Panduan Pengguna Selenggara Sandangan - …eghrmis.gov.my/docs/pdf/msistem/panduan-pengguna...dan...

PANDUAN PENGGUNA

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANGEMENT INFORMATION SYSTEM)

MODUL PROFIL PERKHIDMATAN ***

SELENGGARA SANDANGAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA 2012

PANDUAN PENGGUNA- PROFIL PERKHIDMATAN DAN SANDANGAN Versi: F1.1

Selenggara Sandangan Tarikh pengemaskinian terkini: 26/07/2012 Mukasurat 2

© Kerajaan Malaysia 2012 Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan Projek Kerajaan Elektronik – Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia sahaja. Tiada sebahagian atau kesemuanya penerbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia.



KANDUNGAN

1.1 SELENGGARA SANDANGAN .......................................................... 4 1.3.1 Selenggara Sandangan Melalui Jawatan Sebenar ............... 7

1.3.1.1 Paparan Sandangan Terkini Jawatan Sebenar ....................... 12 1.3.1.2 Paparan Sejarah Sandangan Jawatan Sebenar ..................... 15 1.3.1.3 Kemaskini Status Kekosongan Jawatan .................................... 18

1.3.1.3.1 Tambah Status Kekosongan Jawatan ......................................... 20 1.3.1.3.2 Kemaskini Status Kekosongan Jawatan ...................................... 22 1.3.1.3.3 Hapus Status Kekosongan Jawatan ............................................ 24

1.3.2 Selenggara Sandangan Melalui Pemilik Kompetensi ........ 26 1.3.2.1 Paparan Sandangan Terkini Pemilik Kompetensi ................... 29 1.3.2.2 Wujudkan Rekod Sandangan Pemilik Kompetensi ................. 31 1.3.2.3 Paparan Sejarah Sandangan Pemilik Kompetensi .................. 35 1.3.2.4 Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau Pemilik Kompetensi ... 38

1.3.2.4.1 Kemaskini Sandangan Pemilik Kompetensi .................................. 40 1.3.2.4.1.1 Kemaskini Sejarah Status Sandangan Pemilik Kompetensi……43

1.3.2.5 Carian Pemilik Kompetensi ...................................................... 53 1.3.2.6 Carian Skim Perkhidmatan ...................................................... 57 1.3.2.7 Carian Unit Organisasi ............................................................. 60 1.3.2.8 Carian Jawatan Sebenar ......................................................... 63

1.3.2.8.1 Carian Melalui Jawatan Sebenar ................................................. 64 1.3.2.8.2 Carian Melalui Pemilik Kompetensi (Sandangan Terkini) ............ 67

1.3.3 Selenggara Sejarah Perkhidmatan ...................................... 70 1.3.3.1 Mengemaskini Sejarah Perkhidmatan Sedia Ada ................... 72 1.3.3.2 Menyalin Sejarah Perkhidmatan Dari Sandangan HRMIS ...... 73 1.3.3.3 Menambahkan Sejarah Perkhidmatan .................................... 74 1.3.3.4 Menghapuskan Sejarah Perkhidmatan .................................... 75



1.1 SELENGGARA SANDANGAN

Fungsi Selenggara Sandangan membolehkan pengguna merekod dan menerangkan hubungan di antara suatu Jawatan Sebenar dan seseorang Pemilik Kompetensi. Sandangan mempunyai tempoh ertentu, iaitu dari tarikh kuatkuasa hingga tarikh luput. Melalui fungsi ini pengguna boleh melihat rekod sandangan semasa dan lampau, mewujud sandangan baru, mengemaskini atau menghapus sandangan yang sedia ada.

Pengguna:

• [12][1204][062] - Engagement Administrator (Service Profile) Pengguna boleh mencapai skrin Selenggara Sandangan dengan mengikuti langkah-langkah yang diterangkan di mukasurat berikut. Langkah-langkah:

1. Dari Laman Utama Sistem Maklumat Pengurusan Sumber

Manusia, klik Pentadbiran Sistem.

Klik Pentadbiran Sistem



2. Dari skrin Pentadbiran Sistem, klik Penyelenggaraan Rekod

3. Pengguna akan melihat skrin Penyelenggaraan Rekod. Klik Profil Perkhidmatan.

Klik Pentadbiran Sistem

Klik Profil Perkhidmatan



4. Pengguna akan melihat skrin Profil Perkhidmatan. Dari menu ini, klik Selenggara Sandangan.

5. Pengguna akan melihat Menu Selenggara Sandangan.

6. Dari skrin ini pengguna boleh mendapatkan fungsi-fungsi berikut: • Paparan Sandangan Melalui Jawatan Sebenar (lihat

Seksyen 1.1.1) • Selenggara Sandangan Melalui Pemilik Kompetensi (lihat

Seksyen 1.1.2) • Selenggara Sejarah Perkhidmatan (lihat Seksyen 1.1.3)

Menu Selenggara Sandangan

Klik Selenggara Sandangan



1.3.1 Selenggara Sandangan Melalui Jawatan Sebenar Fungsi ini membolehkan pengguna melihat rekod sandangan semasa, status sandangan dan sejarah sandangan bagi sesuatu Jawatan Sebenar. Pengguna boleh mencapai skrin Paparan Sandangan dengan mengikuti langkah-langkah berikut.:- Langkah-langkah: 1. Dari Menu Selenggara Sandangan, klik Melalui Jawatan Sebenar.

1. Pengguna akan melihat skrin Paparan Sandangan. Klik Cari.

Klik Melalui Jawatan Sebenar

Klik Cari



2. Pengguna akan melihat skrin Carian Jawatan Sebenar.

3. Dari skrin ini pengguna boleh memilih untuk membuat carian melalui:

• Jawatan Sebenar: Tidak perlu klik pada butang berkenaan kerana pilihan telah dibuat secara default oleh sistem

• Pemilik Kompetensi (Sandangan Terkini): Sila klik pada butang berkenaan sekiranya pilihan carian adalah melalui pemilik kompetensi

4. Jika pilihan carian adalah melalui Jawatan Sebenar, terus ke

Langkah 7.



5. Isikan maklumat berikut, jika diketahui. Jika tidak, terus ke Langkah 8.

• Kod Jawatan Sebenar • Nama Jawatan Sebenar • Kod Jawatan Standard • Nama Jawatan Standard • Kod Unit Organisasi: Guna fungsi Cari • Nama Unit Organisasi: Akan diisi oleh sistem berdasarkan

Kod Unit Organisasi yang dipilih • Kod Skim Perkhidmatan: Guna fungsi Cari • Nama Skim Perkhidmatan: Akan diisi oleh sistem

berdasarkan Kod Skim Perkhidmatan yang dipilih • Klasifikasi Perkhidmatan: Pilih dari senarai drop-down • Kumpulan Perkhidmatan: Pilih dari senarai drop-down • Status Kekosongan: Pilih dari senarai drop-down • Gred Maksimum • Gred Minimum

6. Klik Teruskan.



9. Pengguna akan melihat skrin Keputusan Carian: Jawatan Sebenar yang mengandungi senarai Jawatan Sebenar berdasarkan kriteria carian yang telah diisi di Langkah 7. Jika tiada maklumat diisi, semua Jawatan Sebenar dalam pangkalan data akan disenaraikan.

10. Klik butang untuk Jawatan Sebenar yang dikehendaki.

Contoh: F-PP-001-001-101-108-01-00004 Ketua Penolong Pengarah, PSM Gred F48 (Instalasi)

11. Pengguna akan kembali ke skrin Paparan Sandangan dengan Kod

dan Nama Jawatan Sebenar telah diisi oleh sistem.

12. Dari skrin ini pengguna boleh melihat paparan-paparan berikut:

• Paparan Sandangan Semasa Jawatan Sebenar: Untuk melihat maklumat sandangan semasa untuk Jawatan Sebenar berkenaan.

Klik butang untuk Jawatan Sebenar yang dikehendaki

Klik pada pautan Kod Jawatan Sebenar untuk Paparan Maklumat Jawatan Sebenar, jika perlu.

Kod dan Nama Jawatan Sebenar yang telah diisi



• Paparan Sejarah Sandangan Jawatan Sebenar: Untuk melihat sejarah sandangan untuk Jawatan Sebenar berkenaan.

• Kemaskini Status Kekosongan Jawatan: Untuk melihat dan mengemaskini status kekosongan jawatan .

13. Lihat seksyen-seksyen berkenaan untuk keterangan selanjutnya.



1.3.1.1 Paparan Sandangan Terkini Jawatan Sebenar Operasi ini membolehkan pengguna melihat paparan sandangan terkini bagi sesuatu Jawatan Sebenar. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Paparan Sandangan, klik Paparan Sandangan Terkini

Jawatan Sebenar.

2. Pengguna akan melihat skrin Sandangan Terkini Jawatan Sebenar.

Klik Paparan Sandangan Terkini Jawatan Sebenar

Klik Teruskan



3. Isikan Tarikh Paparan yang dikehendaki untuk melihat rekod sandangan Pemilik Kompetensi (Guna fungsi Kalendar). (Nilai Default: Tarikh Semasa).

Contoh: 22/08/2006

4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Paparan Sandangan Terkini Jawatan

Sebenar yang menunjukkan maklumat terperinci sandangan berkenaan pada tarikh yang telah diisi.

6. Skrin ini mengandungi maklumat berikut.

• ID Sandangan • ID Pemilik Kompetensi (COID) • Nama Pemilik Kompetensi • Tarikh Kuatkuasa Sandangan • Tarikh Lupus Sandangan • Senarai Status Sandangan dengan maklumat berikut:

• Kod Status Sandangan • Status Sandangan • Tarikh Kuatkuasa • Tarikh Lupus

7. Klik Batal untuk keluar dari skrin.



8. Pengguna akan kembali ke skrin Sandangan Semasa Jawatan Sebenar.

9. Klik Keluar untuk keluar dari skrin.

Klik Keluar



1.3.1.2 Paparan Sejarah Sandangan Jawatan Sebenar Operasi ini membolehkan pengguna melihat paparan sandangan semasa bagi sesuatu Jawatan Sebenar. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Paparan Sandangan bagi Jawatan Sebenar yang telah

dipilih, klik Paparan Sejarah Sandangan Jawatan Sebenar .

2. Pengguna akan melihat skrin Paparan Sejarah Sandangan Jawatan Sebenar yang mengandungi Senarai Paparan Sejarah Sandangan Jawatan Sebenar yang dipilih.

Klik Paparan Sejarah Sandangan Jawatan Sebenar

Klik ID yang dikehendaki



3. Dari skrin ini, klik ID Sandangan yang dikehendaki.

Contoh: 666197 4. Pengguna akan melihat skrin Paparan Maklumat Sandangan

Jawatan Sebenar yang mengandungi Senarai Status Sandangan bagi Jawatan Sebenar berkenaan.

5. Skrin ini mengandungi maklumat berikut:

• Kod Jawatan Sebenar • Nama Jawatan Sebenar • ID Sandangan • COID • Nama Pemilik Sandangan • Tarikh Kuatkuasa Sandangan • Tarikh Lupus Sandangan • Senarai Status Sandangan dengan maklumat berikut:

• Kod Status Sandangan • Status Sandangan • Tarikh Kuatkuasa • Tarikh Lupus

6. Klik Keluar untuk keluar dari skrin ini.



7. Pengguna akan kembali ke skrin Paparan Sejarah Sandangan Jawatan Sebenar yang mengandungi skrin Senarai Paparan Sejarah Sandangan Jawatan Sebenar.

8. Klik Keluar untuk keluar dari skrin.

Klik Keluar



1.3.1.3 Kemaskini Status Kekosongan Jawatan Operasi ini membolehkan pengguna mengemaskini status kekosongan Jawatan Sebenar yang sedia ada.

Langkah-langkah: 1. Dari skrin Paparan Sandangan bagi Jawatan Sebenar yang telah

dipilih, klik Kemaskini Status Kekosongan Jawatan.

2. Pengguna akan melihat skrin Selenggara Status Kekosongan

Jawatan Sebenar yang mengandungi Senarai Sandangan Pemilik Kompetensi dan Senarai Status Kekosongan bagi Jawatan Sebenar yang dipilih.

Klik Kemaskini Status Kekosongan Jawatan



3. Dari skrin Senarai Status Kekosongan, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

• Tambah Status Kekosongan Jawatan • Kemaskini Status Kekosongan Jawatan • Hapus Status Kekosongan Jawatan




1.3.1.3.1 Tambah Status Kekosongan Jawatan

Operasi ini membolehkan pengguna menambah status Kekosongan bagi sesuatu Jawatan Sebenar.

Langkah-langkah: 1. Dari skrin Senarai Status Kekosongan, klik Tambah.

2. Pengguna akan melihat skrin Tambah Status Kekosongan Jawatan.

3. Isikan maklumat-maklumat berikut: • Status Kekosongan Jawatan: Pilih dari senarai drop-down • Pemilik Kompetensi (sekiranya pengguna memilih Status

Kekosongan Jawatan: ‘Diisi’) • Tarikh Kuatkuasa • Tarikh Tamat • Sebab Kekosongan: Pilih dari senarai drop-down

4. Rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang telah diiisi.

5. Klik Simpan untuk menyimpan maklumat.

6. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan. Klik Yes untuk menambah rekod, atau klik No untuk membatalkan operasi.

7. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman berikut.

Isikan maklumat

Klik Simpan



8. Klik OK. 9. Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Pihak Berkuasa Melantik,

yang menunjukkan rekod yang baru ditambah.


Rekod yang baru ditambah



1.3.1.3.2 Kemaskini Status Kekosongan Jawatan

Operasi ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat status kekosongan bagi sesuatu Jawatan Sebenar.

Langkah-langkah: 1. Dari skrin Selenggara Status Kekosongan Jawatan Sebenar – Senarai

Status Kekosongan, klik Kemaskini untuk mengemaskini maklumat yang telah ditambah.

2. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan. Klik Yes untuk mengemaskini rekod atau klik No untuk membatalkan operasi.

3. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman berikut.

Klik Kemaskini



4. Klik OK. 5. Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Status Kekosongan yang

menunjukkan maklumat yang telah dikemaskini.




1.3.1.3.3 Hapus Status Kekosongan Jawatan

Operasi ini membolehkan pengguna menghapus rekod bagi Status Kekosongan Jawatan Sebenar yang tidak diperlukan dari senarai.

Langkah-langkah: 1. Dari skrin Dari skrin Selenggara Status Kekosongan Jawatan Sebenar –

Senarai Status Kekosongan. Klik di petak untuk maklumat yang hendak dihapuskan, atau

2. Klik di petak utama sekiranya pengguna hendak menghapuskan semua

maklumat yang ada.

3. Klik Hapus.

Klik di petak yang dikehendaki

Klik Hapus



4. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan. Klik Yes untuk meneruskan operasi, atau klik No untuk membatalkan operasi.

5. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman.

6. Klik OK.

7. Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Status Kekosongan, yang

menunjukkan operasi Hapus telah selesai dilakukan.




1.3.2 Selenggara Sandangan Melalui Pemilik Kompetensi

Operasi ini membolehkan pengguna mewujudkan sandangan untuk seseorang Pemilik Kompetensi, mengemaskini maklumat sandangan semasa atau sandangan lampau serta menghapuskan sandangan sedia ada. Pengguna juga boleh melihat sejarah sandangan seseorang Pemilik Kompetensi berdasarkan pilihan kriteria yang tertentu.

Pengguna boleh mencapai skrin Selenggara Sandangan Melalui Pemilik Kompetensi dengan mengikuti langkah-langkah berikut.

Langkah-langkah: 1. Dari Menu Selenggara Sandangan, klik Melalui Pemilik Kompetensi.


Klik Melalui Pemilik Kompetensi



2. Pengguna akan melihat skrin Selenggara Sandangan Melalui Pemilik Kompetensi.

Rajah 2.3.2-2: Skrin Selenggara Sandangan Melalui Pemilik Kompetensi

3. Isikan maklumat-maklumat berikut, jika perlu. Jika tidak, gunakan fungsi

Cari untuk mendapatkan maklumat berkenaan.

• No KP/Polis/Tentera • ID Pemilik Kompentensi • Nama Pemilik Kompetensi

Contoh: Isi 6168 di ruang ID Pemilik Kompetensi

4. Tekan kekunci Enter atau Tab.



5. Pengguna akan melihat skrin Selenggara Sandangan Melalui Pemilik Kompetensi maklumat Pemilik Kompetensi telah diisi.

6. Dari skrin ini pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

• Paparan Sandangan Terkini Pemilik Kompetensi: Untuk melihat maklumat sandangan semasa untuk Pemilik Kompetensi berkenaan.

• Wujudkan Rekod Sandangan Pemilik Kompetensi: Untuk mewujudkan rekod sandangan baru untuk Pemilik Kompetensi berkenaan.

• Paparan Sejarah Sandangan Pemilik Kompetensi: Untuk melihat sejarah sandangan untuk Pemilik Kompetensi berkenaan.

• Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau Pemilik Kompetensi: Untuk mengemaskini sandangan sedia ada untuk Pemilik Kompetensi berkenaan.



1.3.2.1 Paparan Sandangan Terkini Pemilik Kompetensi Operasi ini membolehkan pengguna melihat paparan sandangan terkini bagi pemilik kompetensi yang dikehendaki. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Selenggara Sandangan Melalui Pemilik Kompetensi, klik

Paparkan Sandangan Terkini Pemilik Kompetensi.

2. Pengguna akan melihat skrin Sandangan Terkini Pemilik Kompetensi.

3. Isikan Tarikh Paparan yang dikehendaki untuk melihat rekod

sandangan. Guna fungsi Kalendar. Contoh: 23/8/2006

4. Klik Teruskan.

Klik Paparkan Sandangan Terkini Pemilik Kompetensi

Gunakan fungsi Kalendar untuk mengisi Tarikh Paparan



5. Pengguna akan melihat skrin Paparan Sandangan Terkini Pemilik

Kompetensi yang mengandungi senarai status sandangan bagi Jawatan Sebenar yang sedang disandang.




1.3.2.2 Wujudkan Rekod Sandangan Pemilik Kompetensi Operasi ini membolehkan pengguna untuk mewujudkan rekod sandangan baru bagi Pemilik Kompetensi. Langkah-Langkah:

1. Dari skrin Selenggara Sandangan Melalui Pemilik Kompetensi, klik

Wujudkan Rekod Sandangan Pemilik Kompetensi.

Klik Wujudkan Rekod Sandangan Baru Pemilik Kompetensi



2. Pengguna akan melihat skrin Wujudkan Sandangan Baru Untuk Pemilik Kompetensi.

3. Isikan maklumat-maklumat berikut:

• Kod Jawatan Sebenar: Guna fungsi Cari untuk mendapatkan Kod Jawatan Sebenar

• Nama Jawatan Sebenar: Akan diisi oleh sistem berdasarkan Kod Jawatan Sebenar yang dipilih

• Tarikh Kuatkuasa Sandangan • Tarikh Luput Sandangan • Kod Status Sandangan: Pilih dari senarai drop-down

4. Rajah dibawah menunjukkan contoh maklumat yang telah diisi.

5. Klik Hantar.

Klik Hantar



6. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan.

7. Klik Yes untuk menambah rekod, atau klik No untuk membatalkan

operasi. 8. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman berikut.

9. Klik OK. 10. Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau

Pemilik Kompetensi.



11. Lihat Seksyen 1.3.2.4 untuk melaksanakan operasi Kemaskini

Tarikh Sandangan Lampau Pemilik Kompetensi. 12. Klik Batal untuk keluar daripada skrin.




1.3.2.3 Paparan Sejarah Sandangan Pemilik Kompetensi Operasi ini membolehkan pengguna untuk melihat paparan Sejarah Sandangan bagi Pemilik Kompetensi yang berkenaan. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Selenggara Sandangan Untuk Pemilik Kompetensi, klik

Paparan Sejarah Sandangan Pemilik Kompetensi.

Klik Paparan Sejarah Sandangan Pemilik Kompetensi



2. Pengguna akan melihat skrin Paparan Senarai Sejarah Sandangan Pemilik Kompetensi yang mengandungi senarai sandangan semasa dan lampau untuk Pemilik Kompetensi berkenaan.

3. Dari skrin ini, klik ID Sandangan yang dikehendaki. Contoh: 666226

Klik ID Sandangan yang dikehendaki



4. Pengguna akan melihat skrin Paparan Maklumat Sandangan Jawatan Sebenar yang mengandungi senarai status untuk sandangan yang dipilih.

5. Klik Keluar untuk keluar dari skrin ini.



1.3.2.4 Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau Pemilik Kompetensi

Operasi ini membolehkan pengguna untuk mengemaskini maklumat sandangan lampau seseorang Pemilik Kompetensi yang berkenaan. Langkah-Langkah: 1. Dari skrin Selenggara Sandangan Untuk Pemilik Kompetensi, klik

Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau Pemilik Kompetensi.

Klik Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau Pemilik Kompetensi



2. Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau Pemilik Kompetensi.


• Wujud Sandangan Baru Untuk Pemilik Kompetensi: Rujuk Seksyen 1.3.2.2 sebagai contoh untuk melakukan operasi ini

• Kemaskini Sandangan Pemilik Kompetensi: lihat Seksyen 1.3.2.4.1

• Hapus Sandangan Pemilik Kompetensi: Rujuk Seksyen 1.3.2.4.3 sebagai contoh untuk melaksanakan operasi ini




1.3.2.4.1 Kemaskini Sandangan Pemilik Kompetensi Operasi membolehkan pengguna mengemaskini sandangan bagi Pemilik Kompetensi yang sedia ada atau baru. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau Pemilik

Kompetensi, pengguna boleh mengemaskini maklumat-maklumat berikut, sekiranya perlu.

• ID Sandangan (lihat Seksyen 1.3.2.4.1.1) • Kod Jawatan Sebenar (lihat Seksyen 1.3.1.3 sebagai contoh

untuk melaksanakan operasi ini) • Tarikh Kuatkuasa Sandangan: Guna fungsi Kalendar • Tarikh Luput Sandangan: Guna fungsi Kalendar

2. Kemaskini maklumat Tarikh Lupus Sandangan yang dikehendaki. Contoh: Tukar 16/08/2008 kepada ‘22/08/2006’

3. Klik Kemaskini.

Kemaskini Tarikh

Klik Kemaskini



4. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan.

5. Klik Yes untuk mengemaskini rekod, atau klik No untuk membatalkan

operasi.


7. Klik OK.



8. Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau Pemilik Kompetensi seperti di Rajah 2.3.2.4.2-4 yang menunjukkan tarikh yang telah dikemaskini.

9. Klik Batal untuk keluar daripada skrin.

Tarikh yang telah dikemaskini



1.3.2.4.1.1 Kemaskini Sejarah Status Sandangan Pemilik Kompetensi

Operasi ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat sejarah Status Sandangan Pemilik Kompetensi. Langkah-Langkah:

1. Dari skrin Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau Pemilik

Kompetensi, klik pada pautan ID Sandangan yang dikehendaki.

Contoh: 688935

2. Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Sejarah Status Sandangan

Pemilik Kompetensi yang mengandungi senarai sejarah status sandangan bagi Pemilik Kompetensi yang sedang disandang.


• Tambah Sejarah Status Sandangan Pemilik Kompetensi (lihat Seksyen 1.3.2.4.1.1.1)

Klik ID Sandangan



• Kemaskini Sejarah Status Sandangan Pemilik Kompetensi (lihat Seksyen 1.3.2.4.1.1.2)

• Hapus Sejarah Status Sandangan Pemilik Kompetensi (lihat Seksyen 1.3.2.4.1.1.3)




1.3.2.4.1.1.1 Tambah Sejarah Status Sandangan Pemilik Kompetensi Operasi ini membolehkan pengguna menambah sejarah status sandangan Pemilik Kompetensi. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Kemaskini Sejarah Status Sandangan Pemilik

Kompetensi, klik Tambah.

2. Pengguna akan melihat skrin Tambah Status Sandangan Baru.

Klik Tambah



3. Dari skrin ini, isikan maklumat-maklumat berikut:

• Tarikh Paparan • Kod Status Sandangan: Pilih dari senarai drop-down • Status Sandangan: Akan diisi oleh sistem berdasarkan Kod

Status Sandangan yang dipilih • Tarikh Kuatkuasa Status Sandangan: Guna fungsi

Kalendar • Tarikh Luput Status Sandangan: Guna fungsi Kalendar

(Nilai Default: 31/12/9999)

4. Rajah dibawah yang menunjukkan contoh maklumat yang telah diisi.

Rajah 2.3.2.4.1.1.1-5: Sambungan Skrin Tambah Status Sandangan Baru Yang Telah Diisi 5. Klik Hantar. 6. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan.



7. Klik Yes untuk menambah rekod, atau klik No untuk membatalkan operasi.


9. Klik OK.

10. Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Sejarah Status Sandangan Pemilik Kompetensi yang menunjukkan rekod yang baru ditambah.




1.3.2.4.1.1.2 Kemaskini Sejarah Status Sandangan Pemilik Kompetensi

Operasi ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat sejarah status sandangan bagi Pemilik Kompetensi yang dikehendaki. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Kemaskini Sejarah Status Sandangan Pemilik

Kompetensi, kemaskini mana-mana tarikh yang dikehendaki:

• Tarikh Kuatkuasa • Tarikh Luput

Contoh: Tukarkan Tarikh Luput 31/12/2000 kepada ‘31/01/2001’

Kemaskini Tarikh Luput



2. Rajah dibawah menunjukkan contoh kemaskini yang telah dibuat.

3. Klik Kemaskini. 4. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan.

5. Klik Yes untuk mengemaskini rekod atau klik No untuk membatalkan operasi.


7. Klik OK. 8. Pengguna akan kembali ke skrin Paparan Sejarah Status

Sandangan Pemilik Kompetensi yang menunjukkan tarikh yang telah dikemaskini.

Rekod yang dikemaskini

Klik Kemaskini



1.3.2.4.1.1.3 Hapus Sejarah Status Sandangan Pemilik Kompetensi

Operasi ini membolehkan pengguna untuk menghapus rekod sejarah sandangan pemilik kompetensi yang tidak sesuai. Langkah-langkah:

1. Dari skrin Kemaskini Sejarah Status Sandangan Pemilik

Kompetensi, klik di petak untuk rekod yang hendak dihapus.

2. Klik Hapus. 3. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan.

4. Klik Yes untuk menghapus rekod atau klik No untuk membatalkan

operasi.

Klik petak untuk rekod yang hendak dihapus

Klik Hapus




6. Klik OK. 7. Pengguna akan kembali ke skrin Kemaskini Sejarah Status

Sandangan Pemilik Kompetensi.




1.3.2.5 Carian Pemilik Kompetensi

Fungsi Cari Pemilik Kompetensi membolehkan pengguna mendapatkan butiran Pemilik Kompetensi dari skrin Selenggara Sandangan Melalui Pemilik Kompetensi. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan butiran berkenaan. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Selenggara Sandangan Melalui Pemilik Kompetensi, klik

Cari .

Klik Cari



2. Pengguna akan melihat skrin Cari Pemilik Kompetensi.

3. Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau

sebahagiannya, jika diketahui. Jika tidak, terus ke Langkah 5.

• ID Pemilik Kompetensi • No. Kad Pengenalan Pemilik Kompetensi • No. Pasport Pemilik Kompetensi • Nama Pemilik Kompetensi • Kod Skim Perkhidmatan: Gunakan fungsi Cari untuk

mendapatkan kod Skim Perkhidmatatn. • Unit Organisasi Jawatan Sebenar Unit Organisasi:

Gunakan fungsi Cari untuk mendapatkan Kod Unit Organisasi • Pemilik Kompetensi Yang Mempunyai Sandangan/ Pemilik

Kompetensi Tanpa Sandangan (klik pada butang pilihan yang dikehendaki)

Contoh: Isikan sarpin* di ruang maklumat Nama

Pemilik Kompetensi dan F-PP-001 di ruang Kod Skim Perkhidmatan

Klik Teruskan



4. Rajah dibawah menunjukkan contoh sebahagian maklumat yang telah

diisi.

5. Klik Teruskan.

6. Pengguna akan melihat skrin Senarai Pemilik Kompetensi yang

mengandungi senarai Pemilik Kompetensi berdasarkan kriteria carian yang diisi di Langkah 3. Jika tiada maklumat diisi, kesemua Pemilik Kompetensi di dalam pangkalan data akan disenaraikan.

7. Klik butang pilihan yang dikehendaki.

Contoh:139170

Klik Teruskan

Klik Butang Pilihan yang dikehendaki



8. Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Sandangan Melalui Pemilik Kompetensi yang menunjukkan maklumat Pemilik Kompetensi telah diisi berdasarkan pilihan di Langkah 7.

9. Kembali ke operasi asal untuk langkah-langkah seterusnya.

Maklumat bagi Pemilik Kompetensi telah diisi



1.3.2.6 Carian Skim Perkhidmatan

Fungsi Cari Skrim Perkhidmatan membolehkan pengguna mendapatkan kod Skim Perkhidmatan dari skrin Carian Pemilik Kompetensi. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan butiran berkenaan. Langkah-langkah:

1. Dari skrin Carian Pemilik Kompetensi, klik Cari.

2. Pengguna akan melihat skrin Cari Skim Perkhidmatan.

3. Isikan maklumat-maklumat berikut, jika diketahui. Jika tidak, terus ke Langkah 5.

• Kod Skim Perkhidmatan: Isikan kod Skim Perkhidmatan

secara keseluruhan atau sebahagiannya • Nama Skim Perkhidmatan: Isikan nama Skim Perkhidmatan

secara keseluruhan atau sebahagiannya • Klasifikasi Perkhidmatan: Pilih dari senarai drop-down

Klik Cari

Klik Teruskan



• Kumpulan Perkhidmatan: Pilih dari senarai drop-down Contoh: Isikan F-Sistem Maklumat di ruang maklumat

Klasifikasi Perkhidmatan dan PP- Kumpulan Pengurusan dan Profesional di ruang Kumpulan Perkhidmatan

4. Rajah dibawah menunjukkan contoh maklumat yang diisi.

5. Klik Teruskan. 6. Pengguna akan melihat skrin Senarai Carian: Skim Perkhidmatan

yang mengandungi senarai Skim Perkhidmatan berdasarkan kriteria carian yang diisi di Langkah 3. Jika tiada maklumat diisi, kesemua Skim Perkhidmatan di dalam pangkalan data akan disenaraikan.

7. Klik pada pautan Kod Skim Perkhidmatan yang dikehendaki. Contoh: F-PP-001

8. Pengguna akan kembali ke skrin Carian Pemilik Kompetensi yang

menunjukkan ruang maklumat Kod dan Nama Skim Perkhidmatan telah diisi oleh sistem berdasarkan pilihan di Langkah 7.

Contoh maklumat yang diisi

Klik Kod yang dikehendaki





Kod dan Nama Skim Perkhidmatan yang telah diisi



1.3.2.7 Carian Unit Organisasi

Fungsi Cari Unit Organisasi membolehkan pengguna mendapatkan maklumat Unit Organisasi dari skrin Carian Pemilik Kompetensi. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan butiran berkenaan. Langkah-langkah:

1. Dari skrin Carian Pemilik Kompetensi, klik Cari.

2. Pengguna akan melihat skrin Carian Unit Organisasi.

Klik Cari

Klik Teruskan



3. Isikan maklumat-maklumat berikut, jika diketahui. Jika tidak, terus ke Langkah 5.

• Kod Unit Organisasi: Isi kod secara keseluruhan atau

sebahagiannya • Nama Unit Organisasi: Isi kod secara keseluruhan atau

sebahagiannya • Nama Agensi Kumpulan Unit Organisasi: Pilih dari senarai

drop-down • Tahap Unit Organisasi • Kategori Unit Organisasi: Pilih dari senarai drop-down

Contoh: Isikan Perkhidmatan Awam Persekutuan di ruang

maklumat Nama Kumpulan Agensi, Jabatan di ruang Kategori Unit Organisasi dan Jabatan Perkhidmatan Awam di ruang Nama Unit Organisasi


5. Klik Teruskan. 6. Pengguna akan melihat skrin Hasil Carian - Unit Organisasi yang

mengandungi senarai Unit Organisasi berdasarkan kriteria carian yang diisi di Langkah 3. Jika tiada maklumat diisi, kesemua Unit Organisasi di dalam pangkalan data akan disenaraikan.

Contoh maklumat-maklumat yang diisi

Contoh maklumat-maklumat yang diisi



7. Klik pada pautan Kod Unit Organisasi yang dikehendaki.

Contoh: PAP02-101-108-00-00-00-00-0000

8. Pengguna akan kembali ke skrin Carian Pemilik Kompetensi yang menunjukkan Kod dan Nama Unit Organisasi telah diisi oleh sistem.


Klik Kod yang dikehendaki

Kod dan Nama Unit Organisasi yang telah diisi



1.3.2.8 Carian Jawatan Sebenar Fungsi Cari Jawatan Sebenar membolehkan pengguna mendapatkan Kod dan Nama Jawatan Sebenar dari skrin Wujudkan Sandangan Baru Untuk Pemilik Kompetensi. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan butiran berkenaan. 1. Dari skrin Wujudkan Sandangan Baru Untuk Pemilik Kompetensi,

klik Cari.

2. Pengguna akan melihat skrin Carian Jawatan Sebenar.

3. Dari skrin ini, pengguna mempunyai pillihan untuk membuat carian

samada melalui Jawatan Sebenar atau Pemilik Kompetensi.

• Jawatan Sebenar (default skrin – lihat Seksyen 1.3.2.8.1) • Pemilik Kompetensi (Sandangan Terkini) (lihat Seksyen

1.3.2.8.2) 4. Lihat seksyen-seksyen berkenaan untuk keterangan selanjutnya.

Klik Cari



1.3.2.8.1 Carian Melalui Jawatan Sebenar

Fungsi Cari melalui Jawatan Sebenar membolehkan pengguna mendapatkan Kod dan Nama Jawatan Sebenar dari skrin Carian Jawatan Sebenar. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan butiran berkenaan. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Carian Jawatan Sebenar, pengguna akan melihat skrin

default Carian Melalui Jawatan Sebenar.



2. Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau sebahagiannya, jika diketahui. Jika tidak, terus ke Langkah 4.

• Kod Jawatan Sebenar • Nama Jawatan Sebenar • Kod Jawatan Standard • Nama Jawatan Standard • Kod Unit Organisasi • Nama Unit Organisasi • Kod Skim Perkhidmatan • Nama Skim Perkhidmatan • Klasifikasi Perkhidmatan: Pilih dari senarai drop-down • Kumpulan Perkhidmatan: Pilih dari senarai drop-down • Status Kekosongan: Pilih dari senarai drop-down • Gred Maksimum • Gred Minimum


4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Keputusan Carian-Jawatan Sebenar

yang mengandungi senarai Jawatan Sebenar berdasarkan kriteria carian yang diisi di Langkah 2. Jika tiada maklumat diisi, semua Jawatan Sebenar di dalam pangkalan data akan disenaraikan.





Contoh: F-PP-001-001-01-108-01-00009 (butang bilangan pertama)

7. Pengguna akan kembali ke skrin Wujudkan Sandangan Baru Untuk

Pemilik Kompetensi dengan Kod dan Nama Jawatan Sebenar telah diisi.


Klik butang untuk Kod yang dikehendaki




1.3.2.8.2 Carian Melalui Pemilik Kompetensi (Sandangan Terkini) Fungsi Cari melalui Pemilik Kompetensi (Sandangan Terkini) membolehkan pengguna mendapatkan Kod dan Nama Jawatan Sebenar dari skrin Carian Jawatan Sebenar. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan butiran berkenaan. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Carian Melalui Jawatan Sebenar, pilih butang Pemilik

Kompetensi (Sandangan Terkini).

2. Pengguna akan melihat skrin Pemilik Kompetensi.

Pilih Pemilik Kompetensi



3. Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau sebahagiannya, jika diketahui. Jika tidak, terus ke Langkah 4.

• ID Pemilik Kompetensi • Kad Pengenalan • Nombor Passport • Nama

Contoh: Isikan Rohanah* pada ruangan Nama

4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Keputusan Carian-Jawatan Sebenar

berdasarkan senarai Jawatan Sebenar kriteria carian yang diisi di Langkah 3. Jika tiada maklumat diisi, semua Jawatan Sebenar di dalam pangkalan data akan disenaraikan.


Contoh: B-BSP-003-001-01-108-03-00002

Klik pada butang untuk rekod yang dikehendaki



7. Pengguna akan kembali ke skrin Wujudkan Sandangan Baru Untuk Pemilik Kompetensi dengan Kod dan Nama Jawatan Sebenar telah diisi.





1.3.3 Selenggara Sejarah Perkhidmatan Operasi ini membolehkan pengguna mewujudkan sejarah perkhidmatan untuk seseorang Pemilik Kompetensi, mengemaskini maklumat sejarah perkhidmatan serta menghapuskan sejarah perkhidmatan sedia ada. Paparan Sejarah Perkhidmatan ini boleh dilihat di modul Rekod Peribadi pemilik kompetensi.

Pengguna boleh mencapai skrin Selenggara Sejarah Perkhidmatan dengan mengikuti langkah-langkah berikut.

Langkah-langkah: 1. Dari Menu Selenggara Sandangan, klik Selenggara Sejarah

Perkhidmatan.

2. Dari skrin Selenggara Sejarah Perkhidmatan, masukkan NOKP Pegawai yang berkenaan dan tekan [TAB]. Atau [ENTER]. Maklumat Nama dan Unit Organisasi.

3. Klik Teruskan. Maklumat profil perkhidmatan pegawai akan dipaparkan.


Klik Selenggara Sejarah Perkhidmatan

Masukkan No. KP



4. Skrin Sejarah Perkhidmatan Pemilik Kompetensi akan dipaparkan. Kolum Dipaparkan akan memaparkan dua indikator iaitu Ya dan Tidak dimana Ya bermaksud dipaparkan di tab Sejarah Perkhidmatan di Modul Rekod Peribadi dan Tidak yang bermaksud tidak dipaparkan di tab Sejarah Perkhidmatan di Modul Rekod Peribadi.

Klik Teruskan

Kolum Dipaparkan Ya – papar dalam CV Tidak – tidak papar dalam CV (Rujuk Seksyen 1.3.3.1 untuk tukar indikator)



1.3.3.1 Mengemaskini Sejarah Perkhidmatan Sedia Ada Operasi ini membolehkan pengguna untuk mengemaskini maklumat Sejarah Perkhidmatan Sedia Ada Pemilik Kompetensi yang berkenaan. 1. Dari skrin Selenggara Sejarah Perkhidmatan Pemilik Kompetensi, klik

pada pautan Rekod Perkhidmatan untuk mengemaskini maklumat.

2. Masukkan maklumat yang hendak dikemaskini dan klik Simpan.

Klik pautan Rekod Perkhidmatan yang dikehendaki.

Klik Simpan

Klik pilihan butang untuk menukar indikator sama ada ingin papar atau tidak di Paparan Sejarah Perkhidmatan



1.3.3.2 Menyalin Sejarah Perkhidmatan Dari Sandangan HRMIS Operasi ini membolehkan pengguna untuk menyalin maklumat Sejarah Perkhidmatan dari sumber maklumat Sandangan HRMIS. Dari skrin Selenggara Sejarah Perkhidmatan Pemilik Kompetensi, Klik Checkbox untuk menyalin maklumat. Klik Salin.

Pengguna akan melihat mesej gesaan berikut. Klik Yes untuk salin maklumat atau klik No untuk membatalkan operasi. Klik OK.

Skrin Kemaskini Sejarah Perkhidmatan akan dipaparkan. Masukkan maklumat yang hendak dikemaskini dan klik Simpan.

Klik Checkbox untuk menyalin maklumat.

Klik Salin

Klik Yes untuk salin maklumat

Klik Simpan



1.3.3.3 Menambahkan Sejarah Perkhidmatan Operasi ini membolehkan pengguna untuk menambah maklumat Sejarah Perkhidmatan. Dari skrin Selenggara Sejarah Perkhidmatan Pemilik Kompetensi, Klik Tambah.

Skrin Tambah Sejarah Jawatan Pemilik Kompetensi akan dipaparkan. Dari skrin ini, isikan maklumat-maklumat berikut:

• Sejarah Perkhidmatan • Unit Organisasi • Tarikh Mula: Guna fungsi Kalendar • Tarikh Akhir: Guna fungsi Kalendar • Negara • Negeri • Dipaparkan: pilih indikator Ya atau Tidak

Klik Simpan.

Klik Tambah

Klik Simpan



1.3.3.4 Menghapuskan Sejarah Perkhidmatan Operasi ini membolehkan pengguna untuk menghapuskan maklumat Sejarah Perkhidmatan. 1. Dari skrin Selenggara Sejarah Perkhidmatan Pemilik Kompetensi, Klik

Checkbox maklumat yang ingin dihapuskan. Klik Hapus.

2. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan. Klik Yes untuk meneruskan operasi, atau klik No untuk membatalkan operasi.

3. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman. Klik Ok

Klik Checkbox untuk hapus maklumat.

Klik Hapus

Panduan Pengguna Selenggara Sandangan - …eghrmis.gov.my/docs/pdf/msistem/panduan-pengguna...dan...

Documents

Transcript of Panduan Pengguna Selenggara Sandangan - …eghrmis.gov.my/docs/pdf/msistem/panduan-pengguna...dan...