MPK-FM

8/14/2019 MPK-FM

1/88

1

8/14/2019 MPK-FM

2/88

2

MPK DAN FM

Dua dokumen penting yang salingberkaitan dan bantu membantuantara satu sama lain.

Tanpa MPK, FM tidak memberi erti

sepenuhnya kerana satu-satuprosedur tidak dilihat secaramenyeluruh. Begitu juga sebaliknya

Tanpa FM pula, MPK tidak

bermakna dan ia tidak dapatmenunjukkan secara terperinci apayang dilakukan oleh seseorangindividu.

8/14/2019 MPK-FM

3/88

3

Dapat memahami dengan jelastugas-tugas yang dilaksanakan

mengikut peraturan dan undang-undang yang berkuatkuasa.

Mengetahui hubungan kerja

serta tugas dengan pegawai

atasan dan bawahannya.

8/14/2019 MPK-FM

4/88

4

Mampu menyedia ManualProsedur Kerja dan Fail Meja

sebagaimana yang ditetapkanmengikut peraturan.

Dapat meningkatkan prestasi

kerja pegawai dan sekolah. Menjimatkan masa kerja

dengan mengikuti garispanduan

yang disediakan.

SAMBUNGAN- Objektif

8/14/2019 MPK-FM

5/88

5

FM

Dokumen rujukanperingkat Jabatan

Berasaskan fungsi dan

bidang tugas jabatan

Satu MPK untuk

satu jabatan

Mengandungi maklumat

menyeluruh mengenai

semua aktiviti dalam

jabatan

Dokumen rujukan

peringkat individu/jawatan

Berasaskan tugas danTanggungjawab individu

Satu FM untuk

Satu jawatan

Mengandungi maklumat/

panduan untuk mengendalikan

tugas yang ditetapkan

bagi satu-satu jawatan

MPK

PERBEZAAN MPK DAN FM

8/14/2019 MPK-FM

6/88

6

Semua prosedur danperaturan kerja di rekodkan

sebagai bahan rujukan. Mempunyai keseragaman

dalam pelaksanaan kerja.

Mematuhi peraturanorganisasi Mengurangkan kesilapan

semasa bekerja

KEBAIKAN MPK & FM

8/14/2019 MPK-FM

7/887

Memudahkan kefahamantentang bidang tugas kepada

pekerja baru atau yangbertukar ke sesuatu sekolahbaru.

Penetapan secara jelas tentangbidang tugas dan halatujuseseorang pegawai.

SAMBUNGAN-Kebaikan MPK dan FM

8/14/2019 MPK-FM

8/888

MPKApa itu MPK ?

8/14/2019 MPK-FM

9/889

Dokumen rujukan peringkatJabatan/Pejabat

Mengandungi maklumat yangmemberi gambaran menyeluruhmengenai Jabatan/Pejabat

Mendokumentasikan secarasistematik susunan cara bekerja

Hanya satu MPK disediakan bagisatu Jabatan/Pejabat

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK

8/14/2019 MPK-FM

10/88

10

Latar Belakang

Jabatan/Pejabat

ObjektifJabatan/

Pejabat

CartaJabatan/

Pejabat

Fungsi-Fungsi

Utama

Jabatan/

Pejabat

SenaraiBorang-borang

Yang Digunakan

Carta AliranKerja

Aktiviti-Aktiviti

Utama

Proses Kerja

Aktiviti-aktiviti

Utama

MANUALPROSEDUR

KERJA

Aktiviti-aktiviti

Bagi

Fungsi-fungsi

Utama

1 2

3

45

6

7

8

KANDUNGAN MPK

8/14/2019 MPK-FM

11/8811

MENCATATKAN SEJARAHPENUBUHAN

TUJUAN DAN MATLAMATDITUBUHKAN

AKTA/PERUNDANGAN BERKAITAN

1. LATAR BELAKANG JABATAN

8/14/2019 MPK-FM

12/8812

KENYATAAN YANG HENDAK DICAPAI

MENJELASKAN TUJUARAH JABATAN ASAS PENGURUSAN STRATEGIK

ASAS PEMBENTUKAN OBJEKTIF

2. OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT

8/14/2019 MPK-FM

13/8813

MENGGAMBARKAN STRUKTUR YANG MENUNJUKKAN FUNGSI,AKTIVITI DAN HIERARKI DI DALAM

SESEBUAH JABATAN. RANGKAKERJA DAN PANDUAN

UNTUK MENCAPAIKAN OBJEKTIF YANGDITETAPKAN

a.) AKTIVITI-AKTIVITI YANGDIJALANKAN

OLEH JABATAN/PEJABAT

b. RANTAIAN PERINTAH CHAIN OF

1. CARTA ORGANISASIJABATAN/PEJABAT

8/14/2019 MPK-FM

14/88

14

PAR

P. Makmal P.Makmal

PT PT

PENGETUA

Ketua Pembantu Tadbir

PTR PTRPAR

Pen. Kanan I Pen. Kanan 2 Pen.y. Petang Pen. Kanan 3

P. AsramaKaunselor

CARTA ORGANISASI SEKOLAH

MENENGAH

8/14/2019 MPK-FM

15/88

15

PENGETUA

Pbiran, Pkhid

& Kew.HEM KOKU

Pngurusan

Pejabat

PerjawatanKewangan Hal Ehwal

Murid

Asrama Disiplin

CARTA FUNGSI SEKOLAH

MENENGAH

8/14/2019 MPK-FM

16/88

16

TUGAS - TUGAS UTAMA YANGDIJALANKAN BAGI MEMBOLEHKAN

JABATAN / PEJABAT MENCAPAI

OBJEKTIF PENUBUHANNYA.

KEGIATAN KHUSUS UNTUK

JABATAN ITU SAHAJA ATAUCOMMON ACTIVITY.

4. FUNGSI UTAMAJABATAN/PEJABAT

8/14/2019 MPK-FM

17/88

17

AKTIVITI IALAH PERKARA YANGDIJALANKAN DI BAWAH FUNGSI

UTAMA. PELAKSANAAN SESUATU

AKTIVITI MELIBATKAN TENAGAMANUSIA,PERALATAN, BAHAN,

MASA DAN KOS.

1. AKTIVITI-AKTIVITIBAGI

SETIAP FUNGSIUTAMA

8/14/2019 MPK-FM

18/88

18

JABATAN : SEKOLAH MENENGAH

FUNGSI UTAMA : PENTADBIRAN,

PERKHIDMATAN &

KEWANGAN

AKTIVITI : PENGURUSAN

PENTADBIRAN &PEROLEHAN

CONTOH:

8/14/2019 MPK-FM

19/88

19

CONTOH AKTIVITI 1

FUNGSI UTAMAAKTIVITI

:PERKHIDMATAN:URUSAN PENGISIAN JAWATAN

:URUSAN PENGESAHAN:URUSAN KEMASUKAN DALAMJAWATAN BERPENCEN

:URUSAN PENANGGUNGAN KERJ

8/14/2019 MPK-FM

20/88

20

Fungsi Aktiviti

Pengurusan :Bayaran

Kewangan Gaji dan Elaun

:Pengurusan Stor

:Buku Vot dll.

CONTOH AKTIVITI 2

8/14/2019 MPK-FM

21/88

21

6. PROSES KERJA MPK

Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang

perlu diambil secara berturutan mengikutperaturan yang ditetapkan bagimelaksanakan sesuatu aktiviti.

Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja.Maklumat yang perlu ada dalam formatproses kerja ini ialah jawatan dan proses.

Aktiviti : Contoh Format Proses KerjaMPK

JAWATAN PROSES

MENYEDIAKAN PROSES KERJA

8/14/2019 MPK-FM

22/88

22

MENYEDIAKAN PROSES KERJAMPK

Semak senarai aktiviti bagimengenalpasti jenis-jenis aktiviti yangmemerlukan penyediaan proses kerja.

Sediakan urutan tindakan untukmelaksanakan aktiviti tersebut.

Mula dengan perkataan perbuatanbagi menyenaraikan setiap proses.

Senaraikan jawatan pegawai yang perlumengambil langkah ke atas langkah-langkah yang berkenaan.

8/14/2019 MPK-FM

23/88

23

Tindakan (Langkah)

Aliran

Pilihan/Keputusan

Tindakan Serentak

Penyambung

7. SIMBOL-SIMBOL CARTA ALIRAN

8/14/2019 MPK-FM

24/88

24

CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN

DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

Pastikan syarat-syarat pengesahan

Telah dipatuhi

Rujuk untuk Perakuan Ketua Jabatan

Sediakan Kenyataan Perkhidmatan

Kenyataan Lulus Peperiksaan

Perakuan pengesahan dlm jawatan

Dan borang Opsyen/KWSP

Hantar ke SPP melalui JPN

Dapatkan Tandatangan Pengetua

Semak

Diperakukan

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Tidak Lengkap

Urusan

Perlanjutan

Pembantu Tadbir

Mula

Sambung

8/14/2019 MPK-FM

25/88

25

Serah kepada Pembantu Tadbir

Untuk dihantar ke SPP melalui JPN

Terima kelulusan

Sedia Kew 8 dan hantar ke JPN

Terima Kew 8 yang telah diluluskan

Memberhentikan KWSP melalui

Payroll jika memilih Skim BerpencenPembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua

Pengetua

Pengetua

Tamat

8/14/2019 MPK-FM

26/88

26

8. SENARAI BORANG-BORANG

YANG DIGUNAKAN

Senaraikan borang-borangyang digunakan bagikeseluruhan Jabatan/Pejabat

8/14/2019 MPK-FM

27/88

27

FMApa itu FM ?

8/14/2019 MPK-FM

28/88

28

Dokumen rujukan peringkatindividu berasaskan tugas

dan tanggungjawab individu Satu FM bagi satu jawatan

Mengandungi maklumat /

panduan untukmengendalikan tugas yangditetapkan bagi satu-satu

jawatan

FAIL MEJA (FM)

KANDUNGAN FM

8/14/2019 MPK-FM

29/88

29

Objektif

Jabatan/PejabatObjektif

Bahagian/UnitCarta Organisasi

Jabatan/Pejabat

Carta Organisasi

Kedudukan Pegawai

Senarai Tugas/

Kuasa dan Hubungan

Peraturan-PeraturanPentadbiran

Proses Kerja

Senarai Tugas

HarianNorma Kerja

Senarai

Borang-borang

Yang DigunakanSenarai

Jawatankuasa

Yang Dianggotai

Senarai

Undang-UndangPeraturan

Senarai Semak/

Checklist

FAIL MEJA

Carta Aliran

Kerja

1

11

12

9

10

14

78

4

3

2

5

6

13

KANDUNGAN FM

8/14/2019 MPK-FM

30/88

30

OBJEKTIF JABATAN DI DALAM

FAIL MEJA SAMADENGAN OBJEKTIF DI MPK

1. OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT

2 OBJEKTIF

8/14/2019 MPK-FM

31/88

31

2. OBJEKTIFBAHAGIAN/UNIT

PECAHAN KEPADA OBJEKTIF

JABATAN/PEJABAT DALAM BENTUK

OBJEKTIF JANGKA PENDEK YANGPERLU

DICAPAI OLEH BAHAGIAN/UNIT.

SETIAP AKTIVITI HARUSLAHMENYUMBANG KE ARAHPENCAPAIAN OBJEKTIF JABATAN /PEJABAT PADA KESELURUHANNYA.

8/14/2019 MPK-FM

32/88

32

3.TEPAT,JELAS,BOLEH DICAPAI DANBOLEH DIUKUR SUPAYA PIHAK

PENGURUSAN BOLEH MEMBUATKEPUTUSAN DAN PENILAIANKEMAJUAN DENGAN BERKESAN

BERASASKAN OBJEKTIF-OBJEKTIFYANG DITETAPKAN.

SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit

8/14/2019 MPK-FM

33/88

33

MENETAPKAN KEUTAMAAN-KEUTAMAAN JANGKA PANJANGBAHAGIAN/UNIT

MEMBOLEHKAN SESEORANGPENGURUS MENILAIKEBERKESANAN SESUATURANCANGAN SUPAYA IA DAPATDIUBAH JIKA PERLU


8/14/2019 MPK-FM

34/88

34

MERUPAKAN MEKANISMAPENYELARASAN ANTARAPENYELIA-PENYELIA DAN

STAF


8/14/2019 MPK-FM

35/88

35

CARTA ORGANISASI

JABATAN/SEKOLAH UNTUK FMADALAH SAMA DENGANCARTA YANG DISEDIAKAN

DALAM MPK

1. CARTA ORGANISASIJABATAN/SEKOLAH

1 CARTA ORGANISASI

8/14/2019 MPK-FM

36/88

36

DI DALAM FM, HANYA CARTABAHAGIAN/UNIT YANGBERKAITAN DENGANINDIVIDU SAHAJA PERLUDISEDIAKAN.

KEDUDUKAN INDIVIDU PERLUDITANDAKAN DALAM CARTA

ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT

1.CARTA ORGANISASIBAHAGIAN/UNIT

8/14/2019 MPK-FM

37/88

37

PAR

P. Makmal P.Makmal

PT PT

PENGETUA

Ketua Pembantu Tadbir

PTR PTRPAR

P. Asrama

CONTOH-CARTA ORGANISASIBAHAGIAN/UNIT

DAN

8/14/2019 MPK-FM

38/88

38

DANHUBUNGAN

SENARAI TUGAS IALAH SENARAIYANG MENJELASKAN DENGAN

TEPAT DAN TERPERINCI MENGENAITUGAS, TANGGUNGJAWAB DANKUASA SESEORANG PEGAWAIUNTUK MENJALANKAN TUGAS-

TUGASNYA.

8/14/2019 MPK-FM

39/88

39

MENJELASKAN KEPADA

PEMEGANG JAWATANMENGENAI TUGAS,TANGGUNGJAWAB,

PENGETAHUAN ATAUKEMAHIRAN YANGDIPERLUKAN

SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan

8/14/2019 MPK-FM

40/88

40

MENENTUKAN KUASA YANGDIBERIKAN KEPADA

SESEORANG PEGAWAI PERLUDIMAKLUMKAN.

MEMUDAHKAN SESEORANGPEGAWAI BERTINDAK ATAUMEMBUAT KEPUTUSANMENGIKUT HAD YANG

.


8/14/2019 MPK-FM

41/88

41

HUBUNGAN KERJA PEGAWAIDENGAN PEGAWAI LAIN PERLU

DIKETAHUI UNTUK MEMBANTUPEGAWAI MENYELASAIKANSESUATU TUGAS.


8/14/2019 MPK-FM

42/88

42

SETIAP PEGAWAI MENGETAHUI HAD-HAD KUASA YANG DIPERUNTUKKAN;

DAN

MENJELASKAN HUBUNGAN DI ANTARA

SESEORANG PEGAWAI DENGANPEGAWAI LAIN SAMA ADA DI DALAM JABATAN/ PEJABAT ATAU DENGANPEGAWAI-PEGAWAI DI

JABATAN/PEJABAT YANG LAIN.


1 PERATURAN PERATURAN

8/14/2019 MPK-FM

43/88

43

1. PERATURAN-PERATURANPENTADBIRAN BAGI

SETIAP AKTIVITI

TIAP-TIAP AKTIVITI MEMPUNYAI

BEBERAPA PERATURAN PENTADBIRAN YANG HARUS DIKETAHUI OLEHPEGAWAI - PEGAWAI SESEBUAH

JABATAN/PEJABAT.

MESTI DIPATUHI DALAM MENJALANKAN

SESUATU AKTIVITI

.BAGI AKTIVITI AKTIVITI

8/14/2019 MPK-FM

44/88

44

.BAGI AKTIVITI-AKTIVITIYANG BERKAITAN DENGAN

PEGAWAI

SENARAI JAWATAN PEGAWAI YANGMELULUSKAN TINDAKAN DANSENARAI UNDANG-UNDANG DAN

PERATURAN YANG BERKAITAN PERLUDISERTAKAN DALAM PROSES KERJA.

8/14/2019 MPK-FM

45/88

45

BAGAIMANAKAHPENYEDIAAN PROSESKERJA?

8/14/2019 MPK-FM

46/88

46

PENYEDIAAN PROSES

KERJA

SEMAK SENARAI TUGAS BAGI

MENGENALPASTI JENIS-JENISKERJA YANG MEMERLUKANPENYEDIAAN PROSES KERJA

SEDIAKAN TURUTAN TINDAKANMENGENAI KERJA TERSEBUT

8/14/2019 MPK-FM

47/88

47

MULAKAN DENGAN PERKATAANPERBUATAN BAGI

MENYENARAIKAN SETIAP PROSES SENARAIKAN PEGAWAI YANG

PERLU DIRUJUK

SENARAIKAN UNDANG-UNDANGDAN PERATURAN YANGBERKAITAN DENGAN TUGAS

BERKENAAN.

SAMBUNGAN-Penyediaan Proses Kerja

8/14/2019 MPK-FM

48/88

48

.KERJA

LANGKAH-LANGKAH DIDALAMAKTIVITI YANG MELIBATKAN

PEGAWAI PERLU DITANDAKANAGAR PEGAWAI DAPATDIMAKLUMKAN MENGENAI

TANGGUNGJAWAB DANPERANAANNYA DALAMMENYELASAIKAN SESUATUAKTIVITI.

8/14/2019 MPK-FM

49/88

49

9. SENARAI SEMAK/CHECKLIST

SATU ALAT PERANCANGAN DANKAWALAN KERJA YANG RINGKAS DAN

TEPAT MENGENAI TINDAKAN-

TINDAKAN YANG PERLU DIAMBILDALAM MENGENDALIKAN SESUATUAKTIVITI.

BOLEH BERBENTUK RANGKAIKATA,SOALAN DAN JAWAPAN ATAUPUNPERNYATAAN PERINGATAN YANGDIPERLUKAN MENGIKUT

JENIS/BIDANG AKTIVITI YANG

8/14/2019 MPK-FM

50/88

50

KEPERLUAN CHECKLIST: MEMBERI PERINGATAN DAN

SEMAKAN KE ATAS TINDAKAN

YANG PERLU DIAMBIL DALAMMELAKSANAKAN SESUATU AKTIVITIHARIAN

MENGELAKKAN BERLAKUNYAKECUAIAN,LUPA,KESILAPAN DANPERTINDIHAN KERJA

8/14/2019 MPK-FM

51/88

51

MENJADI ASAS KEPADAKAWALAN KESELAMATAN

TERUTAMA YANG MELIBATKANAKTIVITI TEKNIKAL SEPERTIJADUAL PERJALANAN UDARADAN LAUT,PROSESAN ALATAN

DALAM ASSEMBLY LINE DANPANGKALAN KUALITI

SAMBUNGAN-Keperluan Chekcklist

. -

8/14/2019 MPK-FM

52/88

52

. UNDANGDAN PERATURAN

ADALAH PETIKAN KECIL DARIPADA

ARAHAN-ARAHAN RASMI YANGPERLU DIRUJUK OLEH SESEORANGPEGAWAI.

HANYA ARAHAN-ARAHAN YANGMASIH DIGUNAKAN SAHAJA YANGPERLU DIKANDUNGKAN DALAM FM.

8/14/2019 MPK-FM

53/88

53

KEPERLUAN : MENJADI RUJUKAN ASAS YANG

MEMBOLEHKAN SESUATU AKTIVITI ITUDILAKSANAKAN DENGAN SAH

MENJIMATKAN MASA MENGESAN SEMULAARAHAN-ARAHAN YANG DIPERLUKAN,

MEMUDAHKAN STAF LAIN MEMBUAT

RUJUKAN APABILA DIPERLUKAN

8/14/2019 MPK-FM

54/88

54

CARA MENYEDIAKAN: KUMPULKAN SEMUA PERUNDANGAN

DAN PERATURAN YANG ADA KAITAN

LANGSUNG DENGAN TUGAS JAWATANBERKENAAN

PEKELILING AM, PEKELILINGPERBANDAHARAAN,PERINTAH AM,

AKTA-AKTA TERTENTU, PERATURANPEJABAT,ARAHAN DAN LAIN-LAINDISIMPAN DI BILIK FAIL .

.JAWATANKUASA

8/14/2019 MPK-FM

55/88

55

.JAWATANKUASA

YANG DI ANGGOTAI

SEMUA JAWATANKUASA YANG

DIANGGOTAI OLEH PEGAWAIBERKENAAN

JAWATANKUASA ITU HENDAKLAH

SEKURANG-KURANGNYA WUJUDUNTUK TEMPOH 6 BULAN

8/14/2019 MPK-FM

56/88

56

MEMBOLEHKANNYA MEMBUAT PERSEDIAANDAN PERANCANGAN AWAL SEBELUM HADIR

KE MESYUARAT JAWATANKUASA-JAWATANKUASA TERSEBUT

MEMBOLEHKAN PEGAWAI BARU YANG

MENGAMBILALIH TUGAS MENGETAHUIJAWATANKUASA YANG PERLUDIANGGOTAINYA

SAMBUNGAN-Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

1. SENARAI BORANG YANG

8/14/2019 MPK-FM

57/88

57

1. SENARAI BORANG YANGDIGUNAKAN BERKAITANDENGAN TUGASPEGAWAI

MEMBANTU PEGAWAI BERKENAANMENGETAHUI BORANG-BORANG

YANG BERKAITAN DENGANTUGASNYA.

8/14/2019 MPK-FM

58/88

58

13. NORMA KERJA

IALAH JANGKAMASA ATAU LAIN-LAIN PENGUKURAN PRESTASI

YANG TELAH DITETAPKAN BAGIMENYIAPKAN SESUATU KERJA

BOLEH JADI PANDUAN

14. SENARAI TUGAS

8/14/2019 MPK-FM

59/88

59

14. SENARAI TUGASHARIAN

FORMAT BAGI MENGINGATI DANMERANCANG AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA

YANG PERLU DILAKSANAKAN DI ATAS

MEJA SUPAYA MUDAH DIRUJUK MEMUDAHKAN PEGAWAI MERANCANG

KERJA ATAU MENGAMBIL TINDAKAN-TINDAKAN PENTING LEBIH AWAL

MENGAMALKAN PENGURUSAN MASAYANG CEKAP DAN BERKESAN

8/14/2019 MPK-FM

60/88

60

CONTOH-

CONTOHPROSES KERJA

PROSES KERJA MENGURUSKAN PENGESAHAN DALAM

8/14/2019 MPK-FM

61/88

61

Semak buku daftar pegawai/kakitangan yang akan disahkan

dalam jawatan

1.

SEKSYEN

UNDANG-

UNDANG/

PERATURAN

PEGAWAI

YANG

MELULUSKAN/

DIRUJUK

PROSES KERJABIL

JAWATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN (FM)

BAHAGIAN: PENTADBIRAN

JAWATAN: PEMBANTU TADBIR PENTADBIRAN

Semak fail peribadi dan buku rekodperkhidmatan pegawai dan

pastikan telah memenuhi syarat

untuk pengesahan dalam

perkhidmatan

2.

8/14/2019 MPK-FM

62/88

62

Perintah AmBab A

Perkara 36

Ketua Jabatan(Pengetua)

Pegawai

berkenaan

Sediakan Borang Perakuan,Kenyataan Perkhidmatan dan

Kenyataan lulus peperiksaan dan

kemukakan kepada Ketua Jabatan

untuk Perakuan dan tandatangan.

Kemukakan borang opsyen

samada memilih skim

KWSP/pencen kepada pegawai

pegawai berkenaan

4.

Ketua Jabatan

(Pengetua)

Rujuk fail/pegawai yang layak untuk

perakuan Ketua Jabatan

3.

SEKSYEN

UNDANG-

UNDANG/PERATURAN

PEGAWAI

YANG

MELULUSKAN/DIRUJUK

PROSES KERJABIL

8/14/2019 MPK-FM

63/88

63

Ketua Jabatan(Pengetua)Terima surat pengesahan..Sediakan penyata perubahan

Kew 8 mengenai pengesahan

dalam jawatan dan dapatkan

tandatangan Pegawai yang diberi

kuasa.

6.

Kemukakan dokumen yang lengkap

kepada SPP melalui JPN

5.

SEKSYEN

UNDANG-

UNDANG/

PERATURAN

PEGAWAI

YANG

MELULUSKAN/

DIRUJUK

PROSES KERJABIL

8/14/2019 MPK-FM

64/88

64

Pembantu

Tadbir

Rekodkan pengesahan jawatan

dalam BRP dan edarkan surat asal

kepada pegawai

8.

Kemukakan penyata perubahan

Kew 8 yang telah ditandatangani ke

JPN.

7.

SEKSYEN

UNDANG-

UNDANG/

PERATURAN

PEGAWAI

YANG

MELULUSKAN/

DIRUJUK

PROSES KERJA

PENTADBIRAN(CONTOH

8/14/2019 MPK-FM

65/88

65

PENTADBIRAN(CONTOH

)

Urusan Pengesahan Dalam Jawatan

a. Pengesahan jawatan di dalamjawatan perkhidmatan awammengambil masa di antara 1 - 3tahun dari tarikh mula berkhidmat.Keadaan ini boleh berlaku sekiranyaseorang staf telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalam skim

perkhidmatannya.

8/14/2019 MPK-FM

66/88

66

b. Semua urusan mengesahkanseseorang pegawai dalam

jawatanya hendaklah disertaidengan surat perakuan ketua

jabatan

c.Seseorang pegawai yang tidakdisahkan selepas tempohpercubaannya, tidak layak

menerima anjakan gaji sehingga

8/14/2019 MPK-FM

67/88

67

a. Pada amnya, lanjutan tempohpercubaan

seseorang pegawai diperlukan dalamkeadaan dimana pegawai tidak lulussemua peperiksaan yang disyaratkan

dalam tempoh percubaannya dantidak lulus kursus induksi.

a.Permohonan lanjutan tempoh percubaan

hendaklah dibuat kepada pihak berkuasamelantikan melalui Ketua Perkhidmatan

dengan sokongan Ketua Jabatan.

8/14/2019 MPK-FM

68/88

68

f. Adalah menjadi tanggungjawabKetua Jabatan untuk

mengemukakan perakuan kepadapihak berkuasa lantikan melaluiKetua Perkhidmatan tentang

perlanjutan tempoh percubaan 3bulan sebelum tamat tempohpercubaan pegawai itu.

CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN


8/14/2019 MPK-FM

69/88

69


Pastikan syarat-syarat pengesahanTelah dipatuhi

Rujuk untuk Perakuan Ketua Jabatan

Sediakan Kenyataan Perkhidmatan

Kenyataan Lulus Peperiksaan

Perakuan pengesahan dlm jawatan

Dan borang Opsyen/KWSPHantar ke SPP melalui JPN

Dapatkan Tandatangan Pengetua

Semak

Diperakukan

Tidak Lengkap

Urusan

Perlanjutan

Mula

Sambung

8/14/2019 MPK-FM

70/88

70

Serah kepada Pembantu Tadbir

Untuk dihantar ke SPP melalui JPN

Terima kelulusan

Sedia Kew 8 dan hantar ke JPN

Terima Kew 8 yang telah diluluskan

Memberhentikan KWSP melalui

Payroll jika memilih Skim Berpencen

Tamat

Senarai Semak Semasa Proses KerjaPENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN

8/14/2019 MPK-FM

71/88

71

PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN

PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

Bil Tindakan Tandakan Catatan

A. Semakan Rekod Maklumat Staf:

1. Daftar pegawai yang layak

2. Semak fail peribadi pegawai berkenaan

3. Telah memenuhi syarat perkhidmatan

4. Kemukakan kepada Ketua Jabatan

SAMBUNGAN - Senarai Semak Semasa Proses KerjaPENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE

8/14/2019 MPK-FM

72/88

72

PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE

JAWATAN BERPENCEN


5. Sediakan borang-borang berkaitan dan

minta pegawai tandatangan borang opsyen

6. Kemukakan sokongan yang telah

disempurnakan kepada Ketua Jabatan

untuk sokongan & tandatangan

7. Sediakan surat iringan dan hantar kePPD/PPB/JPN

8. Failkan sesalinan surat dan dokumen

ke fail peribadi pegawai berkenaan

SAMBUNGAN - Senarai Semak Semasa Proses Kerja PENGESAHAN

8/14/2019 MPK-FM

73/88

73


9. Terima surat pengesahan jawatan dari SPP

sesalinan serah kepada pegawai berkenaan

10. Sediakan kew. 8 dalam 6 salinan dan

dapatkan tandatangan Guru Besar/Pengetua

11. Hantar ke PPD/PPB/JPN untuk kelulusan

12. Terima kew. 8 yang telah diluluskan oleh

PPD/PPB/JPN

13. Sediakan SG 20 dan hantar ke JAN untuk

berhentikan potongan KWSP

j

DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE JAWATAN BERPENCEN

CARTA ALIRANPENYEDIAAN BAYARAN GAJI MELELUI SISITEM PAYROLL

8/14/2019 MPK-FM

74/88

74

Terima Kew8/surat arahan

Yang perlu dibuat perubahan

Taipkan kew 320 2 salinan

Perlu diisi ruangan yang berkenaan shj

Buat semakan denganPAYROLL MASTER LISTING

Kepilkan bersama dokumen sokongan

Yang telah disahkan

Susun lembaran gaji mengikut No. Gaji

J

Mula

Sambung

8/14/2019 MPK-FM

75/88

75

Copkan nama pegawai yang akan

tandatangan Kew 8

Semak serta tandatangan kew 8

Asingkan:- salinan asal ke JAN- salinan kedua difailkan

Rekod dalam buku despatch

Tamat

8/14/2019 MPK-FM

76/88

76

Proses Kerja Penyediaan Bayaran gaji

Melalui Sistem Payroll

Mengikut

Pekeliling danPeraturan yang

ditetapkan oleh

JAN

Menghantar Lembaran gaji

(Payroll) Kew.320 mengikutjadual yang telah ditetapkan

oleh Perbendaharaan.

Taipkan Kew, 320

sebanyak 2 salinan

Penuhkan butiran

berkenaan sahaja.

Pembantu

Tadbir(Kew)

1

2

3

Sessi Undang -

Undang dan

Peraturan

Proses KerjaTindakan

Pegawai

Bil

SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui

8/14/2019 MPK-FM

77/88

77

Mengikut


ditetapkan oleh

JAN

Untuk mengisi borang Kew.

320 hendaklahberpandukan kepada surat

Pek. Akauntan Negara Bil.

3 Tahun 1993.

Setiap perubahan yangdibuat perlu di sertakan

dengan dokumen-dokumen

yang berkaitan.

Pembantu

Tadbir(Kew)

4

5

Sessi Undang -

Undang dan

Peraturan


Pegawai

Bil

Payroll


8/14/2019 MPK-FM

78/88

78

Mengikut


ditetapkan oleh

JAN

Setiap lembaran gaji perlu

disertakan dengandokumen-dokumen yang

berkaitan.

Setiap lembaran gaji perlu

disusun mengikut nomborgaji (menaik) dan berikan

nombor bilangannya.

Pembantu

Tadbir(Kew)

6

7

Sessi Undang -

Undang dan

Peraturan


Pegawai

Bil

Payroll


8/14/2019 MPK-FM

79/88

79

Mengikut


ditetapkan oleh

JAN

Copkan nama pegawai

diruangan Disediakan olehdan Disahkan oleh serta

tarikh untuk ditandatangan.

Buat semakan berpandukan

:- PAYROLL MASTERLISTING.

Pembantu

Tadbir(Kew)

7

8

Sessi Undang -

Undang dan

Peraturan


Pegawai

Bil

Payroll


8/14/2019 MPK-FM

80/88

80

Mengikut

Pekeliling dan

Peraturan yang

ditetapkan oleh

JAN

Hantarkan untuk

tandatangan Pengetua dan

asingkan Salinan Asal untuk

di hantar ke JAN dan salinan

kedua di failkan.

Rekod kedalam BukuDespath.

Pembantu

Tadbir

(Kew)

9

10

Sessi Undang -

Undang dan

Peraturan


Pegawai

Bil

Payroll

Senarai Semak Penyediaan Bayaran GajiMelalui Sistem Payroll

8/14/2019 MPK-FM

81/88

81

Melalui Sistem PayrollBil Tindakan Tandakan Cata

1. Terima Penyata Perubahan (Kew.8) atauSurat Arahan yang perlu untuk dibuat perubahan

2. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan

3. Penuhkan butiran yang berkenaan

4. Semak dengan payroll

5 Terima Penyata Perubahan (Kew.8) atau Surat

Arahan yang perlu untuk dibuat perubahan.6. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan

7. Penuhkan butiran yang berkenaan

NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKANOLEH PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN

8/14/2019 MPK-FM

82/88

82

Jumlah Unit

Yang Boleh

Dijalankan

Dlm Seminggu

1. Mengurus perlantikan 115 minit 17 unit

2. Mengurus pengesahan dalam jawatan 151 minit 13 unit

3. Mengurus kemasukan ke dalam 195 minit 10 unit

jawatan berpencen.

8. Mengurus kenaikan pangkat 95 minit 21 unit

5. Penyediaan penyata bulanan/suku 155 minit 16 unittahunan.

6. Mengurus pertukaran pegawai 185 minit 11 unit

Bil Jenis Kerja MasaYangDiambil

SENARAI TUGAS HARIAN

8/14/2019 MPK-FM

83/88

83

Perancangan Senarai Aktiviti

Harian / Minggu / Bulan

Sebagai senarai semak tugas harian

Kemudahan mengambil tindakan

susulan Dikemaskini dan direkod setiap hari

SENARAI TUGAS HARIAN

RAJAH- SENARAI TUGAS HARIAN

8/14/2019 MPK-FM

84/88

84

NAMA:

JAWATAN:

TARIKH:

BIL TUGAS SAYA HARI INI CATATAN

SENARAI TUGAS,KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAILAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGANJAWATAN: PEMBANTU TADBIR

8/14/2019 MPK-FM

85/88

85

Tugas Pegawai Tugas dan Kuasa Yang Tugas Pegawai-

Atasan Yang Tanggungjawab Diberi Pegawai Lain

Yang Ada HubunganSerta Jenis Hubungan

Pengetua Menguruskan JPN merekodkanMeluluskan permohonan dalam BRP

Cuti cuti k/tangan

P.Kanan/KPTMenyokong

Permohonan

Cuti

P.Kanan/KPT Menguruskan 1.MenerimaMenandatangani Terimaan wang awam

Resit Bayaran 2.Menulis

Buku Resit

JAWATAN: PEMBANTU TADBIR

8/14/2019 MPK-FM

86/88

86

BAHAN -BAHANRUJUKAN

PEKELILING KEMAJUAN

PERKHIDMATAN AWAM

BIL 8 TAHUN 1991

8/14/2019 MPK-FM

87/88

87

MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

8/14/2019 MPK-FM

88/88

pembina modul dan penceramah

Bil Nama Penyedia Modul Alamat Pejabat No. Telefon

1. Pn Rokiah Hanim Hj Bujang(Ketua Kumpulan)

SK Lereh, 76400 TanjungKeling, Melaka

06-3154264012-279 6833Fax: 06-3154919

2. Pn Hajjah Hasnah bt Ahmat SMK Yan,J alan Pegawai06900 Yan, Kedah

04-4655 228012-4326984Fax:04-4659400

3. En. Zakaria bin Saad Kolej Sultan Abdul HamidJ ln Langgar, 05460 AlorStar, Kedah

04-733 2300019-741 5112Fax:04-7305300

4. En. Zulkifli bin Ismail Politeknik KotaKuala Terengganu

J ln Sultan Ismail22100 K.Terengganu

09-620 4100 /09-620 4111012-985 1008Fax:

5.

Puan Noor Asmah bt Mohamed Politeknik DungunTerengganu23000 Dungun, Trg.

09-845 8820012-955 0896Fax:09-8458781

6. En. Maidin bin Hj Osman Jab. Pendidikan Sabah,Tkt. 5 Wisma Persekutuan,Kota Kinabalu, Sabah.

088-254 204013-871 3194Fax:

MPK-FM

Documents

Transcript of MPK-FM