Penulisan minit mesyuarat
-
Upload
iyatieku-ayune -
Category
Education
-
view
9.085 -
download
11
Transcript of Penulisan minit mesyuarat
1
PENULISAN MINIT MESYUARAT
ZULKIFLI YAHYA
2
MINIT MESYUARAT
• Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai oleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula diperbincangan akan datang.
3
…sambung…
• Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat.
• Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format tertentu serta peraturan dan syarat yang ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang empunya.
4
JENIS MESYUARAT
Mesyuarat Bersiri
- Berkala dan ada kesinambungan
- Melebihi sekali dalam tempoh tertentu
- Ahli mesyuarat mengikut jawatan/fungsi
- Agenda mesyuarat tersusun dan tetap
5
…sambung…
Mesyuarat Khas- Ad-hoc- Sekali atau beberapa kali mengikut
keperluan- Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai
kepakaran- Agenda mesyuarat ringkas tetapi
mendalam/terperinci- Nama mesyuarat menjelaskan tujuan /
fungsi
6
Penting sebagai; • Laporan• Rekod• Rujukan• Mengambil tindakan• Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli mesyuarat• Imej Jabatan/Kementerian
MINIT MESYUARAT
7
1. Peringkat Persediaan - Mengetahui agenda - Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu - Membaca semua kertas kerja - Mengetahui latar belakang ahli
2. Semasa Mesyuarat - Tumpukan perhatian kepada perbincangan
- Ambil/buat catatan perbincangan - Guna perakam suara - Gunakan juru teringkas
PANDUAN MENGAMBIL MINIT
8
…sambung…
3. Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat
• Draf minit dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi dalam masa 3 hari selepas mesyuarat
• Minit mesyuarat diedarkan selewat-lewatnya 7 hari selepas mesyuarat
9
PETUA PENULISAN
• FAKTA, bukan tanggapan peribadi• PADAT, bukan bercerita• TEPAT, bukan panjang berjela• JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga• BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan• BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan• PROFESYENAL, tunjukan kematangan
10
CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK
• TULIN• LENGKAP• TEPAT• BEBAS DARI KERAGUAN• KUPASAN ISU/PERKARA POKOK• RINGKASAN PERBINCANGAN• KEPUTUSAN• TINDAKAN PIHAK TERLIBAT
11
BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN PERBINCANGAN
1. PERUTUSAN PENGERUSI
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
4. PERBINCANGAN
5. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
6. HAL-HAL LAIN
7. PENUTUP
STRUKTUR MINIT
12
FORMAT MINIT
• MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat)
- Tarikh: …….
- Masa:………
- Temapat:……..
• SENARAI KEHADIRAN
- Yang Hadir
- Tidak Hadir(dengan maaf/izin)
- Turut Hadir
- Setiausaha
13
1. PERUTUSAN PENGERUSI 1.1. Ucapan penghargaan
1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 2.1. Disahkan tanpa pindaan atau dengan pindaan
…sambung…
14
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT (dari mesyuarat lepas)
3.1. (Tajuk) – perkara/isu yang diputuskan 3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk
makluman)
3.2. (Tajuk) – perkara/isu yang dibincangkan 3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)
…sambung…
15
4. PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS KERJA PERLU DIREKODKAN:
4.1. Tajuk 4.1.1. Tujuan utama
4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang dibangkitkan4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan
4.1.4. Rumusan Pengerusi 4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang
perlu diambil seterusnya
4.2. (Kertas seterusnya)
…sambung…
16
5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin mesyuarat)5.1. (Tajuk) – perkara/isu yang dikemukakan
5.1.1. Penjelasan perkara/isu (untuk makluman)5.2. (Tajuk) – perkara/isu berkaitan yang dibincangkan
5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)
6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi 6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan
…sambung…
17
…sambung…
URUSETIA• Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia
mesyuarat• Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)
• TARIKH Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan
18
CONTOH STRUKTUR MINIT
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
- Tajuk
i) Mesyuarat mengambil maklum
a)
b)
ii) Mesyuarat membuat keputusan
a)
b)
19
…sambung…
4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-kertas kerja
i. Tajuk (a) (maklumat kertas) ii. Mesyuarat mengambil maklum (a) (b) iii. Mesyuarat membuat keputusan (a) (b) Tindakan
5. Hal-hal Lain
6. Penutup
20
Contoh Format Minit Mesyuarat
Bil Perkara Tindakan Perlu Tanggungjawab Status Diambil Semasa
21
TINDAKAN SUSULAN
• Mengadakan “post mortem”• Menyediakan Minit Mesyuarat dengan segera• Menghantar Minit Mesyuarat dengan segera• Mengesan dan mendapatkan maklumbalas bagi
setiap tindakan (follow up dan follow through)
22
SEKIAN,TERIMA KASIH, WASSALAM