NCR JPP

Jabatan Pembangunan dan Penyelanggaraan (JPP)

No. NCR: JPP-PKU01-SBI-NCR01 Klausa: 4.2.4

Ringkasan NCR:Dokumen-dokumen berkaitan projek tidak dikendali, direkod, disimpan dan dikemaskini dengan sempurna dalam fail projek.

Bukti Audit:

1. Fail : Cadangan Membina & Menyiapkan Bangunan Tandas Lelaki di Masjid UKM Bangi

2. Fail : Kerja Pemasangan Elektrik Untuk Ubahsuai dan Naiktaraf Ruang Mantan Pejabat Dekan Untuk dijadikan Makmal Penyelidikan, Bangunan Sains Kimia FST

3. Fail : Kerja-Kerja Pembaikan Cerun Runtuh di Perhentian Bas Belakang Bangunan Pusanika, Jalan Lingkungan Ilmu, UKM Secara Rekabina

Punca Penyebab :Kakitangan kurang pengetahuan berkaitan Fail dan Rekod.

Pembetulan :Memohon pihak Pengurusan menyediakan kursus/bengkel berkaitan Fail dan Rekod.

Tindakan Pembetulan :Bengkel Penyediaan Fail dan Rekod akan disekalikan dengan Bengkel Fail Meja di jadualkan pada bulan 12 November 2014.(Rujuk: Surat Jemputan UKM 3.5/176/2Jld.49)

Audit Susulan 1 : 30 Okt 2014

Bengkel belum dilaksanakan.

Keberkesanan : Belum ada

Status : BUKA

Tindakan : En. Ahsan Ahmad

No. NCR: JPP-MK01-SBI-NCR02 Klausa: 5.5.1

Ringkasan NCR:Senarai Tugas Kakitangan PTJ (Fail Meja) tidak dapat dikesan dan tidak dikemaskini.

Bukti Audit:

1. Tiada Fail Meja - Haji Wan Abdul Rashid Hj. Wan Abdullah (Unit Arkitek)2. Fail Meja tidak dikemaskini – Tarikh akhir dikemaskini pada 15 Mei 2006

(Fakhrurrazi Bin Ismail (Unit Elektrik)3. Fail Meja tidak dikemaskini - Mohd Nasaruddin Bin Hashim (Unit Awam)

Punca Penyebab :Kakitangan kurang kesedaran mengenai keperluan mengadakan Fail Meja. Kakitangan beranggapan senarai tugas dalam sistem SPPU sudah mencukupi.

Pembetulan :Memohon pihak Pengurusan menyediakan kursus/bengkel berkaitan Fail Meja.

Tindakan Pembetulan :engkel Penyediaan Fail Meja di jadualkan pada bulan 12 November 2014.(Rujuk: Surat Jemputan UKM 3.5/176/2Jld.49)


Bengkel belum dilaksanakan.


Status : BUKA


No. NCR: JPP-PK02-SBI-NCR03 Klausa: 7.4.2

Ringkasan NCR:Audit mendapati Borang Pembelian Dokumen Sebut Harga / Tender (UKM-SPKP-BEN-PK02-BO14) tidak dilengkapkan pada ruangan “Diisi oleh Zon Kewangan JPP”. Maklumat yang tiada ialah;

1. Nama Pengeluar Resit2. Tandatangan3. Tarikh

Bukti Audit:Nama Syarikat 1: Kejuruteraan Irzamat Enterprise (No Resit 30340)Nama Syarikat 2: Ruzmal Enterprise (No Resit 30329)Nama Syarikat 3: Norma Enterprise (No Resit 30286)Nama Syarikat 4: Dinar Bidara Enterprise (No Resit 30284)

Punca Penyebab :Terdapat kekeliruan kakitangan untuk mendapatkan pengesahan Ketua Unit dalam Borang Pembelian Dokumen S/harga dan Tender kerana maklumat lengkap telah ada dalam Resit Rasmi Berkomputer

Pembetulan :Memaklum kepada kakitangan untuk melampirkan Resit Rasmi Berkomputer bagi penjualan Dokumen S/harga dan Tender pada Borang Pembelian Dokumen S/harga dan Tender

Tindakan Pembetulan :Memajukan cadangan kepada jabatan Bendahari supaya borang tersebut dikemaskinikan dengan memansuhkan item ‘Nama Pengeluar Resit’, ‘Tandatangan’ dan ‘Tarikh’.


Surat kepada Jabatan Bendahari belum dikeluarkan


Status : BUKA


No. NCR: JPP-PKU06-SBI-NCR04 Klausa: 6.2

Ringkasan NCR:Tiada bukti yang menunjukkan Auditee menyediakan Surat Amaran kepada Kontraktor Syarikat Bidara kerana menerima markah penilaian prestasi D (di bawah 49%).

Bukti Audit:Lampiran 7 – UKM-SPKP-PKU06-BO02Nama Pembekal – Dinar Bidara EnterpriseMarkah Penilaian prestasi – 33%

Punca Penyebab :Kakitangan keliru dengan Prosedur Penilaian Prestasi Pembekal – Kerja yang mendapat markah kurang 49%

Pembetulan :Jabatan akan mengadakan taklimat penilaian prestasi pembekal kepada semua kakitangan

Tindakan Pembetulan :Mengemaskini senarai pembekal dan memantau serta markah prestasi pembekal secara berkala.


Belum laksana taklimat

Keberkesanan :Tiada

Status : BUKA

Tindakan : Ir Hassannuddin

No. NCR: JPP-PK07-MM-NCR01 Klausa: 4.2.4

Ringkasan NCR:Audit mendapati auditi tidak menggunakan borang-borang seperti yang disenaraikan dalam PKU07 – PengurusanStor

1. UKM-SPKP-PKU07-BO01 – Borang Permohonan dan Penerimaan Alatan Keperluan,

2. UKM-SPKP-PKU07-BO02 – Borang Senarai Stok Bertarikh Luput3. UKM-SPKP-PKU07-BO03 – Kad Daftar Stok Bekalan,4. KEW PS-16 – Borang Laporan Tahunan Verifikasi,5. KEW PS -17 – Borang Penyata Pelarasan Stok,6. UKM-SPKP-PKU07-BO05 – Kad Daftar Pinjaman Peralatan

Bukti Audit:Seperti lampiran

Punca Penyebab :Penyelenggara stor telah bersara dan tiada pengganti

Pembetulan :Tugas menyelenggara stor telah diberi kepada Juruteknik . Penolong Jurutera

Tindakan Pembetulan :1. Taklimat kepada petugas yang dipertanggngjawabkan untuk menguruskan stor akan diadakan sebelum akhir tahun 2014.2. Permohonan Penyelenggaraan Stor / Pengisian Jawatan kepada Jabatan Pendaftar akan dikemukakan dalam masa terdekat


Keberkesanan :

Tiada

Status : BUKA


No. NCR: JPP-PKU12-AKM-NCR01 Klausa: 6.4

Ringkasan NCR:Pemeriksaan keselamatan dilakukan tetapi terdapat dua unit alat pencegah kebakaran telah melebihi tarikh luput iaitu yang berada di aras 1.Tarikh luput adalah pada 30/5/2014.

Terdapat juga 1 alat pencegah kebaran yang diletakan di dalam kotak tetapi kunci untuk membuka kotak tiada ditempatnya.

Bukti Audit:Gambar

Punca Penyebab :Kesilapan tarikh pada kad ‘tagging’ yang di alat pemadam api

Pembetulan :Tarikh pada kad ‘tagging’ telah dibetulkan

Tindakan Pembetulan :Kad ‘tagging’ pada alat pemadam api mudahalih disemak supaya betul


1) Tarikh luput yang baharu adalah pada 27/5/2015

2) Kunci telah ditempatkan di ruang kunci

Keberkesanan :

Status : TUTUP

No. NCR: JPP-PKU12-AKM-NCR02 Klausa: 6.4

Ringkasan NCR:Audit mendapati :

- Di tangga laluan kecemasan terdapat barang buangan di bawah tangga.- Pintu tidak boleh dibuka, kunci tiada di dalam kotak ditepi pintu keluar.

Bukti Audit:

Punca Penyebab :

Pembetulan :Surat pemakluman kepada Ketua Pentadbiran JPP untuk melupuskan ‘barang lama’ dan Ketua Unit Awam masing-masing bertarikh 13/10/2014

Tindakan Pembetulan :


Keberkesanan :Surat arahan untuk mengambil tindakan telah dikeluarkan tetapi masih tiada kunci yang berkenaann

Gambar Melupus ‘barang lama’ di bawah tangga ke stor pelupusan. Mengganti tombol pintu baru dan meletakkan kunci dalam kotak yang disediakan

Status : BUKA

Tindakan : Ahsan Ahmad

No. NCR: JPP-PK09-AKM-NCR03 Klausa: 4.2.4

Ringkasan NCR:Audit mendapati :

- Pembekalan peralatan dan kemudahan disahkan pada tarikh selepas majlis berlangsung

- Terdapat permohonan yang tidak diluluskan tetapi pembekalan peralatan dilakukan

Bukti Audit:Borang-borang yang dilampirkan

Punca Penyebab :1) Penghantaran peralatan majlis dibuat oleh pihak

MALBAT diluar waktu pejabat.Tiada wakil pengguna semasa peralatan majlis dihantar, menyebabkan kesukaran untuk mendapatkan pengesahan penerimaan dari pemohon.

2) Permohonan perkhidmatan diterima semasa Ketua Unit bercuti. Penolong Jurutera Kanan yang menjalankan tugas hanya meminitkan arahan pada muka hadapan borang permohonan.

Pembetulan :1) Menetapkan tempoh masa maksimum untuk

mendapatkan pengesahan oleh pengguna iaitu selama 3 hari selepas penghantaran.

2) Ketua Unit / Kakitangan yang menjalankan tugas mengesahkan kelulusan pada borang permohonan yang tidak ditanda kelulusan

Tindakan Pembetulan :1) Surat arahan kepada semua kakitangan yang menyelia

penghantaran peralatan majlis untuk mendapatkan pengesahan penerimaan /tandatangan pengguna selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja selepas peralatan dihantar.

2) Surat penurunan kuasa kepada kakitangan yang menjalankan tugas Ketua Unit untuk meluluskan semua permohonan perkhidmatan berdasarkan keperluan.


Keberkesanan :

Status : BUKA

Tindakan : En Zolkifli Mohamed

No. NCR: JPP-PK03-MFZ-NCR01 Klausa: 7.2.2

Ringkasan NCR:Audit mendapati:

1. Surat Pembida Berjaya tidak disertakan bersama Surat Setuju Terima (SST) kepada kontraktor yang dilantik.

2. Tempoh Tanggungan Kecacatan (TTK) yang dinyatakan dalam Nota Liputan insuran ialah 6 bulan tidak mengikut seperti apa yang dinyatakan di dalam syarat-syarat sebutharga 18.1(a): TTK bagi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal – dua belas (12) bulan.

Punca Penyebab :

1. Surat pembida berjaya yang sepatutnya dilampirkan bersama SST telah tertinggal.

2. Terlepas pandang berkenaan tempoh tanggungan kecacatan pada insuran yang diberikan kontraktor.

Pembetulan :


Keberkesanan :

Pelaksanaan adalah berkesan berdasarkan semakan pada sebutharga UKM/JPP/C/SH-141/2014 : Cadangan Membekal, Memasang dan Mengujiterima Hawadingin di Ruang Pejabat IMEN, Bangunan Kompleks Penyelidikan, UKM, Bangi.

Bukti Audit:1. Salinan satu set Surat Setuju Terima Sebutharaga No. UKM/JPP/M/SH-

137/2013 Kerja-Kerja Membaikpulih Sistem Penyaman Udara Berpusat Jenis Air Cooled Chiller di Bangunan Inbiosis, UKM, Bangi.

2. Nota Liputan Insuran Etiqa.

3. Salinan Syarat-syarat Sebutharga 18. TEMPOH TANGGUNGAN KECACATAN

1. Surat Akuan Pembida Berjaya yang tertinggal telah dilampirkan semula.

2. Surat arahan kepada kontraktor untuk penyambungan / perlanjutan tempoh insuran selama 6 bulan lagi telah dikeluarkan kepada kontraktor.

Tindakan Pembetulan :

1. Memastikan semakan dibuat dengan terperinci setiap kali SST dan dokumen kontrak diserahkan kepada kontraktor.

2. Membuat semakan dan mendapatkan pengesahan terlebih dahulu dari Unit Ukur Bahan setiap kali nota insuran diterima dari kontraktor sebelum disahkan boleh digunakan.

Status :

TUTUP



Penilaian prestasi perkhidmatan pembekal / kerja tidak dibuat.

Bukti Audit:Salinan satu set dokumen lengkap pembayaran No. Sebutharga UKM/JPP/M/SH-137/2013 Syarikat Home Engineering Services Sdn. Bhd.

Punca Penyebab :

Terlepas pandang untuk membuat penilaian prestasi pembekal / kerja selepas kerja disiapkan.

Pembetulan :

Penilaian prestasi pembekal / kerja telah dibuat dan dilampirkan.

Tindakan Pembetulan :Ketua Unit / Jurutera akan memastikan penilaian prestasi pembekal / kontraktor disediakan sebelum tuntutan bayaran disahkan.


Keberkesanan :

Semakan dibuat secara rawak terhadap beberapa tuntutan bayaran oleh kontraktor / pembekal dan didapati penilaian prestasi pembekal / kerja telah dibuat.

Status :

TUTUP



Laporan Sebutharga pada Peringkat I menyatakan penyebutharga 2/11 sebagai tidak hadir ke lawatan tapak tetapi di dalam Borang Kehadiran Taklimat dan Lawatan Tapak ada tertulis kehadiran penyebutharga 2/11 tersebut.

Bukti Audit:1. Salinan Laporan Sebutharga No. Sebutharga UKM/JPP/KKL/C/SH-

07/2014

2. Borang Kehadiran Taklimat dan Lawatan Tapak No. Sebutharga UKM/JPP/KKL/C/SH-07/2014 bertarikh 15 Mei 2014 jam 10.30 pagi.

Punca Penyebab :Penolong Jurutera yang mengendalikan taklimat dan lawatan tapak tidak memeriksa/memastikan kehadiran semasa taklimat dihadiri oleh pemilik syarikat . Saringan dan pengesahan pemilik menghadiri lawatan tapak hanya dibuat semasa penyediaan Laporan Sebutharga dan didapati individu yang hadir lawatan tapak bukan pemilik syarikat seperti yang disyaratkan.

Pembetulan :Membatalkan pendaftaran individu yang bukan pemilik syarikat pada borang kehadiran lawatan tapak

Tindakan Pembetulan :Surat arahan kepada semua kakitangan yang mengendalikan taklimat dan lawatan tapak untuk membuat


Keberkesanan :

Pelaksanaan adalah berkesan berdasarkan semakan pada sebutharga UKM/JPP/KKL/C/SH-26/2014 : Perkhidmatan Pembersihan Kawasan dan Penyelenggaraan Pokok di Tapak MA dan Tapak MB, UKM, Kampus Kuala Lumpur Untuk Tempoh Dua Tahun.

Status :

TUTUP

saringan kehadiran pemilik syarikat semasa lawatan dengan memeriksaan sijil-sijil dan kad pengenalan diri pemilik syarikat yang hadir.



1. Surat Setuju Terima (SST) bertarikh 31/10/2013, No Sebutharga UKM/JPP/KKL/C-22/2013, tarikh milik tapak 25/11/2013 hingga 20/01/2014. Tempoh insuran yang dinyatakan dalam Nota Liputan insuran yang diterima adalah 25/11/2013 hingga 10/01/2014 tidak sama seperti tempoh kontrak yang dinyatakan dalam SST.

2. Lanjutan masa diluluskan sehingga 29/02/2014 tetapi tiada arahan kepada kontraktor untuk melanjutkan tempoh insuran tersebut mengikut tarikh lanjutan masa.

Bukti Audit:1. Salinan satu set Surat Setuju Terima Sebutharaga No.

UKM/JPP/KKL/M/SH-22/2013 Kerja-Kerja Membekal, Memasang dan Mengujilari Sistem Hawa Dingin di Blok J dan K di UKM Kampus Kuala Lumpur.

2. Salinan Borang Permohonan Lanjutan Masa dan Mini Keputusan Jawatankuasa Sebutharga.

3. Nota Liputan Insuran RHB.

Punca Penyebab :Kakitangan tidak membuat semakan terhadap maklumat-maklumat berkaitan semasa penerimaan nota liputan insurans dari pihak pembekal kerana kakitangan tidak jelas tentang keperluan tersebut

Pembetulan :Surat arahan keperluan semakan maklumat dinyata pada insurans kepada semua kakitangan berkaitan

Tindakan Pembetulan :Taklimat/bengkel bagi memastikan setiap kakitangan JPP memahami prosedur berkaitan pentadbiran kontrak ini supaya ketidakpatuhan seperti ini dapat dielakkan.


Keberkesanan :

Taklimat / Bengkel yang dicadangkan belum dilaksana.

Status :

BUKA

Tindakan : En Faizal – Taklimat bengkel

berkaitan bon perlaksanaan & insurans

dicadangkan untuk diadakan pada Oktober /

November 2015

No. NCR: JPP-PK04-RJ-NCR01 Klausa: 7.5.1

Ringkasan NCR:Audit mendapati

1. Tempoh Bon Pelaksanaan dalam Surat Setuju Terima (SST) tidak dinyatakan dan Bon Pelaksanaan yang disediakan kontraktor tidak mematuhi tempoh yang diperuntukkan dalam Kontrak;

2. SST tidak menyatakan tempoh yang spesifik untuk rujukan Kontraktor dan Kontraktor menyediakan Bon Pelaksanaan hanya mengikut tempoh sebenar kontrak (1 Julai 2012 – 31 Mei 2014) yang tidak mematuhi tempoh dalam kontrak [sepatutnya termasuk tempoh liabilti kecacatan (Fasal 18) dan ditambah 3 bulan selepas tamat tempoh liabiliti kecacatan (Fasal 5.3)].

Bukti Audit:1. Surat Setuju Terima, Rujukan UKM(S)3.5.3/322/2-2 bertarikh 31 Mei 2012;2. Bon Pelaksanaan Kontraktor (Maybank), Rujukan SEFPBG120019

bertarikh 11/07/2012/3. Kontrak UKM - Apple Power (M) Sdn. Bhd. UKM(S)3.5.3/322/2-2 (Fasal 5

Punca Penyebab :Kakitangan mungkin terlepas pandang mengenai prosedur berkaitan penyemakan bon perlaksanaan.

Pembetulan :JPP akan mengedarkan surat pekeliling prosedur yang berkaitan bon perlaksanaan.

Tindakan Pembetulan : Dicadangkan diadakan satu taklimat/bengkel bagi memastikan setiap kakitangan JPP memahami prosedur berkaitan pentadbiran kontrak ini supaya ketidakpatuhan seperti ini dapat dielakkan .

Audit Susulan 1 : 31 Oktober 2014

Keberkesanan :Tindakan belum selesai.

Status :BUKA

Tindakan : En. Faizal - Taklimat bengkel berkaitan bon perlaksanaan & insurans dicadangkan untuk diadakan pada Oktober / November 2015

& 8).

No. NCR: JPP-PK04-RJ-NCR02 Klausa: 7.5.1

Ringkasan NCR:Pelepasan Bon Pelaksanaan kepada Kontraktor dibuat tidak mengikut prosedur, senarai semak (UKM-SPKP-JPP-PK04-SS13) tidak digunakan sebaiknyadan tidak mematuhi tempoh masa Bon Pelaksanaan dalam Fasal 5 dan 8 Kontrak;

Bukti Audit:1. Surat Permohonan Pelepasan Bank Geranti (No

Rujukan:SEFPBG120019), Rujukan app/ltr2502/14 bertarikh 30 Jun 2014;

2. Kontrak UKM - Apple Power (M) Sdn. Bhd. UKM(S)3.5.3/322/2-2.

Punca Penyebab :Senarai semak (UKM-SPKP-JPP-PK04-SS13) – tidak lagi menjadi sebahagian daripada dokumen SPKP. Senarai semak ini juga tidak ada dinyatakan di dalam Prosedur Kerja PK04. Ianya telah dicadangkan untuk dikeluarkan daripada Dokumen SPKP sebelum PK ini berkuatkuasa pada 1/5/2012 namun pihak urusetia terlepas pandang dan senarai semak ini masih ada di laman web SPKP.

Pembetulan :1. Borang cadangan pindaan bertarikh 16/10/2014 telah diedarkan untuk mengeluarkan Senarai Semak ini dari menjadi sebahagian dokumen SPKP.

2. JPP akan mengedarkan surat pekeliling prosedur yang berkaitan bon perlaksanaan.

Tindakan Pembetulan : Dicadangkan diadakan satu taklimat/bengkel bagi memastikan setiap kakitangan JPP memahami prosedur berkaitan pentadbiran kontrak ini supaya ketidakpatuhan seperti ini dapat dielakkan.

Audit Susulan 1 : 31 Oktober 2014

Keberkesanan :Tindakan belum selesai.

Status : BUKA

Tindakan : En. Faizal - Taklimat bengkel berkaitan bon perlaksanaan & insurans dicadangkan untuk diadakan pada Oktober / November 2015

No. NCR: JPP-PK03-ZZ-NCR01 Klausa: 7.5.3

Ringkasan NCR:Audit Mendapati :

Perlindungan insurans untuk Sebutharaga UKM/JPP/M/SH-85/2013 tidak diambil atas nama bersama Universiti Kebangsaan Malaysia dan Kontraktor / Pembekal (Bumimaju MTE Engineering Sdn Bhd) seperti yang disyaratkan dalam Surat Setuju Terima rujukan UKM(S)3.5/322/4/16/2013 bertarikh 30 September 2013 bagi (perkara 4(b)ii)

Bukti Audit:i. Fail sebutharga UKM/JPP/M/SH-85/2013ii. Surat Setuju terima sebutharga perkhidmatan rujukan UKM(S)

3.5/322/4/16/2013 bertarikh 30 September 2013.iii. Nota lindungan Insurans Am No G13-0055828 dari Syarikat Zurich

Insurance Malaysia Berhad bertarikh 1-10-13

Punca Penyebab :Covernote di dokumen kontrak tidak menyatakan diambil atas nama bersama UKM

Pembetulan :Insuran bersama UKM ada dinyatakan dalam sijil polisis insuran rujukan G13-0055828

Tindakan Pembetulan :Disertakan polisi insuran


Keberkesanan :Selesai dan berkesan

Status : TUTUP

No. NCR: JPP-PK08-ZZ-NCR02 Klausa: 7.5.1

Ringkasan NCR:Audit Mendapati

Pemantauan perlaksanaan perkhidmatan kontraktor yang dilantik adalah menggunakan borang senarai semak seperti yang dinyatakan dalam garis

Punca Penyebab :1. Bagi kerja bilik bersih ia adalah skop kerja baru di

Unit Mekanikal. Buat masa ini belum ada lagi senarai semak untuk kerja ini dan bagi menyelia kerja, senarai semak sistem hawadingin berpusat telah digunakan


Keberkesanan :Senarai semak Bilik Bersih dicadang digunakan pada Janurai 2015

panduan UKM-SPKP-JPP-PK08-GP04

Walaubagaimanapun, borang senarai semak yang digunakan tidak menggambarkan skop perkhidmatan yang terkandung di dalam kontrak / spesifikasi perkhidmatan menyebabkan proses pemantauan perlaksanaan perkhidmatan tidak dapat dilaksanakan dengan sempurna.

Bukti Audit:i. Fail Sebutharga UKM/JPP/M/SH-85/2013ii. Ringkasan sebutharga Perkhidmatan Kerja-Kerja Serbis &

Penyelenggaraan Bilik Bersih Di Bangunan Sains Biologi Aras 1 & 2, UKM Bangi

iii. Laporan serbis dari Syarikat Bumimaju MTE Engineering Sdn Bhd bagi bulan Jun

iv. Fail Sebutharga UKM/JPP/M/SH-80/2013v. Ringkasan sebutharga Perkhidmatan Serbis Dan Penyelenggaraan

Sistem Pencegah Kebakaran Di Zon 4, UKM Bangivi. Laporan serbis dari Syarikat Kazara Technic Ent Bagi Bulan

Januari/Februari & Mac/April

2. Bagi kerja penyelenggaraan sistem pencegah kebakaran, tiada isu timbul mengatakan senarai semak bagi kerja ini tidak sama dengan skop kerja yang disediakan. Hasil semakan mendapati senarai semak sediada adalah relevan untuk diguna bagi semua sistem pencegah kebakaran

Pembetulan :1. Menggunakan senarai senak kontraktor sebagai

rujukan bagi kerja bilik bersih

Tindakan Pembetulan :1. Mewujudkan senarai semak kerja bagi sistem bilik

bersih untuk kegunaan pada masa akan datang

Status : BUKA

Tindakan : Ir Nahrowi

No. NCR: JPP-PK03-ZZ-NCR03 Klausa: 7.5


Semakan terhadap skop perkhidmatan, untuk sebutharga UKM/JPP/M/SH-80/2013 ( Kerja-kerja servis & Penyelenggaraan Sistem Bilik Bersih Tisu Kultur Aras 2 Dan Bilik Bersih Kultur Perasit Aras 1 Bangunan Fakulti Sains Biologi) dan UKM/JPP/SH-127/2012 (Kerja-kerja servis & Penyelenggaraan (conprehensive) Tujuh Belas Unit Lif Otis Di UKM Bangi) terdapat skop perkhidmatan yang perlu dilaksanankan secara mingguan, secara bulanan dan secara tahunan.

Untuk Kerja-kerja servis & Penyelenggaraan Sistem Bilik Bersih Tisu Kultur Aras 2 Dan Bilik Bersih Kultur Perasit Aras 1 Bangunan Fakulti Sains Biologi terdapat jadual kerja disediakan manakala untuk Kerja-kerja servis & Penyelenggaraan (conprehensive) Tujuh Belas Unit Lif Otis Di UKM Bangi tiada penjadualan kerja / serbis.

Semakan terhadap pesanan rasmi No 334321 dan Pesanan Rasmi 334322, amaun pesanan adalah sama setiap bulan dan tidak mengikut penjadualan kerja. Ini menyebakan perakuan bayaran lebih awal dibuat bagi perkhidmatan yang belum dilaksanakan/diterima.

Bukti Audit:

a) Kerja-Kerja Servis Dan Penyelenggaraan Sistem Bilik Bersih Tisu Kultur Aras 2 Dan Bilik Bersih Kultur Perasit Aras 1, Bangunan Sains Dan Teknologi UKM Bangi. Rujuk skop perkhidmatan :-

Punca Penyebab :Pembayaran kerja serbis telah dibuat secara pukal bulanan, menyebabkan kerja yang belum dilaksana pada bulan berkenaan telah di bayar terlebih dahulu

Pembetulan :Pemotongan bayaran yang terlebih akan dibuat untuk tuntutan kerja yang akan datang (tuntutan bulan Oktober)

Tindakan Pembetulan :Jadual bayaran kerja akan disediakan untuk memudahkan pembayaran mengikut skop kerja yang dilaksanakan bagi kedua-dua kerja penyelenggaraan bilik bersih dan lift


Keberkesanan :

Pemotongan bayaran masih belum dibuat kerana kontraktor masih belum mengemukakan tuntutan. Jadual bayaran untuk tahun 2015 telah disedikan

Status : BUKA

Tindakan : Ir Nahrowi

i. Item 1.10 dalam skop kerja- sekali setahunii. Item 1.11 – sekali setahuniii. Item 1.12 – sekali setahuniv. Item 2.10, 2.11 – sekali setahunv. Item 3 – sekali setahun

b) Rujuk penjadualan kerja, perkhidmatan yang disenaraikan diatas dijadualkan pada Disember 2014

c) Pesanan rasmi No PR 334321 menunjukkan amaun perkhidmatan untuk setiap bulan adalah sebanyak RM6,706.66

d) Perakuan bayaran Bagi Bulan Jun 2014

a) Kerja-kerja servis & Penyelenggaraan (comprehensive) Tujuh Belas unit Lif Otis Di UKM Bangi

i. Item C – sekali setahunb) Auditee memaklumkan perkhidmatan tersebut perlu dilaksanakan pada

bulan Julai 2014c) Pesanan Rasmi No 334322 menunjukkan amaun perkhidmatan untuk

bulan Januari 2014 – November 2014 sebanyak RM15,158.33 sebulan dan Bulan Disember sebanyak RM15,158.41 sebulan.

d) Perakuan bayaran bagi bulan Mac dan Mei 2014

No. NCR: JPP-PKU04-ZZ-NCR04 Klausa: 7.5.2


Semakan terhadap perakuan bayaran bagi kontrak perkhidmatan servis dan penyelenggaraan sistem pencegah kebakaran di Zon 4 untuk bulan Januari/Februari dan Bulan Mac/April, didapati tidak membuat penolakan bagi sistem-sistem yang tidak diselenggara kerana rosak, tiada bekalan elektrik, pintu berkunci

Bukti Audit:i. Perakuan bayaran dan Arahan Pembayaran serbis bagi bulan

Januari/Februari berjumlah RM7738.50 (bertarikh 11/6/2014)ii. Perakuan bayaran dabn Arahan Pembayaran serbis bagi bulan

Mac/April berjumlah RM7738.50 (bertarikh 1/7/2014)iii. Tuntutan bayaran dari Syarikat Kazara Technic Enterprise bertarikh

10/6/2014iv. Laporan rekod servis dari syarikat Kazara Technic Enterprise

menunjukkan 9 unit sistem tidak diselenggarav. Tuntutan bayaran dari syarikat Kazara Technic Enterprise bertarikh

30/6/2014vi. Laporan rekod servis dari syarikat Kazara Technic Enterprise

menunjukkan 10 unit sistem tidak diselenggara.

Punca Penyebab :Kesilapan adalah disebabkan tersalah anggap bahawa kerosakan tidak perlu dipotong tuntutan bayaran servis kerana kontraktor hadir ke lokasi dan membuat kerja-kerja servis serta membuat laporan keadaan sistem

Pembetulan :Telah buat pemotongan bayaran bagi invois yang tersilap bayar iaitu invois bulan Jan-Feb, Mac-April, serta invois terakhir bulan Mei-Jun. Semua pemotongan dibuat sekaligus dalam tuntutan bayaran bagi bulan Mei-Jun. Disertakan bukti dan surat arahan pemotongan bayaran oleh Ketua Unit Mekanikal

Tindakan Pembetulan :Pemotongan bayaran akan dibuat bagi item yang tidak diserbis untuk tuntutan akan datang


Keberkesanan :Berkesan

Status : TUTUP

NCR JPP

Documents

Transcript of NCR JPP