OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman:...

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN-AKN/P007

Halaman: 1/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA

Tarikh: 03/01/2011

1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Pengurusan Akaun Belum Terima.

2.0 SKOP

Prosedur ini meliputi perkara-perkara berikut dan tidak termasuk pengurusan hutang yuran pelajar UPM :- a) Pengawalan Inbois fizikal b) Pengeluaran Inbois c) Kutipan Bayaran Inbois d) Pemantauan dan Pelaporan Hutang

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

SOK/KEW/GP021/AKN Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter

OPR/BEN/GP017/AKN Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank

OPR/BEN/GP019/AKN Garis Panduan Kawalan Fizikal Inbois

OPR/BEN/GP021/AKN Garis Panduan Pemantauan Hutang

OPR/BEN/AK011/AKN Arahan Kerja Pengeluaran Inbois

OPR/BEN/AK012/AKN Arahan Kerja Pengeluaran Penyata Hutang

OPR/BEN/AK013/AKN Arahan Kerja Pengeluaran Surat Pengesahan Hutang

OPR/BEN/AK014/AKN Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Receivables

OPR/BEN/AK015/AKN Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment)

OPR/BEN/AK016/AKN Arahan Kerja Pengwujudan Fail Induk Penghutang

OPR/BEN/AK032/AKN Arahan Kerja Mengakaunkan Hutang Ragu

OPR/BEN/AK003/BJT Arahan Kerja Pindaan Budget Control (Budget Adjustment)

Minit 50.08 Petikan Minit Jawatankuasa Tetap Kewangan, Menghapuskira Hutang Lapuk UPM

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN:

INBOIS - Bil Hutang yang dikeluarkan melalui Modul Receivables sistem SAGA

PA - Penolong Akauntan



Halaman: 2/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

PB - Penolong Bendahari iaitu Skim Pegawai Kewangan bergred W41 dan W44 dibawah Skim Perkhidmatan SSM

PTK - Pembantu Tadbir Kewangan

SAGA - Standard Accounting For Government Agencies

TB - Timbalan Bendahari iaitu Pegawai Kewangan bergred W48, W52 dan W54 dibawah Skim Perkhidmatan SSM

5.0 TANGGUNGJAWAB

Bendahari, TB, PB, PA dan PTK bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam proses pengurusan Akaun Belum Terima di Universiti Putra Malaysia.



Halaman: 3/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

6.0 CARTA ALIR

Lengkapkan Borang

(BEN/AKN/B005)

Pengeluaran Inbois

(6.2.5)

Terima Borang

(BEN/AKN/B005)

(6.2.1)

MULA

Pengedaran Inbois

(6.3)

TAMAT

Semak

Fail Induk Penghutang

(6.2.3)

Tandatangan Inbois

(6.2.6)

Tandatangan Inbois

(6.2.6)

Batal/Selaras?Kutip Hutang

(6.5)Pantau

(6.6)

TIDAK

YA

TIADA

ADA

Pengwujudan Fail Induk Penghutang

(6.2.4)



Halaman: 4/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Kawalan Inbois Fizikal 7.2.1 Kemukakan tempahan untuk mendapatkan stok inbois kepada Seksyen

Pentadbiran & Pengurusan Kualiti, Pejabat Bendahari. 7.2.2 Rekod dan simpan dengan selamat stok inbois yang diterima Rujuk

Garis Panduan Kawalan Fizikal Inbois (OPR/BEN/GP019/AKN). 7.2.3 Rekod dan simpan dengan selamat stok inbois yang diterima Rujuk

Garis Panduan Kawalan Fizikal Inbois (OPR/BEN/GP019/AKN).

PB/PA

PA/PTK

7.3 Arahan Pengeluaran Inbois 7.3.1 Rekod dan simpan dengan selamat stok inbois yang diterima Rujuk

Garis Panduan Kawalan Fizikal Inbois (OPR/BEN/GP019/AKN). 7.3.2 Terima arahan untuk pengeluaran inbois.

(a) Daripada PTJ melalui Borang Arahan Pengeluaran Inbois/Pelarasan antara PTJ (SOK/KEW/BR045/AKN)

(b) Daripada ketua seksyen melalui memo Arahan Pengeluaran

Inbois/Pelarasan antara PTJ. 7.3.3 Inbois hendaklah dikeluarkan dalam tempoh lima (5) hari bekerja

daripada tarikh terima borang yang lengkap diisi. 7.3.4 Semak samada fail induk Penghutang telah diwujudkan dalam Modul

Receivables sebelum pengeluaran inbois dibuat. 7.3.5 Jika fail induk masih belum ada, wujudkan fail induk mengikut Arahan

Kerja Pengwujudan Fail Induk Penghutang (OPR/BEN/AK016/AKN). 7.3.6 Keluarkan inbois melalui modul Billing. Rujuk Arahan Kerja

Pengeluaran Inbois (OPR/BEN/AK011/AKN). 7.3.7 Pendapatan yang melibatkan kod projek, tindakan menambah

peruntukan di dalam modul Budget perlu dilakukan. Rujuk Arahan

PA/PTK

PB/PA/PTJ

PA/PTK



Halaman: 5/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

Kerja Pindaan Budget Control (Budget Adjustment) (OPR/BEN/AK003/BJT).

7.3.8 Tandatangan dan cop nama pegawai yang diberi kuasa ke atas inbois

yang telah dicetak mengikut had kuasa berikut :- (a) jumlah RM50,000.00 ke atas – TB/PB (b) jumlah kurang daripada RM50,000.00 - PA

7.4 Pengedaran Inbois

7.4.1 Inbois yang telah lengkap hendaklah diedarkan seperti berikut:

(a) salinan asal berwarna putih dan salinan berwarna kuning adalah untuk penghutang;

(b) salinan berwarna biru adalah untuk simpanan PTJ; dan (c) salinan berwarna merah adalah untuk difailkan.

PA/PTK

7.5 Pembatalan/Pelarasan Inbois 7.5.1 Pembatalan/pelarasan inbois akan dibuat diatas sebab-sebab berikut :

(a) Permohonan secara bertulis dari PTJ, (b) kesilapan teknikal (c) makluman daripada penghutang yang telah menjelaskan hutang

setelah mendapat kelulusan Ketua Seksyen.

7.5.2 Lakukan pembatalan/pelarasan inbois mengikut Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment) - (OPR/BEN/AK015/AKN).

PA/PTK

PTJ/ PTK/ PA/ PB

7.6 Kutipan bayaran inbois 7.6.1 Kutipan bayaran untuk menjelaskan inbois diterima secara tunai, wang

pos,kiriman wang, bank deraf, cek bank, kad kredit dan pindahan bank. 7.6.2 Semua terimaan hendaklah diserahkan kepada Kaunter Pelanggan

Pejabat Bendahari 3. Bagi terimaan melalui pindahan bank rujuk Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BEN/GP017/AKN).

7.6.3 Kemaskini terimaan dalam Modul Receivables dan keluarkan resit

rasmi. Rujuk Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter (SOK/KEW/GP021/AKN).

PA/PTK



Halaman: 6/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

7.7 Tuntutan dan Pemantauan

7.7.1 Surat Peringatan akan dikeluarkan mengikut tempoh yang ditetapkan

dengan merujuk kepada Garis Panduan Pemantauan Hutang (OPR/BEN/GP021/AKN).

7.7.2 Laporan Hutang Mengikut PTJ hendaklah dikeluarkan setiap tiga bulan

sekali dan diedarkan kepada PTJ untuk makluman dan tindakan pemantauan dan tuntutan.

7.7.3 Surat Pengesahan Hutang dan Penyata Hutang Tertunggak hendaklah

dikeluarkan pada bulan Januari setiap tahun dan diedarkan kepada penghutang untuk tujuan pengesahan audit. Rujuk Arahan Kerja Pengeluaran Surat Pengesahan Hutang (OPR/BEN/AK013/AKN) dan Arahan Kerja Pengeluaran Penyata Hutang (OPR/BEN/AK012/AKN)

7.7.4 Laporan Hutang Mengikut Umur hendaklah dikeluarkan setiap bulan

sebagai penyata sokongan kepada Akaun Kawalan Penghutang (rujuk Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Receivables (OPR/BEN/AK014/AKN) dan untuk tujuan mengakaunkan peruntukan hutang ragu setiap akhir tahun. Rujuk Arahan Kerja Mengakaunkan Hutang Ragu (OPR/BEN/AK032/AKN).

PA/PTK/PTJ

PA/PTK

PA

7.8 Tamat



Halaman: 7/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

1. OPR/BEN/BD022/AKN

Daftar Stok Inbois

PTK

PA/PTK Seksyen Pengurusan Hasil

3 Tahun

PB

2. OPR/BEN/BD030/AKN

Daftar Penyerahan Laporan Penutupan Resit Harian

PTK PA/PTK Seksyen Pengurusan Hasil

2 Tahun

PB

3. UPM/BEN/SHA/06/18/TAHUN

Fail Salinan Inbois - Salinan Inbois Merah - Borang

SOK/KEW/BR045/AKN kecuali yang dikeluakan oleh Seksyen Pengurusan Hasil

- Billing Invoice Report

PA/PTK PA/PTK Seksyen Pengurusan Hasil

7 Tahun

Arkib


Laporan Hutang Mengikut Umur (My Aged Debtors) – Tahunan

PA PA Seksyen Pengurusan Hasil

7 Tahun

Arkib


Laporan Hutang Mengikut Umur (My Aged Debtors) – Bulanan


3 Tahun

Arkib


Penyata Hutang Tertunggak


3 Tahun

PA/PTK


Surat Pengesahan Hutang

PA/PTK PTK Seksyen Pengurusan Hasil

7 Tahun

PA/PTK


Surat Peringatan


7 Tahun

PB



Halaman: 8/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011


Laporan AR Invoice Audit Trail - AR Control Reconciliation


7 Tahun

PB


Laporan Hutang Mengikut PTJ


7 Tahun

PB



Halaman: 9/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tarikh: 03/01/2011

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan Bendahari WP 03/01/2011

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman:...

Documents

Transcript of OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman:...