PANDUAN PENGGUNA -...

PANDUAN PENGGUNA

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

SUMBER MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANGEMENT

INFORMATION SYSTEM)

SUBMODUL PROFIL PERKHIDMATAN

***

SELENGGARA REKOD GAJI MINIMUM / MAKSIMUM DALAM PROFIL PERKHIDMATAN

PEMILIK KOMPETENSI

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA 2012

© Kerajaan Malaysia 2012 Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan Projek Kerajaan Elektronik – Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia sahaja. Tiada sebahagian atau kesemuanya penerbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia.

Tarikh Kemaskini:30/8/2012

Mukasurat 3

KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN

4

1.1 Latarbelakang 4

1.2 Item – item Profil Perkhidmatan 5

1.3 Proses Kerja Selenggara Rekod Profil Perkhidmatan

Pemilik Kompetensi – Mewujudkan Rekod Gaji Minimum

/ Maksimum

6

1.4 Proses Kerja Selenggara Rekod Profil Perkhidmatan

Pemilik Kompetensi – Menghapuskan Rekod Gaji

Minimum / Maksimum

8

2.0 SELENGGARA REKOD PROFIL PERKHIDMATAN PEMILIK

KOMPETENSI – MEWUJUDKAN REKOD GAJI MINIMUM /

MAKSIMUM

9

2.1 Mewujudkan Rekod Status Gaji Pemilik Kompetensi 11

2.2 Mewujudkan Rekod Jenis Perkhidmatan Pemilik

Kompetensi

15

2.3 Mewujudkan Rekod Gred Gaji Pemilik Kompetensi 20

2.4 Mewujudkan Rekod Mata Gaji Pemilik Kompetensi

25

3.0 SELENGGARA REKOD PROFIL PERKHIDMATAN PEMILIK

KOMPETENSI – MENGHAPUSKAN REKOD GAJI MINIMUM

/ MAKSIMUM

31

3.1 Menghapuskan Rekod Status Gaji Pemilik Kompetensi 31

3.2 Menghapuskan Rekod Jenis Perkhidmatan Pemilik

Kompetensi

33

3.3 Menghapuskan Rekod Gred Gaji Pemilik Kompetensi 35

3.4 Menghapuskan Rekod Mata Gaji Pemilik Kompetensi 37


Mukasurat 4

1.0 PENGENALAN

1.1 LATARBELAKANG

Submodul Profil Perkhidmatan merupakan salah satu modul yang terdapat di

dalam HRMIS. Modul ini membolehkan Pengurus Sumber Manusia (PSM)

menyelenggara maklumat berkaitan lantikan dan pengajian seseorang Pemilik

Kompetensi dalam perkhidmatan Kerajaan.

Dalam memastikan HRMIS selaras dengan dasar sumber manusia sektor

awam, maklumat berkaitan gaji dalam modul ini telah ditambahbaik berdasarkan

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2012 mengenai Kenaikan Gaji Pegawai

Perkhidmatan Awam Persekutuan Di Bawah Sistem Saraan Malaysia.


Mukasurat 5

1.2 ITEM – ITEM PROFIL PERKHIDMATAN

Item – item profil perkhidmatan berkaitan maklumat gaji yang ditambah

baik adalah seperti berikut:

Bil. Item Penerangan Medan

Mandatori Contoh Lookup

Panduan Tarikh

1. 13. Status Gaji Pemilik Kompetensi

Status sama ada gaji seseorang Pemilik Kompetensi ditentukan berdasarkan kepada sesuatu jadual gaji, atau sudah ditetapkan jumlahnya.

Status Gaji Tetap

Berstruktur

Gaji Min/Max

Tarikh lantikan atau Tarikh Kuatkuasa

2. 14. Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi

Metodologi dan sistem yang dipilih oleh Pemilik Kompetensi untuk menentukan kadar gaji dan lain-lain kelayakan saraan yang bakal diperolehi.

Status Gaji

Jenis Perkhidmatan

JKK

SSB

SSM

Tarikh laksana SSM (bagi yang memilih SSM)

3. 15. Gred Gaji Pemilik Kompetensi

Tahap yang dimiliki oleh seseorang Pemilik Kompetensi yang menentukan jumlah gaji dan lain-lain saraan yang layak diperolehinya.

Skim Perkhidmatan

Jenis Perkhidmatan

Gred Gaji

M3

DG3 (untuk SSB)

A1

A17 (untuk JKK)

Gred Gaji terkini

4. 16. Mata Gaji Pemilik Kompetensi

Suatu tahap khusus yang boleh memberikan jumlah gaji pokok seseorang Pemilik Kompetensi.

Skim Perkhidmatan

Gred Gaji

Matagaji

-Tidak berkenaan-

Matagaji terkini

5. 17. Tarikh Pergerakan Gaji Pemilik Kompetensi

Bulan di mana pergerakan gaji seseorang Pemilik Kompetensi dijadualkan akan berlaku setiap tahun (sekiranya ada).

Tarikh Pergerakan Gaji

Januari

April

Julai

Oktober

Tahun terkini

6. 18. Jumlah Gaji Pemilik Kompetensi

Jumlah gaji pokok seseorang Pemilik Kompetensi dalam nilai Ringgit.

-Tidak berkenaan-

-Tidak berkenaan-

Automatik terpapar hasil daripada item 16


Mukasurat 6

1.3 PROSES KERJA SELENGGARA REKOD PROFIL PERKHIDMATAN PEMILIK KOMPETENSI – MEWUJUDKAN REKOD GAJI MINIMUM / MAKSIMUM

Urusan bagi mewujudkan rekod gaji minimum – maksimum Pemilik

Kompetensi hendaklah dilaksanakan mengikut turutan item – item profil

perkhidmatan seperti berikut:

1. Status Gaji Pemilik Kompetensi

2. Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi

3. Gred Gaji Pemilik Kompetensi

4. Mata Gaji Pemilik Kompetensi


Mukasurat 7

Proses kerja bagi mewujudkan rekod gaji minimum – maksimum Pemilik

Kompetensi adalah seperti di Rajah 1.1.

Rajah 1.1 : Proses Kerja Mewujudkan Rekod Gaji Minimum – Maksimum

Kemaskini Tarikh Kuatkuasa 01/01/2012 dan Tarikh Luput 31/12/9999. Klik Simpan

Item 13 : Tambah Rekod Status Gaji Pemilik Kompetensi – Gaji Min/Max


Item 14 : Tambah Rekod Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi – SSM-Sistem Saraan Malaysia status gaji Gaji Min/Max


Item 15 : Tambah Rekod Gred Gaji Pemilik Kompetensi – Gred Gaji Hakiki Terkini (cth: F44) status gaji Gaji Min/Max

Item 16 : Tambah Rekod Mata Gaji Pemilik Kompetensi i. Masukan Peringkat Gaji CO (cth: P1)

ii. Masukan Jumlah Gaji Hakiki CO (cth: RM2,333.60)


Mula : Kemaskini Profil Perkhidmatan Pemilik Kompetensi (CO)

Item 18 : Papar Gaji Hakiki Pemilik Kompetensi (cth:

RM2,333.60)

Tamat : Papar Profil Perkhidmatan Pemilik Kompetensi (CO)

1

2

3

4

5

6

7

8

10

11

12

Semakan Jumlah Gaji Hakiki yang dimasukkan sama ada Kurang atau Lebih daripada Petunjuk Gaji Min/Max. Jika YA, masukan semula Jumlah Gaji sepatutnya. Jika TIDAK, rekod berjaya disimpan

9

TIDAK

YA

1

2

3

4

5

6

7

11

12

8

10

9


Mukasurat 8

1.4 PROSES KERJA SELENGGARA REKOD PROFIL PERKHIDMATAN PEMILIK KOMPETENSI – MENGHAPUSKAN REKOD GAJI MINIMUM - MAKSIMUM

Proses kerja bagi menghapuskan rekod gaji minimum – maksimum

Pemilik Kompetensi adalah seperti di Rajah 1.2.

Rajah 1.2 : Proses Kerja Menghapuskan Rekod Gaji Minimum – Maksimum

Item 13 : Papar Rekod Status Gaji Pemilik Kompetensi – Gaji Min/Max

Pilih (tandakan pada checkbox) Rekod Status Gaji Pemilik Kompetensi – Gaji Min/Max. Klik Hapus. Item-item berikut akan secara automatik dihapuskan iaitu :

i. Rekod Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi – SSM-Sistem Saraan Malaysia status gaji Gaji Min/Max

ii. Rekod Gred Gaji Pemilik Kompetensi – Gred Gaji Hakiki Terkini (cth: F44) status gaji Gaji Min/Max

iii. Rekod Mata Gaji Pemilik Kompetensi – Jumlah Gaji status gaji Gaji Min/Max

iv. Rekod Gaji Hakiki Pemilik Kompetensi

Mula : Kemaskini Profil Perkhidmatan Pemilik Kompetensi (CO)

1

2

3

Tamat : Papar Profil Perkhidmatan Pemilik Kompetensi (CO)

4

1

2

3

4


Mukasurat 9

2.0 SELENGGARA REKOD PROFIL PERKHIDMATAN PEMILIK KOMPETENSI – MEWUJUDKAN REKOD GAJI MINIMUM / MAKSIMUM

Rajah 2.1: Paparan Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS)

Rajah 2.2: Paparan Menu Pentadbiran Sistem, Selenggara Profil Perkhidmatan

Langkah 1 Klik pada Modul

Pentadbiran Sistem

Langkah 2

Klik Penyelenggaraan Rekod

Langkah 3

Klik Profil Perkhidmatan

Langkah 4 Klik Selenggara Profil

Perkhidmatan


Mukasurat 10

Rajah 2.3: Paparan Skrin Selenggara Profil Perkhidmatan

Rajah 2.4: Paparan skrin Selenggara Profil Perkhidmatan Pemilik

Kompetensi

Rajah 2.5: Paparan skrin Kemaskini Profil Perkhidmatan Sedia Ada

Langkah 6 Masukkan NOKP Pegawai yang

berkenaan dan tekan [TAB] atau [ENTER] atau tekan butang TERUSKAN. Maklumat Nama Pemilik Kompetensi dan COID akan dipaparkan seperti Rajah 2.4.

Langkah 7 Klik hyperlink Kemaskini Profil

Perkhidmatan Sedia ada


Mukasurat 11

2.1 Mewujudkan Rekod Status Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 2.1.1: Paparan skrin Kemaskini Profil Perkhidmatan Sedia Ada – Status Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 2.1.2: Paparan skrin Mewujudkan Rekod Status Gaji Pemilik Kompetensi – Status Gaji Min/Max

Langkah 2

Klik Tambah

Langkah 1 Klik hyperlink Status Gaji Pemilik Kompetensi


Mukasurat 12

Rajah 2.1.3: Paparan skrin Tambah Status Gaji Baru – Gaji Min/Max

Rajah 2.1.4: Paparan hantar rekod Status Gaji Baru – Gaji Min/Max

Rajah 2.1.5: Paparan mesej HRMIS


Langkah 3

Pilih Gaji Min/Max

Langkah 4 Klik butang Hantar

Langkah 5 Klik butang YES untuk

menyimpan rekod status gaji yang telah dikemaskini

Langkah 6 Klik butang OK untuk



Mukasurat 13

Rajah 2.1.7: Paparan skrin Kemaskini Rekod Status Gaji



Langkah 7 Klik Kemaskini untuk

mengemaskini tarikh status gaji

Langkah 8

Klik butang OK

Langkah 9 Klik butang NO untuk

membolehkan sistem secara automatik menyelenggara tarikh rekod status gaji secara berturutan agar tidak bertindan atau sela


Mukasurat 14

Rajah 2.1.10: Paparan rekod tarikh Status Gaji yang dikemaskini secara automatik






menyimpan rekod status gaji. Selesai.


Mukasurat 15

2.2 Mewujudkan Rekod Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi

Rajah 2.2.1: Paparan skrin Kemaskini Profil Perkhidmatan Sedia Ada – Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi

Rajah 2.2.2: Paparan skrin Mewujudkan Rekod Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi – Status Gaji Min/Max

Langkah 1 Klik hyperlink Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi

Langkah 2

Klik Tambah


Mukasurat 16

Rajah 2.2.3: Paparan tambah Status Gaji Baru – Gaji Min/Max

Rajah 2.2.4: Paparan tambah Jenis Perkhidmatan Baru – SISTEM SARAAN MALAYSIA

Rajah 2.2.5: Paparan hantar rekod Jenis Perkhidmatan Baru

Langkah 3 Pilih Gaji Min/Max

Langkah 4 Pilih Sistem Saraan Malaysia



Mukasurat 17



Rajah 2.2.8: Paparan skrin Kemaskini Rekod Jenis Perkhidmatan


menyimpan rekod jenis perkhimatan yang telah dikemaskini




mengemaskini rekod tarikh jenis perkhidmatan


Mukasurat 18



Rajah 2.2.11: Paparan rekod tarikh Jenis Perkhidmatan yang dikemaskini secara automatik


Langkah 9

Klik butang OK


membolehkan sistem secara automatik menyelenggara tarikh rekod jenis perkhidmatan secara berturutan agar tidak bertindan atau sela




Mukasurat 19



menyimpan rekod status gaji. Selesai.


Mukasurat 20

2.3 Mewujudkan Rekod Gred Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 2.3.1: Paparan skrin Kemaskini Profil Perkhidmatan Sedia Ada – Gred Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 2.3.2: Paparan skrin mewujudkan Rekod Gred Gaji Pemilik Kompetensi – Status Gaji Min/Max

Langkah 1 Klik hyperlink Gred Gaji Pemilik Kompetensi

Langkah 2

Klik Tambah


Mukasurat 21

Rajah 2.3.3: Paparan skrin mewujudkan Rekod Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi – SSM (Status Gaji Min/Max)

Rajah 2.3.4: Paparan skrin mewujudkan Rekod Gred Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 2.3.5: Paparan skrin mewujudkan Rekod Gred Gaji Pemilik Kompetensi

Langkah 3 Pilih SSM-SISTEM SARAAN MALAYSIA (Gred Min/Max)

Langkah 4 Klik butang Cari

Langkah 5 Klik butang Teruskan


Mukasurat 22

Rajah 2.3.6: Paparan skrin memilih Gred Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 2.3.7: Paparan skrin hantar Gred Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 2.3.8: Paparan skrin mesej HRMIS


Langkah 6

Klik radio button Gred Gaji



menyimpan rekod gred gaji yang telah dikemaskini




Mukasurat 23

Rajah 2.3.10: Paparan skrin Kemaskini Rekod Gred Gaji



Rajah 2.3.13: Paparan rekod tarikh Jenis Perkhidmatan yang dikemaskini secara automatik


mengemaskini rekod tarikh gred gaji

Langkah 11

Klik butang OK


membolehkan sistem secara automatik menyelenggara tarikh rekod gred gaji secara berturutan agar tidak bertindan atau sela


Mukasurat 24






menyimpan rekod gred gaji. Selesai.


Mukasurat 25

2.4 Mewujudkan Rekod Mata Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 2.4.1: Paparan skrin Kemaskini Profil Perkhidmatan Sedia Ada – Mata Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 2.4.2: Paparan skrin mewujudkan Rekod Mata Gaji Pemilik Kompetensi – Status Gaji Min/Max

Langkah 1 Klik hyperlink Mata Gaji Pemilik Kompetensi

Langkah 2

Klik Tambah


Mukasurat 26

Rajah 2.4.3: Paparan skrin mewujudkan Rekod Mata Gaji Pemilik Kompetensi – Skim Perkhidmatan (Status Gaji Min/Max)

Rajah 2.4.4: Paparan skrin mewujudkan Rekod Mata Gaji Pemilik Kompetensi – Peringkat Gaji Pemilik Kompetensi

Langkah 3 Pilih Skim Perkhidmatan

terkini yang aktif

Langkah 4 Pilih Peringkat Gaji

Pemilik Kompetensi terkini


Mukasurat 27

Rajah 2.4.5: Paparan skrin mewujudkan Rekod Mata Gaji Pemilik Kompetensi – Petunjuk Gaji Min dan Gaji Max

Rajah 2.4.6: Paparan skrin mewujudkan Rekod Mata Gaji Pemilik Kompetensi – Kemasukan Jumlah Gaji Pokok


Langkah 5 Paparan kawalan Gaji Petunjuk Gaji Min dan Gaji Max Pemilik Kompetensi. Berdasarkan Gred dan Peringkat Gaji yang dimasukan.

Langkah 6 Masukan Jumlah Gaji Pokok Pemilik Kompetensi yang terkini.


menyimpan rekod Mata gaji yang telah dikemaskini


Mukasurat 28


Rajah 2.4.9: Paparan skrin mewujudkan Rekod Mata Gaji Pemilik Kompetensi – Paparan Jumlah Gaji Pokok Pemilik Kompetensi yang

berstatus Gaji Min/Max


menyimpan rekod mata gaji yang telah dikemaskini


Mukasurat 29

Rajah 2.4.10: Paparan skrin Kemaskini Rekod Gred Gaji




mengemaskini rekod tarikh gred gaji

Langkah 10

Klik butang OK


membolehkan sistem secara automatik menyelenggara tarikh rekod gred gaji secara berturutan agar tidak bertindan atau sela


Mukasurat 30

Rajah 2.4.13: Paparan rekod tarikh Mata Gaji yang dikemaskini secara automatik




menyimpan rekod mata gaji yang telah dikemaskini


menyimpan rekod mata gaji. Selesai.


Mukasurat 31

3.0 SELENGGARA REKOD PROFIL PERKHIDMATAN PEMILIK KOMPETENSI –MENGHAPUSKAN REKOD GAJI MINIMUM - MAKSIMUM

3.1 Menghapuskan Rekod Status Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 3.1.1: Paparan skrin Kemaskini Profil Perkhidmatan Sedia Ada – Status Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 3.1.2: Paparan skrin Menghapuskan Rekod Status Gaji Pemilik Kompetensi – Status Gaji Min/Max

Langkah 2

Klik pada kotak Status Gaji (Status Gaji Min/Max) yang dipilih

Langkah 1 Klik hyperlink Status Gaji Pemilik Kompetensi

Langkah 3 Klik butang Hapus untuk

menghapuskan rekod Status gaji


Mukasurat 32

Rajah 3.1.3: Paparan skrin Menghapuskan Rekod Status Gaji Pemilik Kompetensi – Status Gaji Min/Max



Langkah 4 Klik butang OK


menghapuskan rekod status gaji


PERHATIAN! Pengguna perlu memastikan tiada sebarang rekod Gred Gaji Pemilik Kompetensi, Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi dan Mata Gaji Pemilik Kompetensi yang berstatus Gaji Min/Max yang masih aktif


Mukasurat 33

3.2 Menghapus Rekod Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi

Rajah 3.2.1: Paparan skrin Kemaskini Profil Perkhidmatan Sedia Ada – Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi

Rajah 3.2.2: Paparan skrin Menghapus Rekod Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi – Status Gaji Min/Max

Langkah 1 Klik hyperlink Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi

Langkah 2

Klik pada kotak Jenis Perkhidmatan (Status Gaji Min/Max) yang

dipilih Langkah 3 Klik butang Hapus untuk

menghapuskan rekod Jenis Perkhidmatan


Mukasurat 34




menghapuskan rekod jenis perkhidmatan



Mukasurat 35

3.3 Menghapuskan Rekod Gred Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 3.3.1: Paparan skrin Kemaskini Profil Perkhidmatan Sedia Ada – Gred Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 3.3.2: Paparan skrin menghapuskan Rekod Gred Gaji Pemilik Kompetensi – Status Gaji Min/Max

Langkah 1 Klik hyperlink Gred Gaji Pemilik Kompetensi

Langkah 2

Klik pada kotak Gred Gaji (Status Gaji Min/Max) yang

dipilih

Langkah 3 Klik butang Hapus untuk

menghapuskan rekod Gred Gaji


Mukasurat 36




menghapuskan rekod gred gaji



Mukasurat 37

3.4 Menghapuskan Rekod Mata Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 3.4.1: Paparan skrin Kemaskini Profil Perkhidmatan Sedia Ada – Mata Gaji Pemilik Kompetensi

Rajah 3.4.2: Paparan skrin menghapuskan Rekod Mata Gaji Pemilik Kompetensi – Status Gaji Min/Max

Langkah 1 Klik hyperlink Mata Gaji Pemilik Kompetensi

Langkah 2

Klik pada kotak Mata Gaji (Status Gaji Min/Max) yang

dipilih Langkah 3 Klik butang Hapus untuk

menghapuskan rekod Mata Gaji


Mukasurat 38




menghapuskan rekod mata gaji


PANDUAN PENGGUNA -...

Documents

Transcript of PANDUAN PENGGUNA -...