Abu Bakar

21. Nur Hanis Binti Abdul Wahid

22. Deena Bibi Nurkiah Binti Hasmadi

Tidak Hadir:

1. Ibraz Bin Sazali

2. Muhammad Zulfadli Bin Rosly

3. Mariah Binti Mohamed Yussof

4. Nurul Sharifah Binti Abdul Malek

5. Nurul Farah Hanim Binti Kamaruddin

6. Nur Alifah Ilyana Binti Suhaimi

7. Mohamad Fauzan Bin Yaacob

AGENDA :

1. Ucapan Felo Kanan

2. Pengenalan Program

3. Penerangan tentang tugas ahli jawatankuasa

4. Penutupan majlis




Perbincangan

BIL PERKARA PERBINCANGAN CATATAN

1 Ucapan

Felo Kanan

Mesyuarat dimulakan oleh Felo

Kanan dengan bacaan Surah Al-

Fatihah.

Felo Kanan mengumumkan

semula carta organisasi bagi

Program An-Nur ini bermula

dari pos Ketua Pengarah

sehingga Timbalan Tugas-tugas

Khas.

Beliau mengumumkan bahawa

program akan dijalankan pada

14, 15 dan 16 Mac di Rumah

Anak Yatim Hasmah, Arau,

Perlis.

Beliau menjelaskan bahawa

learning contract untuk setiap

sem dikira 2 jam kredit sahaja.

Beliau turut memberi nasihat

kepada ahli mesyuarat

berkenaan beberapa perkara,

iaitu:

-Setiap ahli haruslah cakna akan

mesyuarat yang diadakan.

-Setiap ahli mesti membawa fail

untuk program, kertas dan

dokumen yang berkenaan

semasa mesyuarat untuk

dijadikan rujukan.

Mesyuarat

seterusnya

akan diadakan

setiap hari

Isnin, jam 9

malam, di

bilik

mesyuarat.

Mana-mana

ahli yang

gagal

menghadiri

mesyuarat 3

kali tanpa

sebab,




-Memberi komitmen yang

sewajarnya memandangkan

program ini bertujuan untuk

membantu semua ahli yang

terlibat untuk mendapatkan LC.

-Menghadiri mesyuarat kerana

merupakan sebahagian

persediaan untuk alam

pekerjaan.

-Menepati masa dan

memaklumkan Ketua Pengarah

dahulu sekiranya tidak dapat

hadir.

-Memberi respon untuk

kehadiran.

-Mengadakan mesyuarat hanya

selama 1 jam.

jawatan akan

digugurkan

dari carta

organisasi.

2 Penerangan

tugas bagi

setiap pos

Ia dimulakan dengan

penerangan tugas bagi

Setiausaha dan berakhir dengan

Exco Tugas-tugas Khas.

Setiausaha :

Beliau perlu mencatat minit

mesyuarat dari awal sehingga

akhir dan seterusnya

menyediakan laporan.

Bendahari:

─ Beliau akan menerima wang dari

pemasaran, mengumpul resit

yang berkenaan dan perlu

memastikan setiap resit ada

nombor perniagaan bagi




mengelakkan sebarang masalah

timbul.

─ Beliau perlu menyediakan

laporan kewangan selepas

program selesai.

Protokol:

─ Beliau perlu menguruskan

urusan berkaitan dengan

ketibaan, majlis perasmian,

posisi tetamu, menyediakan teks

ucapan bagi tetamu tertentu,

menguruskan tempat makan VIP

dan perlu berbincang dengan

Exco Jamuan.

Program :

─ Akan mengarahkan semua

urusan.

Jamuan :

─ Perlu mengaturkan menu yang

akan dimakan sepanjang

program.

─ Menu-menu ini perlu dibentang

pada mesyuarat yang akan

datang.

─ Beliau juga bertanggungjawab

pada hari kenduri diadakan,

beliau perlu memilih menu

untuk VIP dan hal ini perlu

dibincang dengan penduduk

kampung.

Teknikal :

─ Perlu menguruskan LCD,




mikrofon, speaker dan

sebagainya.

─ Bagi tujuan peminjaman ini,

beliau perlu menyediakan surat

dan bertanggungjawab

sepenuhnya menjaga barang-

barang tersebut.

Publisiti dan Multimedia:

─ Perlu menyediakan bunting,

banner, kertas promosi dan

mencipta suatu identiti bagi

program ini.

Cenderamata :

─ Perlu menyediakan apa yang

akan dibagi kepada penceramah,

turut seta dalam LDK.

─ Beliau perlu berbincang dengan

Programmer dan sediakan sijil-

sijil.

Pemasaran:

─ Perlu menyediakn surat dan

hantar kepada Jabatan-jabatan

kerajaan, pihak kolej, pihak

syarikat dan JPPEL.

─ Surat ini boleh disediakan

sendiri atau meminta bantuan

dari setiausaha.

Perhubungan dan Sukan:

─ Perlu menyediakan gambar yang

menunjukkan tempat aktiviti

akan dilakukan.

Logistik :




─ Perlu menyusun tempat bagi

setiap lokasi LDK, tempat

memasak dan sebagainya.

Disiplin:

─ Perlu menguruskan peserta-

peserta supaya teratur dan

berdisiplin.

Kerohanian:

─ Perlu menyediakn jadual untuk

semua dan diri sendiri.

─ Menentukan imam untuk qiam (

perlu berbincang dengan KP dan

Felo).

─ Memastikan semua solat

berjemaah.

─ Modul perlu diserahkan kepada

KP.

Tugas-tugas Khas:

─ Membantu tugas-tugas lain,

contohnya tag nama untuk Fasi,

barang makanan dan

cenderamata.

─ Mana-mana ahli yang

memerlukan bantuan, boleh

minta khidmat dari beliau dan

AJK di bawahnya.

3 Hal-hal

berbangkit

Nombor rujukan untuk surat

perlu dirujuk kepada Ketua

Pengarah

Setiausaha akan usulkan hal ini

dalam mesyuarat akan datang

Bahagian jamuan akan dibantu




oleh AJK lain untuk penyediaan

makanan.

4 Penutup Felo berterima kasih kepada

semua ahli mesyuarat atas

sokongan dan menjelaskan

bahawa semua nasihat yang

diberikan adalah untuk kebaikan

bersama.

Majlis ditangguhkan dengan

bacaan Surah Al-Asr dan tasbih

kifarah.

Disediakan oleh,

……………………………………..

(IBRAZ BIN SAZALI)

Setiausaha,

Program An-Nur,

Kolej Ibrahim Yaakub,

Universiti Kebangsaan Malaysia.

Disahkan oleh,

………………………………………

(HUSSAIN YUSRI BIN ZAWAWI)

Felo Kanan,

Kolej Ibrahim Yaakub,

Universiti Kebangsaan Malaysia.

Minit mesyuarat 1

Documents

Transcript of Minit mesyuarat 1