MINIT MESYUARAT PENGURUSAN PEJABAT ... - … 1.3 Pengerusi turut memaklumkan bahawa Persatuan...

1

MINIT MESYUARAT PENGURUSANPEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

BILANGAN 5 TAHUN 2012

TARIKH : 31 DISEMBER 2012 (ISNIN)

MASA : 9.00 PAGI

TEMPAT : BILIK MESYUARAT,TINGKAT 17, BANGUNAN SULTAN ISKANDAR,JALAN SIMPANG TIGA,KUCHING.

PENGERUSI : ENCIK MOHAMED ZAHARI BIN RAZALI

KEHADIRAN: SEPERTI DI LAMPIRAN A

2

1. PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua pegawai yang hadir ke MesyuaratPengurusan Bil. 5/2012.

1.2 Pengerusi memaklumkan bahawa tahun 2013 merupakan 50 Tahun Sarawak dalam Malaysia(Jubli Emas). Kerajaan Negeri telah merancang banyak aktiviti bagi meraikan Jubli Emas.Sehubungan itu, Pengerusi mencadangkan supaya Jabatan Persekutuan mesti merancangbeberapa aktiviti sempena Jubli Emas bagi menunjukkan sokongan Kerajaan Persekutuanterhadap Kerajaan Negeri seperti Rencana Khas berkaitan perkhidmatan yang disediakanjabatan/badan berkanun Persekutuan kepada orang awam .

1.3 Pengerusi turut memaklumkan bahawa Persatuan Pegawai Tadbir dan Diplomatik (PPTD)Malaysia akan mengadakan Program ‘Semarak PPTD’ di Sarawak pada tahun 2013. Aktiviti-aktivitiSeminar PPTD adalah seperti ‘Soft Launching” Program dan Trans Borneo.

1.4 Pengerusi menasihati semua pegawai memberi kerjasama dan komitmen bagi menyertai semuaprogram yang dianjurkan oleh pejabat.

Tindakan: Semua Ketua Unit

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1 Minit Mesyuarat Pengurusan Bilangan 4 Tahun 2012 bertarikh 6 Disember 2012 disahkan denganpindaan seperti di bawah:

(i) Mukasurat 5 para 3.2.4. di petak Perkara dan Tindakan/Maklumbalas perkataan PSUP (A)dipinda kepada PSUP (K).

(ii) Mukasurat 6 para 3.2.5. di petak Perkara (ii) (a), (b) dan (d) dikeluarkan daripada minitkerana telah dilaksanakan.

MaklumanTindakan: Setiausaha

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1. Unit Pentadbiran dan Pusat Sumber (Bahagian Khidmat Pengurusan)

BIL PERKARA TINDAKAN/MAKLUMBALAS

3.1.1. Lot Parkir Kenderaan

3

Mesyuarat dimaklumkan:

(i) Jabatan yang hendak keluar darimenduduki Kompleks PentadbiranPersekutuan Kuching Jalan SimpangTiga hendaklah menyerahkan semuapelekat kenderaan dan kad keluarmasuk kakitangan kepada pihakpengurusan bagi tujuanpengemaskinian data lot parkirkenderaan. Tindakan: PSUP (P)

(ii) Rekod tempat letak parkir mestidikemaskini dari semasa ke semasa.

(iii) Pasukan Taskforce disarankandiwujudkan bagi mengkaji lot parkirkenderaan di luar KompleksPentadbiran Persekutuan.

Tindakan: Unit Pentadbiran/Unit BPPH/ AWSB/ RELA

(iv) Unit Pentadbiran dipohon menyediakanperalatan kawalan keselamatan seperticota,wisel dan baju hujan kepada RELAyang bertugas di parkir luar KompleksPersekutuan. Tindakan: PT (P) 2

(v) Buku rekod kawalan keselamatan RELAakan dipantau dan disahkan oleh UnitPentadbiran. Tindakan: PT (P) 2

(vii) Mewujudkan tanda-tanda sempadandan tanda arah untuk lot parkirkakitangan Kompleks, bas dan orangawam di parkir luar KompleksPersekutuan.

Tindakan: PSUP (P) /PSUP (A)

3.1.2. Keselamatan Jabatan


(i) Latihan Asas Kebombaan untuk FireWarden ditangguh ke bulan Februari2013 kerana kekangan waktu dan tugaspihak Bomba untuk memberi taklimat. Makluman

4

(ii) Rekod senarai Fire Warden yangterdahulu dan terkini disarandiwujudkan untuk rujukan masahadapan. Tindakan: PT (P) 2

3.1.3. Cadangan Membuka Pusat Taman AsuhanKanak-kanak (Taska)


(i) Unit BPPH telah membuat lawatan keruang pejabat Jabatan Pelajaran diTingkat Bawah TDPT Haji Bujang yangdicadangkan untuk penubuhan Taskadan penyimpanan rekod JabatanPendaftaran Negara.

(ii) Pengerusi mencadangkan supayamengkaji prosedur penubuhan taska/nurseri sebelum meluluskan penubuhantaska/nurseri di Kompleks Persekutuan.

(iii) Jabatan Perpaduan, Integrasi danNasional (JPNIN) ada menghantarpermohonan untuk membuka kelasTabika Perpaduan di KompleksPersekutuan.

(iv) Jabatan Pelajaran Negeri Sarawakbelum menyerahkan kunci ruangpejabat mereka kepada pihakpengurusan kerana masih terdapatperabot yang belum dipindahkan.

(v) Pengerusi menyarankan supayamengadakan lawatan pemeriksaan keruang pejabat Jabatan Pelajaran danseterusnya mengadakan mesyuaratdengan wakil Jabatan Pelajaran bagimembincangkan input lawatanpemeriksaan tersebut.

Makluman

Tindakan: KPSUP

Makluman

Makluman

Tindakan : Unit BPPH danUnit Pentadbiran

5

3.1.4. Pengurusan Risiko Jabatan

Mesyuarat dimaklumkan deraf PelanPengurusan Risiko Jabatan akan dikemukakankepada Y.Bhg. Datuk SUPS untuk kelulusanselewat-lewatnya 31 Januari 2013. Tindakan: PSUP(Q)

3.1.5. Kajian Kepuasan Pekerja SUPS


(i) Format borang Kajian Kepuasan PekerjaSUPS masih sama tetapi ada sedikitpenambahbaikan.

(ii) Perbincangan mengenai borangtersebut akan diadakan sebelumdiedarkan kepada semua jabatan/badanberkanun Persekutuan.

Makluman

Tindakan: PSUP(P)

3.1.6. Pamplet 50 Tahun Pejabat SUPS

Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pamplet 50Tahun Pejabat SUPS akan dicetak sempenaJubli Emas 50 Tahun Sarawak Merdeka. Tindakan: PPP (PRO)

3.1.7. Pengurusan Rekod

Mesyuarat dimaklumkan Jabatan Arkib Negaraakan memberi khidmat nasihat mengenaiSistem Klasifikasi Fail pada pertengahan Januari2013. Makluman

3.1.9. Laporan Kepuasan Pelanggan TerhadapPerkhidmatan Ambang Wira Sdn. Bhd. DiBangunan Sultan Iskandar (BSI) dan BangunanTDPT Haji Bujang

Borang Kepuasan Pelanggan terhadapPerkhidmatan Ambang Wira Sdn. Bhd. telahdiedarkan kepada semua jabatan di BSI danBangunan TDPT Haji Bujang pada 26 Disember

6

2012 dan dipohon semua jabatanmengembalikan borang tersebut selewat-lewatnya 15 Januari 2013. Tindakan : Unit BPPH

3.2. Unit Inovasi Dan Teknologi Maklumat (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.2.1. Amalan Persekitaran Berkualiti 5S


(i) Pensijilan Semula Kali Ke-3 olehMAMPU telah diadakan pada 10Disember 2012 dan mendapat markah89.06 % berbanding 96.04% semasaPensijilan Semula kali ke-2.

(ii) Laporan penambahbaikan telahdihantar ke pihak MAMPU pada 17Disember 2012.

(iii) Pihak MAMPU menyarankan MesyuaratPengurusan boleh dijadikan sebagaimedium perbincangan Amalan 5SPejabat SUPS dan hasil perbincangandiedarkan kepada semua pegawai dankakitangan Pejabat SUPS.

Makluman

Makluman

Tindakan: Penyelaras 5S [PSUP(A)]

3.2.2. MS ISO 9001:2008PKPA Bil. 2 Tahun 1996

Tiada perkara berbangkit dibincangkan. Makluman

3.2.3. Pelan Strategik

Tiada perkara berbangkit dibincangkan. Makluman3.2.4. Kumpulan Inovatif dan Kreatif

PKPA Bil. 7 Tahun 1991


7

3.2.5. Pengurusan Ilmu

Mesyuarat dimaklumkan:(i) Kursus-kursus yang telah diadakan

adalah seperti berikut:

(a) Bengkel Penyediaan TindakanInovasi telah diadakan pada 23 Mei2012.

(b) Bengkel Memantapkan FM dan MPKtelah diadakan pada 21 hingga 23Mei 2012.

(c) Bengkel Perekayasaan Proses danProsidur Kerja Pejabat SUPS telahdiadakan pada 31 Julai hingga 1Ogos 2012; dan

(d) Kursus ePerolehan telah diadakanpada 13 hingga Jun 2012.

(ii) Unit PSM merancang untukmengadakan kursus-kursus sepertisenarai di bawah pada tahun 2013kerana majoriti kakitangan memohonkursus-kursus tersebut di dalam borangTNA dan memenuhi keperluan criteriaSSR:

(a) Bengkel Penyediaan Pelan StrategikSumber Manusia;

(b) Pegawai Protokol, Pengiring danPenyambut/ Protokol dan EtiketSosial/ Pengurus Majlis/ PengacaraMajlis; dan

(c) Pengendalian Mesyaurat danPenulisan Minit.

Makluman

Tindakan : Unit PSM

3.2.6. Audit Q


8

3.2.7. Manual Prosidur Kerja/Fail MejaPKPA Bil. 8 Tahun 1991

Mesyuarat dimaklumkan bahawa semua KetuaUnit mesti mengesahkan penyemakan tujuh (7)komponen di dalam Fail Meja kakitanganseliaan mereka sebelum disemak olehPengerusi. Tindakan: Semua Ketua Unit

3.2.8. Maklumbalas Q/Pengurusan Aduan/”Customer Relationship Management (CRM)”PKPA Bil. 4 Tahun 1992


3.2.9. Slogan/Cadangan Q

Mesyuarat dimaklumkan bahawa sebahagianKaunter di Lobi Tingkat Bawah BSI dicadangkansupaya dipindahkan ke Lobi Auditorium Tingkat17, BSI bagi menggantikan meja pendaftaransedia ada. Tindakan: PSUP (P)

3.2.10. Hari Q

Perkara ini telah selesai. Makluman

3.2.11. Perhimpunan Agensi Persekutuan Di Sarawak

Mesyuarat dimaklumkan bahawa JabatanPelajaran Negeri Sarawak telah menawarkantempat mereka untuk mengadakanPerhimpunan Agensi Persekutuan pada tahun2013. Tindakan: PSUP(P)

3.2.12. Key Performance Indicator (KPI)

Mesyuarat dimaklumkan bahawa TSUP (Khas)telah menghadiri Taklimat Penilaian 360 diPutrajaya pada 14 Disember 2012. Berikutadalah tindakan yang perlu diambil olehPejabat SUPS :

9

(i) Dipohon mengemukakan tarikh lawatanpenilaian Datuk kepada JPA sebelumatau pada 31 Disember 2012;

(ii) Mengemukakan laporan pencapaiantahun 2012 kepada JPA pada atausebelum 31 Januari 2013; dan

(iii) Mengemukakan dokumen pembuktianuntuk semakan JPA pada 31 Disember2012.

Tindakan : Unit Pentadbiran/BPPH/ PRO

3.2.13. Standard Star Rating (SSR)

Audit SSR dijangka pada bulan Februari 2013dan semua unit diminta mengemas kinidokumentasi masing-masing. PSUP (KP) dilantiksebagai penyelaras SSR.


3.2.14. Occupational Safety And Health (OSH)

Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pejabat SUPStelah menghantar PPT (P) dan PT (P) 2 keLatihan OSH.OSH perlu dijalankan di pejabat inikerana terlibat di dalam Pelan PengurusanRisiko Jabatan.

Tindakan : PPT (P)

3.2.15. Perekayasaan Proses dan Prosedur Kerja


3.2.16. Pelan Tindakan Inovasi Organisasi


3.2.17. Laman Web Dan Sistem Atas Talian

Mesyuarat dimaklumkan bahawa

(i) Pejabat kita telah mendapat empatbintang untuk Penilaian Indeks 2012.

(ii) Unit ICT telah ‘install’ mi-Mesyuarat dan

Makluman

10

proses percubaan.

(iii) Aktiviti dan maklumat terkini setiap unithendaklah disalurkan ke Unit ICT untukdipaparkan di laman web jabatan.

Makluman

Tindakan : Semua Ketua Unit

3.2.18. Pengurusan Rangkaian

Mesyuarat dimaklumkan bahawa rangkaianegNet akan dinaiktaraf kepada 1govUC dengankelajuan 2mbps. Walau bagaimanapun,sehingga sekarang pihak Telekom yangdipertanggungjawab melaksanakan kerja-kerjanaiktaraf belum melakukan kerja tersebut. Tindakan : PPTM

3.2.19. Keselamatan ICT

Mesyuarat mengambil maklum firewall telahdipasang untuk melaksanakan kerja-kerjapenapisan di mana rangkaian yangmengandungi unsure-unsur seks, judi dansaham.

Makluman

3.2.20. MS ISO 27001 ISMS

Perkara ini dicadang dikeluarkan dari MinitMesyuarat kerana tidak berkaitan. Makluman

3.3. Unit Pembangunan Sumber Manusia (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.3.1. Kekosongan Jawatan


(i) Perjawatan fleksi bagi M41/44 akanberakhir pada 31 Disember 2012.Kekosongan terkini hanya di perjawatanM41, PSUP (B) iaitu di UnitPembangunan. Walau bagaimanapun,pusingan kerja akan dibuat kepada CikSiti Ayeshah yang akan ditukarkan keUnit Pembanguan dari Unit Pengurusan

11

Harta kerana jawatan hakiki Cik SitiAyeshah adalah M41 manakala jawatandi Unit Pengurusan Harta ialah untukjawatan M44. Sehubungan itu, bermula1 Januari 2013 akan terdapatkekosongan jawatan M44 di UnitPengurusan Harta.

(ii) Unit PSM telah memaklumkan kepadapihak JPM dan JPA melalui emel pihakberkenaan supaya mengemaskini danmenstruktur semula para pegawai M41dan M44 di perjawatan hakiki. Setakatini, pejabat ini tiada lebihan pegawaiberlaku untuk dihantar sebagai ‘pool’ diJPM atau JPA.

(iii) Pejabat ini telah menghantar suratpermohonan kepada KementerianKewangan Malaysia bagi kelulusanjawatan Pemandu secara Kontrak bagimengisi kekosongan En. MohamedJefferi selama setahun.

Tindakan: Unit PSM

Makluman

Tindakan: Unit PSM

3.3.2. Pelan Strategik Sumber Manusia

Mesyuarat mengambil maklum bahawaBengkel Pelan Strategik Sumber Manusiadijangka diadakan pada awal tahun 2013. Tindakan: Unit PSM

3.3.3. Pelan Operasi Latihan


3.3.4. Mentoring

Mesyuarat dimaklumkan bahawa laporan perludihantar ke JPA sebanyak 2 kali setahun bagimemenuhi kriteria SSR dan setiap menteediminta untuk berjumpa dengan mentormasing-masing supaya pelaporan dapatdisediakan oleh pihak urusetia.

Tindakan: PPT(PSM)

3.3.5. Kaunseling

12

Mesyuarat dimaklumkan Pejabat telahmenjemput penceramah dari UNIMAS untukmemberi ceramah Psikologi pada 13 November2012. Makluman

3.3.6. Pelan Integriti Organisasi

Pelan Integriti Organisasi telah siap dan akankemukakan “dummy” cetakan kepada YBhgDatuk dan TSUP untuk persetujuan. Tindakan: PSUP(KP)

3.3.7. Sasaran Kerja Tahunan/ LNPT

Mesyuarat dimaklumkan bahawa :

(i) Pegawai Yang Dinilai (PYD) hendaklahmemasukkan pencapaian SKT pada 21November hingga 28 Disember.

(ii) Pegawai Penilai Pertama (PPP)hendaklah menilai dari 29 Disemberhingga 2 Januari 2012.

(iii) Manakala Pegawai Penilai Kedua perlumembuat penilaian dari 3 hingga 7Januari 2013. Tindakan: Ketua Semua unit

3.3.8. HRMIS

Unit PSM telah menghantar surat kepadaKementerian Kewangan Malaysia (MOF) untukmengeluarkan waran perjawatan Cik Sutinahbinti Sabri dalam buku waran MOF. Tindakan: Unit PSM

3.3.9. Pembekuan Pengambilan/Pengisian JawatanDan Pemansuhan Jawatan Kosong

Mesyuarat bersetuju dengan cadangan UnitPerhubungan Awam supaya permohonanuntuk mewujudkan jawatan Pegawai KhidmatPelanggan dikaji semula atas sebab-sebab

13

kepentingan jabatan serta melicinkan urusan dikaunter. Tindakan: Unit PSM

3.3.10. Pemantauan Pegawai-pegawai Di Luar PejabatSemasa Waktu Bekerja

(i) Mesyuarat mendapati ramai telah salahanggap mengenai peraturan di atas.Sehubungan itu, para penyeliahendaklah memastikan peraturantersebut diguna sebaiknya oleh stafmasing-masing. Mesyuaratmenegaskan bahawa:

(a) kebenaran pegawai penyeliahendaklah diperolehi terlebihdahulu sebelum seseorang pegawaimeninggalkan pejabat denganmenggunakan borang yangdisediakan;

(b) kebenaran untuk meninggalkanpejabat boleh diberi bagi tujuanmenyelesaikan urusan persendirianpegawai yang terpaksa dilakukandalam waktu bekerja. Pegawaihendaklah memberi keutamaankepada tugas dantanggungjawabnya sekiranya urusanpersendirian tersebut bolehdiselesaikan menerusi perkhidmatanatas talian atau perkhidmatan yangdisediakan di luar waktu bekerja;

(c) pegawai yang mendapatkanrawatan untuk diri sendiri diklinik/hospital dikehendakimengemukakan ‘time slip” atausebarang dokumen daripadapegawai perubatan atau doctoruntuk mengesahkan bahawapegawai mendapatkan rawatan diklinik/hospital berkenaan dalamtempoh tersebut;

14

(d) pegawai penyelia bolehmenetapkan bahawa pegawi perlumenggantikan semula tempohwaktu bekerja yang telah digunakanuntuk tujuan menyelesaikan tugashakikinya supaya penyampaianperkhidmatan tidak terjejas; dan

(e) pegawai penyelia hendaklahmemastikan kemudahan yangdisediakan ini tidak disalahgunakanoleh pegawai terutamanya dari segikekerapan penggunaannya.

(ii) Mesyuarat menegaskan supaya semuapegawai dan kakitangan yang datangke pejabat tanpa urusan rasmi di LUARWAKTU PEJABAT mesti mengetik kadperakam waktu atas dasarkeselamatan jabatan.


Tindakan : Semua Ahli Mesyuaratdan Kakitangan

3.3.11. Contract For Service Dan Contract Of Service


3.3.13. Pemakluman Surat Edaran, Pekeliling DanSurat Pekeliling

Mesyuarat dimaklumkan Surat Pekeliling baruditerima mesti diimbas dan diedarkan kepadasemua pegawai dan kakitangan untukmakluman. Tindakan : Semua Ketua Unit

3.3.18. Cuti Perayaan

Mesyuarat dimaklumkan bahawa :

(i) Kelulusan untuk cuti rehat atau cutisakit tertakluk kepada budi bicara KetuaJabatan.

(ii) mulai tahun 2013, permohonan cutirehat semua pegawai dan kakitangan

Makluman

15

sempena perayaan/cuti panjangdisokong oleh TSUP.

(iii) Semua staf mesti mengisi borangpermohonan cuti kerana terdapat stafhanya mengisi permohonan cuti melaluijadual cuti.

(iv) Unit PSM dipohon untuk menyerahkanjadual cuti kepada TSUP sebelumdiserahkan kepada YBhg. Datuk SUPS.

(v) Sekiranya kedua-dua PAP turutmengambil cuti rehat semasa cutiperayaan/cuti panjang, memo pegawaibertugas membuka dan menutuppejabat mesti diedarkan kepadapegawai yang berkenaan dan staf.

Makluman

Tindakan : Semua pegawai dankakitangan

Tindakan : Unit PSM

Tindakan : Unit Pentadbiran

3.4. Unit Kewangan (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.4.1. Laporan Prestasi Perbelanjaan

Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurussetakat 6.12.2012 adalah:

(i) Peruntukan kemas kini -RM 7,166,471.37

(ii) Perbelanjaan sebenar -RM 5,480,646.10

(iii) Perbelanjaan termasuk tanggungan danliabilitiRM 6,279,594.50

(iv) Baki = RM 886,876.87 (13%).

Tiada wakil Unit Kewangan hadir

3.4.2. Pelupusan Aset (2 Pajero QSG2778 DanQSG2852)

16

Perkara ini dicadang dikeluarkan dari MinitMesyuarat kerana telah selesai.

3.4.3. Strategic Programming Outcome BasedBudgeting (OBB)

Mesyuarat dimaklumkan terdapat output bagiKPI OBB tidak relevan dan bertindih. Tindakan : PSUP (K)

3.4.4. eBidding


3.4.5. Indeks Akauntabiliti (IA)

Mesyuarat dimaklumkan Pejabat SUP Sarawaktelah dipilih untuk Pengauditan PengurusanKewangan Berdasarkan Indeks Akauntabilitipada setiap tahun. Dimaklumkan juga AuditEntrance telah diadakan pada 14 November2012 manakala audit akan dimula pada 11Disember 2012.

3.5. Unit Perhubungan Awam (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.5.1. Mesyuarat Penyelarasan Ketua-ketua Jabatandan Badan Berkanun Persekutuan (MKJ)

Mesyuarat mengambil maklum bahawaseramai 51 orang Ketua Jabatan dan 60 orangwakil jabatan telah hadir ke MesyuaratPenyelarasan Ketua-ketua Jabatan dan BadanBerkanun Persekutuan Bilangan 2 pada 17Disember 2012 di Hotel Pullman Kuching. Makluman

3.5.2. Buletin Pejabat SUPS

Mesyuarat dimaklumkan Buletin Pejabat SUPSTahun 2012 dalam proses deraf dan akandihantar ke PNMB untuk cetakan. Tindakan: PPP

17

3.5.3 Aduan

Mesyuarat mengambil maklum akan keputusanmengenai:

(i) Unit PRO telah menerima lima (5)aduan sepanjang tahun 2012 dan telahdiselesaikan.

(ii) Jabatan Tanah dan Survei Sibu telahmemberi anggaran kos iaitu RM653,000untuk pengambilan tanah bagi Lot 611,Blok 4, Sibu Town District yangberkeluasan 0.34 ekar iaitubersebelahan BGS Sibu. Untukmakluman, pejabat ini akanmenggunakan peruntukan RM1Bdaripada JKPTG bagi proses perolehantanah tersebut.

Makluman

Makluman

3.5.4. Lawatan Kerja Y.Bhg. Datuk SUPS

Mesyuarat dimaklumkan lawatan kerja Y.Bhg.Datuk SUPS ke FAMA telah ditangguh ke bulanJanuari 2013. Tindakan: PPP

3.5.5. Penggunaan Tag Line/Moto Pejabat SUPS

Mesyuarat dimaklumkan ganjaran wang tunaibagi hadiah pertandingan mencipta TagLine/Moto Pejabat SUPS bertambah sebanyakRM200 di mana Puan Roslinda Hanim dan EncikAbdul Halim menyumbang sebanyak RM100seorang. Hadiah utama masih dikekalkansebanyak RM300 manakala empat penyertaantagline kedua terbaik akan memenangi wangtunai sebanyak RM50. Tindakan: PPP

3.5.6. Piagam Pelanggan


3.5.7. Kepuasan Pelanggan

18


3.6. Unit Pembangunan (Bahagian Pembangunan Dan Pengurusan Harta Dan Aset)


3.6.1. Bangunan Gunasama Persekutuan Samarahan


(i) Sebanyak 8 buah jabatan/agensipersekutuan telah pun mendudukiruang pejabat BGP Samarahan.

(ii) Manakala 3 buah jabatan lagi memohonpenangguhan sehingga tahun 2013. Tindakan: KPSUP

3.6.2. Tapak Bangunan Gunasama PersekutuanSerian

Tarikh sebutan kes dijangka dimulakan padatahun 2013. Makluman

3.6.3. Kuarters Gunasama Persekutuan Mukah

Prestasi kemajuan fizikal projek setakat 28November 2012 adalah 94.5%. Mesyuarattapak akan diadakan pada 14 Disember 2012. Tindakan: PSUP(B)

3.6.5. Bangunan Gunasama Persekutuan Kapit


(i) Permohonan telah dikemukakankepada PA JPM untuk memasukkanprojek ini ke dalam 3rd Rolling Plan.Setakat ini keputusan bagi 3rd RollingPlan belum lagi diumumkan.

(ii) Unit Pembangunan juga dimintamembuat kajian sama ada terdapatkeperluan agensi-agensi persekutuanuntuk menduduki Bangunan Gunasama

Makluman

Tindakan: Unit Pembangunan &

19

Persekutuan Kapit. Pengurusan Harta

3.6.6. Bangunan Gunasama Persekutuan Limbang

Permohonan telah dikemukakan kepada PAJPM untuk memasukkan projek ini ke dalam 3rd

Rolling Plan. Setakat ini keputusan bagi 3rd

Rolling Plan belum lagi diumumkan. Makluman

3.6.7. Kerja-kerja Menaiktaraf Bilik Mesyuarat/BilikGerakan Di Bangunan Gunasama Persekutuan

Kerja-kerja Menaiktaraf telah pun siap dantelah dibuat pembayaran. Makluman

3.7. Unit Pengurusan Harta Dan Aset (Bahagian Pembangunan Dan Pengurusan Harta Dan Aset)


3.7.1. Rekod Aset Dan Inventori


3.7.2. Kerja Pembaikan Kuarters

Mesyuarat dimaklumkan terdapat 5 kerjapembaikan kuarters iaitu di Kuching, Sibu,Limbang, Lundu dan Bintulu. Keempat-empatkerja di kawasan berkenaan telah pun dibayarkecuali Sibu. Tindakan: PSUP(A)

3.7.3. Penghuni Kuarters

Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan PenghuniKuarters Bilangan 4 Tahun 2012 telah diadakanpada 19 November 2012 dan setakat ini hanyaterdapat 2 kekosongan kuarters iaitu diKuarters Gunasama Persekutuan Stampin. Tindakan: KPSUP/PSUP(A)

3.7.4. Urusan Mengambilalih Pengurusan Kuarters

Mesyuarat dimaklumkan secara perbincanganlisan, Pejabat Daerah Belaga, Lundu dan

20

Marudi tiada halangan untuk urusanmengambilalih pengurusan kuarters. Walaubagaimanapun, tarikh perbincangan rasmibelum ditetapkan lagi. Tindakan: PSUP(A)

3.7.5. Sistem e-Kuarters

Permohonan melalui e-Kuarters setakat 30November 2012 adalah sebanyak 8permohonan. Makluman

3.7.6. Green Card Untuk Pegawai Yang Bertugas Ditapak Projek

Mesyuarat dimaklumkan Encik Hassim binBustaman telah pun mendapat Green Carddaripada pihak CIDB. Permohonan Green Carduntuk Y.Bhg. Datuk SUPS dan TSUP akandikemukakan kepada pihak CIDB. Tindakan: PSUP(A)

4. HAL-HAL LAIN


4.1. Kelab Rekreasi Dan Kebajikan Pejabat SUPS(KSKR)

Mesyuarat dimaklumkan bahawa KSKR telahditerima sebagai ahli gabungan MAKSAK.Mesyuarat menyarankan agar KSKR membuatsurat permohonan kelulusan khas kepada MOFuntuk pengecualian bayaran sewa ruangkomersil di Kompleks Persekutuan disalurkanke akaun KSKR. Tindakan :Pengerusi KSKR

4.2. Laporan Berkala Ketua Setiausaha Negara(KSN)

Mesyuarat dimaklumkan

(i) mulai tahun 2013, Laporan Berkalakepada KSN diwujudkan semula.Laporan tersebut berkemungkinan akandihantar 2 minggu sekali. Ia berbeza

21

daripada keratan akhbar yang dihantarkepada JPM setiap hari danmerangkumi semua aspek.

(ii) Laporan dan maklumbalas mesyuaratterutama mesyuarat menglibatkanprojek mesti dikemaskini dari semasake semasa untuk dimasukkan ke dalamLaporan KSN.

Tindakan : PPP

Tindakan : Semua Ahli Mesyuarat

4.3. Protokol

Mesyuarat dimaklumkan cadangan untukmemperkasakan pegawai-pegawai yangterlibat dengan tugasan protokol denganmembuat lawatan kerja bersama pegawaiUPAK dan Wisma Putra Sarawak ke IstanaNegara dan Kedutaan Asing di Kuching danKuala Lumpur bagi mendapatkan peneranganberkenaan protokol. Tindakan : Unit Pentadbiran

5. PENANGGUHAN MESYUARAT

5.1. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 2.20 petang.

Unit PentadbiranPejabat Setiausaha Persekutuan SarawakJabatan Perdana Menteri

Tarikh: 17 Disember 2012

22

LAMPIRAN A

Senarai Kehadiran

HADIR:

1. Encik Mohamed Zahari bin RazaliTimbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak

- Pengerusi

2. Encik Abdul Halim bin Abang NailiKetua Penolong Setiausaha (Pembangunan)

3. Puan Roslinda Hanim binti Mohd. YusoffPenolong Setiausaha (Khidmat Pengurusan)

4. Cik Siti Ayeshah binti MorshidiPenolong Setiausaha (Aset)

4. Cik Afidah binti SulongPegawai Tadbir (Pembangunan) (SPS)

5. Encik Matthew Anyan anak JawaPenolong Pegawai Tadbir (PSM)

6. Encik Kamaruddin bin BasriPenolong Pegawai Sistem Maklumat

7. Encik Wan Zairul bin Wan ZinPenolong Pegawai Tadbir (Pentadbiran)

8. Encik Idris bin HassanPenolong Pegawai Penerangan

9. Encik Hassim bin BustamanPembantu Tadbir (Aset)

10. Encik Voon Boon SynPembantu Tadbir (Pentadbiran)

23

TURUT HADIR

1. Puan Haminah binti Mohd TaibPembantu Tadbir (PRO)

2. Encik Mohamad Shakri bin JohariJuruteknik (ICT)

3. Encik Mohamad Najib bin Mohamad IsmailPembantu Tadbir (Q)

4. Puan Dayang Noorfaezah binti Awang Bakar - SetiausahaPembantu Setiausaha Pejabat

TIDAK HADIR DENGAN MAAF

1. Y.Bhg. Datuk Haji Md Yahaya bin BasiminSetiausaha Persekutuan Sarawak

- Cuti Rehat

2. Encik Khairul Shahril bin IdrusTimbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak (Khas)

- Tugas rasmi luar pejabat

3. Puan Anny Lee Chiao ChenPenolong Setiausaha (Kualiti)

- Cuti Rehat

4. Puan Hasimah binti RosliPenolong Akauntan (SPS)

- Cuti Rehat

5. Puan Norsidah binti MansorPenolong Pegawai Tadbir (Pembangunan)

- Cuti Rehat

6. Puan Maria anak MunyenPembantu Tadbir (Kewangan)

7. Cik Syarifah Nattassyya AididPenolong Setiausaha (Pentadbiran)

- Kursus DPA

8. Encik Wazi bin SemanPenolong Setiausaha (Kewangan)

- Kursus DPA

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN PEJABAT ... - … 1.3 Pengerusi turut memaklumkan bahawa Persatuan...

Documents

Transcript of MINIT MESYUARAT PENGURUSAN PEJABAT ... - … 1.3 Pengerusi turut memaklumkan bahawa Persatuan...