Minit mesyuarat

MINIT MESYUARAT

notappismpsejarahgstt.blogspot.com

MINIT MESYUARAT

• Menurut Siti Hajar Abdul Aziz (2011), minit mesyuarat merupakan rekod bertulis tentang perkara-perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat.

• Minit mesyuarat penting kerana akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan.

• Semasa sesuatu mesyuarat diadakan, segala keputusan yang diambil akan dicatatkan oleh setiausaha, manakala perbincangan yang meleret-leret tidak perlu disebutkan dalam minit mesyuarat.

• Catatan tersebut kemudiannya ditulis semula dalam bentuk minit mesyuarat.

• Tegasnya, menulis minit mesyuarat menjadi tugas setiausaha yang dilantik dan beliau juga bertanggungjawab untuk mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli.

• Setiausaha perlulah mempunyai kemahiran dan penguasaan bahasa yang baik.


• Hal ini akan mengurangkan kesilapan bahasa dalam minit mesyuarat dan mengelakkan kekeliruan kepada ahli yang membacanya.

• Draf minit mesyuarat yang telah ditulis oeh setiausaha hendaklah diserahkan untuk semakan Pengerusi dalam masa tiga hari. Minit mesyuarat sebenar pula biasanya diedarkan kepada ahli yang terlibat selewat-lewatnya tujuh hari selepas mesyuarat.

• Mesyuarat dihadiri oleh individu yang mendapat jemputan sahaja.

• Jemputan tersebut biasanya dibuat secara rasmi melalui surat panggilan mesyuarat.

• Mesyuarat yang diadakan oleh sesuatu jabatan mempunyai tujuan tertentu seperti bertukar-tukar fikiran antara ahli, mendapatkan idea baharu, memberikan dan mendapatkan maklumat daripada beberapa pihak, mencari penyelesaian keada masalah bersama dan mendapatkan persetujuan untuk bertindak atau melaksanakan sesuatu perkara.

• Dalam hal ini, minit mesyuarat merupakan dokumen yang melaporkan perkara yang berlaku dalam mesyuarat itu, iaitu agenda, catatan keputusan perbincangan dan tindakan susulan yang dipertanggungjawabkan kepada bahagian, unit atau individu berdasarkan persetujuan ahli-ahli mesyuarat.

JENIS MINIT MESYUARAT

Mesyuarat Jawatankuasa• Diadakan secara dalaman untuk memberikan maklumat,

mendapatkan idea, dan membuat keputusan tentang sesuatu perkara bagi sesebuah institusi atau organisasi.

• Dihadiri oleh individu yang menjadi ahli kepada jawtnkuasa tersebut.

• Contohnya, Mesyuarat Jawatankuasa Panitia Bahasa Melayu yang diadakan di sekolah bagi tujuan untuk menetapkan tugas guru-guru, membincangkan aktiviti tahunan, peningkatan prestasi murid dan sebagainya.

• Mesyuarat seperti ini dihadiri oleh semua guru yang mengajar matapelajaran tersebut.

Mesyuarat Agung• Diadakan setahun sekali.• Berlaku pelantikan ahli jawatnkuasa yang baharu bagi

menggantikan jawatnkuasa yang lama.• Segala aktiviti yang telah dijalankan dan kewangan yang telah

dibelanjakan sepanjang tahun tersebut juga dibentangkan untuk makluman ahli.

• Dihadiri oleh kesemua ahli yang berdaftar dan mereka dijemput melalui notis mesyuarat agung yang dikeluarkan oleh setiausaha agung bagi sesuatu pertubuhan tersebut.

• Mesyuarat agung dikira sah jika kehadiran ahli dua per tiga daripada keseluruhan ahli berdaftar.

• Setiap ahli yang berdaftar mempunyai hak untuk bersuara, membuat pengundian atau tidak menyatakan sokongan terhadap sesuatu isu.

• Melalui mesyuarat agung, perlembagaan atau peraturan yang telah ditetapkan dalam pertubuhan boleh dipinda dengan syarat mendapat persetujuan majority ahli.

Mesyuarat Khas• Merupakan mesyuarat yang diadakan khas untuk

sesuatu isu.• Bertujuan untuk mendapatkan kaat putus daripada

ahli-ahli dalam satu-satu perkara tertentu sahaja.• Sebagai contoh, mesyuarat Jawatankuasa Penduduk

bagi menyelesaikan masalah pengambilan tanah mereka untuk satu projek mega oleh pihak swasta.

• Sekumpulan penduduk akan mengambil inisiatif menubuhkan jawatankuasa bertindak bagi mewakili keseluruhan penduduk yang lain.

• Perkara akan mengadakan mesyuarat khas dari semasa ke semasa tentang perkara tersebut.


Mesyuarat Khas• Merupakan mesyuarat yang diadakan khas untuk

sesuatu isu.• Bertujuan untuk mendapatkan kata putus daripada ahli-

ahli dalam satu-satu perkara tertentu sahaja.• Sebagai contoh, mesyuarat Jawatankuasa Penduduk

bagi menyelesaikan masalah pengambilan tanah mereka untuk satu projek mega oleh pihak swasta.

• Sekumpulan penduduk akan mengambil inisiatif menubuhkan jawatankuasa bertindak bagi mewakili keseluruhan penduduk yang lain.

• Perkara akan mengadakan mesyuarat khas dari semasa ke semasa tentang perkara tersebut.


Mesyuarat Tergempar• Merupakan mesyuarat yang diadakan untuk membuat

keputusan tentang sesuatu perkara atau isu yang meruncing.

• Memerlukan keputusan diperoleh dalam masa terhad supaya masalah yang meruncing itu tidak merebak atau tersebar menjadi lebih teruk.

• Sebagai contoh, lembaga disiplin sekolah mengadakan satu mesyuarat tergempar bagi membincangkan dan membuat keputusan segera tentang pergaduhan pelajar antara kaum.

• Mereka yang menghadiri mesyurat ini tidak semestiya ahli tetap, malah kadangkala individu yang mempunyai kepakaran atau pengetahuan tantang hal tersebut turut dipanggil untuk mendapatkan pandangan mereka.

• Biasanya, ahli mesyuarat dijemput melalui memo atau surat edaran dalaman.

Mesyuarat Agung Luar Biasa• Mesyuarat yang diadakan untuk satu-satu tujuan

khusus sahaja.• Biasanya diadakan atas desakan ahli-ahliyang

tidak berpuas hati tentang sesuatu perkara.• Sama seperti mesyuarat yang lain, mesyuarat

agung luar biasa dikira sah sekiranya kehadiran ahli iaalh dua per tiga dan keputusan yang dibuat mendapat sokongan majoriti ahli.

• Mesyuarat ini dinamakan mesyuarat agung luar biasa kerana diadakan di luar tempoh yang sepatutnya bagi sesuatu mesyuarat agung, dan hanya bertujuan untuk mendapatkan keputusan majority bagi satu isu sahaja.

• Misalnya, ahli-ahli yang tidak berpuas hati dengan prestasi atau salah laku seorang ahli lembaga pengarah dan atat sebab yang kritikal akan membuat desakan agar diadakan mesyuarat agung tergempar.

• Hal ini kerana ahli yang berjawatan lembaga pengarah itu dilantik secara sah dan mendapat mandat melalui mesyuarat agung, maka pemecatannnya juga mestilah melalui mesyuarat agung.

• Justeru, mesyuarat agung tergempar diadakan bagi membolehkan majoriti ahli mengundi untuk mengetepikan pengarah tersebut.

CIRI MINIT MESYUARAT

• Tulen - Bermaksud kandungan minit mesyuarat itu

bukan rekaan setiausaha atau idea atau pendapat peribadi pencatat.

- Sebaliknya, kandungannya benar-benar merupakan rekod hasil perbincaangan dan keutusan bersama ahl mesyuarat


• Lengkap - Bermkasud semua maklumat yang penting

dan berkaitan disertakan seperti tarikh, kehadiran, butiran, perbincangan mengikut agenda dan sebagainya.

- Minit mesyuarat yang lengkap dapat memahamkan seseorang yang tidak hadir dalam mesyuart tersebut


• Tepat- Butir-butir yang dicatatkan adalah tepat

dan sama seperti perkara yang dibincangkan dala mesyuarat.

- Tepat juga merujuk kepada fakta yang dicatatkan itu menepati hal-hal yang diperkatakan dan bukanlah pandangan pencatat.


• Sahih- bermaksud minit mesyuarat itu bebas

daripada keraguan dari segi isi kandungan dan maklumat-maklumat berkaitan.

- Oleh itu, tandatangan pencatat merupakan satu cara menandakan kesahihan minit mesyuarat.

- Perkara ini juga dapat dirujuk semula kerana mempunyai catatan tarikh, bilangan, nama dan fakta-fakta lain.


• Berstruktur - Penulisan minit mesyuarat disusun

mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur.

- Setiap perenggan mempunyai tajuk atau subtajuk yang bernombor dan mengikut urutan.


UNSUR MINIT MESYUARAT

1. Tindakan • Tindakan dicatatkan pada bahagian bawah

sesuatu perkara atau agenda yang dibincangkan.

• Tindakan ditulis di sebelah kanan perenggan yang berkaitan dan kesemua frasa itu dihitamkan.

• Tindakan merujuk kepada nama ahli atau jawatan orang yang sepatutnya bertanggungjawab terhadap perkara yang diperkatakan itu.

2. Perbicangan• Perbincangan merujuk kepada inti sari dalam

mesyuarat yang melahirkan keputusan tentang sesuatu perkara.

• Hal ini bermakna pencatat tidak perlu memperincikan satu per satu kata-kata yang kata yang dilafazkan oleh setiap ahli dalam perbincangan tersebut.

• Hal sedemikian akan menyebabkan teks minit mesyuarat menjadi terlalu panjang dan meleret-leret.


• Minit mesyuarat tidak bersifat peribadi oleh itu nama individu atau kata ganti nama diri tidak sesuai digunakan.

• Namun demikian, dalam hal tertentu, nama penuh individu perlu dicatatkan, terutama jika melibatkan pemilihan jawatankuasa baharu dan isu yang memerlukan nama pencadang dan penyokong.


3. Ketetapan• Ketetapan bermaksud persetujuan yang

telah diterima dan dicapai oleh ahli mesyuarat hasil daripada perbincangan.

• Ketetapan itu akan membawa kepada tindakan yang bakal dilakukan oleh orang yang telah dipertanggungjawabkan ke atas keputusan minit mesyuarat itu.


FORMAT MINIT MESYUARAT

LAMA

TERBARU


SEKIAN, TERIMA KASIH

• DANIEL GEORGE• DOUGLAS DAVID• MAISARAH BT MASTUR

Minit mesyuarat

Education

Transcript of Minit mesyuarat